Тайм менеджмент руководителя: Тайм-менеджмент для руководителя — цели, методы, планирование

Тайм-менеджмент для руководителя — цели, методы, планирование

Руководителю бизнеса любого масштаба важно грамотно распределить свое рабочее время, наполненное деловыми звонками, встречами, совещаниями, срочными и не очень задачами. Чем выше должность, тем шире круг обязанностей, в которые может входить не только управление персоналом, но и общение со значимыми клиентами, партнерами, контролирующими организациями. Разберемся, какие методики и инструменты помогают оптимизировать работу руководителя.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю

В переводе с английского тайм-менеджмент означает управление временем. Это целая методика с многочисленными рекомендациями для людей самого разного рода занятости. Задача тайм-менеджмента для руководителя – оптимизировать собственное расписание, сэкономить время на малозначительных делах в пользу более важных задач. Тайм-менеджмент помогает повысить эффективность – и самого руководителя, и всего бизнеса, которым он управляет. В основе этой науки приемы из психологии, экономики, социологии.

Как мотивация влияет на эффективность

Когда любой человек крайне заинтересован в своем деле, у него все получается, работа «горит» в руках, и он достигает все новых высот. Этот эффект распространяется и на руководителя, а если он еще и заряжает своей энергией подчиненных, результаты не заставят себя ждать. Однако одного желания добиться цели мало для того, чтобы научиться оптимизировать свое время. Поэтому психологи рекомендуют прибегать к хитрости: начинать день с выполнения самых рутинных и неприятных обязанностей. Давно не можете взяться за отчет, подготовить предложение для крупного клиента или провести тренинг среди сотрудников? Подумайте о том, как легко будет продолжать работу, когда этот груз свалится с плеч.

Настроиться на выполнение сложных задач и замотивироваться вам помогут следующие методы:

1. Особые ритуалы. Наверняка у вас есть ритуал, которому вы следуете перед выполнением сложных задач. У кого-то это чашка кофе, у кого-то любимая музыка. Главное, чтобы это занятие воодушевляло, настраивало на рабочий лад, побуждало начать действовать и получить повод уважать самого себя.
2. Кнут и пряник. Замотивируйте себя и подчиненных обещанием награды за достижения цели. Это может быть банкет, денежная премия, коллективное мероприятие. Рассмотрите и негативные последствия недостаточно эффективной работы и постоянно напоминайте о них.
3. Разделение на части. Решиться начать сложную и объемную работу непросто. Однако задачу наверняка можно упростить – разделить на несколько пунктов и переходить от простых к сложным постепенно.

Постановка целей

Цель – желаемый результат, которого нужно достичь за определенный отрезок времени. Именно постановка целей помогает руководителю оценить затраты усилий, времени и объем дивидендов. Цели определяют приоритеты, а приоритеты формируют план действий. Целями, которых можно достичь с помощью тайм-менеджмента, руководителя могут быть:

• составление рабочего плана. Определив точный алгоритм действий, наладив рабочий процесс, получится сократить бесконечный поток консультаций, звонков, вопросов – все эти проволочки и уточнения отнимают массу времени и у начальника, и у подчиненного;
• налаживание коммуникаций. Помните игру в сломанный телефон? Многие деловые, уверенные в себе брутальные взрослые люди «играют» в нее до сих пор. Создание стандартов общения, иерархии компании, использование мессенджеров и корпоративной электронной почты поможет наладить общение и повысить эффективность всей команды;
• делегирование полномочий. Многие руководители не могут доверить повседневные дела подчиненным, потому что не уверены в их компетентности или готовности их качественно выполнять. Поработайте над подготовкой персонала пару дней, чтобы обеспечить себе несколько часов рабочего времени на постоянной основе.

Напишите свои цели на листе бумаги и установите напротив каждого пункта дату его реализации. Повесьте список на видное место или положите в ближний ящик, куда заглядываете каждый день. Это напоминание позволит не забыть о том, что вы обещали самому себе, и не погрязнуть в текучке ежедневных дел. По своей срочности цели могут быть:

• стратегические – направлены на оптимизацию работы всей компании;
• перспективные – «долгоиграющие» задачи;
• тактические – требующие решения в реальном времени.

Цели руководителя могут быть личными или глобальными, связанными с деятельностью всей компании. Многих целей удается достичь, выбрав правильную тактику мотивирования сотрудников. Финансовые премии – довольно эффективный инструмент, однако если бюджет ограничен, попробуйте предложить им самореализоваться, получить признание, новые профессиональные навыки, работая над определенным проектом.

Формируя цели, важно трезво оценивать свои возможности. Не пытаться прыгнуть выше головы, но и не мельчить. Старайтесь следовать схеме: желание – возможность – цель. Все три звена этой цепочки должны быть равноправными: желания не превышать возможности, цели достигаться путем разумного компромисса между многочисленными факторами, стоящими на пути.

Планирование

Планирование – это способ проложить путь от существующей на сегодняшний день ситуации к поставленной цели на вашем листе бумаги. В бизнесе, как правило, планирование направлено на увеличение прибыли, укрепление репутации бренда, повышение влиятельности на рынке. Планирование необходимо, чтобы достичь цели в несколько этапов и сэкономить время. Наиболее распространены в планировании два критерия:

1. Максимальный. На выполнение особо важных задач выделяется большая часть имеющегося времени.
2. Минимальный. Достичь цели необходимо как можно быстрее, в минимально сжатые сроки.

Руководителю нужно определить, какой из критериев подходит под конкретный случай, разработать план для оптимизации времени. Для долгосрочного плана с советских времен пользуется популярностью период продолжительностью 5 лет. Его удобно разделить на этапы для анализа – полгода, год, 2–3 года и т. п. Во многих современных компаниях отчетность анализируют по месяцам или кварталам. Это удобно при тактическом планировании. Минимальный критерий краткосрочного планирования – один рабочий день.

Как оптимизировать рабочий день

Золотой стандарт планирования – расстановка приоритетов. Выделите первоочередные задачи, которые не требуют отлагательств и их обязательно нужно выполнить в этот день. К таким пунктам, например, относятся запланированные встречи. Следите, чтобы череда встреч не была беспрерывной – если одна хоть немного затянется, опоздаете на все остальные. Это также может заставить вас нервничать, что негативно скажется на результатах общения с партнерами, коллегами или клиентами.

Грамотно спланировать день вам также помогут следующие советы:

• Выделяйте в отдельную группу «гибкие» задачи, выполнение которых возможно в любое время дня, в отличие от «жестких», привязанных к датам или времени. Их тоже следует систематизировать по степени важности – если не успеваете выполнить все, то начинайте с самых важных.
• Трезво оценивайте затраты времени на объемные задачи. Если в полном покое вы можете выполнить ее за три часа, то подумайте о том, что вас наверняка отвлекут рабочие звонки, внезапные визиты сотрудников или иные непредусмотренные дела. Выделяйте время с запасом, а если останется лишний час – потратите его на «гибкие» задачи.
• Обозначьте для сотрудников время, когда вас нельзя отвлекать. Сделайте рассылку по корпоративной почте, предупредите секретаря, а если его нет – повесьте табличку с предупреждением на дверь кабинета.
• Найдите, кому делегировать задачи. Проанализируйте свой штат и выделите нескольких человек, которым можно доверить выполнение части ваших обязанностей, если в сутках вам не хватает часов. Задача руководителя – лично решать только самые важные задачи и курировать деятельность подчиненных, а не делать все самому.
• В плане необходимо отражать не только сами дела, но и результат, к которым они должны привести. Не просто позвонить партнеру, а договориться о сотрудничестве, например. Это позволит сконцентрироваться на цели.
• Найдите время в своем графике для собственного развития – семинаров, тренингов, курсов повышения квалификации. Наверняка там вы узнаете, что-то новое, что поможет повысить вашу личную эффективность и в перспективе сэкономить время и силы.

Метод «Альпы» для планирования рабочего дня

Эта методика довольно эффективна и считается одной из самых популярных в тайм-менеджменте руководителя. Она подразумевает соблюдение следующей строго последовательности действий:

1. Определение задач.
2. Оценка необходимых временных затрат на их выполнение.
3. Выделение времени на их решение в графике.
4. Выявление приоритетных пунктов, делегирование ряда заданий.
5. Контроль над исполнением.

Анализ «АВС»

По аналогии с первыми буквами английского алфавита, суть этого метода сводится к четкому разделению задач на виды. Вот его основные принципы:

1. Составление списка задач.
2. Установка приоритетов и очередности выполнения.
3. Маркировка категории важности каждой задачи (А, В и С, соответственно).
4. Задачи из категории А решает руководитель с самыми высокими полномочиями (не более 15 % задач от общего списка).
5. Задачи из категории В распределяются между доверенными сотрудниками с высокими полномочиями (20 % от общего списка).
6. Задачи из категории С обязательно делегируются сотрудникам ввиду своего наименьшего значения.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод помогает разделить задачи по степени важности и определить, кто их будет решать. Задачи сортируют следующим образом:

1. Самые важные и не требующие промедления – решает непосредственно руководитель.
2. Неважные, но срочные задачи – делегируются персоналу.
3. Важные, но несрочные – руководитель решает сам, но позже.
4. Неважные и несрочные – распределяются между сотрудниками или откладываются на потом.

Мы рассказали вам лишь об основах тайм-менеджмента для руководителя, но даже эти правила способны значительно повысить эффективность – и вашу, и вашего бизнеса. Следуя этим рекомендациям, вы сможете продуктивнее использовать свое время добиться результатов за меньший срок. Удачи!

Тайм-менеджмент для руководителя – от А до Я

Когда я начинала работать руководителем, мне очень не хватало времени. Задерживалась на работе до ночи, приходила спозаранку. О каком эффективном управлении командой могла идти речь, если я без конца разгребала завалы?  О каком выполнении плана?  Мечта была – сесть как американском кино, ноги на стол и полениться…

Но пришлось сесть и изучать тайм-менеджмент для руководителя и пробовать на себе любимой все инструменты, которые попадались на моем пути. В этой статье я расскажу о своем опыте и опишу, самые эффективные, на мой взгляд, методы управления временем.

Содержание

Как не хватает времени? А  тайм-менеджмент для руководителя?

