Методика gtd: Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

Разумеется, книги Дэвида Аллена: они помогают и новичкам, и опытным пользователям проникнуться философией GTD, применять её в работе и личной жизни, научиться использовать на практике.

И напоследок процитируем очень точное высказывание Дэвида Аллена:

Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения.

Поэтому пользуйтесь GTD, придумывайте отличные идеи и обязательно претворяйте их в жизнь.

что это и как работает — статьи на Skillbox

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

1. Что это за задача?
2. Какой должен быть результат?
3. Нужны ли какие-то действия?
4. Если да, то какое действие следующее?
5. Сколько времени оно займет?

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

• убрать из списка;
• если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
• если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

  Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

  Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

  Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

  Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Методология GTD помогает:

• Осознать обязательства: найти проблему или задачу.
• Найти методы, чтобы их выполнить: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной.
• После определения действий создать систему напоминаний.
• Периодически просматривать списки напоминаний.

В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

• Живая обратная связь с преподавателями
• Неограниченный доступ к материалам курса
• Стажировка в компаниях-партнёрах
• Дипломный проект от реального заказчика
• Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

GTD за 2 минуты / Хабр

Часто встречали странные буквы GTD? Боитесь что это очередная секта?
Не бойтесь. Сейчас я все расскажу.

Что такое вообще это GTD?

Что возникает у вас в голове, когда вы слышите название GTD? Я тут поспрашивал знакомых, и нарисовалась забавная картина. Все, кого я знаю, представляют себе ГТД примерно так:

Даже как-то стыдно становится. Люди с высшим образованием, а воображают такую чушь.

GTD, Getting Things Done (по-русски можно смело читать как Гэ-Тэ-Дэ) — это система для самоорганизации, придуманная американским автором Дэвидом Алленом. С момента выпуска соответствующей книги в 2000 году миллионы неорганизованных людей наконец обрели счастье и душевное спокойствие. Ведь система, как заявляется, позволяет привети дела в порядок.

Как работает GTD?

Основные принципы GTD очень просты. В основе лежат три привычки*, к которым должен приучить себя каждый эффективный человек.

1. Записывать свои дела

2. Быстро решать, что делать дальше

3. Делать то, что записал

1. Выписываем дела (у автора — Collect)

Почему многие люди испытывают постоянный стресс и ничего не успевают? Потому, что они хранят все дела в голове. А мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Если хранить в голове слишком много мусора, многие вещи просто забываются и вспоминаются только тогда, когда уже поздно. В итоге получаются все эти «Забыл», «Не успел», «Ай, сделаю завтра»…

Первым шагом на пути к светлой голове будет отложить на 10 минут все дела в сторону, взять листок бумаги и выписать все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают вам покоя. Тем самым мы освобождаем голову и переносим все свои дела на «внешний носитель».

Пример? Пожалуйста. Слушаю я радио, и вдруг слышу рекламу про наступающий праздник 8 марта. В голову сразу приходит мысль «Не мешало бы купить подарок маме». Не откладывая в долгий ящик, сразу записываю: «Купить подарок маме на восьмое марта».

Готово? Переходим к следующему пункту.

2. Что дальше? (Process)

На этом этапе нужно пройтись по всем записанным делам и для каждого из них задать себе один важный вопрос: какой следующий шаг?

Этот простой вопрос не так прост, как кажется. Например: вам нужно купить подарок маме и вы прилежно записали в блокнот «купить подарок маме на восьмое марта».

Что из этого получится? Скорее всего, вы будете долго искать себе отмазки, а подарок будет куплен в последний день. Ну и в результате накануне придется отстоять полдня в очередях, хотя на неделю раньше могли бы купить за пять минут.

Давайте посмотрим, что в этом случае советует GTD.

GTD говорит вот что: сначала нужно выделить конкретный следующий шаг для покупки подарка. Конкретный шаг означает то, что ты оторвешься от стула и реально что-нибудь сделаешь. Например «Позвонить тете Оле и посоветоваться насчет подарка». Задача вдруг стала намного конкретнее, не правда ли? Теперь не нужно долго раздумывать: надо взять телефон и позвонить прямо сейчас.

Вот мы и пришли к третьему пункту.

3. Бери и делай (do)

Если до этого было сделалано всё правильно, то на данном этапе есть простая и понятная задача: «Позвонить тете Оле».

Так получается потому, что конечным итогом применения системы GTD является «кристально чистый» список «следующих шагов» по всем задачам. В этом списке собраны конкретные и понятные дела, которые можно выполнять без раздумий. Все раздумия уже проведены на этапе «Что дальше»?..

Теперь, при наличии такого кристально чистого списка, можно спокойно и не отвлекаясь щелкать дела одно за одним, как семечки. Никаких лишних терзаний, никаких сомнений — сплошной концентрированный поток действия. Лично я, когда прохожусь в таком состоянии по таскам, чувствую себя терминатором.

