Что такое план действий: План действий (Action Plan): 6 шагов внедрения

Содержание

План действий (Action Plan): 6 шагов внедрения

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Что такое план действий (Action plan)?

Это обязательный элемент стратегического планирования и регулярного менеджмента. Экшн план может применяется в управлении отделами, подразделениями и проектами. А может контролировать регулярные действия по отношению к тому или иному сегменту клиентов или к тому или иному сотруднику.

План действий — обязательный элемент для того, чтобы добиться стабильного роста продаж. Любой рост — это внедрение каких-то стратегических улучшений в отделе. И эти улучшения всегда являются микро-проектами. Их приходится делать помимо стандартных обязанностей.

План действий описывает шаги или мероприятия, которые должны быть выполнены, чтобы вы смогли достичь цели.

План действий может формироваться локально, на каждую неделю, с корректировкой выполнения задач за предыдущую неделю. Разработка плана действий на следующую неделю осуществляется в пятницу.

А может быть частью глобального стратегического планирования. Цель такого плана действий — долгосрочная. И в этом случае вы формируете план действий после того, как сделали SWOT анализ, выбрали стратегию развития и сформулировали SMART цель.

Читать подробнее «SWOT-анализ в увеличении продаж»

Почему важно составлять план действий?

Без четких планов действий управление продажами неэффективно. Как и управление любой другой деятельностью в компании.

Однако очень часто составление плана действий часто воспринимается как утомительная процедура по сравнению с ранними этапами стратегического планирования (SWOT-анализ и SMART цель).

Поэтому часто Action plan игнорируется.

Как результат работа на этапах анализа и формирования целей оказывается бесполезной, хотя на нее потрачено силы и время. SMART цель остается на бумаге в виде «воздушного замка». Четкого плана действий по шагам не разработан и не контролируется.

Значит нет продвижения вперед.

Привычка составлять план действий в управлении продажами и в целом организацией подтверждает, что а) компания действительно совершает определенные действия для достижения цели и б) использует многочисленные методы проверки и оценки масштаба реализации плана действий.

План действий (Action plan) в управлении продажами обычно бывает двух видов:

  1. план действий по стратегическому развитию отдела продаж;***
  2. план действий по развитию клиентов.

Без плана действий (Action plan) развитие и управление продажами в компании невозможно

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): В ЧЕМ ПОЛЬЗА ДЛЯ РОПА

Если у вас сложные продажи и ваш цикл сделки превышает 2 недели, таких инструментов управления как контроль отчетности в CRM и планерки, будет недостаточно.

Особенно на стадии Account management процесса продажи при развитии ключевых клиентов продавцу нужен четкий план действий: что и когда он будет делать именно с этим клиентом для того, чтобы подвести его к сделке.

В продажах есть проектная работа: например привлечение клиентов на выставке или конференции, различного рода networking. С помощью какого инструмента менеджмента вы будете контролировать подготовку мероприятия и обработку результатов?

Если вы внедряете стратегические изменения в вашем отделе продаж, у РОПа обычно в разработке от 5 до 10 проектов: от подбора кадров до внедрения или оптимизации CRM. Как вы проконтролируете работу РОПа по усилению системы продаж?

В чем польза Action plan для руководителя?

План действий (Action plan) — это обязательный элемент ежедневного управления отделом

1. План действий структурирует рабочий день: action plan это ежедневная шпаргалка, которая наглядно демонстрирует как шаг за шагом реализуется цели одного или нескольких отделов или менеджеров;///

2. План действий является инструментом тайм менеджмента : управляет вашим временем и помогает существенно снизить временные затраты на тот или иной проект или активности.///

3. План действий существенно сокращает цикл PDCA: за счет снижения временных издержек вы быстрее проходите цикл, внедряете изменения и достигаете целей.

Читать подробнее «Цикл Деминга (PDCA): как увеличить продажи

План действий (Action plan) в обоих случаях является обязательным элементом ежедневного управления отделом.

План действий — это четкая дорожная карта вашего дня.

План действий поддерживает ваш тонус и эффективность. Он назначает вам временные рамки для каждого отдельного шага процесса. 

Вы отслеживаете прогресс, сохраняя проекты в соответствии с графиком и бюджетом.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ТРЕБОВАНИЯ

План действий должен содержать следующую информацию:

  • Какое действие следует сделать;***
  • Кто будет выполнять это действие;***
  • Когда оно состоятся и как долго продлится;***
  • Какие ресурсы (персонал, деньги, другое) необходимы для осуществления этого действия;***
  • Какая коммуникация должна происходить между участниками плана (кто должен знать и что?)

Ваш план действий должен отвечать следующим требованиям:

  1. Быть исчерпывающим***План действий должен содержать все необходимые действия для реализации той или иной задачи.
  2. Быть понятным***План действий должен быть понятно изложен и быть доступным в изложении для менеджеров.
  3. Быть релевантным***План действий должен отражать текущую работу над задачей, использовать все новые возможности и решать все появляющиеся проблемы.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ПРИМЕР

Многие CRM-системы сегодня позволяют вести контроль за реализацией задач, проектов и планов. В случае, если ваша CRM-система не имеет такого функционала, используйте таблицу Excel.

Разработка плана действий в «электронно-бумажного» виде — это первый шаг. После того, как он будет освоен, переносите шаблон в CRM.

Важно: бумажная версия плана действий стимулирует общаться с подчиненными лично. Автоматизированный план действий в CRM хуже мотивируют сотрудников на решение задач чем распечатанная таблица плана действий в Excel и личное совещание с Руководителем.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

План действий (Action plan) для управления отделом продаж в табличной форме:

План действий (Action plan): управление отделом

План действий (Action plan): отчет

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): РАЗВИТИЕ КЛИЕНТА

План действий по развитию клиентов мы используем в своих проектах по развитию отделов продаж. План формирует мероприятия по следующим направлениям:

  1. Определение вероятности долгосрочного сотрудничества***Это этап квалификации клиента. В случае, если клиент сложный и собрать информации для оценки его потенциала не удалось, продавец составляет план действий для сбора нужной информации и оценки потенциального клиента.///
  2. Формирование стратегии работы с ЛПР, ЛВПР и/или ГПР (группа принятия решения)***На сложных рынках решение о покупке принимает не один сотрудник. Продавец должен оценить приоритеты в системе управления клиента, цели и задачи, стратегию бизнеса и прочие факторы для того, чтобы сформулировать ценностное предложение клиенту.///
  3. Утепление клиента***Действия по утеплению клиента: какие встречи и с кем из ГПР необходимо провести? Командировки, визиты на производство — все это мероприятия, необходимые для подготовки клиента к подписанию договора.///
  4. Развитие ассортимента***После подписания договора необходимо разработать шаги по стратегии развития клиента с целью увеличения продаж.///
  5. Развитие ресурсов***Количество требуемых ресурсов для работы особенно с ключевым клиентом может изменяться. С целью долгосрочного планирования и эффективного контроля в план действий необходимо закладывать новые данные по этому разделу.

План действий по развитию и управлению клиентом:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): 6 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ

Во многих компаниях даже собственники не умеют применять инструменты регулярного менеджмента. Ниже приводим алгоритм внедрения плана действий.

Используйте его для того, чтобы приучить сотрудников детально отчитываться и самостоятельно контролировать свои действия.

Шаг 1: Сформулируйте или выберите цель. Разработайте список мероприятий, которые на ваш взгляд должны быть сделаны для реализации цели.

Шаг 2: Поставьте менеджерам сформулировать по каждой задаче:

  1. Список мероприятий, необходимых для выполнения;***
  2. Период, необходимый для выполнения и количество часов, требуемых для выполнения;***
  3. Ресурсы, необходимые для выполнения;***
  4. Сотрудники других подразделений, участие которых требуется для выполнения.

Шаг 3: Согласуйте список мероприятий, задачи и все параметры по ним с исполнителем.

Шаг 4: Назначьте дату промежуточной проверки по выполнению задач и корректировке.

Шаг 5: Следуйте принятому расписанию промежуточной проверки выполнения задач, их корректировки и окончательной приемки.

Шаг 6: Помечайте выполненные задачи как выполненные. Закрывайте то, что сделано.

Шаг 7: Обсуждайте отложенные или просроченные задачи. Анализируйте, почему возникли препятствия или причины, по которым некоторые задачи не выполняются. Иногда они нуждаются в дополнительном сопровождении с вашей стороны или от другого сотрудника.

Используйте план действий (Action plan) для регулярного управления отделом продаж.

Разработка плана действий

Права человека и история

Группа школьников в селе Плюсса, Россия, захотела узнать больше об эпохе Сталина и о жизни при том режиме. Школьники решили обратиться к людям, которые помнят те годы; они несколько раз встречались, чтобы обсудить, как они будут подходить к людям, проводить интервью, а затем собирать, сопоставлять и представлять информацию общественности. 
Они провели более 70 интервью с родственниками, соседями, учителями школ и теми, кто захотел поделиться воспоминаниями и размышлениями о прожитом. Затем дети организовали выставку в нескольких деревнях Псковской области с фотографиями и фрагментами из разных интервью. Опрашиваемые были рады, что к ним проявляют интерес и у них есть возможность поговорить о трудных временах, но то были годы их становления. Иногда рассказы отзывались болью и грустью в сердцах представителей старшего и молодого поколения. Но теперь у тех и других появилось больше взаимопонимания и симпатии друг к другу, они стали глубже понимать события, их мотивы и влияние на личную жизнь и опыт выживания людей в такие трудные времена. Интервью можно посмотреть на http://wiki.antarchia.org/tiki-index.php.

Как правило, любое действие требует тщательного планирования, и  активизм не является исключением. Посвященное планированию занятие поможет группе сосредоточиться на том, что вы хотите и способны совершить, каков наилучший способ достижения цели. Если у вас более амбициозные цели, то такой первый шаг необходим, так как акция, которая не достигает желаемого результата или сталкивается с неожиданными проблемами, деморализует. Необходимо, чтобы ваше первое дело было успешным.

Этот раздел познакомит вас с одним из способов построения плана, а также поможет сосредоточить внимание группы на наиболее эффективном способе достижения поставленной цели. Эти методы полезны для разовой акции, подобной тем, которые описаны в предыдущем разделе, но они также применимы для подготовки длительной кампании, которая может включать в себя целый ряд акций, направленных на достижение одной цели.

Перед началом работы…

Узнайте себя — SWOT-анализ или метод стратегического планирования

Знаете ли вы, какими навыками обладают члены группы?  Знаете ли вы их конкретные интересы?

В каждой группе есть скрытые таланты, и каждый член группы имеет свои симпатии и антипатии, особые навыки, а также всегда есть что-то, что ему дается с большим трудом. Чтобы быть уверенным в том, что группа сделает максимум в соответствии со способностями и возможностями ее членов, полезно организовать специальные занятия. SWOT-анализ – эффективный способ решения этой задачи. Такой анализ также учитывает не зависящие от группы внешние обстоятельства, которые помогут определить, что вы в состоянии сделать.

Акроним SWOT представляет собой аббревиатуру английских слов, которые расшифровываются как:

  • Strengths («сильные стороны»): то, что группа делает хорошо
  • Weaknesses («слабые стороны»): то, что группа делает не очень хорошо
  • Opportunities («возможности»): возможности за пределами группы, которые могут быть использованы в интересах ее деятельности
  • Threats («угрозы»): внешние факторы, которые могут стать на пути поставленных группой целей.

При проведении анализа не спешите, потратьте на него не меньше часа. Разделите группу на четыре рабочие секции и распределите между ними задачи выявления SWOT: сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Затем вновь соберите группу и выясните, согласны ли участники с выводами своих коллег. При необходимости уточните и дополните соответствующие разделы.

Приведенная ниже диаграмма является примером завершенного анализа и может подсказать группе полезные идеи. Однако не позволяйте в точности ее копировать! Имейте в виду, что каждая группа уникальна, и у нее будут другие сильные (и слабые) стороны, которые предстоит определить.

Пример завершенного SWOT анализа
Каковы сильные стороны нашей группы? Каковы слабые стороны нашей группы?
• Она большая!
• Мы располагаем временем и желанием заняться делом 
• Отец Миши политик 
• У нас есть место для собраний в центре города 
• Габриэле удаются публичные выступления 
• У Бойки есть компьютер
• Слишком много лидеров! 
• У нас нет денег 
• Очень мало мальчиков 
• Мы никогда не делали ничего подобного раньше   и поэтому мы нервничаем
• Некоторые из нас живут далеко от центра города
• Мы не всегда хорошо работаем как группа
Какие возможности существуют за пределами группы? Какие существуют внешние угрозы нашей деятельности?
• Приближаются выборы 
• Есть гранты под проекты с беженцами 
• Европейский Суд только что вынес решение в отношении нашей страны, осуждающее плохое обращение с заключенными 
• У нас есть новое здание городского совета, удобное для проведения театрализованных выступлений
• Экономическая ситуация нестабильна 
• У некоторых из нас на носу экзамены 
• Городской совет угрожает запретить общественные собрания 
• Широко распространено негативное отношение к тому, что работа на местах достается беженцам 
• Слишком холодно, чтобы делать что-то на улице 
• Наши родители не хотят, чтобы мы занимались чем-то рискованным

Выбор проблемы 

Как группе выбрать проблему, над которой она будет работать? В большинстве случаев речь идет о вопросах, которые члены группы считают важными и над которыми они хотят работать. Реальные события, такие как землетрясение на Гаити, голод в Судане или выселение семьи из дома в вашем районе, могут дать импульс для такого выбора. Основной трудностью может стать достижение общего согласия по тому, какую проблему выбрать и каким образом лучше всего ее решить.