Представляете себе такую картинку, что у Вас столько свободного  времени, что Вы уже успели раздать задачи, сверстать план, разработать стратегию для дальнейшего развития. И теперь, как американский босс сидите, кинув ноги на стол.

А пока…

Проходит месяц, другой, и Вы понимаете, что взвалили на свои плечи, все что можно и нельзя. Оказались в жуткой прослойке  — снизу сотрудники, сверху руководители. Вы так называемый средний, или линейный менеджмент? Как руководителю успевать все?

Может, стали им недавно, и просто не знаете что делать. Конечно, Вы понимаете, что нужно что-то менять, а что — не совсем понятно. Давайте попробуем для начала поуправлять своим временем, а потом, время найдется и для управления сотрудниками.

Сначала мне на помощь пришло планирование. Конечно, я и раньше планировала свои дела. Но по-настоящему прочувствовала пользу, когда увеличилась количество задач и ответственность.

Мистер Фикс у Вас есть план?  Самый важный момент в  управлении временем – это планирование

Для чего вообще он нужен этот план, что он дает? Еще одна обязанность или все-таки польза?

Представьте себе рабочую неделю без структуры и  без плана. Дел миллион и маленькая тележка: важные встречи, совещания, сотрудники, контроль выполнения плана. Все в кучу – нервозность до предела, до контроля не доходят руки, на важные переговоры подготовиться некогда.

Когда же есть план – появляется понимание и последовательность, снижается напряженность в работе и в отношениях. Человеческий мозг устроен таким образом, что некая организованность, а в списке именно структура воспринимается, как побуждение к действию.

• Записать быстрее, чем запомнить. Записывая, освобождаете голову для другого, и не бьется в голове мысль «не забыть».
• Написанное пером   — не вырубишь топором. Даже неприятные, но необходимые задачи (бывают же такие), все же решаются. Таким образом, еще плюс – надежность.
• Парадоксально, но происходит  экономия энергии. Не надо тратить энергию на запоминание, а потом на вспоминание.

Составление списков, планов на день, неделю, и даже год  — один из самых легких  инструментов  тайм-менеджмента, реально работает и освобождает мозг от «мусора» и суеты.

Планирование хорошо работает  в любой сфере деятельности: и  дома и на работе. Особенно это важно для руководителей. Потому что, снимая личную напряженность, можно лучше управлять командой, достигать больше целей.

Лучше контролировать того, у кого есть план. Легче записать себе задачу про контроль (особенно, с непривычки, когда руководитель молодой). Как стать эффективным руководителем можно почитать здесь. Много внимания уделять стратегическим вещам, планированию, управлению, важным встреча и переговорам.

Важные советы при планировании

• В начале рабочего дня, не «бросайтесь» с разгону в работу, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Уделите 5—10 минут на составление плана. Он поможет Вам увидеть все и сразу. Оценить не только предстоящие встречи и задачи, но и свои возможности.

• Применяйте автоматизацию планирования: Outlook, планеры, приложения. В зависимости от уровня менеджмента и сферы деятельности это могут быть разные «помощники». Для мастера на заводе достаточно написанного от руки плана (списка задач). Для менеджера по работе с клиентами – ежедневник. У директора предприятия – секретарь, с налаженной  системой поручений и контроля.

• Планируйте не более 60% жестких (привязанных ко времени) задач. В некоторых видах деятельности – это 50% и ниже, все остальное трудно привязать к конкретному времени. Но каркас должен быть из жестких задач.

• Больше «воздуха» в плане, больше резервов — выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня. 30-50% оставьте на форс-мажор. Особенно, гибкое планирование при работе с клиентами. Не всегда можно предугадать поведение  клиента и время встреч.

 ТОП-3  инструментов управления времени

Далее приведу примеры самых популярных и используемых инструментов в тайм-менеджменте.

  ТОП 1. Сложное в названии – простое в применении. Матрица Эйзенхауэра

На работе наваливают все больше заданий, Вы  не успеваете закончить с предыдущими? А может,  дома скопилось множество нерешенных задач? Это вполне объяснимо, ведь тайм-менеджменту не учат в школе и в институте. Попробуйте расставить приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра.

 Сначала мне показался сложным этот инструмент.  Но когда я придумала для себя названия каждой части, ко мне стали приходить учиться руководители из других подразделений. И я знаю,  за что мне нравится матрица – за простоту.

Расчертить лист на 4 части.

А. «Горим»

Первый верхний слева квадрант, назовем его «А», в котором будут дела ВАЖНО и СРОЧНО. Идеально, когда с этой части не будет дел. Это сверхсрочные дела, связанные с форс-мажорами, или здоровьем, или неправильная организация своего времени. Дела важно и срочно решаются сразу же. Обычно, это бывают острые вопросы здоровья, чрезвычайных происшествий, или забытых  дел, у которых подходит срок исполнения. После недельной практики, Вы разгрузите этот сегмент «А».

В. «Только Я»

Второй сегмент – сверху – справа. Назовем его «В». Это ВАЖНО – НЕ СРОЧНО. Эта самая важная директория, именно с ней предпочтительно работать, так  как эти дела — приносят результаты и приводят к цели.

Как правило, здесь будут конкретные шаги, которые Вы пропишете для достижения чего-либо (со сроками)

С. «Кто кроме меня?»

Третья часть – «С» – это НЕ ВАЖНО но СРОЧНО. Например, для руководителя, подписание однотипной корреспонденции, рутинная работа, малозначащие телефонные звонки. Эти дела, по возможности, делегируем, просим о помощи, делаем попутно. Задайте вопрос:  «Кто может, кроме меня?»

D.  «А надо ли мне это?»

Последний квадрант «D» — НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО. Например, получили приглашение на семинар с  изученной вдоль и поперек темой. Задайте себе вопрос: «А надо ли мне это?» Делегируйте подчиненным. В этот блок входят потери времени – ожидание и дела, не ведущие к конкретному результату.

Лайфхак. На первых порах, можно при планировании дел, напротив задач, ставить условные обозначения (1, 2, 4, 4 или АВСD). Главное в этом деле  — практика.

Кстати, есть еще один инструмент, который может сэкономить кучу времени для руководителя — интеллект-карты.

ТОП  2. Как работать меньше, а успевать больше – делегировать

Сначала и я не понимала, что делегирование  – это фактор экономии времени руководителя. Самая большая ошибка состоит в том, что  менеджер думает, что он сам сделает работу за полчаса.

А объяснить сотруднику полчаса, полчаса тратить на проверку и контроль, и еще полчаса переделывать. Итого: 1,5 часа. А на самом деле получается порочный круг. Так лучше САМ – всего лишь 30 минут, чем «вдалбливать» — в 3 раза больше.

Но это так только кажется. А если задача каждодневная? 30 минут на 22 рабочих дня  — 11 часов. А сотрудник со второго раза (за 3 часа) все поймет и будет выполнять. Как научиться делегировать — читайте в отдельной вкладке.

Делегировать— это не значит использовать кого-то в качестве посыльного или время от времени позволять кому-то выполнять небольшие отдельные поручения. Делегирование позволяет своевременно и качественно выполнять поставленные задачи в необходимом объеме. Эффективно и с оптимальным использованием имеющихся человеческих ресурсов.

Полезное по теме: бизнес-литература для руководителя тут, ТОП-книг для бизнеса здесь.

ТОП 3.  Исключение отвлекающих факторов – необычный лайфхак

Это самый неочевидный инструмент управления временем, но самый легкий в исполнении.  Сначала коллеги смеялись на до мной, но когда я стала больше успевать…

Поэтапность и исключение отвлекающих моментов. Просто делайте все по порядку, не скачите «зигзагом, как зайцы». Почему это важно? Вы, наверное, замечали, сосредоточиться быстро не всегда получается, особенно если дело сложное, требующего 100% вовлечения.

Сначала идет подготовка, раскачка, а потом сама суть. А если перепрыгивать с дела на дело, то подготовка удлинится во много раз, появляется раздраженность. И только «завелся» и работа пошла, как кто-то отвлекает. Кидают задачу по важнее, или что-то вспомнилось, что вчера упустила вот это, или возник какой-то вопрос, сразу не отрываясь, зашла в интернет. Кстати, это было определено опытным путем. Делали хронометраж (подробнее, как сделать самому) у руководителя. Когда стали анализировать, картинка маслом и получилась.

А вот тут можно применить простой лайфхак. Знак для окружающих: шеф занят! Знак для коллеги или домашних, во время срочных дел меня не  беспокоить. Например, знаком будет красная тетрадь или любой яркий предмет на столе. Редкая практика, но действенная.

Например, у моего клиента – знак — это яблоко на столе. Договорился с коллегами – не отвлекать, если на столе лежит яблоко. Сотрудники заглядывают в кабинет, увидели яблоко и  не беспокоят. Красота! Экономия энергии – колоссальная. Не надо переключаться, если делаешь важное дело или занятие, требующее сильной концентрации.

Только не надо злоупотреблять:)

А если сложная или длительная задача, то можно разбить на составляющие. То есть сделать логические перерывы, и работать до окончания этой составляющей. Конечно, не всегда, в жестких реалиях мультизадачности каждого руководителя, можно дело сделать с первого раза от начала до конца, но практиковаться стоит.

Есть еще один отвлекающий фактор, с которым надо бороться. Это смартфон, социальные сети.  При выполнении важного задания, с большими энергозатратами, лучше выключить все источники, Wi-Fi, интернет, телефон, продуктивность вырастет многократно.

Как компенсацию за моральные неудобства, чтобы наверстать упущенное по электронной почте, можно позже перезвонить. Выделите себе время
поговорить с коллегами и пообщайтесь в социальных сетях.  Но после завершения сверхзадачи.

Приучите сотрудников приходить с блоками вопросов.  Бывают сотрудники, которые приходят по мельчайшим вопросам, по сто раз на день, они уточняют, подстраховываются. Кстати они часто, делают все равно не правильно.  Таких сотрудников нужно приучать собирать однородные вопросы по блокам, максимально подробно и сразу.

И еще – полезный совет, который ограничит количество «пустых» ходоков – готовить предварительные варианты ответов на свои вопросы и обоснования на свои просьбы.

Классика жанра, инициатива наказуема. А если серьезно — это сокращает потерю времени и руководителю и сотруднику, и заставляет сотрудника думать.