Итого

Вот такая интересная и полезная система. Надеюсь этот обзор помог получить о ней представление. Если понравилось — можете попробовать сами. Но учтите, что GTD немного сложнее, чем те три пункта, про которые я написал 🙂

Где можно еще почитать про GTD?

Вот бумажные книги:
Английская версия, русская версия. Можно и скачать.

Официальный подкаст.

Ну и собственно на хабре.

Удачи!

* Данная статья не претендует на полноту описания системы GTD. В GTD есть множество подробностей, которые я не включал в статью. Тем не менее, считаю, что для начала предложенной информации вполне достаточно чтобы составить представление о GTD.

Система GTD – плюсы и минусы для вашей продуктивности

Любопытнейший парадокс — сознание человека хорошо справляется с генерацией новых мыслей, а вот с хранением старых частенько дает сбой. Мы слишком часто забываем даже простую информацию — например, купить что-то в магазине или куда положили ключи. Вам это знакомо? Что ж вы не одиноки. И если мы забываем даже такие простые вещи, то что уж говорить про выполнение задач и высокую личную продуктивность.

В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.

Основная идея

Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Первое что вы должны сделать чтобы успевать больше — это разгрузить свою голову. Просто перенесите пчелиный рой задач из головы на любой внешний носитель.

Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).

Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton, Remember the milk, Asana или Todoist.

Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. Этот процесс состоит из нескольких последовательно выполняемых действий — сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий. Чуть позже мы еще вернемся к этому процессу, а пока проиллюстрируем его наглядной схемой.

Практика планирования

После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам. Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

• Текущие дела
• Текущие проекты
• Круг обязанностей
• Ближайшие 1-2 года
• Пятилетняя перспектива
• Ваша жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?

Немного о целях

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.

Особые действия – это то, чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. Они всегда требуют усилий. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел. Если вам интересна эта тема познакомьтесь с нашей статьей о принципах успеха на Спарке.

Метки и контексты на практике

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?

Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.

Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

Пример реализации методики GTD в Goalton.com

Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

• дела на 5 минут
• дела на полчаса
• дела на 1 час
• дела на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».

Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Поговорим о минусах GTD

Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

• Определение целей
• Создание виденья
• Проведение мозгового штурма
• Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. «Дело занимает менее 2-х минут? — сделай его сразу» — таков девиз GTD. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

Наши выводы

Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.

Gtd система или как привести дела в порядок для новичков

На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.

На эту тему снято огромное количество роликов, написано огромное количество книг, попробуем и мы внести свою небольшую, но, надеемся, полезную лепту.

Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?

Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.

Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.

Как же правильно вести ежедневник?

Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:

• управление процессом работы;
• шестиуровневая модель обзора;
• естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом

Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:

1. сбор;
2. обработка;
3. организация;
4. обзор;
5. действия.

Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!

Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.

Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.

Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:

1. следующие действия;
2. проекты;
3. отложенное;
4. может быть, когда-нибудь.

По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.

Модель обзора

Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.

Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.

Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:

• текущие дела;
• текущие проекты;
• круг первостепенных обязанностей;
• ближайшие 1-4 года;
• ближайшие 5 лет;
• жизнь.

Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! Копите деньги на путешествие? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.

Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?

Естественный метод планирования

• определение основных целей и принципов;
• видение необходимых результатов;
• мозговой штурм;
• организационный процесс;
• обозначение следующего конкретного действия.

Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.

Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.

Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.

Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!

Не забудьте проверить свои цели на истинность.

Приложения

Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.

Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:

• HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
• aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
• Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.

Коробки с листочками 

Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:

1. листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
2. коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).

Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.

Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:

1. Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
2. Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
3. Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее

Более подробный алгоритм принятия решений на картинке

Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли

Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal 

Да-да, это возможно! Ваша эффективность и мотивированность в таком случае будут только выше. Но обязательно помните, что не стоит расписывать дела на всю неделю заранее. В понедельник нужно сделать это и это, во вторник – это и это, в среду – то и то, и так далее…  Что такое Bullet Journal читайте тут.

Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.

А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.

Наше новое видео:

Как повысить личную эффективность

Наш мозг изо дня в день обрабатывает огромные потоки информации. Приходится прилагать немало усилий, чтобы помнить обо всех задачах, выделять среди них главные и второстепенные, срочные и те, которые можно отложить. Методика GTD позволяет систематизировать этот процесс и распоряжаться своим временем более эффективно.

Несколько лет назад я стала осознавать, что моя система хранения информации и ведения записей становится все менее и менее эффективной: что-то я забывала, что-то упускала из виду, что-то приходилось постоянно переписывать с одной страницы ежедневника на другую. Организовать время руководителя я могла, а свое нет. Сапожник без сапог – это было как раз обо мне! Если с рабочими поручениями я еще как-то справлялась, то домашние дела, которые требовали более одного действия, приходилось откладывать в долгий ящик.

