Gtd основные принципы: Как навести порядок в делах и всё успевать: полный гид по системе GTD

GTD (система тайм-менеджмента) | Тайм-блог

GTD (Getting Things Done) — это система тайм-менеджмента, разработанная американским специалистом по продуктивности Дэвидом Алленом. В ее основе лежат два принципа:

1. Хранить текущие дела не в голове, а на каком-нибудь внешнем носителе: в блокноте, ежедневнике или электронном органайзере.
2. Использовать не спонтанное планирование, а продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.

Эти принципы помогают взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.

Впервые система GTD была описана Дэвидом Алленом в 2001 году в одноименной книге «Getting Things Done» («Доведение дел до конца»). Книга почти сразу стала бестселлером и полностью изменила прежние подходы к тайм-менеджменту. Она выдержала множество переизданий на 23 языках, а журнал «Time» (самый популярный в США) назвал ее лучшей бизнес-книгой десятилетия.

У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, из-за чего иногда возникает путаница с терминологией. Мы рекомендуем перевод Юлии Константиновой.

Система GDT базируется на трех моделях:

Рассмотрим их по порядку.

Управление рабочим процессом

Управление делами в GTD состоит из пяти фаз:

1. Сбор входящих. Всю более или менее важную входящую информацию (задачи, идеи, проекты) необходимо сразу же фиксировать и записывать. Это освобождает нас от необходимости держать всю эту информацию в голове, а во время следующей фазы («Сортировки») мы сможем принять взвешенное решение по каждому делу.

Для фиксации входящих можно использовать любые накопители информации (инбоксы): блокнот, программу-органайзер, диктофон, лотки для бумаг и т. д. Главное, чтобы они регулярно опустошались, а их содержимое обрабатывалось.

2. Обработка и сортировка. Для сортировки входящей информации используется следующий алгоритм:

Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце.

3. Организация работы (списки). Для управления делами в GTD используют 8 списков (чаще всего работать приходится с первыми двумя):

• «Проекты»: дела, для выполнения которых требуется больше одного действия. Например: ремонт на кухне, создание сайта, подготовка к празднованию Нового года. Иными словами, это все краткосрочные результаты, которых необходимо достичь.
• «Следующие действия»: одиночные задачи и первоочередные шаги для дел из списка «Проекты». Для удобства их обычно группируют по контекстам («Дела по дому», «Магазин», «Офис», «Звонки»).
• «В ожидании». Здесь хранятся дела, которые пока не требуют активных действий: делегированные кому-то задачи или задачи, требующие появления каких-то особых условий.
• «Может быть / когда-нибудь»: дела, мечты и желания, которые пока не актуальны. Например: записаться на курсы рисования, съездить в Прагу, прочитать какую-нибудь книгу.
• «Календарь». Сюда заносятся только «жесткие задачи» — дела, которые нужно выполнить в определенный день или в определенное время. Остальные дела рекомендуется держать в списке «Следующих действий».
• «Документы и информация»: идеи, заметки, справки, документы и тому подобное. Система хранения информации должна быть логичной и интуитивно понятной. Сегодня такие хранилища удобнее создавать на компьютере или в специальных онлайн-сервисах, вроде Evernote.
• «Долгосрочные цели и ценности». С этим списком периодически сверяются в процессе планирования.
• «Материалы по проектам»: планы, графики, справки, организационные диаграммы и прочая информация, необходимая для выполнения задач.

4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.

• Ежедневно (несколько раз в день): выполнять задачи из списков «Следующие действия» и «Календарь» и своевременно отмечать их выполнение.
• Как можно чаще: просматривать список «Проекты», добавлять в него новые проекты и при необходимости дописывать к проектам следующие действия.
• Еженедельно: проводить ревизию основных списков и поддерживать их в актуальном состоянии. Вот так выглядит список рекомендуемых мероприятий для еженедельного обзора:

О некоторых других обзорах читайте в следующем разделе.

5. Выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил.

Шесть уровней обзоров

Эта модель помогает правильно расставлять приоритеты и приводить текущие дела в соответствие с долгосрочными целями. В GTD выделяют шесть уровней обзоров, которые следует проводить с определенной регулярностью:

1. Текущие дела (ежедневно). Все дела, которые нужно выполнить в настоящее время: купить продукты, позвонить клиенту, полить клумбу и т. д.
2. Текущие проекты (еженедельно). Результаты, которых мы хотим достичь в ближайшее время: посетить врача, переехать в новый офис, отремонтировать гараж, съездить на конференцию.
3. Сферы жизни и текущие обязанности (ежемесячно). Сюда выходят здоровье, финансы, семья, быт, должностные обязанности (например, увеличение продаж), саморазвитие, творчество и тому подобное. Этот обзор помогает по-другому взглянуть на свои проекты и добавить то, что по какой-то причине было упущено.
4. Цели на ближайшие 1–2 года (ежеквартально). Результаты, которых мы хотим достичь в разных сферах жизни за это время.
5. Цели на 3–5 лет (ежегодно). Цели, которые подразумевают глобальные изменения в жизни или в работе.
6. Вся жизнь (ежегодно или реже). Это ответы на глобальные вопросы: «Для чего я живу?», «Какую пользу приносит людям моя компания?», «Какова моя главная цель?». Ответы помогают правильно сформулировать долгосрочные цели и выбрать средства для их достижения.

Наводить порядок в своей жизни Дэвид Аллен рекомендует с нижних уровней, то есть с текущих дел и проектов. Это позволяет «освободить голову» для решения более глобальных проблем.

Естественное планирование

Эта модель предназначена для эффективного планирования и принятия правильных решений. «Естественной» она называется потому, что именно по такому алгоритму наш мозг обычно и принимает решения.

Естественное планирование состоит из пяти этапов:

1. Определение целей и принципов. Зачем все это делать? В чем цель этой деятельности? Каких принципов (стандартов) я собираюсь придерживаться для ее достижения?
2. Видение результатов. Каким я вижу результат проекта в случае его успешного завершения?
3. Мозговой штурм. Собрать как можно больше идей, касающихся проекта.
4. Организация. Составить план достижения цели: определить этапы работы, подпроекты, последовательность действий, приоритеты и т. п.
5. Следующее действие. Каким будет первый шаг? Определить дальнейшие действия по проекту или по каждой из его составляющих.

(Более подробно об этапах естественного планировании мы рассказываем в отдельной статье).

Модель естественного планирования подходит и для крупных, и для маленьких проектов: вся разница лишь в уровне детализации. Например, для простых дел достаточно сформулировать желаемый результат и записать первое действие. По мнению Аллена, детализировать проект нужно ровно настолько, чтобы его можно было смело выбросить из головы.

Заключение

Это было лишь краткое описание основных элементов GTD. В действительности это очень мощная и продуманная до мелочей система. Она включает в себя множество инструментов, приемов и техник и фактически претендует на статус жизненной философии.

Однако система редко используется в чистом виде (точь-в-точь как у Дэвида Аллена). Обычно каждый человек хоть немного, но подстраивает ее под себя: использует свой алгоритм обработки входящих, свою систему списков или свою систему обзоров. Кроме того, в разных органайзерах элементы GTD могут быть реализованы по-разному.

В целом же система GTD оказала огромное влияние на облик современного тайм-менеджмента. Многие ее принципы и техники («освобождение головы», обработка входящих, обзоры) сегодня стали общепризнанными, а системы, которые появились позднее (например, Agile Results), так или иначе, опираются на элементы GTD.

Поделиться:

GTD без напряга (Дэвид Аллен и его 52 принципа) / Хабр

Где-то месяц назад в издательстве «МИФ» вышла еще одна книга Дэвида «Наше все» Аллена — и снова о том, как правильно организовывать время.

Уверен, автор не осудил бы меня за изрядные сомнения, с которыми я взял ее в руки. «Как быстро привести дела в порядок (52 принципа продуктивности без стресса)» — уже третья книга Аллена, которую я читаю. Первой — собственно, Getting Things Done — я готов петь дифирамбы в любое время и в любом контексте. Хотя бы за то, что больше не просыпаюсь среди ночи с бешено колотящимся сердцем от мысли: «Я забыл это сделать и уже не успею!!!!».

А вот вторая, «Как поддерживать дела в порядке», пошла у меня куда тяжелее. Последнюю страницу я перевернул с твердым убеждением, что все эти полезные вещи можно было описать гораздо короче и более легким языком. Поэтому к еще одной книге про GTD были серьезные вопросы. Например, «Что еще можно написать про систему, которая славится своей простотой?«. Или — «Не могу ли я потратить время, выделенное на книгу, с большей пользой?».

Но все-таки прочел.

Жалею? Нет, ничуть. Но впечатление осталось… неожиданное. По форме это сборник отдельных заметок про организацию времени. Прям видишь: просыпается Аллен и залетает в его свободный мозг мысль: «Елки-палки, так ведь стабильность на одном уровне означает креативность на другом!». А он ее цоп — и во «Входящие»…

В «52 принципах…» — в оригинале они называются «Готов ко всему» — почти нет новых идей. Зато в ней есть легкость и ненапряжность изложения, есть юмор и «полеты мысли». Здесь Аллен не учит — он размышляет вслух. Ругает тех, кто устраивает чрезмерно сложные системы и пытается запихнуть в них все-все-все, подбадривает и делится опытом, в том числе и неудачным.