Ну и конечно, если бизнес-процессы автоматизированы, то это облегчает работу и сотруднику и руководителю.

Почему хаос угробит этот мир? Как уменьшить хаос на рабочем месте

Замечали, сколько времени при захламленности рабочего стола требуется найти нужный документ? А настроение то портится…

Чтобы этого не произошло,

1. Расчистите свой рабочий стол
2. Рассортируйте свою электронную почту
3. Разберите свой рабочий стол на компьютере (для продвинутых руководителей) – разберите папки на компьютере

При работе с электронной почтой, настройте подпись, используйте шаблоны для ответов. Автоматическую сортировку почты (по адресатам отправителей, по темам), настройте фильтры. Синхронизацию устройств с гаджетами. Например, при нахождении в пути (если доставляет на работу водитель), можно разбирать почту.

Приучите всех сотрудников в обязательном порядке писать тему письма. Это будет экономить время при разборе почты. Более подробно о практических инструментах оптимизации времени и пространства можно ознакомиться на курсе «Антихаос в голове».

Можно взять на вооружение принцип организации рабочего места – 5 S (Сортировка, стандартизация, совершенствование, соблюдение порядка, содержание в чистоте). Мне кажется самым полезным из этих С – сортировка. То, что  часто требуется  — на столе, то, чем редко пользуетесь – в столе, то, чем не пользуетесь – в корзине для мусора.

А еще одним инструментом для сокращения «временных завалов» служит автоматизация бизнеса — системы CRM, таких как CRM Простой бизнес или CRM Клиентская база и  интернет бухгалтерия.

Уверена, у Вас обязательно получится тайм-менеджмент для руководителя. Берите любой из предложенных способов и пробуйте, один за другим, пока не подберете для себя действенный и рабочий инструмент. Управляйте временем, дирижируйте, успевайте.

Если у Вас есть свои способы управления временем — пишите в комментариях, делитесь своим опытом, ставьте лайк, присоединяйтесь к нам  в социальных сетях.

Возникшие вопросы присылайте сюда:   Центр заботы о клиентах

P.S. А те, кто хочет утроить мощность своего бизнеса:  скачайте мою бесплатную книгу – Рестайлинг твоего бизнеса

С верой в Ваш успех,

Светлана Васенович

Управление временем для руководителя: эффективные методики

Для руководителей время всегда дефицитный ресурс. На дополнительное время компании не выделяют специальный бюджет, и его нельзя добавить как в компьютерных играх. Какие типичные ошибки совершают крупные директора при планировании своего рабочего времени? Чему стоит уделить больше внимания, а от каких методик тайм-менеджмента стоит и вовсе отказаться?

Почему время всегда в дефиците?

Каждый руководитель ежедневно сталкивается с кругом проблем, задач, которые требуют внимания. К простому ежедневному кругу забот добавляются непредвиденные встречи и мероприятия, уведомления о которых приходят в последний момент. На совещание уходит больше времени, чем планировалось изначально, а сотрудники задают на них вопросы, которые не относятся к сути обсуждения. Все это можно назвать спецификой работы человека на руководящей должности. Однако, скорее всего, это значит, что в планировании был совершен крупный просчет.

Как выяснили ученые Гарвардской школы бизнеса, “среднестатистический руководитель проводит один из трех часов работы за выполнением непредвиденных задач и посещением незапланированных мероприятий”. Таким образом, за неделю накапливается 13 часов работы, которые изначально не были включены в ежедневник, и которые отодвинули решение других вопросов на неопределенный срок.

Выделяют несколько методик, которые ведут к снижению успеха как компании в целом, так и ее руководителя. Кевин Круз (Kevin Kruse), автор бестселлеров по тайм-менеджменту и президент компании Kru Research, называет ведение списков дел малоэффективным, поскольку невыполнение какого-либо пункта ведет к огорчению и, как следствие, снижению мотивации. Также непродуктивными считаются и совещания с привлечением большого количества сотрудников, что ведет к увеличению времени обсуждения. Среди других проблем в своих книгах гуру менеджмента Питер Друкер (Peter Drucker) отмечает отсутствие свободного времени для решения возникнувших проблем и саморазвития руководителя, а также недоверие или нежелание делегировать часть вопросов, с которыми приходится сталкиваться руководителю, но которые лучше может выполнить другой сотрудник.

Эффективность VS Тайм-менеджмент

Все то, что руководитель упускает, ведет к ошибке планирования. Этот термин был введен еще в 1979 году Дениэлом Каниманом и Амосом Тверски («Intuitive prediction: biases and corrective procedures»). Ученые пришли к выводу, что порой наши ожидания излишне оптимистичны и не учитывают предыдущего опыта решения подобной задачи, а также недооценкой времени.

Еще более ранние суждения о времени и его использовании были высказаны на страницах журнала “Экономист” («The economist») в 1955 году. Сирил Норткок Паркинсон написал сатирическую заметку, которую позже назвали «Законом Паркинсона». Он гласит, что “работа заполняет время, отпущенное на нее”. То есть, если вы готовы писать письмо или просматривать соцсети и электронную почту в течение часа, значит именно столько времени у вас и уйдет на выполнение этих задач. Объем работы в данном случае не зависит от количества сотрудников, которые ее выполняют. Но сокращение времени на этот вид деятельности на 6-7% существенно не повлияет на качество работы.

“Работа заполняет время, отпущенное на нее”. То есть если вы готовы писать письмо, или просматривать соцсети и электронную почту, в течение часа, значит именно столько времени у вас и уйдет.

О затраченном времени на выполнение работы, также говорит еще одно исследование гарвардских ученых. Оно показало, что время, которое вы тратите на работу, не играет такую уж большую роль. Не важно проводит руководитель в офисе три, 12 часов или больше. Гораздо важнее для продуктивности компании, когда руководитель как можно лучше вникает в суть, относится к задачам более внимательно.

Аналогичную идею высказывает Кэл Ньюпорт в своей книге “Глубокая работа” (“Deep work”). Ньюпорт пишет, что тайм-менеджмент в целом не столь важен, особенно в рутинной работе. Гораздо важнее правильно расставить приоритеты. Погруженная работа позволяет концентрироваться на конкретных (и даже сиюминутных) задачах и в то же время оставаться гибким относительно составленного расписания, продолжая его придерживаться.

Как руководителю распоряжаться своим временем

Умение управлять временем для директоров и руководителей — это всегда палка о двух концах. Очевидно, что времени есть определенное и исчерпаемое количество, так же понятно что, чем выше руководящая должность, тем меньше времени уходит на выполнение тех задач, которыми непосредственно занимается сам руководитель. Как пишет Питер Друкер в своей книге «Эффективный руководитель», топ-менеджеры редко имеют 25% от всего рабочего времени, которое они могут уделить выполнению важных задач, непосредственно влияющих на успех компании. На что уходят остальные 75% понятно из круга проблем руководителей, которые были описаны несколькими абзацами выше. Но вопрос не состоит в том, как успеть все за четверть рабочего времени. Главный вопрос в том, как его более эффективно использовать?

Одна из техник, которая поможет лучше распоряжаться имеющимся временем, состоит в анализе времени. Как отмечает Питер Друкер, для этого директору не нужно самостоятельно фиксировать все прошедшие встречи и выполненные дела, этой работой может заниматься секретарь или личный помощник. Анализ записей расходования времени приведет к более плодотворному распределению дел для реализации будущих планов, поскольку не всегда реальное время, затраченное на работу, распределяется так, как мы предполагаем. Зачастую существует очень большое расхождение.

Как организовать время эффективно

После плодотворного анализа времени, нужно понять, как его заполнить. Кевин Круз провел интервью с более чем 800 предпринимателями и директорами, и выяснил, что наиболее эффективна методика строгого ограничения времени под выполнение конкретных и незапланированных задач. Так руководители высшего звена отметили, что применяют в своей работе 15-минутные блоки для выполнения задач (отправки писем, делового звонка и т.д.), график с жестко-фиксированным временем (30 минут на еженедельное совещание, 20 минут на просмотр электронных писем, 10 минут на телефонный звонок). По мнению Питера Друкера жесткое дробление времени не является столь эффективным. Он говорит о более длительном промежутке времени, за которое решение задачи проходит более планомерно, а именно за 90 минут. Кевин Круз также пишет про 90 минут, но столь же эффективными называет 25 и 60 минут сконцентрированной работы, за которыми следует перерыв. Именно такие временные участки позволяют не заскучать во время выполнения задачи.

Кроме того Кевин Круз в книге “15 секретов управления временем. Как успешные люди успевают все” (15 Secrets Successful People Know About Time Management) рекомендует планировать важные дела на утренние часы, когда продуктивность более высока, а также оставлять запланированное буферное время для незапланированных встреч и не отменять, а переносить планы. Еще минимум 60 минут Круз советует уделять утреннему ритуалу: раннему подъему, полезному завтраку, физическим упражнениям, просмотру новостей или прослушиванию подкастов, которые помогут самосовершенствованию.

Автор книги “15 секретов” предлагает руководителю ответить на три вопроса:

1. Что я могу перестать делать?

2. Что я могу перепоручить?

3. Что я могу делать иначе?

Ответы на эти вопросы помогут в дальнейшем снять с себя часть задач, невыполнение которых не приведет к ухудшению деятельности или которые подчиненный или вы сами можете выполнить лучше.

Повысить продуктивность руководителя поможет отказ от длительных совещаний и сокращение количества участников. Исключив “лишних” сотрудников из обсуждения, его качество повысится в разы. Не менее важна и регулярность собраний. Ежемесячные встречи нужны для составления плана команды на ближайшие четыре недели, а на ежедневных кратковременных встречах определяют текущие задачи, на которых стоит сосредоточить внимание именно сегодня. Таким образом, распределяется фокус внимания команды в конкретный рабочий день и общая продуктивность и эффективность сотрудников и руководителя повышаются.

Нельзя просто научиться каждой методике в отдельности. Любой из секретов эффективности руководителя основывается на установках и привычках, следование которым помогает планировать рабочие ритуалы более структурировано.

