Планирование в: что это такое, его основные виды и принципы

Содержание

Планирование — e-xecutive.ru

Что такое планирование?

Планирование — это вид деятельности, связанный с постановкой целей, задач и действий в будущем. Это одна из основных функций менеджмента. Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов:

  1. Постановка целей и задач;
  2. Составление программы действий;
  3. Выявление необходимых ресурсов и их источников;
  4. Определение непосредственных исполнителей и доведение планов до них.

Фyнкция плaниpoвaния oзнaчaeт выpaбoткy и пpинятиe oпpeдeлeннoгo пocтaнoвлeния, пиcьмeннoгo или ycтнoгo, в кoтopoм пepeд oбъeктoм yпpaвлeния бyдeт пocтaвлeнa тa или инaя цeль, зaдaчa. Этo пocтaнoвлeниe — yпpaвлeнчecкoe peшeниe. Плaниpoвaниe — этo oдин из cпocoбoв, c пoмoщью кoтopoгo pyкoвoдcтвo oбecпeчивaeт eдинoe нaпpaвлeниe ycилий вcex члeнoв opгaнизaции к дocтижeнию ee oбщиx цeлeй. С дaннoй фyнкции нaчинaeтcя пpoцecc yпpaвлeния, oт ee кaчecтвa зaвиcит ycпex opгaнизaции.

Задача плaниpoвaния

Пo cвoeй cyти фyнкция плaниpoвaния пpизвaнa oтвeтить нa cлeдyющиe ocнoвныe вoпpocы:

  1. Гдe мы нaxoдимcя в нacтoящee вpeмя? 
Мeнeджepы дoлжны oцeнить cильныe и cлaбыe cтopoны opгaнизaции в ocнoвныx ee oблacтяx (финaнcы, мapкeтинг, пepcoнaл, НИОКР), чтoбы oпpeдeлить, чeгo мoжeт peaльнo дoбитьcя opгaнизaция;

Кyдa мы xoтим двигaтьcя? 
Мeнeджepы дoлжны, oцeнивaя вoзмoжнocти и yгpoзы в oкpyжaющeй opгaнизaцию cpeдe, oпpeдeлить, кaкими дoлжны быть цeли opгaнизaции # и чтo мoжeт пoмeшaть дocтижeнию этиx цeлeй;

  1. Кaк мы coбиpaeмcя cдeлaть этo? 
Мeнeджepы peшaют, чтo дoлжны дeлaть члeны opгaнизaции для дocтижeния пocтaвлeнныx цeлeй.

Проблема реализации

Большинство менеджеров с неохотой занимаются систематическим планированием. Они более склонны действовать, чем сидеть и размышлять о поведении. Нехватка времени и загруженность работой также затрудняют для менеджеров тщательное  планирование. Для многих, планирование – это скучная и утомительная работа, которую можно легко и быстро заменить непосредственными действиями.

Одна из проблем, актуальных для предпринимателей, менеджеров, консультантов и всех тех, кто на практике занимается совершенствованием систем управления, это проблема несоответствия стратегии компании и механизма ее реализации, то есть стратегического разрыва. Сегодня разработано достаточно большое количество технологий преодоления данного разрыва. Так, Майкл Ковени в своей книге «Стратегический разрыв: Технологии воплощения корпоративной стратегии в жизнь» описывает многоэтапный процесс эффективной реализации стратегии путем интеграции лучших приемов управления эффективностью бизнеса (BPM) с новейшими информационными технологиями. Технология BSC (The Balanced Scorecard) подразумевает создание такого механизма управления предприятием, при котором стратегические показатели эффективности его деятельности будут соединены через систему причинно-следственных связей со стратегическими инициативами и конкретными мероприятиями по выполнению этой стратегии.

ИТ-поддержка планирования

Число программных продуктов для поддержки всего цикла корпоративного управления, включая планирование, на российском рынке быстро растет. То и дело появляются новые системы отечественных разработчиков, локализуются зарубежные продукты. На решение этих же задач претендуют и так называемые КИС, (корпоративные информационные системы), «бум» которых начался несколько раньше.

Роль планирования в управленческом процессе

Организация в процессе планирования определяет свои действия на некоторый временной промежуток, характер действий и их последовательность. Между процессом управления и планированием существует жесткая взаимосвязь и взаимозависимость. Управление призвано добиваться целей, поставленных планированием, и держать данный процесс под постоянным контролем.
В общих чертах планированием обеспечивается:

  • Точная формулировка целей организации, учреждения, предприятия;
  • Ранжирование задач и составление последовательности действий по их разрешению.

Уровни планирования

Планирование в организации имеет несколько обязательных уровней.

Стратегическое планирование

Первый уровень. Его задача: сформировать долгосрочные цели, нарисовать перспективы, к которым организации следует стремиться. Этого невозможно достичь без определения организацией собственной миссии. Когда организация говорит о миссии, ей приходится дать себе отчет о смысле ее существования, насколько она необходима в данном обществе, и какую пользу может принести ее деятельность.
Обычно формулирование миссии производится в терминах бизнес-достижений, положения на локальном специфическом рынке, либо отношений с основными потребителями, клиентурой. Соответственно, стратегические цели указывают, чего именно организация стремится достичь в глобальном масштабе.
Стратегическое планирование не слишком подробно останавливается на деталях. Его основная задача – в общих чертах наметить путь к желаемому результату. Организация, понимая динамический характер происходящих в обществе процессов, должна иметь некоторой набор стратегий, из которых одна будет базовой, другие же реализуются в случае конкретных, не всегда желательных, ситуаций. Стратегическое планирование призвано задать границы вероятного пространства реализации основной деятельности, пространства конкретного бизнес-планирования, и базу для планирования повседневного (оперативного).

Бизнес-планирование

Второй уровень. Оно связывает деятельность по достижению конкретных результатов с подключаемыми ресурсами.
В первую очередь упор делается на грамотное использование финансовых ресурсов, но одновременно дается оценка и планируется использование ресурсов человеческих, информационных, интеллектуальных, статусных.
Бизнес-планирование показывает, насколько реально достижим намеченный уровень результатов. Позитивная роль бизнес-планирования заключается также в придании планам организации систематического вида, преобразовании общих идей в четкие показатели определенного вида.

Оперативное планирование

Третий уровень. Здесь осуществляется переход от обобщенного видения миссии и заданных перспектив на уровень решения повседневных задач. Оперативное планирование полностью основывается на конкретике: действия, их объем, процедуры, нормирование, определение сроков, объем реальных затрат.