А еще здесь полно отличных цитат: как Аллена, так и других людей. Мне особенно понравились:

«Примерно десять лет требуется на то, чтобы привыкнуть к своему возрасту.»

«Возможность остается неузнанной большинством людей, поскольку одета в рабочую одежду и выглядит как работа.»

«Миллионы людей жаждут бессмертия, а сами не знают, чем занять себя дождливым воскресным днем.»

«Армейская мудрость: Отдавай честь тому, что движется. Перетаскивай неподвижное. Не можешь перетащить — покрась.»

Так кому пригодится такая книга?

Безусловно, людям, уважающим Аллена. Безусловно, тем, кто хочет привести дела в порядок, но слов вроде «система» и «контекст» не любит. Здесь GTD изложена более «человечно». Всем остальным я бы ее посоветовал как интересное и полезное чтение. Но — не обязательное.

Лично я хочу выписать каждое «правило» с пояснениями на отдельную карточку и в нужный момент вдохновляться. 🙂

Страница книги на сайте издательства «Манн, Иванов и Фербер» с отрывками из нее.

Другие отзывы о…
Обзор, сделанный Расом Олбери (на англ.) — 7/10, «ничего нового, но вдохновляет».
Краткий пересказ на сайте LifeOptimizer.org (на англ.) — гуд, книга многое объясняет и подсказывает

«52 принципа…» на сайте Goodreads — 3,45 из 5. Хвалят за легкость и глубину, ругают за недостаток новых мыслей.

P. S. Уважаемые! Отпишитесь, пожалуйста, в комментариях, если я переборщил с выделением полужирным — исправлюсь.

Руководство для новичков по «Getting Things Done» — The Idealist

Путь к производительности и спокойствию с помощью GTD

Материл публикуется с незначительными сокращениями.

Getting Things Done или GTD —  в буквальном переводе «доведение дел до конца». В дальнейшем материале мы для удобства в основном будем использовать американскую аббревиатуру GTD, которая часто используется в русскоязычных материалах об этой системе. – прим. ред.

Автор: Сиобан О’Рурк

Getting Things Done — это техника управления временем, которая покорила мир, будучи впервые представленной ещё в 2001 году. Она была создана Дэвидом Алленом после многолетних исследований и практики в области методов повышения производительности. GTD остаётся популярной до сегодняшнего дня по всему миру. Если вы новичок в GTD, то это руководство познакомит вас с основными принципами.

Что такое GTD?

Доведение дел до конца (GTD для краткости) — это гораздо больше, чем просто способ добиться успеха. Это основа для организации и отслеживания задач, благодаря которой вы можете выстроить их таким образом, что будете точно знать, что нужно для достижения результата.

GTD заставляет вас добавлять как контекст, так и структуру к задачам, создавая таким образом пространство для работы над ними.

«Ваш ум предназначен для того, чтобы размышлять над идеями, а не постоянно держать их в памяти» — Дэвид Аллен

Основная концепция GTD заключается в том, что ваш мозг отлично генерирует новые идеи, но с трудом удерживает их в памяти. Например, он помнит, что на следующей неделе вам нужно купить подарок на день рождения вашей мамы, но вместо того, чтобы напомнить о нём, когда вы проходите мимо своего любимого магазина, он просто посылает ощущение, что вы должны что-то купить… для кого-то…

При правильном использовании GTD — это надёжная система, которая помогает вам упорядочивать ваши смутные идеи, капризы, вдохновения и поздние ночные размышления и превращать их в действия. Идея заключается в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться отслеживать все, тем самым уменьшая стресс и освобождая ресурсы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, не так ли?

Как работает GTD?

GTD опирается на ряд списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам на ум. Чтобы реализовать GTD, вам необходимо зафиксировать и обработать входящий «материал» в 5 шагов.

Фиксация: соберите то, что привлекает ваше внимание. Всё, что оказывается перед глазами и кажется важным, от писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать ноутбук, приложение на смартфоне или даже специальную личную электронную почту. То, что вам понравилось, что нужно запомнить для работы — запишите это. Убедитесь, что вы регулярно проверяете свои входящие записи.

Уточнение: обработайте входящий материал, установив его значение. Задайте себе вопрос, является ли это чем-то, что нужно сделать. Это очень быстрый шаг, который вам нужно делать регулярно. Ниже я продемонстрирую, как быстро обрабатывать входящие, используя простое дерево решений.

Упорядочивание: поместите входящее в соответствующую область. Отметьте его как справочную информацию, добавьте в свой календарь, в приложение управления задачами или просто переместите в корзину. Здесь вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи в зависимости от человека, места или предмета, который вам необходим, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — это общие контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» являются обычными контекстами.

Рефлексия: давайте оценку входящих данных. Просмотрите свои списки — каждый из них — и внесите коррективы, если нужно. Делайте еженедельный обзор, дабы очистить свои списки и разум. Неспособность регулярно рефлексировать означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.

Взаимодействие: Просто сделайте. Этот шаг является самым простым из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно выполняете первые 4 шага, то на 100% уверены в том, что вещи в вашем списке — то, что вам нужно сделать, чтобы добиться прочного прогресса в достижении ваших целей.

Далее перечислены ваши списки: «Входящие», «Следующие действия», «Ожидающее», «Проекты» и «Когда-нибудь». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая нуждается в вашем внимании, попадает в список «Входящие», затем переходит к другим спискам с помощью шагов уточнения и упорядочивания. Как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на какие вещи вы действуете, а какие нет.

Фиксация – записывайте всё

Входящие — место, где собирается всё, что вы фиксируете. Это почтовый ящик вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые пришли вам в голову в ходе вашей поездки на работу, просьбы кого-то посидеть в выходные… всё. Некоторые люди используют ноутбук для записи, другие — приложения или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько из них у вас есть (у вас может быть несколько списков входящих сообщений). Важно лишь то, что у вас есть место, позволяющее зафиксировать идеи вне зависимости от того, где вы находитесь.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, то должны зафиксировать всё, что у вас на уме или разбросано по жизни. Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в течение последних нескольких дней или недель. На GTD-языке они называются «открытыми петлями». Открытые петли — это вещи, которые сидят в глубине вашего разума, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре часа ночи, всё, что вас постоянно беспокоит. Это ваша возможность закрыть эти петли пусть они перестанут занимать место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Это ключ к работе всей системы. После того, как вы зафиксируете все свои мысли, их обработка станет вашим следующим шагом. Здесь вы изучаете все, что зафиксировали, затем уточняете и упорядочиваете это. Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти все, что вы добавили в список, после первого «мозгового свала», но как только вы закончите, далее это будет происходить гораздо проще. Чем чаще вы работаете над этим, тем меньше усилий.

Итак, как по факту обрабатывать свои входящие? Вот полезное древо решений вам в помощь:

Новая вещь. Действие? Нет -> в корзину/список «когда-нибудь». Да -> следующий пункт. В один шаг? Нет-> в Проект. Да-> следующий пункт. Больше двух минут? Нет-> сделайте это! Да->следующий пункт. Для меня? Нет->подождите до… Да->следующий пункт. К определённой дате? Нет->добавить в следующие действия Да->В Календарь

Это гораздо проще чем кажется, обещаю!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов об этом:

Это действие?

Выполняется в один шаг?

Это займёт более 2 минут?

Должен ли я это сделать, или я могу делегировать его кому-то еще?

Нужно ли это делать в определённую дату или время?

Вот и всё. Ваш ответ определяет, к какому списку добавляется ваш элемент. Если он не добавлен в список — сделаете это немедленно, либо отложите, либо удалите.

Это действие?

Это значит нужно ли вам что-то сделать, чтобы удалить запись из списка. Если нет, то следует перенести его в одно из трёх мест: корзина, ссылки или список «когда-нибудь». Вещи, которые не требуют вашего внимания, идут в корзину.

Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая вам может понадобиться в один прекрасный день), должны быть отправлены в соответствующее место в качестве ссылки.

Наконец, если что-то может потребовать действия когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список «когда-нибудь. Это вещи, которые вы хотите запомнить, но не должны загромождать ими ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Изучать японский язык» или «писать книгу», можно найти здесь.

Выполняется ли более чем в один шаг?

В GTD «проект» — это все, что требует более одного действия. Когда ваш список «Входящие» содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления ими. Добавьте название проекта в качестве элемента в список ваших проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить в свой следующий список действий.

Сколько времени потребуется для завершения?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вы должны сделать это сразу. Идея состоит в том, что, если это занимает меньше времени, то проще сделать самому чем делегировать или откладывать на потом. Сюда подходят отправка полезного письма коллеге или отправку веселой кошки сообщением вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы сделать это сами или следует передать его кому-то другому.

Может ли кто-то еще это сделать?

Если вы можете легко делегировать вещь кому-то ещё, сделайте это. Если вы хотите создать напоминание о том, чтобы сделать это позже, то следует добавить элемент в список ожидающих …. Вещи, которые вы можете добавить в список ожиданий, включают в себя вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату добавления элемента в этом списке, чтобы вы могли отследить нужное время.

Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь, либо в свой следующий список действий, предпочтительно с помощью тега контекста.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Если что-то имеет конкретную дату или время, то вы должны добавить это в свой календарь. Сюда относятся такие вещи, как визит к стоматологу, встречи и перелёты. Не включайте ничего, что вы хотите закончить в определённый день, только то, что нужно сделать. В результате в вашем календаре не будет помех, что сделает его более полезным.

Если что-то требует от вас каких-либо действий, но не имеет конкретной даты, вы должны добавить его в свой следующий список действий. В нём содержатся действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Все, что в этом списке должно быть физическим, видимым действием — «напишите электронное письмо Джону о заказе места для вечеринки» а не «спланируйте вечеринку». Это самое важное правило в GTD.

Обозначение чего-то как физического, видимого действия снижает барьер для вас для начала задачи. С точки зрения умственных усилий, гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать няню на ночь четверга», чем «организовать визит няни», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен, чтобы выполнить задачу. Примеры тегов контекста: «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефоном» или «компьютером». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или приоритет.

Если вы можете просмотреть свой следующий список действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить список вещей, которые следует сделать «на работе» или «в магазине».

Рефлексия — Еженедельный обзор

Совершенно необходимо, чтобы вы проводили еженедельный обзор всего в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете вещам в вашем почтовом ящике накапливаться, тем сложнее будет иметь дело со всем этим. Обработка только 15 входящих намного проще, чем обработка 50 или 500!

Регулярное работа с  вашими списками — это то, что поддерживает или нарушает работу системы. Если вы этого не делаете, все начинает утекать. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий, или забудете удалить вещи, которые больше не должны быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• Каждый проект должен иметь следующее действие.

• Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите её!

• Возможно, что-то в вашем списке когда-нибудь переместится в ваш следующий список действий. Ура!

Бонусные очки. Во время просмотра вы также можете использовать «списки триггеров», чтобы помочь вам запомнить открытые петли, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Список триггеров — это всего лишь список слов, которые «запускают» вас, чтобы запомнить вещи. Вы можете настроить такой список для работы: «босс, коллега, неполные проекты, люди, ожидающие моего ответа …», для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнёр ..», для предметов, которые вы изучаете, или для хобби.

Пора добиваться целей!

Уф! Ваша система в порядке, вам становится удобнее обрабатывать ваш почтовый ящик, и вы начали выполнять вещи из вашего списка, как профессионалы. Потрясающе!

Почувствуйте спокойствие, которое вы получили от создания системы, дающую вам 100% уверенность в реализации планов.

Оригинал: Zenkit

Как эффективно применять систему GTD в жизни

Александр Цыглин

Этот материал — продолжение статьи «Как навести порядок в делах и всё успевать: полный гид по системе GTD». Сначала стоит ознакомиться именно с ней, так как там подробно разъясняются многие используемые понятия.

В этой статье — пошаговое руководство, как применять GTD в жизни. При написании я придерживался следующих принципов:

• Универсальность. Описанные здесь идеи универсальны, и с их помощью каждый построит для себя систему GTD, которая будет работать именно с теми сервисами, к которым он привык.
• Простота. Система должна быть интуитивно простой в работе. На занесение и обработку информации должно тратиться минимум времени и энергии, как и на планирование следующих действий. Только тогда система будет работать в долгосрочной перспективе и даже после долгих перерывов: например, если вы уедете в отпуск на месяц, то, когда вернётесь, сможете восстановить свой подход к управлению делами.
• Надёжность. Самое важное — это быть уверенными в своей системе, а именно в том, что не забудете ничего из запланированного, так как увидите напоминание в нужный момент.
• Концентрация на важном. Система должна помогать вам фокусироваться как на том, что вы делаете в текущий момент, так и на тех делах, которые важны в долгосрочной перспективе.
• Удовольствие. Система управления делами и задачами должна приносить вам удовольствие. Например, когда лежите на диване после тяжёлого рабочего дня с телефоном в руках, вычёркиваете из списка выполненные задачи и получаете от этого истинное удовольствие. Особенно когда это ещё визуализируется ростом графика вашей продуктивности.

5 основных стадий системы GTD

Стадия 1. Сбор информации

Нужно собирать абсолютно все дела, даже самые мелкие, тогда наше сознание будет чистым и мы будем действовать максимально продуктивно.

Именно поэтому не работают стандартные списки дел, ведь большинство людей зачастую фиксируют только самые важные вещи, а сотни задач, которые не так важны, вообще не учитываются. Но именно такие маленькие задачи, регулярно напоминая о себе, используют значительную часть ресурсов головного мозга и создают дополнительные переживания, которые приводят к усталости и стрессу.

Один из важных принципов системы GTD — это полностью выгрузить из головы все задачи и поместить их в надёжную систему, которая поможет в нужное время вспомнить о важных делах.

Ещё нужно учесть, что корзин для сбора входящей информации должно быть минимальное количество. В идеале — одна. Тогда её легче всего будет обрабатывать.

Стадия 2. Обработка информации

На этой стадии мы обрабатываем ту информацию, которая находится у нас в корзине «Входящие».
Есть три варианта, как мы можем поступить на этой стадии:

• Отметить задачу как «Действие», указывая следующий шаг для её выполнения и дедлайн. Можно не указывать дедлайн, если пока нет точного понимания, когда нужно выполнить задачу.
• Переместить информацию в «Справочник», если с ней делать ничего не нужно, но она может пригодиться в будущем.
• Удалить информацию, определив, что это «Мусор»: то есть делать с ней ничего не нужно и в будущем она не пригодится.

Схематическое отображение стадии обработки информации / схема автора

Стадия 3. Организация действий

Все действия проходят через следующую воронку.

Фильтр 1 — «Отсечение»

Задайте себе вопрос: я действительно должен выполнять это действие? Если есть сомнения, удаляем.

Фильтр 2 — «Делегирование»

Задайте себе вопрос: если это нужно сделать, то это действительно должен выполнить лично я? Если нет, делегируем и указываем ответственного, конечный результат, промежуточные этапы контроля (узловые пункты) и дедлайн.

Если действие должны выполнить именно вы, переходим к следующему фильтру.

Фильтр 3 — «Действие»

Задайте себе вопрос: это действие займёт больше 2–5 минут? Если нет, сделайте прямо сейчас и освободите голову. Если да, занесите в систему.

Действия в системе могут быть следующих видов.

«Следующие действия» — простые задачи, которые состоят из одного действия (позвонить, написать, сходить и так далее). Например, действие «Поменять на колесах зимнюю резину» будет состоять из следующих простых действий: позвонить и записаться в автосервис, запланировать время в календаре, в нужное время подъехать в автосервис.

Такие действия удобно собирать в списки по месту и обстоятельствам (контекстные списки). Может быть список «В магазине», куда вы заносите всё, что вам нужно купить, когда вы будете в магазине, или список «В кресле», в который вы добавите дела и задачи, которые можете выполнять вечером после работы в своём любимом кресле. Или список «шеф-вопросы», куда вы записываете все вопросы, которые у вас возникают к начальнику, чтобы потом решить их все за один раз.

Все подобные действия я обычно фиксирую либо в «Google Календаре» (встречи и события), либо в Todoist — облачном сервисе, где удобно систематизировать задачи.

Цена:
Бесплатно

Цена:
Бесплатно

Разработчик:

Doist

Цена:
Бесплатно

Цена:
Бесплатно

«Проекты» — задачи, для выполнения которых требуется больше одного шага. Чтобы проект сдвинулся с мёртвой точки, нужно описать первые шаги по его выполнению и оставить напоминание о нём в надёжной системе. В итоге проект превращается в цепочку простых действий, каждое из которых можно выполнить в ближайшие пять минут и получить результат.

Проекты я размещаю на карточках Trello. Карточка представляет собой идеальный контейнер для проектов, куда можно поместить:

• описание и цель проекта;
• ссылки на другие документы о проекте;
• имена ответственных;
• дедлайн;
• чек-листы со следующими шагами;
• комментарии к проекту;
• необходимые файлы и так далее.

Цена:
Бесплатно

Цена:
Бесплатно

«Отложенные действия». Если мы не можем запланировать следующие действия без дополнительного события или информации (например, ждём, пока знакомый пришлёт телефон автосервиса, где можно выгодно заменить шины), такие действия мы заносим в список «Отложенные». По желанию можно поставить напоминание о том, что нужно что-то проконтролировать.

Такие перечни дел можно структурировать также в виде контекстных списков. Например, сделать список с задачами, которые поручили своему помощнику.

Список «Когда-нибудь» содержит дела, которые не требуют активных действий сейчас, но которые мы хотели бы выполнить в будущем.

Это могут быть:

• книги, видеотренинги и курсы, которые хочется приобрести;
• полезные навыки, которыми хочется овладеть;
• места, которые хочется посетить;
• вещи, которые хочется приобрести.

Нужно периодически заглядывать в этот список, брать записи и превращать их в цели, над достижением которых вы будете работать.

Схематическое отображение стадии организации действий / схема автора

Стадия 4. Регулярный обзор

Чтобы система работала, необходимо регулярно делать обзор основных задач и проектов, чтобы удалять те, которые уже не актуальны, а новые сортировать по приоритетам и отправлять в работу.