С полным списком полезных привычек эффективного руководителя вы сможете начать применять на нашем курсе по тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент руководителя: расстановка приоритетов

Время чтения 13 минут

Наиболее важный вопрос в тайм-менеджменте — определить приоритетность, последовательность выполнения задач, часто хватаясь за всё сразу, не успеваем ничего или затрачиваем много сил, энергии на несущественные вопросы. Тайм-менеджмент руководителя предполагает особые подходы к данному вопросу.

<<Оглавление>>

20 простых рекомендаций по организации рабочего дня

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

1. Составляйте план задач на текущий день — десять минут помогут сэкономить два часа работы, ускорят процесс работы, помогут определиться с важными вопросами.
2. Планировать следует 60% своего времени, остальные 40% — оставлять на текущие и непредвиденные вопросы.
3. Определить основные помехи в работе, запишите, чем занимались в течение дня, что отвлекало от работы, как сократить эти пункты.
4. Полезно разбивать задачи по блокам, глобализировать — работа с документацией, работа с сотрудниками. Старайтесь избежать «холостых ходов», лучше один раз пообщаться с бухгалтером или другим сотрудником, обсудить все важные вопросы, назначьте время, пусть подготовит все вопросы и принесёт документацию. Срочные вопросы можно решить в телефонном режиме.
5. Учитесь делегировать задачи. Внимательно посмотрите на список, какие работы можете сделать только вы, что можно поручить другим сотрудникам. Руководитель должен решать самые важные вопросы, не теряя время на мелкие задачи (отчёты, письма).
6. Начинайте день с наиболее сложного и важного вопроса, который не вызывает радости. Сделав такой пункт плана, почувствуете облегчение и гордость, справились, можно продолжать спокойно работать дальше.
7. Занимайтесь планированием дня регулярно, ставьте перед собой реальные задачи — до 10 задач максимум, если часть — небольшие, быстро решаемые.
8. Оперативно реагируйте на изменения в течение дня, возможно, какие-то пункты стоит переставить, встречу перенести, утром согласовывайте, подтверждайте договорённости во избежание потерь времени. Сверяйте план в течение дня, вносите коррективы, пометки.
9. План работы должен быть конкретным и содержать результат, не просто действие: не «позвонить господину X», а «договориться о встрече с господином Ч по вопросу заключения договора сотрудничества». Главное сразу поставить цель в каждой работе, это поможет в течение дня сконцентрировать внимание на важных моментах.
10. Проставляйте временные рамки — совещание (40 мин.), если вопрос небольшой, зачем растягивать на 1-2 часа? Время — важный ресурс для вас и сотрудников, стоит беречь его и решать всё оперативно. Каждый докладчик должен быть готов — описать проблему, рассказать о вариантах решения, предложить свой выход. Это ускорит процесс рассмотрения задачи. Лучше рассмотреть один вопрос конкретно, чем десять обсуждать 2 часа, не приняв никаких решений. Время выполнения работы должно быть напротив каждого пункта, чтобы не затягивался процесс работы, будет срабатывать внутренний настрой.
11. Определитесь с порядком выполнения дел, что является наиболее важным в списке, что можно перенести «на потом». Старайтесь выполнять всё спокойно и уверенно, без спешки. Только так можно выполнять задачи идеально, без ошибок. Правильное планирование поможет избежать стресса срочных дел, которые нужны ещё «на вчера».
12. Экономьте своё время — вопрос можно решить по телефону или письменно? Поступаем таким образом, а на встречи едем по необходимости, с важными клиентами, на заключение новых договоров.
13. Эффективно используйте свободное время и поездки, занимаясь самообучением (полезная литература, тренинги).
14. Распределяйте время на закрытые часы — решение крупных задач, мелкие задачи можно успеть сделать между делом в короткие промежутки времени.
15. Необходимо в план работы включать обязательно: планирование, творческую работу, повышение квалификации.
16. Максимально сокращайте время на непродуктивную деятельность — ксерокопирование, неважные встречи, обсуждения вопросов.
17. Находите альтернативные решения, имея запасные варианты решения вопросов.
18. Чередуйте виды деятельности — долгосрочные и краткосрочные, одиночные и командные. Это позволит не уставать от однообразия, увеличит продуктивность труда.
19. Сверяйте свой график с планами сотрудников по важным встречам, например, предупреждайте заранее о совещаниях.
20. Постоянный контроль над движением к намеченным результатам обеспечит успешную работу в нужном направлении.

Расстановка приоритетов

Определить приоритетность — принять собственное решение, какая задача имеет первоочередное значение, какая второстепенное, какая может быть на 3 или 4 месте.

Однажды Ч. Шваб получил совет по использованию времени, за который в последствии заплатил 25 000 долларов. Суть этого метода в следующем: написав список дел на день, стоит внимательно просмотреть его, проставить цифры, последовательность выполнения задач, в зависимости от важности и срочности действий, в дальнейшем выполнять всё чётко в соответствии с установленной последовательностью и не браться за новое дело, не завершив первого.

Такой подход значительно повышает эффективность работы. Даже, если в конце дня останутся нерешённые вопросы, то они не будут столь значительными в отличие от хаотичной работы. Мелкие задачи, конечно, можно решать между крупными, чтобы переключиться, но нужно чётко держать курс на основные приоритеты.

Положительный эффект от выполнения действий в соответствии с приоритетами:

• удовлетворение от рабочего процесса
• результативность и успешность работ
• сроки всегда выполняются
• снижается вероятность конфликтов
• снижается стрессовость работы

В экономике есть «принцип Парето», который предполагает соотношение 20:80. Так обычно 20% клиентов приносят 80% прибыли, 20% ошибок ведут к 80% потерь, 20% исходных продуктов формируют 80% стоимости конечного продукта. Эта пропорция работает и в обратном соотношении.

Относительно распределения времени и важности задач она также актуальна — первые 20% времени (особо важные вопросы) приносят 80% результатов, при правильном его использовании, остальные 80% времени приносять лишь 20% результатов (второстепенные вопросы). Потому работа по приоритетам позволяет увеличить результативность, прибыльность работы.

Главный принцип: в первую очередь стоит выполнять особо важные задачи, во вторую — всю остальную текущую работу.

Работа с информацией

Тайм-менеджмент руководителя предполагает умение обращаться с информацией, всем знакома ситуация — горы писем, отчётов, документов. Как структурировать данные, разобраться в потоке информации?

Основные рекомендации по работе с информацией:

• Необходимо понять, что является для нас важной информацией, а что не стоит внимания, определиться с целью использования данных.
• Выделите основные информационные темы, которые представляют интерес и могут встречаться в работе.
• Определитесь с формой и объёмом хранения информации. Документы можно хранить в полном объёме или частичном, в виде ксерокопии, скана, конспекта, ссылок на информацию.
• Определитесь с носителем информации — бумажный или цифровой. Электронный позволяет хранить большие массивы данных, при этом бумажный — бывает надёжнее в случае поломки техники, обновления программ. Лучше использовать эти два способа совместно, не исключая что-то из них, а дополняя.
• Удобно разместите информацию, чтобы она была в поле доступа. Наиболее часто используемая — под рукой или на рабочем столе, реже — на полках рядом, в отдельных папках. Главное, чтобы было понимание, где находятся нужные данные. Нужно разработать свою систему размещения документов. Архивные данные — находятся в скрытых папках или на других внешних носителях, на дальних полках.
• Установите свою кодировку данных — можно располагать в алфавитном порядке, по хронологии, обозначать буквами, цифрами, цветом.

Алгоритм работы с информацией. Задаём себе вопрос: «Нужна ли мне эта информация?»

Если да:

• К какому разделу она относится? 
• В каком объёме и форме буду её хранить?
• Разместить информацию в надлежащую папку в удобном формате.

Если нет: 

• Удалить, убрать или выбросить

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

• выполнять верно свои задачи / ставить правильные задачи
• находить решения вопросов / использовать творческий подход, искать альтернативы
• беречь ресурсы / оптимизировать распределение материальных ресурсов
• работать, как надо / достигать поставленных целей
• уменьшать расходы / увеличивать прибыльность

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические (цели работы организации), перспективные и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель или менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым. И от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд». Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: «Желания — возможности — цель».

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение. Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Но как стимулировать себя к действию. Давайте обсудим способы изначально задать своему дню правильный вектор:

• Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу.
• Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике. Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.
• В большинстве случаев решение любой задачи обрисовывается за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.
• Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания. Как в детстве, пообещать себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами. Или например устроить встречу с друзьями в конце недели. Но главным стимулом должно оставаться, конечно — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.
• Необходимо чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите. После чего сделать, забыть, и спокойно переключиться на другие вопросы. Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Поглотители времени

Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?

Рассмотрим список «воров времени»:

• отсутствие чётких целей, приоритетов
• недостаток организованности, низкая мотивация к работе
• нехватка информации по поставленным задачам и долгий поиск нужной
• внеплановые события вроде звонков, визитов
• долгие совещания, непродуктивное общение
• отсутствие чёткого плана и решительности, что приводит к излишней суете, спешке
• отсутствие делегирования и недостаточный контроль по выполнению работ

Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.

Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время — связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.

Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.

Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:

• боязнь ошибки
• страх перед новыми задачами
• боязнь оказаться хуже других сотрудников
• страх потери рабочего места
• боязнь потери своей индивидуальности

Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.

Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.

Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.

Планирование руководителя

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

• Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
• Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план (от 5 лет), на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Метод планирования «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

1. Написание задач.
2. Определение времени выполнения.
3. Резерв времени (в соотношении 60:40).
4. Определение приоритетов, перепоручение заданий.
5. Контроль выполнения (учёт несделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т — телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени. Резерв времени предполагает, что при 10-часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8-часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные события, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу.

Завершение дня:

• контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы
• составление плана на следующий день
• перенос заданий, которые не успели полностью выполнить.

Полноценный отдых

Тайм-менеджмент руководителя включает и восстановление сил, без этого невозможна эффективная работа. Были проведены научные расчеты и установлено — человеку необходимо отдыхать и в течение рабочего дня по 5 минут каждый час или по 10 через 1,5 часа.

Лучше всего переключить своё внимание — позвонить домашним, выйти ненадолго на улицу или почитать газету. Чем больше переключение, тем выше коэффициент отдыха, оставаясь на рабочем месте и читая новости, отдых несущественный, нужно сменить атмосферу хоть на несколько минут.