Вам нужно будет убедить всех членов группы не торопиться с выбором, так что не спешите начинать рассмотрение проблем: выделите достаточно времени, чтобы обсудить предпочтения и обговорить преимущества выбора этой, а не другой проблемы. Обратите внимание на то, что им еще представится случай заняться другими проблемами. А также, что самое главное – сделать так, чтобы в ходе мероприятия группа оставалась сплоченной, а если кто-то категорически против определенного выбора, то не стоит настаивать. Попробуйте достичь консенсуса в группе, а не принимать решение большинством.

Как вы определяете, что разногласия в группе скорее полезны, чем разрушительны?

Изучение проблемы

Дерево проблем 

Полезным инструментом для постижения вопроса, над которым вы будете работать, является дерево проблем. Этот метод позволяет разобрать вопрос, рассмотреть причины и следствия и вписать его в контекст других проблем в обществе. Дерево проблем может быть полезно как для более глубокого понимания вопроса участниками, так и для  поиска более стратегического решения.

Образец дерева проблем можно увидеть на следующей странице; в качестве отправной точки здесь взята проблема беспризорных детей. Группа может использовать такой порядок действий, чтобы построить дерево для собственного вопроса:

  • Начните с того, что в центре большого листа бумаги запишите проблему, над которой вы хотите работать.
  • Ниже выпишите все факторы, от которых зависит проблема, и соедините их так, чтобы сформировались корни вашей исходной проблемы.
  • Рассмотрите каждый корень по одному и проанализируйте их, принимая во внимание все факторы, от которых зависит проблема.
  • Делайте так до тех пор, пока можете продолжать: дерево может иметь более глубокие корни, чем вы думаете.
  • Попробуйте продлить таким же образом и «ветви» дерева: они будут следствиями вашей исходной проблемы. Может обнаружиться, что то, с чего вы начали, как с основной задачи, на самом деле корень или ветвь другого дерева.
  • Когда вы закончите, посмотрите на дерево. Надо ли вам заниматься задачей, которую вы изначально поставили перед собой, или сначала одним из ее факторов? Помогло ли вам построение дерева продумать пути, как взяться за решение проблемы?
Поиск верного решения 

Важно знать, что вы хотели бы получить в результате вашей акции! Что будет считаться успехом? Предложите группе обдумать, чего ее члены хотят добиться и как будут определять, достигли они успеха или нет. Участники могут снова обратиться к дереву проблем и использовать его для поиска конкретных решений. Как правило, тщательное изучение корней ведет к решениям, расположенным выше по дереву. Например, если бы было больше социального жилья или арендная плата была бы ниже, гораздо больше молодых людей могли бы иметь крышу над головой.

 

 Помните, что при решении сложного вопроса зачастую трудно добиться изменения в существующей на государственном или местном уровне политике, и одна акция редко приводит к переменам. Группа должна отдавать себе отчет в том, на что она может рассчитывать. Напомните членам группы, что даже «маленький» результат может быть неоценимым вкладом в решение более серьезной проблемы. Эффективные кампании почти всегда строятся именно из таких «малых» действий, и все, чего бы ни достигла ваша группа, может в дальнейшем быть использовано либо подхвачено другими активистами, занимающимися этой проблемой.

Для группы полезно провести мозговой штурм некоторых общих оснований предпринимаемых действий. Вполне вероятно, что это поможет выбрать те действия, которые будут наиболее подходящими для решения вопроса, и поможет определить ряд конкретных задач, которые, по мнению членов группы, реально достижимы..

Вспомните протестную акцию, свидетелем которой вы были или о которой недавно слышали: какого результата, по вашему мнению, пытались добиться организаторы? Преуспели они в этом или нет? Почему?

Планирование мероприятия

Ваша группа определилась с проблемой и теперь имеет представление о том, что она могла бы предпринять. Настало время определить механизм, который будет использован для достижения поставленной цели.

Блок-схему, размещенную ниже, можно использовать как пошаговый подход к выбору этого механизма, а также для обретения уверенности в том, что группа сможет достичь желаемого с помощью выбранного метода. Блок-схема включает 5 шагов, которые подводят к принятию решения о наиболее подходящей форме мероприятия, и показывает, как этот процесс может работать в случае 5 условных примеров.

Каждый шаг объясняется более подробно в следующем разделе.

Планирование мероприятия

Какую проблему вы хотите решать?

Этот шаг простой: он получится в результате выполнения группой упражнения с деревом проблем. Если вы это упражнение еще не выполняли, постарайтесь, чтобы группа как можно точнее сформулировала проблему, которой она хочет заняться.

Какова ваша целевая аудитория?

Если только вы не надеетесь решить проблему немедленно, целевой аудиторией для вашего мероприятия вряд ли будут те люди, которые обладают возможностью осуществить необходимое изменение. Скорее всего, ваше мероприятие будет не более чем шагом на этом пути; например, можно постараться привлечь внимание общественности к вашему вопросу и таким образом оказать давление на правительство. Или организовать группу из местных активистов, чтобы она могла работать над интересующим вас вопросом.

Вашей целевой аудиторией в блоке B будет группа людей, на которых вы воздействуете через свое мероприятие. Она может состоять из более чем одной группы; например, в первой ячейке блок-схемы целевой аудиторией являются и жители города, и руководители компаний. Реализация акции зависит от жителей города, подписавших петицию, которая затем передается руководителям компании, в надежде, что она окажет свое влияние, и они будут вынуждены очистить реку.

 

Какие изменения вы надеетесь увидеть?

Этот вопрос опять же относится к вашему мероприятию, но не обязательно к тому самому изменению, которое является вашей конечной целью. Вряд ли, например, какоето мероприятие, проведенное вашей группой, сможет положить конец эксплуатации детского труда транснациональными компаниями! Однако вы способны пробудить интерес к этой проблеме, что подтолкнет других к проявлению активности в разных формах, а это, в свою очередь, может быть достаточным, чтобы вызвать изменения в политике компании или в государственном регулировании таких компаний.

 Этот блок – для того, чтобы подумать над вопросами, чего должна достичь акция и как определить, удалась ли она. Постарайтесь настроить группу на то, чтобы быть максимально конкретной и решить, как оценить удачу или неудачу мероприятия. Используйте подсказки из раздела «Найдите верное решение».

Как, по-вашему, будет происходить изменение? 

Этот вопрос не о механизме, который группа будет использовать, а о том, как акция, по ожиданиям группы, будет «работать», и этот вопрос часто связан с психологией изменения человеческого сознания или осознания необходимости поступать по-другому. Это очень важный вопрос, о котором нередко забывают, а его игнорирование может нанести вред мероприятию.

Предположим, например, что группа обеспокоена ростом популярности националистических или профашистских организаций и хочет заняться этим вопросом. Члены группы могутначать подкладывать информационные листовки под двери людей, живущих в районе, где поддержка этих организаций высокая. Однако если члены группы не поймут, почему люди симпатизируют националистическим организациям, листовки могут даже произвести эффект, противоположный ожидаемому. Группа должна подумать о том, как листовка может изменить такое отношение, и какое содержание будет эффективным для этой цели. Члены группы должны быть в курсе конкретных причин и проблем, которые лежат в основе растущей поддержки националистических организаций.

История, описанная ниже, носит, по существу, «контрольный» характер. Подумайте о том, что должно происходить, чтобы «результат» тотчас и непременно следовал из созданной ситуации.

 

Ученики против расизма: их помощь администрации школы

В сельской школе в Португалии, новички, приехавшие из Румынии и Украины, стали предметом расистских высказываний и действий со стороны других учеников школы. Учителя и совет школы не знали, как реагировать,   для региона это была совершенно новая проблема.
Ряд учащихся, озабоченных тем, что происходит, обратились к сотруднику местного центра отдыха молодежи за помощью и советом. Вместе они организовали в школе недельную кампанию, названную «Иные снаружи, одинаковые внутри» (Diferente por fora, Igual por dentro). Для того чтобы поднять эту проблему, использовалась каждая минута в течение всего дня   прием пищи, уроки, свободное время, – и постоянно проводились разные мероприятия. Клуб театрального искусства использовал форум-театр, выдавались самодельные плакаты и значки, в центре досуга были организованы художественные представления, были показаны фильмы и в столовой подавались пирожные из разных стран. Неделя была такой успешной, что школа решила организовывать подобное мероприятие каждый год.

Какие средства вы будете использовать для воздействия на вашу аудиторию?

Вот в чем вам поможет блок-схема! Выбор на данном этапе именно того, что должна сделать группа, удастся сузить путем прохождения предыдущих шагов. Группа должна теперь суметь составить список возможных мероприятий, которые помогут добиться перехода, определенного в предыдущем блоке. Призывайте группу творчески мыслить, посмотрите на некоторые из предложений раздела 2 этой главы и используйте кейс-метод. И напомните, что нельзя забывать характерные особенности группы. Попробуйте еще раз сделать окончательный выбор на основе консенсуса.

 «Новые тактики в области прав человека»

«Новые тактики» представляет собой разнородную группу международных организаций, консультантов и практиков, которая существует для продвижения тактических инноваций и стратегических решений в рамках международного сообщества по правам человека. С 1999 года проект «Новые тактики в области прав человека» создал уникальные ресурсы, организованные скорее вокруг возможных решений, чем вокруг конкретных вопросов, географических регионов или целевых групп. Эти ресурсы позволяют активистам распознавать уникальные особенности их ситуации и искать подходы, которые были использованы в других местах, но могут подойти и здесь. Ресурс помогает активистам объединять различные тактики в комплексную стратегию. 
Многие из ресурсов и на разных языках могут быть найдены на веб-сайте www.newtactics.org.

Организационная работа

Есть еще один заключительный этап перед проведением идей группы в жизнь. Прежде чем дело дойдет до практики, настоятельно рекомендуется, чтобы группа разработала план действий для решения организационных вопросов. Хотя он может быть несущественным для простого мероприятия, такой план послужит полезной привычкой для группы и будет гарантировать, что задачи распределены на равной основе в соответствии с навыками и предпочтениями участников. План должен также гарантировать, что ничто не забыто!

Нужно будет решить:

  • Какие задачи должны быть выполнены?
  • Кто какую задачу (или задачи) будет выполнять?
  • Когда задачи должны быть выполнены?

Создание таблицы задач 

Ниже приводится таблица, которая показывает воображаемое мероприятие с задачами, расположенными в соответствии с тремя указанными выше вопросами. Заполните ее с группой, используя следующие пункты как руководство:

 

  1. Убедитесь, что все записано, чтобы можно было контролировать выполнение планов. Вам понадобятся два больших листа бумаги и фломастер.
  2. Убедитесь, что всем ясен обсуждаемый пункт. Выберите одного человека писцом и напишите заголовок в верхней части бумаги. Продумайте вместе список всех работ, которые необходимо выполнить, и запишите их на большом листе бумаги, так чтобы каждый мог их видеть.
  3. Продумайте с группой весь день, представьте, что должно происходить, и проверьте еще раз, что вы ничего не упустили.
  4. Теперь пройдитесь по списку и определите, следует ли выполнять работы «Немедленно», «Скоро» или «Позже»: проставьте Н, С или П возле каждой работы.
  5. Используйте второй лист бумаги в качестве «листа решения». Перечислите все задачи, которые предстоит сделать, сверху вниз на левой стороне; затем в следующей колонке запишите, кто будет выполнять каждую из них. Наконец, в третьей колонке отметьте предельные сроки выполнения каждой работы.
  6. Распределите работу среди всех участников: не поручайте ее одному или двум. Подумайте, что произойдет, если они заболеют или будут перегружены другими делами!

 

Лист решения. Пример
Событие: Уличная манифестация по правам меньшинств
Задача Кто это делает Когда
Составить листовки для раздачи Румен, Бен Совещания 10, 17 сентября 
Организовать публикацию Салли, Джон После 20 сентября 
Изготовить баннеры/плакаты All Неделя, начиная с 24 сентября
Купить материалы для плакатов и т.д.  Шила, Карен, Иван  Неделя, начиная с 17
Заинтересовать других людей  Шила, Карен, Иван  Неделя, начиная с 17
Связаться с местным советом  Дамьен, Сью В согласованный день
Сообщить полиции Дамьен, Сью  
Постараться обеспечить присутствие влиятельного местного лица Тим, Хана  
Известить группы меньшинств  Люси, Санчита  
Составить план выступлений Натали, Бен, Салли  
Организовать закуски Петра, Пол  
Убрать по окончании манифестации

Натали, Бен, Румен, Санчита

 

 

Анализ и оценка

Как в любой деятельности, в  образовании в области прав человека –  жизненно важно взять тайм-аут после завершения дела, чтобы опросить группу и оценить, что прошло хорошо и что могло быть сделано лучше. Группа, скорее всего, по окончании акции испытывает сильные эмоции, отрицательные либо положительные. Важно дать возможность обсудить их и принять в этом участие. Это также поможет в планировании дальнейших мероприятий.