Я начала вносить в свою организационную систему интуитивные корректировки, пытаясь получить на выходе что-то очень простое, но эффективное. Частично я смогла сама упростить себе жизнь, а через некоторое время мои новые коллеги рассказали мне о методике повышения личной эффективности за счет правильного планирования своих ежедневных дел.

Что такое GTD?

Getting Things Done (GTD) (с англ. – завершение дел) – методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом[1] и описанная в его одноименной книге, которая переведена на 23 языка.

Основная идея методики повышения личной эффективности GTD в том, чтобы избавиться от необходимости постоянно удерживать в памяти большое количество важной информации. Ей удобно управлять, применяя разного рода внешние носители: записные книжки, календари и органайзеры. Ресурсы, которые вы тратите на то, чтобы не забывать, можно направить в другое русло, использовать более эффективно – решать поставленные перед вами задачи, не отвлекаясь на второстепенные проблемы.

Средства, которые, по мнению автора методики, позволяют претворить планы в жизнь, варьируются от простых бумажных папок и блокнотов до всевозможных электронных приложений – каждый может подобрать для себя удобный вариант. Я предпочитаю использовать MS OneNote[2] для записи и структурирования информации и MS Outlook для напоминаний.

5 ШАГОВ К ВЫПОЛНЕННЫМ ДЕЛАМ

Методика GTD включает 5 условных шагов:

• Шаг 1: собираем информацию.

• Шаг 2: обрабатываем информацию.

• Шаг 3: сортируем информацию.

• Шаг 4: составляем руководство к действию.

• Шаг 5: действуем.

Основная причина неудач в области самоорганизации – в постоянных попытках пропустить какой-либо шаг, нарушить порядок действий. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой составлять список дел, тут же пытаются выделить самые важные из них, расставить приоритеты и совершенно не думают о том, каким образом эти дела выполнить.

Шаг 1: собираем информацию

Для начала нужно подчистить все хвосты, которые у вас накопились. Запишите всю полученную информацию, все задачи – от самых простых до самых сложных. К ним относятся и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но дело еще не сдвинулось с мертвой точки, и все дела со статусом «в процессе выполнения».

Для сбора информации можно использовать:

• записи в блокнотах и на листах бумаги;

• электронные записные книжки и таск-менеджеры3;

• звукозаписывающие устройства;

• электронную почту (если большую часть информации вы получаете с ее помощью).

Фиксируйте задачи как вам удобно, главное, чтобы список всегда был под рукой и вы в любой момент могли внести в него информацию, независимо от места, где вы находитесь.

Шаг 2: обрабатываем информацию

Когда накопившиеся задачи и информация записаны, нужно решить, что делать с ними дальше. За основу для обработки информации можно взять алгоритм, разработанный автором методики GTD (Схема 1).

Основной вопрос – предполагает ли информация, которую вы анализируете, какие-либо действия? Если ответ отрицательный, ее можно:

• удалить, выбросить. Например, если это неинтересный для вас рекламный буклет или сведения о том, что в выходные в офисе будут перебои с подачей электроэнергии;

• отнести к отдаленным планам, к которым вы вернетесь позже. Например, когда руководитель в июне пишет вам о своих идеях по организации новогоднего корпоратива, это письмо и удалить нельзя, и брать в работу пока рано;

• отнести к справочной информации. Например, рассылка об изменении номера телефона call-центра компании пригодится, когда понадобится сообщить кому-то новый номер.

К информации, предполагающей действия, относятся все задачи, для выполнения которых нужно совершить какие-то шаги. Например, составить график отпусков на год или помочь маме настроить интернет. Анализируя такие задачи, ответьте на вопросы: «Задачу можно выполнить в одно действие? Действие займет меньше двух минут?» Задачи, которые укладываются в этот временной промежуток, выполните сразу. Для остальных дел есть несколько вариантов:

• выполните задачу, как только появится возможность;

• делегируйте задачу;

• занесите задачу в календарь (ежедневник), если ее нужно выполнить в конкретный день/время;

• перенесите задачу в проект, составьте план действий для ее решения. Многоплановые задачи можно разбить на несколько подзадач, результаты которых легко оценить.

НАША СПРАВКА

Проект – некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага:

• найти замену секретарю на ресепшн;

• пересмотреть систему хранения корреспонденции с грифом «ДСП» и т.д.

Если вы перепоручаете кому-то дела, не нужно забывать о них. Продолжайте контролировать их исполнение, чтобы уложиться в сроки, и делайте соответствующие пометки в списке дел. Можно либо записать задачи в ежедневник напротив тех дат, когда они должны быть решены, либо, если вы делегируете через MS Outlook, установить метку К исполнению и напоминание на конкретный день (рис. 1, 2) при пересылке письма.

Шаг 3: сортируем информацию

Для управления проектами и задачами можно использовать:

• список проектов и задач;

• специализированные программы (MS OneNote и др.) или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов;

• ежедневник;

• список напоминаний о следующих действиях;

• список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.

Список текущих проектов можно вести в ежедневнике, на отдельной странице в MS OneNote или в файле под названием «Список проектов».