Именно такой режим используют в учебных заведениях — пара длится 1,5 часа, а в школе урок — 45 минут. Отдых необходим организму для восстановления сил, чтобы сохранять внимание, концентрацию, сложно быть постоянно на пике работоспособности, это невозможно, перерывы помогут восстановиться и улучшить работу.

Существует такое правило организации труда: работаешь сидя — отдыхай стоя, полезно также двигаться при сидячей работе во время перерывов.

Бывает, что пропадает желание работать. Тут стоит понять, в чём причина: усталость, состояние здоровья или перегруженность заботами. Если объективных причин нет, то ищем мотивацию для работы. Если чувствуете, что нужен отдых, выйдите ненадолго, возможно, сознание отдохнёт, и придут новые яркие идеи, особенно актуально для творческой работы.

Полноценный сон необходим также для эффективной работы, сонный сотрудник часто бывает невнимательный, несобранный, с трудом может организоваться, настроиться на работу. Даже при большой загруженности важно находить время для полноценного сна — в среднем, 8 часов. Но помните о том, что у всех всё индивидуально. Ориентируйтесь по личным ощущениям.

Отдых на рабочем месте

Есть известные люди, которые начинают свой день очень рано, спят ночью 4-5 часов, при этом отдыхают ещё 2-3 часа днём. Такое возможно, главное — подобрать удобный график труда и отдыха. Рекомендуют даже небольшой дневной сон для восстановления сил, даже 10-15 минут могут намного улучшить состояние.

Если у вас есть свой кабинет, то можно позволить себе небольшой дневной отдых по необходимости или использовать машину. Недосыпы негативным образом сказываются на работоспособности, стоит восстанавливать силы. Интересно, что в Китае на ряде производств официально предусмотрен дневной сон и специальные кресла, а в Европе также есть дневная сиеста.

Тайм-менеджмент для руководителей — это универсальная система организации труда и распределения времени, призванная упростить работу сотрудников высшего ранга. Полезно применять методы планирования, расстановки приоритетов, делегирования в работе, для повышения её эффективности.

Желаем идти всегда в ногу со временем, успевать жить и работать!

Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей

Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и  обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем — это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.

Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных [1, c.147].

При рассмотрении управления рабочим временем  руководителя можно выделить два направления: время на управление деятельностью фирмы и время на управление людьми (персоналом).

В полномочия руководителя входит трата времени на определение положения дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.

Основной статьей в потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами, т.е. существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием понимается умение передавать задачи и полномочия лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи этого навыка руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель будет выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Основными целями делегирования являются разгрузка вышестоящих руководителей, создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления; повышение дееспособности нижестоящих звеньев; активация «человеческого фактора», увеличение заинтересованности работников.

Задачей современного менеджера является необходимость овладеть принципами результативного управления умственными и творческими способностями сотрудников организации. Решением данной задачи может стать применение тайм — менеджмента.

В настоящее время каждый руководитель должен стремиться к организации своего времени и времени подчиненных таким образом, чтобы достижение целей происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами.

Под тайм-менеджментом (управление временем) понимают какое-либо действие или процесс тренинга осмысленного контроля над тем количеством времени, которое может быть потрачено на деятельность, при которой умышлено, увеличивается эффективность и продуктивность.

Рассматривая тайм-менеджмент, как систему управления временем можно выделить следующие элементы: анализ используемого рабочего времени; формирование стратегии по итогам проведенного анализа; постановка цели, которую планирует достичь руководитель при использовании технологии управления временем; планирование рабочего времени по приоритетам; деятельность, соответствующая планированным действиям; создание методов борьбы с причинами неуместного использования рабочего времени; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам (рисунок 1) [2, c.44]. 

Рисунок 1 – Тайм-менеджмент, как система управления временем 

Данные составляющие позволяют сократить время, необходимое для осуществления важных дел.

Исходя из основных правил управления временем, можно выделить основные принципы тайм-менеджмента для руководителей:

— расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование мероприятий и распределение энергии позволяет сделать как можно больше срочных и важных дел, при этом можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но не стоит при этом забывать о правилах перераспределения задач;

— декомпозиция работ связана с разложением сложных целей и задач на более мелкие и простые, что способствует нахождению приемлемых решений исходной задачи;

— принцип информированности направлен на рекомендации руководителю иметь циклограмму сбора информации по всем направлениям деятельности;

— принцип резервности когда необходимо выделять из общего объема рабочего времени часть, которая может оказаться необходимой при важных встречах, переговоров, собраний и т.д., что позволяет избежать обстоятельств недостатка времени;

— принцип чередования позволяет избегать эмоционального перенапряжения при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач методом чередования;

— принцип анализа. В течение рабочего времени руководителю необходимо анализировать проделанную и предстоящую работу, внося корректировки и разрабатывать дальнейший план работы.

Перечисленные принципы составляют далеко не полный список рекомендаций по управлению временем, однако использование даже некоторых пунктов позволяет увеличить производительность труда и снизить энергозатратность [3, c. 217].

Таким образом, освоение и сознательное применение техники самоменеджмента руководителем, позволяет значительно увеличить творческий и профессиональный потенциал, за счет рационального распределения времени. Применение принципов тайм-менеджмента способствует оптимизации рабочего времени не только руководителя, но и подчиненных. Это достигается при использовании менеджером делегирования полномочий.

Тайм менеджмент для руководителей! Как стать успешным начальником?

Содержание статьи:

Видео: Специалист о тайм менеджменте руководителя – четко и “без воды” !
1. Делим время на свое и для работы!
2. 3 главных задачи, которые выполняет тайм- менеджмент!
3. 6 правил по которым живет тайм- менеджмент!
4. Строгое расписание бывает не уместно !
5. Заключение!

На каждом крупном и мелком предприятии есть руководители, которые управляют другими людьми и получают большую заработную плату. Быть руководителями хотят почти все, это престижно и прибыльно, при этом есть возможность работать своей головой и совершенствоваться. Тем не менее, есть у этой профессии и отрицательные стороны, одна из которых – ограниченное время. В подчинении у самого небольшого начальника не менее 10 человек, а ТОП-менеджеры управляют тысячами только по прямому подчинению, а подчиненных у подчиненных еще больше.

Итого получается, что хотя руками они и не работают, механический труд не выполняют, а времени на работу уходит намного больше, чем у обычного сотрудника.

Рабочий график руководителя, как правило, ненормированный, поэтому он не может рассчитывать, что каждый день будет приходить домой в одно и то же время. И хотя ненормированность – это палка на двух концах, ведь помимо задержек на работе можно и уйти пораньше, второй вариант случается достаточно редко, и начальникам иногда приходиться сидеть в кабинете днями и ночами, перебирая всевозможные документы.    Таким образом, такое направление как тайм менеджмент для руководителей является достаточно актуальными для любого человека, который является начальником либо намерен им стать.

Время рабочее и личное!

У любого человека, в том числе и начальника, должно быть свое собственное личное время, которое он тратит на себя, а не на работу. Даже если вам нравиться ваша должность, и вы с радостью выполняете все возложенные на вас обязанности, то все равно не должны думать о работе постоянно, как в кабинете, так и дома.
Вы не сможете называть себя в полной мере успешной личностью, если все свободное время будете тратить на подписание и изучение всевозможных документов и даже не иметь возможности насладиться высокой заработной платой. Итого получается, что вам необходимо разделить время рабочее и время личное, и сделать это можно благодаря тайм менеджменту.

Для чего нужен тайм менеджмент для руководителей?

1. Для начала, он позволит вам успевать сделать гораздо больше дел на работе. Если до этого вы изучали и подписывали по 100 документов в день, то благодаря правильному тайм менеджменту сможете увеличить это значение раза в полтора, а то и два. Разумеется, это увеличит вашу ценность как руководителя, освободит время для других дел (проверки, к примеру), и позволит справляться с намного большим объемом работы, нежели ваши коллеги.

2. Во-вторых, тайм менеджмент для руководителей поможет вам освободить свое лично время, потому что вы будете успевать выполнять все обязанности на работе, и не будете забирать пачки документов домой или оставаться на вторую смену. И только тогда вы станете действительно успешным человеком, потому что сможете уделить время себе и своей семье, сходить развлечься и потратить всю зарплату, которая у крупных руководителей немалая. Иначе зачем вообще работать и получать деньги, если вы сил тратите больше, а живете ровно так же, как и ваши подчиненные.

3. И наконец, тщательное планирование своих дел позволит вам быстро продвинуться по карьерной лестнице, потому что, как я уже говорил, ваша работа будет намного эффективнее, чем работа ваших коллег.
   Стоит вышестоящему начальству заметить, что ваши показатели намного превышают показатели остальных, как вам сразу же предложат более высокую должность, потому что ценными кадрами предприниматели не любят разбрасываться. И даже если вы являетесь ТОП-менеджмером и развиваться уже в принципе невозможно, лишние премии или возможность стать в круг крупнейших акционеров вам не помешают.

[warning]Также рекомендуем ознакомиться с материалами:

“Как собраться с мыслями: практические советы!”
” Успешная карьера: советы миллардера из списка  Forbes!”
” Проблемы, что с ними делать?”
” Как добиться успеха: 17 невероятных правил успеха!”
” Как влиять на людей: 10 психологических хитростей!” [/warning]

Основные правила тайм менеджмента!

1. Назначайте себе заместителей и помощников, которые будут выполнять за вас менее значимую работу. К примеру, если вам нужно подписать пару сотен однотипных документов, то вы можете поручить их изучение другим, а самому только ставить подпись на проверенных бумагах. Так вы сэкономите до 95% рабочего времени. Разумеется, выбирать заместителей нужно из ответственных людей, которые реально могут выполнять возлагаемые на них обязательства.
   Как правило, у любого крупного руководителя есть несколько человек в прямом подчинении, которые занимаются документами, мелкой бухгалтерией и т.д. Что касается более мелких начальников, то у них команды может и не быть, но желательно и им иметь помощников.
   Сделать это можно и неофициально, просто приблизив к себе пару грамотных сотрудников. Как правило, никто из рабочих не откажется трудиться в кабинете начальника, потому что это светит ему повышением.

