Как организовать рабочее пространство: Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Всё начинается с рабочего места.

Д. Карнеги

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

• Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
• Научитесь понимать, что главное, а что нет.
• Легко расставайтесь с незначительными делами.
• Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
• Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
• Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
• Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?

Как правильно организовать рабочее пространство, секреты, хитрости, сложности

Большую часть жизни современный человек проводит на работе, поэтому вопросы простора, чистоты и организованности рабочего места сегодня очень актуальны. Дело в том, что бардак не только снижает общую продуктивность сотрудника, но и заставляет его постоянно терять время на поиски нужных предметов и документов.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Как организовать эффективное рабочее место?

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Как должно быть организовано рабочее место?

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Как организовать рабочее место дома?

Сделать свою работу более эффективной и повысить концентрацию, чтобы успевать больше, поможет грамотная систематизация вещей, находящихся на рабочем столе.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Любая перестановка должна начинаться с генеральной уборки. Чистый стол – это не только вопрос гигиены, но и просторное поле для творчества.

Тщательно протереть рабочие поверхности будет проще, если все вещи с них на время убрать. И хотя кажется, что это долгий процесс, на самом деле переставлять и перетирать все предметы рабочего стола по одному будет гораздо дольше.

Уделите процессу уборки достаточно времени: используйте специальные моющие средства, отполируйте царапины, ответственно отнеситесь к устранению засохших пятен, обработайте поверхности полиролью. Вы удивитесь, насколько преобразится рабочее место, попутно повысив и вашу продуктивность.

Далее необходимо избавиться от бесполезных вещей. Разбейте все предметы со своего стола на два «лагеря»: нужные и ненужные. В процессе может обнаружиться, что большую часть вашего рабочего пространства занимают позапрошлогодние календари, устаревшие бумаги и прочие вещи, захламляющие стол. Весь этот мусор нужно выкинуть.

Если рядом с вами всегда стоял какой-то памятный предмет, например, фотография, ее убирать необязательно. Хотя можно заменить новой, «освежив» тем самым пространство.

Если в процессе уборки обнаружились вещи, которые в ежедневной работе не используются, но выкинуть их нельзя, то просто аккуратно сложите их в контейнер и переместите в шкаф. Таким образом вы и место освободите, и важные для себя предметы сохраните.

Как организовать эффективное рабочее место?

Хорошо организованное рабочее место – это всегда упорядоченное пространство. Попробуйте изменить привычное расположение вещей на столе. Вы можете разместить их «зеркально» старой расстановке или изначально продумать, как лично вам будет удобнее использовать предметы на рабочей поверхности. Так вы внесете эффект новизны в обыденный, привычный глазу вид. Вполне вероятно, что обновленное таким образом пространство вдохновит вас на более продуктивную деятельность.

Чтобы понять, в каком конкретно порядке расставить вещи, подключите интуицию. У каждого человека свое понимание комфорта, поэтому важно определить, как именно вам будет удобнее всего расположиться: сядьте за стол, закройте глаза и подумайте, в какой части своего рабочего пространства вы бы подсознательно искали тот или иной предмет. А затем просто разместите вещи соответственно вашему представлению об их оптимальном местоположении.

Еще один совет касается канцелярских принадлежностей. Запаситесь бумагой, карандашами, скрепками и прочими вспомогательными вещами впрок. Однако и здесь есть свой лайфхак: будучи постоянными незаметными спутниками рабочего процесса, некоторые канцелярские «штучки» могут также разбавить однообразие и монотонность вашей ежедневной деятельности. Для этого стоит купить не белые, а цветные стикеры или красивую необычную ручку. Такие мелочи создают комфортную для человека обстановку.

Рабочий стол – это не только чистое и упорядоченное пространство, предназначенное для компьютера и канцелярии. Это место, где сотрудник проводит значительную часть своего времени, поэтому тут всегда есть место любимому, греющему душу предмету. Фотография в яркой рамке, небольшое кашпо, сувенирная статуэтка, смешная чашка – уместно все, что сможет порадовать вас. Главное, не переборщить с количеством.

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Расположив предметы на рабочем столе, задумайтесь, как можно сгруппировать их так, чтобы освободить больше места:

• Ручки, карандаши и прочие пишущие предметы соберите в специальную подставку;
• Все электронные девайсы расположите рядом с компьютером;
• Скрепки, файлы, степлер и прочее храните около принтера.

Сохраняя строгий порядок, вы сможете находить вещи интуитивно, а значит освободите время для решения более важных вопросов.

Второстепенные, но все-таки используемые предметы рекомендуем распределить по ящикам рабочего стола. Для мелких принадлежностей лучше всего купить лоток, который по габаритам подойдет к вашим выдвижным ящикам. Место для каждой вещи выбирайте в зависимости от частоты применения: те, что необходимы каждый день, размещаются в верхних ящиках, остальные – в нижних.

Все неиспользуемые предметы, которые по каким-то причинам нельзя выкинуть, стоит сложить в шкаф. Если такой возможности нет, то от захламленности вас избавят специальные большие пластиковые контейнеры. Хранить их можно как возле рабочего стола, так и под ним.

Старые бумаги рассортируйте по папкам и уберите в картотеку. Для документов, используемых ежедневно, приобретите лотки. Чаще всего они многоступенчатые, что позволяет, не смешивая, хранить разные бумаги в одном месте.

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Еще несколько советов, которые помогут правильно организовать рабочее место, навести идеальный порядок и повысить вашу эффективность:

• Продумайте систему хранения документов. Если это папки, то они должны быть подписаны и пронумерованы;
• Не забудьте о мусорном ведре возле рабочего стола;
• Не переборщите с личными вещами. Они отвлекают от рабочего процесса и снижают продуктивность;
• Приобретите ящики для хранения ненужных предметов и бумаг;
• Не пренебрегайте удобством стула. Он обязательно должен быть оснащен спинкой.

Как организовать рабочее место дома?

Работать дома с одной стороны очень комфортно, а с другой – сильно расслабляет. У фрилансеров и людей, трудящихся в формате «home office» часто возникают проблемы с самоорганизацией. Никто не контролирует время начала и конца работы, не отслеживает количество и продолжительность перекуров, не следит за длительностью обеда и так далее.

Чтобы избежать неприятных моментов, нужно помнить, что домашнее рабочее место по сути ничем не отличается от офисного. Все приемы организации пространства на территории работодателя применимы и для дома.

Основное правило, неукоснительное соблюдение которого необходимо для продуктивной деятельности в привычном месте, – наличие четкого графика работы и отдыха. Никто не может концентрироваться на одном занятии слишком долго, даже находясь дома, поэтому стоит обозначить время, после которого нужно делать обязательные перерывы. Например, давать себе 15 минут отдыха после каждого часа работы.

Здесь важно, чтобы эти 60 минут действительно тратились на рабочие вопросы, без гаджетов и прочих отвлекающих вещей. Такой формат организации трудовой деятельности поможет вам и продуктивно работать, и успевать по хозяйству (никто не мешает за отведенные на отдых 15 минут пропылесосить или помыть посуду).

Популярные статьи в категории:

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

Как организовать идеальное рабочее пространство

Очень часто как на работе, так и в быту нас раздражают мелочи, которые можно исправить за несколько минут. Например, отрегулировать высоту стула, вкрутить лампочку поярче, попросить коллегу слушать музыку в наушниках, вызвать сисадмина, чтобы настроил вам нужную программу. В течение недели или месяца записывайте, что вызвало ваше раздражение во время работы. Очень вероятно, что в этом списке регулярно будут встречаться записи типа «вентиляция дует» или «лампочка мигает». Просто исправьте это.

Но есть раздражители, от которых так просто не избавиться.

Это проклятие любого опенспейса. Кто-то обязательно решит поделиться своими впечатлениями о вчерашнем футбольном матче или обсудить новые айфоны как раз тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться над отчетом по аналитике.

Для начала попросите окружающих вести себя тише. Люди обычно реагируют на такие просьбы, и на какой-то срок это поможет. Другой способ не слышать разговоры — наушники с шумоподавлением. Ну и третий способ (самый радикальный) — поменять рабочее место в офисе или обсудить с руководителем возможность работать

удаленно

.

Чужие рингтоны — еще один из главных раздражителей в офисном пространстве. Переведите свой телефон в беззвучный режим и предложите коллегам сделать то же самое, а телефонные переговоры или звонки по скайпу проводить в отдельном помещении. Конечно, будет проще реализовать это, если вы работаете в маленькой команде. В большом отделе для начала предложите сделать это коллегам, которые сидят рядом с вами.

Сидеть спиной к двери или к проходу некомфортно, потому что каждый проходящий за спиной может заглянуть вам в экран. Сидеть прямо напротив двери тоже не очень приятно — так каждый, кто заходит в помещение, автоматически воспринимает вас как справочное бюро. Лучше всего сидеть боком к двери или проходу. Если повернуть стол не получается, разграничить пространство можно с помощью тумб или растений в больших горшках.

Идеальное рабочее место — то, где ничего не отвлекает от работы. Все, что есть у вас на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше.

Если ваш рабочий стол захламлен, начните с чистого листа — просто уберите с него все, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протрите столешницу. Разберите все, что лежало на столе: все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, нужные — отсканируйте, а оригиналы отправьте в соответствующие папки (и тоже уберите со стола).

Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство. Возьмите за правило раз в месяц проводить ревизию и выбрасывать со стола все ненужное.

Проверьте на работоспособность всю канцелярию, оставшееся сложите в ящик или в специальный стакан для ручек и карандашей. Не держите ничего про запас. Понадобится новое — возьмете у секретарей.

