Как составлять план на день: как планировать свой день правильно

Содержание

Как планировать день: ТОП-12 ценных советов


Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. a href=»#1″>12 ценных советов, как правильно планировать свой день, чтобы всё успевать
  2. a href=»#2″>8 полезных идей, как планировать день в ежедневнике
  3. a href=»#3″>Лучшие методы, как научиться планировать свой день от известных личностей


Как планировать свой день — вопрос, который волнует многих. Говорят, что самое дорогое, что есть у человека, это время. Будучи вечно бегущим вперёд, оно заставляет нас учиться пользоваться им грамотно, расставлять приоритеты и постоянно делать выбор в пользу того или иного дела.


Но как же правильно разобраться в суете повседневности и внести в неё упорядоченность, чтобы вывести жизнь на новый, более качественный уровень? Если вы хотите узнать ответ на этот вопрос, читайте далее нашу статью.

12 ценных советов, как правильно планировать свой день, чтобы всё успевать

Как правильно планировать свой день


1. Следуйте принципу 70/30.


Нет смысла детально планировать свой день до последней минуты – всё равно не удастся реализовать такой план на 100 %, что приведёт лишь к разочарованиям и тревожности. Полностью подчинив себя записям в ежедневнике, где всё поминутно расписано, вы окажетесь в очень жёстких рамках и почувствуете себя пленником графика.


Достаточно запланировать действия, занимающие до 70 % всего времени. Так вы оставляете себе временной запас на случай непредвиденных обстоятельств, чувствуете себя более свободным и готовым к неожиданностям. Другой вариант – предусмотреть небольшой запас свободного времени в каждом промежутке, отведённом для дел.


Врезка m3c


Врезка мета


2. Приучите себя к ранним подъёмам, чтобы времени хватало на всё.


Даже если вам сегодня не нужно идти на работу с самого утра, старайтесь держаться одного и того же режима каждый день. Позаботьтесь о том, чтобы спать достаточно и в одно и то же время. В среднем человеку хватает восьми часов сна в сутки. Рассчитайте, когда вам нужно ложиться, чтобы вставать вовремя и не страдать от недосыпа.


3. Планируйте завтрашний день накануне вечеромПланирование дня


Планировать новый рабочий день в конце текущего – полезная привычка. Но, чтобы точно ничего не упустить, обязательно вносите в списки все свои дела и задачи. Заведите два списка, разделив страницу блокнота на два столбца: в одном будут срочные, безотлагательные задачи, в другом – менее важные, которые можно перенести на следующий день при необходимости.


Выполненные пункты сразу же вычёркивайте. Это отлично стимулирует к активной деятельности, мотивирует поскорее всё доделать и не тянуть резину! Чем меньше пунктов остаётся в списке, тем больше человек уверен в своей способности справиться с ними и получить результат.


По окончании каждого дня можно писать внизу страницы что-то вроде «Я герой, всё успел!», «Ура, всё выполнено!», «Я молодец, у меня впереди ещё много свершений!». Это тоже мотивирует: увидев эту пометку наутро, вы придёте в бодрое настроение и со свежими силами возьметесь за новый перечень задач.


4. Не растрачивайтесь на дела, результат выполнения которых незначителен.


Соизмеряйте свои трудовые и временные затраты с получаемым результатом.


Для этого нужно сначала проранжировать задачи по приоритетности – составить общий список и затем распределить все пункты по трём столбцам:

  • важное и срочное;
  • то, что может подождать какое-то время;
  • несрочное – всё, что можно отложить на потом.


Этот список даст вам понимание, за что надо браться сразу же, а что можно перенести на более поздние сроки.


5. Режим дня планировать с целью продумывания всех возможных способов упростить себе жизнь и работу.


Так, если огромное количество времени вы тратите на уборку дома, рассмотрите вариант с наймом домработницы или приходящей уборщицы. Возможно, стоит перебрать все вещи и избавиться от ненужного хлама, а остальное систематизировать, разложив по шкафам, коробкам и пакетам, чтобы уборка производилась быстрее и легче.


