Gtd программы: 19 бесплатных приложений GTD для Windows, Mac и Linux

Содержание

19 бесплатных приложений GTD для Windows, Mac и Linux

Мы уже писали о многих приложениях, которые помогают вам работать в стиле GTD. Настало время, когда неплохо было бы перечислить бесплатные приложения, которые сейчас представлены на рынке.

iGTD
Самое популярное приложение на Mac OS. Найти его можно здесь.
What’s Next
Ещё одно приложение для Mac. Отличается своими уникальными чертами: возможностью вести мини-Wiki для каждого из GTD проектов, а так же визуальными эффектами, помогающими фокусироваться на текущем действии. Ознакомьтесь…
Chandler
Chandler — приложение для Windows, Mac и Linux. Обладает множеством возможностей, включая совместную работу, продвинутый календарь и множественные контексты. Единственная вещь, на которую пользователи периодически жалуются — низкая скорость работы.
Todoist
Это web-приложение, которое совместимо с GTD. Реализовано как менеджер задач с интергацией с GMail, Firefox и Quicksilver.
Jello Dashboard
Jello Dashboard — плагин к Outlook, который позволяет превратить последний в GTD-ориентированный менеджер задач. Очень подойдёт любителям Outlook, а также тем, кто вынужден работать с ним из-за корпоративных правил. От себя добавлю, что мне понравился Jello Dashboard, но периодически он тормозил мою систему и я отошёл от его использования.
Evolution
Как уже знают апологеты Linux, Evolution это не Lancer, а альтернатива Outlook в мире Linux. Помимо возможностей, которых часто не хватает самому Outlook, Evolution легко превращается в GTD систему.
Actiontastic
Actiontastic — небольшое Mac-приложение, которое привлекает своим простым интерфейсом. Программа не перегружена и потому вы сможете организовать работу GTD и не отвлекаться на мощные возможности, которые порой только мешают делу.
Next Action
Next Action базируется на Google Gears, потому может работать в режиме offline и совместима с любой OS, под которую Google создал Gears.
GTD TiddlyWiki
GTD TiddlyWiki — это адаптация известной вам уже TiddlyWiki для целей поддержки GTD-процессов.
FusionDesk Starter
Мы уже писали об этой программе раньше, это одна из немногих бесплатных програм этого класса для Windows.
Nozbe
Nozbe концентрируется на поддержке совместной работы небольших команд и поддерживает мобильные устройства.
Check Off
Если вас интересует самое простое приложение GTD, тогда Check Off для Mac — то что вам нужно. Возможности строить иерархии позволят вам создать GTD-систему без лишних усилий.
Beeswax
Linux-приложение, которое пытается быть таким же полезным инструментом как Lotus Agenda в своё время.
Thinking Rock
Thinking Rock — приложение, написанное на Java и потому работает везде где есть полноценная Java-машина. Поддержка GTD здесь реализована без лишних сложностей и наворотов.
Toodledo
Toodledo — web-приложение, поддерживающее совместную работу и мобильные устройства. Свои задачи вы сможете организовывать фантастическим набором способов.
Remember The Milk
Remember The Milk, наверное, самое популярное online-приложение для ведения списка задач. И не странно что в официальном блоге этого сервиса вы можете найти пост, который рассказывает, как превратить этот сервис в GTD-систему.
Things
Это приложение не будет бесплатным в будущем, но пока оно бесплатно и вы можете его попробовать все его прелести, если вы работаете на Mac.
MyLife Organized
MyLife Organized — бесплатный инструмент для Windows? который может вам и приглянуться.
Action Tracker
Action Tracker построен на базе FileMaker Pro и потому поставляется и как БД и как отдельный исполняемый файл, потому вам не нужно будет ничего покупать, чтобы попробовать.

Программы и сервисы для управления задачами / Блог компании HTC / Хабр

Необходимость тщательного отслеживания того, как выполняются поставленные перед вами задачи, возникает независимо от выбранного профиля деятельности. Будь это ваш собственный проект или личные дела, единственный способ уложиться в заданные сроки – разделить объем работы на ряд подзадач, снабженных предельно четкими формулировками. Данный принцип наряду с несколькими другими лежит в основе такой объемной дисциплины, как тайм-менеджмент, а мы всего лишь постараемся рассмотреть некоторые инструменты, призванные помочь вам в выполнении поставленных целей.

Разумеется, программ подобного рода в Google Play великое множество. Это и планировщики, и утилиты для учета рабочего времени (тайм-трекинга), и, наконец, приложения для управления задачами. Выбрав два популярных и востребованных решения, мы попытаемся провести не совсем обычное сравнение и сопоставить их с веб-сервисом Workflowy.com, пока не имеющим официального мобильного приложения.

Рассмотренные в статье менеджеры задач Any.DO и GTasks бесплатны и синхронизируются с сервисом Google Tasks, достаточно предоставить программам соответствующие права доступа к вашему аккаунту. Таким образом, создавать и упорядочивать задачи можно и через веб-интерфейс Календаря Google, но мобильные приложения настолько удобны, что все операции быстрее производятся через них. Альтернативное решение от команды Workflowy представлено сравнительно недавно, но интенсивно развивается, так что и ему было решено уделить повышенное внимание.