Очень часто на рабочем столе лежит много проводов: от клавиатуры, мышки, зарядных устройств и так далее. Чтобы они не путались и не мешались, постарайтесь по максимуму убрать их за пределы рабочего стола. Для этого существуют специальные крепления. А системный блок, к которому крепится большинство проводов, лучше держать под столом.

Чем меньше украшений на вашем рабочем столе, тем лучше — ничего не будет отвлекать. Если на поверхности вашего стола много мелочей — они будут создавать беспорядок.

Если вам часто приходится запоминать и записывать разные вещи, установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько граф — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» — и перемещать в этих графах стикеры с задачами. Так все ваши дела всегда будут перед глазами.

Если вы используете цветные стикеры в качестве напоминаний, не увлекайтесь ими. Иначе переусердствуете и рабочее место будет напоминать наряженную елку.

Свет — это очень важно. Лампа должна находиться слева, если вы правша. Если света недостаточно, глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Отрегулируйте на нем яркость, а заодно высоту и наклон. Вроде мелочь, но может оказаться, что нагрузка на глаза станет меньше, и работать будет проще.

Купите эргономичный рабочий стул с удобной спинкой и подлокотниками, если работаете дома. Если вы работаете в офисе и покупать туда стул не собираетесь, отрегулируйте высоту и наклон спинки у существующего стула.

Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Отправляйте туда ненужные бумаги, фантики, использованные канцтовары и прочий мусор сразу же, не накапливая их на столе.

Если вы часто работаете с документами, надо придумать, как их хранить. Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой — заводите папки для каждого вида документов, подписывайте их и сортируйте так, как вам угодно: можно по дате, а можно по теме, например по одному контрагенту. Главное, чтобы вы всегда знали, как найти те или иные счета.

Все документы, которыми редко пользуетесь, уберите подальше: в ящик стола или в архив. Те, которые требуются регулярно, держите под рукой.

Важные документы сканируйте и сохраняйте на компьютере. Если нет сканера — просто фотографируйте их на смартфон и сохраняйте, например в приложении Evernote, на «Яндекс.Диске» или в Google Drive. Так у вас будет доступ к ним с любого устройства.

Придумайте систему хранения файлов на компьютере. Их количество обычно стремится к бесконечности. Мы советуем искать все файлы через банальный поиск, встроенный в операционную систему. Для этого требуется одно: при сохранении файла вносить в его название ключевые слова.

Плохо: Screen_Shot_2016.10.26_at_19:10.png

Хорошо: Скриншот_ошибка_счет_Свиридова.png

Начать называть все файлы с ключевыми словами может быть непросто. Но, если завести такую привычку, через какое-то время не понадобится открывать 20 папок подряд в поисках нужного документа.

Как мы писали в начале статьи, музыка одним помогает сконцентрироваться, а другим категорически мешает. Если вы в первой категории — помните о тех, кто во второй. Если в помещении, где вы работаете, есть кто-то еще — слушайте музыку только в наушниках. Это одно из главных правил офисного этикета.

Музыка помогает, когда надо выполнять однообразные задачи: оформить большой пакет документов, завести одинаковые счета. Если вы регулярно работаете с подобными задачами, попробуйте делать это под музыку — возможно, это повысит продуктивность.

Заведите на своем рабочем месте блокнот для записей. Полезно всегда иметь перед собой список дел, которыми вы сегодня занимаетесь. Сюда же можно записывать входящую информацию перед тем, как ее рассортировать, чтобы ничего не забыть.

Напоследок добавим: если вы много лет работаете за столом, который завален так, что вас за ним не видно, а с продуктивностью у вас при этом все в порядке — расслабьтесь и работайте дальше.

А что мешает вам на работе?

Как организовать рабочее место | Блог 4brain

Внушительную часть дня человек проводит за работой в офисе или дома. Однако редко кто задумывается о собственном комфорте во время работы. Мы сетуем на лень, прокрастинацию и плохое настроение, когда наша эффективность стремительно падает, и не учитываем влияние рабочего пространства.

Кстати, тому, как стать наиболее эффективным, мы учим на онлайн-программе «Тайм-менеджмент», где всего за 5 недель вы освоите лучшие техники по распределению своего времени. Поэтому, если у вас проблемы с планированием времени, организованностью и достижением своих целей, то смело записывайтесь на обучение. А сегодня мы поговорим об организации рабочего пространства, которое также влияет на продуктивность человека.

Особенно эта проблема становится актуальной в свете последних событий. На карантине многим приходится работать удаленно, но не всем удается поддерживать свой прежний рабочий темп.

Почему важно держать свое рабочее место организованным

Неорганизованное рабочее пространство может привести к ряду проблем с работой. К тому же, беспорядок и дискомфорт на рабочем месте увеличивают время и затрачиваемую энергию, необходимые для выполнения даже самых маленьких и простых задач.

Вот некоторые проблемы, появляющиеся в результате неправильной организации рабочего пространства:

• стресс из-за невозможности найти нужные предметы или документы;
• снижение производительности, потому что вы тратите время на поиск вещей, к которым у вас должен быть легкий доступ;
• ухудшение концентрации внимания: чем больше хлама в рабочем пространстве, тем выше шансы отвлечься от работы на посторонние объекты;
• повышенный риск заболеть: беспорядок может стать домом для бактерий, микробов и вирусов.

Как видите, вопрос организации рабочего пространства очень важен.

Что влияет на эффективность работы из дома

Организуя рабочее место дома, необходимо учитывать две составляющие: психологическую и техническую.

Психологически человеку поначалу сложно различать, когда начинается работа, а когда можно расслабиться и отдохнуть. И это естественно, ведь раньше у вас существовали ритуалы, которые помогали настроиться на работу, – укладка волос, выбор одежды или покупка кофе по дороге в офис. Теперь рабочие и личные границы размыты, что сбивает с толку.

Техническая составляющая также влияет на эффективность работы. Идея весь день лежать с ноутбуком на кровати сначала кажется вдохновляющей, но вскоре вы поймете – так работать не получится. Отсутствие рабочего стола, неудобный стул, недостаточное освещение в комнате и неправильная расстановка мебели – это лишь часть технических факторов, убивающих вашу продуктивность.

Побороть оба фактора можно, приложив немного усилий. Для этого давайте разберемся как организовать рабочее место правильно.

Установление границ в квартире

И с психологической, и с технической составляющей справится установка рабочих границ в квартире. Если вы будете переходить из комнаты в комнату с ноутбуком на руках, настроиться на работу будет сложно. Неэффективно также работать и за обеденным столом, ведь он вызывает совсем другие ассоциации. Поэтому:

Найдите идеальное рабочее место

Организовать рабочее пространство проще, выделив для него определенную комнату. При этом нужно учитывать, какая среда вам подходит. Поэтому задайте себе следующие вопросы:

• Где я буду хорошо работать?
• Мне нужно уединенное место?
• Фоновая музыка поможет мне настроиться на работу?
• Что меня может отвлечь?

Понимание того, что делает рабочий процесс легче и что отвлекает вас, поможет найти идеальное место для работы.

Создайте комфорт

Чтобы с удобством работать долгие часы, не выходя из дома, подумайте о приобретении подставки для ног и хорошего стула. Стул, от которого болит спина, или стол, на котором недостаточно места, снижают уровень комфорта.

Эффективная эргономика на рабочем месте помогает защитить здоровье и повышает уровень производительности, избавляя вас от стресса, телесных зажимов, головной боли, отекших ног и болей в спине.

Создавая себе комфорт, вы сможете оставаться сосредоточенными на работе в течение длительного времени.

Хорошее освещение

Любое рабочее место нуждается в хорошем освещении, чтобы вы могли хорошо видеть в любое время дня, важно заботиться о своем зрении. Воздействие резкого и чересчур яркого освещения в течение длительного периода может вызвать мигрень. Тусклое освещение может также вызвать головную боль и перенапряжение глаз.

Позаботьтесь о хорошем освещении без контрастов.

Вдохновение

Вы всегда можете спроектировать рабочее место так, как захотите. Это одно из преимуществ работы из дома.

Чтобы оставаться энергичным и мотивированным на работу, установите приятные и вдохновляющие напоминания на своем рабочем месте. Цитата из любимой книги или фильма, которая мотивирует и оживляет ваш дух, фотография любимого человека, приятные картины или постеры, свежие цветы – все это вдохновляющие вещи, которые можно поставить на рабочем месте.

Рабочая среда должна быть тщательно организована, чтобы оказывать положительное влияние на ваше желание работать, настроение, эффективность и производительность. Отвечая на вопрос «как организовать рабочее место?», мы перейдем к важной его части – рабочему столу.

Организация рабочего стола

Наведение порядка на рабочем столе не должно занимать целый день, это может быть сделано постепенно. На самом деле, поддержание организованного рабочего места гораздо эффективнее, если рассматривать его как постоянный проект, а не как одноразовое дело.

Итак, если вы готовы начать работу, следующие советы по организации помогут вам превратить ваш стол в эффективное рабочее пространство.

Наведите порядок

Беспорядок на рабочем столе и в папках с документами, куча хлама, запутанные провода зарядных устройств, наушников и т.д. Если вы постоянно складываете разные предметы в кучу с мыслью «потом как-нибудь разберу», вы начнете просто закрывать глаза на царящий на столе хаос. Создайте систему, которая не позволит превратить рабочее место в склад, тогда вам не придется разбираться с огромным беспорядком из раза в раз.

У каждой вещи должно быть свое место

Предметы намного проще убирать, когда у них есть определенные места. Это касается и вещей, с которыми вы не знаете, что делать, или к которым нужно вернуться позже. Выделите для подобного свое место и раз в день принимайтесь за разбор.

Не думайте, что лучший стол – это пустой стол

Хотя минимализм в стиле Мари Кондо может быть эффективным для некоторых людей, это не единственный способ организовать опрятное рабочее пространство. Люди, которые лучше воспринимают визуальную информацию, не преуспеют в работе, убрав все предметы из виду. Если это про вас, используйте систему хранения предметов с цветовой кодировкой, чтобы наладить рабочий процесс.

Хитрость в борьбе с файлами: разделяй и властвуй

Хитрость в создании действительно полезной системы хранения документов заключается в организации широких категорий, а затем их разделении на конкретные подкатегории. Разложите папки по алфавиту или по любой другой удобной системе, держите названия файлов выровненными по одному и тому же краю.

Освободите больше пространства

Популярность в эффективной организации рабочего пространства приобретает вертикальное хранение документов. И совсем не зря, ведь это позволяет выиграть больше свободного места на рабочем столе и на полках. Тогда как горизонтальные скопления документов сползают по поверхностям, тем самым захватывая большие области стола.

На карантине, например, когда вся работа переносится в небольшую квартиру, такая организация пространства важна как никогда.

Прикрепите на документы стикеры с датой истечения срока

Порядок на рабочем столе можно поддерживать, если вовремя выбрасывать ненужное. Это правило касается и документов. Если с пустыми шариковыми ручками и исписанными черновиками все ясно – их можно выбросить сразу, то с важными документами сложнее. Некоторые договоры или квитанции нужно хранить определенное время, ведь они могут понадобиться. Поэтому и возникает беспорядок в файлах и папках – что-то еще актуально, а от чего-то уже можно смело избавляться, но устраивать генеральную уборку и каждый раз вчитываться в документы слишком накладно по времени.

Проблема решается просто: как только у вас появляется новый документ, прикрепите на него стикер с датой истечения срока его актуальности. Кстати, совет применим и к цифровым файлам – в названии файла дополнительно запишите нужную дату. Держать организованным рабочее место дома или в офисе станет гораздо легче.

Правильные инструменты для работы

Специалисты рекомендуют использовать организационные инструменты и материалы для более эффективной работы:

• Если у вас не полностью цифровая работа, файловые разделители необходимы для сортировки задач. Распределите срочные задачи, большие проекты и рутинные документы по разным секциям.
• Инвестируйте в организатор для ящика. Он поможет сортировать предметы по категориям, так что вы не будете тратить время на поиск нужного в одной большой куче.
• Если вы используете бумажный планировщик или календарь, лучшим вариантом будет его настольная версия.
• Даже заменив бумагу электронными файлами, не отказывайтесь от всех физических предметов, они имеют свои достоинства. Так, например, аналоговые часы помогают в управлении временем, потому что вы будете видеть, как быстро идет время.
• Небольшие расходные материалы помогут вам в поддержании порядка в рабочем пространстве: скотч, скрепки, клеящиеся стикеры и цветные маркеры.

Используйте один совет или попробуйте все. Вместо того, чтобы тратить время на поиск вещей и перетасовку нагромождений, вы сможете нормально работать. Мы уверены, вам понравится быть свободным от беспорядка.

На первый взгляд может показаться, что наведение порядка в рабочем пространстве – это очень сложно и не стоит потраченного времени. Но ваши силы и время окупятся с лихвой и проявятся в положительных результатах вашей работы, а также в вашем самочувствии. Ведь мы часто чувствуем себя подавленными даже в офисе среди коллег, а работать, не выходя из дома, может быть сложнее вдвойне.

И напоследок, хотим еще раз пригласить вас на нашу онлайн-программу «Тайм-менеджмент», где вы научитесь быть продуктивным, несмотря на любые проблемы.

Желаем вам эффективной работы!

Как организовать рабочее пространство | Блог 4brain

Кого из нас не вдохновляют красиво обставленные рабочие кабинеты, где всё буквально создано для того, чтобы продуктивно работать? Но, к сожалению, не у каждого есть возможность обзавестись такого рода рабочим местом. Правда, есть и хорошая новость – грамотно организовать рабочее пространство можно и на кухне однокомнатной квартиры при удалённой работе, и в офисе, где проходит треть вашего дня. Просто нужно следовать некоторым рекомендациям и немного перестроиться. Как это сделать? Ответ в этой статье.

Стимулирующая среда

Создание стимулирующей среды – первая и одна из самых важных задач, уверен Дэн Кеннеди, автор книги «Жесткий тайм-менеджмент». Организация рабочего пространства должна выполнять свою прямую функцию и стимулировать вашу продуктивность. Позаботьтесь о том, чтобы вокруг было всё необходимое для вашей работы – стопка бумаги, канцелярские принадлежности и т.д. Если всем этим вы пользуетесь достаточно часто, нет смысла хранить нужные вещи где-то вдалеке от рабочего места и каждый раз, сбиваясь с мысли, вставать со стула и идти за карандашом и стикером, которые лежат на книжной полке в другом конце комнаты. Но не только удобство, о котором ещё будет сказано, является показателем стимулирующей среды. Вы также можете, используя нехитрые приёмы, настраивать себя на нужный лад и мотивировать. В психологии такие приёмы называются «триггерами». По сути же, в интересующей нас плоскости, это материальные предметы, которые определённым образом влияют на наше восприятие. Например, часы напоминают о времени, сроках, дедлайнах. Поэтому психологи рекомендуют всегда держать их на видном месте – это поспособствует концентрации. На самом деле вашими триггерами может быть что угодно – мотивирующая заставка на рабочем столе или картина на стене, небольшая игрушка или амулет. Важно, чтобы они напоминали о задачах, планах и стремлениях.

Удобство

Решающим критерием организации рабочего пространства является удобство. Другими словами, вам должно быть комфортно и уютно работать. И если, следуя советам из книг по фэншуй, или вдохновившись примерами рабочих мест других людей, вы начинаете менять привычную обстановку – главное не сделать хуже. Приобретённый годами опыт – лучший учитель, и слушаться в первую очередь стоит его. Навести порядок на столе, грамотно расположить необходимые материалы – одно дело, организовать же всё с нуля – совсем другое. Если вам удобно работать полулёжа на диване, из инструментов нужен только ноутбук и розетка, и при этом вы достигаете своих целей – не слушайте никаких экспертов по продуктивности и оптимизаторов, уверяющих, что рабочее место это определённым образом обставленный кабинет. Или, как минимум, большой письменный стол и сопутствующая мебель. Работа и так многими мыслится как нечто ограничивающее, поэтому создавать себе дополнительные жёсткие условия и рамки – затея не из лучших.

От идеальной чистоты до авгиевых конюшен

Здесь также следует учесть, что далеко не всегда есть возможность организовать пространство конкретно под себя, а, наоборот, приходится подстраиваться под существующие реалии. И когда в этом деле есть некая свобода, а она есть и при офисной работе, и, тем более, при фрилансе, вы можете оказаться во власти крайних мер. Например, со школы нам твердят о порядке и чистом рабочем столе. Это хорошее требование. Только с существенной оговоркой – «чистота» и «порядок» у каждого свой. О содержании этих понятий мы поговорим дальше. Но уже сейчас отметим, что успешность вашей работы не зависит от того, стоит ли чашка с остывшим кофе у монитора и разбросаны ли вокруг скрепки, или же нет. Мы помним, что главное – удобство. Но следить за чистотой всё же стоит. И когда поиск флешки или нужного документа на столе превращается во многоуровневый квест, знайте, пришла пора убраться.

Индивидуальность

Существует некий стереотип, образец того, как должен выглядеть идеальный рабочий стол. Слева – настольная лампа, справа – канцелярские принадлежности. Утверждать, что это плохие советы мы не берёмся. Но они могут не подходить конкретно вам. Очевидно, что рабочее место архитектора отличается от рабочего места писателя. Более того, нет двух абсолютно одинаковых рабочих мест. И организовывать своё пространство следует из учёта специфики вашей работы и личных предпочтений. Поэтому не стоит только из-за любви к чистоте каждый вечер убирать всё «лишнее» со стола, а с утра доставать снова. Это сэкономит вам уйму времени.

GTD Дэвида Аллена

В одной из более ранних статей, которая была посвящена обзору и краткому анализу методики GTD, уже давались советы по организации рабочего пространства. В данном отношении наработки Аллена являются одними из лучших, и спустя год, мы продолжаем придерживаться схожего мнения. Ведь главное преимущество системы GTD и предложенных её автором техник и требований к процессу организации рабочего места и рабочего процесса в целом, в отличие от многих других авторов, заключается в том, что она построена «снизу вверх». Об этом в своё время заявил Ф. Мэллой, заметивший, что советы Дэвида Аллена намного практичнее, чем высокопарные размышления Кови. Они были как раз тем, что нужно обычному человеку и включали в себя необходимые рекомендации по повышению продуктивности, вплоть до объяснения того, где должно стоять мусорное ведро. Так что если вы ищете чёткое пошаговое руководство с детальным описанием каждого действия по созданию эффективного рабочего места – труды Аллена вам однозначно пригодятся.

Ничего лишнего

Оговоримся, что речь здесь не о чистоте, а именно об отсутствии ненужных вещей на вашем рабочем месте. Сломанная компьютерная мышка, исписанный полгода назад блокнот, обложка для книги – все эти вещи могут быть вам дороги, как память, но как инструменты абсолютно не оправдывают своего наличия. По отношению к таким предметам следует применять простое правило: «сомневаетесь – выбрасывайте». Ну или, по крайней мере, уберите оттуда, где работаете.

Фэншуй

К фэншуй можно относиться по-разному: разделять философию или скептически её отбрасывать. Но многие крупные компании последнее время охотно тратят деньги на специалистов, которые с помощью этого восточного учения добиваются гармонизации отношений между человеком и окружающими его предметами. Нанимать таких людей для себя не каждый может, да это и не имеет смысла, но если у вас выдастся свободная минута – прочтите пару статей и заметок о фэншуй. Это не займёт много времени и может поспособствовать нахождению новых идей и решений, которые могут быть полезны и интересны.

Отзывы и комментарии

Поделитесь своими правилами и приёмами правильной организации рабочего места. В этом деле любой опыт ценный и может кому-то пригодиться.

Как эффективно организовать рабочее пространство — Wonderzine

Александра Савина

Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг. Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти. Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.

Избавьтесь от лишнего

Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом. Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.

Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно. Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе. А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.

Разберитесь с бумагами и документами

Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть. Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное. Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.

Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения. Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену. Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.

Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно. Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся. Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.

Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.

Используйте коробки и другие инструменты для хранения

После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе. С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше. Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.

Держите провода в порядке

Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.

Рассортируйте файлы на компьютере

Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо. Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей. Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай. 

Организуйте дополнительное пространство для хранения

Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.

Разделите рабочее место на зоны

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол). Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Держите нужные вещи под рукой

Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс. Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.

Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше

Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах. Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.

Не ешьте за рабочим столом

Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря. Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки). К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.

Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.

Фотографии: CB2, Blu Dot, ИКЕА, MoMA Design Store

Организация рабочего пространства, или Как победить творческий беспорядок

Как известно, порядок в голове — порядок вокруг нас, в окружающих нас предметах и вообще в нашей жизни. Это утверждение действует и наоборот. Мир внешний влияет на мир внутренний. Так и от окружающего нас пространства зависит наше настроение, душевное равновесие, самочувствие, и работоспособность. В этой статье я хочу поговорить о том, как рационально обустроить свое рабочее место, и как это может повлиять на вашу продуктивность, сосредоточенность, скорость и качество работы. Написанное здесь будет полезно новичкам в мире хендмейд, тем, кто планирует поднять свое творчество на более высокий уровень, а также может послужить памяткой и источником вдохновения для профи. Важно: всё, чем я делюсь в статье – это мой личный опыт без прикрас и хендмейд, каким он бывает на самом деле. Поэтому здесь не будет фотографий с белыми стенами и суккулентами на полках. Я хочу поделиться своим опытом с вами, потому что с проблемами обустройства мастерской, рабочего стола и творческого пространства вообще сталкивается большинство мастеров, и мне самой на определенных этапах моего творчества были бы полезны советы, лайфхаки и идеи для обустройства моего рабочего места. В этой статье я расскажу, что мне удалось сделать со своим рабочим пространством и постараюсь уделить особое внимание бюджетным способам организации, хранения, рациональном обустройстве мастерской и рабочего стола, потому что в начале творческого пути может очень остро стоять вопрос выбора между оборудованием для хранения и закупкой самих материалов и инструментов для творчества. Конечно, если вы серьезно относитесь к тому, чем занимаетесь, то найдете средства, чтобы все обустроить, но на начальном этапе это может быть затратным. Может оказаться так, что у вас будет, куда потратить деньги при закупке материалов, а вам обязательно могут понадобиться какие-то приспособления, емкости для хранения этих материалов, которые обходятся не дешевле, чем их содержимое. Если покупать все аксессуары для хранения и порядка, которые вам нужны для работы, то набежит приличная сумма, поверьте. И часто бывает так, что хочется все и сразу, чтобы было красиво и до педантичности вылизано, как на просторах интернета, и может к этому и надо стремиться, а есть реальность, и сразу получается не все так, как хочется. Сейчас уюту, хранению и обустройству дома принято уделять особое внимание. В интернете можно найти огромное количество идей и статей на эту тему, а в магазинах большой выбор материалов, мебели и различных приспособлений. И вот о том, что делать, если нет идеального помещения, как вам хотелось бы, и не особо есть, где работать, творить и вообще хранить ваш хендмейд, но при этом вы все же работаете, я и хочу поговорить.

Пока мой хендмейд был на уровне хобби, и я создавала в среднем по 2-3 изделия в месяц, делала это исключительно, когда душа попросит, и мое творчество не приносило дохода, меня не сильно волновало, что там у меня на рабочем столе, и где этот стол вообще находится. Естественно, на нем стояла гора коробок с материалами, которые мешали во время работы, и в которых тяжело было найти сразу что-то нужное. Впоследствии я приняла решение развивать свой проект, чтобы он приносил доход, соответственно, объем работ значительно увеличился, работать я стала не только тогда, когда мне вздумается. И вот тут появилась необходимость обустроить рабочее пространство так, чтобы мне было комфортно работать, и чтобы это способствовало моей продуктивности.

Помещение, рабочее пространство. Мой рабочий стол находиться в той же комнате, где я сплю. Места для этого вполне достаточно. Конечно, в идеале иметь отдельное помещение для работы, но не у всех есть такая возможность. Да и меня на данный момент устраивает совмещение жилой и рабочей зоны. А вот о разграничении этих зон расскажу поподробнее. Первое, что я сделала — отодвинула кровать подальше от рабочего стола, к счастью размер комнаты это позволяет. Это необходимо для того, чтобы не было ощущения, что вы спите на работе. И чтобы во время работы зона отдыха вас не заманивала и не расслабляла своим комфортным видом. Хотя плюсы тоже есть, потому что бывает так приятно в средине рабочего дня поваляться на диване и пойти дальше работать с новыми силами. Для тех, у кого мало места, рабочую и жилую зону можно разграничить стеллажом, в котором найдется место для хранения материалов, или ширмой. Все зависит от ваших предпочтений и общей обстановки в комнате.

Мой рабочий стол

Рабочий стол (рабочее место). Для работы мне был необходим очень большой стол, чтобы можно было заниматься раскроем тканей, а также работать с большими листами бумаги. Тут-то и пригодился старый советский стол-книжка, который мне совсем не нравился, и который так полюбился, когда я его полностью разложила и разместила в удобном для меня месте. В нем же нашелся шкафчик для хранения материалов. Так что не спешите выкидывать старую мебель, иногда она может пригодиться. Меня, как для любителя переделки старой мебели, внешний вид советского стола может немного и огорчает (у кого он есть, те поймут), но я готова ему всё простить за его удобство, размеры и функциональность.

Организация рабочего пространства. У меня большой ассортимент изделий, следовательно, большое разнообразие и количество материалов, инструментов и оборудования, которые нужно где-то хранить. А мебели для этого практически нет. И что делать, если в комнате хранятся еще и личные вещи. Поэтому я разграничила хранение материалов и своих вещей. И под материалы выделила отдельное место в шкафу, которое никак не контактирует с моими вещами. Так будет безопаснее для ваших личных вещей и для самих изделий и материалов.

Сейчас магазины предлагают широкий выбор различных приспособлений, контейнеров, емкостей и специальных систем для хранения, бюджетных и не очень. Что-то из этого я тоже использую, но пока не в том количестве, как бы мне хотелось. Подробнее о различных приспособлениях для хранения я расскажу чуть позже.

Если у вас, так же, как и у меня одна комната на все, то старайтесь хранить готовые изделия и материалы не на виду. Это убережет вас от ощущения, что работа всегда рядом. То же самое и с личными вещами, старайтесь, чтобы их присутствие и вид не разлагали вашу рабочую атмосферу.

Здесь я кратко перечислю предметы, связанные с моим творчеством, и которые мне приходится хранить. И я думаю, что у каждого мастера наберется свой немаленький список.

— ткани,

— различные виды бумаги, рамки для рисунков и постеров,

— фурнитура (пуговицы, ленты, булавки, нитки),

— краски, различные клеевые материалы,

— инструменты (кисти, ножницы, линейки, карандаши и прочее),

— выкройки, фотореквизит,

— готовые изделия,

— оборудование (вентиляционное оборудование, лампы и фоны для фотосъемки),

— упаковочный материал,

— стенды для магазинов и ярмарок.

И это еще далеко не полный список предметов для моего творчества. В комнате я храню только то, что часто задействовано в работе, чтобы не бегать по всей квартире в поисках необходимого. К счастью, для швейной машины, гладильной доски и прочего габаритного оборудования нашлось место за пределами комнаты.

Порядок на рабочем месте. Как я уже писала выше, изначально у меня был маленький стол, заваленный коробочками с всякими мелочами, которые приходилось убирать и переставлять каждый раз перед работой. Когда количество создаваемых изделий значительно увеличилось, я поняла, что с моим рабочим местом нужно срочно что-то делать. Особенно чувствуется влияние беспорядка во время многоэтапной работы, в которой задействовано много техник, когда приходится выкладывать сразу все инструменты и материалы. Во всем этом многообразии можно легко заблудиться. И о какой продуктивной работе тогда может идти речь? Согласитесь, что гораздо легче идут дела, когда вы сосредоточены на самом процессе, а в голове остается место для новых идей, а не мысли о том, «где же мои ножницы, ленточки, куда делись пуговицы и т.д.». Когда рабочее место в порядке, у вас остается больше времени для работы, и убирать после нее становится гораздо легче.

У меня настал такой момент, когда в окружающих предметах можно было утонуть и потеряться, материалов стало так много, что их некуда было девать, все рассыпалось, падало, терялось и путалось, а эскизов накопилось столько, что они лежали прямо на столе, и их приходилось перекладывать куда-нибудь перед работой. Все это заставило меня пересмотреть организацию моего рабочего места и принять меры для того, чтобы рабочий процесс проходил комфортнее и без потерь времени на лишние действия.

Хранение на рабочем столе. Теперь подробнее о том, что и как у меня хранится на рабочем столе. Речь именно о том, когда часть предметов для работы должна находиться под рукой, чтобы не отвлекаться на их поиск.

Коробочки, емкости для хранения различных мелочей и не только. Не обязательно покупать все коробочки сразу, хотя выбор готовых емкостей для хранения очень велик. Но все упирается в стоимость. Можно оставлять коробочки от чая, конфет, подарков, красивые подарочные емкости от косметики и т.д. Уделяйте внимание их внешнему виду, цвету и красоте вообще. Вам должно быть комфортно работать в окружении этих предметов, и ничто не должно отвлекать. Может это звучит банально, и конечно же большинство так и делает. Но иногда вопрос бюджетного хранения может стоять очень остро, и тогда такие коробочки и емкости придут вам на помощь. Именно так постепенно у меня их накопилась целая коллекция. Но не могу сказать, что я их собирала в целях экономии, просто оставляла понравившуюся мне емкость, и складывала все, что мне нужно. То, что это было не зря, и сколько удалось сэкономить, я узнала уже позже, когда пришло время закупать какие-то специализированные емкости, контейнеры и прочие приспособления для хранения. И, конечно, есть вещи, на которых совсем экономить не получается, и на самые важные аксессуары стоит потратиться сразу, например, если это какие-то емкости для безопасного хранения готовых изделий, или какие-либо особо герметичные емкости. Пока я нахожусь в процессе сбора необходимых для работы вещей, поэтому мое рабочее место сейчас — это далеко не последний вариант, и в дальнейшем мне придется сильно расширить свою коллекцию коробочек, контейнеров и тому подобного. Поэтому такой подход для меня до сих пор актуален. И еще, если в вашей рабочей зоне есть стеллажи, то красивые коробочки хороши тем, что их можно хранить на виду, а их содержимое всегда будет доступным.

Пластиковые папки для хранения рисунков

Хранение в мастерской. Здесь я перечислю список предметов, которые могут понадобиться для хранения на рабочем столе и в рабочем пространстве вообще, и которые помогут разгрузить ваш рабочий стол от посторонних предметов. А также расскажу, что и почему в них можно и нужно хранить.

• Различные коробки для хранения всего на свете. На фото я показала, какие именно сокровища я храню в этих коробках.
• Коробочки и контейнеры для мелочей. Думаю, не надо напоминать, как легко эти мелочи теряются. И как сложно их найти, если они неправильно хранятся. Это касается различной фурнитуры и других маленьких предметов. И тут на помощь приходят пластиковые контейнеры с разделителями. Ими пользуется большинство, но я советую не пренебрегать покупкой. Для меня они оказались не заменимы, так как храню в них крошечные детали из фетра, которые легко теряются, и которые нельзя смешивать друг с другом.
• Ткани и готовые изделия из них я храню в пластиковых контейнерах. Это очень удобно и обезопасит ткань от пыли, запахов, любых загрязнений, острых предметов и вообще всего на свете. Пластиковые контейнеры хороши своей герметичностью и водонепроницаемостью.
• Подвесные системы для хранения. Это уже более дорогой вариант, хотя, это может зависеть от производителя. Они представляют собой плоские настенные панели с отверстиями, к которым крепится множество различных крючков, полочек, держателей и емкостей для хранения. Все это позволяет разгрузить стол, освободит место для масштабных работ и держать все необходимые инструменты под рукой и на виду. Размер моего стола позволяет пока хранить самое необходимое на нем. Но в дальнейшем я планирую обзавестись такими подвесными системами. Возможно, такие системы можно сделать самостоятельно, если есть время, желание и смекалка.
• Папки и конверты для хранения. Так, как я много рисую, то мне приходится хранить много бумаги и готовых нарисованных работ, я использую для этого различные пластиковые папки. Именно пластиковые, потому что это безопасно для бумаги, и очень спасает от перевернутой палитры с краской или стакана непроливайки, который в неумелых руках становится еще тем проливайкой. 😀

Я перечислила только самые необходимые предметы для хранения, которыми пользуюсь сама, и исходя из тех видов творчества, которыми занимаюсь. И, возможно, вам могут понадобиться какие-то другие вещи, но надеюсь, что каждый нашел для себя что-то полезное.

Пример подвесных систем для хранения

Небольшая памятка, которая поможет оптимизировать хранение и обезопасит ваши материалы и готовые работы.

1. Старайтесь следить за порядком в самих коробочках, периодически проводите ревизию и убирайте предметы, которые не используются вообще, проверяйте сроки годности материалов. Такие проверки помогут обнаружить залежавшиеся материалы, которые можно применить для чего-либо. Систематизируйте и классифицируйте содержимое ваших коробочек.
2. Старайтесь не ставить чашку с кофе или чаем на рабочий стол хотя бы во время работы с бумагой или тканями. Даже если у вас нет кота и навязчивых членов семьи с лейкой, которые разбрызгивают ее содержимое в разные стороны, у вас есть вы с кружкой, которая, как и стакан-проливайка, рано или поздно даст о себе знать. То же самое касается ваз с цветами, которым не место на рабочем столе. У меня в комнате они теперь стоят исключительно на полу.
3. Убирайте все предметы со стола после работы. Так у вас будет ощущение завершенности процесса, а материалы и инструменты останутся в целости и сохранности. Так же это поможет отделить работу от личной жизни и отдыха, и обезопасит предметы от домашних животных. Своего питомца я стараюсь не подпускать к рабочему месту вообще, но как говориться, запретный плод сладок, поэтому наличие домашних животных – это еще один повод для своевременной уборки рабочего места. Особенно это касается стакана с кисточками. Ваша кошка может легко вас обанкротить и погрызть весь ваш запас инструментов. Поэтому свой стакан с кисточками я прячу за пределами кошачьей досягаемости, как бы красиво он не стоял на виду.
4. Позаботьтесь о качественном освещении. От этого зависит здоровье ваших глаз и качество работ, особенно если вы занимаетесь чем-то мелким и кропотливым. Уровень освещения должен быть достаточным, а лампа не должна мерцать.

Даже таких, на первый взгляд, простых действий по переделке моего рабочего пространства мне хватило для того, чтобы всегда знать, где, что лежит, и спокойно заниматься несколькими делами сразу. Например, когда одно изделие находится на этапе сушки (футболка с ручной росписью, брошки), можно переключиться на другое, а иногда еще и на что-то третье, и тем самым успевать делать много поэтапной работы. Я создаю изделия большими партиями, поэтому приходится доставать немалый объем материалов. Именно поэтому организованное хранение дает возможность садиться за работу хоть с закрытыми глазами и сразу втягиваться в процесс, быстро сосредотачиваться и концентрироваться. Во время самой работы стараюсь все лишнее и не задействованное сразу убирать. Получается, конечно, не всегда, и разводить творческий беспорядок я тоже люблю.

Процесс работы: роспись футболки

Пример мастерских для вдохновения

Планирование. И еще несколько слов о планировании, потому что над рабочим столом у меня висит планер, доска с напоминаниями и различными творческими идеями. Сейчас много ресурсов, которые обучают планированию. Можно купить готовые планеры или сделать самостоятельно, расчертив на бумаге. Ну и еще для этого используются ежедневники.

Я не планирую все досконально, потому что при большом объеме работ слишком подробный и четкий план лично мне скорее мешает и сбивает с толку, особенно когда есть острая необходимость переключиться на что-то не по плану. А не выполненные дела имеют способность расстраивать и выбивать из колеи не меньше, чем дела забытые. Но приблизительный план работы у меня теперь всегда перед глазами. И он очень мне помогает. И если вам кажется, что вы мало делаете и ничего не успеваете, то можно заглянуть в планер и по зачеркнутым делам оценить реальное положение вещей и масштаб проделанной работы. План работы может быть подробным или приблизительным — это зависит от вашего рода деятельности, вашей собранности и готовности делать все вовремя.

Мне еще многое предстоит сделать для преображения своего рабочего места, и я надеюсь, что все показанное вам — это еще далеко не конечный вариант. И в скором времени я постараюсь сделать из него рабочее пространство своей мечты. Очень надеюсь, что моя статья была вам полезна. Позаботьтесь об окружающем вас творческом мире и он отплатит вам тем же. И тогда у вас будет больше свободного времени для новых свершений, воплощения идей и творчества, а вдохновение не заставит себя ждать. Вам будет легче не думать о лишнем и полностью концентрироваться на рабочем процессе. Уделяйте больше времени порядку и хранению в вашем рабочем пространстве и не откладывайте на потом, и тогда это скажется благотворно на вашем творчестве. И если вам кажется, что ресурсов и возможностей для этого нет, просто начните с малого, оставьте красивую коробку от чая и спрячьте в нее ваши творческие сокровища.

Пока готовила эту статью, появилось много идей, что мне еще переделать, как улучшить мое рабочее место. Информацию по этой теме обязательно буду дополнять и делиться с вами своими новыми переделками в блоге на Ярмарке Мастеров. Спасибо, что уделили внимание. Желаю вам всем удачи в обустройстве вашего рабочего пространства и наведении в нем порядка.

Как использовать рабочие области для организации ваших проектов

То, что вы манипулируете проектами, не означает, что вам нужно манипулировать всеми файлами, электронными письмами и приложениями, которые вам нужны для каждого из них.

Новое в Setapp: рабочие области из Apptorium дают вам виртуальное место для организации всего, что вам нужно, но прелесть в том, что на самом деле ничего не перемещается. Как только вы увидите, на что способны рабочие области, вы сможете использовать их во всех своих проектах.

Как работают рабочие области

Вот итоговое видео о том, как создать рабочее пространство для вашего проекта:

Поместить кучу файлов в папку легко, но то, как мы работаем сегодня, немного сложнее, чем «кучка файлов».«Например, для составления отчета вам может потребоваться обратиться к данным с нескольких веб-сайтов, ввести их все в электронную таблицу, загрузить в общую папку, а затем отправить копию по электронной почте своему боссу. Рабочие области могут организовать и запустить все, что вы необходимо завершить этот рабочий процесс. Он может запускать файлы, папки, приложения, электронную почту и даже команды терминала.

Вот как это настроить.

• Запустите приложение «Рабочие области» и нажмите «+» на левой панели, чтобы запустить новое рабочее пространство.Назовите это Отчет.

• Перетащите нужный URL-адрес из строки URL-адреса вашего браузера на среднюю панель.

• На панели справа вы можете выбрать, будет ли этот URL открываться автоматически или вручную при запуске этого рабочего пространства. Установите для этого параметра значение «Автоматически», если вам нужно каждый раз обращаться к этому URL-адресу, или измените его на «Вручную», если это просто вспомогательный материал, который вы хотите связать с этим проектом, но не должны постоянно открывать его.

• При желании нажмите «Дополнительно», чтобы выбрать браузер, отличный от используемого по умолчанию, для запуска URL-адреса. (Кнопка Advanced также позволяет вам указать, какое приложение должно открывать файл и какой файл или каталог запускается, когда Workspaces открывает приложение.)

• Повторите этот процесс с другими URL-адресами, самим файлом электронной таблицы, папкой, которую вы должны поместить его, а затем ваш почтовый клиент или даже цепочка сообщений электронной почты, на которую вы должны ответить.

• Когда все материалы вашего проекта находятся в рабочей области и настроены на запуск вручную или автоматически, все готово, и вы можете закройте окно редактирования.

Теперь, когда вы готовы работать над этим проектом, щелкните значок Рабочие области в строке меню. Похоже на маленькие плоскогубцы. В раскрывающемся окне браузера будут показаны все ваши рабочие области, и, щелкнув одно из них, вы увидите все, что находится внутри. Нажмите кнопку «ПУСК», чтобы запустить все автоматические элементы — как вы уже догадались — автоматически, и все, что вы установили в ручной режим, находится на расстоянии одного дополнительного щелчка.

Зачем нужны рабочие области

Наличие всего сразу для запуска одного проекта позволяет не только сэкономить время, но и предотвратить ошибки.Если вы склонны забывать какой-либо шаг или вам всегда приходится искать одну и ту же информацию, просто настройте этот материал — какой бы он ни был — на автоматический запуск, и он прямо у вас на глазах. Ты никогда больше не забудешь

Другая прелесть Workspaces в том, что организация виртуальная и неразрушающая — другими словами, приложение ничего не перемещает. Когда вы перетаскиваете файлы или папки в рабочую область, они не копируются и не перемещаются из своего местоположения на жестком диске. Письма, которые вы перетаскиваете, остаются в почтовом клиенте.Рабочие области позволяют хранить все вместе без необходимости создавать иерархию папок, создавать псевдонимы или делать что-либо иначе.

Спиди делает это

В

Workspaces даже есть уловки, позволяющие ускорить использование Workspaces! Вы можете установить свои собственные сочетания клавиш в настройках. В окне редактирования вы можете перетащить свои проекты, чтобы изменить их порядок и оставить важные вещи наверху, а если вы щелкните правой кнопкой мыши имя проекта, вы получите варианты для его дублирования, удаления, архивации и переименования.

Дублирование проектов действительно может ускорить процесс установки. Это удобно, например, когда вам нужно использовать одни и те же приложения и папки, но, например, вы хотите связать разные электронные письма или файлы.

При архивировании проекта он удаляется с боковой панели проекта, что позволяет сохранить его незагроможденным. Но все, что вам нужно сделать, чтобы увидеть его снова, — это щелкнуть значок архива — он выглядит как небольшой картотечный шкаф — в нижней части боковой панели проектов, чтобы увидеть и заархивированные проекты.Их имена выделены серым цветом, но все осталось там, и вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Сделать активным», чтобы вернуть любой из этих проектов.

Workspaces — отличное дополнение к Setapp. Вы даже можете использовать его для запуска других приложений, установленных вами из Setapp, напоминая себе о необходимости воспользоваться всеми доступными отличными приложениями для повышения производительности, когда придет время выполнять работу.

.

11 советов по организации рабочего пространства домашнего офиса

29 июня 2020 г.

Рабочее пространство домашнего офиса может быстро стать захламленным, что может повлиять на вашу продуктивность. Вот 11 советов по организации домашнего офиса!
Сохранить

Когда вы работали в обычном офисе, вы, вероятно, сидели при флуоресцентном освещении в стандартной серой кабине, которая была стерильной, безвкусной и совершенно мерзкой. Работа на дому означает, что вы можете спроектировать — и поддерживать — свой офис любым удобным для вас способом.

Но в последнее время вы заметили, что ваше пространство начинает больше походить на студенческий дом, чем на функциональный домашний офис. В нем есть все: счета, почта, учебники, компьютеры, ключи и даже кошка. А если вы не будете осторожны, рабочее пространство в домашнем офисе может превратиться из места, которое помогает вам максимизировать вашу продуктивность и заставляет вас чувствовать себя безмятежным и стоящим на вершине вашего списка дел, до сплошной и полной дезорганизации.

11 советов по организации домашнего офиса

1. Начать заново

Если в последний раз вы действительно видели верхнюю часть своего стола в 2009 году, пришло время для чистой уборки — буквально. Возьмите со стола каждый лист бумаги, канцелярские принадлежности и ручку, оставив только монитор, клавиатуру и мышь.

Это может быть непосильной задачей — избавиться от кучи бумаги и беспорядка, когда они лежат на вашем столе. Снимая все, вы даете своему столу — и себе — начать все заново. Сортируйте стопки, не возвращая элементы на рабочий стол. Создайте три стопки (отсканируйте, сохраните и уничтожьте) и соответствующим образом расположите предметы. Таким образом, они не вернутся на ваше рабочее место.

2. Сохраняйте простоту

Удаленная работа означает, что вы можете проектировать свои раскопки так, как вам нравится, но только то, что у вас может быть множество журналов, фотографий и растений, украшающих ваш стол, еще не значит, что вы должны. Чтобы свести к минимуму беспорядок (и да, личные вещи могут быть беспорядочными), используйте свой рабочий стол, чтобы держать только то, что вам действительно нужно , когда вы работаете или учитесь.

Уберите со стола все личные вещи и выберите то, что для вас наиболее важно. Найдите место для хранения других вещей, которые вы хотите сохранить, а остальное переработайте, пожертвуйте или выбросьте.

3. Убедитесь, что ваши «коллеги» понимают, что вам нужно пространство

Специальное рабочее место может помочь вам перейти в рабочий режим, позволяя сосредоточиться и работать гораздо более продуктивно. Но иногда домашний офис — это не комната с четырьмя стенами и дверью. Домашний офис может быть где угодно — бывшая кладовая, обеденный стол, даже укромный уголок под лестницей!

Проблема с творческим офисным пространством в том, что не все ваши «коллеги» понимают, что сидеть за обеденным столом означает «не беспокоить меня.”

Вовлеките свою семью или соседей по комнате в поиски функционального домашнего офиса. Их идеи могут быть полезными и, по крайней мере, напоминать им о важности вашей работы, даже если она выполняется дома.

4. Отделить рабочее пространство от личного пространства

Триста квадратных футов жилой площади — не редкость для Нью-Йорка. И если это ваша ситуация, вам нужно найти способ втиснуть функциональное домашнее рабочее пространство где-нибудь в этой крошечной области.Расположить стол рядом с кроватью — не лучший вариант, если вы хотите хоть какое-то подобие баланса между работой и личной жизнью.

Занавес — недорогой и простой в использовании вариант, который может ограничить небольшое рабочее пространство. Когда пора работать, отдерните занавеску и начните свой день. А когда придет время заканчивать, задерните занавеску, чтобы работа исчезла из поля зрения и мысли.

5. Сядьте за рабочий стол

Поддерживать порядок на столе непросто, даже если вы работаете в офисе и все, что на вашем столе, связано с вашей работой.Но когда ваш домашний офисный стол начинает поглощать такие вещи, как счета за коммунальные услуги и разрешительные документы для детей, все становится действительно хаотичным.

Храните свои личные документы на другом столе или даже в другой комнате. Если это не вариант, создайте в домашнем офисе отдельную систему регистрации и хранения личных и рабочих предметов.

6. Настройка системы

Даже самый организованный человек может поглотить свою рабочую нагрузку — и домашний офис от этого пострадает.Так что инвестируйте в организационные инструменты, чтобы держать все на своих местах и ​​поддерживать высокий уровень производительности.

Подумайте о том, что вы делаете и как вы это делаете. Вам нужны бумажные копии документов? Купите несколько шкафов для документов, большую мусорную корзину и измельчитель. Или вы можете отказаться от бумажных копий в пользу виртуальных? Подумайте о переносе файловой системы в облако, чтобы сделать домашний офис безбумажным.

7. Создайте корзину «Ожидание»

Предположим, вы ждете ответа от своего начальника, прежде чем подписывать проект, и впоследствии папка находится на вашем сканере.Когда проекты и документы накапливаются на вашем столе, потому что вы ждете ответа, это может создать ненужный беспорядок. Вместо этого поставьте рядом со своим столом корзину, где ожидающие обработки предметы могут иметь (временный) дом, пока вы не заполните их. Таким образом, ваш стол останется чистым, как и ваш разум.

8. Думайте вертикально

Хранение, конечно же, важно в любом офисе. Независимо от того, сколько документов вы переносите в облако, всегда будут лежать какие-то документы. И, конечно же, вам понадобятся ручки, марки и другие физические предметы, чтобы домашний офис стал функциональным.

Проблема, однако, в том, что многие домашние офисы имеют небольшие размеры, что затрудняет организацию и хранение офисных принадлежностей. Вместо того чтобы думать бок о бок, попробуйте подумать. Вертикальное размещение хранилища — отличный способ максимально увеличить пространство в небольшом офисе и открыть больше места для уникальных потребностей в хранении.

Используйте стены, чтобы создать организационное пространство для более творческой работы. Выбирайте нетрадиционные и высокофункциональные решения для хранения, например подвесные планшеты, которые позволяют быстро менять то, что изображено на стене.Пробковые доски — отличный способ освободить место для закрепления бумаг, не занимая много места на столе. Или повесьте корзины и установите полки, чтобы получить дополнительное место для хранения.

9. Берегите банк

Обстановка и организация домашнего офиса не должны быть дорогими. Творчески подумайте о том, что вы кладете в свой офис, и ищите предметы, которые могут выполнять двойную или тройную работу.

Например, подвесные полки на стенах предоставляют бесконечные возможности для хранения вещей. Вы можете положить на них книги или накинуть корзины, чтобы создать альтернативный шкаф для хранения документов.Вы также можете использовать их в качестве расширенного рабочего стола для хранения ручек, степлеров или всего, что вам нужно в вашем офисе.

Обустройство офиса не означает, что вам нужно покупать все новое. Поищите в доме предметы, которые можно перепрофилировать. Из старых банок получаются отличные чашки для ручек и карандашей. Есть ли пустые коробки, которые еще не были брошены? Они могут быть не самыми красивыми, но пока могут использоваться как складские места.

10. Содержите его в чистоте

Конечно, вы можете работать дома, где единственное живое существо, которое видит ваши раскопки, — это ваша собака, Джейк.Но это не значит, что вы не должны содержать свое пространство в чистоте и порядке. В конце концов, вам может потребоваться провести встречу в Skype или Zoom как часть вашей удаленной работы, и вы не хотите, чтобы коллеги шпионили за стопками бумаг и кофейными чашками, разбросанными по всему вашему пространству.

11. Очистите кабели

Если вы заглянете под стол, вы обязательно найдете скопление скрученных кабелей и проводов. Так же, как вы обновляете программное обеспечение на своем компьютере, обновите свой домашний офис, вложив средства в беспроводные устройства, такие как клавиатура, мышь и принтер, чтобы сократить количество кабелей.Держите оставшиеся кабели вместе с помощью кабельных стяжек или зажимов, чтобы все они были аккуратно перевязаны и не запутались.

Место для всего

Чистый и свободный от беспорядка домашний офис — это первый шаг на пути к совершенствованию рабочего процесса. Это может помочь вам сосредоточиться и оставаться в курсе своей рабочей нагрузки или помочь вам отслеживать отправленные вами заявления о приеме на работу и менеджеров по найму, с которыми вы разговариваете!

Когда ваше пространство освободится, его будет не только легче поддерживать, но и у вас появится мотивация поддерживать его в чистоте и порядке.

Чтобы получить больше подобных советов, подпишитесь на нашу рассылку новостей. Вы будете получать наши лучшие сообщения в блогах, свежие списки вакансий и многое другое на свой почтовый ящик.

Держите меня в курсе с помощью бюллетеня FlexJobs >>>

Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

Польза для здоровья от Flex Work

.

Тактик, чтобы убрать беспорядок на рабочем месте

Мэдлин Харрелл, 6 ноября 2017 г.

Подумайте о своих утренних поездках. Вы знаете маршрут наизусть и наверняка сможете проехать по нему во сне. Поэтому, когда всплывают такие вещи, как строительство, преграды или объездные дороги, это может расстраивать, отвлекая вас от эффективного выполнения поставленной задачи.

Работа в загроможденном пространстве очень похожа на поездку по городу в пятницу днем: неизбежно будут некоторые объездные дороги, движение транспорта и другие вещи, которые выбивают вас из игры и затрудняют выполнение работы.Когда вы тратите дополнительное время на поиск материалов или принадлежностей, ваш рабочий процесс и ход мыслей прерываются.

Когда вы находите время, чтобы переосмыслить то, как вы организуете свое рабочее пространство, происходят замечательные вещи. Разблокирование и организация вашего рабочего пространства означает меньше времени, затрачиваемого на поиск, и больше времени на продуктивность. Вам больше не придется прерывать ход мыслей / конференц-связь, чтобы найти что-то, или отвлекаться на беспорядок, который окружает вас в любой день.

Кроме того, ваши коллеги могут начать думать, что вы от природы аккуратный человек.Бонус. Просто не вздрагивайте, когда вы понимаете, сколько времени вы потратили на просмотр документов, чтобы найти нужную печатную версию этого запроса предложений.

Без лишних слов, давайте рассмотрим те приглашения на прошлогоднюю праздничную вечеринку, которые все еще лежат в ящике вашего стола.

Как организовать свой рабочий стол

Тактика № 1: Очистите свое пространство.

Самое сложное — начать работу. Организация рабочего места начинается с полной чистки. Уберите все со своего стола, из своей файловой системы, из ящиков и шкафов и решите, что стоит оставить, а от чего отказаться.Вы можете в конечном итоге получить большие груды файлов и старые материалы конференций на полу, но конечный результат того стоит.

Тактика № 2: Убирайте свое пространство… и держите его в чистоте.

Теперь, когда вы очистили свое пространство от беспорядка, вы можете заметить всю пыль, которая скопилась за вашей стопкой неиспользованных канцелярских принадлежностей и записок недельной давности. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы дать своему рабочему столу новый старт … дополнительные баллы, если вы используете спиртовые салфетки или полироль для дерева, в зависимости от того.

Тактика № 3: Решите, какие сваи должны остаться, а какие можно убрать.

Этим занимаемся все: накопление бумаги и проектов. «Но что, если мне это понадобится позже?» Поверьте мне, вы этого не сделаете. Некоторые вещи важны и выдерживают испытание временем, и, возможно, они заслуживают отдельной папки. Но временные бумаги следует упорядочить и датировать или выбросить в мусорное ведро.

Это может показаться трудным, но по мере сортировки станет легче. Вы, несомненно, найдете некоторые вещи, которые, возможно, захотите оставить «на всякий случай», но имейте смелость отпустить то, что вам больше не помогает.Вы, вероятно, найдете некоторые жемчужины, но вы, вероятно, сможете выбросить версию 1 этого плана проекта из первого квартала.

Тактика №4: Пометьте все (серьезно, все).

Если вы так решите, покупка хорошего производителя этикеток сэкономит вам время, которое вы тратите на поиски нужных вещей. Будь то печатная копия карты продукта или степлер, у вас нет времени тратить время на поиск потерянных предметов. Легче оставаться организованным, когда знаешь, где все находится.

Утренние распорядки 15 успешных ведущих бизнес-лидеров: чему вы можете научиться?

Тактика № 5: Выделите определенные места для определенных вещей.

Помните об этом при маркировке, и вы больше никогда не будете тратить время на поиск товаров. Когда придет время вернуть свои достойные предметы на стол и в ящики, вы будете точно знать, куда их все складывать. Канцелярские товары в этом ящике, старые файлы в этом ящике, файлы встреч в этом лотке, чашка для ручки в углу и т. Д.

Тактика № 6: Решите, что будет в ящиках, а какие скобы останутся над палубой

При пополнении запасов на столе это тщательно проверенные предметы, решите, какие предметы можно убрать, а какие будут использоваться ежедневно.Я советую убрать большинство предметов за минимальный чистый стол, но каждому свое. Справедливое предупреждение: будет утомительно смотреть на те предметы, которые вы всегда надеетесь использовать, но никогда не получите шанса.

Тактика № 7: Возьмите любой настольный органайзер, на котором держится ваша лодка.

Нет конца огромному изобилию настольных органайзеров, доступных в любом магазине или суперцентре. Независимо от того, используете ли вы матовый, золотой или нержавеющий стол, органайзер для стола может быть бесконечно ценным при хранении разумного количества офисных принадлежностей на вашем столе.К некоторым даже прикреплен файловый держатель. Отлично.

Тактика № 8: Пересмотрите свою файловую систему.

Вместо того, чтобы безрассудно бросать файлы в шкаф, организуйте файлы так, как вам удобно. Он может быть в алфавитном порядке, или это может быть приоритет ваших проектов по важности. Каким бы способом вы это ни делали, это должно иметь смысл только для вас.

Тактика № 9: Создайте папки для собраний.

Создайте папку, предназначенную только для собраний, будь то сопроводительные материалы, заметки к презентации или заметки к чужой презентации.Наличие папки, предназначенной исключительно для материалов встречи, означает, что у вас будет единое окно на случай, если вы не укажете следующие шаги или вам понадобится помощь в подготовке к последующим действиям.