Показатели данного уровня планирования полностью измеримы, поэтому легче всего поддаются контролю. Оперативное планирование активно включает человеческий фактор в процедуру управления деятельности организации. Повседневное планирование ориентируется на кратковременные сроки. Предусматриваются опорные точки для анализа текущих результатов следования оперативному плану. На основании результатов анализа при необходимости производится корректировка планов, внесение дополнений либо изменений.
Сравнение оперативных планов организации, анализов их выполнения за некоторый временной период, может дать реальную картину процесса управления ее деятельностью.

Ссылки

  1. Стратегическое планирование: апгрейд в действии.

Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

1. Метод карточек

Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.

Как это работает

Толстый ежедневник в данном случае не понадобится: достаточно лишь нескольких листов бумаги. Заведите три карточки для различных целей. Они могут быть разноцветные, с пометками или со стикерами. Главное, чтобы они отличались одна от другой и, конечно, нравились вам.

Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. Во второй, посвящённой долгосрочным целям, вы записываете все дела и планы на год или на несколько лет вперёд. Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня. И меняться она, конечно, будет чаще всех.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: не нужно разбираться в искусстве планинга. Всё максимально быстро и просто.
  • Минус: менее важные дела всё-таки остаются незапланированными. Так про них можно совсем забыть.

2. Метод Айви Ли

Прелесть методики американского журналиста Айви Ли заключается в простоте и последовательности. Большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за отсутствия плана, недостатка сосредоточенности и неправильных приоритетов. Для решения этих проблем Ли предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой.

Как это работает

В конце дня определите шесть главных дел и расположите их по уровню приоритета, начиная от самого важного. На следующий день с утра сразу же приступайте к первой задаче из списка, а когда выполните ее, беритесь за следующую. И так до победного.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: значительно упрощается планирование, легче начать работу и оставаться последовательным, придерживаясь намеченных целей.
  • Минус: метод плохо работает, если в течение дня у вас часто бывают незапланированные дела.

3. Метод оценок

Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет. Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела.

Как это работает

Ставьте планируемым задачам баллы от нуля до двух в зависимости от степени важности. Основной приоритет — два балла. Дело на один балл можно выполнить позже. А мелкие обязанности и повседневные задачи получают ноль баллов.

Не забудьте оценить работу в конце дня, например по пятибалльной шкале. Невыполненное дело, получившее 1 или 2, отразится на предстоящей работе и доставит неудобства. Как плохие отметки в школе. Это важно для понимания собственной эффективности и управления своим расписанием.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: метод научит оценивать важность задач и управлять своей эффективностью.
  • Минус: подойдёт далеко не всем. Приоритет заданий может сместиться, и, когда вы возьмётесь за работу, цифры будут сбивать с толку.

4. Энергетический список

Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.

Как это работает

Составляя список дел, разбивайте все задачи на три категории: тяжёлые, средние и лёгкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, оцените уровень сил и выбирайте подходящую задачу.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться.
  • Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.

5. Метод 1–3–5

Большое количество дел отбивает желание браться за их. Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности.

Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи.

Как это работает

Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности.

Не забывайте, что нужно соблюдать количество дел и не превышать его. В противном случае метод окажется неэффективным.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые.
  • Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.

6. GTD — Getting Things Done

По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен.

В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника.

Как это работает

Чтобы уверенно использовать метод GTD, нужно к нему привыкнуть. Здесь целая система оценки задач, и справиться с ней сразу непросто. Записывайте дела и отмечайте их особыми символами:

  1. Пустой кружок — задача для выполнения.
  2. Кружок с перечёркнутой полоской — задача, которая выполняется сейчас.
  3. Наполовину закрашенный кружок — задача выполнена не полностью.
  4. Закрашенный кружок — задача выполнена.
  5. Кружок с крестом — задача отменена.
  6. Закрашенный кружок со стрелкой — задачу выполняет кто-то другой.
  7. Восклицательный знак — задача с максимальным приоритетом.
  8. Кружок с точкой — нужно постоянно помнить об этой задаче.
  • Уровень: любитель.
  • Плюс: расширенный вариант моментального планирования. Не нужно следить за приоритетностью задач. Есть дело — выполни.
  • Минус: метод плохо адаптирован для долгосрочного планирования. Подойдёт скорее в качестве дополнения к основному.

7. Буллет-джорналинг

Самый гибкий вариант ежедневника — планер и личный дневник одновременно. Его придумал американский дизайнер Райдер Кэрролл и объяснил принцип в видеоуроке выше.

Этот метод позволяет записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. Разобраться с таким ведением непросто, но если привыкните, то никогда не бросите планирование.

Как это работает

На первой странице сделайте оглавление с названиями разделов и заполняйте его по мере ведения. Далее — годовой разворот с большими целями и важными датами. Он помогает оценить планы в целом. На следующих страницах — месячные развороты. Слева выпишите числа месяца и дни недели. Напротив них отметьте события, даты которых точно не изменятся. Справа — общие задачи на месяц.

По желанию можно добавить дела на каждую неделю или даже планировать день по часам.  Для выделения разных заданий используйте специальные символы. Сначала такие пометки лучше выписать на отдельный листок, пока не привыкнете использовать их. Главное, не забывайте вносить в оглавление страницы месяцев или, например, списков.

  • Уровень: профессионал.
  • Плюсы: в отличие от привычных вариантов этот ежедневник можно начать вести с любой даты и даже в обычной тетради. А ещё здесь удобно делать чек-листы и списки.
  • Минусы: потребуется время, чтобы разобраться во всех деталях и привыкнуть к этому методу.

Читайте также
🧐

Как организовать процесс планирования в компании?


Планирование — ключевой процесс,  который помогает преобразовать цели в реальные результаты. Правильный бизнес начинается с постановки целей и планирования. В тех компаниях, где работа организована по плану, ключевые показатели выше, а сотрудники эффективнее.     

Планирование является базовой функцией менеджмента наряду с организацией, мотивацией и контролем. Грамотный управленец действует так: сначала ставит цели, затем разрабатывает план для их достижения, организует процессы, воодушевляет персонал и контролирует исполнение. Если убрать из схемы хотя бы один пункт, то она не будет работать.

К чему приводит отсутствие планирования в компании?

  • к недостижению миссии компании;
  • к невозможности улучшить финансовые показатели;
  • к непониманию сотрудниками своих конкретных задач;
  • к “топтанию на месте” в течение многих месяцев, а то и лет;
  • к тому, что вас могут опередить конкуренты;
  • к полной неразберихе в вашем бизнесе и хаосу.
          

Процесс планирования включает 4 элемента:

  1. Анализ — оценка внешних и внутренних факторов, ресурсов, рисков и возможностей. 
  2. Разработка — определение целей, промежуточных этапов, действий и мероприятий.
  3. Распределение — распределение ресурсов, времени, людей и задач.
  4. Фиксация — перевод содержания плана в документ.