Следующие вопросы могут быть полезны в качестве основы для проведения анализа.

  • Каковы ваши ощущения на следующий день после акции? (Это можно сделать в форме быстрого опроса группы).
  • Что, по вашим ощущениям, удалось?
  • Оказалось ли что-то более трудным, чем вы себе представляли?
  • Было ли что-то неожиданное?
  • Как вы думаете, можно ли из прошедшего мероприятия извлечь уроки, которые пригодились бы в следующий раз?
  • Достигли ли мы того, что запланировали?
  • Добились ли мы еще каких-то результатов, которые, возможно, не предвидели?
  • Довольны ли вы собой и хотели бы вы взяться за что-нибудь подобное снова?
  • Что мы будем делать теперь?

Бутсы для Африки

Эмиль был учеником 7 класса в школе Фредериксберга в Сорё, Дания, а Анаклайто был в этой школе приглашенным учителем из Южной Африки. В ходе дискуссии с классом о домашней и школьной жизни Анаклайто высказался о том, что у детей и молодых людей в Дании много возможностей и много вещей. Он сказал, что у него дома, в Южной Африке, у его учеников не было приличного футбольного поля, а уж о футбольных бутсах и говорить нечего. Это навело учеников на мысль организовать сбор подержанных футбольных бутс, чтобы послать их в школу Анаклайто. Они спросили его, что он об этом думает. Ответ был положительным, и ученики разместили объявления с просьбой о пожертвованиях в их собственной и в соседних школах. Местный футбольный клуб услышал об этой идее и пожертвовал несколько пар со своего склада невостребованного имущества.
Неожиданно у Эмиля и его друзей образовалась целая груда обуви из 100 пар бутс, послать которые в Йоханнесбург будет стоить, как они обнаружили к своему смятению, 500 датских крон (целых 67 евро)! Они задумались, что же делать дальше. Для начала они рассортировали обувь, чтобы понять, действительно ли всю ее стоит отправлять. Остановились на 75 парах. Затем им надо было найти деньги на почтовые расходы, и их класс написал письма в несколько благотворительных агентств и в местный совет, обратились они за поддержкой в местную газету и на радио. После ряда неудач один человек – председатель местной туристической ассоциации, организующей путешествия в Южную Африку, – связался с газетой и предложил свою помощь. В итоге полугодичных хлопот и усилий Эмиль смог, наконец, отнести посылки на почту и отправить обувь в Йоханнесбург для учеников Анаклайто. Источник: Международный обмен учителей (The Global Guest Teacher), Фонд Интеркультура (AFS Interkultur), Дания

Как составить эффективный план действий (action plan)?

Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван обеспечить реализацию поставленной цели максимально быстро, комфортно и менее затратно. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.

Что такое план действий (action plan)?

План действий (action plan) — это подробный план, который описывает необходимые шаги для достижения определенной цели. Это инструмент, который содержит перечень необходимых действий, которые должны быть осуществлены для выполнения задачи или реализации проекта.

Сущность плана действий

План действий является частью стратегического плана, в котором цели уже установлены. Действия, описанные в плане действий, определяются путем разделения этих целей на ряд небольших задач, которые необходимо выполнить для завершения всего проекта в целом. В этих планах часто описываются такие детали, как характер каждого вида деятельности, соответствующие им временные рамки или сроки выполнения, лицо, ответственное за достижение ожидаемого результата, и ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.

Компании обычно применяют процедуры аудита, которые обеспечивают правильную оценку прогресса проекта в целом или индивидуально для каждого вида деятельности. В частности, создаются метрики, позволяющие оценить уровни производительности. Широко известная методика SMART (Specific — конкретный, Measurable — измеримый, Attainable — достижимый, Realistic — реалистичный и Time-based — ограниченный во времени) является универсальным инструментом для руководителей проектов по разработке адекватных показателей для каждой задачи. Контроль за выполнением этого плана действий имеет решающее значение для достижения целей компании.

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

Action plan — это неотъемлемая часть процесса стратегического планирования: он помогает улучшить планирование совместной работы. План действий также может быть использован любым человеком для разработки стратегии по достижению своих личных целей.

Компоненты плана действий включают в себя:

  1. Четкое описание цели, которую планируется достичь.
  2. Задачи/шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели.
  3. Люди, ответственные за выполнение каждой задачи.
  4. Когда эти задачи будут выполнены (сроки и этапы).
  5. Ресурсы, необходимые для выполнения задач.
  6. Меры по оценке прогресса.

Action plan — это не фиксированный план действий. По мере роста вашей организации и изменения окружающей среды вам придется пересматривать его и вносить соответствующие коррективы в соответствии с новыми потребностями.

Зачем вам нужен план действий?

Если реализация проекта осуществляется без разработки плана действий, то в большинстве случаев это приводит к провалу. Однажды Бенджамин Франклин сказал: «Неспособность планировать означает потерпеть неудачу».

Планирование помогает вам заранее подготовиться к предстоящим препятствиям и оставаться на верном пути. А с помощью эффективного плана действий вы можете повысить свою производительность и эффективность.

Вот некоторые преимущества плана действий:

  • Он указывает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко обозначены шаги, которые необходимо предпринять, а также сроки, когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что и когда вам нужно сделать.
  • Если ваши цели будут записаны и спланированы поэтапно, у вас будет повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
  • С планом действий вы можете отслеживать продвижение к своей цели.
  • Когда вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить в своем плане действий, вы также можете расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их важности и доступности ресурсов.

Как составить план действий?

Составление плана действий, как правило, не представляет особых сложностей. Однако есть несколько важных аспектов, которые вы должны учесть, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Ниже приведены 6 простых шагов, которые помогут вам составить эффективный план действий.

Шаг 1: Определите свою конечную цель

Если вам не ясно, что вы хотите сделать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения, где вы находитесь и где хотите быть.

Решение проблемы? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.

Запишите (сформулируйте) свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу проанализируйте вашу цель, используя методику SMART.

Шаг 2: Перечислите шаги, которым нужно следовать

Итак, цель ясна. Теперь следует определить, что следует сделать для ее достижения.

Создайте грубый шаблон для перечисления всех задач, которые необходимо выполнить, пропишите сроки их выполнения и закрепите ответственных лиц.

Важно убедиться, что вся команда вовлечена в этот процесс и имеет доступ к документу. Таким образом, каждый будет в курсе своей роли и обязанностей в данном проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие — их легче выполнять и контролировать.

Шаг 3: Расставьте приоритеты задач и добавьте сроки

Пришло время реорганизовать список задач, расставив приоритеты их выполнения. Расстановка приоритетов особенно необходима в тех случаях, когда выполнение отдельных шагов (задач) блокирует выполнение других или когда выполнение следующего этапа невозможно без выполнения предыдущего.

Добавьте сроки и убедитесь, что они реалистичны. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за выполнение задачи, чтобы понять его возможности, прежде чем принять решение о сроках.

Шаг 4: Установите промежуточные этапы

Промежуточные этапы можно считать мини-целями, ведущими в конечном итоге к реализации основной цели. Преимущество добавления промежуточных этапов заключается в том, что они дают членам команды возможность видеть конкретные результаты их деятельности и помогают им оставаться мотивированными, невзирая на то, что последний срок исполнения еще далеко.

Начните с конечной цели и продвигайтесь назад, устанавливая промежуточные. Не следует устанавливать слишком длительные сроки между этапами. Лучше практиковать промежуточные этапы с интервалом в две недели.

Шаг 4: Определите необходимые ресурсы

Прежде чем начать новый проект важно убедиться, что вы располагаете всеми необходимыми ресурсами для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения (получения).

Под каждый этап вашего плана действий необходимы конкретные ресурсы, также желательно распределить бюджет проекта в разрезе всех задач, что позволит вам в последствии осуществлять его контроль и избежать перелимита.

Шаг 5: Визуализируйте свой план действий

Визуализация позволяет упростить процесс восприятия информации. Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, он должен четко отображать все элементы, которые мы определили выше — задачи, ответственные лица, сроки, ресурсы и т.п.

Этот документ должен быть доступен для всех участников проекта и должен своевременно редактироваться в процессе реализации проекта.

Шаг 6: Мониторинг, оценка и обновление

Процесс выполнения плана действий подлежит периодическому контролю — это позволяет отслеживать прогресс достижения конечной цели. Вы можете отметить уже выполненные задачи, чтобы члены вашей команды видели как продвигаются дела в проекте.

В случае нарушения сроков выполнения или частичного выполнения отдельных задач необходимо изучить ситуацию, разобраться в причинах и принять соответствующие меры.

Если в процессе реализации проекта возникла необходимость в его корректировке — своевременно вносите необходимые правки и информируйте о них всех участников проекта: сдвиг сроков, изменение приоритетов, перераспределение ресурсов и т.п.

КАК СОСТАВИТЬ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ?. Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

Читайте также








ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ



ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ
Итак, чтобы составить план действий, необходимо:1. Определить действия, которые надо выполнить для достижения каждого из промежуточных результатов: «корни дерева целей» и действия, необходимые для достижения цели проекта.2. Определить






Часть II. Бизнес-план. Вы готовы составить его самостоятельно?



Часть II. Бизнес-план. Вы готовы составить его самостоятельно?

2.1. Зачем, кому и когда он нужен?
Итак, вы в начале бизнес-пути. И это означает, что вас ждут увлекательные приключения и открытия. Вы узнаете, что нужно делать для вашего бизнеса каждый день, ведь провал многих






8.3. Как составить маркетинговый план и провести аудит своего маркетинга?



8.3. Как составить маркетинговый план и провести аудит своего маркетинга?
Разработка маркетингового плана включает в себя пять основных этапов:1. Сначала исследуется внешняя ситуация, а именно: клиенты, конкуренты, посредники, воздействие других институтов, например,






5. Как составить толковый бизнес-план?



5. Как составить толковый бизнес-план?
Здесь есть два варианта: когда вы делаете бизнес-план для себя и когда вам нужен бизнес-план для инвестора. Сначала о том, как составить бизнес-план для себя.Всегда и везде в любом бизнес-плане закладывайте самый пессимистичный






План действий при непредвиденных обстоятельствах



План действий при непредвиденных обстоятельствах
Компании, где существует культура исполнения, могут перейти к работе по плану действий при непредвиденных обстоятельствах в любое время и немедленно – вспомните, как компания Honeywell International отреагировала на кризис 11






План действий



План действий
Составляя план действий по управлению людскими потоками, HR-специалисту полезно оценить собственные навыки управления сотрудниками. Инструмент самооценки 5.1 поможет вам определить свои сильные и слабые стороны и понять, на чем стоит сконцентрироваться,






План действий по рабочим потокам



План действий по рабочим потокам
Выбирая опции, остановитесь для начала на двух-четырех аспектах деятельности. Из инструмента оценки для коммуникационного аудита 6.3 вы узнаете полезную информацию о том, какие возможные шаги помогут достичь наибольшего эффекта.Выбрав






Создайте план действий



Создайте план действий
Вероятно, ведение учета времени открыло вам глаза на то, куда оно уходит. А сейчас вам нужен план действий для подтверждения и укрепления решимости усовершенствовать тайм-менеджмент.Впервые встречаясь с управлением временем, многие люди






Предложите план действий



Предложите план действий
Предложите рабочей группе план действий – это облегчит совместную деятельность. Порядок действий может быть следующим (в случае необходимости обсудите его






Глава 1 Разработайте личный стратегический план действий



Глава 1
Разработайте личный стратегический план действий

Лелейте свои мечты, это дети вашей души, это проекты ваших высочайших достижений.
Наполеон Хилл
Пробовали ли вы в последние полгода сформулировать для себя конкретные цели в карьере или бизнесе?

Если вы поставили






Глава 8. Офлайн: когда у коучируемого есть тема для обсуждения или план действий



Глава 8. Офлайн: когда у коучируемого есть тема для обсуждения или план действий
Давайте представим, что один из членов вашей команды желает о чем-то поговорить с вами, и для него важно провести этот разговор вне рабочего места. Возможно, речь идет о проблеме, которую






Альтернативные подходы, если план действий никак не появится



Альтернативные подходы, если план действий никак не появится
Если коучинговая сессия подходит к концу, а у клиента все еще нет четкого плана действий, вам необходимо стимулировать процесс его рождения. Любые намеченные шаги на пути к цели – это лучше, чем никакие. Для






79. Создайте план действий на случай кризиса



79. Создайте план действий на случай кризиса
КРИЗИС МОЖЕТ ПРОИЗОЙТИ в любой момент. Правда в том, что, когда это случается, вы должны быть готовы к руководству. Вот несколько советов по управлению собой и своим воздействием на коллектив, когда приходится






Начальный план действий для информационных предпринимателей



Начальный план действий для информационных предпринимателей
1. Выберите тему, наиболее подходящую вашей страсти или опыту.