Как хранить информацию по проектам в MS OneNote

1. Создайте разделы, посвященные конкретным видам деятельности. В моем электронном ежедневнике мероприятия, к организации которых я имею отношение, записаны в разделе Events.

2. В каждом разделе ежедневника создайте нужное количество страниц. Мне понадобилось шесть – для шести мероприятий (рис. 3).

3. На каждой странице разместите информацию, которая касается конкретного мероприятия.

Хранить данные можно и в папке «Проекты» на жестком диске вашего компьютера. Но тогда исчезает возможность открывать их из любого места в режиме реального времени.

Если вы используете MS Outlook, список задач на день можно расположить вместе с электронными письмами (рис. 4). Так проще контролировать выполнение дел или редактировать список в соответствии с вновь поступившими задачами. Чтобы перенести список, во вкладке Вид откройте меню Список дел и выберите Задачи (рис. 5).

Различные напоминания удобнее вносить в MS Outlook Calendar или другой электронный календарь, точно так же, как вы создаете встречу (рис. 6), либо записывать в ежедневник напротив соответствующей даты. Например, в начале года можно добавить в календарь напоминание: «В июле напомнить руководителю, что срок, в течение которого финансовый директор обещал реструктуризировать свою службу, заканчивается». Программа напомнит вам о задаче в указанные дату и время.

Шаг 4: составляем руководство к действию

Для каждого проекта необходимо продумать план действий. Например, составим план для проекта «Поиск нового секретаря на ресепшн»:

1. Описать вакансию:

• Основные обязанности.

• Требования к кандидату.

• Возможности работодателя.

2. Получить доступ к учетной записи на сайте для поиска кандидатов:

• Запросить в HR-отделе логин и пароль.

• Зарегистрироваться.

3. Отобрать первый пул кандидатов, сохранить резюме.

4. Обзвонить кандидатов и пригласить на собеседование.

5. Получить обратную связь по каждому кандидату, принять решение о втором этапе собеседования и др.

Задачи по проекту «Поиск нового секретаря на ресепшн» должны быть записаны именно так, а не одним общим предложением. По мере исполнения каждую задачу необходимо помечать как выполненную, медленно, но верно двигаясь к основной цели – новому секретарю на ресепшн.

Для многих проектов понадобится большое количество информации, которую важно организовать в соответствии с темой или названием проекта. Все детали, планы и другие сведения, которые пригодятся во время работы над проектами, нужно хранить в специальных папках, файлах, блокнотах и подшивках или в электронном виде в приложениях.

Например, для проекта «Поиск нового секретаря на ресепшн» у вас будет файл с описанием вакансии и требований к кандидату, несколько файлов с резюме, описание взаимодействия с каждым кандидатом, пометки по текущей деятельности в рамках проекта и т.д.

Все это должно храниться в одном месте – в проекте «Поиск нового секретаря на ресепшн».

Шаг 5: действуем

Наконец можно перейти к финальному шагу – действиям. Обрабатывайте списки и выполняйте задачи «в порядке общей очереди».

Руководство по GTD для новичков

Что такое GTD

Наш мозг с лёгкостью придумывает новые идеи, но вот запомнить их все ему гораздо труднее. Например, он помнит, что вам нужно купить подарок ко дню рождения вашей мамы на следующей неделе. Вместо того чтобы напомнить вам об этом, когда вы будете проходить мимо её любимого магазина, мозг просто вызовет назойливое чувство, что вам вроде что-то надо было приобрести.

GTD (Getting Things Done) — методика, которая помогает обратить в действия смутные идеи, порывы, озарения и ночные размышления. Когда вы научитесь полагаться на эту систему, ваш мозг не будет удерживать всю информацию. От этого снизится стресс, а у вас появятся силы на более продуктивные занятия.

Как работает эта методика

GTD основана на системе списков, с помощью которых вы систематизируете всё, что приходит вам в голову. Чтобы внедрить её в свою жизнь, нужно фиксировать и обрабатывать поступающую информацию. Кроме того, понадобится завести такие списки: «Входящие», «Следующие действия», «Лист ожидания», «Проекты» и «Когда-нибудь». Всё, что требует вашего внимания, сначала будет попадать во «Входящие», а затем перейдёт в один из других списков.

1. Сбор

Собирайте всю информацию, требующую вашего внимания: от писем, на которые нужно ответить, до гениальных идей, которые приходят вам в голову, пока вы принимаете душ. Местом сбора может быть бумажный блокнот, приложение или электронная почта, на которую вы будете отправлять письма самому себе.

Когда вы только начали использовать методику GTD, постарайтесь освободить голову от всей накопившейся информации. Запишите всё, что вам нужно или хочется сделать, всё, что занимало вас последние несколько дней или недель, мешало сосредоточиться или вспоминалось в неподходящий момент.