Чтобы такой обзор проводился регулярно, следуйте этим советам:

• Оставьте в расписании 30–60 минут на проведение обзора (на начальном этапе одного раза в неделю будет вполне достаточно).
• Составьте чек-лист или план такого обзора, где прописана последовательность, что за чем идёт. Этот план не должен быть слишком сложным, а обзор не должен занимать у вас слишком много времени, иначе вы просто не будете регулярно его делать.

Ниже — пример моего чек-листа с еженедельным обзором. Я сделал его в формате схемы-шпаргалки с последовательностью действий, на которой изображены сервисы/документы, в которые я заглядываю. Вы можете оформить его обычным списком или нарисовать от руки схему, которая вам удобна.

Пример моего чек-листа с планами еженедельного обзора. Он может выглядеть совсем иначе — главное, чтобы было понятно именно вам

Распечатайте четыре таких чек-листа на месяц. Во время еженедельного обзора берите один из них в руки и вычёркивайте выполненные пункты из списка. Это простое упражнение будет мотивировать вас продолжать проводить такие обзоры.

Стадия 5. Действия

Когда план на неделю составлен, дальше остаётся действовать. Не допускайте одну из главных ошибок начинающих работать по системе GTD, когда слишком много времени тратится на организацию задач вместо фактического их выполнения.

Вот несколько советов, как сделать действия более эффективными.

1. Составляйте план на день исходя из плана на неделю. Разбейте день на блоки, выделив 2–3 блока для выполнения важных дел и выделив пару блоков для прочих задач. Продолжительность блоков — в среднем 60–120 минут. Между блоками вставляйте свободное время для непредвиденных дел.
2. Работайте по системе Pomodoro, для этого на телефон можно установить таймер. Суть её проста: через каждые 25–30 минут работы делайте перерыв минут на пять, а после третьего рабочего блока — более длинный перерыв (15–30 минут). Итого получается три блока по 30 минут с перерывами по пять минут, за которым следует длинный перерыв на 15–30 минут. За день можно провести 2–4 таких цикла в зависимости от того, насколько часто вас отвлекают.
3. Во время блоков с важными делами старайтесь, чтобы вас не отвлекали другие люди и посторонние звуки (для этого в наушниках можно включить специальную музыку для концентрации).
4. Определите, когда уровень вашей энергии максимальный (например, с 7 до 9 утра), и в это время выполняйте самые важные дела, которые приближают вас к личным целям.
5. Не планируйте слишком много важных дел на день: достаточно 1–3. Важно, чтобы в конце дня, взглянув на вычеркнутые дела в своём плане, вы остались довольны и составили такой же реалистичный план на завтра.

Читайте также
⏳

Система GTD, проверенная годами практики — Лайфхакер

Наверняка многие слышали о легендарной методике повышения персональной эффективности, предложенной Дэвидом Алленом и описанной в одноименной книге “Как привести дела в порядок” (в оригинале Getting Things Done, GTD). С момента публикации книги прошло ровно 15 лет и мы решили внимательно разобраться в чем же все-таки плюсы и минусы предложенного метода. Что ж, давайте смотреть вместе.

Суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – наконец они стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists). Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. В этот процесс входят сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий.

Второй постулат подхода Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

• — Текущие дела
• — Текущие проекты
• — Круг обязанностей
• — Ближайшие 1-2 года
• — Пятилетняя перспектива
• — Жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важной рекомендацией методистов Goalton в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом.

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы от нее или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится. Особые действия – это то чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел.

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли это на GTD? Лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница? Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего перегруженностью контекстами. Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

Пример реализации методики GTD в Goalton.com

Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

• — 5 минут
• — на полчаса
• — на 1 час
• — на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

Алгоритм действий по методу Getting Things Done (by Goalton.com)

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано». Как видите, применять метод GTD используя Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Применять предложенный метод Getting Things Done удобно и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы добиться большей эффективности в работе и быть объективными.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события. В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель). Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия. Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

Врезка: Мнение основателя Goalton :

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

• — Определение целей
• — Создание виденья
• — Проведения мозгового штурма
• — Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратиться внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета задачам, занимающим менее 2-х минут. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе ОДНОЙ вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Об этой проблеме мы подробно говорили в статье о Помидорной технике управления временем, с которой можно ознакомиться по этой ссылке. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали здесь.

Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.

#Goalton, #GTD, #Todo list, #Дэвид Аллен

Система GTD: в чем ее суть и зачем она нужна

1-2 декабря в Москву приезжал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и создатель Getting Things Done – системы повышения продуктивности и эффективного управления временем. Статьи Аллена публикуются в ведущих деловых изданиях мира, а его бестселлер «Как привести дела в порядок» переведен на пятнадцать языков и регулярно попадает в списки лучших бизнес-книг. Соорганизатором мероприятий в рамках первого визита в Москву Дэвида Аллена был Пётр Зозуля – спикер, занимающийся темой саморазвития и глава компании RealYOU. Мы попросили Петра рассказать о том, в чём суть системы GTD и чем она может быть полезна в бизнесе.

Досье

Пётр Зозуля, предприниматель, спикер-мотиватор, ультрамарафонец. Компания Петра Зозули RealYOU специализируется на организации и проведении деловых обучающих мероприятий, управленческом и личностном консалтинге, коучинге.

С системой GTD я познакомился около полутора лет назад. Но это было пассивное знакомство. Книгу прочитал, но книга – это учебник, просто так прочесть и надеяться, что всё само собой образуется, бесполезно – нужно прорабатывать и внедрять.

Главный принцип GTD отражён в цитате автора этой системы Дэвида Аллена — «Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения».

Надо сказать, что, работая на управленческих должностях разного уровня, я часто являлся эталоном организованности. Люди часто удивлялись, как у меня «всё разложено по полочкам». Но с основанием RealYOU всё полетело в тартарары. 

Громадьё совершенно разной информации, задач и обязательств в области финансов/кадров/процессов/продаж и маркетинга впервые в жизни прорвало плотину моей организованности и выплеснулось на рабочий стол миллионом папок, а также слабоструктурированным болотом в разделе «Мои документы». Вагончиком прицепился хаос личных документов и фотографий, и я начал тонуть. 

Рекомендация: не допускайте даже лёгких послаблений. Одна фотография или документ, сохранённые не на месте, очень быстро размножаются. Никакой цейтнот не должен служить оправданием хаотического сохранения, например, на рабочем столе. 15 секунд на правильное размещение документа экономит громадное количество времени в будущем, а главное — помогает не потерять фокус на текущей задаче.

Метафора с вытаскиванием себя за волосы из болота звучит смешно, учитывая фасон моей причёски, но GTD сейчас то, что помогает вернуть надежду на возвращение к порядку. От первого знакомства с методикой осталось ощущение классного ресурса, который находится поблизости, но как-то руки до него не подходят. И тут новость – Дэвид Аллен в Москве! 

Благодаря моим друзьям, притягивающим интересные проекты и людей, – Леониду Бугаеву и Полине Коробковой — я познакомился с главой представительства Getting Things Done в России – Дмитрием Иншаковым и его командой. Что могу сказать: в моём окружении прибавилось отличных людей, вовлечённых в своё дело и чётко понимающих свою миссию. Я предложил свою помощь в организации, мы стали партнёрами, и закрутилась карусель дел, итогом чего стали действительно грандиозные действа 1 и 2 декабря. 

Я хочу поделиться некоторыми мыслями, открытиями и размышлениями в сферах, смежных с GTD; это важно, чтобы структурировать и не потерять идеи и мотивацию для внедрения системы в свою жизнь. Также предполагаю, что многим из предпринимателей будет интересен этот материал, чтобы познакомиться с системой и решить для себя — ввязываться ли более глубоко в её внедрение. 

1. Лучше всяких рейтингов и статусов на меня действует ощущение от тренера. Насколько он целостный. В согласии ли с собой живёт. Есть ли у него система принципов или человек живёт в постоянных компромиссах. Отношение к своей семье, Родине, клиентам… За время работы сформировалась интуиция, помогающая распознавать эти моменты. Так вот, с Дэвидом всё в порядке в этом плане. Ему 70 лет, он двигается по сцене с лёгкостью, несмотря на необыкновенно плотный график и акклиматизацию. Позитивен, с открытой улыбкой. С необыкновенной теплотой и нежностью говорит о своей жене Катрин (новая книга посвящена ей), не скупится на благодарность своим коллегам. В общем, мне он показался настоящим, и я верю, что этот человек мог создать действительно работающую концепцию. 

2. Сейчас я стараюсь ввести в привычку медитативные практики. Образ, который запомнился мне у коуча межународного уровня — Филиппа Гузенюка в этом контексте: «Во время медитации мысли врываются ко мне. Я не отгоняю, а принимаю их, приветствую и пускаю в реку, которая течёт в моём воображении. При этом я сохраняю сознание чистым и незамутнённым». Вот в  GTD большое внимание уделяется наиболее адекватному прохождению мысли/задачи по этой «реке». 

3. Привлекает то, что, внедряя GTD, вы влияете на все сферы своей жизни: работа, семья, творчество и т.д. 