2. Найдите самую голодную рыбу в водоеме.Проведите опрос в Интернете и привлеките работающих со списками брокеров, чтобы выявить группы «голодной






Как составить хороший план



Как составить хороший план
Теперь можно сосредоточиться на особенностях составления хорошего плана разработки ПО. В этом процессе три основных этапа: определение задач, объединение задач в группы, называемые базовыми уровнями, и группировка последних в этапы














Как составить план для достижения результата

Почему важно составлять план и как планировать, чтобы достигать результат — обо всем этом читайте ниже.


— Есть ли у вас план, мистер Фикс?

— Да у меня целых три плана!

К осознанному планированию я шла долго. Мне всегда казалось, что я тот человек, который способен удержать внутри своей головы тонну информации, распланировать свой день, неделю и месяц, расставить приоритеты и выявить важное.

На практике же бОльшую часть времени я прокрастинировала, так как вся информация, накопившаяся за длительное время, рождала в голове ощущение каши. Конечно же, я делала какие-то дела, но до настоящих результатов мне было очень далеко.

В борьбе с замутненным сознанием и непонимаем, куда бежать и за что хвататься, я выписала все дела, которые крутились в моей голове. Все, что я должна или хочу сделать. Список на листке бумаги каким-то чудесным образом изменил все. Так началась моя история составления планов.

Сохранить в Pinterest

Почему важно составлять план

Если вы, как и я когда-то, верите, что для эффективной работы вам вовсе не нужен план, попробуйте ради эксперимента написать, чего вы хотите достичь и что вы предпримете для этого. Что у вас получилось? Часто — это разрозненные дела, обрывки мыслей. Иногда — это полная растерянность и неспособность написать даже несколько дел. Но даже в случае, если вы напишите огромный список дел, сможете ли вы за несколько секунд выбрать, какие дела нужно сделать в первую очередь, какие можно отложить, а какие можно вычеркнуть вообще.

План позволяет навести порядок в мыслях и является одним из способов борьбы с прокрастинацией. Одной из причин, почему мы откладываем дела, является непонимание того, что может быть сделано сейчас, в том числе — сложности с выбором задач. Когда в голове крутятся мысли “мне надо сделать это, это, вот это и еще вот то”, вы не можете решиться, за что взяться и заканчиваете свой день, сидя на диване с ощущением паники и того, что все выходит из под контроля, что дел слишком много и вы не справляетесь.

Как составить план, если в голове каша

В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

Когда список будет готов, я уверена, что вы почувствуете облегчение. Теперь нам требуется распределить дела по важности и срочности.

Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”. Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка. Проделайте это для всех дел на неделю.

Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

Как составить план, когда цель слишком большая или абсолютно незнакомая

Год назад я решилась провести вебинар по теме новогодних желаний. Идея меня вдохновляла, желание свернуть горы бурлило внутри, но я ничего не делала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня теме — проведение вебинара. Я, как и многие, была слушателем многих вебинаров, но как организовать процесс с той другой стороны, я не имела представления.

Чтобы не дать себе возможности соскочить, я проанонсировала вебинар, повесила его на TimePad и попросила друзей о перепосте в соцсетях. Начались регистрации. Назад дороги не было. Но дело не двигалось.

С приближением даты вебинара я поняла, что откладывать больше нельзя. Я села и написала все, что я знаю о вебинарах (что нужна презентация, хороший интернет и т.п.), все дела, которые я уже могу сделать, и все, что я не знаю (как выбрать площадку, как провести трансляцию и т.п.). У меня получилось 2 списка — список задач и список вопросов.

Далее я села и ответила на все свои вопросы. Да, даже если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется. Например, на вопрос “как выбрать площадку для проведения вебинара?” я ответила “спросить Дашу, Лену и Аню (поскольку у них есть опыт вебинаров)”. Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге, у меня получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать. Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.

Если сейчас перед вами стоит новая или сложная задача, пугающая вас, сядьте и напишите эти 2 списка, о которых я писала выше. Ответьте на свои вопросы и переходите к чтению текста ниже.

Что сделать со списком

Получив первоначальный список дел, нам необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и поставить сроки. Если вы проделали упражнение из статьи “Повышение продуктивности: как взломать свой поведенческий код” и определили свои условия продуктивности, начинайте внедрять их на этапе планирования (для меня был важен четко определенный конечный срок и результат). Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать необязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.

Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все то, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела и ваша цель будет близка как никогда, тогда вы сможете добавить “красоты”, но пока оставьте лишь самое необходимое, то, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.

Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:

— составление презентации,

— написание речи и репетиция,

— техническая подготовка к вебинару (выбор площадки, тест функций, подгрузка презентации и т.п.).

Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.

После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно. Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка я делала в самую последнюю очередь и не отвлекалась на них в начале. Часть дел из технической части я поставила в главный приоритет (выбор площадки), далее пошла подготовка презентации.

Разбейте крупные дела на конкретные действия, запишите все ресурсы, которые вам необходимы…и приступайте! Ваш первый план готов!

Что и как можно сделать, чтобы помочь себе составить план

  1. Чтобы помочь себе в дни, когда совсем ничего не хочется делать и нет сил, составьте план на “ленивые дни”. Запишите в него задачи, которые можно сделать легко и быстро, и задачи, которые не требуют серьезных усилий, механическую работу, не загружающую мозг. В дни, когда вы чувствуете, что не можете ничего делать, нет сил, доставайте свой “ленивый” план и делайте 1-2 дела из него. Вечером вы будете гордиться собой, вот увидите 🙂
  2. Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
  3. Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
  4. Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
  5. Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

Как и где составить план

В вопросах планирования важно найти “свои” инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.

Сегодня я веду план в бумажном ежедневнике + Trello. Некоторые задачи для наглядности я планирую через майнд-карты на сайте www.mindmeister.com.

В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal. Она претерпела некоторые изменения, но в общем, очень мне нравится. Также у меня есть мини-блокнот, в который каждое утро перед работой я переписываю цели и записываю список дел на день.

В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.

В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.

Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет по некоторым задачам прописать последовательность действий. Я не использую его повседневно, но для сложных задач он помогает мне наметить главные составляющие и разделить дела по категориям.

Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит составить план и вести свою систему планирования, однако без опробования разных методик, прийти к своей собственной будет практически невозможно.

Пробуйте, экспериментируйте с разными методами, планируйте и, конечно же, действуйте! Я надеюсь, что статья «Как составить план» станет вашим помощником на пути к желаемому результату.

Как составить план и получить от жизни желаемое

Представьте, что вы однажды проснулись и решили построить дом.

С чего вы начнете? Просто возьмете молоток и гвозди и приступите к работе? Или для начала подумаете над чертежами, очистите участок и подготовите прочный фундамент?

Если идея начать без плана кажется вам смешной — вы абсолютно правы. Это практически гарантия провала или, как минимум, очень хлипкой постройки. Но именно это вы делаете со своей жизнью, если не составляете план.

Сначала внесем ясность: наличие плана отличается от наличия цели. У многих людей есть цели, например, найти новую работу, заработать больше денег или похудеть. Но без плана достижения этих целей, согласно исследованиям, 92 процента людей терпят неудачу.

Что делают оставшиеся восемь процентов преуспевших, о чем не знаем мы, все остальные? Они знают, что «цель без плана — это просто желание».

Преимущества планирования

Если вам хочется прямо сейчас сделать жизнь лучше, создание плана кажется неприятным неудобством. Однако путешествовать гораздо проще, если у вас есть карта местности — будь то путешествие, повышение по работе или начало нового бизнеса.

Вот четыре четких преимущества планирования:

  • Повышение продуктивности. Если вы знаете, как добраться из одного места в другое, вы с меньшей вероятностью пострадаете от так называемого «бессилия от изобилия». Планирование не позволит вам тратить энергию на ненужные задачи, и, как говорит автор Брайан Трейси, «каждая минута, потраченная на планирование, экономит до десяти минут от выполнения задачи».
  • Повышение концентрации. Планирование помогает сосредоточиться на поставленной задаче — вы знаете, что вам нужно сегодня сделать и почему. Это помогает лучше контролировать ситуацию, показывая, что вы можете контролировать и над чем вы не властны.
  • Большая уверенность в себе. Если вам никогда не удавалось добиться поставленных целей, возможно, вы никогда не создавали эффективный план по их достижению. Вы удивитесь, как многое вы можете сделать с планом.
  • Повышение самосознания. Создать план — значит начать понимать самого себя. План помогает узнать ваши увлечения и приоритеты, а также то, насколько они отражают ваши истинные ценности. Вы познакомитесь со своими склонностями, сильными и слабыми сторонами — и поймете, как с ними обращаться!

Когда вы составляете план, вы создаете невидимый путь от отправной точки в настоящем к вашей цели в будущем. Таким образом ваша цель перемещается из области фантазий в реальность.

Как создать план, который работает

Теперь, когда мы разобрали важность планирования, мы предлагаем четыре шага для создания плана.

Запишите свою цель

Как только вы определились с целью, запишите ее. Доктор Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета Калифорнии обнаружил, что простое написание цели увеличивает вероятность ее достижения на 42 процента.

Сначала представьте вашу цель. Закройте глаза и попробуйте ее увидеть … почувствовать, попробовать. Теперь запишите все настолько подробно, насколько это возможно, используя формулу SMART:

  • Конкретная. Это «кто, что, когда, где и почему» вашей цели. Опишите, как именно вы определяете успешно достигнутую цель, и перечислите действия, которые вы готовы предпринять для ее достижения.
  • Измеримая. Как вы будете измерять успех? Например, если ваша цель — сэкономить деньги, на сколько вам нужно сократить расходы? Как говорит писатель Пауло Коэльо : «Никто не может поразить цель с закрытыми глазами».
  • Достижимая. У вас есть необходимые навыки для достижения цели? Если нет, можете ли вы их получить? Не подумайте, это не должно вас разубедить идти к цели; скорее это должно мотивировать вас ставить реалистичные цели и обращаться за помощью в случае необходимости.
  • Актуальная. Вы действительно хотите добиться этой цели? Это соответствует вашим амбициям? Создание «карты жизни» с использованием подхода Swiss PDP может помочь вам разобраться, что для вас действительно важно.
  • Ограниченная по времени. Когда вы хотите добиться цели? Если у вас нет четких сроков, у вас не будет необходимости приступать к реализации цели. Ограничение по времени мотивирует начать действовать, пока не стало слишком поздно.

Профессиональные советы:

  • Как только вы определились с целью, запишите ее в шаблон Evernote Цели на год. Если цель записана а бумаге, отсканируйте ее в Evernote, чтобы она не вылетела из памяти.
  • Используйте Web Clipper, чтобы сохранить любую мотивирующую информацию из Интернета, которая может помочь приблизиться к цели.

Создайте план, разделив вашу цель на отдельные задачи

Определение цели — важный первый шаг. Но слишком масштабные цели могут казаться неподъемными. К сожалению, на этом этапе многие сдаются.

Не сдавайтесь, просто, зная цель, попробуйте разбить ее на задачи. Например, если вы хотите построить бизнес с нуля за два года, какой у вас план на ближайший год? На шесть месяцев? Что должно быть готово уже на следующей неделе?

Создайте план, разбивающий цель на маленькие этапы. Запишите каждый шаг и установите срок его завершения. Таким образом, вы не сталкиваетесь с непреступной скалой, а просто переставляете ногу с одной ступени на другую. Каждое утро вы знаете, что нужно сделать в течение дня.

Профессиональный совет:

  • Используйте шаблоны Evernote Ежедневник и Еженедельник, чтобы разбить цель на задачи. Опишите каждый шаг, который вам нужно сделать, и не забывайте хвалить себя за достигнутые результаты!

Ежедневно пересматривайте свой план

От плана нет никакого смысла, если вы ни разу на него не взглянете. Чтобы не сбиться с курса, регулярно возвращайтесь к первоначальному плану — по возможности ежедневно.

Читайте цели вслух, лучше всего делать это утром сразу после пробуждения. Это отличный способ настроиться на продуктивный день и сосредоточиться главном: на плане, который вы разработали, и на конкретных действиях, которые приблизят вас к вашей цели.

Профессиональные советы:

  • Установите напоминание о своей цели на одно и то же время каждый день. Когда вы получите напоминание, потратьте несколько минут, чтобы открыть заметку и продумать планы на день по достижению цели.
  • Добавьте свой план в ярлыки в Evernote. Таким образом, он всегда будет виден в верхней части списка в левой части экрана.

Будьте целеустремленными

Если ваша цель слишком амбициозна, вам нужно сосредоточиться на ее достижении — в конце концов, мы говорим о деле жизни.

Выполнив каждую часть плана, найдите время, чтобы оценить результаты. Это позволит отпраздновать достижения и переоценить проект: он все еще актуален? Нужно ли что-то скорректировать? Переключение внимания на поставленную цель поможет вам вспомнить, почему вы все это начали, и даст вам заряд энергии на будущее.