6. Старайтесь успеть сделать основную часть списка дел до обеда.


Основная часть списка дел


Если к середине дня у вас уже сделаны самые срочные и приоритетные задачи, выполнять всё остальное становится проще. Обеденный перерыв можно посвятить некоторым личным делам, таким как телефонные звонки близким, оплата счетов, обсуждение кредита с банком, просмотр личной почты. Желательно, чтобы к вечеру у вас оставался минимум из намеченного, причём не самое трудоёмкое и сложное: закупка продуктов домой, фитнес, общение с застройщиком и т. п.


Поэтому всегда начинайте с самого значимого и только потом беритесь за второстепенное. Откладывать важные задачи на потом – крайне вредная практика: вы рискуете не успеть сделать их в срок и весь день будете волноваться, отвлекаясь от текущей деятельности.


7. Выясните, что вас обычно отвлекает от работы, отнимает время.


Возможно, это окажутся соцсети, игры или бесконечные телефонные разговоры, либо мысленное «пережёвывание» предстоящих дел. Психологические факторы, такие как страх не уложиться в сроки или провалить важную задачу, прокрастинация, лень отнимают массу ресурсов и мешают правильно планировать день.


8. Каждый час работы обязательно должен включать в себя несколько минут отдыха.


Это одно из главных правил: регулярно давать себе отдохнуть. Чем чаще вы это делаете, тем лучше результаты вашей работы. Выбирайте тот график отдыха, который точнее всего соответствует вашим потребностям. Можно ориентироваться на две основные схемы: 50 минут активной работы + 10 минут отдыха или 45 минут работы + 15 минут отдыха.


Кстати, отдых не означает, что нужно лежать без движения на диване или предаваться вредным привычкам вроде курения. Можно расслабляться с пользой, например, сделать короткую разминку, состоящую из нескольких отжиманий, подтягиваний, стойки на руках (если, конечно, это уместно в текущих условиях), упражнений для глаз и шеи. Наведите порядок на рабочем месте, приберитесь в доме или кабинете, устройте себе небольшую прогулку на свежем воздухе или почитайте любимую книгу. Позвоните родственникам, окажите помощь коллегам, клиентам или членам семьи, если вы работаете из дома.


9. Делите большие задачи на мелкие части.


Мелкие задачи


Эта практика также называется «нарезанием салями» и «съеданием слона по кусочкам». Эйнштейн сделал очень меткое наблюдение: люди любят рубить дрова, поскольку сразу видят результат своих усилий. Разбейте масштабный проект или задачу на маленькие отрезки и старайтесь планировать свой день так, чтобы ежедневно тратить по два часа на выполнение этих подзадач. Конечно, весь проект займёт продолжительное время, но, как только будет достигнута первая промежуточная цель и появятся ощутимые результаты, вырастет и ваша мотивация продолжать работать, чтобы довести все оставшиеся этапы до конца.


Показательный пример – разработка нового продукта. Если каждый день планировать задачу вроде «написать новый видеокурс», то, конечно, вы будете работать над ним, но процесс будет осложняться следующими факторами:

  • невозможностью обозначить конечный срок решения задачи;
  • непониманием текущей готовности проекта: вам приходится каждый раз вспоминать, на чём вы остановились и что нужно делать дальше;
  • отсутствием удовлетворения сделанным: пока весь курс не будет записан, вы не ощущаете, что старались не зря.


Гораздо эффективнее будет разбить всю работу над курсом на несколько маленьких отрезков и последовательно работать над каждым из них, получая промежуточный результат.


Если задание вызывает у вас массу негативных эмоций или вы не знаете, как его правильно выполнять, лучше делегировать его тем специалистам, которые компетентны в этой области и с удовольствием занимаются подобной работой. Это сбережёт вам время и гарантирует качественное выполнение задачи.


10. Планируйте трезво и реалистичноОбъём задач


Старайтесь планировать свой день так, чтобы объём задач был выполним для вас. Чрезмерное планирование – огромные списки дел, которые вы просто не в состоянии выполнить за день – не имеет смысла и только демотивирует. Исходите из своих реальных возможностей.


Помните, что план и цели – это разные вещи! Цели могут (и должны) быть дерзкими и амбициозными. Но, чтобы их достичь в обозримом будущем, надо спуститься на землю и начать планировать свой день (неделю, месяц, квартал) грамотно и продуманно. Это вовсе не означает, что ради достижения цели придётся пахать круглые сутки без отдыха. Наоборот, лучше заниматься проектом по чуть-чуть, но каждый день и постоянно, чем посвящать ему всё своё время и хаотично хвататься за всё сразу. Планомерное продвижение не вымотает вас и приблизит к цели.


Каждый день подводите итоги выполнения плана: отмечайте, на сколько процентов выполнена каждая поставленная задача. Это позволит вам точно сравнить результаты за какой-то период и будет дополнительно стимулировать продолжать работу, а в впоследствии поможет более реалистично спланировать свою деятельность.


Желательно перевыполнять ежедневные планы хотя бы в небольшой степени, дополнительно решая те задачи, которые не попали в обязательный список на день (но, конечно, не в ущерб срочным и важным делам). Вас порадует ваша сверхпродуктивность, когда в конце дня вы увидите под своим планом цифры вроде 110 %, 115 % и т. п.


11. Избавляйтесь от всего, что вам не нужно.


Привычка копить хлам


Боритесь с привычкой копить хлам и хранить старые вещи «на всякий случай». Поверьте, этот случай никогда не наступит, вещи вам не пригодятся, а вот свободное место они будут занимать, собирать пыль, нуждаться в уборке. Кроме того, есть мнение, что старый хлам, складируемый на антресолях, балконах и в кладовках, сосредотачивает в себе отрицательную энергетику.


Это касается в большей мере даже не офиса и рабочего пространства, а вашего жилища. Не жалейте ненужных вещей, просто выбросьте их – соберите в мешки или машину, вывезите на свалку. В крайнем случае, если вам очень жалко эти вещи, оставьте их около подъезда. Одежду, обувь и игрушки можно сдать в специальные контейнеры либо пожертвовать детским приютам или домам престарелых, где эти вещи действительно могут кому-то пригодиться.


12. Давайте себе время просто побыть в тишине и покое.


Громко работающий телевизор или никогда не выключающееся радио в соседнем помещении, постоянная болтовня уличных прохожих, шум стройки по соседству – привычные источники раздражения для жителей крупных городов. Всем это мешает сосредоточиться на текущем деле, отвлекает, и вот вы уже обнаруживаете, что вместо работы прокручиваете в голове очередную приставучую попсовую песенку, которую крутят по радио.


Планируйте своё время и организуйте рабочий день таким образом, чтобы вам никто и ничто не мешало. Тогда вы действительно сможете сконцентрироваться на выполнении своих задач и достичь серьёзных результатов.


КАК ПРАВИЛЬНО ПОСТАВИТЬ СЕБЕ ЦЕЛИ НА ГОД?! | Петр Осипов. Бизнес Молодость


8 полезных идей, как планировать день в ежедневнике

Как планировать день в ежедневнике


Для начала определитесь с основным назначением вашего ежедневника. Они различаются по внутреннему и наружному оформлению. Подбирайте такой ежедневник, который будет максимально удобен и понятен для вас. Процесс его использования должен быть комфортным и приятным.


Ассортимент ежедневников от разных производителей поистине огромен. Выберите то, что соответствует вашим потребностям и желаниям. Это может быть:

  • Обычный ежедневник. Подойдёт любой блокнот, в котором можно планировать дела на день. Это самый популярный тип ежедневников, подходящий для ведения текущих записей и заметок, планирования встреч и мероприятий, хранения контактных данных, дней рождений и т. п. Каждый ведёт такой ежедневник так, как ему удобнее и привычнее.
  • Личный ежедневник. Он выполняет функции дневника: снять напряжение, записать впечатления и беспокоящие мысли. Психологи и коучи часто советуют вести дневники в свободной форме, особенно личностям тревожным, склонным к переживаниям и “застреванию” на негативе. Эффект доказан: люди не только нормализуют своё эмоциональное состояние, но и анализируют всё, что произошло с ними за день. Личный ежедневник
  • Бизнес-ежедневник. Предназначен для тех, кто много работает и вынужден постоянно напоминать себе о важных задачах, систематизировать свою деятельность, держать под рукой всю основную информацию. Такой ежедневник чётко разделён на недели, дни, месяцы, годы и даже часы. С помощью бизнес-ежедневника очень удобно планировать свой день руководителю.
  • Электронный ежедневник. Это приложение для ПК или смартфона, обладающее весьма широким функционалом, включая различные звуковые уведомления. Незаменим для активных, вечно занятых людей, не выпускающих из рук гаджеты.


Просто выписывать в ежедневник все дела подряд (или фиксировать поток создания в дневнике) может быть утомительно и не очень эффективно. Но есть несколько приёмов, позволяющих выжать максимум пользы из ежедневника и превратить его в мощный инструмент, помогающий планировать каждый день, всё успевать и самосовершенствоваться.


1. Избегать слишком строгого планированияСлишком строгое планирование


Большинство людей, планирующих рабочий день с помощью ежедневника, допускают одну досадную ошибку – распределяют своё время излишне жёстко.


Здесь очень важен баланс. Чересчур строгий график превращает человека в робота и нервирует, утомляет, вызывает стресс, хотя и подстёгивает активно работать. Слишком расслабленный (или вообще отсутствующий) – демотивирует. Фиксируйте в своих ежедневных планах все дедлайны и срочные задачи, которые надо успеть сделать, а в промежутках между ними работайте в комфортном темпе над фоновыми задачами. Это придаст графику нужную меру гибкости.


Для классификации дел используют матрицу Эйзенхауэра. Все задачи группируют по двум параметрам – срочности и важности – и в результате получают четыре категории:

  • срочное и важное;
  • несрочное и важное;
  • срочное, но неважное;
  • неважное и несрочное.


Основная категория – вторая: не экстренные, но значимые задачи. В принципе, их можно отложить, но от них зависит наше будущее. Поэтому, как только всё самое срочные дела закрыты, принимайтесь за них.


Перенести эту матрицу в ежедневник очень легко: достаточно разлиновать страницу на четыре сегмента и каждый из них наполнить задачами, а затем двигаться от срочного и важного к несрочному и неважному. Кстати, таким способом можно планировать и день, и неделю, и даже месяц (исходя из долгосрочного списка дел будут формироваться дневные и недельные).


В маленьких ежедневниках неудобно изображать всю матрицу и можно вести обычный список с пометками около каждого пункта:

  • одна звёздочка – срочные дела высокой важности;
  • две – важные и несрочные;
  • три – срочные и неважные;
  • четыре – низкой важности и несрочные.


Можно делать разноцветные метки, отмечать пункты яркими маркерами, чтобы список был наглядным.


2. Вычеркивать всё сделанноеВыполненная задача


Выполненная задача даёт чувство удовлетворения, организм вырабатывает гормоны радости в ответ на каждое позитивное достижение и любую, даже скромную, победу. А крупные достижения приносят радости ещё больше. И хотя эта эмоция очень быстротечна (её хватает лишь на какие-то секунды), можно её усилить и растянуть, просто вычёркивая каждое сделанное дело из списка. В этот момент вы сосредотачиваетесь на мыслях о самом деле и о том, как хорошо вы с ним справились.


Если крупный проект разбит на отдельные этапы, отмечайте успешное окончание каждого из них: так вы получите ещё больше удовольствия.


3. Рекомендации от Глеба Архангельского.


Архангельский предлагает планировать дела на день, чётко классифицируя их по нескольким типам и придерживаясь некоторых стандартных процедур:

  • Определить «лягушку» – небольшую, но утомительную и неприятную задачу. Её надо сделать самой первой.
  • Выделить «слона» – долгую и большую задачу, которая невыполнима за один заход и требует разбиения на этапы.
  • Определить гибкие задачи – те, которые должны быть реализованы за день, но без жёстких дедлайнов.
  • Обязательно запланировать «подарок» – приятную лично вам задачу, которую тоже нужно успеть сделать за день: посмотреть сериал, сходить на маникюр и т. п.
  • По окончании каждого дня отмечать самую понравившуюся задачу. Так вам будет проще понять, к чему лежит ваша душа, какие занятия являются вашими любимыми.


4. Рекомендации от Стивена КовиРекомендации от Стивена Кови


Кови по праву считается одним из наиболее уважаемых и влиятельных экспертов в области тайм-менеджмента. Он известен как мотивационный спикер, преподаватель, консультант и автор бестселлеров, продаваемых огромными тиражами. Журнал Forbes включил его в рейтинг 25 самых влиятельных лиц в США.


Принципами и советами Стивена Кови сегодня охотно пользуются многие фирмы. Тайм-менеджменту и методам повышения личной эффективности специально обучают сотрудников. В нашумевшей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» есть советы, касающиеся и ведения ежедневников.


С помощью ежедневника бизнесмены, специалисты и руководители эффективно планируют свой день. Простой ежедневник выполняет функции профессионального планнера, помогая контролировать ход выполнения текущих задач и работы над проектами, что крайне важно для людей, ценящих своё время.


В соответствии с методикой Кови ежедневник предлагается разделить на основную часть (для планов на каждый день) и вкладки. Расчерченные листы основной части содержат записи обо всех срочных делах и задачах – том, что должно быть выполнено в определённое время. Во вкладках делаются записи по неделям и месяцам: глобальные цели, ценности, принципы (для них лучше выделить специальную вкладку).


Это строгое разделение и приоритизация целей, задач и мероприятий повышают личную эффективность человека. По этой системе можно не только планировать день по часам, но и продумывать планы на месяц, полугодие и т. п., строить личную стратегию достижения успеха.


5. Воздействовать на собственную мотивациюМотивация


Готовность работать и желание поскорее сделать все дела повышается, даже если вы просто вы

Как составить идеальный план на день?

как составить план на день
Бешеный темп времени способен сбить с толку практически любого. Непоколебимыми остаются лишь гуру тайм-менеджмента, использующие каждый свой день на все 100%. У них есть свои правила и тактики, лайфхаки и источники мотивации. К счастью, сейчас продуктивность стала очень популярной темой и знания о ней доступны каждому.

Основой продуктивной жизни является планирование. Занятые люди составляют график дел на неделю, а то и на месяц вперед. Тем не менее, наиболее эффективным остается план на день. Грамотно составленный, он поможет преуспеть во всех намеченных делах. О том, как организовать идеальный план дня – в этой статье.

To-do list

Первым делом из мельтешащих в голове мыслей необходимо составить список. Хватаем блокнот и записываем туда безумное количество предстоящих дел. Все, до последней мелочи.
Многие совершают ошибку, принимая обычный to-do list за готовый план. Важно понимать – руководствуясь обычным списком дел, человек рискует потерять уйму времени. Виной тому – отсутствие порядка.

Сначала у вас получится хаотичный перечень. Теперь в нем необходимо расставить приоритеты. Для этого используют принцип 80/20. Это значит, что в списке из 10 дел есть 2, выполнение которых будет более значимым, нежели выполнение оставшихся восьми, причем вместе взятых. Задайте себе контрольный вопрос: «Если бы мне пришлось покинуть город на месяц, какую работу мне следовало бы привести в порядок в первую очередь?». Дела особой срочности проявятся моментально.