* Планирование иногда путают с прогнозированием. Это неверно, поскольку прогнозирование сосредоточено на поиске возможных путей развития и альтернатив. А планирование – это генерация реальных управленческих решений, обязательных к исполнению. Прогнозирование можно рассматривать как подготовительный этап перед разработкой планов.

Необходимость в планировании возникает всегда, когда появляется цель.

Для чего нужно планирование в компании? 

Планирование — это разработка мероприятий для достижения стратегической цели компании. Суть процесса в том, чтобы оптимально распределить временные, материальные и организационные ресурсы для скорейшего получения желаемого результата. Планирование всегда ориентировано на практику.

Функции планирования заключаются в следующем:      

  • Собрать ресурсы и энергию для реализации общих целей и задач компании.
  • Оптимизировать силы, чтобы прийти к цели кратчайшим путём.
  • Упорядочивать деятельность всех структур компании.
  • Координировать руководителей, сотрудников и партнёров в соответствии с общей концепцией действий.
  • Контролировать эффективность работы.
  • Документировать деятельность руководителей и сотрудников: наличие плана позволяет фиксировать и анализировать действия персонала.
Принципы и правила планирования

Планирование — универсальный процесс: он строится на основе стандартных принципов. Неважно, какая у вас компания – огромная или совсем маленькая, при разработке планов вам придётся учесть следующие базовые принципы планирования:

  • Принцип системности. Планирование всегда имеет системный характер. Это значит, что планы охватывают все направления деятельности компании и её структурных подразделений.
  • Принцип непрерывности. Состоит в том, что планы должны разрабатываться непрерывно на каждый период времени. Когда один план заканчивается, следующий уже готов.
  • Принцип иерархии. Это принцип, определяющий распределение элементов по уровням. Текущие планы должны быть частью достижения стратегических планов.
  • Принцип конкретности и детализации. План – это всегда чёткий алгоритм действий, который описан точно и конкретно. Двоякие трактовки, размытые и неполные формулировки в планах компании недопустимы.
  • Принцип участия. Каждый сотрудник организации – участник плановой деятельности, независимо от позиции, которую он занимает. Желательно, чтобы работники принимали участие не только в реализации задач, но и в их постановке.
  • Принцип гибкости. Планы не статичны. Если изменились какие-то условия внутри компании или во внешней среде, значит, следует скорректировать ранее составленный план. Документ всегда должен соответствовать реальной ситуации.
  • Принцип фиксации. Заключается в том, что все планы фиксируются в официальных документах компании. План не может существовать только в мыслях или на обрывках листов.

Это основные принципы планирования, которые нужно учитывать всегда. 

Практические методы планирования

Суть планирования в том, чтобы находить оптимальные варианты для решения задач, стоящих перед компанией. То, каким образом это будет делаться, определяет метод планирования.

Ниже приведены методы, которые чаще всего применяют на практике:

  • Бюджетный метод. Состоит в том, чтобы планировать работу компании на основе учёта и распределения денежных средств. Руководители составляют сметы доходов и расходов в соответствии с целями компании. Приоритетные задачи получают больший объём финансирования.
  • Балансовый метод. Заключается в составлении и ведении двух типов планов: в одном учитываются ресурсы, которыми располагает организация, в другом они распределяются в течение планового периода. Если ресурсов недостаточно, то они изыскиваются из дополнительных источников. В балансовом методе вместо бюджетов составляются балансы.
  • Нормативный метод. Состоит в установлении норм для каждого направления работы. Для сотрудников определяются нормы выработки, которые они должны достичь. Для производства устанавливаются нормы расхода сырья. Для отделов – нормы численности и т.д. Нормативный метод может использоваться самостоятельно или в сочетании с балансовым.
  • Метод составления дерева целей. Относится к графическим методам планирования. Суть его в том, чтобы составить графическую многоуровневую модель целей, подцелей и задач компании. Каждый новый уровень – это конкретная задача для отдела или сотрудника со сроком выполнения и описанием необходимых ресурсов. Планы на основе дерева целей всегда наглядны и понятны.

Вы можете использовать один из перечисленных методов или сразу все вместе.

Виды планирования

В любой компании существует несколько видов планов. Каждый из них решает конкретную управленческую задачу. Чтобы понять, какие планы нужны вашей организации, узнайте о видах планирования.

Виды планирования и их классификация:

  1. По сроку планирования:

    1. Долгосрочные (перспективные). Составляются на пять и более лет. Реализуют стратегические цели организации.
    2. Среднесрочные. Разрабатываются на основе долгосрочных планов на период от одного года до пяти лет. В небольших компаниях среднесрочное планирование совмещается с оперативным.
    3. Оперативные (текущие). Составляются на полугодие, квартал, месяц или неделю. Включают оперативные задачи.
  2. По уровню реализации управленческих решений:

    1. Стратегические. Определяют стратегические цели организации, её основные направления развития. В их основе лежат Миссия и Видение компании.
    2. Тактические. Реализуют тактические цели предприятия. Ставят задачи перед структурными подразделениями, филиалами отделами, ключевыми сотрудниками.
    3. Оперативные. Определяют задачи для линейного персонала и рядовых сотрудников, формируют ежедневную деятельность компании.
  3. По обязательности выполнения плановых заданий:

    1. Директивные. Они обязательные для исполнения. Имеют адресный характер, отличаются подробностью и детализацией.
    2. Индикативные. Носят рекомендательный характер. Используются в основном макроэкономике.
  4. По сферам планирования выделяют планы:

    1. По сбыту продукции. Устанавливают, как, кому, в каких объёмах и каким образом продавать продукцию, оказывать услуги. 
    2. По производству. Показывают, как должно развиваться производство, какую продукцию производить и в каких объёмах.
    3. По трудовым ресурсам. Определяют количественное и качественное развитие персонала компании.
    4. По материальным ресурсам. Устанавливают задачи по получению и распределению сырья, оборудования и прочих средств производства.   
    5. По финансам. Определяют задачи в финансовой сфере, включая достижение определённых показателей выручки, прибыли, оборота и т.д.  
Как проходит процесс планирования

Процесс планирования, как и его принципы, универсален. Разработка любого плана включает следующие этапы:

  1. Определение целей верхнего уровня. Это такие цели, которые определяют стратегическое развитие объекта. Пример стратегической цели – увеличить чистую прибыль в два раза, стать лидером на рынке/в компании, получить статус эксперта в какой-либо области.

  2. Целеполагание. Трудоёмкий и длительный этап, но без некого никак. Заключается в том, чтобы определить цели и подцели, которые позволят достичь цели первого порядка.