Профессиональные советы:

  • Поделитесь планами с другом. Если кто-то узнает о ваших планах, вы будете более ответственно относиться к поставленной цели, друг может стать источником мотивации и поддержит вас в сложный период.
  • Наряду с основной целью, не забывайте возвращаться к ежедневным и еженедельным планам, чтобы максимально эффективно использовать время.

Достижения в жизни не даются случайно; это результат тщательного планирования и решимости добиться успеха. Как только вы создадите четкий план по достижению цели, вы удивитесь, насколько возрастет ваша мотивация. Теперь достижение — это только вопрос времени.


Примечание автора: хотя я не цитировал его в этой статье, я обязан вдохновением культовой книге Наполеона Хилла «Думай и богатей». Несмотря на то, что книга была написана в 1937 году, многие из принципов, которые он назвал важными для достижения успеха, остаются в силе и сегодня. Возможно, язык немного устарел, но если смотреть сквозь призму того времени, книга остается отличным руководством по планированию успешной жизни.

План действий

Визуализированный план действий — это отличный результат продуктивной встречи, например ретроспективы. Он позволяет структурировать дальнейшие шаги, закрепить ответственных, сроки, а также задать критический вопрос, как мы поймем, что «это сделали?» и «что это решило нашу задачу?» Для такой структуры предлагается шаблон План Действий

План действий

Рекомендуется на команду брать не больше 3-х улучшений, которые они обязуются сделать до следующей ретроспективы. Если команда к следующей ретроспективе сделала не все три, то нужно уменьшить до двух. Если не было сделано ни одной задачи, то выбрать только одну и всем фокусироваться на ее выполнении.

Вопрос генерации и выбора решений, находится за рамками этого поста.

Как пользоваться шаблоном:

  1. Вписываете название команды (помогает при фотографировании, вспомнить по фото, к какой команде идти за напоминанием)
  2. Выбрать количество действий, которое команда будет выполнять (от 1 до 3). Если команда просит выбрать больше — не соглашайтесь и предлагайте чаще проводить ретроспективы.
  3. Сначала пишите «Что» требуется сделать.
  4. Блок «Зачем» — является опциональным. Его стоит заполнять, если вы хотите усилить или поддержать мотивацию на высоком уровне продолжительное время. Рекомендуется в него вписать контекст, в котором было придумано соответственное решение, а так же что будет, если это произойдет?, а что будет, если это не решать?
  5. Найдите волонтера (убедитесь в добровольности исполнителя), кто готов взяться за решение этой задачи.
  6. Совместно со всей командой опишите по пунктам, как вы проверите, что эта задача была сделана
  7. Установите срок. Называется волонтером-исполнителем, без давления, но с возможностью по челленджить. Если срок дальше, чем следующая регулярная(!) ретроспектива, то разбить задачу на этапы и указать, что будет сделано к следующему ретро. Если ретро проходят не регулярно, то оставить так как есть. Следите, чтобы этот срок не был навязан кем-либо из команды.
  8. Теперь пришло время, собрать команду помощников-волонтеров. Задача не всегда может быть простой и нужна будет команда, для ее реализации. Помните, что исполнитель имеет право отказаться от помощи, какого-либо участника, без объяснения причин.

Лист отдается команде, прикрепляется на стену, рядом с рабочими местами, чтобы служить информационным радиатором и напоминать о том, что необходимо сделать.

Автор: Роман Петров

Как написать план действий

Планируете воплотить свое видение в жизнь? И как лучше всего избежать трудностей и проблем на этом пути? Твердый план действий.

Мы выделили 6 шагов, объясняющих, как написать план действий. После того, как вы ознакомитесь с ними, используйте редактируемые шаблоны ниже, чтобы сразу приступить к планированию.

Что такое план действий

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые вам необходимо выполнить для достижения поставленных вами целей.

Это важная часть процесса стратегического планирования, помогающая улучшить планирование совместной работы. Не только в управлении проектами, но и планы действий могут использоваться людьми для подготовки стратегии для достижения своих личных целей.

Компоненты плана действий включают

  • Четкое описание цели, которую необходимо достичь
  • Задачи / шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели
  • Люди, которые будут отвечать за выполнение каждой задачи
  • Когда эти задачи будут выполнены ( сроки и вехи)
  • Ресурсы, необходимые для выполнения задач
  • Меры для оценки прогресса

Что хорошего в том, что все перечислено в одном месте, так это то, что это упрощает отслеживание прогресса и эффективное планирование.

План действий — это не что-то высеченное на камне. По мере роста вашей организации и изменения окружающих обстоятельств вам придется пересматривать ее и вносить коррективы в соответствии с последними потребностями.

Зачем нужен план действий

Иногда компании не тратят много времени на разработку плана действий перед инициативой, что в большинстве случаев приводит к провалу. Если вы еще не слышали, «неудача в планировании означает провал», — предположительно однажды сказал Бенджамин Франклин.

Planning поможет вам подготовиться к предстоящим препятствиям и не сбиться с пути.А с помощью эффективного плана действий вы сможете повысить свою продуктивность и сосредоточиться.

Вот некоторые преимущества плана действий, которые вам следует знать;

  • Это дает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко указано, какие шаги необходимо предпринять и когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что вам нужно делать.
  • Если ваши цели записаны и поэтапно спланированы, это даст вам повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
  • Имея план действий, вы можете отслеживать свой прогресс в достижении цели.
  • Поскольку вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить, в своем плане действий, это поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на основе усилий и воздействия.

Как написать план действий | Лучшие Лрактики

На первый взгляд, создание плана действий кажется довольно простым. Но есть несколько важных шагов, которые нужно выполнять с осторожностью, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Вот как составить план действий, состоящий из 6 простых шагов.

Шаг 1. Определите конечную цель

Если вы не уверены в том, что хотите делать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения того, где вы находитесь и где хотите быть.

Решаете проблему? Прежде чем расставить приоритеты, проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения.

Тогда запишите свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу, прогоните свою цель по критериям SMART.Или, другими словами, убедитесь, что это

  • Конкретный — четко определенный и ясный
  • Измеримый — включает измеримые индикаторы для отслеживания прогресса
  • Достижимый — реалистичный и достижимый в пределах ресурсов, времени, денег, опыта и т. Д. У вас есть
  • Актуально — согласован с другими вашими целями
  • Своевременно — имеет дату окончания

Используйте эту таблицу целей SMART, чтобы упростить этот процесс. Поделитесь этим с другими, чтобы получить их мнение.

Таблица целей SMART (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

И обратитесь к нашему простому руководству по процессу постановки целей, чтобы узнать больше о постановке и планировании целей.

Шаг 2: Перечислите шаги, которые необходимо выполнить

Цель ясна. Что именно нужно сделать, чтобы это осознать?

Создайте примерный шаблон, чтобы перечислить все задачи, которые должны быть выполнены, сроки выполнения и ответственных лиц.

Шаблон простого плана действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Важно убедиться, что вся команда участвует в этом процессе и имеет доступ к документу.Таким образом, каждый будет знать свои роли и обязанности в проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие, которые легче выполнять и управлять ими.

Советы: Используйте шаблон матрицы RACI, чтобы уточнить роли и обязанности в проекте, а также планировать проекты

Шаг 3. Расставьте задачи по приоритетам и добавьте крайние сроки

Пора реорганизовать список, расставив приоритеты задач.Некоторые шаги вам, возможно, придется расставить по приоритетам, поскольку они могут блокировать другие подэтапы.

Добавьте крайние сроки и убедитесь, что они реалистичны. Прежде чем определять сроки, проконсультируйтесь с лицом, ответственным за его выполнение, чтобы понять его или ее возможности.

Шаг 4: Установите вехи

вех можно рассматривать как мини-цели, ведущие к главной цели в конце. Преимущество добавления вех в том, что они дают членам команды возможность чего-то с нетерпением ждать и помогают им сохранять мотивацию, даже если окончательный срок еще далеко.

Начните с конечной цели и двигайтесь назад, устанавливая вехи. Помните, что не следует оставлять слишком мало или слишком много времени между установленными вами вехами. Лучше всего разделять вехи на две недели.

Шаг 5: Определите необходимые ресурсы

Перед тем, как начать свой проект, очень важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения.

Это также должно включать ваш бюджет. Вы можете назначить столбец своего плана действий, чтобы отмечать стоимость каждой задачи, если таковая имеется.

Шаг 6: Визуализируйте свой план действий

Смысл этого шага — создать что-то, что всем будет понятно с первого взгляда, и чем можно будет поделиться со всеми.

Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, убедитесь, что он четко передает элементы, которые мы определили до сих пор — задачи, владельцев задач, крайние сроки, ресурсы и т. Д.

Этот документ должен быть доступен для всех и должен быть доступен для редактирования.

Шаг 7. Отслеживание, оценка и обновление

Выделите время, чтобы оценить прогресс, которого вы достигли со своей командой.

В этом окончательном плане действий вы можете отметить выполненные задачи как выполненные, обратив внимание на то, как вы продвинулись к цели.

Это также выявит незавершенные или отложенные задачи, и в этом случае вам нужно выяснить причину и найти подходящие решения.А затем соответствующим образом обновите план действий.

Шаблоны планов действий

Бизнес-план действий

Шаблон бизнес-плана (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Простое руководство по созданию бизнес-плана для презентаций

План маркетинговых мероприятий

План маркетинговых действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Стратегический план действий

Стратегический план действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Шаблон плана корректирующих действий

План корректирующих действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Найти больше шаблонов плана корректирующих действий

Простое руководство по созданию плана действий на случай непредвиденных обстоятельств

Шаблон плана действий

Шаблон плана действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Есть еще советы по созданию плана действий?

План действий разработан, чтобы указать вам путь к достижению ваших целей.Он превращает ваше видение в действенные цели и шаги. И это помогает вам оставаться сосредоточенным и мотивированным.

От отдельного сотрудника в организации до более крупных отделов могут использовать планы действий, чтобы направлять свой путь к достижению своих целей.

Может быть, вы собираетесь создать свой самый первый план действий, или вы уже являетесь профессионалом в его написании. В любом случае, мы хотели бы услышать ваше мнение о том, как составить план действий. Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Начните здесь

планов действий — инструменты управления проектами от MindTools.com

Малое планирование

Будь то рассылка информационного бюллетеня по электронной почте, подготовка презентации для руководителей высшего звена или работа над специальным запросом для клиента, многим из нас приходится выполнять простые проекты в рамках наших повседневных обязанностей.

На первый взгляд может показаться, что эти малые и средние проекты не требуют особого внимания. Но иногда мы можем упустить из виду ключевой шаг или пункт «сделать», который может свести на нет все наши усилия.

Например, как убедиться, что вы все охватили? Есть ли какие-то действия, которые необходимо предпринять на ранней стадии проекта, чтобы он увенчался успехом? И ясно ли вы, когда вам нужно выполнять ключевые задачи, в какой последовательности, чтобы уложиться в срок?

Узнайте больше в этой статье, видео и инфографике.

Нажмите здесь

чтобы просмотреть стенограмму этого видео.

Планы действий

— это простые списки всех задач, которые вам нужно выполнить для достижения цели. Они отличаются от списков дел

в том, что они сосредоточены на достижении единой цели.

Планы действий

полезны, потому что они дают вам основу для размышлений о том, как вы эффективно завершите проект. Они помогут вам завершить занятия в разумном порядке и не пропустить ни одного ключевого шага.Кроме того, поскольку вы видите каждую задачу, вы можете быстро решить, какие задачи вы делегируете или передадите на аутсорсинг, а какие задачи можете игнорировать.

Использование планов действий

Используйте план действий всякий раз, когда вам нужно спланировать небольшой проект.

Чтобы составить его, просто перечислите задачи, которые вам нужно выполнить для достижения своей цели, в том порядке, в котором вы должны их выполнить. (Это очень просто, но все же очень полезно!)

Используйте описанный ниже трехэтапный процесс, чтобы помочь вам:

Шаг 1. Определение задач

Начать с мозгового штурма

все задачи, которые вам нужно выполнить для достижения вашей цели.

Полезно начать этот процесс с самого начала. Что вам нужно сделать в первую очередь? Что будет дальше, когда эта задача будет выполнена? Есть ли какие-то шаги, которым следует уделить приоритетное внимание?

чтобы уложиться в определенные сроки или из-за ограничений доступности других людей?

Шаг 2. Анализируйте и делегируйте задачи

Теперь, когда вы можете увидеть весь проект от начала до конца, рассмотрите каждую задачу более подробно.

Есть ли какие-то шаги, которые вы могли бы отбросить, но все же достичь своей цели? Какие задачи вы могли бы делегировать

кому-то еще в вашей команде, или может заниматься фрилансер? Есть ли крайние сроки для конкретных шагов? Вам нужны дополнительные ресурсы?

Шаг 3. Еще раз проверьте СХЕМЫ

Используйте мнемонику SCHEMES *, чтобы убедиться, что ваш план исчерпывающий.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

SCHEMES означает:

  • S темп.
  • C ясень.
  • H elpers / Люди.
  • E комплектация.
  • M материалы.
  • E экспертиза.
  • S системы.

Возможно, вам не нужно думать обо всем этом для завершения вашего проекта. Например, для небольшого внутреннего проекта по оптимизации формата отчетов вашей команды вам может потребоваться только подумать о «Помощниках / Люди», «Экспертиза» и «Системы».«

Примечание:

После того, как вы завершили свой план, держите его при себе, когда будете выполнять работу, и при необходимости обновите его дополнительными действиями.

Уроки вашего плана действий

Если вы думаете, что снова будете пытаться достичь той же цели, пересмотрите свой план после завершения работы, отметив все, что вы могли бы сделать лучше.

Например, возможно, вы могли бы избежать паники в последнюю минуту, если бы заранее предупредили поставщика о размере заказа, который вы разместите.Или, может быть, вы не уделили достаточно времени выполнению определенных задач.

Совет:

Если вы снова будете выполнять аналогичную работу, подумайте о том, чтобы превратить свой план в памятную записку.

. Это контрольный список, который вы постепенно уточняете и улучшаете, чтобы не забывать делать все, что важно для успеха.

Управление крупными проектами

Планы действий

полезны для небольших проектов, где сроки не особенно важны или утомительны, и где вам не нужно координировать действия других людей.

Однако по мере роста ваших проектов вам потребуется развивать более формальные навыки управления проектами, особенно если вы отвечаете за планирование времени других людей или вам нужно завершить проекты в сжатые сроки.

Вы также можете использовать планы действий вместе со списками дел

, или программы действий

.

Программы действий

— это «усиленные» версии списков дел, которые помогают вам управлять множеством одновременных небольших проектов. Это то, что менеджеры на всех уровнях должны делать регулярно.

Ключевые моменты

План действий — это список задач, которые необходимо выполнить для выполнения простого проекта или цели.

Чтобы составить его, просто перечислите задачи, которые вам необходимо выполнить для реализации вашего проекта или цели, в том порядке, в котором вы должны их выполнить.

Для этого сначала проведите мозговой штурм по каждому шагу, который вам нужно сделать, чтобы довести задачу до конца. Затем проанализируйте задачи, чтобы увидеть, есть ли те, которые можно сократить или делегировать. Наконец, используйте мнемонику SCHEMES, чтобы дважды проверить, что вы учли все критические области.

Если вам нужно запланировать время людей или уложиться в сжатые сроки в рамках вашего проекта, рассмотрите возможность использования других упомянутых методов управления проектами.

Инфографика

Нажмите на изображение ниже, чтобы увидеть планы действий, представленные в инфографике:

* Источник неизвестен. Пожалуйста, свяжитесь с [email protected], если вы знаете, кто является автором.

Глава 8. Разработка стратегического плана | Раздел 5. Разработка плана действий | Основной раздел

Узнайте, как конкретизировать свое видение, описав стратегии, которые ваша организация будет использовать для достижения своих целей и задач.
  • Что такое план действий?
  • Каковы критерии хорошего плана действий?
  • Почему вам следует разработать план действий?
  • Когда следует разработать план действий?
  • Как написать план действий

Разработка плана действий может помочь тем, кто вносит изменения, воплотить их замыслы в реальность, а также повысить эффективность и подотчетность в организации.План действий описывает способ достижения вашей организацией своих целей посредством подробных шагов, описывающих, как и когда эти шаги будут предприняты. В этом разделе содержится руководство по разработке и применению плана действий вашей группы.

Что такое план действий?

В некотором смысле план действий — это «героический» поступок: он помогает нам воплотить наши мечты в реальность. План действий — это способ сделать видение вашей организации конкретным. Он описывает, как ваша группа будет использовать свои стратегии для достижения своих целей.План действий состоит из ряда шагов или изменений, которые необходимо осуществить в вашем сообществе.

Каждый шаг действия или изменение, которое необходимо найти, должно включать следующую информацию:

  • Какие действия или изменения произойдут
  • Кто будет выполнять эти изменения
  • Когда они будут иметь место и как долго
  • Какие ресурсы (т.е. деньги, персонал) необходимы для проведения этих изменений
  • Связь (кто что должен знать?)

Каковы критерии хорошего плана действий?

План действий по вашей инициативе должен соответствовать нескольким критериям.

Есть план действий:

  • Завершить ? Перечислены ли в нем все шаги или изменения, которые необходимо предпринять во всех соответствующих частях сообщества (например, в школах, бизнесе, правительстве, религиозном сообществе)?
  • Прозрачный ? Очевидно, кто что будет делать и к какому сроку?
  • Текущий ? Отражает ли план действий текущую работу? Предвидит ли он новые возникающие возможности и препятствия?

Почему вам следует разработать план действий?

Есть вдохновляющая поговорка: «Люди не планируют проигрывать.Вместо этого они не могут планировать ». Поскольку вы, конечно же, не хотите потерпеть неудачу, имеет смысл предпринять все шаги, необходимые для достижения успеха, включая разработку плана действий.

Существует множество веских причин для включения деталей работы вашей организации в план действий, в том числе:

  • Чтобы укрепить доверие к вашей организации. План действий показывает членам сообщества (включая грантодателей), что ваша организация хорошо организована и привержена делу.
  • Чтобы не упустить ни одной детали
  • Чтобы понять, что может и что невозможно сделать в вашей организации.
  • Для эффективности: для долгосрочной экономии времени, энергии и ресурсов
  • Для подотчетности: для увеличения шансов, что люди будут делать то, что необходимо.

Когда следует составлять план действий?

В идеале план действий должен быть разработан в течение первых шести месяцев — одного года с момента создания организации.Он разрабатывается после того, как вы определили видение, миссию, цели и стратегии вашей группы. Если вы разработаете план действий, когда будете готовы приступить к делу, он даст вам план для управления вашей организацией или инициативой.

Однако помните, что план действий — это всегда работа. Это не то, что вы можете написать, запереть в ящиках с файлами и забыть. Держите это на виду. Разместите это на видном месте. По мере того, как ваша организация меняется и растет, вы захотите постоянно (обычно ежемесячно) пересматривать свой план действий, чтобы он соответствовал меняющимся потребностям вашей группы и сообщества.

Как составить план действий

Определить, каких людей и секторов сообщества следует изменить и привлечь к поиску решений

Если вы использовали модель VMOSA (видение, миссия, цели, стратегии, планы действий), вы, возможно, уже сделали это, когда принимали решение о целях своей группы. Опять же, постарайтесь быть инклюзивным. Большинство проблем здравоохранения и развития, которыми занимаются партнерства на уровне сообществ, относятся к сообществу и, следовательно, требуют решения в масштабах всего сообщества.Возможные секторы включают средства массовой информации, бизнес-сообщество, религиозные организации, школы, молодежные организации, организации социальных услуг, организации здравоохранения и другие.

Некоторые члены сообщества, которых вы могли бы рассмотреть с предложением присоединиться к группе планирования действий, включают:

  • Влиятельные люди из всех частей общества, затронутых вашей инициативой (например, из церквей и синагог, школьной системы, правоохранительных органов и т. Д.)
  • Люди, непосредственно вовлеченные в проблему (например,g., местные старшеклассники и их родители могут быть вовлечены в планирование коалиции, пытающейся уменьшить злоупотребление психоактивными веществами среди подростков)
  • Члены общественных организаций
  • Члены различных этнических и культурных групп в вашем сообществе
  • Люди, которых вы знаете, которые интересуются проблемой или вопросом
  • Новички или молодые люди в сообществе, которые еще не участвуют

Давайте рассмотрим некоторых людей, которые были вовлечены в группу планирования вымышленной Коалиции по снижению рисков (RTR), которая надеется снизить уровень подростковой беременности.Некоторые из членов этой группы планирования включали учителей местной средней школы, местных подростков и их родителей, членов духовенства, консультантов и школьных медсестер, сотрудников окружного управления здравоохранения, а также членов молодежных организаций, сервисных агентств и др. организации, занимающиеся проблемами молодежи.

Созовите группу планирования в вашем районе, чтобы разработать план действий . Это может быть та же группа людей, которая работала с вами над определением стратегии и целей вашей группы.Если вы организовываете новую группу людей, постарайтесь сделать свой комитет по планированию как можно более разнообразным и инклюзивным. Ваша группа должна выглядеть как люди, которых проблема или проблема больше всего затрагивает.

Когда все будут присутствовать, пройдите по номеру вашей организации:

  • Видение
  • Миссия
  • Цели
  • Стратегии
  • Цели и агенты перемен (например, молодежь, родители и опекуны, духовенство)
  • Предлагаемые изменения для каждого сектора сообщества (например,г., школы, религиозная община, обслуживающие организации, организации здравоохранения, правительство)

Разработайте план действий, состоящий из шагов, направленных на все предлагаемые изменения. План должен быть полным, четким и актуальным. Кроме того, план действий должен включать информацию и идеи, которые вы уже собрали во время мозгового штурма о своих целях и стратегиях. Какие шаги вы должны предпринять, чтобы достичь своих целей, продолжая выполнять свое видение и миссию? Пришло время объединить все компоненты VMOSA.Хотя план может касаться общих целей, которые вы хотите достичь, действия помогут вам определить конкретные действия, которые вы предпримете, чтобы воплотить свое видение в жизнь. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать при написании действий.

Члены общественной инициативы захотят определить:

  • Какое действие или изменение произойдут
  • Кто будет проводить
  • Когда это состоится и как долго
  • Какие ресурсы (т.е., деньги, персонал) необходимы для проведения размены
  • Связь (кто что должен знать)

Пример: Шаг действий Коалиции РТР (образец)

Одним из изменений в сообществе, которого добивалась эта коалиция для предотвращения подростковой беременности, было повышение осведомленности о противозачаточных средствах и нежелательной беременности в местной средней школе.

  • Какие действия или изменения будут происходить : Развешивание плакатов, дисплеев и другой информации о контрацепции и фактах о нежелательной беременности в коридорах местной средней школы.Плакаты и другая информация станут неотъемлемой частью школы. Плакаты и информация будут регулярно меняться по мере поступления новых материалов.
  • Кто это будет выполнять : Подкомитет, состоящий из родителей и опекунов, учителей, учеников и членов коалиции, будет нести ответственность за обслуживание дисплеев. Коалиция в целом будет работать над поиском финансирования для закупки материалов. Мария и Алекс из инициативной группы школы будут отвечать за исследование и заказ материалов.
  • Когда это состоится и как долго: Коалиция постарается, чтобы плакаты и дисплеи были видны в течение шести недель после принятия решения о шаге действий (19 февраля 2013 г.).
  • Какие ресурсы необходимы для выполнения этапа: Коалиция обратится в школьный округ с просьбой о финансировании проекта. В противном случае группа будет искать финансирование из других источников, таких как фонды и местные предприятия, для финансирования программы.
  • Сообщение о шаге действия. Директору школы и руководству организации родителей и учителей следует предоставить информацию об этом запланированном изменении.

На заметку об этой части плана действий РТР:

  • Похоже, полный . Хотя этот шаг кажется полностью проработанным, нам нужно будет пересмотреть весь план действий, чтобы увидеть, включены ли все изменения сообщества и системы, которых следует добиваться.
  • Это прозрачный . Мы знаем, кто что и когда сделает.
  • Вроде ток . Нам нужно будет больше узнать о другой текущей работе (а также о новых возможностях и препятствиях), чтобы судить, актуальна ли эта часть плана действий.

Внимательно просмотрите завершенный план действий, чтобы убедиться в его полноте. Убедитесь, что каждое предлагаемое изменение поможет выполнить миссию вашей группы. Также убедитесь, что план действий в целом поможет вам выполнить вашу миссию; то есть убедитесь, что вы ничего не упускаете.

Завершить. Одна сложная часть (выяснение, что делать) закончена. Теперь возьми свой план и беги с ним! Помните правило 80-20: успешные усилия — это 80% выполнения запланированных действий и 20% планирования успеха.

Держите всех в курсе происходящего. Сообщите всем участникам, как был учтен его или ее вклад. Никто не любит думать, что ее остроумие и мудрость игнорируются.

Следите за тем, что (и насколько хорошо) вы сделали. Всегда следите за тем, что на самом деле сделала группа. Если изменение сообщества (новая программа или политика) потребовало значительного времени или ресурсов, также неплохо оценить то, что вы сделали, формально или неформально.

Имейте в виду несколько вопросов как для себя, так и для других:

  • Делаем ли мы то, что обещали?
  • У нас это хорошо получается?
  • То, что мы делаем, продвигает миссию?

Вы можете ответить на эти вопросы неформально (спросите себя, поговорите с друзьями и другими людьми), а также формально, с помощью опросов и других методов оценки.

Отметьте хорошо выполненную работу! Празднуйте свои достижения; Вы и те, с кем работаете, заслуживаете этого. Празднование помогает поддерживать энтузиазм и интерес всех к работе, которую они делают.

После того, как вы написали свой план действий: заставить участников делать то, что они обещали

В каждой общественной организации это, несомненно, случалось: вы планируете и назначаете задачи, чтобы все, что вы планировали, было выполнено. Все соглашаются (возможно, даже предлагают) выполнить определенные задачи, и вы все уходите с чувством выполненного долга.Эта проблема? На следующей встрече ничего не было сделано. Что вы можете сделать, кроме того, что рвать волосы?

К счастью, вы можете попробовать несколько вещей. Это особенно сложно в случае с волонтерами, потому что вы не хотите слишком сильно полагаться на кого-то, кто с самого начала жертвует своим временем и энергией. Тем не менее, вы можете упростить для участников выполнение дел (и усложнить уклонение от работы), не ведя себя как подлый сосед по улице. Вот некоторые из этих нежных напоминаний:

  • Регулярные телефонные звонки от сотрудников или преданных делу добровольцев, спрашивающих других, как они справляются со своими задачами.Это должен быть звонок поддержки, а не звонок «вы делаете то, что должны?». Звонящий может предложить эмоциональную поддержку: «Как дела?» а также посмотреть, нужна ли участнику группы какая-либо другая помощь. Подобный дружеский призыв можно рассматривать как полезный, он дает члену ощущение того, что он является очень важной частью группы, и служит отличным напоминанием о том, что он должен делать то, что он обещал.
  • Распространение плана действий в письменной форме среди всех участников с указанием имен, прикрепленных к конкретным задачам.(Кроме того, это может быть прекрасное время, чтобы попросить обратную связь, прежде чем план станет «официальным».)
  • Обеспечение полноты, четкости и актуальности сроков (с указанием сроков).
  • На регулярных собраниях группы, таких как собрания комитетов или собрания правления, просите участников отчитываться о выполнении поставленных перед ними задач. Сделайте это регулярной частью собрания.
  • Празднуйте выполнение поставленных задач. Важно, чтобы выполнение чего-либо действительно что-то значило и признавалось группой в целом.

Регулярно выполняйте план действий. Вы просите участников быть подотчетными и делать дела на регулярной основе. Если они согласны, вы должны помочь им как можно лучше выполнить взятые на себя обязательства.

Как составить план действий (пример прилагается)

Что такое план действий? Как правило, это предлагаемая стратегия, курс или действие. В частности, в управлении проектами это документ, в котором перечислены шаги, необходимые для достижения цели. То есть в плане действий уточняется, какие ресурсы вам понадобятся для достижения этой цели, составляется график выполнения задач, необходимых для достижения этой цели, и определяется, какие члены команды вам понадобятся для всего этого.

План действий — это документ, который документирует проект. То есть это подробный список работ, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта. В нем указано, какие ресурсы вам понадобятся для достижения этой цели и каковы будут ваши сроки, включая задачи, которые необходимо выполнить от начала проекта до конца. Это начало планирования проекта.

Вы не только выясняете задачи и сроки, но также определяете, кого вы соберете в свою команду для работы над этими задачами.

Шаги к плану действий

Преимущества плана действий просты: теперь вы обрисовали в общих чертах, какой курс и какие ресурсы необходимы для достижения поставленной вами цели в проекте. Собрав все это в документе, вы сможете более успешно спланировать, как завершить свой проект.

Люди переплетаются с жаргоном при планировании проекта, но слово «действие» может понять каждый.

В основу составления плана действий для любого проекта входят следующие четыре основных шага:

1.Создать шаблон

Создайте или используйте простой шаблон плана действий для сбора задач, сроков и назначений. Это место, где все, что связано с задачами, входит в план действий вашего проекта, поэтому у вас есть место для всей этой важной информации.

2. Используйте инструмент

Используйте инструмент, чтобы не отвлекаться от задачи. ProjectManager имеет функции, которые помогут вам отслеживать и сообщать о прогрессе и производительности. Получите общее представление о проекте с помощью наших интерактивных информационных панелей.В отличие от других инструментов, мы не заставляем вас настраивать панель инструментов. Он готов к использованию, как только вы откроете инструмент. Более того, мы рассчитываем различные показатели, такие как дисперсия проекта, рабочая нагрузка и многое другое. Они отображаются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Делитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы сообщать им обновления, когда они захотят. Звучит неплохо? Попробуйте наш инструмент бесплатно, воспользовавшись 30-дневной пробной версией.

ProjectManager имеет панель управления в реальном времени, которая действует как мгновенный отчет о состоянии.

3. Пусть ваша команда работает на одной платформе

Подключите всех к этому инструменту, чтобы он работал на команду.Убедитесь, что команда знает, как его использовать. Будь то совещание по процессу или более структурированное учебное занятие, вы хотите, чтобы все могли использовать этот инструмент, прежде чем они начнут работать над проектом.

4. Настроить оповещения

Настройте оповещения, которые помогут вам стать более эффективными. Автоматизируйте большую часть загруженной работы, чтобы вы могли больше заниматься практическим управлением. Оповещения — отличный способ держать вас в курсе прогресса проекта, не отвлекая вас от других ваших обязанностей.

Предупреждения можно использовать для уведомления об изменениях в задачах и о добавлении каких-либо элементов, и всегда есть необходимость в улучшении управления задачами. Они также могут отметить завершение важной вехи проекта. Наконец, оповещения могут действовать как заметки для отзывов о задачах, документах и ​​многом другом.

Советы по плану действий

Когда у вас есть план действий, как вы работаете с ним, чтобы запустить успешный проект? Вот несколько советов, которые помогут в реализации вашего плана действий:

  • Шаг 1: Сосредоточьтесь на приоритетах и ​​на том, что сейчас должно быть
  • Шаг 2: Отметить завершенные задачи как завершенные
  • Шаг 3: Назначьте кого-нибудь для выполнения каждой задачи
  • Шаг 4: Обсуждение незавершенных или последних задач

Пример плана действий

Следуйте этому примеру, чтобы увидеть, как обычно составляются планы действий.

Задачи

ProjectManager может помочь вам составить план действий, а затем претворить его в жизнь. Соберите все свои задачи в нашем представлении списка, которое делает больше, чем просто легкие приложения со списком дел. В отличие от них, мы можем расставлять приоритеты, настраивать теги и показывать процент выполнения для каждой задачи. Наше облачное программное обеспечение предоставляет вам данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам составить план действий и придерживаться его.

Используйте представление списка в ProjectManager, чтобы организовать свой план действий.— Попробовать бесплатно!

Фазы и назначения примечаний

Важно отметить все этапы проекта, чтобы знать, какие задачи и когда будут выполняться.Вы также захотите дать задания, чтобы убедиться, что работа выполняется правильно.

Отслеживание прогресса

Как только вы начнете проект, вам нужно будет наметить, как продвигается работа. Это приводит нас к временной шкале, где у вас будет дата начала и окончания для каждой из ваших задач, а также сколько времени вы планируете на это, чтобы вы могли использовать это в качестве основы и убедиться, что вы остаетесь на цели. Вы можете построить график своего проекта на диаграмме Ганта.

Ресурсы для заметок

Наконец, в вашем плане действий будут перечислены ресурсы.Кто за какую задачу отвечает, какие материалы задействованы? Что это за затраты? У вас также должен быть раздел в плане действий для заметок, которые не попадают ни в одну из других категорий.

Управляйте своим проектом с помощью плана действий

Составление плана — это только первая часть управления проектом. Помните, это не то, что нужно писать и откладывать, это живой документ, который должен сопровождать вас на протяжении всего жизненного цикла проекта. Дженнифер Бриджес, PMP, предлагает больше советов по планам действий в видео ниже.

Вот скриншот для справки:

Как ProjectManager может помочь вашему плану действий

Если вы хотите составить план действий, а затем принять меры, выполнив, отслеживая и создавая отчеты по проекту, вам понадобится ProjectManager. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами может импортировать ваш план действий в онлайн-диаграмму Ганта. Теперь вы можете организовать свои задачи, связать зависимости и установить контрольные точки. Более того, вы можете фильтровать критический путь.Когда вы закончите планирование, установите базовый план. Это позволяет вам всегда видеть запланированный и фактический прогресс вашего проекта, чтобы не сбиться с пути. Попробуйте наш инструмент бесплатно сегодня.

Отсюда вы можете назначать задачи и предоставить командам платформу для совместной работы, чтобы комментировать и публиковать соответствующие документы. Зависимые задачи можно связать, чтобы избежать узких мест, а когда что-то изменится, расписание можно легко редактировать, просто перетаскивая даты начала и окончания.

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим о том, как составить план действий.Работая с некоторыми командами, я понял, что слова «диаграмма Ганта», «график проекта» или «план проекта» могут показаться слишком громоздкими.

Но трудно опровергнуть термин «план действий». Я имею в виду, что мы все должны принять меры, чтобы завершить проект. Итак, сегодня я хочу поговорить о нескольких основах и нескольких советах по составлению плана действий.

Итак, прежде всего, вы хотите создать простой шаблон, чтобы сэкономить время. Итак, что в шаблоне? Когда вы составляете план действий, вы хотите знать, что это за шаг? Когда придет время? И кому это назначено?

Мы также хотим использовать инструмент, который поможет вам справиться с задачей.Используя инструмент, особый онлайн-инструмент, которым пользуются все, каждый получает доступ к онлайн-данным в реальном времени.

И номер три — вы хотите подключить всех к инструменту, чтобы он работал для всех, а не только для нескольких человек. Если все будут использовать один и тот же инструмент, вы гарантируете, что у вас есть данные в реальном времени, к которым каждый может получить доступ.

Четвертый — настроить оповещения, которые помогут вам стать более эффективными. Ну, это что-то вроде задач.Предупреждения о добавлении или изменении задач помогут вам повысить эффективность своей работы и предупредить других участников проекта об изменениях. Кроме того, когда вехи завершены, каждый знает, когда основные вещи произошли или завершились в рамках проекта.

А потом заметки. Заметки отлично подходят для совместной работы над задачами или даже документами, например, вашими документами требований или некоторыми другими документами, важными для проекта.

Итак, вот несколько советов.

Номер один: сосредоточьтесь на приоритетах того, что должно быть сейчас. Таким образом, люди или члены команды не будут ошеломлены, глядя на все, что уже сделано, а сосредоточатся на том, что «давайте сделаем это сейчас».

Номер два: отметьте выполненные задачи как выполненные. Таким образом, вам не придется постоянно искать одни и те же задачи. Они уже закончены, готовы, завершены. Уберите их с дороги, чтобы больше не смотреть на них.

Номер три — назначать кого-нибудь для каждой задачи.Вы хотите быть уверены, что знаете, кто отвечает за каждую задачу. Таким образом, если у вас есть вопросы, что-то не получается, вы знаете, к кому обратиться.

И номер четыре — обсуждение незавершенных или просроченных задач. Вы хотите быть уверены, что узнаете, когда есть препятствия или причины, по которым некоторые вещи не выполняются. Иногда они нуждаются в вас и вашей помощи, чтобы добиться цели.

Итак, это основные принципы и несколько советов, которые помогут вам составить план действий. А если вам нужен инструмент, который поможет вам управлять своим планом действий и отслеживать его, то подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас в ProjectManager.

(Этот пост был обновлен в феврале 2021 г.)

Что такое план действий? Определение, шаги, пример и шаблон

Эта статья объясняет концепцию плана действий на практике. Прочитав его, вы поймете основы этого мощного инструмента эффективности и управления временем . Эта статья также содержит загружаемый и редактируемый шаблон плана действий .

Что такое план действий?

План действий или программа действий — это подробный план с указанием действий, необходимых для достижения цели. План действий также может состоять из ряда шагов, которые необходимо предпринять для успешного выполнения определенной стратегии.

Кроме того, программа действий определяет, какие ресурсы требуются для достижения цели (SMART) и как и когда они должны использоваться. Это означает, что План действий ведет к более конкретному видению или цели для организации.Преимущество состоит в том, что разные стороны, работающие над стратегией, находятся на одной странице.

Присоединяйтесь к нам и получите неограниченный доступ

Присоединяясь к нашей платформе электронного обучения, вы получите неограниченный доступ ко всем (1000+) статьям, шаблонам, видео и многому другому!

Узнать больше

План действий — это расширение известного «списка дел». Общепризнанно, что эти списки могут быть полезны; многие люди используют их в повседневной жизни. Однако недостатком таких списков, полностью состоящих из задач, является то, что они часто считаются чрезмерными, когда человек, например менеджер проекта, несет несколько обязанностей.

План действий — это более сильная версия такого списка дел, который включает краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели. Это упрощает делегирование определенных задач и помогает сэкономить время.

Кроме того, программа действий поощряет расставление приоритетов и сосредоточение внимания на важных вопросах. Это тоже может помочь сэкономить драгоценное время, что повысит эффективность и продуктивность компании или отдельного сотрудника. То, что раньше казалось подавляющим, теперь становится проницательным и контролируемым.

Шаги плана действий и пример

Сценарий: кофейня ABCoffee хочет начать импортировать кофе из самой Колумбии, а не покупать его у импортного предприятия, потому что затраты на закупку слишком высоки для получения достаточной прибыли.

1. Определите, чего вы хотите достичь

Составление цели плана действий имеет решающее значение для мотивации и напоминает пользователю о том, что конечный результат стоит затраченных усилий. Это может включать в себя решение проблемы, которое должно быть установлено с помощью процесса определения проблемы, или промежуточные цели в проекте.

Сценарий ABCoffee: Текущая закупочная политика ABCoffee нежизнеспособна из-за высокой закупочной цены. Если бы ABCoffee импортировал собственный кофе, это могло бы привести к экономии на закупочных расходах на 15%. Более низкие закупочные расходы включаются в продажную цену, чтобы гарантировать достаточное количество клиентов.

2. Сбор, анализ и систематизация данных

Составьте список всех проблем, требующих решения в рамках определения проблемы или промежуточных целей. Постарайтесь собрать все, что имеет отношение к делу и что, по вашему мнению, требует действий для выполнения Плана действий, большого или малого, личного или профессионального.Также учитывайте то, что автоматически собирается, например, соответствующие электронные письма или документы в архивах.

Также запишите все идеи, которые крутятся у вас в голове, и соберите идеи, которые вы записали, на листе бумаги, который вы держите в нижней части ящика. Подведите итоги этих идей в одном месте; это необходимо для создания фокуса. Сюда также входят списки дел.
Сценарий:

  • Связь с фермерами, выращивающими кофе в Колумбии
  • Запрос цен
  • Поездка в Колумбию для проверки и определения качества кофейных зерен
  • Ценовые переговоры

3.Сократить список

Теперь, когда у вас есть список, содержащий все, что связано или, возможно, влияет на завершение Плана действий, этот список необходимо сократить.

Сценарий ABCoffee: из-за и без того ограниченных финансовых средств менеджер ABCoffee решает не проверять качество кофе во время поездки в Колумбию. Вместо этого он просит прислать ему по почте образцы кофе.

4. Организуйте и расставьте приоритеты

Подсчитайте, какие действия или проекты являются приоритетными, и составьте два списка действий.Отдельные или более мелкие задачи и действия, которые являются частью большого целого и для выполнения которых может потребоваться несколько человек. Используйте матрицу приоритетов действий (APM) для эффективного определения приоритетов
Сценарий ABCoffee: используйте APM для определения приоритетов. В этом случае действия из шага 3 уже находятся в правильном порядке.

5. Определите, кто что будет делать, какими средствами и когда

Когда мы подошли к этому моменту, основная часть Плана действий уже завершена. Теперь возьмите список действий, которые необходимо выполнить, и назначьте действия человеку.Принимайте во внимание компетенции каждого, чтобы обеспечить эффективное выполнение. Также учтите:

  • Кто за что отвечает (используйте для этой цели матрицу распределения ответственности)
  • Кому и чему нужна поддержка
  • Способы связи

Сценарий ABCoffee: в случае новой стратегии закупок ABCoffee, менеджер по продажам из-за отсутствия менеджера по закупкам несет ответственность за весь процесс.

6. Выполнить план действий

Дать стартовый сигнал для Плана действий.Помните о правиле 80-20 (анализ Парето): сосредоточьтесь на том, что важно. Также следите за прогрессом, сроками и вехами. Для этого используйте диаграмму Ганта.

7. Мониторинг и оценка

Во время выполнения Плана действий важно тщательно и эффективно контролировать происходящее. Когда обнаруживаются изменения или новые проблемы, о них необходимо сообщать всем, чтобы избежать ненужной работы. Задайте себе следующие вопросы:

  • Делаем ли мы то, о чем договорились?
  • Правильно ли мы это делаем?
  • Важно ли то, что мы делаем, для достижения цели?
  • Все ли индивидуальные и групповые действия выполнены?
  • Была ли достигнута конечная цель?

Советы по созданию плана действий

Следующие советы помогут вам эффективно составить четкий план действий:

  • Используйте все инструменты, которые предлагаются в этой статье
  • Выбрать и определить подходящую цель
  • Запишите действия, которые необходимо предпринять, в конкретной, измеримой и достижимой форме
  • Общайтесь со всеми, кто участвует в выполнении программы действий

Шаблон плана действий

Используйте этот шаблон плана действий как полезный инструмент для определения действий, необходимых для реализации определенной стратегии.Доступен как редактируемый шаблон.

Твоя очередь

Как вы думаете? Вы знакомы с объяснением Плана действий? Как вы считаете, какие факторы способствуют эффективному достижению целей или решению проблем? Как вы используете программы действий? Есть ли у вас какие-нибудь советы или дополнительные комментарии?

Поделитесь своим опытом и знаниями в поле для комментариев ниже.

Если вам понравилась эта статья, то, пожалуйста, подпишитесь на нашу бесплатную рассылку новостей, чтобы получать последние сообщения о моделях и методах.

Дополнительная информация

  1. Гудштейн, Л., Нолан, Т., Пфайфер, Дж. (1993). Прикладное стратегическое планирование: как разработать план, который действительно работает. McGraw-Hill Education.
  2. Керцнер, Х., и Керцнер, Х. Р. (2017). Управление проектами: системный подход к планированию, календарному планированию и контролю. Джон Уайли и сыновья.
  3. Macan, T.H. (1994). Управление временем: Тест модели процесса . Журнал прикладной психологии, 79 (3), 381.

Как цитировать эту статью:
Janse, B. (2018). План действий . Получено [вставить дату] из toolshero: https://www.toolshero.com/personal-development/action-plan/

Добавьте ссылку на эту страницу на своем веб-сайте:
toolshero: план действий

С меткой:

Тайм-менеджмент

Что такое план действий?

План действий — это дорожная карта, которая может помочь вам в достижении целей и задач вашей программы.Точно так же, как существуют разные способы добраться до пункта назначения, если вы отправляетесь в путешествие, существуют разные маршруты, по которым программа может достигать целей, достигать целей и достигать результатов.

Советы по разработке планов действий

Определение

Планы действий — это дорожные карты, которые программа использует для достижения целей и задач.

Включите три жизненно важных элемента. Планы действий обычно включают «что», «кто» и «когда». Они описывают шаги («что»), которые ваша программа предпримет для достижения ваших целей и задач, ответственных лиц («кто») и предполагаемые даты завершения («когда»).Что наиболее важно, планы действий подчеркивают «почему» цели программы. Исследования побуждают нас вспоминать «почему» при планировании и вдохновляют других работать в тандеме для реализации планов и достижения целей. В книге «Начни с того, почему: как великие лидеры побуждают всех к действию» Саймон Синек напоминает нам, что знание причины деятельности способствует большему чувству целеустремленности и инициативности у тех, кто выполняет эту работу. 6

Добавить другие ингредиенты. Дополнительные компоненты могут включать такие вещи, как то, как вы будете измерять прогресс, ваши доказательства или источник данных, маркеры для ежеквартальных обновлений статуса, финансовую поддержку и необходимые ресурсы.

Каждое действие начинать с глагола. Это напомнит вам, что шаги действия — это то, что нужно сделать.

Подумайте, какие действия являются последовательными, а какие нет. Некоторые действия должны выполняться в хронологическом порядке, потому что определенное действие должно быть выполнено до того, как может произойти следующее. См. Примеры в теме 4. Другие действия могут происходить одновременно. Некоторые действия могут повторяться или продолжаться. Закажите последовательные действия с соответствующими датами завершения.Укажите в столбце даты, если действия повторяются или продолжаются.

Планы действий

— это живые документы, поэтому «Планирование, выполнение, обзор» можно рассматривать как «Планирование, выполнение, обзор и корректировку по мере необходимости».

Используйте «Планируй, делай, проверяй». Многие люди знакомы с «Планируй, делай, проверяй». Эта концепция одинаково полезна для плана действий. Создание плана действий — это большой проект. Соблазнительно хлопнуть в ладоши, когда вы завершите план и с гордостью положите его на полку как хорошо выполненную работу.Но план действий должен быть живым документом, который анализируется и обновляется в рамках постоянного мониторинга и процесса постоянного улучшения вашей программы. Он представляет собой четкую и согласованную дорожную карту, которой все должны следовать. Регулярный пересмотр вашего плана дает возможность выявить яркие моменты, отметить мелкие и большие достижения на этом пути и подумать, как ваши успехи могут повлиять на ваши усилия в других областях вашей программы. Это также возможность уточнить и скорректировать свои стратегии, если вы обнаружите, что они не работают, что создает возможность для более надежной и информированной ежегодной самооценки.

Поддерживайте актуальность. Самые продуманные планы меняются по ходу дела. Внесите коррективы в курс, добавив дополнительные шаги (или избавившись от тех, которые оказываются ненужными) и изменив временные рамки по мере необходимости. Если вы не смогли выполнить то, что планировали сделать в январе, но теперь это запланировано на февраль, убедитесь, что ваш обновленный план отражает это изменение, чтобы заинтересованные стороны были проинформированы. Не забывайте делиться своими успехами и новостями с членами правления / Совета племен и Совета по политике.

Как эти критерии для планов действий заставляют вас по-другому взглянуть на планы действий вашей программы?

Понимая цели, задачи, результаты, прогресс и планы действий, вы можете более эффективно выполнять свой пятилетний план. Рассмотрение целей с точки зрения общей картины позволяет вам предвидеть ожидаемые проблемы, а это, в свою очередь, позволяет лучше прогнозировать ожидаемые результаты. По мере того как ваша программа переходит в пятилетний проектный период, ваша способность формулировать общие цели программы, измеримые задачи и ожидаемые результаты становится критически важной частью понимания положительных изменений, которые ваша программа вносит для детей, семей и общества.

Теперь, когда вы определили важность программных целей, задач, результатов и планов действий, Тема 2 поможет вам различать планы и планирование и их значение в отношении стратегического планирования.


Последнее обновление: 3 декабря 2019 г.

Как написать план действий + примеры

Что такое план действий?

План действий — это список или серия списков, в которых подробно описано все, что вы должны выполнить для выполнения задачи.Планы действий помогают в управлении проектами, гарантируя, что вы сосредоточитесь на небольших задачах и решениях, направленных на достижение ваших более крупных целей. Они также могут способствовать укреплению уверенности в вашей способности добиваться успеха и добиваться успеха.

Зачем писать план действий?

Организации обычно формулируют долгосрочные стратегии для достижения определенных целей, будь то для бизнеса в целом или для конкретной команды. Но думать о цели или стратегии и реализовывать их — это разные вещи.Планы действий — это то, как вы воплощаете в жизнь эти цели и стратегии.

Многие люди и организации используют планы действий как основу для размышлений о том, как быстро и эффективно завершить проект. Они помогают держать все в порядке и следить за тем, чтобы ничего не было упущено. Поскольку каждая задача изложена четко, заинтересованные стороны могут понять, что им нужно сделать и когда это нужно сделать.

Кому нужно написать план действий?

Планы действий полезны в различных ситуациях и могут использоваться различными сторонами в организации.Менеджеры могут создавать планы действий для своих команд, чтобы излагать конкретные шаги, необходимые для достижения долгосрочной или краткосрочной цели. Люди могут составлять планы действий для себя для достижения своих индивидуальных целей. Короче говоря, каждый раз, когда у кого-то есть цель или стратегия, но он не изложил, как именно вы собираетесь ее достичь, написание плана действий может помочь.

Как создать план действий

Вот как вы можете создать свой собственный план действий:

1.Проведите мозговой штурм и определите конкретные задачи

Проведите мозговой штурм над задачами, которые вам нужно будет выполнить для достижения своей цели. Многим командам может помочь начать с самого начала и продвигаться к концу. Какой первый шаг? Что будет вторым после того, как вы закончите первый шаг? Подумайте о сроках и стейкхолдерах, и старайтесь вовремя повторять и анализировать.

2. Составьте список задач и определите, что необходимо для их выполнения.

На основе документа мозгового штурма подумайте, как вы можете работать более эффективно.Вы указали задачу, которая не является обязательной для достижения вашей цели? Есть ли что-то, что вы можете делегировать? Вам нужно больше ресурсов?

3. Используйте СХЕМЫ, чтобы дважды проверить свой план действий.

SCHEMES — это аббревиатура, которая позволяет вам убедиться, что у вас есть все необходимое для выполнения плана. Это означает Пространство, Деньги, Помощники, Оборудование, Материалы, Экспертиза, Системы.

4. Расставьте приоритеты задач

Когда все необходимые задачи изложены, самое время расставить их по порядку и расставить приоритеты.Это означает определение того, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь, чтобы последующие стали возможными, а также какие задачи являются наиболее важными и неотъемлемыми для достижения конечной цели.

5. Установите крайние сроки и вехи

План действий — это действие и выполнение задач, поэтому очень важно установить сроки для каждой задачи и общие вехи для вашего проекта. Это позволит вам придерживаться графика и сосредоточиться на достижении ваших целей.

6. Выполняйте каждую задачу с учетом конечной цели

Помните, что цель вашего плана действий — достичь цели или реализовать стратегию, поэтому каждая часть плана должна быть ориентирована на это.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.