2. В каждой группе рабочих есть человек, который может называть себя неофициальным лидером. Он может объяснить коллегам, что нужно делать, ответить за всю группу и даже мотивировать людей. Целесообразно находить и использовать таких работников, а не пытаться бестолку объяснить суть вещей каждому сотруднику. Это также поможет сэкономить вам время, силы и нервы.

3. Всегда бывают моменты на работе, когда делать нечего. Возможно, случается это не часто, но все же имеет место быть. И в таких ситуациях вы не должны заниматься откровенной ерундой. Подумайте, что вам еще нужно будет сделать, что вы можете исполнить вне ваших прямых обязанностей и т.д. В крайнем случае, если вы сильно устали, можете отдохнуть в удобном кресле, но не нужно слоняться по кабинету взад-вперед и искать себе занятие.
   Железный вариант – это организовать спонтанную проверку. Просто возьмите своего заместителя и отправьтесь на предприятие. Учитывая тот факт, что о предстоящем рейде даже вы сами минут пять назад узнали, вы сможете застать весь процесс работы таким, какой он есть, и сделать свои выводы. Зря вы это время точно не проведете, поверьте.

4. Вы постоянно должны оценивать объемы предстоящей работы и планировать свое время. Причем важно знать один закон в тайм менеджменте: чем дольше человек делает определенное дело, тем быстрее и качественнее у него оно получается.
   Другими словами, если вам нужно обработать 500 документов и провести 10 инструктажей за 5 дней, то не нужно в один день работать и с документами и с сотрудниками. Сделайте правильно: сначала обработайте все документы, а потом проводите инструктажи, и займет у вас это уже не 5 дней, а 4.5, а остальные полдня вы можете потратить уже на другие задачи.

5. Умение расставлять приоритеты – это та способность, которая отличает обычного человека от успешного руководителя. Если вы не успеваете сделать все необходимое, то должны умело выбирать, что важнее. Некоторые мероприятия могут и подождать, а вот если вы не отправите вовремя отчет в налоговую, то уже завтра у вас могут быть незваные гости.
   Итого вы должны понимать, какое дело важнее и нужно сделать в данный момент, а какое может и подождать. Вторые, кстати, вы можете смело поручать своим заместителям.

6. Помимо всего этого, вы не должны забывать и про собственную мотивацию. Если вам нравится ваша работа, и вы с охотой её выполняете, то будете трудиться в разы продуктивнее немотивированного начальника. И если у вас нет стимула и стремления к работе, если вы периодически впадаете в депрессии (что для начальника недопустимо), то должны думать о том, чтобы сменить работу, потому что большого успеха вы на прежнем месте не добьетесь. И пусть на новом месте вам будут платить меньше, но возможностей для карьерного роста и реализации самого себя у вас будет значительно больше.

Не нужно строгих планов!

Не думайте, что для рационально распределения своего времени вам нужно составлять строгие планы с безальтернативными вариантами поведения. Нет и еще раз нет!
Вы – начальник, и исключительно вам решать, что в данный момент делать. Вы можете в любой момент изменить план по своему усмотрению, если того стребуют обстоятельства. Максимум, что вам нужно сделать – это запланировать ряд дел, которые необходимо выполнить за день, неделю или месяц, а вот порядок выполнения задач вы определяете сами, исходя из конкретной ситуации.
Как я уже писал в предыдущих статьях, человек не может добиться успеха, если вся его жизнь протекает по строгому плану, и менеджеры – не исключение.

Послесловие…

В конце хочу добавить, что для тайм менеджмента для руководителей важен и авторитет самого начальника. Чем больше вас уважают подчиненные, тем быстрее и качественнее они будут исполнять ваши распоряжения, и тем меньше времени вы будете тратить на контроль. Завоевать уважение можно разными способами, которые я перечислял в одной из своих предыдущих статей. А когда авторитет у вас появился, вы можете более эффективно управлять людьми и экономить до 50% своего рабочего времени.

С уважением проект Анатомия Бизнеса

Рубрики:

• Личностный рост
• Продажи и Маркетинг

18 марта, 2015 2:43 дп

Если Вам понравился опубликованный материал – поделитесь им с Вашими друзьями:

Рекомендуемые статьи:

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный эксперт, копирайтер по резюме и деловому письму, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

Что такое тайм-менеджмент и почему это важно? [Резюме + советы]

«Вам действительно нужно улучшить свои навыки управления временем».

Я помню, как мама впервые сказала мне это. В то время я действительно хотел спросить ее: «Что такое тайм-менеджмент?» Но я был слишком горд.

Я узнал для себя, что это такое за годы. И с тех пор я прошел долгий путь. Я обнаружил, что управление временем — один из важнейших навыков, которыми вы можете обладать при обучении сотрудников.Фактически, практически в любой роли.

У нас все меньше времени. Всегда бросались с ног. Перегружали (и недоплачивали) — как говорится.

Большинство из нас думает, что у нас отличные навыки тайм-менеджмента. Некоторые из нас даже указывают это в своем резюме. Но можете ли вы честно сказать, что знаете, что это такое и что влечет за собой?

Пора коснуться этой темы. Я собираюсь найти ответы на вопрос, который должен был задать маме много лет назад: что такое тайм-менеджмент?

Что такое тайм-менеджмент?

Если бы я задал этот вопрос несколько лет назад , я полагаю, моя мама сказала бы что-то вроде этого:

Хорошее управление временем — это когда вы выделяете нужное количество времени для выполнения определенного действия.Цель тайм-менеджмента — помочь людям сделать больше или лучше за меньшее время.

Эффективное управление временем заключается в назначении временных интервалов для действий в зависимости от их важности, а также того, сколько времени они займут.

Тайм-менеджмент максимизирует эффективность индивидуальных усилий. И если бы усилия всех сотрудников были максимальными, представьте, что это может означать для работы организации.

Элементы управления временем включают организацию, планирование и составление расписания.Это полностью индивидуально для каждого человека. Таким образом, при консультировании по тайм-менеджменту следует учитывать их конкретную ситуацию и соответствующие характеристики.

Почему это важно?

Управление временем помогает вам оставаться в курсе ваших задач и делать больше.

С организационной точки зрения, когда сотрудники распоряжаются своим временем наилучшим образом, они становятся более счастливыми и творческими.

Это приводит к сокращению количества больничных и текучести кадров.Это также означает большую продуктивность, инновации и лояльность к бренду.

Плохое управление временем может быть причиной того, что сотрудник недостаточно эффективен. Поэтому стоит изучить, как более эффективное управление временем может улучшить опыт и производительность сотрудников.

Советы по управлению временем

Прежде чем мы перейдем к некоторым советам, ознакомьтесь с лекцией Рэнди Пауша об управлении временем, приведенной ниже. Он начинает с интересного момента о том, как понимание того, сколько часов вы стоите вашей организации, может помочь вам в управлении временем.

1. Найдите время для планирования

Выделите время в конце каждой недели, чтобы с нетерпением ждать и запланировать следующую неделю. Это позволяет нам активно определять, на что мы тратим время, а не просто реагировать на то, что появляется.

2. Используйте инструменты, которые помогут вам

Существует множество доступных методов, инструментов и приложений для управления временем.

Сегодня есть приложение или программа, которые помогут вам в чем угодно.Инструмент управления временем найдется для всех — от воспроизведения музыки, предназначенной для неврологической концентрации, до организатора встреч с искусственным интеллектом.

3. Расписание занятий

Я уверен, что ваш дневник заполнен встречами и встречами с другими людьми. Но как насчет времени, выделенного для выполнения дел?

Обычно об этом забывают. Мы просто предполагаем, что вернемся с встречи и приступим к нашему списку дел. Но планирование времени для выполнения определенных действий — верный путь к успеху.

4. Рассмотрите возможность передачи на аутсорсинг

Как посоветовал Рэнди Пауш, начните думать о том, сколько стоит ваше время для организации. Есть ли определенные задачи и обязанности, которые можно передать кому-то другому или технологическому решению?

Сейчас многого можно достичь с помощью автоматизации, искусственного интеллекта и умного программного обеспечения.

5. Используйте правило 80/20

У всех нас есть то, что Лу Маркстром называет «кривой личной производительности».

Используйте правило 80/20, чтобы разделить свои задачи на важное меньшинство и тривиальное большинство. Затем убедитесь, что вы планируете свои важные дела на наиболее продуктивное время дня.

6. Установить приоритет

Вы, наверное, слышали о матрице приоритетов Стивена Кови. Это очень популярный инструмент для определения разницы между «срочными» и «важными» задачами.

Это позволяет вам ранжировать элементы вашего списка дел от срочно и важных, вплоть до , не срочно и не важно .Это отличный метод расстановки приоритетов.

Есть много препятствий для организационного обучения. Не позволяйте плохому тайм-менеджменту быть одной из них.

.

10 популярных методов управления временем

Сроки. Проекты. Встречи. Предложения. Назначения. Мы постоянно работаем на время, чтобы уменьшить нашу, казалось бы, бесконечную рабочую нагрузку. Если бы у нас было 25 часов в сутки! Хотя это не совсем возможно, возможно, нам нужно не больше времени, а лучшее управление временем.

Время как золото — важна эффективность, а это означает, что вы сможете добиться максимальных результатов с минимальными затратами времени. Хороший баланс между работой и отдыхом требует правильного управления своим временем.В конце концов, вся работа и отсутствие развлечений делают Джека скучным мальчиком. Вот 10 популярных техник тайм-менеджмента, которые помогут вам (и Джеку) найти время для важных дел.

1. Техника Помидора

Разработанная в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, техника Помидора основана на идее, что работа должна быть разбита и завершена через интервалы, разделенные короткими перерывами. То есть вы работаете 25 минут, затем делаете перерыв на пять минут. Каждый из этих 25-минутных периодов называется «Помидор», в честь итальянского слова «помидор».(Чирилло использовал кухонный таймер в форме помидора, отсюда и название.) После 4 Помодори вы делаете более длительный перерыв на 15–20 минут. Конечно, ничто не должно мешать продолжающемуся Помидору.

Философия, лежащая в основе этой техники, проста — частые перерывы могут улучшить умственную ловкость, позволяя вам чувствовать себя отдохнувшим и заряженным, готовым к новым задачам. Что еще более важно, он сводит к минимуму любые отвлекающие факторы, которые в наши дни приходят в виде сообщения в Facebook или твита. Помидор заставляет отвлекающие факторы подождать, чтобы вы могли сосредоточиться на своей задаче.Это также означает более высокую продуктивность в выполнении работы, и у вас будет больше времени для других дел.

