Важные срочные неважные несрочные: Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

В первой части статьи я написал о том, почему гораздо важнее понимать, что ты хочешь, чем пытаться уместить максимум дел в свой день.

Здесь я хочу рассказать о том, как успевать – но не все, но то, что действительно важно.

Теперь самое время вернуться к методам тайм-менеджмента. И начнем мы с самого простого – списка дел. Зная свои желания, цели и задачи, вы сможете адекватно применять этот инструмент. Но сначала нужно его настроить. И сделаем мы это при помощи так называемой матрицы дел Эйзенхауэра.

Разделите свои дела на четыре списка.

• Важные и срочные
• Важные и несрочные
• Неважные и срочные
• Неважные и несрочные

Как понять, какие дела куда распределить?

Важные срочные дела – это те, которые продвигают вас к вашим ближайшим целям. У Пети это поиск денег
на машину, звонок клиенту, работа с портфолио. Не менее важная задача – выбор машины. Это кажется не таким серьезным, но без этого дело никуда не сдвинется.

Важные несрочные – продвигают вас к целям, неприоритетным, но важным. Дизайнер Петя хочет встретиться с хорошей девушкой, завести с ней отношения и впоследствии жениться, но сейчас для него важнее – стабильный доход. Поэтому чтение книги по отношениям (предположим, что Петя у нас осознанный молодой человек и читает книги по отношениям) – это для него важное, но не срочное дело.

Неважные срочные дела – не продвигают вас к целям, но необходимы, чтобы поддержать уровень жизни или достижений, на котором вы находитесь. Это, например, уборка дома, мытье посуды, прогулка с собакой, покупка продуктов. На работе это заказ воды, сортировка писем, почтовые рассылки, Такие дела примерно одинаковы у всех.

Неважные несрочные дела – такие, которые не продвигают нас к целям и не нужны для поддержания уровня жизни. Это либо дела, которые вам навязали, которые вы придумали себе под влиянием социума, либо развлечения. Примеры для Пети? Помощь маме на даче, в то время как Петя ненавидит возиться на огороде. Пробный урок йоги, потому что в его окружении все занимаются восточными практиками (Пете скучно на йоге и он предпочел бы бокс, но стесняется отказаться, чтобы не показаться бездуховным). Просмотр сериала.

Что дает такая система?

Распределив дела по матрице приоритетов Эйзенхауэра, мы можем четко понять, зачем они нам, в каком порядке их делать и делать ли вообще.

Важные срочные дела – с них нужно начинать день. Думаю, теперь понятно, почему. Именно они приближают нас к получению того, чего мы больше всего хотим. Кроме того, сделав их, мы получим заряд уверенности в себе и позитива на весь день – ведь мы понимаем, что сделали что-то полезное.

Возвращаемся к дизайнеру Пете. Ему стоит начать свой день с решения одной из бизнес-задач
– звонок клиенту, работа с портфолио. Даже если он сделает только что-то одно, это уже очень хорошо.

Важные несрочные дела – ими стоит продолжить свой день. Ведь они служат целям, которых вы тоже хотите добиться – пусть и не прямо сейчас. Для Пети это может быть та же психологическая книга, чтобы лучше понимать свою будущую девушку, посещение семинара по здоровому питанию (если помните, правильно питаться было одной из его целей, но он не считает ее первоочередной).

Неважные срочные дела – в идеале нужно делегировать. Не зря в компаниях существует должность секретаря или офис-менеджера – он выполняет то, на что у руководителя нет времени, но что необходимо, иначе работа встанет или вы будете работать в бардаке.

Как быть с домашними делами? Не у всех есть возможность поручить уборку, готовку или прогулку с собакой кому-то другому. Если приходится делать такие дела самому – выбирайте время, когда вы хуже всего соображаете или не очень работоспособны. Тот же Петя может прибраться и помыть посуду после работы. И даже если получится, что он отложит это на завтра, ничего страшного не случится. Главное, что он уже сделал самые важные дела.