  3. Установление числовых показателей для целей и задач. Носит прогнозный характер, но опирается на реальные возможности. На этом этапе задаются основные параметры, которых предстоит достичь.

  4. Поиск оптимальных методов и путей для достижения поставленных целей. Творческий и энергозатратный этап. Здесь разрабатываются техники, технологии, мероприятия, конкретные действия, которые в совокупности способны достичь необходимого результата.

  5. Поиск ресурсов. На этом этапе аккумулируются все возможные ресурсы компании – финансовые, материальные, трудовые, организационные, временные.

  6. Распределение времени. Когда сбор и анализ данных завершён, необходимо установить сроки реализации выработанных мероприятий. Для удобства временной график разделяется на этапы, которые объединяет родственные по содержанию и порядку группы действий.

  7. Фиксация основных этапов плана с указанием сроков и ответственных. Итоговый план должен быть понятным и наглядным. Составляется в формате таблицы, заносится в планировщик. В некоторых компаниях к плану дополнительно создаётся его графическая версия.

  8. Реализация, контроль и корректировка плана. Планирование в обязательном порядке включает этап контроля и корректировки.

Настоящая схема актуальна для создания всех видов планов, включая тактические и оперативные. 

Как организовать процесс планирования

Планирование в компании – это функция руководителя. Но вовлечены в него должны быть все сотрудники: кто-то на этапе создания планов, кто-то на этапе реализации и корректировки.

Организовать планирование в компании можно следующим образом:

  • Определить ответственных за создание планов в каждом отделе.
  • Установить сроки утверждения годовых, полугодовых, квартальных и месячных планов.
  • Создать систему ознакомления с планами каждого причастного сотрудника. Возможные способы – рассылка по электронной почте, размещение планов на доске объявлений, занесение планов в платформу WorkTek, для организации процесса контроля.  
  • Установить сроки подведения промежуточных и общих итогов.
Помните, что запустить цепочку вы сможете только в том случае, если в вашей компании существует генеральный план развития, поскольку все остальные документы составляются на его основе. 
Полезные советы по продуктивному планированию

Мы подготовили несколько полезных советов для тех, кто занимается планированием в организации:

  • При разработке плана сосредоточьте внимание на главном. Не зацикливайтесь на деталях. Спускайтесь от сложных задач к простым.

  • Не стремитесь включить все задачи в один план. Разделите единый документ на несколько планов, распределив их по направлениям работы или по срочности.  

  • Не форсируйте сроки. Реально оценивайте время, которое потребуется на достижение цели. Если не знаете точно, сколько уйдёт на её реализацию, сделайте контрольный замер.

  • Своевременно вносите изменения в план. Этот документ – не устав вашей организации, не бойтесь его менять. План – рабочий «живой» документ, который должен отражать актуальные задачи. Если условия поменялись, то и план должен быть скорректирован.

  • Ставьте во главу угла не ресурсы, а цели. Когда есть чёткая конкретная и значимая цель, всегда найдутся ресурсы для её достижения.

  • Контролируйте промежуточные результаты работы. Опасная ошибка – подводить итоги только, когда реализация плана завершилась. Вы увидите общую картину, но многие пункты плана могут быть не реализованы в силу разных обстоятельств. Промежуточный контроль позволит менять ситуацию на этапе выполнения.

  • Держите план перед глазами. Хорошо, если в компании внедрено ежедневное планирование, когда задачи руководителю и сотрудникам выставляются на день. Идеально, если этот процесс автоматизирован.

  • Визуализируйте планы. Наглядность – один из факторов, который помогает успешной успешно выполнять задачи. Хорошие примеры визуализации – дерево целей, календарь мероприятий и т.д. 

Основные выводы статьи

Планирование часто воспринимается как рутинный процесс. Причины – формальное отношение и оторванность от реальной работы.

В реальности планирование – это основа управленческой деятельности. Руководитель ставит цели и в плане показывает, как они должны быть реализованы.

Для сотрудников план – чёткое руководство к действиям. Они смотрят в план и понимают, что нужно делать. Без планирования работа компании погружается в хаос.

Для того, чтобы грамотно спланировать будущие управленческие действия в большой компании согласно всем вышеперечисленным принципам (иерархии,  системности,  непрерывности), рекомендую использовать платформу WorkTek.

Благодаря этому инструменту, вы сможете:

  • определить приоритетность будущих задач;
  • спланировать их осуществление к конкретным срокам;
  • составить систему целей и определить точные даты их достижения;
  • определить сотрудников, ответственных за те или иные задачи;
  • также в процессе движения к своим планам вы сможете их постоянно корректировать;
  • вы будете планировать бюджетные показатели компании и легко их анализировать благодаря специальным инструментам WorkTek.

Для ваших сотрудников план – это необходимый элемент их работы, благодаря которому можно отслеживать их эффективность. Они смотрят в план и понимают, что нужно делать. Без планирования работа компании погружается в хаос.

Заходите на WorkTek и выбирайте подходящий инструмент для реализации ваших целей.

Понятие планирования

Планирование — одна из основных функций менеджмента, которая включает в себя определение целей, разработку путей достижения намеченных целей и создание комплекса планов для координации необходимых действия по реализации этих целей.

В широком смысле, под планированием понимают мыслительный процесс, основывающийся на анализе ситуации и постановке необходимых для этой ситуации целей.

Планирование определяет не только желаемые результаты (что будет сделано?), но и процесс достижения этих результатов (что будет сделано для их достижения?).

«Будущее, которое вы выбираете, гораздо важнее, чем то, что вы знаете о ваших прошлых или текущих способностях» © Чарльз Смит

Планирование часто называют главной функцией менеджмента, потому что именно оно формирует основу для всех остальных функций, выполняемых менеджером.

В самой общей классификации выделяется формальное и неформальное планирование.

Неформальное планирование

В неформальном планировании ничего не фиксируется письменно, установленные цели слабо распределены между другими участникам организации. Оно характеризуется низкой степенью преемственности (continuity) — цели и планы не прорабатываются при передаче на более низкие уровни управления.

Неформальное планирование популярно в маленьких организациях, где руководитель (часто собственник) определяет путь развития, руководствуясь собственными желаниями и видением будущего. Может также присутствовать в крупных организациях, но чаще всего, это характеризуется низкой эффективностью внутреннего управления.

Формальное планирование

В формальном планировании конкретные цели зафиксированы письменно и распределены между членами организации. При таком подходе разрабатываются специальные программы по достижению поставленных целей, менеджеры координируют цели и задачи на разных уровнях управления, обеспечивается синхронность действий между различными организационными единицами.

Когда в менеджменте говорят о планировании, чаще всего под этим понимается формальное планирование.