2. Подготовка к работе (GTD)

‍

‍ Источник изображения

‍

Метод GTD, разработанный Дэвидом Алленом, начинается с того, что пользователь записывает все, что ему нужно или что ему нужно. сделать, а затем разбить их на более мелкие элементы, требующие действия. Меньшие задачи выполняются немедленно, а большие задачи делятся на более мелкие, чтобы начать выполнение сейчас.

Поскольку задачи записываются извне, этот метод работает в первую очередь путем сосредоточения внимания на самой задаче, а не на их повторном вызове. Организация задач, например, группировка похожих задач, позволяет легко управлять ими. Это также снижает тревогу, которая является слишком распространенным чувством, когда мы перегружены сотнями вещей, требующих нашего внимания. Таким образом, GTD позволяет вам лучше управлять своей работой и временем.

3. Матрица «важно-срочно»

Популяризованная Стивеном Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», эта матрица 2×2 является еще одним методом, помогающим пользователям более эффективно управлять своим временем.На одной оси пользователи классифицируют важные и неважные задачи. На другой оси идут срочные и несрочные задачи. В результате получается 4 квадранта: важные и срочные задачи, важные, но не срочные, не важные, но срочные, и, наконец, не важные и не срочные.

Естественно, мы склонны сосредотачиваться на неотложных задачах. Это могут быть звонки, прерывания или отвлекающие факторы — трудно не дотянуться до телефона, когда он мигает с новым сообщением. Матрица помогает различать действительно срочные И важные задачи, на которые следует обратить внимание.С другой стороны, мы склонны пренебрегать важными, но не срочными задачами; это может включать планирование занятий и профессии. Кови рекомендует сосредоточиться на этом квадранте для достижения эффективности.

4. Анализ Парето

Этот принцип, также называемый правилом 80–20, утверждает, что 80% задач могут быть выполнены за 20% времени, в то время как остальные 20% задач займут 80% времени. время. Другими словами, 20% вашей работы составят 80% ваших достижений.Задачи, которые попадают в первую категорию, должны получить более высокий приоритет, и это поможет повысить производительность.

Этот принцип — полезный инструмент, позволяющий проанализировать, где в настоящее время тратится ваше время, и впоследствии определить, куда его можно было бы лучше направить, чтобы обеспечить разумное расходование времени. Анализ также побуждает пользователей искать более простые и легкие методы, которые требуют меньше времени для выполнения каждой задачи.

5. Метод быстрого планирования (RPM)

Созданный Энтони Роббинсом, RPM направлен на трансформацию вашего мышления, заставляя вас сосредоточиться на том, что действительно важно, то есть на результатах, которых вы хотите.Он также фокусируется на причинах, по которым вы этого хотите. Следующим шагом будет создание гибкого плана для достижения этой цели. Роббинс делает различие между реальным прогрессом и простой отметкой в ​​списке дел. Таким образом,

RPM стремится быть больше, чем просто системой управления временем — она ​​способствует личному удовлетворению благодаря опыту вашего жизненного пути.

6. 168 часов

168 часов — это количество часов в неделе. Именно так автор Лаура Вандеркам предлагает нам взглянуть на наше расписание — по одной неделе за раз.Реорганизуя свое время в соответствии с вашими приоритетами, вы можете сократить время, потраченное неправильно из-за неправильных приоритетов или оправданий.

Вандеркам считает, что на самом деле у нас больше времени, чем мы думаем, и поэтому мы можем уделять больше времени тому, чем мы всегда хотели заниматься, но никогда не находили для этого времени.

7. Сделай это сейчас

‍

‍ Источник изображения

Стив Павлина, автор самопомощи, мотивационный оратор и предприниматель, пропагандирует менталитет «сделай это сейчас».Всякий раз, когда вы чувствуете себя ленивым, когда знаете, что должны что-то делать, повторение мантры «делай это сейчас» и на самом деле это сэкономит вам много времени. Если необходимо, установите этот текст в качестве экрана блокировки телефона.

Павлина объясняет, что откладывание дел требует дополнительных затрат, потому что вы тратите дополнительное время на мысленные размышления о том, что вам нужно сделать, вместо того, чтобы делать это. Павлина также придерживается правила 60 секунд для принятия решений, больших или малых. Не тратьте время на размышления о том, какое задание выполнить — выберите одно и сделайте его.Нет смысла откладывать решения.

8. Сделай это завтра

Подожди секунду. Разве ты не сказал мне «сделать это сейчас»? Книга Марка Форстера «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента» бросает вызов традиционным представлениям о методах тайм-менеджмента. Форстер рекомендует взять одну задачу и полностью сосредоточиться на ней, то есть полностью игнорировать остальные. Обоснование этого состоит в том, что мы придерживаемся двух мировоззрений, когда делаем что-то — рационального и реактивного. Ваша рациональная натура проявляется, когда вы сосредоточены на выполнении своей задачи; реагировать, когда вы имеете дело с перебоями.Таким образом, когда вас прерывают (что часто случается, если вы не полностью сосредотачиваетесь на задаче), вы не просто теряете время, когда вас прерывают, вы теряете время, переключаясь между двумя природами.

Так где же уместно название этого метода? Форстер выступает за составление списка «сделаю», то есть того, что вы будете делать завтра. С другой стороны, список «сделать» — это список вещей, над которыми вы хотели бы работать. Списки ни в коем случае не являются жесткими — когда вам нужно что-то еще в вашем списке «сделают», используйте список «сделать».

9. Съешьте эту лягушку

‍

‍ Источник изображения

‍

«Ешьте эту лягушку» Брайана Трейси написано Марком Твеном, сказавшим: «Ешьте живую лягушку первым делом утром и ничего хуже. случится с вами до конца дня ». Так что это значит? Ваша лягушка — ваша самая сложная и самая важная задача — та, которую вы будете откладывать, если ничего не сделаете. Если сначала выполнить эту задачу и избавиться от нее, все остальное будет казаться проще.

Осознание того, что вы завершили эту самую ужасную вещь, придаст вам импульс продолжать движение и даст вам чувство силы.

10. Кофеиновый сон

Этот последний метод сам по себе не является техникой управления временем, но это полезный совет, чтобы почувствовать себя отдохнувшим, чтобы вы могли продолжать. Как бы оксюморонно это ни звучало, но на самом деле кофеиновый сон подтверждается научными данными. Исследования показали, что людям, лишенным сна, достаточно всего лишь чашки кофе и 15 минут сна, чтобы почувствовать себя удивительно отдохнувшим.

Так как это работает? Выпив чашку кофе, немедленно закройте глаза и расслабьтесь, ограничив сон 15 минутами. Кофеину требуется около 20 минут, чтобы подействовать на ваше тело, поэтому он не только не мешает вам спать, но и начинает действовать примерно в то время, когда вы просыпаетесь. В результате, когда вы просыпаетесь, повышенная бдительность помогает вам лучше сконцентрироваться. Итак, если вы либо выпивали чашку за чашкой кофе, либо спали весь день, комбинация этих двух вариантов могла бы вам лучше подойти.

Дэниел — менеджер по маркетингу в ReferralCandy , а иногда и писатель по найму. Он безумно увлечен предпринимательством, маркетингом и производительностью. Его авторство можно найти по всему Интернету, но его дом — danieltay.me

.

10 советов по управлению временем, которые сделают вас лучшим управляющим недвижимостью

Неважно, что вы делаете или кто вы, время — деньги. Мы разберем 10 советов и приемов по управлению недвижимостью, которые помогут вам сэкономить свое время (и, следовательно, деньги).

Внедрение стратегий экономии времени в ваш бизнес может позволить вам превратиться в эффективную компанию по управлению недвижимостью.

Помните, что вы возглавляете команду, состоящую обычно из рабочих по техническому обслуживанию, внешних подрядчиков, штатных сотрудников офиса и многих других.

Достаточно сложно управлять своим временем, не отвлекаясь, но, как управляющему недвижимостью, кризис другого человека становится вашим.

Чтобы достичь всех ваших целей по управлению имуществом в течение дня, недели и года, улучшите свои навыки управления имуществом, следуя этим 10 советам по управлению временем для управляющих имуществом:

1. Эффективное управление имуществом должно быть документально подтверждено

Управляющим недвижимостью всегда рекомендуется документировать взаимодействие с арендаторами, так что это должно быть второй натурой.

Чтобы повысить свою эффективность, вам нужно сначала точно задокументировать то, что вы делаете.

Не общие сведения о том, чем вы занимаетесь, а о том, сколько времени вы тратите на каждый проект.

Сколько времени потратило на настройку объявлений, ответ на звонки, показы, общение с подрядчиками.

Это может быть неприятно, но попробуйте отследить одну полную неделю работы, чтобы лучше понять, как вы тратите время.

Это можно сделать проще с помощью следующего совета.

2. Сгруппируйте свою работу по временным блокам

Гэри Келлер превратил Keller Williams в мощную риэлторскую фирму, изучив силу «Единого дела». Его бестселлер должен прочитать каждый, кто работает в сфере недвижимости.

По сути, прекратите многозадачность и начните сосредотачиваться только на чем-то одном.

Это может быть сложно, если у вас небольшая компания, и вам нужно тушить пожары, но вашей целью должно быть нанять кого-нибудь для решения этих проблем.

Начните объединять все объявления об аренде в один блок времени, чтобы вы могли погрузиться в поток своей работы.Научные исследования доказали, что переключение задач (многозадачность) неэффективно для управляющих недвижимостью или кого-либо еще.

3. Планируйте свое время

Если вы не используете какую-то систему расписания, ваши «дела» не существуют нигде, кроме как в вашем уме.
Чем больше вещей вы держите в голове (а не в календаре), тем выше вероятность того, что вы почувствуете стресс и подавленность, пытаясь вспомнить все, что вам нужно сделать.

Когда вы добавляете его в свой календарь, вы можете меньше думать обо всем, что вам нужно сделать, и обращать внимание на то, что вам нужно сделать прямо сейчас.

4. Создайте систему записи заметок

Сколько раз в голове всплывает мысль типа «О, мне нужно это сделать!»

Следующее, что вы знаете, звонит телефон, и вы тушите какой-то пожар, и вы забываете об этой идее.

Потом вы ломаете голову, пытаясь вспомнить то, о чем забыли.

Создайте своего рода систему для записи заметок. Это можно сделать через Evernote, Google Keep или даже приложение Notes на телефоне.

В конце дня, перед тем как вы начнете работать, проверьте свои заметки и добавьте их в свой календарь.

Это поможет вам не уронить мяч, а также обеспечит душевное спокойствие, когда вы закончите свой день.

5. Создайте предварительное обследование

Многие управляющие недвижимостью скажут, что самым трудоемким аспектом их работы является проверка арендаторов.

Есть много дел, и одна из самых неприятных проблем — телефонные звонки и электронные письма от неквалифицированных арендаторов.

Вы указали свои критерии в списке аренды, но они их не прочитали. Они даже не отвечают вашим требованиям к минимальной заработной плате, чтобы их рассмотрели, но они все равно обращаются.

Вы можете избавиться от этих шиншиллов, создав опрос в форме Google, который можно добавить в списки аренды и потребовать от людей принять участие в вашем опросе.

Это видео покажет вам, как создать одну из этих форм для добавления в списки аренды.

6.Поделитесь своими критериями аренды на фотографии в своих объявлениях

Многие арендаторы смотрят на местоположение, цену и фотографии, а затем обращаются к вам.

Они даже не читают ваше объявление, чтобы узнать больше об аренде.

Это означает, что они не читают о ваших минимальных критериях, таких как политика в отношении домашних животных, стандарты дохода и политика в отношении курения.

Один из простых способов решить эту проблему — сделать снимок экрана с вашими критериями и превратить его в фотографию.

Добавьте это фото в качестве второй фотографии в вашем объявлении, чтобы, если они пролистают, они будут вынуждены увидеть ваши критерии.

Вот пример этого в действии.

Вы можете видеть, что выделенное изображение показывает список ваших критериев отбора.

Это будет второе изображение, которое кто-то будет пролистывать и поместит ваши минимальные критерии отбора вперед и по центру.

7. Связь с персоналом

Будь то 10-минутный брифинг или более формальная встреча, уделите время тому, чтобы убедиться, что все в вашей команде понимают, что происходит в течение дня, — прекрасный способ убедиться, что задачи назначены, помощь доступна и каждый участник готов к идти без препятствий.

Выделив время для вопросов, опасений и разъяснений сейчас, вы сэкономите время и нервы каждому в будущем.

8. Передача утомительных и избыточных задач на аутсорсинг

Если вы видите кнопку живого чата на экране и сейчас нормальное рабочее время, скорее всего, это обслуживается нашей командой на Филиппинах.

Мы обрабатываем все чаты службы поддержки клиентов в нашем офисе, но любые потенциальные чаты, связанные с продажами, обрабатываются нашей командой VA (виртуальный помощник).

Они проделывают огромную работу за небольшую часть стоимости для нас, наняв кого-то на полную ставку в нашем офисе на эту должность.

Вы можете обучить виртуального помощника публиковать все ваши объявления, отвечать на запросы аренды и даже отвечать на телефонные звонки.

Просто имейте в виду, что в некоторых штатах есть законы, которые обязывают управляющего имуществом выполнять определенные действия, которые не могут быть переданы на аутсорсинг.

9. Атакуйте большие задачи, как Дэйв Рэмси

То, чему ты сопротивляешься… сохраняется!

Мы все виноваты в том, что откладываем большие или надоедливые проекты.

Иногда бывает трудно начать работу над проектами такого типа.

Дэйв Рэмси написал книгу «Полное возрождение денег», которая помогает людям, борющимся с долгами, взять под контроль свою жизнь.

Одна из спорных стратегий, которую он предлагает, состоит в том, чтобы атаковать не долг с наибольшей годовой процентной ставкой, а сначала атаковать самый маленький финансовый долг.

По сути, если у вас есть просроченный счет за мобильный телефон в размере 200 долларов под 5% годовых и просроченный счет по кредитной карте на 500 долларов под 20% годовых, он предлагает сначала оплатить счет за мобильный телефон.

С финансовой точки зрения это может не иметь большого смысла из-за более высоких комиссий по счету по кредитной карте, но психологически это создает мини-выигрыш, поскольку вы можете быстрее оплатить меньший счет за мобильный телефон.

Важно увидеть и ощутить маленькие победы на ранних этапах процесса.

То же самое верно, когда вы смотрите на гигантскую задачу, и вы даже не знаете, с чего начать.

Сначала начните с самой простой части проекта. Небольшая выгода от завершения этого проекта придаст импульс более крупным проектам.

Ваша импульсивность и удовлетворение являются важными мотивами при выполнении большого проекта.

Не можете начать свой рабочий день? Начните с небольшого проекта и постепенно переходите к более крупным задачам.

10. Внимательно следите за жильцами

Нет ничего хуже, чем проблемный арендатор.

Один плохой арендатор может помешать вашей работе на недели или даже месяцы.

У нас есть руководство по отбору арендаторов, которое проведет вас через весь процесс.

Мы также предоставляем наиболее полные справочные отчеты.

Если вы управляете недвижимостью, у вас в портфеле не менее 50 дверей, мы можем обсудить объемные цены в ваших отчетах об арендаторах.

Вы можете написать нашему менеджеру по развитию бизнеса по адресу [email protected] или позвонить нам по телефону 1 (888) 877-8501 для дальнейшего обсуждения.

Вы также можете заполнить запрос на расценки на нашей странице проверки арендаторов по управлению недвижимостью.

Многие из наших клиентов обращаются к нам после того, как устали от недостатка обслуживания клиентов или точности отчетов через их универсальную платформу управления недвижимостью.

Другие клиенты хотят передать свои звонки для проверки доходов через наш офис на аутсорсинг.

В любом случае мы будем рады вам помочь.

Советы по управлению недвижимостью

Если бы был один совет важнее всех остальных, то нужно было бы действовать.

Он никогда не будет идеальным, но чем более измеримыми действиями вы воспользуетесь, тем больше у вас будет возможностей для улучшения.

Все требования к вашему времени — это лишь часть работы управляющего недвижимостью, и ее легко переутомить.

Применяя некоторые советы по управлению временем и работая более эффективно, ваша продуктивность повысится, а ваше удовлетворение будет расти.

Ваша недвижимость станет намного более успешной, если вы научитесь управлять своими повседневными делами.

Есть ли у вас какие-нибудь успешные советы по тайм-менеджменту, которые вам подходят?

Мы будем рады услышать о них в разделе комментариев ниже после того, как вы любезно поделитесь этой статьей.

,

Навыки управления временем

Разумное использование времени человеком для достижения успеха во всех сферах жизни относится к управлению временем. Тайм-менеджмент не только помогает людям максимально эффективно использовать время, но и обеспечивает успешное выполнение задач в установленные сроки.

Чтобы заслужить уважение на работе, важно поступать правильно и в нужное время. Люди, которые не ценят время, не заметят и никогда не воспринимаются всерьез.

Давайте рассмотрим некоторые навыков, необходимых для эффективного управления временем:

1. Будьте организованы

   • Рабочее место необходимо содержать в чистоте и порядке.
   • Хранение важных файлов в порядке помогает вам сразу их находить и, таким образом, экономит время, которое уходит на ненужный поиск. Скрепляйте важные документы вместе.
   • Не храните на столе стопки файлов и груды бумаги. Бросьте все, что вам не нужно.
   • Храните канцелярские принадлежности и личные вещи, такие как мобильный телефон, ключи от машины, бумажник, на своих местах.
   • Выработайте привычку пользоваться органайзером. Планируйте свой день заранее.
   • Никогда не пишите на незакрепленных бумагах. Держите под рукой блокнот и ручку.

2. Научитесь расставлять приоритеты

   • Расставьте приоритеты. Не работайте только ради работы.
   • Подготовьте «План задач» или «Список дел», как только вы приступите к работе. Запишите все действия, которые вы хотите выполнить за один день, по важности и срочности.
   • Задачи с высоким приоритетом должны выполняться немедленно. Не начинайте свой день с того, что не требует вашего немедленного внимания.
   • Отметить выполненные задачи. Это приносит вам чувство облегчения и удовлетворения.
   • Сотрудник должен понимать разницу между задачами с высоким и низким приоритетом, а также между важной и срочной работой.
   • Не занимайтесь неуместными делами. Вы потратите зря весь день, и результат будет нулевым.
   • Четко обозначьте свои роли и обязанности на рабочем месте.

3. Будьте пунктуальными и дисциплинированными

   • Пунктуальность помогает выполнять задачи намного раньше срока.
   • Старайтесь не брать с работы слишком много отпусков. Такое отношение совершенно непрофессионально.
   • Убедитесь, что вы находитесь за своим столом за пять минут до своего фактического времени.
   • Стремитесь выполнять задачи вовремя. Не откладывайте задания и ждите до последней минуты.

4. Взять на себя работу

   • Не работайте только в присутствии начальника. Работай на себя. Посвящение должно исходить изнутри.
   • Отвечайте за свою работу и учитесь принимать свои ошибки.
   • Если вы что-то приняли, то вы обязаны завершить это в отведенный промежуток времени.

5. Будьте немного дипломатичны

   • Не принимайте все, что встречается на вашем пути. Вежливое «НЕТ» в начале спасет вашу репутацию позже.
   • Сотрудникам должны быть делегированы обязанности в соответствии с их специализацией и опытом.Таким образом они проявляют больше интереса и в конечном итоге заканчивают работу вовремя.

6. Больше внимания

   • Будьте немного сосредоточены и сконцентрируйтесь на работе. Не тратьте время попусту и сплетничайте.
   • Не отвечайте на длительные личные звонки на работе. Закончите работу и уйдите на день вовремя. У вас будет достаточно времени, чтобы пообщаться с друзьями или зайти в социальные сети. Играть в игры на работе — это то, чего от профессионала не ждут.

7. Будьте разумны

   • Никто не может работать целый день. Выделите в своем ежедневном графике время, чтобы поговорить с членом вашей команды, сидящим рядом с вами.
   • Не перегружайте себя.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена Управляющей группой по содержанию руководства .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

.