Неважные несрочные дела стоит просто отменять. Если не получается – тратить на них минимум времени и те моменты, когда вы наименее работоспособны и хуже всего соображаете, например, устали после работы или не выспались.

Важные дополнения

• Очередность важных несрочных и срочных неважных дел можно менять. Иногда стоит перемежать их небольшими порциями. То же мытье посуды невозможно откладывать бесконечно, а собака дизайнера Пети не даст ему пренебречь прогулкой. Но главное – начать день с важного и срочного.
• Бывают дни, когда вообще ничего не хочется делать. В такие дни важно сделать над собой усилие и сделать одно важное и срочное дело, а потом расслабляться. Если вы произвели расстановку приоритетов по матрице Эйзенхауэра, вам несложно будет найти такое дело. Это будет значить, что, несмотря на саботаж, вы все равно продвинулись к своим целям.

• Задачи, которые продвигают нас к нашим целям, часто могут нам не нравиться. Они направлены на изменения, а мозг всегда хочет сохранить то, что есть и сопротивляется переменам. На этом нюансе основан известный метод тайм-менеджмента начать утро с «поедания лягушки», то есть с дела, которое не хочется, но нужно сделать. То есть фокус не в том, чтобы непременно начать утро с чего-то неприятного, а в том, что нужное и неприятное – часто совпадает.
• Поэтому же приятнее всего заниматься срочными неважными делами и неважными несрочными. Они либо вообще ничего не значат для нас, либо направлены на поддержание текущего уровня жизни. В них мы действуем по шаблонам. Благодаря этому у мозга нет поводов для сопротивления. Но если заниматься только такими делами, изменений в жизни, роста не предвидится.

Итак, в двух частях статьи «Больше, чем тайм-менеджмент» мы пришли от вопроса «как все успевать?» к вопросам «зачем это успевать?» и «что именно нужно делать?». На них отвечать сложнее, но именно такие вопросы приближают нас к нашим целям и помогают достичь желаемого.

А вот несколько материалов, которые помогут вам находить и достигать своих целей:

Желаю вам успехов!

Вадим Куркин

Составляем перечень важных, но не срочных дел

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:

• Срочные и важные – не допускать
• Срочные и неважные – делегировать
• Несрочные и важные – делать
• Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.

Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями.  Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». 

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах.  Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.  

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса.  Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь.  Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.  

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

• Квадрант А: важное и срочное.
• Квадрант B: важное, но не срочное.
• Квадрант C: неважное, но срочное.
• Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

• Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
• Доработка задач с просроченным дедлайном.
• Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

• Разработка маркетинговой стратегии.
• Анализ финансовых показателей.
• Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

• Проверка почты и мессенджеров.
• Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
• Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

• Скроллинг ленты в соцсетях.
• Компьютерные игры.
• Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

• Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
• Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
• Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Тайм-менеджмент: расставляем приоритеты

Каждый день мы строим планы, пытаясь организовать нашу жизнь в самых разных ее сферах. Но что делать, если задач слишком много и их невозможно уместить в один день или любой другой временной слот? В такой ситуации стоит спокойно и вдумчиво расставить приоритеты. В этом нам помогут методы тайм-менеджмента. 

Матрица Эйзенхауэра

«Не все срочные дела важные и не все важные дела — срочные», — эту максиму приписывают американскому президенту Дуайту Эйзенхауэру, в честь которого и был назван метод расстановки приоритетов.  

В его основе лежит разделение задач на: 

1.              срочные, важные; 

2.              важные, несрочные; 

3.              срочные, неважные; 

4.              неважные, несрочные. 

Задачи из блока 1 – первостепенные задачи, которые нужно делать самостоятельно и которые нельзя делегировать. 

Блок 2 – важные несрочные дела, которые можно выполнить в комфортном режиме, тщательно взвешивая и планируя. Это — самый удобный режим работы. Однако надо помнить, что очень часто такие задачи могут неожиданно перейти в разряд первостепенных. Поэтому не стоит затягивать их выполнение. 