Основные функции планирования

1. Планирование формирует направление

Планирование дает понимание того, куда движется организация и что необходимо делать для достижения целей. В таком случае, участники организации могут координировать свои действия, корректно взаимодействовать друг с другом и реализовывать свой потенциал для реализации намеченных целей.

2. Планирование снижает неопределенность

Будущее всегда изменчиво и неопределенно. При помощи планирования формируются сведения и представления о том, что необходимо получить и что может произойти. Эти данные становятся ориентирами, которые определяют предстоящие действия и решения.

3. Планирование устраняет дублирование функций

Когда выполняемые работы регулируются установленными планами, устраняется дублирование функций и избыточность действий. Это позволяет снижать издержки выполнения работ и сокращать необходимое время выполнения заданий.

4. Планирование формирует основу для контроля

Планирование создает цели, которые выступают в роли стандартов при осуществлении функции контроля. Именно с ними сравниваются фактические результаты и показатели, которые достигаются в ходе реализуемой деятельности. Это позволяет определить отклонения и сформулировать необходимые корректирующие действия.

Технологии планирования

Прогнозирование

Прогнозирование является способом предсказывание будущих событий на основе реальных фактов и существующих закономерностей. В прогнозировании происходит определение тенденций и перспектив развития тех или иных процессов на основе анализа данных об их прошлом и нынешнем состоянии.

Наиболее доступными и применимыми методами прогнозирования являются экспертная оценка и статистическая экстраполяция. Они, например, постоянно применяются при составлении финансовых планов и бюджетов.

Сценарное планирование

Представляет собой форму планирования, основанную на изображении возможных альтернатив (изображений возможного будущего) и построении соответствующих планов в каждом из возможных вариантов. Идея сценарного планирования основывается на вопросе: «а что если?».

Содержание сценарного планирования включается проработку условий каждого сценария и формулирование соответствующих действий. В качестве примеров таких условий можно рассмотреть цену на нефть, курс доллара или количество покупателей в определенный период.

Более подробно про сценарное планирование можно прочитать в отдельной статье.

Бенчмаркинг

Эта технология основывается на поиске и дальнейшем использовании успешной практики реализации каких-либо процессов другими организациями. В более узком понимании бенчмаркинг — копирование эталонных процессов у конкурирующих компаний.

Так или иначе, ключевая идея этого метода заключается в использовании существующих примеров с целью улучшения собственного функционирования. В планировании бенчмаркинг помогает формулировать цели и разрабатывать планы, основываясь на существующем опыте других субъектов.

Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.

Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты» Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.

В чём суть системы

Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена Getting Things Done на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.

С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и медитировать. Сделав это, ставьте в календаре галочку.

система управления задачамиПростая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

На доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.

  1. Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься спортом, убраться, ответить на письма.
  2. Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
  3. Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
  4. Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, посетить какую-то страну.

Ваш список может выглядеть примерно так:

Часто Сегодня Скоро Когда-нибудь
Тренировка Написать текст рассылки Обновить дизайн сайта Греция
Уборка Созвониться с Машей Сфотографироваться на паспорт Китай
Ответить на письма Забрать посылку на почте Новая Зеландия

Что нужно делать каждый день

  • Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
  • Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
  • Обязательные разовые дела, если они есть.
  • Оценивание себя в конце дня.

В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.

Что даёт такая система

Намерение

Каждый день начинается c намеренного определения целей. Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.

Направление

Любой может один раз добиться крутого результата. Но успех приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.

Возможность выбирать

Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии новых привычек, но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.

Контроль

С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.

Визуализация процесса

С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно написать статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.

В чём секрет успеха системы

В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.

система управления задачами

Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.

Стивен Гайз, блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты»

Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.

Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.

Почему важно оценивать себя

Это самый надёжный способ мотивации. Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».

Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.

Читайте также
🧐

Планирование проектов в организации (часть 4) / Хабр

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование

План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования

  1. Всякая работа займёт ровно столько времени, сколько на неё отведено или больше. (Закон Паркинсона).
  2. Люди откладывают всякую работу на последний момент времени. (Синдром студента).
  3. Люди склонны давать оптимистичные прогнозы относительно трудоёмкости небольших работ.Исключая случаи когда их лишали премии за нарушение оценок, в этих случаях оценка пессимистичная и завышенная.
  4. Люди дают пессимистичные прогнозы относительно трудоёмкости больших работ.Потому, что хотят успеть «наверняка» и провести «победоносную войну».
  5. Люди никогда не начинают работу именно в то время, когда работа запланирована и никогда не заканчивают выполнение задачи вовремя.
  6. Все проекты связаны с неопределённостью. (Закон Мёрфи — если что-то может пойти не так, именно это и произойдёт. Мы никогда не знаем, когда закон Мёрфи себя проявит).
  7. Реальность никогда не будет соответствовать плану. Как бы хорошо мы не планировали наш план не будет охватывать всё.
  8. Объем работы по проекту не постоянен. Суть Проекта – в создании чего-то уникального, и мы никогда не знаем “что именно нужно делать”, пока не начнем это делать.
  9. Люди никогда не делают ровно то, что написано в техническом задании. Они делают больше или меньше или другим способом.
  10. Люди могут эффективно выполнять только одну задачу в один момент времени.

Два уровня планирования

Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:

  1. Первый уровень – стратегическое планирование, крупноблочное планирование проектов на основе Правил планирования проектов.
  2. Второй уровень – тактическое планирование спринтов и определение коротких целей.

Такая разбивка связана с принципом “необходимости и достаточности”, неопределённостью содержания проекта и непредсказуемости поведения людей.

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс

Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не
завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

  1. Планирование будущих проектов и развития Продуктов выполняется регулярно.
  2. Сессии планирования “вшиты” в рабочий процесс.
  3. В планировании может принять участие любой сотрудник, если видит в нем свою пользу.
  4. Совещания по планированию собираются регулярно для синхронизации всех планов и видения решений.

Планирование проектов

Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не
требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов

При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:

  1. Длительность проекта
  2. Прямая прибыль от реализованного проекта.
  3. Косвенная прибыль от реализованного проекта, или сумма изменения дохода компании за 12 месяцев при внедрении продукта созданного в рамках проекта. Экономия ресурсов на выполнении работы – тоже прибыль Организации.
  4. Стоимость задержки поставки результата в обещанный срок.
  5. Возможность получения прибыли от разрабатываемого Продукта до завершения всего проекта по созданию Продукта.

Исходя из этих факторов необходимо выбрать стратегию реализации всего портфеля проектов.

Варианты стратегий:

  1. Все ресурсы организации фокусируются на одном прибыльном проекте для сокращения времени его исполнения.
  2. Проекты каскадируются (выравниваются) по ресурсу-ограничению.

Стратегия фокуса на одном проекте

Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

  1. В ИТ-проекте есть фазы: анализ, разработка, тестирование. Анализ выполняют аналитики, разработку – разработчики, тестирование – тестировщики. Если вся работа по анализу выполнена вначале проекта, то есть иллюзия, что аналитики будет простаивать. Но на самом деле, они постоянно требуются для разъяснения требований по Изделию или их уточнения. Конечно не в полном объёме, но требуются.
  2. В строительном проекте на фазе “реализация” есть “авторский надзор” от проектировщиков сооружения. То есть регулярная проверка соответствия результата техническому заданию и проектной документации.

Помните: отсутствие своевременной помощи от коллег снижает мотивацию исполнителя, соответственно и скорость реализации Продукта.
На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению

Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части

Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов. У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Продолжение следует.

P.S.: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией»

Методы и системы планирования времени

Составление списка дел повышает осознанность их выполнения. Но завершить задачи удается не всегда. В таких случаях нужно изменить тактику и не погружаться в стресс.

Редакция LABA подготовила 11 способов нового планирования дел — без напряжения и суеты. А также расспросила Владимира Дегтярева — директора PR-агентства Newsfront — о его личных лайфхаках планирования задач.

 

1. Метод 1-3-5

Вместо простой нумерации дел разделите их по важности на категории.

1-3-5 — три категории, на которые делятся задачи. Выберите одну важную задачу, три второстепенных и пять относительно неважных дел.

Подход наглядно показывает загруженность: вы можете выполнить одно трудоемкое дело либо несколько второстепенных или пять маленьких.

Выполнять все дела за один день не обязательно. В этом преимущество списка. Все остальное переносится на следующий день.

1-3-5 — это стандартная модель. Если удобно, оставьте место для дополнительных задач, которые могут появиться по ходу дня.

 

2. Метод Айви Ли

Айви Ли — американский журналист, который разработал принципы PR.

В начале ХХ века его нанял Чарльз Шваб, промышленный магнат, под руководством которого Bethlehem Steel стала одной из крупнейших металлургических компаний мира. Шваб нанял Айви Ли, чтобы тот выработал способ ведения дел для команды магната.

Метод оказался настолько эффективным, что эксперт продуктивности получил сумму, эквивалентную нынешним 400 тысячам долларов.

 Айви Ли, эксперт по продуктивности, разработчик метода планирования задач

Список ведения дел предельно прост. В конце каждого рабочего дня записывайте не более шести приоритетных дел на завтра. Расставляйте задачи в порядке их важности.

На следующий день занимайтесь первым пунктом, пока не доведете его до конца. После выполнения переходите к следующему. Процесс нужно повторять ежедневно.

Метод учит последовательности, заставляет принимать нужные решения. Результат — максимально упрощенное управление делами.

 

3. Энергетический список

Разделите дела по требуемым усилиям для их выполнения.

Если вы чувствуете себя уставшим, тогда просто выполняйте простые задачи из списка. Следуя методу, вы сможете продвинуться даже когда совсем не настроены браться за работу.

Майк Варди, писатель и бывший редактор Lifehacker:

 

Я отмечаю энергетически затратные задачи, которые требуют много энергии. За ними следуют низкоэнергетические, которые нужно просто выполнить на автомате. Средние — все между ними.

Энергетический список требует честности. Если чувствуете себя прекрасно — сразу принимайтесь выполнять энергозатратные задачи.

 

4. Календарь дел

Проблема со списками дел — после их выполнения вы не можете проследить свой прогресс. Когда задача сделана, она вычеркивается. Больше о ней не вспоминают.

Нью-йоркский дизайнер Райдер Кэррелл придумал простой и логичный метод — календарь дел. Он умело структурирует планы по месяцам. С ним легко просмотреть достижения и увидеть, чем вы занимались месяц или на чем застряли.

Принцип простой: в начале месяца разметьте на странице календарь, в столбик пронумеруйте дни, возле числа напишите день недели.

На второй странице составьте список задач на месяц. Со следующей страницы ведете ежедневный список дел. Отмечайте задачи квадратом, события — кружком, заметки — точкой. Так будет легче ориентироваться.

Важные события вносите в календарь. Так вы наглядно увидите, что происходило.

Когда месяц закончился, снова составьте календарь. Просмотрите задачи из прошлого. Отмечайте выполненное галочками, потерявшее актуальность — вычеркивайте. Все остальное переносите в список следующего месяца.

Видео, где изобретатель списка создает план на месяц:

 

5. Система GTD

GTD (Getting Things Done) – это система безстрессовой продуктивности. Она позволяет эффективно планировать задачи и органично их выполнять.

По системе GTD работают менеджеры 40% компаний из списка Fortune 100. Cреди них Microsoft, Coca-Cola, Deloitte, Harvard University.  

Принцип GTD – доведение дел до конца. Его придумал и описал в своей одноименной книге Дэвид Аллен. Книга вышла в 2001 году и несколько раз переиздавалась. 

GTD основана на идее освобождения своего мозга от запоминания текущих задач. Для этого вся входящая информация переносится на внешний носитель, так называемый inbox. 

Например, задачи планируются в Wunderlist, а справочная информация по задачам и проектам хранится в Evernote. 

Главный принцип — мозг существует для того, чтобы решать задачи, а не запоминать их.

Система GTD основывается на пяти этапах обработки информации:

cбор – собираем все, что вас заботит. Это могут быть новые идеи, задачи, справочная информация по проектам etc

обработка – обрабатываем собранную информацию и решаем, что с ней делать дальше (делегировать, решить задачу самому, отложить идею на будущее etc)

 

организация – организовываем задачи в списки напоминаний

обзор – регулярно просматриваем списки напоминаний

 

действие – определяем, что делать дальше

«Выбор следующего действия» — важнейший элемент в системе GTD. Без него вы просто не увидите прогресс по своим проектам и не сможете завершить начатое.

Модель выбора действия:

КОНТЕКСТ
условия, необходимые для выполнения задач, например:

/место/
тяжело сделать презентацию в Power Point если вы едете в такси, но несколько деловых звонков — без проблем

/энергия/
если вы устали, то не сможете подготовить эффективный маркетинговый план для запуска нового бренда. Наоборот, утром «на свежую голову» сконцентрируетесь и начните его разработку, приложив максимум своей энергии.

/люди/
вы можете привязывать свои задачи к определенным людям (не путайте с делегированием). Например, у вас есть 10 идей, которые вы хотите обсудить с вашим маркетологом Сергеем. В вашей системе должен быть контекст (тег) «Сергей». При нажатии на этот тег вы увидите весь список вопросов, которые нужно с ним обсудить.

ВРЕМЯ
если в вашем контексте несколько задач, выбирайте самую горящую

 

ПРИОРИТЕТ
при прочих равных (контекст и время) выбирайте задачу, наиболее приоритетную для успеха проекта

Такой подход позволяет сфокусироваться на главном, сохранять спокойствие и уверенность в своем выборе.

Цель системы GTD:

собирать все задачи в логическую надежную систему, не держать задачи в голове, записывать все

приучить себя принимать решения по дальнейшим действиям

 

установить эффективную систему напоминаний

Внедрение в жизнь системы GTD будет подробно разобрано на курсе «Продуктивность 2.0».

 

6. Дзен-список

Основатель блога о продуктивности Zen Habits Лео Бабаута создал на основе GTD свою систему — Дзен к сделанному (Zen to Done – ZTD).

Ее принцип — стремление к простоте. Как и GTD, система меняет привычки, чтобы человек мог больше успевать.

Не стоит пытаться все успеть. Записывайте только ценные и существенные для вас цели и задачи.

Составляйте простые тематические списки: для работы, домашних дел, задачи на будущее.

Держите список под рукой. Пользуйтесь блокнотом или смартфоном и записывайте внезапно появившуюся идею или задачу.

 

7. Список выполненного

На список дел можно посмотреть под другим углом.

Джеймс Алтушер, автор книги «Учитесь говорить нет»

 

Списки дел могут быстро выйти из-под контроля. Отлично, если вы можете выполнить все. Но что произойдет, если не сможете? Ничего. Это не особо важно. В итоге на смертном одре вы не будете думать: “Я не завершил список дел”.

Вместо составления утреннего списка задач автор предлагает написать в конце дня, что вам удалось. Это мотивирует. Ни один список дел не удивит вас, список сделанного — сможет. 

       

В конце дня запишите, что вы уже выполнили. Список сделанного удобно вести параллельно со списком дел.

 

8. Стоп-листы

Стоп-листы — такой же метод планирования, как и список дел. Только вместо выполнения заданий вы от них избавляетесь.

Если вам мешает бессмысленная привычка, которая съедает часть времени или не дает развиваться, — поместите ее в стоп-лист. Его можно составлять на месяц или год и следить за своим прогрессом.

Не обязательно сразу прекращать вредную привычку. Начните с ограничения, например, час видеоигр в неделю, и постепенно уменьшайте промежуток выделенного времени.

Придумайте метод оценивания и поощрения за успехи. Периодически ставьте себе оценку, насколько вам удалось избавиться от плохого.  

 

9. Карта мыслей (Mind map)

Карты мыслей или mind map — способ записывать мысли удобным для мозга способом. Идеи не появляются в нем одна за другой.

Крупные идеи развиваются в мелкие идеи-детали, поэтому записывать их нужно не списком, а в виде своеобразного дерева с множеством ветвей, расходящихся от ствола — основной идеи.

Лист для карты мыслей должен быть большого формата, чтобы его границы не сковывали вас. В середине листа нужно написать ключевую мысль или фундаментальную задачу.

Отбросьте формальности. В этом суть карты мыслей — она должна быть удобной вам.

Для описания идей используйте отдельные слова, а не предложения. Еще лучше — нарисуйте картинку. Сжатую до смысла идею мозгу легче усвоить.

Онлайн-приложения для составления карт мыслей: bubbl.us, coggle.it, mapmyself.com, mindmeister.com, popplet.com, spiderscribe.net.

 

10. Chronodex

Chronodex — система планирования, где вместо стандартного списка планировщика используется страница-шаблон с диаграммой дня.

График напоминает циферблат с расписанием от 6 утра до 21 вечера. Каждый час делится на четыре отрезка по 15 минут. Если вы планируете дело, заштрихуйте отрезок в графике. От него проведите стрелку и запишите все подробности задуманного.

Бизнесмен и триатлет Владимир Дегтярев планирует день по системе Chronodex 

Можно разработать свой собственный шаблон и вести дела по нему. График покажет, сколько времени тратится на определенную работу.

Хорошо помогает избавиться от привычки делать одновременно несколько дел, которые только отвлекают друг от друга.

 

11. Метод ABC-анализа

Основывается на принципе Парето, который гласит: 20% дел приносят 80% результата, а другие 80% дел приносят только 20%.

Список задач делится на три группы: А — важные дела, которые отнимают мало времени, нужно начинать именно с них; В — задачи средней важности; С — неважные задачи, которые отнимают много времени. Когда вы сильно загружены, от этих дел нужно отказываться в первую очередь.

Владимир Дегтярёв, директор PR-агентства Newsfront, создатель сайта беговых экскурсий Kyiv Running Tours.

Верю в пользу планирования. Я пробовал методики для составления планов на день, неделю. Вел дневники разных форматов.

План на день составляю в блокноте Chronodex с удобным графиком для списка дел. Фирменный штамп графика можно скачать и перепечатывать на листок, превращая его в ежедневник. На том же листке составляю три главных задачи на день, вношу заметки.

 

Карты мыслей помогают расставить цели на неделю. Их составляю как на бумаге, так и в специальных приложениях, таких как MindJetManager.

 

Вопросы и мысли на будущее собираю в рабочий блокнот или в приложении Evernote. Просматриваю составленный список, когда пишу утренние страницы.

Кстати, утренние страницы — это способ упорядочить мысли. Нужно просто записывать все, что приходит в голову перед завтраком. Сначала для этой задачи пользовался сервисом 750words.com. Набрать 750 слов у меня получается за 25-30 минут.

Постепенно перешел на бумагу. Для записи мыслей выделяю те же полчаса, но от руки написать получается меньше. Иногда появляются интересные идеи, их переношу в рабочий блокнот.

Утренняя страница Владимира Дегтярева

Утренние страницы как разбег, который помогает сдвинуться с места, продумать задачи и проанализировать сделанное. Анализ важен. Он корректирует курс движения и дает ощущение спокойствия и контроля.

Пробовал вести дневники. Первый завел после прочтения книги Глеба Архангельского «Тайм драйв». Это был фотопроект, смысл которого — фотографироваться каждый день в новом контексте.

Стал пробовать другие форматы дневников. Большую пользу дал дневник в фейсбуке «4 картинки одного дня». Он принес много знакомств и поводов задуматься о главном.

 

Действительно яркие события могут теряться в потоке мелких и рутинных дел.

Чуть позже спонтанно сделал упражнения из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»: сформулировал свои жизненные «роли» и «ценности», написал «эпитафию», создал план на год, отталкиваясь от своих ролей.

Все упражнения помогают разобраться, кем ты являешься сейчас и к чему идешь.