Any.DO

Программа отличается качественным и отлично проработанным интерфейсом, который выгодно отличает ее от большинства стандартных решений.

Ознакомление начинается с короткой и наглядной инструкции, поясняющей основные приемы управления. Особое внимание уделено жестам, а их реализация определенно на высоте. Так, после синхронизации с аккаунтом Google и появления внесенных вами задач достаточно привычным движением провести по задаче слева направо, чтобы пометить ее как завершенную. Более того, отдельный пункт настроек позволяет убрать с экрана завершенные дела легким встряхиванием смартфона.

Уделить внимание доступным опциям следует и после авторизации учетной записи, ведь Any.DO содержит ряд полезных и удобных в использовании «фишек». Так, тема оформления легко переключается со светлой на темную (к сожалению, на темном фоне надписи кажутся слишком тонкими, и читаемость ухудшается), при необходимости отключается реакция на встряхивание и назначается день недели, с которого необходимо начинать отсчет. Программа бесплатная, но при этом не забыта возможность создания резервных копий ваших данных, что можно только приветствовать. Случается, что и серверы Google порой бывают недоступны.

При вводе новых задач приложение пытается предугадать дальнейшие слова на основе наиболее распространенных сочетаний. Следует отметить высокий уровень реализации алгоритма, порой это позволяет сэкономить драгоценное время.

Основными критериями сортировки выступают привычные сроки и приоритетность, а задачи, проходящие по одному направлению, могут быть объединены в папки. Срочные дела помечены красной чертой, а появляющееся по касанию строки всплывающее меню позволит как отредактировать запись, так и оперативно добавить напоминание, заметку или пригласить к совместной работе по электронной почте.

Экран напоминаний выдержан в общем стиле, отличается информативностью и предлагает массу возможностей для установки сигналов. Настраивается как время, так и периодичность срабатывания, так что вы точно не пропустите важную встречу или звонок, во всяком случае, не по вине Any.DO.

Бесплатно установить Any.DO: play.google.com/store/apps/details?id=com.anydo

GTasks

Это приложение можно назвать классическим ответом на вопрос «А посоветуйте менеджер задач для смартфона на ОС Android?». Заслуженно популярная за счет наличия бесплатной версии, дополнительных возможностей и удобного интерфейса, GTasks по достоинству оценена множеством пользователей.

Конечно, инноваций в представлении вы тут не найдете, но и в текущем виде программа достаточно удобна и интуитивно понятна. Так, между категориями можно переключаться простым перелистыванием, задачи добавляются очевидным крестиком в правом верхнем углу, а убрать завершенные задачи можно через меню.

В отличие от минимализма, присущего Any.DO, в GTasks акцент сделан как раз на максимально подробном описании решаемых вами вопросов. К новой задаче сразу можно добавить неограниченную по объему заметку (к сожалению, знаки перевода строки почему-то отображаются в виде квадратов), перевести ее в другую категорию или предоставить доступ другу или коллеге.

Приоритетность выполнения дел также отражается в виде полосок с левого края, причем эта индикация присваивается автоматически в зависимости от заданного в задаче срока.

Немного смущает частичная русификация программы, впрочем, Any.DO пока что и вовсе не имеет локализованной версии. В настройках изменяются как очевидные варианты отображения (формат даты, времени и день начала недели), так и способы подтверждения действий, совершаемых пользователем. Если вы уверены, что ошибочные нажатия будут исключены, можно сэкономить немного времени и отключить подтверждение удаления заданий.

Отдельный экран отвечает за управление категориями. Они меняются местами для упрощения навигации, а также, разумеется, доступно удаление ненужных и создание новых. Одним из экранов может стать календарь, что также должно поспособствовать ускорению работы с программой.

Таким образом, возможности настройки и персонализации GTasks несколько выше, чем у предыдущей программы, но Any.DO определенно подкупает неординарным внешним видом и удобством управления. Вовремя напомнить о важном деле смогут обе программы, а вот на что способна альтернатива, пока что представленная только веб-сервисом?

Бесплатно установить GTasks: play.google.com/store/apps/details?id=org.dayup.gtask

Купить за $4,99 ключ для доступа к премиум-возможностям: play.google.com/store/apps/details?id=org.dayup.gtask.key

Workflowy.com

Этот сервис появился сравнительно недавно, но все время на слуху. Он активно развивается, недавно запущен ряд премиум-возможностей, ну а мы постараемся рассмотреть, можно ли использовать его как реальную альтернативу существующим программам для ОС Android.

Хотим обратить ваше внимание, что Workflowy.com пока не обзавелся собственным приложением, но сторонний клиент уже существует. Пока что создатели делают упор на удобной мобильной версии, доступной через браузер вашего смартфона.

Регистрация не отнимает и пары минут, а при визите на сайт с мобильного устройства поля ввода отображаются крупно и по центру, не отвлекая внимание на посторонние элементы страницы.

Конечно, для первичной настройки лучше авторизоваться на сервисе со стационарного компьютера, но и мобильная версия позволит поменять шрифт или отключить ежедневные отчеты о вашей активности.

Конечно, Google Tasks тоже позволяют создавать древовидную структуру задач в рамках отдельного проекта, но Workflowy подкупает простотой и наглядностью. Если что-то стало менее приоритетным, список легко свернуть, а при необходимости экспорта данных в оффлайн к вашим услугам как простой, так и форматированный текст нужных записей.

Настольная версия, по сути, представляет собой бесконечный лист бумаги, на котором не страшно сделать помарку, а выполненные и зачеркнутые задачи легко убрать из поля зрения. С мобильного устройства редактировать и помечать задания выполненными также не представляет труда, а работает сервис так быстро, что порой кажется, что он выполняется локально, а не на удаленном сервере.

Разумеется, не забыты и перспективы для совместной деятельности. Как и в Документах Google, можно открыть доступ к определенной категории нужному кругу лиц, назначив им полномочия редакторов или ограничив возможностью просмотра.

Порядок легко изменить простым перетаскиванием, а поддержка тэгов поможет сориентироваться в очерченных сроках и ускорит поиск дел, помеченных соответствующим образом. Заметки к задачам, как и в сервисе Google, добавить можно, а вот напоминания, к сожалению, недоступны.

Может показаться, что несколько неоправданно сравнивать устоявшиеся решения в области GTD, обеспеченные нативными клиентами, с таким молодым проектом, как WorkFlowy.com. Но перспективы его дальнейшего развития вкупе с простотой и функциональностью, доступными уже сейчас, позволяют считать, что на рынке GTD-сервисов появился новый игрок, заслуживающий пристального внимания.

Зарегистрироваться на сервисе: workflowy.com

Как вы можете видеть, решения от различных разработчиков предлагают сходную функциональность, а отличия наблюдаются лишь в отдельных нюансах. Впрочем, окончательный выбор производится как раз исходя из наличия конкретных функций, нужных именно вам, так что мы будем только рады, если вы начнете использовать какое-либо из упомянутых в обзоре приложений или поделитесь с нами сторонним решением, которое также представляет интерес.

Система GTD, проверенная годами практики — Лайфхакер

Наверняка многие слышали о легендарной методике повышения персональной эффективности, предложенной Дэвидом Алленом и описанной в одноименной книге “Как привести дела в порядок” (в оригинале Getting Things Done, GTD). С момента публикации книги прошло ровно 15 лет и мы решили внимательно разобраться в чем же все-таки плюсы и минусы предложенного метода. Что ж, давайте смотреть вместе.

Суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – наконец они стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists). Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. В этот процесс входят сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий.

Второй постулат подхода Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

— Текущие дела
— Текущие проекты
— Круг обязанностей
— Ближайшие 1-2 года
— Пятилетняя перспектива
— Жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важной рекомендацией методистов Goalton в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом.

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы от нее или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится. Особые действия – это то чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел.

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли это на GTD? Лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница? Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего перегруженностью контекстами. Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

Пример реализации методики GTD в Goalton.com

Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

— 5 минут
— на полчаса
— на 1 час
— на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

Алгоритм действий по методу Getting Things Done (by Goalton.com)

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано». Как видите, применять метод GTD используя Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Применять предложенный метод Getting Things Done удобно и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы добиться большей эффективности в работе и быть объективными.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события. В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель). Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия. Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

Врезка: Мнение основателя Goalton :

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

— Определение целей
— Создание виденья
— Проведения мозгового штурма
— Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратиться внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета задачам, занимающим менее 2-х минут. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе ОДНОЙ вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Об этой проблеме мы подробно говорили в статье о Помидорной технике управления временем, с которой можно ознакомиться по этой ссылке. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали здесь.

Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.

#Goalton, #GTD, #Todo list, #Дэвид Аллен

что это и как работает — статьи на Skillbox

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

Что это за задача?
Какой должен быть результат?
Нужны ли какие-то действия?
Если да, то какое действие следующее?
Сколько времени оно займет?

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

убрать из списка;
если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Методология GTD помогает:

Осознать обязательства: найти проблему или задачу.
Найти методы, чтобы их выполнить: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной.
После определения действий создать систему напоминаний.
Периодически просматривать списки напоминаний.

В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

Живая обратная связь с преподавателями
Неограниченный доступ к материалам курса
Стажировка в компаниях-партнёрах
Дипломный проект от реального заказчика
Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

40 ToDo приложений, способных изменить вашу жизнь

Потоки информации льются всё быстрее, увеличивается количество источников: соцсети, email, RSS-ленты, блоги, газеты «Metro» и «Вечерняя Москва». Когда этим добром начинает капитально затапливать, появляется проблема с концентрацией, силой воли и вниманием. Под завалами могут потонуть задачи, планы на день, обязательства. Ощутил это в полной мере на себе.

ToDo приложения, разумеется, не супертаблетка для приведения дел в порядок. Если у вас был неудачный прошлый опыт использования «списка дел», это не значит, что методика вам не подходит. Возможно, не подошел инструмент или его тип. О 40 инструментах расскажу в этом посте. Это реинкарнация поста двухлетней давности, я убрал снятые с поддержки приложения, добавил на их место новые, обновил цены и поддерживаемые платформы.

Пройдемся по 5 типам «списков дел»:

Список покупок

Канбан

Текстовый редактор

Другие

Метод «список покупок» (он же grocery list)

Простой способ взять дела на карандашик. В течении дня вы можете просто двигаться по двумерному списку с чекбоксами, и отмечать выполненное.

Плюсы: не требует специальной настройки, прост в использовании.
Минусы: неэффективен для больших проектов с мелкими подзадачами (при поедании слона по кусочкам есть риск подавиться).

№	__	Приложение	Подробности	Цена	Платформы
1		Microsoft To-Do	ToDo-лист, который говорит, что делать дальше.	Бесплатно	Android, iOS, Windows, Web
2		Apple Reminders	Подходит для быстрых заметок, есть возможность привязать задачу к календарю(можно установить «срок до») и предоставить к ней доступ другому пользователю. Поставляется в комплекте с Apple-девайсом.	Бесплатно	iOS, Web, Mac
3		Google Keep	Представляет из себя рабочую область, на которую можно клеить липкие листочки.	Бесплатно	Android, iOS, Web
4		Google Tasks	Ещё одна рабочая лошадка Google. Позволяет вести управление задачами через Google Calendar и GMail.	Бесплатно	Web
5		Remember The Milk	Одно из первых на рынке приложений такого класса, сколько его помню — интерфейс практически неизменен. Есть интеграция с Google Calendar, Gmail, Outlook.	Бесплатно; $39/год Pro	Android, iOS, Web, Blackberry, Windows, Mac, Linux
6		Momentum	Расширение для Chrome. Очень простое, в нём нет даже опции «срок до», однако, когда вы в начале рабочего дня будете запускать Chrome, приложение будет демонстрировать список дел.	Бесплатно	Web
7		Focuster	Простое планирование задач.	$9.99/месяц. Basic	Web
8		Checkvist	Преимущественно для гиков. Форматирование под маркдаун и хранение кода кагбэ намекает. Работает не выходя из клавиатуры (вызывается двойным нажатием «А»).	Бесплатно; $3.90/месяц. Pro	Web
9		Ikiru	Минималистское приложение формата «список покупок».	$4.99	iOS
10		MinimaList	Простой список задач, который позволяет оставаться сфокусированным.	Бесплатно	iOS
11		i done this	Список, в котором можно отмечать то, что уже сделано.	Бесплатно; $12.50/месяц Standard	Web
12		Swipes	Умеет встраиваться куда попало (например, кнопка с созданием задания из письма в GMail) и перехватывать задачи из Evernote.	Бесплатно; $4.99/месяц Premium	Android, iOS, Web, Mac
13		TeuxDeux	Выглядит как еженедельный планнинг и позволяет перетаскивать невыполненные задачи на следующий день (рекомендую заядлым прокрастинаторам).	$3/месяц	iOS, Web
14		SomTodo	Ориентировано на работку с папками, в которые вкладываются подзадачи. Можно сделать папку с несортированными задачами.	Бесплатно; $3.99/месяц Premium	Android, iOS
15		CARROT	Имеется встроенная геймификация — за выполненные задачи выдаются морковки, а за невыполненные ***.	$2.99	iOS
16		Due	Каждая задача имеет свой «срок до», можно создавать повторяющиеся задачи.	От $4.99	iOS, Mac
17		Moleskine Timepage	Календарь в стиле «списка задач».	От $4.99	iOS
18		Any.do	Есть вложенные файлы, заметки. Организация задач двумя способами: по «сроку до» или по категориям.	Бесплатно; $2.99/месяц Premium	Android, iOS, Web, Mac
19		Asana	Простое приложения для ведения индивидуальных и групповых задач.	Бесплатно; $9.99/месяц Premium	Android, iOS, Web

Метод GTD (он же getting things done)

Прокачанный «список покупок». Не нужно хранить дела в голове. Следует сразу же выкладывать их на лист.

Плюсы: приложения могут отслеживать каждый шаг задачи (речь о подзадачах) и часто имеют другие интересные особенности.

Минусы: приложения требуют в себе разобраться.

№	__	Приложение	Подробности	Цена	Платформы
20		OmniFocus	Можно просматривать задачи в разных разрезах: проект, контекст, отмеченные. Удобное календарное представление.	$39.99	iOS, Mac
21		Things	Создание задач через отправку EMail, организация задач в проекты.	От $9.99	iOS, Mac
22		Todoist	Широий функционал GTD (например, чекбоксы на частях большой задачи). Продуманный и приятный интерфейс.	Бесплатно; $28.99/год. Premium	Android, iOS, Windows, Web, Mac
23		Toodledo	Управление задачами с одного экрана, возможность сворачивания подзадач и работы только по задачам.	Бесплатно; от $16.99/год Silver; $3.99 iOS	Android, iOS, Web
24		TickTick	Простое приложение с подзадачами.	Бесплатно; $2.79/месяц. Pro	Android, iOS, Windows, Web, Mac
25		Todo Cloud	Задачи можно организовывать по списку, контексту или тэгам. Мощный инструмент.	Бесплатно; $1.99/месяц Cloud	Android, iOS, Web, Mac
26		Firetask	Имеет в своём арсенале скрэтчборд (доска) и удобное отображение задач (на сегодня, на завтра и т.д.).	От $5.99	iOS, Mac
27		Doit	Есть круговая диаграмма с задачами и разбивкой по статусам: завершена, незавершена, отложена. Группировка задач в проекты (цели).	Бесплатно; $2/месяц Pro	Android, iOS, Windows, Web, Mac
28		Nozbe	Возможна работа в команде. Есть интеграция с Evernote, Dropbox, Google Calendar и многими другими.	Бесплатно; $10/месяц Pro	Android, iOS, Windows, Web, Mac, Linu
29		2Do	Из уникальностей: установки длительности задач и массоыые изменения их характеристик.	Бесплатно; От $19.99 Pro; $49.99 Mac	Android, iOS, Mac
30		The Hit List	Таймер выполнения задач и большое пространство для заметок.	От $19.99	iOS, Mac
31		GoodTask	Более мощная реинкарнация Apple Reminders с цветными стикерами и прочими рюшечками.	Бесплатно; От $4.99; $19.99 Mac	iOS, Mac

Метод Канбан

Очень близкая мне тема, о которой я уже писал и сам постоянно пользуюсь. Метод представляет из себя доску, в общем случае разделённую на столбцы: «сделать, «делаю», «сделано». Сами задачи перемещаются слева направо — из первого столбца в последний по мере выполнения задачи. Возможна цветовая маркировка листочков с задачами.

Плюсы: общая картина всегда перед вами и вашей командой.«

Минусы: мелкие детали могут быть утеряны из-за информационной перегрузки «канбан-листочков.

№	__	Приложение	Подробности	Цена	Платформы
32		Trello	Можно назвать флагманом среди канбан досок. Широкий функционал в бесплатной версии тоже ощутимый плюс	Бесплатно; $5/месяц. Gold	Android, iOS, Windows, Web
33		LeanKit	Включает в себя календарь и позволяет сворачивать ненужные столбцы.	Бесплатно; $19/месяц Select	Android, iOS, Web
34		KanbanFlow	Пользуюсь им сам и очень доволен. Из больших плюсов — помидорный таймер. Вот тут можно почитать о моих впечатлениях.	Бесплатно; $5/месяц. Premium	Web
35		MeisterTask	Умеет конвертировать интеллект-карты и схемы мозговых штурмов в проекты	Бесплатно; $90/год Pro	Android, iOS, Windows, Mac, Web
36		Week Plan	Представляет недельные задачи на едином экране	Бесплатно; $67/год Pro	Android, iOS, Web

Метод «текстового редактора»

Раздел посвящается всем любителям записывать важные дела в текстовом редакторе и хранить россыпи на рабочем столе. Эти приложения могут формировать подходящую иерархию задач из простых txt-файлов.

Плюсы: Простота работы.

Минусы: Примитивный интерфейс, представляет из себя обычный список.

№	__	Приложение	Подробности	Цена	Платформы
37		Todo.txt	Помогает управлять на мобильных устройствах текстовыми файлами с задачами. Можно использовать текстовые метки и контексты.	Бесплатно; $1.99	Android, iOS, любой текстовый редактор
38		Notion	Умеет встраивать проекты в документы.	Бесплатно; $8/месяц Plus	Windows, Mac, Web
39		Evernote	Не нуждается в дополнительном представлении. Сам им пользуюсь и очень доволен.	Бесплатно; $3.99/месяц Plus	Android, iOS, Windows, Web, Maс
40		OneNote	Позволяет писать заметки в свободной форме и умеет распознавать рукописный текст. Продукт Microsoft (противопоказан при индивидуальной непереносимости Билла Гейтса).	Бесплатно; $6.99/месяц Office 365	Android, iOS, Windows, Web, Maс

Другие методы

Про остальные методы совсем нечего сказать, всё и так видно на фоторафиях:

Пользуйтесь, добавляйте в закладки!

Если материал поста оказался вам полезен и у вас есть желание, вы можете угостить автора чашечкой кофе с собой

Страницы сообщества в соцсетях:

Подисывайтесь на обновления!

Поделиться:

Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

Разумеется, книги Дэвида Аллена: они помогают и новичкам, и опытным пользователям проникнуться философией GTD, применять её в работе и личной жизни, научиться использовать на практике.

И напоследок процитируем очень точное высказывание Дэвида Аллена:

Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения.

Поэтому пользуйтесь GTD, придумывайте отличные идеи и обязательно претворяйте их в жизнь.

Gtd система или как привести дела в порядок для новичков

На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.

На эту тему снято огромное количество роликов, написано огромное количество книг, попробуем и мы внести свою небольшую, но, надеемся, полезную лепту.

Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?

Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.

Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.

Как же правильно вести ежедневник?

Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:

управление процессом работы;
шестиуровневая модель обзора;
естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом

Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:

сбор;
обработка;
организация;
обзор;
действия.

Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!

Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.

Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.

Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:

следующие действия;
проекты;
отложенное;
может быть, когда-нибудь.

По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.

Модель обзора

Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.

Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.

Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:

текущие дела;
текущие проекты;
круг первостепенных обязанностей;
ближайшие 1-4 года;
ближайшие 5 лет;
жизнь.

Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! Копите деньги на путешествие? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.

Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?

Естественный метод планирования

определение основных целей и принципов;
видение необходимых результатов;
мозговой штурм;
организационный процесс;
обозначение следующего конкретного действия.

Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.

Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.

Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.

Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!

Не забудьте проверить свои цели на истинность.

Приложения

Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.

Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:

HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.

Коробки с листочками

Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:

листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).

Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.

Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:

Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее

Более подробный алгоритм принятия решений на картинке

Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли

Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal

Да-да, это возможно! Ваша эффективность и мотивированность в таком случае будут только выше. Но обязательно помните, что не стоит расписывать дела на всю неделю заранее. В понедельник нужно сделать это и это, во вторник – это и это, в среду – то и то, и так далее… Что такое Bullet Journal читайте тут.

Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.

А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.

Наше новое видео:

6 лучших бесплатных программ для работы с делами

Если вы работаете в управлении проектами (или в любой другой сфере лидерства), вы, вероятно, читали шедевр Дэвида Аллена « Getting Things Done ».

Если нет, то система, которую предлагает Дэвид Аллен, довольно проста:

Запишите все, что вам нужно сделать. Абсолютно все. Нет плохих идей.
Определите, можно ли выполнить задачу. Если это не так, выбросьте его в корзину.Если это так, но вы не можете сделать это сразу, поместите его в папку с низким приоритетом. Если вам нужна идея для справки, поместите ее в справочную папку.
Если задача требует действий и для ее выполнения требуется менее двух минут, сделайте это немедленно (например, отправьте кому-нибудь сообщение о планах на ужин).
Если задача займет больше времени, спланируйте шаги, необходимые для реализации этой идеи.
Оттуда организуйте, где он попадает в ваш список приоритетов, запланируйте его или делегируйте.

У Дэвида Аллена есть список программных инструментов, которые он рекомендует на своем веб-сайте.Некоторые варианты хороши, другие менее полезны.

Прочитав Getting Things Done , я определил, какое программное обеспечение для управления проектами лучше всего подходит для применения метода Дэвида Аллена. Лучше всего то, что всех из этих программных опций GTD полностью бесплатны для одного пользователя! Прочтите, чтобы узнать, какой из шести вариантов программного обеспечения Getting Things Done лучше всего подходит для вас.

hitask

Бесплатное программное обеспечение для управления личными задачами

hiTask является одним из лучших.Программное обеспечение предлагает множество функций — календарь, группировку, задачи и подзадачи, и это лишь некоторые из них, — но способно организовать все это на одном экране, так что вам не нужно прыгать по разным папкам в поисках следующего: делать. Он организован, эффективен и предлагает 100 МБ бесплатного хранилища файлов. Они также предлагают приложения для Android и iPhone, которые полностью зашифрованы SSL / HTTPS и имеют открытый API. Если вы ищете супер-простой вариант программного обеспечения GTD, обязательно проверьте hiTask.

Тем из вас, кто является энтузиастом Mac, понравится прямой подход Nirvana к GTD.Программное обеспечение было создано специально для для Getting Things Done, поэтому оно полностью функционально прямо из коробки, без лишних наворотов.

Приложение поставляется с предварительно загруженными функциями, позволяющими определить, сколько времени займет задача (убедитесь, что это более двух минут!), Сколько энергии вам потребуется для ее выполнения и когда это необходимо, а также теги для организации. Это также упрощает планирование еженедельного обзора, чтобы вы никогда не задавались вопросом, «что дальше».

Когда вы впервые регистрируетесь на «Помни молоко», вас могут сразу же отложить в их папки по умолчанию: входящие, личные, учеба, работа и отправленные.Это похоже на простой планировщик для студентов.

К счастью, эта бесплатная опция программного обеспечения для управления задачами предлагает гораздо больше для энтузиастов GTD.

Я не буду перефразировать, как Remember the Milk рекомендует использовать свое программное обеспечение для Getting Things Done в целом, но я дам основные моменты:

Легко создавать еженедельный обзор
Используйте теги для создания контекстов
Гибкие ярлыки и папки для рабочих, личных и отложенных задач
Система ненавязчивого напоминания

Единственное сомнение в отношении «Remember the Milk» состоит в том, что эта программа, в отличие от других в этом списке, требует некоторого обучения; Я бы не рекомендовал эту программу людям, которым неудобно изучать код, который немного проще, чем HTML (не так уж и плохо, правда?).

В отличие от этого, Todoist так же прост, как и в программе Getting Things Done . Это надежный стандарт программного обеспечения для управления задачами в течение многих лет, и компания приложила все усилия, чтобы сделать его доступным для всех.

Первое, что вы заметите, когда создадите новую учетную запись Todoist, — это то, что у вас есть проект, ярлыки, фильтры, еженедельный обзор и задачи, которые нужно выполнить сегодня. Поскольку большинство людей, использующих программное обеспечение GTD, будут выполнять сотни задач одновременно, инструмент фильтрации особенно ценен.

Главный недостаток Todoist заключается в том, что система напоминаний предназначена только для премиум-пользователей (то есть платных). Это означает, что бесплатные пользователи Todoist должны внимательно проверять свой почтовый ящик на предмет предстоящих задач.

Wrike

Wrike для программного обеспечения GTD просто великолепен. Я говорю это с полной уверенностью, потому что приведенный выше снимок экрана сделан с моего собственного компьютера. Это правильно. Я предпочитаю Wrike Getting Things Done .

Wrike, как и Todoist, позволяет пользователям создавать папки и задачи.Он также позволяет пользователям помечать свои задачи, прикреплять файлы и планировать крайние сроки и повторяющиеся задачи. Wrike также дает пользователям возможность получать ежедневные или еженедельные сводки обо всем, что запланировано на день — это хорошее письмо для пробуждения, которое я с нетерпением жду утром.

Единственный недостаток Wrike заключается в том, что в премиум-версии так много дополнительных функций, что трудно не хотеть их; они включают учет рабочего времени, отчеты и оценку рабочей нагрузки.

Не любите Zendone’s за его неограниченные возможности.Не просто любите его неограниченное количество проектов, безопасное соединение SSL, бесплатное мобильное приложение, руководство по GTD или даже его шаблон, чтобы следовать воронке Getting Things Done для всех ваших задач.

Люблю его за его интеграцию.

Бесплатные пользователи получают интеграцию с Evernote и Google Calendar (30 заметок и событий в месяц соответственно). Это означает, что если вам не терпится найти хорошую и бесплатную программу Getting Things Done , которая особенно подходит для исследования, то это ваш продукт.

Подробнее?

В поисках подходящего программного обеспечения Getting Things Done может оказаться сложной задачей. Все эти параметры позволяют пользователям делать еженедельный обзор, фильтровать свои задачи по приоритету и сроку выполнения, а также создавать основу для контекстов и следующих шагов.
Есть ли надежная бесплатная программная опция Getting Things Done , которую я пропустил? Были ли у вас положительные впечатления от этого? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

Как все, что связано с производительностью? Ознакомьтесь с этими статьями по теме…

5 приложений для упрощения процесса подготовки к работе

Вы тот человек, который составляет список в начале дня, а затем сокрушает его до захода солнца?

Или вы из тех, кто хочет, чтобы был таким человеком, но заканчивает большую часть дня горсткой незавершенных проектов, пропущенными сроками и электронными письмами, ожидающими ответов?

Давайте будем честными: все мы хотим, чтобы был похож на человека из первого сценария, но большинство из нас ведет постоянную борьбу, чтобы не быть вторым человеком.

Что ж, у меня для тебя есть секрет.

«Как добиться успеха» — это не о сверхчеловеке. Речь идет о правильных инструментах и их эффективном использовании. Это больше Бэтмен, чем Супермен.

Для эффективного выполнения задач как на работе, так и в личной жизни вам нужна работающая система. А для менеджера проекта — по названию или случайно — организация и управление временем являются важными навыками.

В конце концов, если вы не можете отслеживать свои собственные приоритеты и расписание, как вы можете руководить своей командой в этих областях?

Но просеивать тысячи приложений для повышения продуктивности или пытаться жонглировать проектами между десятком различных приложений на вашем телефоне контрпродуктивно.Итак, я провел для вас исследование и нашел пять приложений, которые вы можете начать использовать уже сегодня, чтобы упорядочить свой процесс «Как сделать все».

Что такое процесс «Доведение дела до конца»?

Если вы не знакомы с системой «Как сделать что-то», вот краткое руководство: «Как добиться результата» — это философия продуктивности, основанная на одноименной бестселлере Дэвида Аллена.

С тех пор, как книга была впервые опубликована в 2001 году, движение «Приступая к делу» стало явлением: сертифицированные тренеры работают по франшизе по всему миру, а в 2008 году был проведен глобальный саммит.

Подобно мантре Элвиса Пресли (заботиться о бизнесе или TCB), «доведение дела до конца» известно сокращенно как GTD.

Систему GTD можно резюмировать следующим образом: Чем вы продуктивнее, тем меньше у вас стресса. .

Другими словами, делайте больше за меньшее время, чтобы больше расслабляться.

Ключ к этому, согласно системе Аллена, состоит в том, чтобы расставить приоритеты для своего почтового ящика, чтобы вы могли убрать беспорядок и сосредоточиться на своей задаче, одновременно перемещая незавершенные задачи в надежную очередь, пока они не станут вашей задачей.

Процесс «Приступая к делу» требует следующих инструментов:

Входящие
Урна
Система хранения справочных материалов
Списки
Календарь

В 2001 году эти инструменты все еще были физическими — настоящий картотечный шкаф и настольный календарь. Но в 2018 году вы можете получить доступ к версиям всех этих инструментов на своем телефоне.

Для некоторых людей наличие физического календаря или списка дел — их самый надежный способ организоваться, и это нормально.

Но с начала 2000-х технологии прошли долгий путь, и приложения никуда не денутся.

Инструмент GTD на вашем смартфоне включает в себя такие функции, как автоматизация и совместная работа, с которыми ваш старый надежный блокнот или календарь-ежедневник просто не может конкурировать, и он может сэкономить ваше рабочее время и деньги и помочь вашей команде оставаться на связи.

5 приложений GTD для экономии времени и снижения стресса

Сосредоточившись на пяти ключевых инструментах системы GTD — папке «Входящие» , корзине для мусора, файловой системе, контрольном списке и календаре , мы предложили пять вариантов ниже, которые охватывают все этапы GTD.

Я выбрал эти варианты после прочтения нескольких досок объявлений GTD, чтобы увидеть, что рекомендуют и что используют настоящие практики. Эти пять инструментов возникали снова и снова. Некоторые из них предназначены только для iOS (в конце концов, пользователей Apple довольно много), но я также включил кроссплатформенные варианты, чтобы охватить всех.

Приложения перечислены в алфавитном порядке.

1. G Suite

Android | iOS

Почтовый ящик Gmail вместе с экосистемой приложений G Suite (Источник)

Система GTD начинается с почтового ящика, а G Suite — экосистема Google, ориентированная на GTD — включает в себя небольшую программу под названием Gmail.Возможно, вы о нем слышали: это единственный в мире самый популярный кроссплатформенный почтовый клиент.

Оттуда вы можете архивировать старые электронные письма или хранить их в отсортированных папках для текущих проектов, к которым вам нужно вернуться.

G Suite также есть Документы Google (или Keep) для заметок и составления контрольных списков, а также Календарь Google для отслеживания расписания вашей команды. Сотрудничество — это сильная сторона G Suite: члены команды могут комментировать все, от документов до таблиц и презентаций, и отвечать на них.И, конечно же, все интегрировано.

Это похоже на то, как Google создал G Suite с учетом GTD.

НАИЛУЧШЕЕ ДЛЯ: Команды, которые умеют сотрудничать и которым удобно работать в среде на основе Gmail.

Если вы уже знакомы с приложениями GTD и вам интересно, почему Wunderlist (любимое немецкое приложение для управления задачами) нет в этом списке, то это потому, что Microsoft купила Wunderlist в 2015 году и пообещала заменить его Microsoft To-Do .

Хорошая новость заключается в том, что, как сказал Артман, Microsoft пообещала включить все лучшие функции Wunderlist (такие как бесплатная версия, совместная работа, кроссплатформенная функциональность, уведомления и подзадачи) в To-Do.

To-Do также включает отличительную функцию My Day, которая позволяет пользователям вытащить несколько задач из своего журнала, чтобы сосредоточиться на решении этого дня.Если вы энтузиаст управления проектами Agile, вам понравится эта функция.

Жертвуя сверхпростотой в пользу мощности, OmniFocus добавляет немного веса в отдел функций для пользователей, которые не возражают обменять небольшой беспорядок в пользовательском интерфейсе на несколько дополнительных функций.

Самое последнее обновление — OmniFocus 3, выпущенное весной 2018 года, — включает новые функции, такие как автоматизация, теги и пакетное редактирование. Если вы действительно серьезно относитесь к GTD, вам понравится, как OmniFocus был построен специально на основе GTD, направляя пользователя от почтового ящика к обработке и делегированию организации к действию и проверке.

Имейте в виду, что совместная работа не является сильной стороной OmniFocus, который предназначен для отдельных пользователей (у разработчика есть другой продукт, OmniPlan, для командных проектов). Если ваши проекты требуют совместной работы, вам понадобится отдельный инструмент.

Things остался верен Apple, помогая запустить iPad и Apple Watch с обновленными версиями популярного приложения для повышения производительности. Он выиграл престижную премию Apple Design Award в 2009 и 2017 годах и сейчас находится в третьем поколении: «Things 3» был выпущен в мае 2017 года.

Как Вещи сохраняются более десяти лет, приобретая новых учеников каждый год? Рецензенты считают, что минималистичный дизайн хорошо сочетается с экосистемой Apple, а в приложении достаточно функций — входящие, файловая система, список дел, календарь — чтобы полностью реализовать вашу систему GTD без посторонних функций, которые отвлекали бы вас.

В то время как OmniFocus выделяется возможностями настройки и разнообразия функций, Things выделяется своей простотой и минималистичным дизайном. Как и OmniFocus, Things также исключает совместную работу, поэтому вы можете использовать его для решения своих задач, но вам понадобится еще один инструмент, чтобы вовлечь свою команду.

Если последние два приложения вам понравились, но у вас нет устройства Apple, значит, вам повезло. Todoist использует лучшие элементы OmniFocus и Things и предоставляет их в кроссплатформенном пакете.У него даже есть версия для браузера.

Что отличает Todoist от других? У него есть бесплатный вариант, он включает инструменты для совместной работы (в отличие от OmniFocus и Things, которые предназначены для одного пользователя), а также имеет уникальную функцию геймификации, вознаграждающую пользователей «кармой» за выполнение задач.

Вот и все. Я надеюсь, что эти приложения помогут вам избавиться от лишнего мусора и наладят ваш процесс «Как все сделано».Помните, каждому нужно адаптировать свою систему. Так что попробуйте несколько из них, если вам нужно, и посмотрите, что прилипнет.