Тактика № 10: Создайте папки для людей / проектов.

В зависимости от динамики вашей команды создайте папки для проектов (командная среда) или людей (работа один на один). Как и в случае с папкой для собраний, вы точно знаете, какой файл вытащить, когда члену команды нужен конкретный документ, связанный с проектом.

Тактика № 11: Заведите себе аналоговый почтовый ящик.

Почтовые ящики предназначены не только для цифрового мира. Получите лоток для входящих сообщений для своего стола, чтобы вы всегда знали, когда кто-то заходит с материалами, даже когда вы находитесь далеко от своего стола. Это также убережет сообщения / сообщения от других от ваших тщательно организованных встреч и документов по проекту.

Тактика № 12: Отделите бумагу от оборудования.

Это может показаться легкой задачей, но эти надоедливые бумаги всегда возвращаются в стопки на вашем рабочем столе.После настройки файловой системы выделите место подальше от компьютера, чтобы вы могли полностью подключиться к Интернету, а не читать заметки с той встречи на прошлой неделе, на которой вам вообще не нужно было присутствовать.

Тактика № 13: Используйте маловероятное пространство.

От окна до стены всегда больше места для хранения вещей, чем кажется на первый взгляд. У вашего стола есть неиспользуемый подоконник? Бросьте туда подставку для карандашей или лоток для входящих сообщений и сэкономьте ценное рабочее пространство. Есть немного пустого места на стене? Существует около миллиона способов сделать пробковую доску для заметок или личных вещей, которые вам бы не хотелось загромождать стол.

Задача № 14: Выразить себя.

Всем комфортнее работать в таком месте, где они себя чувствуют. Независимо от того, означает ли это привезти определенное количество личных вещей (будьте осторожны) или оживите обстановку в офисе, чтобы отразить свою уникальную личность, всегда нормально чувствовать себя как дома в своем пространстве. Нужны ли вам фотографии вашей собаки или просто какие-то выразительные канцелярские принадлежности … вы это сделаете.

Вам нужно вдохновение? У Марты Стюарт есть несколько очень забавных идей.

Тактика № 15: Сделайте это частью еженедельного распорядка.

Конечно, легко наклеить наклейку на документ и сказать, что вы избавитесь от нее в следующий вторник. Без расписания ваши благонамеренные даты истечения срока будут приходить и уходить без календарного напоминания. Продолжайте сортировать и удалять документы после того, как они выполнили свою задачу. Все эти предложения бесполезны без установленного режима.

Тактика №16: Создайте собственное место для хранения вещей.

Итак, вы организовали все свои папки и файлы и скрыли все свои лишние вещи от глаз.Куда ставите новые дополнения? Всегда кошерно добавлять на рабочий стол дополнительный ящик стола. В некоторых настольных органайзерах есть дополнительный лоток или ящик под держателем для файлов, поэтому он не занимает лишнего места. Как по волшебству.

Тактика № 17: Создайте свое личное пространство.

Как бы вы ни старались, в течение дня, когда вы усердно работаете, легко позволить элементам накапливаться. Даже когда случаются эти временные неудачи, убедитесь, что есть одна вещь, в которой вы не идете на компромисс: пустое пространство.Держите одну секцию стола свободной, желательно сбоку от руки с мышью. Таким образом, когда будет казаться, что беспорядок приближается, у вас всегда будет немного места для работы.

Тактика № 18: Выпрямите перед уходом.

Используйте последние пять минут дня, чтобы убрать со своего стола беспорядок, который мог скопиться в течение дня. Вам не нужно каждую ночь атаковать монитор тряпкой, но простая очистка использованных кофейных чашек, контейнера для обеда и любых неорганизованных документов поможет вам спокойно покинуть рабочее место.Это дзен-способ расстаться с работой, а утром всегда приятно прийти к чистому столу.

Выводы

Возможно, вы заметили некоторые темы в этих предложениях. Итак, что мы узнали в целом?

Вывод №1: все дело в бумаге.

Если вы не заметили, мы много говорили об управлении документами и защите вашей файловой системы от ошибок. Несмотря на рост цифровых коммуникаций, на вашем рабочем столе неизбежно будут скапливаться посторонние бумаги и документы.Они являются виновниками большинства настольных туалетов и могут затруднить поддержание порядка.

Организация ваших документов в систему хранения, которая находит отклик у вас, поможет вам точно знать, где находятся знания, в любое время, когда они вам понадобятся. Больше не нужно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное над проектом или паниковать перед важной встречей, потому что вы не можете найти свои заметки.

Вывод № 2: Будьте жестокими при очистке и сортировке.

Выбирать фаворитов — это нормально. Всегда соблюдайте осторожность, чтобы сохранить все, что может вам понадобиться, но будьте уверены, что это вам нужно.И если вам это нужно, убедитесь, что у вас есть для этого место. Даже если при создании папок проекта или людей вы попадете в затруднительное положение, это принесет гораздо больше спокойствия, чем окружение беспорядка и пыли.

Плюс, проектируя новое пространство, вы сможете выразить себя больше в чистой окружающей среде. Неважно, тратитесь ли вы на модный настольный органайзер или просто счастливы избавиться от кучи лишней разной работы, вы всегда будете настроены на успех в своем рабочем процессе. Меньше отвлекающих факторов, больше места, чтобы быть собой без всех старых вещей, которые вас сдерживают.

Вывод № 3: Расскажите сами.

Сойди с ума с этим этикетщиком. Промаркируйте каждый ящик и полку, которые у вас есть. Нет предела тому, насколько вы организованы в своем личном пространстве. Это включает вышеупомянутую чрезмерно детализированную категоризацию документов. Это нормально, если в вашем новом держателе файлов будет десять папок, потому что вы будете точно знать, где все находится, когда вам это нужно. Больше нет проблем с производительностью.

Вывод № 4: Это не может произойти сразу.

Некоторые люди связывают очистку и реорганизацию вашего пространства с разрывом плохих отношений. Я не согласен. В отличие от плохих отношений, когда вы определенно ДОЛЖНЫ разорвать их как можно скорее, становление более организованным человеком с более организованным пространством иногда может быть затяжным процессом.

Если сначала у вас возникнут проблемы с выработкой некоторых из этих новых привычек, не переживайте. Поддерживать чистоту в помещении может быть очень сложно, особенно когда вы уложились в срок, много путешествуете по работе или у вас много проектов, которыми нужно управлять.Для людей, работающих удаленно, я уверен, что поддержание чистоты на рабочем месте — это то же самое, что и поддержание чистоты в доме, а это всегда нелегкая задача. Но если ежедневно уделять пару минут хотя бы одному из этих скромных предложений, в конечном итоге вы получите большие результаты и рабочий стол, которым вы можете гордиться.

.

Основы рабочего места: Организация рабочего места

Урок 4: Организация рабочего места

/ en / workingbasics / ознакомление-с-компьютером-рабочей станцией / содержание /

Введение

К концу этого урока вы должны уметь:

• Осознавать, почему важно оставаться организованным
• Определить способы стать более организованными на рабочем месте

Почему важно организовать рабочее пространство

Существует несколько преимуществ для организации рабочего пространства.

• Улучшенное управление временем.
  Потратив время на организацию, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе. Постоянное устранение беспорядка может серьезно снизить вашу продуктивность. Отличные тайм-менеджеры настраивают и организуют свое рабочее пространство, чтобы сократить время, необходимое для каждой задачи.
• Быстро находите важные предметы.
  Ваш начальник когда-нибудь просил вас принести важный документ, который вы не смогли найти? Организация рабочего места избавит вас от затруднений и разочарований.
• Помните о важных задачах.
  Распространенная фраза «вне поля зрения, вне поля зрения» во многом верна. Визуальные подсказки могут помочь вам запомнить важные задачи и расставить приоритеты. Например, чистый и аккуратный стол может помочь вам справиться с одной задачей за раз.
• Поддерживайте профессиональный вид.
  Ваша одежда, манеры поведения и рабочее место отражают вас и вашего работодателя. Минимальный беспорядок свидетельствует о профессионализме.
• Сосредоточьтесь на целях на рабочем месте.
  Упорядоченное рабочее место может помочь вам настроить и достичь ваших ежедневных целей, тем самым помогая вам достичь ваших долгосрочных профессиональных целей.

Организация рабочего места

Как стать организованным — это первый шаг к тому, чтобы оставаться организованным. Если вы начинаете новую работу или отчаянно хотите организовать свое текущее рабочее пространство, примите во внимание следующие советы.

• Изучите, как используется ваше рабочее пространство.
  Перечислите обязанности, которые вы выполняете здесь (в зависимости от вашей работы, некоторые могут быть выполнены в другом месте), и пронумеруйте их в порядке важности.
• Сгруппировать похожие объекты вместе.
  Сложите похожие предметы кучей на полу, чтобы их было легко увидеть, прежде чем определить их окончательное местонахождение. Сделайте еще одну стопку для всего, что не связано с вашими должностными обязанностями.
• Группы и отдельные элементы, связанные с каждой должностной обязанностью.
  Сгруппируйте книги, материалы и принадлежности, связанные с определенной задачей. Эта стратегия может не сработать, если вы выполняете несколько одинаковых обязанностей.
• Выбрасывайте ненужные предметы в корзину.
  Когда вы группируете и разделяете предметы, спросите себя: «Нужно ли мне это хранить? Если да, как часто я использую это? Если нет, то почему?»

Ваши должностные обязанности и профессиональные цели должны определять, как организовано ваше рабочее пространство.

Убираем

Теперь, когда вы & ap

.