Важные срочные неважные несрочные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Как и большинство людей, мои дни заполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Unsplash

Когда Бонни Уэйр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за пациентами в последние недели своей жизни, спросила, каковы были самые большие сожаления людей, 5 ответов приходили снова и снова:

• Хотелось бы, чтобы у меня хватило смелости жить правдивой жизнью, а не жизнью, которую от меня ожидали другие
• Жаль, что я не работал так усердно
• Хотел бы я иметь смелость выразить свои чувства
• Хотел бы я оставаться на связи с моими друзьями
• Я хотел бы, чтобы я был счастливее

Я много думаю об этом списке, пока работаю.

Как и большинство людей, мои дни заполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Сообщения электронной почты. Встречи. Кетчупы. Вызовы.

Это похоже на погашение кредитной карты с высоким процентом. Я работаю до мозга костей, но почти не вникаю в принцип. Когда я вспоминаю о том, что я достиг значимого за определенную неделю, иногда даже не приходит в голову что-то одно. Как так получилось?

На лекции в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, рассмотрел именно эту проблему, обсуждая, как отличить то, что срочно и что важно в вашей жизни:

Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро ответить. Ответ на электронное письмо, когда вы должны это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи — это задачи, которые способствуют долгосрочным миссиям и целям.

Это такие вещи, как та книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотели бы сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете начать.

Проблема в том, что важные задачи обычно решаются срочными задачами.Итак, если у вас есть ограниченное количество времени в вашем дне, , как вы можете выделить время для важных задач?

Использование матрицы решений для определения важности

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, — это использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

Всякий раз, когда вы делаете это, вы делаете компромисс между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

Разработанная Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом в армии США, верховным главнокомандующим вооруженными силами союзников в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, эта простая коробка делится задачи на простые категории:

В верхнем левом углу ( Важно и срочно ) вы можете поместить такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Верхний правый угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

Левый нижний угол ( Не важно и Срочно ) может состоять из перерывов, собраний и мероприятий.

В правом нижнем углу ( не важно и не срочно ) могут быть потеря времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Довольно легко исключить не важные, не срочные вещи. Это вроде ежу понятно. Вы хотите провести там как можно меньше времени.

Важные и неотложные вещи, очевидно, также являются первыми вещами, которые вы должны решить.

Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими секторами? Вот где все становится сложно.

Большинство людей по умолчанию выполняют срочные задачи в первую очередь — проблема в том, что , если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнить важные задачи .

Срочные задачи всегда возникают. И всегда будет больше срочных задач, чем вы успеете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важно, но у меня сейчас нет на это времени»?

Всякий раз, когда вы делаете это, вы делаете компромисс между важным и срочным. Лао Цзы говорит: «Время — вещь созданная. Сказать «у меня нет времени» — все равно, что сказать: «Я не хочу».

Или, как сказал Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив невыполненным.”

Как сделать важные задачи неотложными

Самый простой способ убедиться в том, что важная срочная задача — это выполнить ее в срок.

Сроки

— это то, что делает неотложные задачи неотложными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь неважными. Обычно это те вещи, которые вы можете получить в конце концов.

Например, вы должны платить арендную плату к концу месяца. Это крайний срок.По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

С другой стороны, ваша цель привести себя в форму важна, но это совсем не срочно. У вас есть , чтобы добраться до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи выполнялись, это установить сроки. Важной задачей является почти всегда огромный набор задач (они часто больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить конечный срок, сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них сроки.

Мой любимый подход к этому исходит от Getting Things Done , в котором Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам необходимо предпринять, чтобы добиться прогресса в выполнении этой задачи?»

Это то, что вам нужно установить крайний срок.

Вот тут-то и решающая роль, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Зачем вам серьезные сроки

Второе качество срочных задач, которое делает их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.

Если вы не уложитесь в срок, это может привести к серьезным последствиям.

Понятно, почему так происходит с чем-то вроде неоплаты. Сначала ваш хозяин позвонит вам и закричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вовремя заплатить за аренду. В противном случае, в конечном итоге вы будете привлечены к суду и выселены, что достаточно серьезно для большинства людей.

Проблема с установкой сроков выполнения важных задач заключается в том, что они автоматически не становятся серьезными.Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, как правило, не удастся уложиться в этот срок.

Итак, как вы делаете сроки более значительными? Вот несколько способов:

1. Сделать общедоступным

Один из способов сделать крайний срок более серьезным — это обнародовать его. Когда вы несете публичную ответственность за крайний срок, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной этой монеты является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее ударить.Ничто не сравнится с необходимостью уложиться в крайний срок, который вы установили слишком агрессивно для себя.

2. Создать награды и наказания

Другой способ сделать крайний срок более серьезным — назначить вознаграждение за его нарушение или наказание за пропажу. Поставьте этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь лицом, ответственным за его фактическое исполнение. Например, напишите чек на 2000 долларов в какую-то политическую организацию, которую вы ненавидите, передайте ее своему другу и скажите, чтобы он отправил ее, если вы не уложитесь в срок.

3. Привлекайте других к ответственности

Когда речь идет о том, чтобы другие (например, члены вашей команды) отвечали за сроки, важно, чтобы люди осознали, насколько важны сроки для вас. Вы не можете терпеть пропущенные сроки. А это означает, что нужно на самом деле регистрироваться и вести неудобные разговоры, когда пропущены сроки. Если вы этого не сделаете, то люди по понятным причинам примут, что сроки не так важны для вас, и они начнут отодвигаться назад или пропускать их все чаще и чаще.

4. Установите постоянные напоминания для себя

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, ваш друг или супруг, который постоянно заставляет вас что-то делать. Для важных задач вы должны настроить эти напоминания самостоятельно. Положите липкие вокруг вашего стола. Установить календарь событий или таймеров. Положите знак у зеркала в ванной. Делай все, что тебе нужно сделать.

*****

Это похоже на большую работу? Ну, это может быть поначалу.Но со временем это станет легче, и вы обнаружите, что чувствуете себя гораздо менее напряженным.

У вас всегда будет достаточно срочных заданий, чтобы заполнить целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но то, на что вы действительно должны тратить большую часть своей энергии, — это выполнять важные вещи, чтобы не оказаться в списке сожалений о том, чего вы никогда не удосужились сделать.

Джори Маккей — редактор @CrewLabs, где этот пост изначально появился. Хотите научиться стать лучшей версией себя? Нажмите здесь, чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают нашу электронную почту с просьбой повысить вашу креативность и производительность.

,

Отделение Срочных и Важных

Кто-то звонит вам по телефону срочно, но важно ли это?

Очень важно позвонить маме, но это срочно?

Срочно нужно найти идеальную пару брюк в вашем шкафу, но важно ли это?

Важно проводить качественное время с дочерью, но это срочно?

Если вы действительно посмотрите на этот список выше и спросите себя, какие вещи действительно важны в вашей жизни, вы быстро поймете, что важные вещи повсеместно превосходят насущные. Однако, когда мы застряли в ключевой момент, мы часто отдаем приоритет неотложным вещам.

Когда мы сидим на обеде с нашим партнером, наш телефон гудит, и мы проверяем (скорее всего, неважный) текст только потому, что это срочно.

Когда мы уже опаздываем на танцевальный концерт нашей дочери, мы все еще застряли в шкафу в поисках идеальной рубашки для ношения.

Когда мы придумываем план погашения долга за наши 300 000 долларов долга, мы паникуем и делаем гневные телефонные звонки с задержкой в ​​5 долларов.

Когда мы пытаемся сосредоточиться на крупном проекте на работе, мы с волнением переключаем экраны каждый раз, когда происходит «дин» электронной почты.

Легко увидеть, как неотложные (и относительно незначительные) препятствуют нам справиться с важными вещами в нашей жизни. Вот пять простых вещей, которые я делаю, чтобы следить за важными вещами.

Я отвлекся. Когда у меня есть что-то, на чем мне нужно сосредоточиться, я отключаю столько отвлекающих факторов, сколько могу. Мой сотовый телефон выключен.Моя программа электронной почты отключена. Твиттер выключен. Я сосредоточен на том, что важная вещь под рукой.

При составлении своего списка дел я в основном игнорирую срочность. Если у меня есть жизненно важный проект, который должен быть сделан через неделю, и неважная вещь, которую нужно сделать сегодня, я часто просто игнорирую то, что нужно сделать сегодня. Шутки в сторону. Я позабочусь об этом, когда будет сделано действительно важное дело. Если я прибью большие вещи, не будет никакого значения, что я опаздываю на маленькую вещь.

Я заполняю трещины и позволяю мозгу «дышать» «неотложными» вещами. Зачастую «срочные» задачи не требуют больших размышлений, поэтому я позволяю своему мозгу «дышать» и сосредотачиваться на других вещах. Я буду проверять свои тексты, проверять Твиттер, проверять телефонные сообщения, читать электронную почту, заниматься домашними делами и т. Д. — «срочные, но не важные» задачи.

Если я что-то запаниковал, я спрошу себя, действительно ли это важно. Для меня чувство легкой паники обычно является верным признаком того, что я придаю слишком большое значение «неотложной, но не очень важной» вещи под рукой.Это часто случается при работе с моими детьми, когда у нас возникают трудности с поиском детской обуви или чего-то подобного. Важно не найти эту конкретную обувь, это убедиться, что они готовы к этому дню. Взгляд на вещи таким образом помогает мне отступить и задуматься о том, что я делаю.

Я стараюсь минимизировать время, которое я трачу на «срочные, но неважные» задачи. Я не против повесить трубку на маркетологов. Я бросаю нежелательную почту, как только вижу ее.Я стараюсь обращаться с бумажками только один раз.

Как насчет срочных вещей и , таких как налоги для людей, которые еще не подали? Когда я сосредотачиваюсь на важных вещах, я принимаю во внимание, когда они должны. Ключ заключается не в том, чтобы просто беспокоиться о сроках исполнения, а в том, действительно ли дата имеет значение вообще.

Например, многие люди слышат телефонный звонок, сообщают ему «немедленный» срок оплаты, а затем перезаписывают на срок.Они поднимают трубку.

Для меня, если я услышу звонок телефона, я отвечу на него, только если я не работаю над чем-то важным в данный момент. Если да, то звонящий телефон имеет более низкий приоритет, и я его игнорирую. Я знаю, что моя голосовая почта примет это. В некоторых случаях я буду показывать вызовы, отвечая только на входящие, например, из дошкольного учреждения моих детей.

Другой пример: я потратил кучу времени на разработку бюджета и плана погашения задолженности. Все идет хорошо, но вдруг друг хочет, чтобы я пошел по магазинам, а затем призывает меня потратить кучу денег, чтобы воспользоваться возможностью «распродажи» предметов, которые мне действительно не нужны.Распродажа заканчивается через несколько дней. Это срочно, но важно ли?

Я обнаружил, что каждый раз, когда я позволяю срочности перевешивать важность, я сожалел об этом. Срочность срочной необходимости превзойти важность плана сбережений вызывает сожаление. Срочность переодевания и, таким образом, упущения первой футбольной цели моего сына вызывает сожаление. Незначительный телефонный звонок, прерывающий ход моих мыслей, вызывает сожаление.

Научиться отделять срочность от важности — это один из лучших навыков, которые вы можете получить для достижения финансового, личного и профессионального успеха.

,