Блок 3 – задачи, которые вы можете спокойно делегировать и тем самым уменьшать их количество в вашем списке. Их выполнение почти не сказывается на успехе того или иного процесса, но они отнимают большое количество времени. 

Блок 4 – неважные и несрочные: просто вычеркиваем их из своего списка задач.  

Метод ABCDE 

Напротив каждой вашей ежедневной задачи поставьте соответствующую букву. 

А – самые важные задачи. Их невыполнение повлечет за собой серьезные последствия. 

B – тоже весьма серьезные задачи. Но их невыполнение не приведет к таким негативным результатам, как в ситуации с задачами А. 

C – задачу лучше выполнить. Если не получится, последствий не будет. 

D – эти задачи смело можно делегировать. Так вы высвободите время для задач уровня А. 

Е – то, что можно вычеркнуть или перенести на следующий день. 

Главное правило метода: нельзя выполнять задачу В, пока не закрыта задача A. Что касается задачи С, приступать к ней не следует, пока не будет выполнена задача В, и т.д. 

ABCDE очень похож на метод «Светофора» 

В данном случае вы обозначаете уровни приоритетности задач цветами светофора: красный – важные дела; желтый – важные дела, которые можно сделать во вторую очередь; зеленые – дела, которые можно отложить.  

Если вас заинтересовала проблематика тайм-менеджмента, Учебный центр рекомендует прочесть следующие книги: 

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»; 

Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра. Краткий гид по борьбе с прокрастинацией»; 

Брайн Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь»; 

Реджина Лидс
«Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»; 

Сергей Бехтерев «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»; 

Павел Безручко «Практики регулярного менеджмента».

методика для тех, кто хочет всё успевать

Чем раньше ты научишься управлять своим временем, тем легче тебе будет совмещать учёбу, работу, личную жизнь и хобби. Чтобы совладать с распорядком дня, не нужно изобретать велосипед. За тебя всё придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Поможем разобраться с принципами планирования дел и квадратом эффективности Эйзенхауэра.

Американский государственный и военный деятель, президент США Дуайт Эйзенхауэр имел отличные организаторские способности и создал на основе своего опыта систему планирования. Методику назвали в его честь — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра. Ей до сих пор пользуются люди по всему миру

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра

Матрица выглядит как квадрат с четырьмя отделами. Между ними нужно распределить важные и срочные, несрочные важные, неважные срочные и несрочные неважные дела. Как это сделать, читай ниже.

Совет № 1: Выполняй важные и срочные дела в первую очередь

Выдели из своего перечня задачи, которые обязательно нужно выполнить сегодня. Из-за пропущенных важных и срочных дел бывают неприятные последствия: забыл выполнить домашнее задание — получил низкую отметку. Лучше не оставлять такие занятия на конец дня. Берись за задачи класса А в первую очередь и не накапливай их. Иначе придётся понервничать, разгребая завалы. Для удобства можно пометить в ежедневнике важные и срочные дела буквой А.

Совет № 2: Не откладывай в долгий ящик несрочные, но важные дела

Дели на кусочки долгосрочные важные задачи и уделяй им немного времени каждый день. Если постоянно откладывать их на потом, не заметишь, как они превратятся в срочные: затянул до последнего подготовку к экзамену — придётся ночами сидеть за учебниками. В планере напротив важных несрочных дел указывай букву В.

Совет № 3: Делегируй неважные, но срочные дела

В этот квадрат определяй задачи, которые не принесут тебе ощутимого результата. Например, навязанные внезапные встречи, бесцельные разговоры по телефону, бронирование билетов и т. д. Если возможно, попроси кого-нибудь помочь тебе с такими делами. Можно отложить их на вечер или выходные. В ежедневнике маркируй их буквой С.

Совет № 4: Откажись от несрочных и неважных дел

Как правило, делами из этой графы больше всего хочется заниматься: смотреть сериальчики, зависать в Инстаграме и т. д. Тебе стоит отметить «пожирателей времени» буквой D и не отвлекаться на них. От совсем бесполезных занятий стоит отказаться навсегда. Составь их список и озаглавь «Я никогда это не буду делать…». Приятные сердцу занятия, от которых ты не готов отказаться, попробуй дозировать или объединить с другими задачами. Например, сериал можно глянуть во время уборки комнаты, а проверить соцсети по дороге в школу.

Первое время пользоваться матрицей Эйзенхауэра будет сложновато. Но спустя пару недель ты научишься распределять ежедневную нагрузку быстрее. Поставь себе цель держать квадрат «важно и срочно» как можно чаще пустым. Это реально, если ты будешь вовремя и регулярно уделять внимание важным несрочным делам. Успехов!

***

Если материал был для тебя полезен, не забудь поставить «мне нравится» в наших соцсетях ВКонтакте, Instagram, Telegram, ASKfm и поделись постом с друзьями. А мы сделаем ещё больше материалов, которые пригодятся тебе для учёбы.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра — Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто эффективное

© iStockphoto
blackred

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас есть всего несколько дней, чтобы собрать все, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел.Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы, вызывающие временной стресс, являются одними из наиболее распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им нужно сделать слишком много работы в слишком короткий срок. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

В своем выступлении на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей в 1954 году бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные. и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным «. Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить время на важные дела, а не только на срочное. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

• Важные виды деятельности приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
• Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия отказа от них немедленные.

Когда мы знаем, какие действия являются важными, а какие срочными, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на несущественных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел

или Программа действий,

вы это уже сделали. )

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1 — Срочность / важный принцип Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете исключить действия в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом.

.

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — выделить в своем расписании некоторое время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не стали срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать

их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче»

здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших собственных желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы

, они часто будут избегать просить вас заняться «неважными» делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам быстро определить действия, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

• Важно и срочно.
• Важно, но не срочно.
• Не важно, но срочно.
• Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание неотложному настоящему, а не важному будущему.

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков своего пребывания на посту президента США он руководил строительством системы межгосударственных автомагистралей, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт о гражданских правах с момента окончания Гражданской войны, положил конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали такое долгосрочное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.

В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, The Time Management Matrix, The Эйзенхауэра, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности). Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …

• Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)

• Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

• У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения

• Трудно делегировать и / или сказать нет

• Хочу стать президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности или почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, зависящим от времени, а не к менее срочным , даже когда менее срочное задание предлагает большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком по сравнению с задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые позволяют вам сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выбрали важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — срочно и важно

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочное / важное. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

• Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь

• Срочные и неважные задачи / проекты, которые нужно передать кому-то другому

• Несрочные и несущественные задачи / проекты, которые нужно удалить

В реальном мире различие между срочными и несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как Стивен Кови разбирает это:

Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые возникают и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже приводится подробный анализ каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете до наступления крайнего срока. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

• Покрытие проекта для больного коллеги

• Стоянки на шоссе

• Источники раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды

• Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

• Последний срок назначен вам

Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

• Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

• Регулярные работы или проекты технического обслуживания

• Профессиональные сети и построение личных отношений

• Изучение нового навыка в соответствии с текущими исследованиями ваше поле, посещение образовательных мероприятий

• Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 — это лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. В квадранте 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

• Ненужные перерывы со стороны коллег

• Проверка телефона или электронной почты, когда он отключается

• Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

• Действия по купонам или ограниченное время предлагает

• Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 срочные, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени на этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

• Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

• Объясните другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

• Сохраните задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом утром

• Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

• Практикуйтесь, говоря нет

Квадрант 4: Несрочные и не важные

Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.

Примеры:

• Часовой просмотр телевизора

• Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

• Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее

• Чрезмерные покупки или просмотр онлайн

Квадрант 4 — это квадрант излишеств и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф, когда он находился в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не делаете этого намеренно, то, как вы тратите время простоя, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является сильным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслабились с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подошли к рабочему дню.

Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение приводило к снижению удовлетворенности работой в целом.

Копай глубже

Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

Как перебалансировать ваши квадранты

Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по секторам, задав следующие вопросы:

1. Это было срочно для меня?

2. Было ли это важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не на основе чужих.

После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на следующие задачи:

• Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Выделите время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избежать проблемы:

• Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить, кто больше всего тратит время, и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

По мере того, как вы смещаете свои приоритеты в квадрант 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам с помощью двух разных методов: меток или уровней приоритета.Оба метода описаны ниже.

Использование ярлыков

В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:

• Добавьте @urgent и @important к задачам, которые необходимо выполняются немедленно и лично

• Добавьте @important к задачам, для которых установлен срок выполнения и которые выполняются лично

• Добавьте @urgent к задачам, которые можно делегировать или отнести к

• Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

• Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

• Важно и Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

• Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

• Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

• И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтров, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.

Совет Todoist

Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части вашего навигационного меню для быстрого доступа.

Использование уровней приоритета

Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

• Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

• Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

• Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

• Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

Совет Todoist

При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

Работа с каждым квадрантом

После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните свои новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

Для Q1: Важно и срочно, p1:

Для Q2: Важно и не срочно, p2:

Для Q3: Неважно и срочно, p3:

• Делегируйте столько задач, сколько вы возможный. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

Q4: Неважно и не срочно, p4:

Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, какую из них решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

Введение и 3-минутное видеоурок

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Наш бесплатный, менее 3-х минутный видеоурок на YouTube «Понимание матрицы Эйзенхауэра»

Откуда взялось название?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайту приходилось постоянно принимать трудные решения о том, на каких из многих задач он должен сосредоточиться каждый день.Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Приоритезация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с разными стратегиями работы:

Мы называем первый квадрант Сделайте первый квадрант , так как его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены, самое позднее, сегодня или завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сконцентрироваться, пытаясь сделать как можно больше.
Примером такого типа задач может быть просмотр важного для вашего руководителя документа.
Второй квадрант мы называем График . Его задачи важны, но менее актуальны. Здесь вы должны перечислить задачи, которые нужно добавить в свой календарь.
Примером этого может быть давно запланированный перезапуск занятий в тренажерном зале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочны. Вам следует отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверять их прогресс.
Примером делегированной задачи может быть кто-то, кто звонит вам, чтобы попросить срочную услугу или попросить вас выйти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив более подходящего человека для работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не делайте , потому что он помогает вам разобраться в вещах, которые вам вообще не следует делать.
Выявляйте и исключайте вредные привычки, такие как беспричинный серфинг в Интернете или слишком долгие игры. Это дает вам повод не справляться с важными задачами в 1-м и 2-м квадранте.

5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра

Рекомендуется
к прочтению

7 навыков
высокоэффективных людей
Стивен Кови

1. Внесение дел в список освобождает ваш разум.Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
2. Попробуйте ограничиться не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавлять еще один, завершите сначала самое важное. Помните: речь идет не о сборе, а о завершении заданий.
3. Вы всегда должны вести только один список как для деловых, так и для личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или себя в конце дня.
4. Не позволяйте никому отвлекать вас.Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утро, а затем работайте над своим делом. И, в конце концов, наслаждайтесь ощущением завершения.
5. Наконец, постарайтесь не откладывать на потом. Даже не переусердствуя со своими делами.

Дополнительные советы см. В нашем всеобъемлющем введении в управление временем.

Чего вы ждете?

Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст «Матрица Эйзенхауэра»!

Матрица Эйзенхауэра — мужчины нового уровня

Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что нет.важный. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

Приблизительное время прочтения: 9 минут

Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».

Что такое матрица Эйзенхауэра?

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочно-важных.

Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.

Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.

Помогая вам отличить срочное от важного, вы повышаете свою продуктивность.

Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д.Эйзенхауэр.

Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.

Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».

Срочно или важно

Фото любезно предоставлено Unsplash

. Важно понимать разницу между срочным и важным.

Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто происходит незапланированно.Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.

С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.

Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.

Ниже приведены примеры срочных и важных:

• Неожиданные проблемы в машине или доме.
• Последний срок или порученный вам проект.
• Насущные проблемы или жалобы клиентов.
• Кризис любого типа.

Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.

Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.

Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.

Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству сгорания.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не быть неотложного.

Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

• Изучение новых навыков.
• Личная гигиена и здоровье.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование.
• Построение и поддержание отношений.
• Образование и обучение.
• Анализ и планирование ваших финансов.
• Создание новых стратегий.

Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

Он гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно решая срочные и важные задачи.

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные и не важные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

Проблема с этим квадрантом состоит в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:

• Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
• Купоны и маркетинговая тактика.
• Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
• Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.
• Несколько встреч.

Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.

Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

Это вызовет стресс и сделает вас несчастным.Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.

Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к достижению ваших целей. Эти вещи расточают время.

Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут понадобиться кому-то другому.Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:

• Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
• Смотрю телевизор часами от скуки.
• Бездумная прокрутка социальных сетей.
• Собираюсь куда-нибудь, чтобы порадовать других.
• Интернет-магазин часов.
• Неважное и непродуктивное общение.

Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность.Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.

Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.

Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.

Самооценка

Фото любезно предоставлено Unsplash

Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя.Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.

Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.

Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.

Советы по расстановке приоритетов

Фото любезно предоставлено Unsplash

Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время. В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.

Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.

Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:

1. Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.
2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.
3. Планируйте наперед. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.
4. Делегирование и аутсорсинг. Когда вы узнаете, где проводите время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи сторонним сотрудникам. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.
5. Скажи нет. Установление границ и твердое отношение к ним позволит вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам.Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

Полезные книги

Фото любезно предоставлено Unsplash

Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

Часто задаваемые вопросы

Матрица Эйзенхауэра работает?

Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать. Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.

Каковы четыре аспекта тайм-менеджмента?

Четыре принципа управления временем: удалить, делегировать, отложить и сделать.

Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?

Распространенная ошибка в управлении временем — недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

Заключение

Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными иважный. Используйте его, чтобы не отвлекаться и достичь своих долгосрочных целей.

Дополнительные ресурсы:

Показанное фото Дэвида Эма / Next Level Gents.

Как решить, что важно и срочно (без списка дел)

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов в период с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр достиг многого и сохранял высокую производительность в течение многих лет до самой своей смерти.

Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, — это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач — различить важное и срочное — и повысить вашу продуктивность сегодня.

Вот как это работает.

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

— Дуайт Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра, впервые популяризированная в книге «7 привычек высокоэффективных людей» (аудиокнига), также известная как матрица срочно-важных, состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам решать задачи и определять их приоритетность. срочность и важность.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

Срочные и важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно).
Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).
Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
Ни срочно, ни по важности (задачи необходимо устранить).
Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке от верхнего левого, верхнего правого, нижнего левого и нижнего правого):

Квадрант 1: важные, но несрочные

Задачи в этом квадранте не имеют крайний срок не за горами, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры: упражнения, ведение дневника, учеба, время с семьей.

В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом поле,

Квадрант 2: Срочные и важные

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.

Задачи в этом поле должны быть заранее устранены заранее, если они ранее находились в квадранте 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой напрасную трату времени, которая не помогает вам в достижении ваших долгосрочных целей.

Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть своего времени на действия, указанные в этом поле. Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что у меня сработало, — это не обязательно исключение действий из этой коробки, а вместо этого их минимизация и использование в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но неважно

Действия в этой рамке матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий, указанных в этом поле, заключается в том, что они часто могут обманчиво выглядеть как действия из квадранта 2.

Они также вызывают у нас чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не достигли большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания.Они заставляют вас реагировать, беспокоиться и нервничать.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений — чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Я нашел лучшие способы различать срочные и важные задачи:

Определить и записать то, что важно i.е. жизненные цели, основные ценности и
Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.
Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем через делегирование, либо времени, либо другим людям»

— Стивен Кови

Что происходит, когда у вас недостаточно времени для деятельности или вы не можете решить, как уместить их всех в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на эти вопросы лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или другому, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, пишущий отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.

Оптимизация включает устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижение цели, например, вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. д.

Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном контрольном списке вопросов, состоящем из двух этапов :

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет — полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) — Можно ли делегировать эту задачу кому-то другому, который сделает это за меня?

Если да, делегат.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответствующим образом.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не изучил этот контрольный список и, наконец, не поручил важную уборку профессиональному уборщику.Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как продуктивности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни не в том, как это сделать, а в том, что я должен делать прямо сейчас? Что мне нужно делегировать, а что нужно устранить?

Матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над тем, что действительно важно для вас.Это заставляет вас думать о том, что срочно и важно, и помогает оставаться в проактивном образе мышления.

Сосредоточив внимание на том, что вам нужно, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить продуктивность на всю жизнь.

Майо Ошин пишет на MayoOshin.com , где делится практическими идеями самосовершенствования и доказанной наукой для улучшения здоровья, продуктивности и творчества. Чтобы получить практические идеи о том, как перестать откладывать на потом и сформировать здоровые привычки, вы можете подписаться на его бесплатную еженедельную рассылку здесь .

Версия этой статьи первоначально появилась на mayooshin.com как «Матрица Эйзенхауэра: как решить, что важно и срочно (без списка дел). “

Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови« 7 привычек высокоэффективных людей ».

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция осталась нетронутой.

Срочные и важные: используйте свое время эффективно

Стратегии для различных квадрантов матрицы

Действия в вашем ВАЖНОМ И СРОЧНОМ квадранте — Есть два различных типа срочных и важных действий: то, что вы не могли предвидеть (то есть возможность вашей презентации от вице-президента), и другие, которые вы оставили до последней минуты.Избегайте действий в последнюю минуту, планируйте и не откладывайте на потом.

Однако такие проблемы и кризисы не всегда можно предвидеть. Поэтому оставьте в своем расписании какое-то незапланированное время, чтобы заняться неожиданными важными делами. Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них можно было предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать такие действия заранее, чтобы предотвратить «скопление». В первую очередь расставьте приоритеты в своем расписании с помощью этих мероприятий — это важнейшие строительные блоки вашего календаря.Сведите к минимуму или заблокируйте перерывы в запланированное время.

НЕ ВАЖНО И СРОЧНО — Эти действия — это то, что мешает вам в достижении ваших целей и мешает вам завершить свою работу. Нужно ли вообще выполнять эти задачи? Если да, могут ли они быть отложены / перенесены или делегированы? Обычный источник таких прерываний — от других людей. Иногда уместно сказать «нет» вежливо и эффективно или побудить их решить проблему самостоятельно (см. Статью в блоге «Менеджеры используют ваши сильные стороны, чтобы избежать обезьяны» , чтобы помочь вам в этом).Как вариант, попробуйте запланировать время, когда вы будете доступны (или установите часы работы), и сообщите об этом, чтобы они не мешали вам. Часы работы могут быть запланированными регулярными встречами, когда многие потребности и проблемы в вашей команде могут быть решены одновременно).

ВАЖНО НЕ СРОЧНО — Эти действия помогут вам достичь ваших целей. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными. Не забудьте оставить достаточно времени для решения непредвиденных проблем, чтобы не отставать от графика.

НЕ ВАЖНО НЕ СРОЧНО — Эти действия отвлекают вас, и их следует избегать. Некоторые можно просто проигнорировать или отменить. Другие — это действия, которые другие люди могут хотеть от вас, но не способствуют достижению ваших собственных желаемых результатов. Научитесь говорить «нет» вежливо и эффективно, а это значит, объясните почему. Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы, они не будут просить вас делать что-то неважное в будущем. Уважение к вам, скорее всего, возрастет!