Что такое планирование в управлении проектами?

Введите свой рабочий адрес электронной почтыНачать бесплатно Войти

    Решения

    • Маркетинговые команды
    • Творческие команды
    • Команды управления проектами
    • Команды разработки продуктов
    • Команды бизнес-операций
    • Команды профессиональных услуг
    • Все команды
  • Продукт
    • Обзор продукта
    • Шаблоны проектов
    • Приложения и интеграции
    • Безопасность
    • Посмотреть демонстрацию в реальном времени
  • Цены
  • Клиенты

,

Что планируется? определение и значение

Китайская перспектива роста

«Если вы планируете на один год, выращивайте рис. Если вы планируете на 20 лет, выращивайте деревья. Если вы планируете веками, выращивайте людей (китайская пословица)».

— Неизвестный

Планирование вашего бизнеса

«Когда вы начинаете планировать, а затем, когда вы действительно участвуете в деле, приносящем дополнительный доход, вы должны работать с ним точно так же, как вы организовали свою обычную повседневную деятельность, на временной основе.Делайте то, что должно быть сделано немедленно. Не пытайтесь сделать за час то, на что реально уйдет неделя. Запланируйте на бумаге, что вам нужно сделать, что вы хотите сделать и когда вы собираетесь это делать. Тогда приступайте к каждому проекту, не откладывая на потом ».

— Неизвестный

Пять способов оптимизации планирования ресурсов предприятия

«1.Изучите и поймите свои потребности и возможности — определите, каковы ваши текущие бизнес-цели и операционные цели, и изучите, что вы используете в своем текущем пакете ERP. 2. Расставьте приоритеты для ваших вариантов — оцените каждую функцию на основе следующих факторов: сроки реализации, стоимость реализации, готовность организации принять эту функцию и ожидаемые преимущества от реализации функции. 3. Ищите быстрые победы — сначала подумайте о нескольких быстрых победах, прежде чем завершать большой проект оптимизации ERP.4. Не забывайте об управлении изменениями. Поскольку прямые результаты усилий по оптимизации изменяются или новые процессы, управление изменениями должно быть неотъемлемой частью усилий по оптимизации. Выявление и вовлечение затронутых конечных пользователей на раннем этапе процесса. 5. Оптимизация — это непрерывный путь. Государственные процессы и приложения будут постоянно меняться со временем. Так должна ваша ERP. Оценки оптимизации ERP должны постоянно обновляться ».

— Неизвестный

,

PI Planning — масштабируемая гибкая платформа

Задачи по развитию продукта в будущем не могут быть определены заранее. Распределите планирование и контроль среди тех, кто может понимать конечные результаты и реагировать на них.

—Майкл Кеннеди, Разработка продуктов для экономичного предприятия

В SAFe нет магии. , , кроме, возможно, PI Planning.

—Авторы

Введение в планирование PI: краткий обзор

Приращение программы (PI) Планирование — это событие, основанное на каденции, которое служит стержнем Agile Release Train (ART), согласовывая все команды ART с общей миссией и видением.

PI-планирование имеет важное значение для SAFe: если вы этого не делаете, вы не выполняете SAFe.

Найти курс :

Внедрение SAFeLeading SAFeSAFe для командSAFe Scrum MasterSAFe Advanced Scrum MasterSAFe Владелец продукта / менеджер по продуктуSAFe Release Train EngineerSAFe DevOps
Go

В манифесте Agile говорится: «Самый действенный и действенный метод передачи информации команде разработчиков и внутри нее — это личный разговор.«SAFe выводит это на новый уровень с помощью PI-планирования.

Там, где это возможно, используется физическое совместное размещение, и эти крупномасштабные мероприятия по планированию PI теперь проводятся на многих предприятиях по всему миру. Они четко продемонстрировали реальный финансовый возврат инвестиций, не говоря уже о нематериальных активах, которые возникают, когда команда Agile-команд создает социальную конструкцию, которая приносит личное и коллективное вознаграждение.

Однако совместное размещение всего ART может быть не всегда практичным, и в наше время COVID-19 создал ситуацию, когда это невозможно.В то время как физическое планирование лицом к лицу имеет свои преимущества, неписаное «правило» SAFe гласит, что «люди, выполняющие работу, планируют работу». Когда физическое присутствие невозможно, теперь оказалось эффективным планирование в реальном времени, одновременное, виртуальное, лицом к лицу. Действительно, многим АРТ удалось создать гибридную ситуацию, когда несколько команд объединяются удаленно, как показано ниже на Рисунке 1.

В расширенной тематической статье «Распределенное PI Planning с SAFe» представлены дополнительные рекомендации и рекомендации по успешному управлению этими сценариями.

Рисунок 1. Индивидуальное PI-планирование. В то же время удаленные команды планируют с помощью видеоконференцсвязи.

PI Planning имеет стандартную повестку дня, которая включает в себя представление бизнес-контекста и видения, за которыми следуют групповые этапы планирования, где команды создают свои планы итераций и цели для предстоящего этапа программы (PI). Это мероприятие, организованное инженером по подготовке релизов (RTE), включает всех участников ART и происходит в рамках итерации инноваций и планирования (IP).Удержание события во время итерации IP позволяет избежать влияния на планирование или производительность других итераций в PI. Планирование PI Planning занимает более двух дней, хотя его часто продлевают, чтобы учесть планирование в нескольких часовых поясах.

Бизнес-преимущества PI-планирования

PI-планирование дает множество бизнес-преимуществ, в том числе:

  • Установление личного общения между всеми членами команды и заинтересованными сторонами
  • Создание социальной сети, от которой зависит АРТ
  • Согласование разработки с бизнес-целями с бизнес-контекстом, видением, а также с целями PI для команды и программы
  • Выявление зависимостей и стимулирование сотрудничества между командами и специалистами по АРТ
  • Обеспечение возможности для «правильного количества» архитектуры и рекомендаций по бережливому взаимодействию с пользователем (UX)
  • Согласование спроса с мощностью и устранение лишних незавершенных работ (НЗП)
  • Быстрое принятие решений

Входы и выходы PI-планирования

Входные данные для PI-планирования включают:

  • Бизнес-контекст (см. «Готовность контента» ниже)
  • Дорожная карта и видение
  • 10 главных особенностей невыполненной работы программы

Успешное мероприятие по PI-планированию дает два основных результата:

  • Принятые цели PI — Набор целей SMART, которые создаются каждой командой с учетом бизнес-ценности, присвоенной владельцами бизнеса.
  • Программная доска — Выделение сроков поставки новых функций, зависимостей функций между командами и соответствующих этапов.

Препарат

PI-планирование — важное событие, требующее подготовки, согласования и

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *