Как успевать делать все на работе: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

1. Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
2. Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
3. Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
   • 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
   • 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.

4. Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
5. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
6. По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
7. Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
8. Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
9. Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.
   

   КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.

10. Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

1. Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.
   

   СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.

2. Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

• намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
• сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
• на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на кон

Как все успевать и повысить работоспособность: советы

Тайм-менеджмент

Время нельзя повернуть вспять, оттого его ценность трудно преувеличить. Потерянного времени не вернешь. Каждый взрослый и самостоятельный человек вправе распоряжаться своим временем. Но почему одни люди успевают все, а другим не хватает двадцати четырех часов в сутках? Как все успевать без ущерба для физического и психического здоровья?

Управлять временем в прямом смысле этого слова нельзя. Под управлением подразумевается умение использовать время рационально, так чтобы успевать сделать все, что хотелось.

Учет и оперативное планирование времени определяется как тайм-менеджмент (в переводе с английского «управление временем»).

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в рамках от одного дня до недели. Для определения способности упорядочивать жизнь в целом введено понятие лайф-менеджмент (в переводе с английского «управление жизнью»).

Бытует мнение, что знания тайм-менеджмента помогают лишь в работе, нужны только руководителям и управленцам. Это не так. Тайм-менеджмент пригодится любому человеку, который хочет упорядочить свое время и научиться его эффективно использовать. И инженер, и домохозяйка, и школьник хотят знать как повысить работоспособность и сэкономить время, ведь все они трудятся.

Основные правила управления временем подскажут занятому человеку как все успеть и на работе и дома, без вреда для здоровья.

Принцип эффективного управления временем: время измеряется не в минутах, а в событиях. Измерять время нужно жизненными событиями, поступками. Это необычное восприятие времени подарит человеку ощущение наполненности жизни.

Главная идея тайм-менеджмента: время нужно тратить на главные вещи в жизни.

Как все успевать, если не понятно, что конкретно нужно успеть сделать? Чтобы управлять временем, нужно научиться:

1. расставлять приоритеты;
2. определять достижимые, конкретные, четкие цели;
3. планировать день, неделю, жизнь.

Распорядок дня

Управление временем начинается с планирования дня. Хорошо когда человек умеет составлять расписание на день, а лучше – записывать его в ежедневник. Цели, задачи, планы и график дня, записанные на бумаге, скорее будут достигнуты, чем те, которые не записаны.

Составляя распорядок дня, человек лучше запоминает, что ему предстоит сделать. И забыть ничего не получится, ведь все записано!

Еще один положительный аспект распорядка дня – распределение задач на важные и менее важные. Записывая точное время, к которому нужно успеть выполнить задание, человек сортирует все дела на срочные, первостепенные и те, которые можно перенести на время.

Распорядок дня организовывает и обязывает индивида быть ответственным и пунктуальным. Нужно стараться четко придерживаться графика.

Советы, которые помогут придерживаться распорядка дня, не выбиваясь из графика:

Чтобы не тратить время на поиск вещей, их нужно содержать в порядке. У каждой вещи должно быть свое место, чтобы не вспоминать, где она оставлена.

Если у человека все по полочкам на рабочем столе в прямом смысле, значит, также все по полочкам в голове в переносном смысле. У хорошей хозяйки все кухонные и бытовые принадлежности, белье и продукты лежат на своих местах, подписаны и отсортированы.

• Отвлекающие факторы

Как все успевать, когда вокруг столько отвлекающих моментов? Телевизор, телефон, интернет, отвлекающие запахи, звуки – это все поглотители времени, отвлекаясь на которые, человек выбивается из графика. На общение, отдых и развлечение должно оставаться время, но оно тоже должно быть включено в график.

Если отвлекающих факторов слишком много, нужно принимать меры по их устранению. Да, подруга, которая звонит, чтобы просто поболтать может обидеться, если ей отказать в этом. Но нужна ли такая подруга, которая не понимает, что сейчас нет времени с ней разговаривать, и продолжает надоедать?

Некоторые каждодневные процедуры можно довести до автоматизма. Выполняя их, попутно делать что-то еще. Например, девушка хочет выучить иностранный язык самостоятельно, но не может найти время на обучение, так как занята домашним хозяйством. Она определяет то привычное занятие, которое делает автоматически (мытье посуды) и, выполняя его, учит язык (слушает самоучитель в аудиоформате).

Упорные и трудолюбивые люди, отвечая на вопрос: «Как все успеть?», принимают решение продлить рабочий день за счет отказа от отдыха. Они просто перестают отдыхать. В результате, эффективность труда снижается, человек переутомляется, теряет интерес к труду, а вместе с ним и здоровье.

Отдыхать нужно физически, умственно и морально. Отдых на природе и культурный отдых – прекрасная возможность не только расслабиться, но и зарядиться энергией, вдохновиться на новые свершения.

• Начинать день и заканчивать его вовремя

Люди, которые переводят будильник, после того, как он прозвенел еще и еще на пять минут, обрекают себя на опоздание, суету, суматоху и переживания в течение всего последующего дня.

Вставать лучше всегда в одно и то же время. Ложиться в одно и то же время также полезно, организм привыкает, и процесс погружения в сон проходит быстрее. Это профилактика бессонницы.

Как держать мозг «в форме»

Не всегда проблема нехватки времени кроется в неумении им управлять. Иногда человеку не хватает сил выполнить все запланированные мероприятия. Как повысить работоспособность мозга? Как заставить себя работать, когда мозг отказывается думать?

Современная жизнь перенасыщена информацией, событиями и стрессовыми ситуациями. Это все приводит к снижению работоспособности мозга.

Некоторые люди интуитивно приходят к осознанию того, как повысить умственную работоспособность, организм как бы подсказывает им, что нужно предпринять.

Например, перед экзаменом студенты едят шоколад. Сладкое не только повышает настроение, но и улучшает работу мозга. Шоколад содержит сахар, который нужен для мозговой активности, он «заряжает» мозг.

Кроме шоколада есть другие, более действенные и полезные способы повысить работоспособность мозга:

• Перерывы в работе

Возможность отвлечься от работы на некоторое время и немного отдохнуть положительно влияет на работоспособность в течение дня. После работы нужно отдыхать от нее, заниматься домашними делами, хобби, общаться с близкими людьми.

Навязчивые мысли о работе не позволяют мозгу расслабиться. Часто именно после того, как человек отвлечется от проблемы, «отпустит» ее, к нему приходят идеи о том, как ее решить.

Сознание отдыхает во время сна, а бессознательная часть психики продолжает работать. Для людей, руководствующихся принципом «утро вечера мудрее», ответ на вопрос о том, как повысить работоспособность, прост – хорошо выспаться.

Оптимальная нагрузка для здорового и работоспособного индивида составляет от тридцати пяти до сорока рабочих часов в неделю. Два выходных дня предназначены для того чтобы восстановить силы, набраться энергии и желания работать дальше. Чтобы не потратить часы отдыха впустую, выходные дни тоже лучше планировать.

Для мозга полезно употреблять в пищу продукты, содержащие натуральный крахмал и сахар: орехи, картофель, рис, бобы, черный хлеб и так далее. Так называемые медленные углеводы, в отличие от быстрых, способны надолго энергетически зарядить мозг. В рацион должны входить все необходимые организму человека витамины и минералы.

Употребляя пишу, нужно знать меру. Если при желании увеличить работоспособность мозга, человек будет переедать, эффект будет обратный. Сытость отрицательно влияет на работоспособность мозга, организм тратит энергию на усвоение и переработку пищи вместо того, чтобы направлять ее в мозг. После слишком плотного обеда человек не знает как заставить себя работать, так как возникает желание прилечь и отдохнуть.

• Разминки, гимнастика и физическая активность

В течение рабочего дня полезно делать физкультминутки. Специалисты, работающие за компьютером, должны периодически отвлекаться от него и делать гимнастику для глаз. Физическая активность улучшает кровообращение в головном мозге, а также помогает восстановить старые или создать новые нейронные связи.

Самомассаж головы и шеи. Массаж головы и воротниковой зоны улучшает кровоток в коре головного мозга. Если делать самомассаж головы минимум один раз в течение десяти минут каждый день, вопрос о том, как заставить себя работать ближе к вечеру потеряет актуальность, способность сохранять ясность мышления сохранится до конца рабочего дня.

Доказано, что цвет влияет на мозг, изменяя состояние и настроение человека. Заряжать мозг можно глядя на желтый цвет. Это цвет солнца, энергии, оптимизма. Он повышает умственную работоспособность, тонизирует и бодрит.

Можно найти или распечатать картинку, в которой преобладает желтый цвет, посмотреть на предмет интерьера желтого цвета или взглянуть на улицу в солнечный день.

В ароматерапии используют все натуральные эфирные масла. Цитрусовые и древесные ароматы лучше других стимулируют мозг. Можно зажечь аромалампу (если человек трудится дома), капнуть масло в аромакулончик и повесить рядом с собой или нанести чуть-чуть на кожу (изначально провести тест на аллергическую реакцию).

Уделять чтению минимум тридцать минут в день – универсальный ответ на вопрос о том, как увеличить работоспособность мозга. Этот способ подойдет и детям, и взрослым, и людям преклонного возраста.

Чтение увеличивает концентрацию внимания, развивает воображение, образное и аналитическое мышление, расширяет кругозор, развивает личность и мозг. Конечно, не всякая литература полезна, предпочтение нужно отдавать классическим произведениям, научно-познавательным изданиям, учебным пособиям.

• Отказ от вредных привычек

Мнение о том, что алкоголь, никотин, кофеин и все остальные вещества, вызывающие зависимость, стимулируют мозговую активность, ошибочно. Это ложные стимуляторы, создающие лишь иллюзию улучшения работы мозга.

На самом деле, все они ее ухудшают, объем выполняемых работ сокращается и качество страдает. Ответ на вопрос о том, как все успевать сделать за день, для курильщика очевиден – бросить курить. Курение отнимает массу времени и здоровья.

Часто человек не знает, как заставить себя работать, потому что не умеет мотивировать себя. В таком случае ему ничего не поможет, если он не захочет помочь себе сам.

Как все успеть, когда успевать на самом деле не хочется, лень трудиться, мысли сосредоточены на чем угодно, только не на работе? Нужно создать мотивацию!

Лучшая мотивация – личные цели. Нужно осознавать и напоминать себе ради чего нужно стараться и трудиться. Когда работа наполнена смыслом, она становится легкой и приятной. Работая осознанно, человек вдохновляет себя и стимулирует мозг на продолжение работы ради достижения целей.

Как все успевать: 15 золотых правил

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

• Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да её и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
• Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
• Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
• Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
• Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

• Создание полезных привычек;
• Планирование и расставление приоритетов;
• Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой. Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

Как все успеть на работе: пошаговая инструкция. Планирование времени и самоорганизация

Вы хотите стать продуктивнее, но не знаете, с чего начать? Начните с самоорганизации. Искусство тайм-менеджмента должен освоить любой человек, вне зависимости от того, работает он дома или же в офисе. Подобные знания помогут грамотно планировать свой день. Как на работе все успевать, читайте дальше.

Наведите порядок

Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить. Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно. Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе. Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе. Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.

Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.

Расставьте приоритеты

Как все успевать на работе и дома? Нужно правильно расставить приоритеты. Человек точно должен знать, что лично для него является важным и ценным. Персона должна выделить те области жизни, в которых она планирует самореализоваться. Помните, что быть хорошей мамой и бизнес-леди не получится. Какая-то одна область вашей жизни будет обделена вашим вниманием. А если вы решите распыляться на все сразу, то вы не сможете реализовать свой потенциал вообще.

Как все успевать на работе? Пошаговая инструкция выглядит так:

• Выпишите на лист все приоритетные задачи.
• Расставьте около каждой цифры, начиная от единицы, по степени важности.
• Напишите задачи в той последовательности, в которой они будут стоять по приоритетности.
• Приступайте к выполнению.

В подобном плане могут быть исключения, когда в приоритете сразу два дела. Тогда делите работу. Одну задачу вы можете выполнять утром, а другую – вечером.

Планируйте свое время

Приоритетность работы расставлена, теперь нужно подумать о планировании времени. Вам нужно завести хорошую привычку: каждый вечер планируйте дела на следующий день. А чтобы вы легко смогли написать план на день, вам предварительно следует составить план на неделю, на месяц и на год.

Любой хороший сотрудник понимает, чем он будет заниматься в течение ближайшего времени и что ему нужно сделать для того, чтобы повысить свою компетенцию. Вы хотите получить повышение? Тогда стремитесь к выполнению большого объема работы. Ваше расписание должно содержать текущие проекты, которые вы получаете каждый день, а также долгосрочные проекты, которые обновляются раз в квартал. В зависимости от своей деятельности вам нужно научиться делить свои задания так, чтобы их можно было заносить в ежедневник, а затем расставлять галки на сделанных частях проекта.

Правило одного важного дела

У вас много правил на работе? Даже если их совсем нет, то нужно ввести одно основное личное правило: в день следует выполнять только одно большое и важное дело. Думаете, подобная стратегия понизит вашу продуктивность? Ничего подобного. Правило поможет вам осознать приоритетность задач, а заодно — научиться правильному планированию.

Например, вам нужно подготовить отчет, а помимо этого, сделать множество звонков, ответить на сообщения электронной почты и не забыть просмотреть материалы перед предстоящей конференцией. Ваше рабочее время не резиновое. Поэтому выделите главную задачу — составление отчета. Вот на ней и нужно сконцентрироваться. Все свои силы потратьте на выполнение этого дела. А мелкие задания делайте в перерывах или в минуты отдыха от основного проекта. Сделать маловажную работу можно в конце рабочего дня или же перенести ее выполнение на завтра. Завершайте в течение дня одно важное дело, и вы увидите, насколько увеличится ваша продуктивность.

Разделите слонов на лягушек

Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач. Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.

Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет. И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала. Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.

Важные дела делайте утром

Хотите успевать больше? Тогда не откладывайте дела на потом. При правильном планировании вы уже с вечера будете знать, какое важное дело вы должны будете сделать сегодня. По приходу на работу сразу садитесь за него. Сделав важное дело утром, у вас останется много времени на остальную работу, и голова не будет болеть о том, что вам нужно делать что-то трудное. Цените время. Приучите себя делать сначала важные дела, а уж потом остальные.

Звучит запутанно? Разберем на примере. У вас есть отчет, который нужно сдать к обеду. Но утром к вам зашла коллега, которая сегодня вышла из отпуска и решила поделиться своими новостями. Коллега уже у вас в кабинете и говорит. Поэтому поддержать разговор – дело срочное, но оно не важное. Вы можете сказать человеку, что сейчас заняты, но во время обеда вы сможете уделить женщине время и послушать все ее невероятные истории о путешествиях. Помните про приоритетность задач и не давайте окружающим шанса испортить ваши планы.

Узнайте свой пик активности

Вы сова или жаворонок? Каждый человек должен понять свои биологические ритмы и жить в соответствии с ними. Цените время и не тратьте его даром. Человек, который хочет больше успевать, должен понять, на какое время приходится его пик активности. Вам сложно просыпаться рано и вы раскачиваетесь к обеду? Тогда именно на это время ставьте важные совещания и встречи.

А если ваша работа не предполагает общения с людьми, то загружайте пик активности своим главным проектом дня. Вы жаворонок и работаете утром? Тогда часть работы вы можете брать на дом. Нет ничего странного в том, если вы после завтрака и зарядки сядете работать. А вторую половину дня в офисе вы можете уделить своим делам. Совершайте личные звонки, читайте или что-то изучайте. Меняя подобным образом уклад своего дня, вы будете продуктивней работать и больше успевать. А если у вас в офисе лояльный начальник, то он поймет ваш ритм жизни и будет отпускать с работы после обеда.

Делегируйте задачи

Хотите стать более продуктивным? Как на работе успеть все? Не выполняйте всю работу самостоятельно. Переложите часть своих обязанностей на чужие плечи. Если у вас в офисе работает много стажеров, то поручите маловажные задания им. Люди будут рады, что они наконец-то займутся делом, а вы сможете выполнять более важную работу, чем сшивать документы или нумеровывать страницы от руки. Минусом подобной работы будет тот факт, что вам придется тратить время на обучение людей и на проверку работы. Но в любом случае, делегируя задачи, вы будете экономить свое время.

Подобная практика подойдет не только для рядовых сотрудников, но и для директоров. Многие управляющие не могут делегировать свои обязанности, так как боятся доверить другому человеку ответственное поручение. Подумайте о том, что вы никогда не добьетесь успеха, если день за днем будете выполнять одну и ту же работу. А если вы будете менять свою деятельность и повышать свою компетенцию, то вы не только улучшите свои знания, но еще и сможете расширить бизнес.

Устраните пожирателей времени

Почему некоторые люди ничего не успевают? Их может отвлекать от полезной работы множество различных пожирателей времени. Как на работе успеть все? В течение недели вам нужно заняться проверкой того, куда уходит ваше время. Записывайте свой рабочий день по минутам. Как только вы сменили свою деятельность, тут же запишите это в блокнот. Запись должна быть даже в случае, если вы открыли на «минуточку» социальную сеть, чтобы ответить на сообщение. Дальше подведите итоги своего эксперимента. У многих людей получается такая ситуация: рабочее время уходит на разговоры с коллегами, перекусы, перекуры, общение по телефону и просиживание в интернете. А для самой работы времени остается часа 3-4 из 8. Как на работе успеть все? Чтобы не отвлекаться, вам нужно четко понимать, когда вы работаете, а когда отдыхаете. Устроили себе перерыв, отдайте себе в этом отчет. Сели работать? Тогда не отвечайте на сообщения в социальных сетях и не ходите курить, по крайней мере, ближайшие 45 минут.

Полноценный отдых

Чем занят ваш перерыв? Работой? Думаете, подобным образом тратить свое время на отдых разумно? Ничего подобного. Хотите знать, как на работе успеть все, тогда оставьте время для отдыха. В середине рабочего дня вам обязательно нужно делать перерыв и покидать свое рабочие место. В идеале вам нужно выходить из офиса на улицу и гулять там. Сходите с коллегами в кафе, встретьтесь с друзьями или же сходите в ближайший парк в одиночестве. Проветритесь и отвлекитесь от своей рутины. Чем более продуктивным и отстраненным от работы у вас будет перерыв, тем лучше вы отдохнете и сможете поработать во второй половине дня.

Как все успевать | Блог 4brain

Валяться на диване, смотреть телек, щелкать орешки, плевать в потолок и при этом быть счастливым, успешным, обеспеченным и довольным жизнью – такое могут позволить себе разве что герои мультфильмов, но не более. Бешеный темп жизни, куча дел и обязанностей, ответственность, учеба, работа – вот с чем ежедневно приходится сталкиваться современному человеку, тем более тому, кто хочет достигать новых высот и лучших результатов.

Именно поэтому разговор о том, как все успевать, будет очень кстати. Эта статья будет полезна и студенту и менеджеру, и маме с детьми и фрилансеру, и грузчику на складе и бизнесмену, и даже тому, кто еще учится в школе. Все, о чем вы узнаете, поможет вам привести в порядок свои дела и личную жизнь, перестать быть белкой в колесе бесконечных авралов и дедлайнов, научиться выстраивать свой день и даже свою жизнь так, чтобы в ней находилось время на все, а вы при этом чувствовали себя полными сил и энергии. Давайте начнем!

Вообще, вопрос о том, как успевать все сделать, достаточно объемный. Отвечая на него, можно сказать немало интересного. Но мы ограничимся тремя основными разделами:

• Первый раздел будет посвящен личному тайм-менеджменту
• Второй раздел – распорядку дня
• Третий раздел – полезным лайфкахам для повседневного применения

Лирические вступления тут уже излишни, поэтому сразу приступаем к делу.

Личный тайм-менеджмент

Как мы все уже давно знаем, время – это самый ценный ресурс, который у нас есть (помимо здоровья, конечно). Но мы не можем обратить время обратно, отчего его ценность увеличивается в разы.

Любой человек имеет полное право распределять свое время не только так, как ему хочется, но и так, чтобы от этого была практическая польза. Однако одни люди успевают делать все важные дела и еще оставлять время на отдых и развлечения, а другие и не успевают ничего, и расслабиться себе позволить не могут. Почему, ведь у всех в сутках 24 часа, а в часах по 60 минут?!

А ответ до банальности прост – люди, которые ничего не успевают, совершенно не умеют (или не хотят) управлять своим временем. В прямом смысле, конечно же, временем управлять не удастся, но научиться использовать его рационально (и управлять им именно в этом смысле) может каждый. Для этого даже существует специальная дисциплина – тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это учет и планирование времени. В нашем случае (раз мы говорим о личном времени) это учет и планирование нашего личного драгоценного временного ресурса. Благодаря им мы можем с удивительной легкостью структурировать свое рабочее и нерабочее время. Но еще большее волшебство тайм-менеджмента состоит в том, что работать можно не «где-то там», а конкретно сейчас – выстраивая дела на дни и недели в правильном порядке.

Многие считают, что управление временем – это прерогатива управленцев или руководителей, но это вовсе не так. Оно полезно и доступно к освоению не только на работе, но и дома. Молодой маме тайм-менеджмент поможет успевать следить за ребенком и держать себя в прекрасной форме (по сути, это касается людей с детьми вообще), студенту он позволит успевать готовиться к сессии без ущерба для встреч с друзьями и романтических свиданий, ученику в школе он даст возможность и уроки успевать делать и в футбол во дворе гонять.

Говоря проще, управление временем принесет пользу любому человеку, кто хочет привести в порядок учебу, работу, жизнь и даже отношения с окружающими людьми; кто желает стать более эффективным, работоспособным и успешным.

Если вы хотите знать, как все успевать, вам нужно уяснить главный принцип тайм-менеджмента. Согласно ему, время нужно измерять не в минутах и часах, а в событиях и действиях. Именно такое оригинальное восприятие времени даст вам ощущение наполненности жизни и понимание того, как жить с пользой для себя.

Возьмите за правило тратить свое время и свои силы на то, что вам нужно на самом деле: то, что приводит к успехам, продвигает к цели, расширяет границы. Также мы советуем овладеть тремя полезными навыками:

Помимо этого, настоятельно рекомендуем пройти наш бесплатный курс «Тайм-менеджмент: управление временем», чтобы овладеть этим искусством в деталях.

Ну и в завершение – вот что думает по поводу того, как все успевать, американский мотивационный спикер, гуру тайм-менеджмента и эксперт по саморазвитию Брайан Трейси.

Распорядок дня

Планирование дня является первым шагом к успешному управлению временем. Вы не найдете ни одного выдающегося человека, бизнес-тренера или успешного общественного деятеля, который не планировал бы свой день.

Если вы уже сейчас создаете хотя бы какое-никакое расписание на грядущий день, это похвально. Но ваша задача научиться мастерски составлять распорядок своего дня, причем делать это семь дней в неделю. И это вовсе на значит, что отныне вы станете «рабом ежедневника». На самом деле вы избавитесь от многозадачности, прокрастинации, бессмысленных и ни к чему не приводящих дел.

Дела, задачи, встречи, планы и цели, естественно, желательно фиксировать на бумаге или, следуя трендам современности, в планировщике своего любимого гаджета. Делая записи и постоянно к ним обращаясь, вы всегда будете держать свои заботы в пределе досягаемости внимания, и ни о чем не забудете. К тому же оставшиеся невыполненными дела могут стать незавершенными гештальтами – тем, что не будет давать вам покоя, пока вы этого не сделаете.

Другой важный момент в создании распорядка дня – это распределение дел на более и менее важные. В этом вам очень поможет матрица Эйзенхауэра, которая пригодится и в школе, и в институте, и в работе, и в личной жизни. Не забывайте также записывать время, когда нужно выполнить ту или иную задачу. Вы перестанете думать, как успевать все сделать, ведь вы просто будете делать все по порядку и в свое время.

И еще несколько советов, которые помогут вам придерживаться плана:

• Пробуйте начинать и заканчивать каждый день в одно и то же время (почитайте о правильном режиме дня). Раньше встанете – продуктивнее начнете свой день и больше успеете, ляжете спать в 4 утра – проспите до обеда или не выспитесь. Что лучше? Конечно, первое. А если приучите свой организм к режиму эффективного человека (есть даже режим гения), он отблагодарит вас бодростью и энергией, а сами вы будете в состоянии свернуть горы!
• Помните: порядок дома – порядок в голове, порядок на рабочем месте – порядок в делах. Старайтесь держать в порядке абсолютно все: свое жилище, автомобиль, одежду, рабочее пространство. Во-первых, когда все вещи на своих местах, их легко найти, во-вторых, окружив себя порядком, вы станете автоматически приводить в систему все, с чем имеете дело, а это позволит лучше разбираться в тех же делах. И, в-третьих, наведение порядка – это своеобразная медитация: прибираясь, вы стабилизируете свое психическое состояние и упорядочиваете мысли.
• Избавьтесь от максимально возможного количества отвлекающих факторов. Телевизор, соцсети, телефонные разговоры попусту – это хорошо и помогает развеяться, но всему должна быть мера. Прежде чем в очередной раз уделить время какой-то чепухе, подумайте: стоит ли оно того? Неужели вам это действительно нужно? Быть может, есть дела поважнее и поинтереснее?
• Формируйте правильные привычки. Привычки – это действия, доведенные до автоматизма. Вы уже знаете, как это работает – просто задумайтесь о том, что делаете автоматически и постоянно: стучите пальцами по столу, грызете ручку, курите и т.д. Попытайтесь «поймать себя», т.е. увидеть то, что вы совершаете бессознательно, но что не приносит вам пользы, и замените это полезными привычками. Для начала можете научиться ежедневно делать эти шесть вещей.

И снова мы не можем не поделиться с вами полезностями – найдите немножко времени, и почитайте хотя бы часть этих статей (а лучше – все):

Полезные привычки важны и на работе, и в школе, и в семье, и в обществе, и в бизнесе. Так что не теряйте времени и осваивайте новые навыки, которые сделают вас и вашу жизнь лучше, научат, как все успевать и становиться счастливым.

Ну и, раз уж мы заговорили о навыках, самое время перейти к лайфхакам для людей, которые хотят научиться управлять своим временем. По большому счету в них нет ничего такого уж особенного, но, как вы наверняка и сами не раз замечали, даже самые банальные вещи могут «переключить тумблер», если они преподнесены доходчиво и грамотно.

Лайфхаки для повышения продуктивности

Далеко не всегда причиной нехватки времени является неумение этим временем управлять. Очень часто у человека просто-напросто не хватает сил на выполнение всего задуманного. Пусть у вас потрясающая мотивация, пусть вы полны энтузиазма, пусть ваш день расписан по минутам – но какое это имеет значение, если ваша голова уже ничего не варит, когда мозг отказывается служить вам верой и правдой?

Столько всего уже было сказано о том, что жизнь современного человека – это нескончаемые потоки информации, множество событий, доканывающие стрессы. Мы не будем вдаваться в пространные размышления, а просто подведем итог: наша работоспособность стремится к нулю под воздействием все этих факторов. И чтобы быть в состоянии вообще жить, нужно держать себя и свое здоровье в порядке.

Вы, наверное, знаете, что, например, немного шоколада способствует поднятию настроения, повышению жизненного тонуса, улучшению мозговой активности. Так вот, съесть шоколадку – это уже лайфхак – хитрость, позволяющая стать более эффективным. Но мы не станем настаивать на шоколаде, а приведем несколько других советов.

Делайте перерывы

Думая о том, как все успевать, многие люди начинают трудиться, не покладая рук. Но это в корне неправильно, ведь мозг (да и организм вообще) переутомляется и работоспособность снижается. Поэтому, работая в течение дня, обязательно делайте перерывы. Выделяйте чуток времени на отдых, чтобы дать мозгу отдохнуть, восстановиться и вернуться в нормальное состояние. Пренебрежение отдыхом может свалить с ног кого угодно, и даже привести к серьезным заболеваниям. Не забывайте об этом.

Отдыхайте продуктивно

Логическое продолжение предыдущего пункта: проводите свой досуг так, чтобы мысли о работе отходили на задний план. Знаете поговорку: «приходя на работу, оставляйте домашние проблемы дома»? Точно так и здесь: в нерабочее время отключитесь от рабочих забот. Смотрите кино, слушайте музыку, играйте с ребенком, гуляйте, занимайтесь хозяйством, но только оставьте работу в покое – никуда она не убежит. В противном случае вы не сможете отдохнуть даже за две недели отпуска, т.к. мозг просто не расслабится, а значит, и вы сами не отдохнете.

Спите достаточно

И снова об отдыхе – спите столько, сколько положено – примерно 7-8 часов в сутки. Это время является оптимальным для полноценного отдыха и восстановления сил. Конечно, той же молодой маме с детьми, студенту перед сессией или вечно занятому бизнесмену может быть проблематично это делать, но «красота требует жертв». Как успевать все сделать – нормально спать. Ко всему прочему, утро, как говорится, вечера мудренее, и, проснувшись, вы сможете посмотреть на все со свежей головой, в том числе и понять, когда и что лучше делать в этот день.

Правильно питайтесь

Еще одна составляющая образа жизни продуктивного человека, которому на все всегда хватает времени, – это правильное питание. В организм должно поступать необходимое количество витаминов, минералов и микроэлементов, обеспечивающих его стабильную жизнедеятельность. Мозг «любит» картофель, бобовые, орехи, сахар и крахмал в допустимых нормах (вообще, у нас есть статья «Продукты для мозга» и даже целый курс «Правильное питание»). Здесь же скажем, что не стоит злоупотреблять пищей – переедать, а питаться можно разными способами, и если вам очень интересно, почитайте об альтернативных концепциях питания. Обеспечив свой организм всеми нужными ресурсами, вы сможете сохранять бодрость и активность в течение всего дня, и как все успевать для вас перестанет быть проблемой.

Дышите и смотрите

Чтобы улучшить работу мозга и, соответственно, стать более продуктивным и все-успевающим человеком, можно посоветовать время от времени прибегать к ароматерапии и цветотерапии. В первом случае вы просто покупаете себе арома-лампу и несколько видов эфирных масел, стимулирующих мозговую активность и интеллектуальную деятельность, например, масла эвкалипта, лимона, базилика, лаванды, жасмина, розмарина или перечной мяты. Во втором случае рекомендуется в течение дня несколько минут смотреть на определенный цвет: красный помогает взбодриться, оранжевый стимулирует выработку гормонов радости, желтый повышает работоспособность и настойчивость, зеленый придает оптимизма, голубой активизирует мыслительные процессы, синий лечит зависимости, а фиолетовый положительно сказывается на мыслях и эмоциях.

Работайте физически

Если уж хотите находить время на все, то включите в это «все» и физическую активность – неотъемлемую составляющую жизни любого продуктивного человека. Нельзя все время работать головой, и иногда нужно работать и руками. Да что там руками – ногами, плечами и вообще всем телом. Зарядка утром, тренировка вечером, монтажные работы по выходным, футбол, хоккей, бокс, теннис – любая физическая активность пойдет на пользу. Она улучшает кровообращение и обмен веществ, восстанавливает старые нейронные связи и создает новые, разминает суставы и предотвращает скопление в организме солей и других вредных веществ, в том числе и токсинов. А в рабочее время можно заниматься йогой для лица или делать себе массаж головы.

Читайте книги

Уделяйте ежедневно немного времени чтению полезных и интересных книг. Лучше всего отводить себе минимум 30 минут на это занятие. Во время чтения человек отвлекается, отдыхает, повышает работоспособность своего мозга. Если еще лучше хотите разобраться в том, как все успевать, можете найти (купить или скачать) книги на эту тему. В дополнение чтение способствует лучшей концентрации, развитию воображения, аналитического и образного мышления, расширению кругозора, саморазвитию и личностному росту. Выделить полчаса на книгу совсем несложно, а если включите это в список своих дел, в нем появится еще одно выполненное задание, и вы будете снова довольны собой.

Отсекайте лишнее

Выше мы почти все время говорили о полезном, в том числе и о полезных привычках, но очень мало сказали о вредных. Исправляемся. Вредные привычки, особенно те, что вызывают зависимость, не только зачастую пагубно сказываются на здоровье, но и отнимают львиную долю времени. Из-за этого уменьшается объем работы, которую мы могли бы сделать, снижается работоспособность, происходит расфокусирование внимания. Одно цепляется за другое, и вместо выполнения какого-то важного дела, мы идем в курилку, бежим к кофейному аппарату, втихаря жуем булочку. Не хотите вредить здоровью и в то же время делать больше – завязывайте с вредными привычками и уделяйте больше времени полезным.

Рассчитывайте силы

Чтобы больше успевать, не пытайтесь объять необъятное, т.е. не берите на себя столько дел, сколько выполнить вам не под силу, иначе перед вами окажется Эверест из задач, на который вы никогда не взберетесь даже с помощью сотни шерпов. Любой рабочий процесс также должен быть оптимизирован: следуйте плану, не отвлекайтесь, пусть все, что нужно, всегда будет в доступе. Ищите возможность сокращать время на выполнение несложных заданий и совершение привычных действий. Остерегайтесь накопления невыполненных задач – делайте все во время, не откладывайте на потом. Если необходимо, не стесняйтесь, не стыдитесь и не бойтесь просить о помощи. Подспорье хорошо практически в любом деле. По возможности делегируйте полномочия.

Используйте гаджеты

Современные мобильные устройства существуют отнюдь не для того, чтобы лишь листать Instagram, делать селфи и играть во «Фруктового ниндзю». В ноутбуках, планшетах, смартфонах, айфонах есть множество функций, призванных служить на пользу человека. Многофункциональные календари, планировщики задач, напоминалки, будильники, электронные читалки и т.д. Есть и масса классных приложений, позволяющих решить задачу, как успевать сделать все. Среди них можно выделить Clear, Rescue Time, Wunderlist, Clara, Workflow, Trello, Timely, Pocket и другие. Так что не превращайте свой гаджет в средство для «залипания», лучше сделайте его помощником, ведь он и студенту поможет в обучении, и школьнику на уроках, и человеку с детьми и т.д. Просто поразмышляйте, как можно использовать тот же смартфон с умом, и вам в голову придет куча идей.

Вознаграждайте себя

Мотивация – это двигатель, но иногда человек истощен от того, что его действия не дают обратной связи. Ну что такое каждый день зачеркивать дела в своем списке? Что такое незначительный шажок к цели, которую вы решили реализовать лишь через год? Бесконечные дела могут высосать из вас всю энергию, если вы не будете видеть прогресса. Чтобы мотивировать себя, когда чувствуете, что мотивация пропадает, вознаграждайте себя. Делайте себе небольшие подарки. Выполнили пораньше все дела на день – сходите в кино, «без косяков» отработали неделю и все успели – отправьтесь в магазин и купите себе новую крутую куртку или ботинки, которые давно хотели, сдали сессию – езжайте покататься на сноуборде! Придумать можно, что угодно – было бы желание. Главное – это понимать, ради чего вы вообще что-то делаете. Ищите то, что вас вдохновляет, и стремитесь к этому. Любая работа может приносить радость и удовольствие, если знать, как зажечь себя, чтобы продолжать двигаться.

На самом деле не столько важно, как все успевать, сколько то, ради чего это делать. Ваши собственные цели – вот ваша мотивация. Любыми способами напоминайте себе, к чему вы хотите прийти, в чем смысл вашей жизни, для чего вы готовы вставать в шесть утра и, сломя голову, бежать учиться, работать, действовать, достигать. Научитесь отказываться от всего ненужного и обязательно, обязательно оценивайте каждый свой день. Только вы можете помочь себе научиться делать все, что вам нужно. Мы просто показываем один из путей, а идти по нему или нет, решать только вам.

И в заключение посмотрите этот интересный и очень легкий видеоролик о повышении личной продуктивности.

Как успеть всё на работе » Организация рабочего дня агентства недвижимости

Риэлтор — это не офисный работник, который может спланировать свой день. Он порой не знает, где окажется через час, так как может позвонить клиент и попросить провести показ «сегодня», хотя планировали «послезавтра». Агенты разрываются минимум между пятью делами, продолжительность которых предсказать невозможно. Как успевать все делать, когда приходится работать в режиме многозадачности, мы спросили у экспертов.

Тайм-менеджмент — это умение правильно планировать и вовремя выполнять дела. Эксперт Дмитрий Шапошников утверждает, что если в вашем рабочем дне есть больше 4-х дел, значит вам нужен тайм-менеджмент. Риэлторы безоговорочно подходят под этот критерий, а значит вопрос актуален: как правильно распоряжаться временем, чтобы все успевать?

Содержание:

I. Планируйте правильно
II. Делегируйте задачи
III. Найдите причину прокрастинации
IV. Подружитесь с многозадачностью
V. Подключите CRM-систему

Планируйте правильно

Опытный риэлтор и коуч Джошуа Джарвис касательно того, как все успевать на работе, советуют планировать дела с помощью Матрицы Эйзенхауэра, которую еще в 1950-х годах придумал президент США Дэвид Эйзенхауэр. Он много лет работал над методами по увеличению продуктивности и в конце концов предложил составлять вот такую таблицу:

Матрица Эйзенхауэра — способ разделить задачи по приоритетности

Таблица поможет распределить дела по срочности и важности. Разделите лист бумаги на четыре части.

1. В левой верхней запишите важные и срочные дела. Их нужно сделать сразу.
2. В правой верхней — менее срочные, но тоже важные. Их нужно записать в список дел и выполнять, когда важные и срочные дела закончатся.
3. В левой нижней — срочные, но менее важные. Их стоит делегировать подчиненным.
4. В правой нижней — менее важные и менее срочные. Их тоже можно делегировать или сделать, когда не останется более важных задач. Или вообще не делать никогда.

Если вам удобнее использовать компьютер вместо бумажного блокнота, то можно сделать аналогичный документ в таблице Excel или установить приложение для распределения дел по принципу Эйзенхауэра на свой смартфон, например Taskman для iPhone или My Effectiveness: Tasks, To-do для Android.

Как вариант, еще можно ставить себе цели по системе SMART, и тогда сколько бы ни возникало незапланированных дел, они не превратят вашу работу в хаос.

Александр Кузин, руководитель Бизнес Клуба Риэлторов, основатель канала HomeHunter:
— Цели должны быть прописаны по технике SMART на год, квартал, месяц. Это значит, что приходя каждое утро на работу, вы должны вспоминать про свои глобальные дела и анализировать, сколько еще нужно сделать до достижения каждой цели, а не как обычно: пришел, попил кофейку, поболтал с коллегами и пошел домой.

Назад к содержанию

Делегируйте задачи

Срочные, но не самые важные дела Эйзенхауэр предлагал делегировать. Сегодня в это понятие входит не только передача задач подчиненным, но и найм фрилансеров и специалистов на аутсорсе. Но какие дела стоит делегировать?

1. Реклама и продвижение. Сюда входят холодные звонки, e-mail рассылки, написание объявлений, их размещение на сайтах недвижимости и публикация постов в соцсетях.
2. Те задачи, с которыми ваши коллеги справятся лучше. Например, с холодными звонками — самоуверенный и общительный коллега, а с продажей квартиры молодей семье — риэлтор с маленьким ребёнком, который лучше понимает нужды клиента.

Не забывайте, что делегирование — не значит отсутствие контроля. Но и не стоит опекать исполнителей в мелочах — дайте им возможность все сделать самостоятельно.

Читать по теме
89% компаний, которые передают дела на аутсор, ни разу не пожалели о своем решении. Почему так и что лучше для риэлтора: аутсорсинг или аутстаффинг, узнайте в нашем блоге.

Назад к содержанию

Найдите причину прокрастинации

Еще одна причина, почему вы не успеваете сделать на работе все, что планировали — этопрокрастинация. Так называют поведение человека, когда он откладывает наиболее важные дела на потом, посвящая время менее приоритетным и простым задачам. Прокрастинация — это способ нашего тела показать, что ему нужен отдых, а мозг таким образом дает сигнал, что задача ему не интересна.

Основное отличие прокрастинации от лени в том, что ленивому человеку абсолютно все равно, сможет ли он выполнить поставленную задачу. Тогда как прокрастинатору не все равно, он помнит о деле, но откладывает поручение до последнего момента, за счет чего ему приходится тратить на них больше сил, чем при планомерном подходе.

Выделяют 3 основных причины прокрастинации и тактики борьбы с ними.

1. Перфекционизм. Риэлтор стремится сделать больше, чем способен, постоянно думает о том, как все успеть на работе, когда завал, но плохо делать не хочет. В результате откладывает задачи, которые не может выполнить идеально или растягивает обычную рутину, пытаясь довести мелкие дела «до блеска». Если вы когда-нибудь писали объявление о сдаче квартиры в течение часа, чтобы сделать его максимально привлекательным, то эта причина вам знакома.

Не стремитесь делать все и сразу: объясните себе, что вы не идеальны. Сосредоточьтесь на делах, в которых вы сильны и сделайте их хорошо. А с остальными попросите помочь более опытных коллег.

2. Боязнь провала. Знакомо рассуждение: «Не буду работать с этой квартирой, а то она проблемная — вдруг не продам»?

Успокойтесь и просто начинайте делать: проверять документы, продумывать диалог с клиентом и звонить. Главное — быть внимательным к мелочам и не принимать резких решений.

3. Избегание скучной работы. В обязанностях риэлтора есть много рутины. Чего стоит только выкладывание объявлений на интернет-площадки: копировать — вставить, копировать — вставить… А если надо выложить сразу 10 объявлений на 7 площадок, то это затянется на часы. Это скучно, и тут же «включается» прокрастинация.

Разбейте задачу на три этапа: НАЧАЛО > ПЛАНИРОВАНИЕ > ДЕЙСТВИЕ. Делайте скучные задачи небольшими порциями и по мере их появления, не давая скопиться им в огромный список.

Назад к содержанию

Подружитесь с многозадачностью

Гленн Уилсон, профессор института психиатрии Лондонского университета доказал, что когда люди нагружают себя одновременно несколькими интеллектуальными задачами, их уровень IQ снижается на 10 пунктов. Ученый утверждает, что такой эффект сравним с влиянием бессонницы или марихуаны. Согласно другим исследованиям, мультизадачность снижает продуктивность почти на 40%.

Совет, как организовать свое время, чтобы все успевать, прост: выполняйте задачи по очереди и не держите в голове несколько дел одновременно. Как этому научиться?

1. Используйте технику Pomodoro. Разделите свой день на 30-минутные «помидоры», состоящие из 25 минут работы и 5 минут отдыха. В каждый из «помидоров» без отвлечений и переключений занимайтесь одной задачей. Если она крупная, то выделите на нее несколько «помидоров», а после отдохните столько 5-минуток, сколько было пропущено. Такой подход помогает в короткий срок выполнить даже сложную и неприятную работу. Не переживайте, если вас будут отвлекать звонками и срочными делами: такова специфика работы риэлтора. Просто остановите таймер и позже вернитесь к задаче или выделите на неё новый «помидор».
2. Минимизируйте отвлекающие факторы. Выделите несколько периодов времени, в которых любое общение, кроме нежданных звонков от клиентов, следует исключить. Отключите уведомления в телефоне, закройте почту и соцсети, сосредоточьтесь на вдумчивых процессах: поиске и подборе объектов, оформлении наиболее важных документов.
3. Продумайте список дел, не требующих глубокого погружения, которыми можно заполнить непредвиденные перерывы в работе. Например, во время ожидания опаздывающего клиента вполне можно успеть сделать несколько «холодных» звонков или связаться с другими клиентами.

Назад к содержанию

Подключите CRM-систему

Рутина, вроде подготовки отчетов, подбора объектов, публикации объявлений на сайты недвижимости занимает время и выматывает. Передайте ее искусственному интеллекту. Например, отраслевой CRM-системе. Один из облачных сервисов — SalesapCRM — разработан для работы с недвижимостью и автоматизирует почти любые процессы:

1. Публикация объявлений на сайтах недвижимости

Для того, чтобы ваше объявление появилось на сайтах недвижимости, достаточно добавить их в систему, активировать интеграцию с сервисом Zipal и всего в 4 клика отправить объявление о продаже объекта на 213 сайтов недвижимости.

Так в SalesapCRM выглядит процесс выгрузки объявлений на сайты недвижимости

2. Поиск объявлений от собственников

Вместо того, чтобы отдельно заходить на сайты и на каждом искать подходящие клиенту объекты, достаточно выставить прямо в системе фильтры, соответствующие искомым параметрам, и задать поиск. CRM сама проверит 14 популярных площадок и выдаст все подходящие объявления от собственников.

Так происходит парсинг объектов с внешний сайтов в SalesapCRM

Риэлтору останется только добавить объекты из этой выдачи в базу системы и начать с ними работать.

Так добавляются объекты после парсинга в базу объектов SalesapCRM

Так, вместо 1-2 дней объекты для клиента-покупателя можно найти в его присутствии в течение нескольких минут.

Читать по теме
Чтобы выбрать самую удобную CRM-систему для своего агентства, надо сравнить и протестировать несколько вариантов. По каким параметрам их сравнивать и как не переплатить за лишний функционал, советы читайте в блоге.

Для риэлторов остро стоит вопрос, как успевать все делать на работе и заключать много успешных сделок за меньшее время. Пробуйте разные техники, о которых мы рассказали и найдите наиболее эффективную для себя. А чтобы разобраться с рутинными делами, внедряйте CRM-систему. Начните с тестирования SalesapCRM: в течение 7 дней можно бесплатно испытать ее максимальные возможности. Для этого достаточно только зарегистрироваться.

Назад к содержанию

Автор: Оксана Дубинецкая

Хотите эффективнее работать с недвижимостью?

В S2 есть:

• checkединая база объектов недвижимости;
• checkпарсинг объектов с 14 сайтов;
• checkавтоматическое размещение объявлений на 213 площадках;
• checkавтоподбор объекта по заявке клиента;
• checkPDF-презентация объекта недвижимости в 1 клик;
• checkуправление клиентами, задачами и сделками,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.

150

Как все успевать: на работе и дома

Количество выполненных в течение дня дел, соблюдение сроков, а также расход внутренних ресурсов даётся разным людям с различной степенью сложности. И если возникает вопрос, как все успевать, то не всегда ответ в сфере чрезмерного перенапряжения и отсутствия перерывов и развлечений. Тот, кто везде опаздывает, стрессует и ничего не успевает, вполне вероятно не может уделить лишней минутки развлечениям и отдыху. Проблема тут не в количестве обязанностей и сжатых сроках, а в умении определять свои возможности. Научиться приёмам, как успевать все делать за короткое время можно, однако, это потребует значительных эмоциональных и волевых затрат.

Возможность или невозможность всё успеть выполнить необходимое регулируется внешними факторами, то есть количеством и длительностью необходимых дел. Естественно это нельзя полностью игнорировать, но пунктуальность и оперативность являются также и внутренними привычками, схожими с ранним подъемом, соблюдением чистоты или нетерпимостью к вранью. Количество времени в сутках у всех одинаково, только кто-то способен использовать каждую отведенную минуту.

Самый хороший помощник при начале изменений все успевать – это список задач. Оптимально завести ежедневник или программу в телефоне, где будут описаны задачи на предстоящий день, но также неделю и месяц. Чем детальнее будут описаны дни и задачи, тем больше шансов выполнить собственные пожелания в срок. Например, если на следующий месяц или через полгода вы записываете напоминание о дне рождения коллеги, то за пару недель до события, нужно сделать запись о необходимости покупки подарка, а ещё за несколько дней до этого необходимо включить пункт предварительного выбора. Чем масштабнее мероприятие, тем больше записей относительно него должно появляться в планируемом расписании – способность разложить процесс на составляющие действия поможет избавиться от аврала, а делать всё планомерно.

Многие делят такой дневник на личные и рабочие дела прямо на одной странице, кто-то заводит несколько разных блокнотов для разных сфер, некоторые выделяют цветами или по времени. Тут нет однозначного совета – главное удобство. Хорошо работает приём с выделением дел по срочности и важности, а также указание времени. Первое время можно записывать все мелочи, вплоть до протирки обуви, мытья посуды, отправки корреспонденции – эти мелкие дела в итоге способны забрать себе львиную долю вашего времени, если их не включить в ежедневную структуру и расчеты.

Список дел необходимо проверять каждый вечер и вносить те пункты, которые не были выполнены сегодня или же внезапно появились. Задачи, которые вновь возникли, ставятся в соответствии со сроками актуальности выполнения, а просроченные задачи ставятся приоритетными в следующем дне. Вообще необходимо стремиться, чтобы все запланированное за день было выполнено. Лучше посидеть до полуночи, чем переносить на завтра или конец недели. Такой подход помогает избежать накопления невыполненных задач, а также стимулирует скорость и качество, чтобы не доделывать ночами. Кроме того, благодаря такому подходу появляется возможность почувствовать свои возможности. Часть проблем со сроками возникает не из-за лени или планирования. Если вы замечаете, что прилагая все усилия, не можете успеть с обязанностями на основной работе, фрилансе и еще успеть в спортзал, то оптимальным решением будет перераспределить нагрузку или отказаться от чего-то вместо постоянных ночных бдений. Когда станете замечать, что вы успели выполнить все по основному списку задач и еще остается время, тогда можно начинать искать дополнительные занятия.

Чтобы было легче ориентироваться в выполнении, нужно периодически сверяться со списком в течение дня. Ответить на пару писем можно, пока задерживается совещание. Каждый день имеет подобные паузы, которые можно заполнить пустой болтовней или выполнением части списка.

Как все успевать и жить полной жизнью? Необходимо учитывать все сферы своей жизни, ведь паузы можно заполнять не только рабочими моментами.

Например, можно успеть записаться к врачу или парикмахеру, выпить чашечку кофе или отправить любимому человеку веселую картинку. Важно понимать разницу между эффективным использованием времени и пустой его тратой. Так, если вы отвечаете давнему другу в фейсбуке, пока едете в лифте – это рационально. Если же вы уже час вместо выполнения плана листаете ленту, то обеспечиваете вечер в стресс-режиме.

Советы, как успевать всё делать за день

Дневное время можно структурировать так, что его с лихвой хватит для всего, но для запланированного необходим режим. Это должно касаться начала дня – будильник необходимо ставить так, чтобы на сборы у вас было достаточно времени, когда можно успеть не только продуманно и спокойно собраться, но и решить внезапные форс-мажорные ситуации (потребность погладить рубашку или заменить перегоревший фен). Дисциплина, начинающаяся с проявления в свободное время, начинает формировать весь образ жизни. Например, можно перестать переводить будильник после звонка, чтобы доспать или можно научиться заканчивать пустой разговор с подружкой, когда необходимо писать проект или выходить из соцсетей, когда пора ехать на занятия.

Выходите из дома в положенное время, выезжайте на встречу в незнакомое место с запасом, чтобы успеть сориентироваться в обстановке. Все решения можно оптимизировать, множество действий можно не выполнять. В том, что вы неверно рассчитали время, не подготовились с вечера или заснули в душе, виноваты только вы, а не люди, которые вынуждены будут вас ждать. Хорошо работает ассоциация с самолетом, который все равно взлетит в указанное время, прибудете вы на посадку или нет – подобное отношение должно появиться ко всем событиям жизни.

Чтобы максимально убрать физиологические факторы усталости, которые снижают производительность, включайте в ежедневный распорядок и режим заботу о своем самочувствии. Это регулярные медосмотры, достаточный сон, обеспечивающий бодрость и физические нагрузки, помогающие восполнить эмоциональные затраты.

Как все успевать за 24 часа? Распределяйте дела не по принципу легкости выполнения или приятности, а по их важности или близости крайних сроков.

Если у вас вылетела пломба, то утром важно записаться к стоматологу, а не мыть вчерашнюю посуду или готовить презентацию проекта. Начинайте с самого важного и сложного, снижая к вечеру уровень ответственности заданий. Если поставить рутинные дела на первую половину дня, то основные силы будут потрачены именно на это и тогда к вечеру будет довольно сложно браться за работу, требующую креативности или душевного участия. Все проекты, события, влияющие на дальнейший ход жизни необходимо выполнять максимально быстро, а вот протирание пыли и собирание пазлов можно перенести на вечер, ведь от выполнения или игнорирования таких вещей картина жизни особо не меняется.

День должен быть наполнен не только полезными и нужными планами, а также периодами отдыха. Специально отведенный временной промежуток для обеда, кофе, прогулки, просмотра предложений интернет-магазинов или общения с друзьями. Если на работе отвлекаться на предложения коллег перекусить, а посреди ужина со своей спутницей давать рабочие консультации, то эффективно проявлять себя не получится, а время будет потрачено впустую. Подобное поведение, выдерживающее рамки, вызывает уважение, а стремление поступать в угоду другим перестает восхищать довольно быстро.

Не нужно стремиться выполнить всё сразу на одном дыхании, обычно это приводит только к истощению. Важность периодических перерывов сказывается как на эффективности работы, как и на скорости выполнения. При физической работе можно прилечь или присесть, если работа связана с умственными нагрузками и постоянным сидением, то стоит включить периодические прогулки. Можно сходить за хлебом в магазин под домом, полить цветы в офисе, пройтись в соседнее отделение, если с вами хотели поговорить или просто встать размяться. Кому-то проще делать перерывы по расписанию раз в час, кто-то при их помощи разделяет смысловые куски выполняемых задач. Даже задумываясь, как все успевать с маленьким ребенком, правило необходимости перерывов является главным для сохранения адекватного восприятия, вместо невменяемой погруженности в проблемы новорожденного.

Как всё успевать на работе

Работа у всех связана с массой различных особенностей, начиная от выполняемых обязанностей, заканчивая местом пребывания. Но существуют универсальные правила, помогающие оптимизировать работу, а иногда и выполнить ее раньше. Начинать стоит с наведения порядка – это касается, как офисного кабинета, так и собственного дома, актуально для тех, кто в разъездах или связан с техническим обеспечением. Идеальный порядок и организация пространства изначально помогают настроиться на рабочий процесс и сконцентрироваться. Например, проблема всех фрилансеров – отсутствие организованного рабочего пространства, в то время как наличие мягких подушек, милых игрушек и постоянно подбегающих детей или домашних питомцев не дает сконцентрироваться на процессе. Но это актуально и для тех, чье рабочее место вне дома – отсутствие систематизации файлов в компьютере, хаотичное складирование расходных материалов забирает в итоге много времени.

Ищите способы оптимизации и облегчения процесса работы, благодаря использованию последних разработок, мониторьте появление новинок в вашей области. Инженеру глупо чертить все от руки, когда есть Автокад, хирургу оперировать скальпелем, если можно использовать лазер, а бухгалтеру использовать счеты вместо 1С. Приспособления, облегчающие жизнь и экономящие время присутствуют даже для творческих художников и музыкантов. Можно использовать более легкие и эргономичные инструменты или заказывать расходники через интернет, не тратя время на личные поездки в магазин.

Устанавливайте беззвучный режим или отключение поступления оповещений из соцсетей. Установить ограничения на входящие вызовы или используйте специальные функции управления входящими вызовами. Чем меньше вы будете отвлекаться на внешние раздражители, тем меньше времени понадобится на возвращение к рабочему процессу. Обговорите этот момент с близкими, договоритесь и способе связи случае непредвиденных ситуаций.

Ищите новые пути решения ситуаций не только при помощи гаджетов. Может оказаться, что неудобная работа типографии, заставляющая долго ждать ответа решается сменой самой типографии или открытием печатного центра. Автоматическую работу можно не выполнять, если однажды попросить написать для вас соответствующую программу, а не беспокоиться о своевременном поздравлении коллег можно, если оплатить классические подарки с указанием дат и доставки в необходимой службе. Старайтесь максимально автоматизировать или перепоручить рутину.

Психологический аспект – это страх показаться некомпетентным, когда человек старается все выполнять самостоятельно, даже если реально загружен сверх нормы. В такие моменты вполне можно попросить коллег о помощи – это разгрузит лично ваш график и улучшит отношения. Не нужно перекладывать абсолютно все, но можно попросить ответить на звонок или захватить на распечатку и ваши документы того, кто идет к принтеру.

Если коллеги часто пользуются вашей безотказностью, все чаще перекладывают обязанности или даже ввели это в привычку, то необходимо пресекать подобные нарушения. Ознакомьтесь еще раз со своими обязанностями и впредь отказывайте в выполнении чужих. Исключение составляют моменты, когда вы сами не перегружены работой или успели все закончить, а о помощи вас просит хороший человек. Не отказывайте из принципа, иначе, когда помощь понадобится вам, обратиться будет не к кому.

Как все успевать? Начинайте работу с самых важных заданий, а текущие выполняйте по ходу или если останутся силы и желание. Природа человека такова, что результаты деятельности зависят от точки приложения и качества использования. Тут важно проследить за динамикой своей личной активности, чтобы зная часы своей высшей работоспособности, планировать на них важные или сложные моменты. Если вы по типу активности сова, то с утра вам подойдет плановый разбор почты, планирование следующего дня, автоматическое занесение данных или шаблонные действия, а вот потом можно начинать расчет важных траекторий или назначать встречи со сложными клиентами.

Успевать все на работе можно, когда чувствуешь свой ритм и работаешь с вдохновением. Стремление выжать из себя результат любыми способами, без учета внутренней мотивации и состояния может превратиться в апатию, растянувшуюся на недели. Хорошо отдохнув, организм сам покажет прекрасные результаты, при этом вам может помочь получасовая прогулка.

Как женщине всё успевать

Жизнь женщины очень разнопланова, а стремление все выполнять на должном уровне и успевать порой может привести к нервному срыву. Особенно остро вопрос становится, как все успевать с маленьким ребенком. Основные принципы повторяют приемы тайм-менеджмента, но существует и несколько абсолютно женских хитростей по экономии времени. Важно первоначально определиться, на что времени не хватает и что необходимо успеть. Ведь если все время уходит на незаметные дела, из-за чего страдают важные сферы отношений и развития, то такая ситуация корректируется совершенно иначе, чем когда женщина опаздывает по причине нежелания приходить.

Чем больше ответственности и обязанностей появляется, тем тяжелее справляться, и если вначале это еще выполнимый уровень, то на определенном этапе можно загрузиться так, что самостоятельное решение становится просто невозможным. Женщине важно научиться просить о помощи, причем это может быть кто угодно – муж может посидеть с ребенком, коллега может занести документы, подруга помочь выбрать технику. Это будет экономить время необходимое для отдыха и восполнение сил.

Обязательно должны быть перерывы и время, отведенное заботе о себе. Отдых не всегда означает лежать пластом – сюда нужно поместить все занятия, наполняющие энергией и мотивацией. Чем эффективнее процесс восстановления сил, тем быстрее можно справляться с регулярной нагрузкой, тем больше сил в жизни для осуществления желаний.

Составление списка помогает ничего не забыть, но особенности женской психологии таковы, что охотнее выполняются желания. На этом можно сыграть, если заменить список необходимых и обязательных дел на завтра списком желаний. Даже если это будет плановая поездка в автосервис, написанная как «я хочу на плановое ТО» уже дарит массу приятных эмоций и включает творческое приспособление. Например, можно выпить вкусный кофе по соседству или прочитать главу любимой книги.

Как все успевать с ребенком? Совмещайте несколько занятий. Можно не просто гулять с ребенком, а совместить это с собственными занятиями йогой на свежем воздухе, да еще и заняться физическим воспитанием ребенка. Уборка также отлично совмещается с физическими нагрузками, а также прослушиванием аудиокниг, а если общение с подругами перенести в салон красоты, то количество положительных эмоций взлетает колоссально, время при этом экономится.

Автор: Практический психолог Ведмеш Н.А.

Спикер Медико-психологического центра «ПсихоМед»

Как успеть все сделать —

Благословения нашего современного мира также иногда заставляют задуматься , как найти время, чтобы все сделать.

У нас так мало времени в этой драгоценной жизни. Я считаю, что очень важно проводить время намеренно. Это причина, по которой этот трудолюбивый перфекционист … не хочет работать.

Многие люди жалуются, что у них нет времени ни на что, кроме работы. Хотите знать, как найти время, чтобы все сделать? Читай дальше! фото: rawpixel.com

Если вы очень хотите знать, как успеть на все, позвольте мне смело бросить вам вызов.

Может быть, вы не знаете, как находить время для всего, потому что не знаете, что такое «все».

Конечно, ты знаешь, что занят. Вы знаете свою работу, свои обязательства и, возможно, ваш дом и детей отнимают уйму времени — в основном, все это. Но «занятые», «огромные» и «все это» трудно измерить.

Сегодня вы сделаете реальных шага , чтобы знать, как успеть на все.Возьми ручку и лист бумаги!

Шаг 1. Что такое «Все?»

Вы хотите изменить свою жизнь так, чтобы на все было время, верно? Ну что, черт возьми, «Все ?!» Напишите. Это. Вниз. Вот мой список «всего», который я составил, когда находился в суперинтенсивной депрессии и мало что делал. (Позже я поняла, что это больше связано с моим властным (бывшим) парнем, чем просто необходимость в практических советах, как найти время для всего.) Мой полный список жизненных занятий на тот момент:

• ест
• кулинария
• купание
• секс
• друзья и семья
• письмо
• корпус
• проектирование
• заниматься другими творческими делами
• собираются в приключения
  

  фото: zach betten

• чтение
• медитация
• вегетарианец (фейсбук, дремать, смотреть в небо)
• упражнение
• Ремонт и чистка
• спальный
• электронная почта
• исследования (я писатель, лет)
• издательство
• питьевой
• играет

Что в вашем списке? На что вы тратите свое время каждый день или в течение недели? На что вы хотите, чтобы вы тратили свое время? E.грамм. К этому списку я бы добавил такие вещи, как работа во дворе, время в пути, проекты по благоустройству дома и т. Д. Вы можете сделать небольшой перерыв, чтобы подумать над этим и составить список.

Шаг 2: Сколько времени вам нужно, чтобы сделать «все?»

Вы хотите успеть на все. Теперь, когда вы знаете, что такое «все», сколько на это нужно времени? Выясните, сколько времени вы хотите тратить на выполнение каждого действия в неделю . Напишите число рядом с каждым способом, которым вы хотите провести время.Я сделаю несколько из приведенного выше списка, чтобы вы могли использовать их в качестве примеров.

• есть
  — на самом деле нужно время, чтобы положить еду в рот и пережевывать! И уберите, когда закончите. И покупайте продукты в магазине. Я бы хотел по 30 минут на прием пищи. Это 90 минут в день. В неделю мне нужно было 10,5 часов на еду и соответствующую уборку.
• приготовление
  — даже если я просто готовлю попкорн или готовлю начо для микроволновки, сборка занимает несколько секунд.Я полагаю, что, вероятно, это займет в среднем час в день, если я посчитаю дни, когда я трачу больше часа на одноразовое приготовление пищи. Допустим, готовка 7 часов в неделю.
• купание
  — когда я снимаю одежду, жду, пока душ нагреется, очищаю свое тело, расчесываю волосы, чищу зубы, одеваюсь и в конце ночи снимаю контактные линзы и снова чистить зубы… Я трачу на гигиену 45 минут в день и, следовательно, 5 часов 15 минут в неделю.
• друзья и семья
  — Я поддерживаю связь со многими людьми.Некоторые из них — разговоры несколько раз в год, раз в два месяца или раз в две недели. Думаю, я хочу проводить 45 минут в день, разговаривая по телефону или пишу электронные письма. Это еще 5 часов 15 минут каждую неделю.
  

  Если вы упускаете время с друзьями и семьей, потому что не знаете, как найти время для всего, читайте дальше! Ты не один! Многие жалуются, что у них нет времени ни на что, кроме работы. фото: julian gentilezza

• письмо
  — вот как я приношу домой бекон.Эээ … сыр, если мы хотим получить техническую информацию. Если бы у меня был свой способ, я бы писал (не публиковал, не занимался дизайном, не исследовал … а это все остальные задачи, связанные с написанием) по крайней мере два часа в день, четыре дня в неделю. 8 часов в неделю.
• Отправляясь в приключения
  — мой партнер и я были в полупостоянной поездке, когда я составлял этот список. Поход или исследование местности — это то, чем я хотел быть, по крайней мере, 4 дня в неделю по два часа. Еще 8 часов каждую неделю.
• чтение
  — книги самые лучшие! Я бы хотел читать 45 минут в день — может быть, 20 утром или днем ​​и 20 вечером? 5 часов 15 минут в неделю.
• медитирует
  — тьфу. Это путь к прекрасному психическому здоровью, верно? Думаю, мне стоит выделить 15 минут в день. Час 45 минут в неделю.
  

  Это только я, или правда, что даже когда мы действительно пытаемся найти время, чтобы сделать все, медитация — одна из тех вещей, которые редко попадают в разряд? фото: Джаред рис

• vegging out
  — иногда вам просто нужно прокрутить ленту новостей, как белка на метамфетамин.Иногда вам нужно смотреть в стену, пока ваш мозг не перестанет пульсировать. Иногда нужно смотреть на внутреннюю часть век. Я считаю, что 45 минут в день — может быть, 20 дремать и 25 заниматься «бесполезными» вещами, такими как социальные сети — вероятно, должны быть моим пределом для вегетарианства. Так что еще 5 часов 15 минут в неделю
• упражнения
  — ваше здоровье, вроде бы, очень важно. Я предполагаю, что к тому времени, когда я надену свое спортивное снаряжение и потею, я, вероятно, прожигу минимум 45 минут.Даже если я не тренируюсь каждый день, я буду делать математику именно так, потому что считаю, что здесь недооцениваю. 5 часов 15 минут каждую неделю.
• чистка и ремонт
  — заправка кровати, стирка, вывоз мусора, уборка, чистка пылесосом и т. Д. Я также добавил в эту категорию обслуживание — периодическую замену масла или ремонт автомобилей, починку порванной одежды и т. Д. 30 минут в день кажется разумным для этого, так что 3,5 часа в неделю.
• спит
  — если вы не недосыпаете, как я, возможно, вы написали это немного выше в своем списке.На самом деле, я бы хотел спать по десять часов в сутки. Вместо обычных четырех-пяти. Это похоже на несбыточную мечту, но этот раздел о вымышленном мире, в котором у нас на все есть время. 10 часов в сутки — это 70 часов сна в неделю!
• пьет
  — если я допью вино за ужином, скорее всего, я больше ничего не буду делать в этот вечер. Или, по крайней мере, на добрые 90 минут. Поэтому я выделял три вечера в неделю, чтобы сказать «да» бокалу хорошего красного или бурбона.(Вот что еще я пью.) Это 4,5 часа выпивки в неделю. (Вы помните, я сказал, что у меня депрессия, верно?)

Какие числа для вашей деятельности? Запишите их!

Шаг 3. Подсчитайте время, необходимое для выполнения «всего».

Ну, это было весело! Теперь, когда вы знаете, сколько времени вы хотели бы посвятить своей жизненной деятельности в идеальном мире — мире, где у вас есть время для всего, — давайте сложим числа вашей мечты.

Что вы получили?

Сколько времени нужно делать «все» каждую неделю?

фото: uros jovicic

В неделе 168 часов, так что я надеюсь, что ваше число не превышает этого. Но мой был. Черт возьми, только частичный список, который я представил на шаге 2, занимает 139,5 часов, и это без учета каких-либо задач, связанных с письмом, которые мне не нравятся. Или секса. Или найти время, чтобы поиграть. Я вышел с девятичасовым дефицитом.

Шаг 4. Выберите время, в которое вы хотите больше всего

Как только у вас появится дефицит (если вы читаете эту статью, у вас, вероятно, есть дефицит), вернитесь в свой раздел «мир, в котором у меня есть время все сделать».

От чего можно отказаться? Вам действительно нужно читать по 45 минут в день? Можете ли вы приготовить больше еды, чтобы съесть остатки и тратить меньше времени на приготовление еды? Вам нужно проверять электронную почту каждый раз, когда ваш телефон гудит? (А пробовали ли вы хоть день без уведомлений ?! Задумывались ли вы о жизни… без смартфона ?! )

Я не говорю, что ваш смартфон может быть причиной того, что вы изо всех сил пытаетесь понять, как иметь достаточно времени для всего… но я не говорю, что это тоже не так.Может быть, вам нравится рассеянно подкрадываться к его личной жизни на свиданиях и узнавать, что ваш одноклассник ел на обед, пока вы были на пляже со своим лучшим другом. Ты делаешь это! фото: rawpixel.com

Или, если у вас нет дефицита на бумаге, но вы всегда обнаруживаете, что у вас не хватает времени… возможно, ваш Шаг 2 не является точной картиной вашей жизни. Может быть, вы проводите за Candy Crush гораздо больше времени, чем хотели. Может быть, вы тратите больше времени на болтовню с воспитателем, чем вы думали.Возможно, вы забыли посчитать время, которое вы проводите в пробке.

Чтобы найти время для всего, нужно выяснить, что вы хотите сделать, проверить, действительно ли вы это делаете, а выбрать то, от чего вы готовы отказаться. , чтобы у вас было время для своего « все.»

Принять меры

Если вы хотите повысить уровень своей жизни (и следовать советам крутого Мела Роббинса), вы должны сделать это прямо сейчас . Нет времени? Какая ирония. Получите наш календарь.Включите это в свой график. «Получи контроль над моей жизнью». или «Наконец-то хватит времени на все».

Вы можете это сделать!

♣ Удачного лайфхакинга!

Чтения по теме:
7 привычек противостоять синдрому сверхуспеваемости
Почему отдыхать хорошо

Почему трудолюбивый перфекционист… не хочет работать
Как Интернет обманом заставляет вас зря тратить жизнь
Как получить бесплатные авиабилеты

Связанное прослушивание:

,

Работайте умнее, а не усерднее: 15 советов по тайм-менеджменту, которые изменят вашу жизнь | by ProofHub

Управление временем — один из самых полезных навыков, который поможет вам далеко продвинуться в жизни — как в личной, так и в профессиональной сфере. Если вы не управляете своим временем эффективно, рано или поздно вы войдете в состояние столпотворения. Время, будучи столь важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения. Только если мы научимся владеть искусством управления временем, наша жизнь изменится к лучшему.

Чтобы уловить каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективное управление временем и как управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это координация задач и действий для максимального повышения эффективности индивидуальных усилий. По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Почему важен тайм-менеджмент?

Изучение искусства управления временем может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеют уделять должное время каждой задаче.Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

• Лучшее управление задачами
• Более высокая производительность
• Отсутствие уровней стресса
• Лучший баланс между работой и личной жизнью

Напротив, если вы не можете управлять своим временем эффективно, вы можете столкнуться с такими нежелательными последствиями, как:

• Пропущенные сроки
• Низкое качество работы
• Высокий уровень стресса
• Рабочий дисбаланс
• Привести к выгоранию

При эффективном управлении временем сотрудники могут легко управлять своим временем лучший эффект.Когда дела идут по плану, сотрудники становятся более креативными, счастливыми и менее склонными к выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время на то, чтобы узнать о советах и ​​методах управления временем, которые помогут вашей карьере.

«Новый способ управления работой. Попробуйте ProofHub! »

Что такое навыки управления временем?

Есть некоторые люди, у которых, кажется, достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие всегда переключаются с задачи на задачу.Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, более эффективно использует свое время и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это различные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают:

• Сохранение организованности
• Расставление приоритетов в том, что вам нужно сделать
• Четкая постановка целей
• Сильные коммуникативные навыки
• Эффективное планирование дня
• Практика делегирования задач
• Преодоление стресса в позитивный путь

Как я могу улучшить свои навыки управления временем?

Теперь, когда вы знаете о важности управления временем, вам также необходимо применить эти полезные советы, чтобы разумно управлять своим временем.Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Просыпайтесь рано — сделайте свой день длиннее

У всех нас 24 часа в сутки. Хотя изменить количество часов в день невозможно, но вы определенно можете попробовать проснуться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему телу требуется 6–8 часов сна, чтобы достичь оптимального уровня энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время для упражнений, медитации, расстановки приоритетов или даже для занятия хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную продуктивность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте УМНЫЕ цели — не просто желайте, а делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ ставить цели? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или не хватает.Тогда как если вы правильно ставите цели, ваша продуктивность может взлететь до небес.

Ставьте цели, которые ставит S.M.A.R.T. — Конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и привязанный ко времени. Эти цели внесут прочную структуру в вашу рабочую жизнь и подготовят вас к тому, что ждет вас сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затраченного на задачи, и ведения записи каждой минуты, которую вы тратите, работая над задачами.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программа для отслеживания времени, которая объединит все ваши временные данные в одном месте. Что все вы умеете?

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, так как вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкая индикация, если затраченное время превышает расчетное время.

Вы можете ввести данные о выполненной работе и вручную отслеживать время, потраченное на оплачиваемые или не оплачиваемые часы.

• Отслеживайте время с помощью нескольких таймеров

Запускайте и приостанавливайте таймеры, когда вы переключаетесь между тем, что вы работаете, и сохраняете их в расписаниях.

• С помощью табелей учета рабочего времени

Ознакомьтесь с точным отслеживанием своего времени, используйте табели учета рабочего времени в своих интересах и воспользуйтесь всеми различными информативными отчетами, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

Экспортируйте табели учета рабочего времени и используйте их для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

Архивируйте табели учета рабочего времени из временного раздела, чтобы использовать их позже.

Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания, чтобы увидеть зарегистрированные часы.

«С помощью программного обеспечения для управления временем лучше планировать и расставлять приоритеты. Попробуйте ProofHub . »

4. Сохраняйте утро для MIT — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. А если вам нужно съесть двух или более лягушек, сначала съешьте самую большую.

Управление временем и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Дело в том, чтобы взять на себя трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, заметили, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность стремительно растет. Это происходит, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями.Некоторые называют это «потоком», а другие — своей «зоной».

Обнаружение вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете себя и делаете все возможное.

6. Блокируйте отвлекающие факторы — уберите их из своей жизни

Электронная почта, телефонные звонки и сообщения в социальных сетях — одни из самых распространенных, но самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов каждый год, отвлекаясь на рабочем месте.Все благодаря этим отвлечениям, задача, требующая 60 минут, занимает более 3 часов.

Каждый раз, когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переведите телефон в беззвучный режим и отключите передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и поднимете уровень эффективности на ступень выше.

7. Нет многозадачности — качество важнее количества

Если вы гордитесь тем, что справляетесь со слишком большим количеством задач одновременно, вот новость для вас. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно.Для остальных 98% людей многозадачность тратит впустую время и снижает общую продуктивность.

Вместо того, чтобы разделять свое внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на чем-то одном и восхищаться этим. Чтобы сделать его более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к процессу выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и восстановите силы

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий управления временем.Как? Предположим, два сценария. В первом сценарии представьте, что член команды работает над задачей в течение 5–7 часов подряд. Другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Умное управление временем — это не всегда что-то другое. Он также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы через час или около того могут поднять вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным.Трудно сконцентрироваться на работе, когда вы не полностью мотивированы. Вместо того, чтобы тратить время на что-то непродуктивное, используйте его, чтобы вдохновить себя.

Наклейте на стол эти штампованные цитаты по тайм-менеджменту. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто прогуляйтесь.

Нам знакомы явления прокрастинации, при которых вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью.Хронические прокрастинаторы необычно высоко откладывают важные дела на потом, а когда уже слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации захватить вашу жизнь и позволить ей стать частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить свою работу на несколько задач. Это не только делает ее выполнимой, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробный график, который даст вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые немедленно принимают меры и достигают поставленных целей, вы автоматически впитываете такие привычки и становитесь более активными в работе.

10. Спите не менее 7–8 часов

Сон — пагубный фактор, который может повлиять на многие вещи как положительно, так и отрицательно. Когда вы получаете крепкий сон в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствует здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск таких заболеваний, как диабет, синдром обструктивного апноэ во сне, ожирение и другие.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули.Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Составьте график сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться одновременно. Существует множество приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам крепко спать и пробуждают вас как более сосредоточенного человека.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете выдержать. Успевающие и отличные исполнители во всем мире делают меньше, но лучше.Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, чтобы вы могли начать работать над вещами, сэкономить время и стать более продуктивными.

В следующий раз, когда вам будет трудно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмитесь за одну задачу, выполните ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов по управлению временем для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались в качестве основного инструмента для управления временем.С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, устанавливать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает способ управления расписанием, планирования мероприятий и отслеживания важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережайте сроки.

Другие функции календаря ProofHub:

• Добавление повторяющихся событий и задач — Если задача должна выполняться на регулярной основе, вы можете настроить повторяющееся событие или задачу, не создавая ее вручную снова.
• Установить автоматические напоминания — Установить автоматические напоминания для событий или задач.
• Несколько просмотров — Установите вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
• Создавайте личные вехи и события — ограничьте видимость задач или событий для себя, установив частный режим.
• Загрузить календарь — Загрузить календари в форматах PDF, CSV или iCal.

13. Группируйте похожие задачи вместе

Такие мелочи, как объединение похожих задач, также могут сэкономить вам значительное количество времени. Все мы знаем, что разные задачи требуют разного мышления и решения. Вместо того, чтобы бездумно переходить от одной задачи к другой, было бы разумно сгруппировать их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время для ответа на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать это время от времени в течение дня.Это помогает структурированно расставлять приоритеты в работе и времени. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстро выполнять их из списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не нужно делать все это, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших вещей в делегировании полномочий и аутсорсинге — это то, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку.Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда разумно научиться делегировать задачи другим и позволить другим людям делить с вами некоторую нагрузку.

Pro-tip: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Rev.com, чтобы расшифровать заметок о встречах и телефонных звонков. Это не только полезно для записи разговора, но и является отличным способом получить больше информации из разговоров и быстро поделиться резюме с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из информации.

Если вам сложно делегировать работу или найти время для обучения других выполнению определенных задач, вы всегда можете передать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, и делегирование, и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Отслеживайте свое время

Вы должны знать, как и где каждый час тратится на работе, чтобы лучше управлять временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента учета времени. Люди, которым нравится следить за своими делами, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы.Они не только контролируют и отслеживают часы работы, но также учитывают количество выполняемых действий, задач и проектов, с которыми они работают, а также клиентов, для которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для отслеживания времени, используемое такими организациями, как NASA, Taco Bell, Disney, чтобы отслеживать часы и оставаться в курсе событий. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, потраченное на задачи, получать поминутные данные, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя временные данные.

Совет для профессионалов: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Email Analytics , для отслеживания и визуализации активности и производительности электронной почты. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

С приведенными выше советами по управлению временем на работе настало время для удивительных методов управления временем, которые сделают вас профессионалом в области управления временем. Использование методов управления временем заключается не в том, чтобы хвататься за много задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать вещи лучше.Приняв на вооружение хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени для занятий любимым делом. Потому что мы следуем концепции: не работай усердно, работай умнее, тайм-менеджмент — необходимость.

«Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Давайте взглянем на некоторые популярные и широко используемые техники тайм-менеджмента:

1. Принцип 80/20

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето, который предлагает что 80% результатов приходят из 20% действий или усилий.

По данным Investopedia, это означает, что:

• 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
• 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов продукции компании обеспечивается 20 процентами ее сотрудников.

Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не имеют большого значения.

Например, лучше просмотреть 10 статей за час (бегло просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие в следующий час, чем тратить два часа на детальное чтение трех статей.

Поначалу это может быть немного сложно, но вы к этому привыкли, ваша продуктивность повысится, и вы сможете лучше управлять временем и усилиями.

2. Метод ABCDE

Если вы не можете эффективно управлять своим временем и тратить его, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE.Вот как использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем на работе и в личных целях.

В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, где:

• A обозначает самые важные задачи: Вы должны выполняйте эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
• B означает менее важные задачи: Такие задачи должны быть выполнены, но они не повлияют так сильно, как те, которые попадают в указанную выше категорию.
• C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо, но для которых нет никаких последствий, независимо от того, выполняете вы это или нет.
• D означает задачи для делегата: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуационным, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
• E означает задачи, которые вы можете устранить: Задача E — это то, что совершенно неактуально и может быть устранено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

3. Система 4D

Слышали ли вы о 4D управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Давайте кратко их обсудим:

• Удалить (Удалить): Всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто удалены из вашего списка.
• Делегат: Если кто-то может сделать что-то даже на 75% так же хорошо, как вы, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете начать его обучать или даже передать задачу на аутсорсинг.
• Отсрочка: Не все сразу нужно делать. Если что-то можно было сделать позже и не будет серьезных последствий, отложите это.
• Do: Если нужно сделать что-то важное и у вас есть время, сделайте это здесь и сейчас.

4. 18 минут

18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора глобальной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам перемещаться по электронной почте, телефонным звонкам, текстовым сообщениям и бесконечным встречам, которые мешают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

Пять минут утром: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем удалите эти дела из своего списка дел и внесите их в свой календарь (попробуйте календарь ProofHub).

Одна минута в час: Перефокусировка. Установите будильник каждый час, и когда он издаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.

В целом, 18-минутный подход позволяет легко понять, как управлять своим днем, и получить время, чтобы восстановить свою жизнь от отвлекающих факторов.

Заключение

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по управлению временем может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее зря на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Пользуетесь ли вы советами по тайм-менеджменту? Если да, расскажите о них в комментариях.

«Подарите себе решение всех рабочих проблем. Начните использовать ProofHub ».

.

5 способов не делать все сразу — ниндзя тайм-менеджмента

Когда вы вернетесь к работе, вы, вероятно, будете ошеломлены объемом работы, который вам нужно наверстать.

Будет заманчиво попытаться увлечься всем одновременно.

Однако правда в том, что… Вы не можете сделать все сразу.

Вместо того, чтобы позволять многозадачности выходить из-под контроля, сначала убедитесь, что вы делаете правильные вещи.

Попытаться сделать все сразу

Нельзя делать все сразу.

Попытка сделать это — рецепт неэффективности.

Когда вы погружаетесь в десяток задач одновременно, пора сделать шаг назад и сосредоточить свои усилия на нескольких важных задачах.

«Попытка сделать все сразу, гарантирует, что ничего из этого не будет сделано хорошо». (Твитнуть эту цитату)

Лучше сосредоточиться на нескольких важных задачах, которые вам абсолютно необходимо выполнить.

Обратите внимание на важные

Избегайте переутомления, пытаясь выполнить слишком много задач одновременно.

Уделяйте все внимание наиболее важным пунктам в вашем списке дел.

Вот 5 способов избежать попытки сделать все сразу:

1. Составьте список — Пока вы не увидите в списке всю свою работу, вы не сможете получить точную оценку того, сколько вы пытаетесь выполнить.
2. Выберите приоритеты — Упорядочьте задачи по приоритету. Всегда лучше выполнить несколько важных дел, чем кучу более мелких.
3. Забудьте о многозадачности — Когда вы пытаетесь делать много дел одновременно, вы в конечном итоге не делаете ни одно из них очень хорошо. Вы также, вероятно, закончите тем, что многие дела начнутся, но ничего не закончено.
4. Избегайте чужой работы — Пока вы делаете свою работу, другие люди заходят и просят вас тоже делать их? Будьте осторожны, беря на себя чужую работу, которую не следует делать. Как только вы это сделаете, он навсегда останется на вашем пути. (Примечание: есть люди, которые делают карьеру, разыгрывая свою работу.)
5. Finish to Done — Будьте целеустремленными в выполнении важных задач до done. Почти готово — не годится. На самом деле, если вы не сделаете все, что нужно, в дальнейшем для вас будет больше работы. Закончите этот важный предмет перед тем, как взять следующий.

Делайте важные дела

Невозможно сделать все сразу.

Убедитесь, что вы делаете правильные вещи в первую очередь.

Выполняйте важные задачи и уделяйте им все свое внимание.

И не волнуйтесь, других задач останутся там, когда вы вернетесь к ним.

Вопрос: Как не делать все сразу? Вы слишком много делаете для выполнения нескольких задач? Вы можете оставить комментарий, нажав здесь.

Связанные

,

Что вы делаете, когда хотите все делать?

Когда Люси училась в школе, она точно знала, кем хочет стать, когда вырастет. Ее жизненные амбиции были очевидны — от создания кукольного госпиталя в гараже ее родителей до участия в телевизионных медицинских драмах. Когда она пошла в медицинский институт, никто не удивился.

А вот ее младшая сестра Аманда озадачена такой целеустремленностью. В 34 года ей еще предстоит определиться с профессией, перейдя от карьеры к карьере.«Когда я закончила университет со степенью в области искусства, я думала, что мир — это моя устрица, — говорит она. «Меня интересовало столько всего, что я думал, что найти работу своей мечты будет легко».

Сначала она работала в маркетинге в звукозаписывающей компании, но вскоре ей это надоело, и она устроилась на работу в местный отдел парков. Затем она прошла курс преподавания английского языка как иностранного и уехала жить в Японию, затем в Мексику, затем в Румынию. Теперь она вернулась в Великобританию и открывает бизнес, предлагающий подкасты и интернет-радио.

«Люди называют меня мечтательницей, бродягой и безнадежным человеком, потому что мне кажется, что мне не хватает внимания», — говорит она. «Я считаю это несправедливым. Я действительно сосредотачиваюсь, но не понимаю, почему я не могу исследовать все свои интересы ».

Хотя люди вокруг нее не понимают ее, Аманда — отличный пример радостей неспециалистов. Ее резюме может быть заполнено, казалось бы, случайными вакансиями, но в своем текущем бизнесе она может использовать навыки из своих предыдущих приключений, чтобы предложить что-то уникальное.Ее обучение маркетингу, редактированию аудио и владению четырьмя языками — все это бесценные активы, и каждый новый интерес и опыт подпитывают следующий — какими бы разными они ни казались.

Автор и лайф-коуч Барбара Шер считает, что все мы делимся на две категории — сканеры и дайверы — и написала книгу «Что мне делать, когда я хочу делать все?», Восхваляя универсалов или сканеров.

«Дайверы — перфекционисты», — говорит она. «Им нравится доводить проекты до конца и стремиться к совершенству.Ученые и музыканты обычно ныряют. Дайверы обычно придерживаются одной профессии, а иногда даже одного хобби на всю жизнь. Им нравится глубоко сосредотачиваться и чувствовать себя комфортно, когда они все контролируют. Тем не менее, вы также можете быть дайвером в одной области, скажем, в карьере, но при этом заниматься «навязчивыми идеями» вне работы. Я знал невролога, который сводил свою жену с ума серией недолговечных, преходящих увлечений ».

Однако сканеры

обычно охватывают все, что их волнует и вдохновляет — только чтобы отбросить эти интересы, когда их внимание привлекает что-то еще более интересное.«Люди обвиняют сканеры в том, что они бездельничают, и получают много горя из-за того, что никогда не заканчивают начатое», — отмечает Шер. «Это не совсем так. Сканеры действительно заканчивают работу, просто они делают это на своих условиях. Они выручают, когда чувствуют, что получили то, что им нужно от определенного занятия. Они, как правило, менее амбициозны, чем дайверы, потому что не боятся неудач. Сканеры больше всего боятся скуки ».

Сканеров

часто привлекает начальная кривая обучения проекту, но как только они усваивают концепцию, им становится скучно и они переходят к чему-то другому.Однако дайверы не любят ничего лучше, чем погрузиться в воду и повторять одно и то же снова и снова, с каждым разом улучшаясь. Вы, наверное, уже знаете, являетесь ли вы сканером. Шер считает, что первый шаг к достижению множества целей и мечтаний — это решить, какой у вас тип сканера.

«Например, не все сканеры могут скользить по поверхности объекта. Есть «серийные специалисты», которые придерживаются определенной карьеры или области в течение четырех или пяти лет и часто преуспевают в том, что они делают, хотя в конечном итоге они перейдут к чему-то совершенно другому.Этот тип сканера должен распознавать закономерность и заблаговременно начинать планирование своего следующего большого шага.

Другой тип — это «прядильщик тарелок», который любит работать сразу над несколькими проектами. Более проблемный тип сканера — это то, что Шер называет «высокоскоростными нерешительными», а остальные из нас называют «дилетантами». «Эти люди безумно влюбляются в идею на несколько недель или даже дней, а потом не могут вспомнить, почему она вообще им вообще понравилась».

Марк, 37 лет, всегда страдал этим синдромом.«Я музыкант и писатель, а также люблю рисовать», — говорит он. «У меня много идей — вдохновение может прийти откуда угодно». Его одолела идея: «Затем я навязчиво говорю об этом в течение нескольких недель, воображая все возможные исходы. Я буквально истощаю себя таким образом »- никогда не писал, не рисовал и не сочинял ничего. «Через несколько недель он кажется устаревшим и несовершенным, и я не знаю, что я в нем когда-либо видел».

Шер наблюдал аналогичные симптомы при сканировании «высокоскоростной нерешительности» и синдроме дефицита внимания (СДВ).Неспособность сконцентрироваться или, в другой крайности, неправильно сосредоточиться на вещах, не имеющих значения, может поражать как сканеры, так и людей с СДВ. «Многие сканеры в моих мастерских ошибочно диагностированы как имеющие СДВ», — говорит она. «Но есть различия. Сканеры обычно не проявляют импульсивного, гиперактивного поведения и не проявляют «рассеянной» забывчивости, которая обычно характерна для людей с психологическим расстройством ». Тем не менее, разрыв между« успешным »сканером и« неудавшимся »сканером велик. ,

Маргарет Лобенстайн, автор книги «Душа эпохи Возрождения», считает, что величайшим примером успешного универсального специалиста является Опра Уинфри. «То, что она делает, — это лучший образец женщины эпохи Возрождения», — говорит она. «Она привнесла свои разнообразные увлечения, от саморазвития и психологии до похудания и фитнеса, от книжных групп до гуманитарной помощи в Южной Африке миллионной международной аудитории». Но даже сканеры с высокими показателями могут столкнуться с трудностями. с неодобрением. Лобенстайн считает, что необходимость специализироваться начинается в раннем возрасте.

«Типичный пример — ребенок, который умоляет мать дать уроки чечетки. Мать идет и покупает дорогие тапочки и купальник и устраивает ротацию машин, чтобы доставить ее туда. Ребенок посещает один или два урока, придумывает шаги, а затем объявляет, что больше не хочет идти. Затем мать обычно приходит в ярость и обвиняет ребенка в том, что он не может ни к чему прилипнуть. Некоторые дети просто так не устроены ».

Лобенстайн считает, что детей следует поощрять пробовать все, что им интересно, потому что это полезно для личного развития и потому, что экономика будущего требует универсалов.«Компании все чаще верят в людей, работающих в команде. Эти команды обычно состоят из специалистов. Но кто будет руководить этими командами? Лучшим кандидатом всегда будет человек, имеющий опыт выполнения множества различных ролей ». Она отмечает, что тех, кто любит преуспевать в чем-то одном, общество меняет не только.

«Здесь подразумевается, что если вы специализируетесь, то застрянете на ней навсегда. Но для того, чтобы достичь такого уровня мастерства, человек развил невероятные навыки сосредоточенности, стремления и целеустремленности.Почему специалисты не могут уйти и начать заново? »Сама Лобенстайн делала это несколько раз, пройдя путь от академических кругов до открытия гостиницы« ночлег и завтрак »в США. «Страшно отказаться от своего безопасного дохода и статуса, который дает профессиональное признание. Но самое сложное для специалистов — это иметь дело с негативным восприятием общества, если вы хотите изменить свой путь ».

Теперь, когда мы больше не можем ожидать, что работа или даже профессия сохранятся на всю жизнь, есть очевидные преимущества от принятия более универсального подхода.Одно недавнее исследование показало, что у сегодняшних выпускников за всю жизнь может быть до семи разных профессий, которые, благодаря уменьшению пенсий, заставят их работать до семидесяти лет.

Тот факт, что компании теперь позволяют сотрудникам брать «годы перерыва во взрослой жизни», является еще одним признаком того, что времена меняются. Одна из самых больших проблем для сканеров заключается в том, что они могут потеряться в нескончаемом море постоянных интересов. Переполненный выбором, может наступить паралич опционов, и сканер, как и Марк, никогда не сможет реализовать свой потенциал.Или же они используют постоянную нерешительность как форму прокрастинации. Еще один недостаток состоит в том, что, как и любителю, страдающему фобией обязательств, универсалу может быть трудно полностью посвятить себя чему-то одному из-за неуместного страха, что он может упустить лучшую перспективу завтра.

Как отмечает психотерапевт Андреа Перри: «Если кто-то тратит время, переходя от одного предмета к другому, существует опасность того, что он может в конечном итоге почувствовать, будто он съел канапе, а не прилично пообедал. Чувство смутной неудовлетворенности.Выбирать что-то может быть приятно, но ничто не сравнится с ощущением подлинной «сытости» — и знание того, как достичь этого состояния, ценно ». В какой-то момент сканеры, которые никогда ничего не заканчивают, должны сесть и посмотреть, что на самом деле продолжается, — говорит Шер. «Когда сканер ударяется об определенную стену, он останавливается. Часто это происходит потому, что они потеряли интерес. Но иногда скука — это просто проявление подсознательного страха. Я говорю людям, что они должны хотя бы раз в год преодолевать это беспокойство и придерживаться проекта до его завершения.Им нужно испытать эту дисциплину. И есть шанс, что они испытают вдвое больше радости от ощущения этой незнакомой глубины ». Вы дайвер или сканер?

Пройдите наш тест, чтобы узнать.

,