4. «Неделание не означает отсутствия продуктивности». GTD позволяет уйти от стремления к суперменству в каждый момент жизни.    

Мы часто далеки от пика своих возможностей, можем находиться в плохом настроении или просто лениться. Но это жизнь. И цель — не войти в пожизненное пике и умирать к концу дня от стресса и переутомления, но организовать информацию и задачи в то время, когда есть настрой и силы, и не комплексовать если просто хочется поваляться лишний час в постели.

5. И опять о чуть ли не жизненно важном уроке: все плохо организованные дела, задачи, «хотелки» без сроков и определения следующего шага – это незавершённые циклы. Они заставляют прокручиваться ваш мозг в холостую и тратить энергию. Это как пример про папку на книжной полке без ярлыка на корешке — каждый раз, когда вы проходите мимо, она отвлекает и заставляет вспоминать, что в ней, даже если вы этого не замечаете. 

Готовясь к семинару, я структурировал свою папку «Иллюстрации», а также освободил от всего «Рабочий стол» ноутбука. Также сейчас передо мной на полу гора из 30 книг, которые я сортирую и планирую часть из третьей и четвёртой очереди увезти на дачу, потому что чувствую, что они отвлекают меня и постоянно притягивают внимание. Так вот – уже эти маленькие шаги добавили громадное количество радости и свободы в мою работу. 

7. Я недооценивал правило двухминутных дел. Это про то, что если есть моментально решаемые задачи, то лучше сделать их сразу, так как иначе тебе придётся второй раз настраиваться на их решение и, соответственно, терять время. Плюс в твоём сознании образуются нерешённые «хвосты», отвлекающие от действительно важных дел. Простой и элементарный подход, но в результате у меня за полчаса исчез громадный хвост мелких дел из ежедневника, который переносился в течении месяца с листа на лист. Пример: оплата хостинга, отправка статьи клиенту, заправка штампа, занесение трёх визиток с конференции в базу… 

8. Мне очень помогает правило чёткого осознания и планирования следующего шага при появлении входящей задачи. 

Я планирую много больших и интересных проектов в 2016-м. Но они – это громадные бесформенные мотки идей, задач и дел. Каждый раз, когда я думаю про них, то чувствую мандраж и запихиваю их в тёмный угол сознания. При всём интересе к этим проектам, сейчас они мощнейшие воры моей энергии. И вот намечены первые шаги, решено, за какую «ниточку» этих мотков схватиться, и когда я это сделаю. Теперь я не гоню мысли о будущем, а с удовольствием продумываю дополнительные возможности, так как понимаю, что буду делать дальше. 

9. Однозначного ответа, что удобнее — Evernote, Excel или блокнот — нет. Многие спрашивают, а когда же Дэвид создаст идеальный алгоритм, ИТ-систему. Надо понимать, что как нет одной модели автомобиля для всех, так и не может быть одного программного продукта для применения системы GTD. Понимая основные принципы GTD и свои задачи, ты настраиваешь систему под себя. Благо, чуть ли не каждый день обновляется список приложений и ресурсов для этого. После формирования своего инструмента поделюсь с вами подробностями. 

В общем, я на пороге очень интересной работы и весь в предвкушении! Книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» советую прочесть даже тем, у кого есть старое издание, — вариант 2016 года переписан заново и содержит новые главы. А тем, кто хочет внедрить GTD в свою компанию, советую воспользоваться профессиональной помощью российского представительства GTD, с которым я несомненно продолжу сотрудничество.

Читайте также:

Саммари книги Джима Лесински «Завоевание нулевого момента истины».
Пять полезных онлайн-сервисов для предпринимателей.
«Персональный канбан»: эффективная система управления рабочим временем.

biz360

Основы GTD | Habitica

Итак, GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок» в традиционном русском переводе) — это методика повышения личной эффективности. Автор методики — Дэвид Аллен, который в подробностях описал ее в одноименной книге.

Основной принцип GTD — выкинуть из головы все заботы, связанные с планированием, и переключиться на выполнение конкретных задач. Все планы, проекты, иерархия задач и напоминания об их выполнении должны быть полностью перенесены из головы на внешний носитель. Очень важно, чтобы внешняя система содержала в себе в упорядоченном виде абсолютно все задачи (даже самые мелкие). Иначе не получится расслабиться и в полной уверенности, что все под контролем, погрузиться в работу над текущей задачей. Все, что должно быть перед глазами в процессе работы — это перечень следующих конкретных действий (готовых к выполнению задач), из которого задачи просто извлекаются по одной и выполняются.

Алленом была предложена 6-уровневая иерархическая модель обзора работы, в которой разные уровни сравниваются с высотой птичьего полета:

• 50000 футов — самый высокий уровень, вся жизнь.
• 40000 футов — цели на ближайшие 3-5 лет.
• 30000 футов — цели на ближайшие 1-2 года.
• 20000 футов — области ответственности.
• 10000 футов — текущие проекты.
• Уровень моря — текущие задачи.

Если следовать этой иерархии и связывать уровни между собой, то вы будете четко уверены, что выполнение даже самых маленьких текущих задач приближает вас к достижению больших целей.

Ну а для организации непосредственно рабочего процесса согласно GTD вся входящая информация собирается, обрабатывается и организуется в определенную структуру. В специально выделенное время производится обзор этой структуры на разных уровнях (еженедельно, ежедневно), в процессе которого определяется список следующих конкретных действий.

Обработка поступающей информации производится по определенному алгоритму. Любая поступающая на обработку и требующая действий задача либо выполняется сразу (если занимает несколько минут), либо делегируется (поручается) кому-то, либо откладывается для последующего выполнения. Составные задачи называются «проектами» и разбиваются на подзадачи.
Если же действия поступающий элемент не требует, то он либо выбрасывается, либо переносится в список «Когда-нибудь/Может быть», либо переносится в информационный архив.

Наглядно этот алгоритм можно видеть на рисунке ниже (спасибо Википедии):

Большую роль в методике играет так называемый «Естественный метод планирования». Это тот метод, который мы интуитивно используем в повседневной жизни, но о котором почему-то забываем в работе. Его основные стадии:

1. Определение целей и принципов.
2. Видение образа желаемых результатов.
3. Мозговой штурм.
4. Организация.
5. Определение следующего конкретного действия.

Инструменты для внедрения GTD в работу могут быть как традиционными (папки с бумагами), так и современными (ПО). Я предпочитаю использовать компьютер и специализированные программы, а не писать на бумаге, как в средние века. Собственно, в следующих статьях мы перейдем от теории к практике. Я расскажу о своем опыте внедрения методик GTD в повседневную жизнь.

На этом пожалуй все. Разумеется, в этой статье приведены только краткие выжимки, пропущенные через мое восприятие. Для более глубокого ознакомления с методикой GTD очень рекомендую прочитать книгу Дэвида Аллена, с которой собственно все и началось.

Ну а в следующей статье — поиск идеального решения для реализации методики GTD на практике.

GTD за 15 минут — Практическое руководство по выполнению задач

GTD — или «Выполнение дел» — это структура для организации и отслеживания ваших задач и проектов. Однако его цель немного выше, чем просто «довести дело до конца». (Его следовало назвать «Делать дела лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не крутым».) Его цель — заставить вас на 100% доверять системе сбора задачи, идеи и проекты — как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, например «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить рецепт чизкейка». Все !

Похоже на все другие обычные системы списков дел, говорите вы? Во многом это так, но это еще не все, и это действительно просто. Обещаю! Так что, пожалуйста, продолжайте читать.

Одно из основных предположений GTD состоит в том, что вы тупой или, скорее, что ваше подсознание совершенно тупо, когда дело доходит до того, что вы должны думать о вещах, которые вы должны делать . Например, зная, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы на самом деле проезжаете мимо часового магазина, оно внедряет в ваш мозг непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… что-то» .

Джессика Керр прекрасно выразилась:

Представьте, что ваш мозг — это белая доска. Там есть списки дел и «НЕ УДАЛИТЬ»? Есть ли место для рисования и комбинирования идей?

Большая часть «магии» состоит в том, чтобы преобразовать задачи и прихоти в физических и видимых действий , как вы скоро увидите.

То, что GTD дает вам — при правильном понимании и внедрении — является надежной системой для отслеживания того, что вам нужно делать, что делать или следует рассматривать как сделать .Когда ваша система и ваше доверие к ней на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно делать, и перестанет постоянно вам напоминать. Это снижает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления — может быть, это даже сэкономит реального времени, чтобы у вас было больше времени для уроков балета, рисования и катания на роликах.

Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных техник йоги и ежедневных умственных упражнений.Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает путем простого ведения списков, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. В наши дни даже компьютеры могут вести списки!

Вам нужно будет составить следующие списки:

1. В
2. Следующие действия (возможно несколько — об этом позже)
3. Ожидание
4. Проектов
5. Когда-нибудь / возможно

Эти списки будут регулярно пересматриваться и составляют основу системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволяет записывать задачи и события, чувствительные к дате и времени.

В списке вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш начальник, который говорит вам испечь ей морковный пирог, или увиденный плакат цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в свой список должен быть как можно ниже — запишите это в блокнот или нажмите правую кнопку на смартфоне.Я назвал его в списке , но иметь больше одного — не проблема. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать то, что вам приходит в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помнишь?

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите — или должны — сделать. Эти так называемые открытых циклов включают всех вещей, которые не являются , как , как должно быть, , где они должны быть, и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Верните чашку чая, которую одолжили у тети? Стоит ли перекрасить кровать в другой цвет? Все это должно быть в вашем списке.

Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в своем списке во время первоначальной «очистки мозгов», обработка может занять некоторое время. Отныне входящий список будет обрабатываться непрерывно.

Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вам нужно задать: , это , требует ли действия ? — другими словами, нужно ли вам сделать что-то ? Если ответ отрицательный, вы либо выбросите ее, если она вам больше не нужна, сохраните ее как справочный материал («Возможно, когда-нибудь эта статья мне снова понадобится…»), или добавьте ее в «когда-нибудь / может быть, список» ( для таких вещей, как «учите индонезийский»), или инкубируйте его. Подожди, что … Сидеть на нем? Да вроде как. Если вы хотите напомнить себе об этом позже («Я действительно не понял эту статью, мне нужно взглянуть на нее еще раз через две недели»), это должно войти в ваш календарь или в ваш файл Tickler , который скоро будет объясниться.(Да даже название странное.)

Теперь, если элемент, который вы сейчас обрабатываете , является подлежащим действию — другими словами: с этим нужно что-то делать — вы должны задать вопрос «, какое действие будет следующим? ” Следующим действием должно быть физическое и видимое действие . Другими словами, не «планируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им испечь свои торты».

Именно это — то, что следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием, чтобы приблизить проект к его цели — возможно, является наиболее важным «правилом» в GTD.Используя несколько дополнительных секунд, чтобы придумать, что нужно сделать физически , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только те действия, которые вы можете выбрать в любой момент. «Предварительная обработка» уже выполнена (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление до делать вещей.

Когда вы определили следующее действие, вы должны подумать, не займет ли оно меньше двух минут.Если это так: сделайте это. Немедленно. (Такие вещи, как «отправить бабушке по электронной почте смешное видео с котиками».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени потребуется, чтобы всего сделать Это. Если на это уходит больше двух минут, вы должны делегировать его , если это необходимо — отмечая, что и когда было делегировано — в список ожидания, или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите выполнить, как только у вас появится время и энергия.Если ваша секретная сверхдержава — это делегирование полномочий, то, вероятно, в следующих действиях все закончится. Если для закрытия разомкнутого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.

Подводя итог, при обработке вашего списка (ов) вы должны выполнить следующую процедуру:

Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке, обрабатываются и, если это действие, выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если обрабатываемый элемент требует более одного действия, он также записывается в список проектов.

Итак, каков следующий список действий? Ну, э … список ваших следующих действий, очевидно. Другое название этих действий — «действия как можно скорее» — это просто те вещи, из которых вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите смешные видеоролики о кошках на Youtube или не играете в Candy Crush Saga .

Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) в ответе, заказываете что-то или у вас есть задача, которая «заблокирована» из-за того, что вы ждете, что кто-то что-то сделает, это должно быть написано в список ожидания.Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчет WTF, который, по вашему мнению, вы закончите в течение месяца. Это было 32 дня назад! ».

Если вы все еще со мной, вы можете быть обеспокоены тем фактом, что действие «Изучите учебники искусственного интеллекта» в вашем следующем списке действий — это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Разве не легко потерять счет, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.

GTD дает очень широкое определение проекта. Он определяет любую цель, которая требует выполнения более одного действия в качестве проекта. Эти проекты должны быть в вашем списке проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. Просматривая список проектов, вы убедитесь, что в вашем следующем списке действий для каждого проекта всегда есть хотя бы одно действие, что гарантирует, что ваши проекты не будут забыты.

Контексты — это «теги», которые вы помещаете на элементы в списках следующих действий, в которых говорится, где действие может быть выполнено или какое оборудование необходимо для его выполнения. Действие можно «пометить» контекстом несколькими способами; Самый простой, вероятно, состоит в том, чтобы просто иметь разные списки следующих действий — по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущее!)

Обычно к контекстам добавляется префикс «@», который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примеры контекстов: @ home, @ computer и @ office.

Примеры действий и их контекст

Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность оценить — с первого взгляда — свои возможные действия в зависимости от того, где вы находитесь физически и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей создать контекст «повсюду» для вещей, которые вы можете делать независимо от того, где вы находитесь («Позвони маме и найди рецепт гуляша»).

Контексты повестки дня

Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» — по одному для каждого человека, — где вы записываете, о чем вы хотите поговорить во время следующей встречи, когда думаете о них. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о создании контекста «@ Foobert Agenda».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды / менеджеров / руководителей и т. Д.

Вы не хотите терять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать «прыжок к выводам», но поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» списки ваших следующих действий или список проектов. (Помните, что следующие действия содержат только те действия, которые должны быть выполнены как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно проверяться, чтобы убедиться, что все проекты имеют хотя бы одно следующее действие.)

Вот где приходит список когда-нибудь / может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые может захотеть реализовать когда-нибудь в будущем. Вот где должны пойти и «заменить некрасивую картину в спальне», и «создать культ». (При условии, конечно, что вы не хотите делать ни одного из этих действий прямо сейчас ). Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальной системой, как описано в разделе еженедельного обзора ниже.

Календарь предназначен для того, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день или в определенное время — и ничего больше ! Это правильно; не ставьте «установить Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы всего думаете, что , вы хотите, чтобы это было сделано тогда.

Но… почему?

Если в вашем календаре есть только те элементы, которые на самом деле чувствительны к дате и времени , это будет более полезно, так как оно фактически сообщит вам, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день, без «разбавления» другими элементами. То, что вы хотите, чтобы сделал, но это не нужно делать в определенное время, все равно будет в вашем следующем списке действий, так что вам напомнят об этом и у вас будет возможность сделать это.

В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор называется «решающим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD, и вы не робот, все начнется соскользнуть. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые, если вы действительно думали об этом, знаете, что не будете делать в ближайшем будущем, потому что появились более важные вещи и т. Д.

Еженедельный обзор следует делать — как вы уже догадались — один раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вы должны отправиться на некоторое время (вероятно, не менее чем за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.Выполняя еженедельный обзор, вы должны как минимум сделать следующее:

• Убедитесь, что у каждого проекта есть хотя бы одно следующее действие. Убедитесь, что каждое действие в вашем следующем списке действий составляет на самом деле того, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и / или проект, которому он принадлежит) в свой список когда-нибудь / может быть, или — если вы не думаете, что когда-нибудь это сделаете — удалите его полностью. (Будьте честны с собой.)
• Просмотрите свой список когда-нибудь / может быть, и посмотрите, нужно ли переместить некоторые проекты / действия в список текущих проектов / список следующих действий.При создании нового проекта в списке ваших проектов обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и также поместите его в следующий список действий.

Триггерные списки

При еженедельном обзоре хорошей идеей может быть использование «триггерного списка». Триггерный список — это просто список ключевых слов, которые заставляют ваш мозг запоминать любые открытые циклы, которые вы еще не зафиксировали в своей системе. Список триггеров может выглядеть следующим образом:

• Бобышка
• Сотрудники
• Проекты начаты, незавершены
• Проекты, которые необходимо запустить
• Люди, мне нужно вернуться на
• …

При работе со списком триггеров помещайте в список все, что вы помните, для последующей обработки.

Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров Lifehacker для студентов. Вы, вероятно, захотите настроить свой собственный список по мере того, как приобретете больше опыта и узнаете, что лучше всего подходит для или .

Для того, чтобы ваша система GTD действительно заработала, есть несколько важных «передовых практик», которым вам рекомендуется следовать. Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.

• Важно, чтобы у вас было резких границ между вашими списками и между вашими списками следующих действий.Если вы часто задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
• Ваши инструменты должны быть забавными в использовании — но не слишком забавными! Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления своими списками, вы подсознательно будете сопротивляться сбору небольших задач, а если ваш инструмент слишком увлекателен для использования, вы в конечном итоге будете злоупотреблять им и потратите время, играя с его удивительными функциями. Найдите то, что вам подходит.

Папка для чтения / просмотра и файл Tickler — это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственно частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.

Папка для чтения / просмотра

У вас, вероятно, будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]» в вашем следующем списке действий. Папка для чтения / просмотра — это просто папка (физическая или цифровая), в которой хранятся статьи, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы этот материал был доступен всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? В ожидании еды в кафе? И то, и другое — прекрасная возможность просмотреть статью о филогенезе Periophthalmus modestus или притвориться, что вы читаете записку своего начальника!

Здесь тоже очень важно иметь «острые грани».В эту папку следует помещать только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас есть время, чтобы вы на самом деле забирали ее в те маленькие окна свободного времени, которые появляются в течение дня.

Тиклерный файл

Эта концепция со странным названием представляет собой просто набор из 43 папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть по одному для каждого из 31 дней месяца плюс один для каждого из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за калькулятором, просто поверьте мне, по номеру 43.

Так для чего используются эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о том, что вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для вещей, которые должны выполнить ). в конкретную дату / время), или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»).

Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт, решаете, что вы с по хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекции на три дня, так как у вас нет времени. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку для нового месяца и обрабатываете ее содержимое — например, помещаете элементы в папки правильного дня.

Файл Tickler, таким образом, дает возможность отправлять себе напоминания в будущем — щекочет вашу память. Ага!

Это руководство было написано, чтобы служить простым и прагматичным руководством по методу «выполнения задач». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.

Если вам нужен полный обзор GTD, было бы разумно прочитать книгу Дэвида Аллена, формализовавшую разработанный им метод: «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Книги , Википедия).

Визуальный стиль руководства был вдохновлен прекрасным руководством Мирана Липовачи по языку программирования Haskell «Learn You a Haskell for Great Good!».

Руководство написано на Markdown, и я использую pandoc для генерации HTML. Чтобы связаться со мной, отправьте мне письмо на адрес erlendαhamberg.no.

.

ОНЛАЙН Начало работы «Основы GTD с билетами на семинар по внедрению», вторник, 8 апреля 2020 г., 11:00

НАСЛАЖДАЙТЕСЬ СКИДКОЙ 50% НА НАШ ОНЛАЙН-КУРС ИЗ-ЗА СКИДКИ COVID-19.

Курс по основам GTD: Стоимость: 395 долларов США + GST ​​(снижен с 695 долларов США + GST)

Даты : 4,5,6 августа Время 11:00 до 13:00

Курс по основам GTD + семинар по внедрению : Стоимость: 595 долларов США + GST ​​(снижено с 1291 долларов США + GST)

Даты : 4,5,6,7,10 августа Время 11:00 до 13:00

Это ЖИВОЙ курс под руководством инструктора доставляется в интервале 2 часа в течение 5 дней.

Обзор курса:

Мы живем в мире, где мы реагируем, поскольку нас наводняет электронная почта и мгновенные сообщения, загруженные календари и отвлекающая среда.

Мы постоянно заняты, однако существует огромное беспокойство, что мы можем упустить что-то, что проваливается в трещины и преследует нас. Getting Things Done® (GTD®) — это золотой стандарт производительности для получения контроля над своим миром и поддерживать перспективу в своей жизни. Вы повысите свою продуктивность, сохраняя ясный ум и уверенность в том, что вы постоянно сосредоточены на правильных вещах.

Курс основ GTD:

Курс основ GTD длится 3 дня с 2-часовыми интервалами и проводится в прямом эфире нашим сертифицированным тренером GTD. Этот курс привносит важные различия в пять шагов мастерства рабочего процесса: захватить, прояснить , организовывать, размышлять, вовлекать и как оптимизировать вашу систему, чтобы делать приоритетный выбор. 5 шагов GTD Mindmarkers: Мы очень рады, что эта программа включает годовую подписку на нашу программу подкрепления обучения, которая поможет интегрировать ваши знания из этого курса в вашу повседневную жизнь.Это доступно только для участников курса. Что рассматривается в курсе:

• Захват «материала» во внешние места
• Обработка «IN» для последовательного опустошения
• Применение правила двух минут
• Принятие решений, когда что-то появляется, а не когда оно взрывается
• Отслеживание действия контекстуально и неработающие ежедневные списки дел
• Получение контроля над электронной почтой
• Правильное делегирование и отслеживание результатов
• Создание функционирующей справочной системы
• Преодоление прокрастинации
• Эффективное управление приоритетами

Семинар по установке и внедрению GTD ( I&I) для календаря, электронной почты, задач и проектов

Получите максимальную отдачу от своих вложений в изучение методологии Getting Things Done® и добейтесь реального прогресса во внедрении GTD.

О чем идет речь:

• Электронная почта: Портативный семинар по структурированию электронной почты в соответствии с передовыми практиками GTD, с живой демонстрацией, ведущей участников через обработку вашего личного бэклога и структурирование электронной почты.
• Календарь: Этот семинар посвящен передовым методам управления календарем, тройной природе работы и включает живую демонстрацию.
• Задачи и проекты: На этих семинарах вы можете настроить свою систему GTD для задач и проектов на бумажной основе или в программном обеспечении по вашему выбору.
• Заполните свою систему GTD
• Примените пятиэтапный рабочий процесс

БОНУС — с бронированием курса по основам GTD с семинаром по внедрению:

• Дополнительная оценка для определения лучшего менеджера списков, подходящего вам
• 30-минутная виртуальная сессия коучинга с нашим сертифицированным тренером по gtd, которая поможет вам в реализации

КТО ДОЛЖЕН ПРИСУТСТВОВАТЬ?

• Новички
• Ветераны-практики GTD, ищущие новых знаний и вдохновения

Место проведения:

ОНЛАЙН — ВЫ ПОЛУЧИТЕ ССЫЛКУ ДЛЯ ПОДКЛЮЧЕНИЯ К ВЕБИНАРУ СРАЗУ.

Стоимость обучения:

НИЖЕ СТОИМОСТЬ ДАННЫХ ПОСЛЕ 50% СКИДКИ ИЗ-ЗА ПАНДЕМИЧЕСКОЙ СКИДКИ.

ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЙ КУРС GTD: 395 долларов США + GST ​​(вместо 695 долларов США + GST)

ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЙ КУРС GTD С ВНЕДРЕНИЕМ: 595 долларов США + GST ​​(вместо 1291 доллара США + GST)

Наша миссия — помогать людям преуспевают в реализации GTD, и нам говорили, что мы добивались этого во многих случаях. Наши клиенты варьируются от высокопоставленных руководителей и профессионалов до родителей и студентов, работающих полный рабочий день.

Productivity First Client Отзывы: не верьте нам на слово, убедитесь сами: щелкните здесь

GTD глобальные клиенты:

Microsoft, HewlettPackard, IBM, KPMG, Accenture, Nike, Sony, Adidas, Novartis, VISA, Sun MicroSystems, Гарвардский университет, The Washington Post, Xerox, Cisco, AstraZeneca, McDonalds, NASA, Starbucks, GE, Blue Cross Blue Shield, Pharmacia, Американский Красный Крест, Deloitte, Nestle и многие другие.

«GTD позволяет мне присутствовать и проявлять себя полностью в данный момент.”—Луис Ким, вице-президент Hewlett Packard (HP)

FAQ

Политика отмены семинара:

Мы не можем предложить возврат средств при отмене. Компания Productivity First рада передать ваше бронирование на следующий семинар.

Если вы хотите, чтобы кто-то другой присутствовал от вашего имени, плата не взимается.

Productivity First оставляет за собой право перенести мероприятие из-за непредвиденных обстоятельств, и в этом случае вам будет предоставлена ​​возможность перенести мероприятие на новую дату.

Ждем Вас на мероприятии!

.

8 советов по внедрению GTD

GTD — это методика личной продуктивности, которую легко освоить. , потому что все, чему она учит, является здравым смыслом, но ее трудно практиковать, по крайней мере, вначале. Вы должны выработать ряд привычек, а создать привычки, которых у вас еще нет, может быть сложно. Это немного похоже на начало занятий спортом или отказ от курения. Начать легко, потому что все мы понимаем пользу для нашего здоровья, и через некоторое время легко отказаться от нее, если нам не удается выработать привычку.

Вот несколько советов о том, как реализовать GTD . Я думаю, они могут быть полезны как для тех, кто начинает или хочет начать использовать GTD, так и для тех, кто уже использует его и чувствует, что он работает не так хорошо, как должен:

1. У вас должно быть намерение. Как я уже сказал, для успешного внедрения GTD вам нужно создать или устранить привычки, а это требует работы, времени и дисциплины. Конечно, выгода будет прямо пропорциональна вашим инвестициям, но это не бесплатно.Вы готовы? Вы готовы делать все возможное для достижения своей цели? Если вы просто пытаетесь, а не намереваетесь, вы наверняка потеряете время.

2. Сначала прочтите книгу… но прочтите ее хорошо. Getting Things Done — это книга Дэвида Аллена, в которой объясняется методология GTD. Не читайте его как роман, потому что после прочтения вы не запомните половину уроков. Это книга, которую нужно выучить, так что пусть чтение будет продуктивным. Выделите наиболее подходящие предложения, сделайте короткие выводы и схемы и составьте списки действий, которые вы должны начать делать по мере чтения.

3. Заботьтесь о методе, а не о технологии. Многие люди рекомендуют начать с низкотехнологичного подхода и покупать хорошее оборудование и принадлежности (папки, почтовые ящики, картотеки и т. Д.), Которые требуют много места. В этом нет необходимости, если вам не нравится такой способ работы. Конечно, вам понадобится какое-то базовое оборудование (по крайней мере, физический почтовый ящик, блокнот и ручка), но вам не нужно возвращаться в двадцатый век. Существуют программные приложения, которые вы можете подключить к своей электронной почте, и ваши рабочие инструменты в облаке, которые в сочетании с вашим компьютером, планшетом и смартфоном значительно упростят задачу.FacileThings — отличный выбор для начала с GTD, потому что, помимо возможности собирать и организовывать все ваши задачи в одном месте, он поможет вам правильно реализовать метод.

«Один из лучших способов повысить вашу личную продуктивность — это инструменты организации, которые вы любите использовать». ~ Дэвид Аллен

4. Сделайте начальный захват . Дэвид Аллен рекомендует сначала собрать 100% того, что у вас есть, что вполне может занять несколько дней.Это довольно сложное упражнение, и я не думаю, что оно абсолютно необходимо. Вы можете сделать первоначальный снимок всего, что приходит вам в голову, например, за пару часов, а затем постепенно снимать оставшееся по мере их появления. Если вы правильно выполняете еженедельные обзоры, первоначальный сбор данных будет исправлен, и вскоре у вас будет 100% данных в вашей системе, не проходя через столь утомительный процесс. Этап сбора всегда является отправной точкой в ​​GTD. Если вы когда-нибудь упадете с повозки, способ прыгнуть в нее — снова собрать все свои текущие вещи, опустошив свой разум.

5. Обработайте и организуйте начальный захват. Сделайте перерыв, потому что это тоже займет некоторое время, но когда вы закончите, ваша система GTD будет готова к работе. Для каждой вещи, которую вы собрали, вы должны точно подумать, что это такое, четко написать и поместить в соответствующий список (или сделать это, если это можно сделать менее чем за две минуты).

6. Поиграйте с пятью этапами рабочего процесса. Собирать, обрабатывать, организовывать, проверять, делать.В первые дни внедрения повторяйте как можно чаще весь рабочий процесс, чтобы хорошо его усвоить, но, прежде всего, чтобы ощутить преимущества методологии. Все под контролем без стресса.

7. Теперь, когда у вас есть контроль, переходите к перспективе. После нескольких недель, в течение которых вы освоили рабочий процесс управления и достигли некоторой стабильности, пора сделать следующий шаг. Все, что вы делаете, ваши ежедневные проекты и задачи, должно подчиняться более высоким целям и придавать смысл вашей жизни.Это то, что в GTD называется перспективой или вертикальным фокусом. Теперь вы можете определить свою цель, задачи и сферы ответственности и убедиться, что ваши проекты и действия соответствуют им. Если нет, возможно, вы живете той жизнью, которую хотят, чтобы вы жили другие, и это не круто.

8. Последний совет: сделайте это просто. Не пытайтесь быть идеальным. Слишком много анализа может привести к параличу и даже к отвращению к вашей организации. Используйте минимально возможное количество инструментов, потому что умственная работа, которую вы должны проделать, чтобы поддерживать набор систем в равновесии, может быть непосильной.Сократите количество почтовых ящиков до минимума (в идеале — до одного), потому что, если вам придется посетить несколько мест, чтобы обработать все свои вещи, вам скоро надоест. Используйте минимальное количество контекстов и категорий, чтобы ваша классификация была полезной, но не громоздкой.

.

Билеты на семинар по основам работы и внедрению системы GTD в Интернете, вторник, 23.06.2020, 11:00

НАСЛАЖДАЙТЕСЬ СКИДКОЙ 50% НА НАШ ОНЛАЙН-КУРС ИЗ-ЗА СКИДКИ COVID-19.

Курс по основам GTD июня 23,24,25 (с 11:00 до 13:00) 395 $ + GST ​​(снижен с 695 $ + GST)

Курс по основам GTD + Практикум по внедрению: 23,24,25, 26 июня , 29 (с 11:00 до 13:00) $ 595 + GST ​​(снижен с $ 1291 + GST)

ЭТОТ РЕАЛЬНЫЙ КУРС ДЛЯ ИНСТРУКТОРОВ ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ В ИНТЕРАКТИВНОЙ СЕРИИ ВЕБИНАРОВ БОЛЕЕ 5 ДНЕЙ.

Кроме того, каждый человек, зарегистрировавшийся на семинаре по внедрению, также получит:

• Дополнительная оценка, чтобы помочь определить лучшего менеджера по спискам, который подходит вам
• Плюс 30 минут виртуального коучинга с нашим сертифицированным тренером по GTD, чтобы помочь вам в реализации

Обзор курса:

Мы живем в мире, где мы реагируем, поскольку нас наводняет электронная почта и мгновенные сообщения, загруженные календари и отвлекающая среда.

Мы постоянно заняты, однако существует огромное беспокойство, что мы можем упустить что-то, что выйдет из строя и будет преследовать нас.Getting Things Done® (GTD®) — это золотой стандарт производительности, позволяющий управлять своим миром и сохранять перспективу в своей жизни. Вы повысите свою продуктивность, сохраняя ясный ум и уверенность в том, что вы постоянно сосредоточены на правильных вещах.

Курс «Основы GTD»: 23, 24 июня, 25 июня (с 11:00 до 13:00)

Курс «Основы GTD» длится 3 дня с двухчасовыми интервалами и проводится в прямом эфире нашим сертифицированным тренером GTD. привносит важные различия в пять шагов мастерства рабочего процесса: захват, прояснение, организация, размышление, вовлечение и способы оптимизации вашей системы, чтобы сделать выбор приоритета. 5 шагов GTD Mindmarkers: Мы очень рады, что эта программа включает годовую подписку на нашу программу подкрепления обучения, которая поможет интегрировать ваши знания из этого курса в вашу повседневную жизнь. Это доступно только для участников курса. Что входит в курс:

• Сбор «материала» во внешние места
• Обработка «IN» для последовательного опустошения
• Применение правила двух минут
• Принятие решений, когда что-то появляется vs.когда они взрываются
• Отслеживание действий контекстуально против неработающих ежедневных списков дел
• Получение контроля над электронной почтой
• Правильное делегирование и отслеживание результатов
• Создание функционирующей справочной системы
• Прорыв через промедление
• Эффективное управление приоритетами

Семинар по установке и внедрению GTD (I&I) для календаря, электронной почты, задач и проектов 23,24,25, 26,29 июня (с 11:00 до 13:00)

Получите максимальную отдачу от ваших инвестиций в изучение «Getting Things» Done® и добиться реальных успехов во внедрении GTD.

О чем идет речь:

• Электронная почта: Портативный семинар по структурированию электронной почты в соответствии с передовыми практиками GTD, с живой демонстрацией, ведущей участников через обработку вашего личного бэклога и структурирование электронной почты.
• Календарь: На этом семинаре рассматриваются передовые методы управления календарем, тройной характер работы и включает живую демонстрацию.
• Задачи и проекты: На этих семинарах вы можете настроить свою систему GTD для задач и проектов на бумажной основе или в программном обеспечении по вашему выбору.
• Заполните свою систему GTD
• Примените пятиэтапный рабочий процесс

БОНУС — При бронировании курса «Основы GTD с семинаром по внедрению»:

• Дополнительная оценка для определения лучшего менеджера списков, подходящего вам
• 30-минутная виртуальная сессия коучинга с нашим сертифицированным тренером gtd, которая поможет вам в реализации

КТО ДОЛЖЕН ПРИСУТСТВОВАТЬ?

• Начинающие
• Ветераны-практики GTD, ищущие новых знаний и вдохновения

Место проведения:

ОНЛАЙН — ВЫ ПОЛУЧИТЕ ССЫЛКУ ДЛЯ ПОДКЛЮЧЕНИЯ К ВЕБИНАРУ Сразу после регистрации.

Стоимость обучения:

НИЖЕ СТОИМОСТЬ ДАННЫХ ПОСЛЕ 50% СКИДКИ ИЗ-ЗА ПАНДЕМИЧЕСКОЙ СКИДКИ.

ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЙ КУРС GTD: 395 долларов США + GST ​​(вместо 695 долларов США + GST)

ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЙ КУРС GTD С ВНЕДРЕНИЕМ: 595 долларов США + GST ​​(вместо 1291 доллара США + GST)

Наша миссия — помогать людям преуспевают в реализации GTD, и нам говорили, что мы добивались этого во многих случаях. Наши клиенты варьируются от высокопоставленных руководителей и профессионалов до родителей и студентов, работающих полный рабочий день.

Productivity First Client Отзывы: не верьте нам на слово, убедитесь сами: щелкните здесь

GTD глобальные клиенты:

Microsoft, HewlettPackard, IBM, KPMG, Accenture, Nike, Sony, Adidas, Novartis, VISA, Sun MicroSystems, Гарвардский университет, The Washington Post, Xerox, Cisco, AstraZeneca, McDonalds, NASA, Starbucks, GE, Blue Cross Blue Shield, Pharmacia, Американский Красный Крест, Deloitte, Nestle и многие другие.

«GTD позволяет мне присутствовать и проявлять себя полностью в данный момент.”—Луис Ким, вице-президент Hewlett Packard (HP)

FAQ

ЧТО МНЕ НУЖНО

Доступ к вашему компьютеру / устройствам, чтобы вы могли установить свою собственную систему GTD для электронной почты, задач и проектов.

Политика отмены семинара:

Мы не можем предложить возврат средств при отмене. Компания Productivity First рада передать ваше бронирование на следующий семинар.

Если вы хотите, чтобы кто-то другой присутствовал от вашего имени, плата не взимается.

Productivity First оставляет за собой право перенести мероприятие из-за непредвиденных обстоятельств, и в этом случае вам будет предоставлена ​​возможность перейти на новую дату или получить полный возврат средств.

Ждем Вас на мероприятии!

.