Еще 3 совета Черчилля: Задайте себе вопрос:

• Добавляю ли я важные / срочные задачи в свой список дел, которые я мог бы вместо этого делегировать, чтобы помочь моей команде расти?
• Наблюдаю ли я закономерность в том, что член команды слишком часто обращается ко мне с неотложными проблемами? Если да, научите их более эффективно распоряжаться своим временем.
• Могу ли я сказать «нет» другим и при этом сохранить отношения? Если нет, Черчилль тоже может помочь!

Наша команда Черчилля надеется, что такой подход принесет вам пользу. Если вам нужна дополнительная поддержка в области лидерства и развития команды, свяжитесь с нами.

Недавние сообщения, которые могут вам понравиться…

Срочные Vs. Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами.Unsplash

Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, на это снова и снова пришло 5 ответов:

• Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, верную себе, а не жизнь, которую от меня ожидали другие
• Мне жаль, что я не работал так усердно
• Я бы хотел, чтобы у меня хватило смелости выразить свои чувства
• Я хотел бы оставаться на связи со своими друзьями
• Я бы хотел, чтобы я был счастливее

Я много думаю над этим списком, пока работаю.

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.

Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но почти не нарушаю принципа. Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно эту тему, обсуждая, как отличить то, что срочно, от того, что важно в вашей жизни:

Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.

Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным.Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, , как вы можете выделить время для важных дел?

Использование матрицы решений для определения важности

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, — использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

Разработанный Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии США, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, эта простая рамка разделяет задачи в простые категории:

В верхнем левом углу ( Важно и Срочно ) вы можете указать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Правый верхний угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

Левый нижний угол ( Не важно и Срочно ) может состоять из перерывов, встреч и действий.

Нижний правый угол ( Не важно и Не срочно ) может содержать траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.

Очевидно, что в первую очередь вам следует заняться важными и срочными делами.

Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится труднее.

Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что , если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи .

Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время — это созданная вещь. Сказать «У меня нет времени» — все равно что сказать: «Я не хочу».

Или, как выразился Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным.”

Как сделать важные дела срочными

Самый простой способ убедиться в том, что важная задача срочна, — это назначить ей крайний срок.

Сроки — это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым в конце концов можно добраться.

Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок.По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

С другой стороны, ваша цель привести в форму важна, но совсем не срочна. У вас и , чтобы дойти до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить крайние сроки. Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вы сначала должны разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.

Мой любимый подход к этому исходит из статьи Getting Things Done , в которой Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в этой задаче?»

Это то, что вам нужно установить в срок.

И вот здесь самое важное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Зачем нужны серьезные дедлайны

Второе качество срочных задач, делающее их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.

Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала домовладелец позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вы вовремя заплатили арендную плату. В противном случае в конечном итоге вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

Проблема простой установки сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными.Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, по сути, не будет никаких последствий за невыполнение этого срока.

Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:

1. Сделать общедоступным

Один из способов сделать дедлайн более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично отчитываетесь в срок, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь.Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.

2. Создание наград и наказаний

Еще один способ сделать дедлайн более серьезным — установить награду за его выполнение или наказание за пропажу. Установите этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

3. Обеспечение подотчетности других

Когда дело доходит до привлечения других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно дать людям понять, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что нужно проверять время и вести дискомфортные разговоры в случае срыва сроков. Если вы этого не сделаете, люди по понятным причинам будут считать, что дедлайны не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

4. Установите себе постоянные напоминания

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, когда ваш друг или супруга постоянно подстегивают вас, чтобы вы что-то сделали. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Разложите липкие ленты вокруг стола. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

*****

Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала.Но со временем это станет легче, и вы почувствуете, что меньше нервничаете.

У вас всегда будет достаточно срочных дел на целый день, неделю, год или даже всю жизнь.