2. Обработка

Обдумайте накопленную информацию. Это главное правило работы всей системы. Делайте это регулярно, чтобы её не собиралось слишком много. Для обработки информации задайте себе ряд вопросов.

• Это решаемо? Вы спрашиваете себя, можно ли что-то сделать, чтобы убрать этот пункт из списка. Если нет, удалите его или переместите в список «Когда-нибудь». Полезную информацию, с которой ничего не нужно делать, например рецепт или интересную статью, сохраняйте в отдельном месте. Вещи, которыми вы хотите заняться в далёком будущем (выучить японский, написать книгу), переносите в список «Когда-нибудь», чтобы они не занимали место среди «Следующих действий».
• Можно ли завершить дело за один шаг? В GTD всё, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас во «Входящих» есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект. Добавьте его название в свой список проектов и выберите одно действие для добавления в «Следующие».
• Займёт ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то. Если на выполнение дела нужно больше времени, подумайте, можете ли его сделать только вы или можно его кому-то передать.
• Можно ли его кому-то делегировать? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «Лист ожидания». Если делегировать задачу нельзя, добавьте её в свой календарь или в список «Следующие».
• Есть ли конкретный срок выполнения? Если да, добавьте это в свой календарь. Не записывайте туда всё, что хотите сделать за день. Вносите только то, что нужно сделать обязательно: визит к стоматологу, совещание, перелёт. Если конкретного срока нет, перенесите дело в «Следующие действия».

3. Организация

Рассортируйте всё по местам: в один из пяти списков, в папку с полезной информацией на будущее, в календарь или в мусор.

В «Лист ожидания» добавляйте любые дела, которые по какой-то причине застопорились. Например, когда вы не можете продолжить, пока не получите ответ на своё письмо, или когда вы ожидаете доставку. Не забывайте рядом с каждым пунктом указывать дату.

В «Следующих действиях» должны быть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее. Формулируйте их как выполнимые физические действия , так будет легче взяться за дело. Например, лучше записать «позвонить Лене и договориться, чтобы она посидела с ребёнком в четверг вечером», чем «устроить, чтобы с ребёнком кто-то посидел», хотя по сути это одно и то же.

В идеале к каждому пункту в «Следующих» нужно добавлять контекстный тег. Он подскажет, где вы должны быть, с кем, что вам нужно взять с собой. Например, у вас могут быть теги «покупки», «на работе», «с детьми», «телефон», «компьютер». Также можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности. Тогда при необходимости вы сможете быстро отсортировать все дела по тегам.

4. Обзор

Раз в неделю обязательно проверяйте все списки. Чем дольше вы оставляете дела во «Входящих», тем сложнее потом будет с ними разобраться.

• Для каждого проекта должно быть определено одно следующее действие.
• Каждый пункт в «Следующих» должен быть чем-то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. Всё лишнее переносите в список «Когда-нибудь» или удаляйте совсем.
• Время от времени старайтесь перенести что-то из списка «Когда-нибудь» в «Следующие действия».

5. Выполнение

Действуйте! Если вы правильно организовали свою систему, это будет самый простой шаг. Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям.

Читайте также:

GTD Contexts — Теоретическое и практическое руководство

Что такое контексты?

Использование контекстов является ключевым элементом методологии GTD. Контекст определяет, что вам нужно для выполнения действия , и это может быть место, инструмент или человек. Когда вы назначаете каждому из ваших действий контекст, в котором оно должно быть выполнено, вам намного легче решить, какое следующее действие вы должны выполнить, поскольку список дел будет сокращен до тех действий, которые можно выполнить в контекст, в котором вы находитесь в данный момент.

Это концепция, направленная на максимальное сосредоточение внимания и минимизацию стресса. Если в вашем списке дел есть много действий, которые вы не можете выполнить прямо сейчас, и вы не используете контексты, вы обязаны постоянно пересматривать все варианты снова и снова.

Абсурдно рассматривать действия, которые вы можете выполнять только в дома , когда вы находитесь в офисе , или принимать во внимание задачи, требующие постоянного доступа к Интернету , если вы не собираетесь иметь возможность подключение в ближайшие несколько часов.Точно так же глупо рассматривать действия, которые вы можете выполнять, только когда встречаетесь лицом к лицу со своим боссом , если он в отпуске и недоступен.

Это совершенно новая концепция для тех, кто начинает практиковать GTD, и иногда ее используют неправильно. Контекст всегда должен быть объективным критерием . Речь идет не об определении ситуации, в которой вы, , хотели бы или хотели, чтобы что-то сделал, а скорее о ситуации, в которой у вас есть для этого.Если у вас дома есть настольный компьютер и ноутбук, вы не должны использовать контекст home для задачи, которую вы можете выполнять на обоих компьютерах. Вместо этого вам следует использовать контекст computer , который позволит вам помнить об этой задаче, когда вы работаете со своим ноутбуком в кафе.

Контексты — это современный способ расстановки приоритетов, обеспечивающий необходимую гибкость, чтобы вы могли адаптировать свою деятельность к постоянно меняющимся обстоятельствам. Они позволяют динамически расставлять приоритеты, когда инструменты и люди в вашем распоряжении различаются.

Как использовать контексты?

Если вы практикуете GTD с помощью нетехнологичных инструментов (ручка и бумага), то для организации ваших задач по контекстам вам нужно будет использовать лист бумаги для каждого обычного контекста и добавлять новое действие к соответствующему листу в соответствии с в контексте, в котором это должно быть сделано.

Если вы используете высокотехнологичный инструмент (программное обеспечение), должен быть способ классификации ваших действий, чтобы в дальнейшем вы могли фильтровать только действия определенной категории. Теги являются наиболее распространенным способом реализации контекстов в приложениях для повышения личной производительности, поскольку они обеспечивают большую свободу и гибкость при определении любого типа таксономии.В FacileThings мы используем хэштеги, более конкретную форму тегов, очень популярную благодаря Twitter.

Когда вы назначаете контекст для действия? Всегда в момент обработки . Очень распространено желание сделать это одновременно с захватом чего-либо, но я напоминаю вам, что захват — это этап, на котором вы просто записываете то, что было у вас в голове, быстро, не задумываясь. На стадии обработки вы тратите несколько минут на размышления, в чем реальный смысл всего этого? какой следующий шаг к этому? Что мне для этого нужно? Не записывайте и не обрабатывайте данные одновременно.

Когда вы используете контексты? Только в списке «Следующее действие» . Их цель — ограничить список возможных следующих действий управляемым числом (в идеале, около 10, если вы объедините контексты с вашей энергией и доступным временем), чтобы вы могли легко решить, что вы собираетесь делать сейчас. В Календаре они не нужны, так как действия здесь обязательны. Если вы находитесь не в правильном контексте, вам обязательно нужно будет перейти к нему, чтобы сделать то, что у вас есть в Календаре.Они также не нужны в списке ожидания, так как это действия, которые будут выполняться кем-то другим.

Что произойдет, если я работаю с очень ограниченным контекстом?

Есть люди, которые думают, что использование контекстов не очень помогает, поскольку они всегда выполняют свою работу в ограниченном контексте . Если вам нужно выполнять большинство задач на компьютере, какой смысл помечать их все тегом #computer ? Что ж, в этих случаях вам не следует думать о столь общих контекстах, которые обычно используются в качестве примеров во всех текстах GTD ( #home , #office , #computer и т. Д.).

Помните, что контекст отвечает на вопрос «Что мне нужно для этого?» . Если большинство ваших задач должно выполняться с помощью компьютера или в уникальном контексте, вам нужно быть более конкретным при определении ваших контекстов, чтобы они могли быть полезными. Конечно, вы используете разные инструменты для разных задач, и, вероятно, запуск и настройка некоторых из них требует времени. Более того, возможно, что каждый инструмент или группа инструментов требует определенного умственного настроения (письмо, рисование, чтение или мышление требуют разной степени концентрации).Любой из этих факторов преобразует эти инструменты в контекст.

Личный пример. Чтобы кодировать, исправлять ошибки и разрешать некоторые инциденты с пользователями FacileThings, мне нужно настроить различные локальные серверы и службы, некоторые терминалы и редактор кода Sublime Text. Эта среда разработки явно является для меня контекстом (я называю ее #dev ). Для написания статей я использую два полуэкранных браузера, один с Google Диском для написания, а другой, в котором я исследую тему статьи в Интернете и открываю другие инструменты, которые могут мне понадобиться, такие как Google Translate (это мой # блог контекст).Другие контексты, которые я часто использую, — это #mail и #evernote . Хотя контексты #dev и #blog можно рассматривать только в том случае, если я работаю со своим ноутбуком или настольным компьютером, другие контексты, такие как #mail и #evernote , можно активировать также с моего планшета или даже мобильный телефон.

Люди и места

Как мы видели, контекстов также могут быть людьми . Если у вас есть регулярные встречи с определенными людьми, определите контекст для каждого из них, чтобы, когда наступит время встречи, у вас был быстрый доступ ко всем действиям и темам, которые необходимо решить.

Часто контексты соответствуют физическим местам . Здесь у вас будут общие и конкретные места, потому что есть вещи, которые можно сделать (или купить) в нескольких местах, и другие, которые заставят вас перейти на конкретный сайт. Например, купить лампочку можно в разных местах (супермаркеты, хозяйственные магазины, универсальные магазины и т. Д.), Поэтому вам нужен только один контекст для доступа к ней, когда вы находитесь на улице ( #out , #street , #errands , называйте как хотите).Когда вам нужно что-то купить или сделать что-то на определенном сайте, рекомендуется объединить два контекста: общий и конкретный с названием места (« #out #walmart ,« #out #postoffice ”). Поступая таким образом, вы можете сначала отфильтровать по #out , а затем подумать, подходит ли это вашей ситуации и у вас достаточно времени, чтобы войти в Walmart. Или, если вы уже зарегистрированы в Walmart, вы можете напрямую отфильтровать по #walmart , чтобы не забыть о безлактозном молоке.

Завершение… и просьба о вашем участии

В любом случае, постарайтесь сделать ваш список контекстов как можно короче . Избавьтесь от тех контекстов, которые бесполезны и имеют только функцию классификации, и объедините те, которые не имеют уникальных функций. Если вам нужно подумать при назначении контекста задаче, вам, вероятно, придется просмотреть свой список контекста.

Я хотел бы дополнить эту статью в следующие недели дополнительными примерами использования контекстов.Чем полнее, тем полезнее будет для читателя.

Если у вас есть пример, которым вы хотели бы поделиться, добавьте его в комментарии или отправьте нам электронное письмо. Мы добавим его в текст, если он актуален.

Большое спасибо!

.

Basic GTD: Естественное планирование

Хотите повысить личную продуктивность?

{: headline => «Хотите повысить личную продуктивность?»,: Subheadline => «Организуйтесь эффективно. Без стресса.»,: Subheadline2 => «Организуйте свои задачи.»,: Cta => «ПОПРОБУЙТЕ FacileThings БЕСПЛАТНО»}

Лучшее решение для GTD®

Ваша система GTD®, готовая с первой минуты

Иногда нам нужна какая-то строгость, чтобы держать сложные проекты под контролем, находить решение или определять правильные шаги, которые нужно предпринять для их успешного завершения.

Модель естественного планирования — это продуктивный способ думать о проектах, потому что она позволяет получить максимальную отдачу с минимальными усилиями. Это неформальный подход, не требующий большой проработки. Хотя вы этого не осознаёте, вы обычно делаете эти пять вещей для выполнения любой задачи, какой бы простой она ни была:

1. Вы определяете свою цель и принципы . Сначала вы спрашиваете себя, , почему вы собираетесь это делать. Определение четкой и конкретной цели является здравым смыслом и имеет значительные преимущества.Это позволяет вам определить, в чем состоит успех проекта , создать основу для принятия решений , подумать о необходимых ресурсах , прояснить фокус и пробудить творческий потенциал .
   Вы редко задумываетесь о своих принципах сознательно, но они существуют и приобретают особое значение, когда задействовано больше людей. Вы не хотите достигать результата любой ценой. Если ваши личные ценности нарушены, вы сочтете проект провальным.
2. Вы видите результат . Это , что . Вы получаете четкое представление о том, как в реальности должен выглядеть конечный результат. Это должна быть самая лучшая из возможных фотографий, при успешном завершении проекта. Этот способ позволяет вам активировать все доступные вам сознательные и бессознательные ресурсы — идеи, мысли, шаблоны -.
3. Идеи . А вот и , как . Идеи начинают приходить в голову в несколько случайном порядке.Обычно это внутренний процесс, но если проект сложный, вы должны зафиксировать эти идеи, , используя отображение разума или любой другой метод. Это не дает вам забыть идеи и помогает генерировать новые идеи из исходных.
4. Вы все организовываете . Как только вы узнаете, почему, что и как, вы сможете идентифицировать различные компоненты проекта и определить последовательность действий, которые необходимо предпринять, а также их приоритеты .
5. Вы определяете следующие действия . Наконец, вы выделяете необходимые ресурсы для продвижения проекта. Речь идет об определении следующих действий для каждой из движущихся частей проекта.

С какой степенью детализации следует планировать проект? Согласно Дэвид Аллен , до такой степени, что вы перестаете об этом беспокоиться. В большинстве случаев достаточно определить , одно следующее действие.

.

7 эффективных стратегий управления временем, которые изменят вашу жизнь

Время решает все. Это наш самый ограниченный и незаменимый ресурс.

Если хотите:

Используйте свое время более эффективно …

Вырваться из цикла прокрастинации и траты времени …

Делайте то, что вы должны делать быстрее, чтобы вы могли тратить больше времени на то, что вы хотите делать …

Тогда вам понравится это руководство.

Вот семь стратегий тайм-менеджмента, которые полностью изменят вашу жизнь, если вы решите их использовать.

1. Списки дел

Скорее всего, вы уже составляете какой-то список дел и думаете: «Да, отличный совет». Но выслушайте нас.

Списки дел эффективны только в том случае, если вы делаете их правильно. Это означает, что нельзя набрасывать случайные слова на листе бумаги, который оказывается на полу машины или в ящике стола на работе.

Как и любая стратегия управления временем, ваши списки дел должны быть организованы в соответствии с тем, что вам нужно делать и когда. В зависимости от того, что вам больше подходит, это может быть:

Простой список задач с указанием наиболее неотложных задач и сроков их выполнения:

A еженедельная разбивка того, что необходимо сделать:

Ежедневный список дел с подробным описанием ваших задач на день:

Source

Если ручка и бумага не справляются, такие приложения, как Todoist и Wunderlist, позволяют легко обновлять задачи и управлять ими на ходу.

Подходят ли мне списки дел?

2. Техника помидора

Дитя автора Франческо Чирилло, техника помидора возникла в 1980-х годах и с тех пор является популярной стратегией тайм-менеджмента. С помощью этой техники вы разбиваете большие задачи или периоды работы на более мелкие 25-минутные интервалы, называемые «помодорами», с пятиминутными перерывами между каждым заданием.После того, как вы сделали четыре раунда «помидоров», вы можете вознаградить себя более длительным перерывом. Этот более длительный перерыв предназначен для того, чтобы дать вашему мозгу возможность отдохнуть и усвоить новую информацию.

Оригинальная техника, предусмотренная Чирилло, состоит из шести шагов:

1. Определитесь с задачей, которую необходимо выполнить
2. Установите «таймер pomodoro» (традиционно 25 минут, цифровую версию можно найти здесь)
3. Работа над заданием
4. Закончите работу, когда зазвонит таймер и поставьте галочку на листе бумаги
5. Если у вас меньше четырех отметок, сделайте небольшой перерыв (3–5 минут), затем переходите к шагу 2
6. После четырех помидоров сделайте более длительный перерыв (15–30 минут), сбросьте счетчик отметок на ноль, затем перейдите к шагу 1

Этот подход разработан, чтобы помочь сосредоточиться на одной задаче (не прыгать с одной задачи на другую или отвлекаться), в то же время позволяя вам делать перерывы, чтобы вы могли сохранять концентрацию в течение более длительного периода.

Подходит ли мне Техника Помидора?

3. Метод Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра, также известный как Матрица Эйзенхауэра, представляет собой стратегию управления временем, которая включает приоритезацию задач на основе срочности и важности. Этот метод, созданный президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, координирует и распределяет задачи по четырем секторам:

• Сделать первым — Экстренные ситуации и задачи в сжатые сроки.
• Расписание — Задачи, которые нужно выполнить в будущем, но не нужно выполнять немедленно. Сюда могут входить события и рутинные задачи, такие как упражнения или уборка дома.
• Делегат — Задачи, которые можно поручить кому-то другому, чтобы облегчить вашу рабочую нагрузку. Это могут быть такие обязанности, как приготовление обеда или вынос мусора.
• Не делать — Неважные задачи, которые можно полностью исключить из расписания или завершить только после того, как будут выполнены все важные / срочные задачи.

Любые задачи, помещенные в квадрант «делать в первую очередь», имеют наивысшую важность и должны выполняться немедленно. Задачи по «расписанию» также важны, но могут быть выполнены позже — несрочные задачи. Все остальное, что необходимо сделать, но в какой-то момент, но не обязательно вами, может быть делегировано другим, а все, что совсем не срочно, может быть полностью исключено из вашего списка дел.

Метод Эйзенхауэра считается эффективным способом организации задач, а также разделения и организации ваших обязанностей в матрицу приоритетов, которая помогает вам в первую очередь решить то, что является наиболее важным.

Подходит ли мне метод Эйзенхауэра?

4. Принцип Парето (Правило 80/20)

Принцип Парето, изобретенный итальянским экономистом Вильфредо Парето, — это формальное название правила 80/20, которое гласит, что 80% эффектов исходят от 20% c

.

Учебные пособия GTD

2020 GTD Organizer — скачать PDF

2020 GTD ^® Organizer — это полная система, построенная на методологии GTD.

29,00 $

GTD Managing Projects — скачать MP3

Изучите лучшие практики и модели GTD для беспрепятственного управления вашими проектами. 5 MP3.

69,00 $

Руководство по настройке Things

Наше руководство по передовой практике внедрения GTD ^® с Things ^® .

$ 10.00

Руководства по методологии GTD — скачать PDF

Методологические руководства GTD ^® обобщают лучшие практики GTD в удобном формате для загрузки в формате PDF.

$ 10.00

Руководство по установке Nirvana

Наше руководство по передовой практике внедрения GTD ^® с Nirvana ^® .

10 долларов США.00

Карта рабочего процесса GTD — скачать PDF

Полноцветная карта рабочего процесса GTD ^® размером 11,7 x 16,5 дюйма (29,7 x 42 см) в формате PDF для загрузки.

$ 10.00

Руководство по установке Asana

Наше руководство по передовой практике внедрения GTD ^® с Asana ^® .

$ 10.00

Руководство по установке Trello

Наше руководство по передовой практике внедрения GTD ^® с Trello ^® .

$ 10.00

Руководство по установке Google Apps для рабочего стола

Наши практические руководства по внедрению GTD ^® с приложениями Google ^® на вашем компьютере.

$ 10.00

Руководство по установке OneNote 2016 для Windows — Размер Letter — скачать PDF

Наше руководство по передовой практике реализации GTD ^® с OneNote ^® для настольных компьютеров Windows ^® .

$ 10.00

.