В случае, если определиться с главными вещами не получается, на помощь приходит «матрица тайм-менеджмента». Суть предельно проста. Берем лист и делим его на четыре части. Соответственно, получаем 4 квадранта. Далее, берем список дел и определяем каждое в нужный квадрант.

  • Квадрант А. Важные и срочные дела
    То, что попадет сюда, требует немедленного внимания.
  • Квадрант В. Важные, но не срочные
    Дела, годящиеся для долгосрочной перспективы.
  • Квадрант С. Срочные, но не важные
    Ими стоит заняться в последнюю очередь.
  • Квадрант D. Не срочные и не важные дела
    Вообще не понятно, что они делали в списке. Стоит избавиться от них, не растрачивая время попусту.

Главное – быть начеку. Минута прокрастинации и предметы из нижних квадратов могут внезапно оказаться в двух верхних. Дополнительная проверка списка дел может спасти целый день.

Вечер – лучшее время для организации грядущего дня. Однако разработка тактики действий может стать прекрасным занятием за чашкой утреннего кофе. При одном условии – это будет первым утренним делом.

Составляем расписание

Нет, расписание бывает не только у школьников. Ради создания правильного темпа жизни, расписание составляют все желающие получить максимум от своего времени.

В первую очередь нужно определиться с местом, в котором будет вестись расписание. Существуют десятки приложений для планирования, выбрать можно наиболее привлекательное в плане интерфейса. Сгодиться и обычный календарь в смартфоне. Популярными инструментами для планирования являются Google Календарь и Wunderlist.

Бумажные органайзеры тоже отлично справятся. Единственный минус – вы не сможете получать уведомления о предстоящих событиях.

Итак, открываем пока еще пустое расписание на день. По часам расписываем все, что есть в профессионально-составленном to-do списке. Основные вещи – в первую очередь. Формулируйте их лаконично, чтобы легко воспринималось.

Необходимо учесть неочевидные детали. Например, длительность поездки на транспорте. Объективно оценивайте время, затрачиваемое на выполнение задач.

Опустошив список дел и оформив план дня, вы обнаружите огромное количество пробелов – свободного времени, в которое ничего не происходит. Скорее всего – это забытые ежедневные дела. Прогулка с собакой, чтение статей на 4brain, прием душа, обед и просмотр сериала – все это требует времени и должно быть внесено в расписание.

Чуточку труда, несколько внезапно всплывающих в голове дел, ради которых надо двигать расписание и voila! Идеальный план на день составлен.

Как теперь все это сделать?

Основа для продуктивной работы приготовлена. Осталось только не сходить с рельсов и четко следовать определенному порядку действий. Задачка непростая, но только не для тех, кто правильно распределяет умственную нагрузку.

Когда вы приступите к выполнению главного дела – поставьте все гаджеты в беззвучный режим и спрячьте все, что потенциально может вас отвлечь. Дело в том, что фокусироваться на работе после отвлечения придется заново. Чтобы мозг как следует сосредоточился, ему требуется около 20 минут. Следовательно, каждый раз, когда сбивается фокус – вы теряете треть часа.

Отсутствие внимания – главный враг продуктивности. Но человек не в состоянии постоянно думать о работе. Предусмотрите перерывы! Будь то короткая пешая прогулка или зарядка – важно, чтобы тело двигалось. Движение во время интенсивного рабочего дня служит качественной перезагрузкой для ума.
Обратите внимание на количество употребляемого сахара. Он в значительной степени влияет на работу мозга. Минимизируйте его количество, заменив на орехи и бананы.

Также важно пить воду. Обезвоживание можно не замечать, но оно крайне пагубно сказывается на когнитивных функциях. Графин с водой на рабочем столе станет для вас отличным помощником.
Удостоверьтесь, что маленькие вещи вокруг вдохновляют вас, и решительно продвигайтесь по плану на день.

Желаем вам успехов!

Делитесь в комментариях своими правилами составления плана на день.

Автор: Эмилия Швиндт

Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов: