Определение приоритетов: 404 | Организация Объединенных Наций

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Определить первоочередные задачи в ежедневной деятельности и в перспективе особенно важно для правильного ведения бизнеса. Оперируя терминами «важные задачи» и «срочные задачи», можно решить, чем необходимо заняться в первую очередь.

Правильное определение приоритетов

Согласно пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует самореализация и общественное признание, пока мы голодны или не находимся в безопасности: сначала нужно удовлетворить потребности низшего уровня, чтобы переходить к верхнему.

По тому же принципу построена пирамида продуктивности, система, которую предлагает автор книги «Пирамида эффективности» – сертифицированный тренер по продуктивности.

Прежде чем заняться тайм-менеджментом, необходимо навести порядок у себя дома и в офисе, в своем компьютере, и только после всего этого можно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать свой потенциал.

Приоритеты

Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В своей книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты».

Распределение всех задач в порядке их приоритета дает понимание того, какие именно действия помогают вам продвинуться вперед, приближают к вашим целям и к важным делам, так чтобы последние не оказались вдруг неожиданно срочными.

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Одну из наиболее информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических исследованиях, Кови и другие авторы называют «матрицей срочности/важности». Пока я не узнала об этом простом подходе к определению приоритетов, мне было довольно сложно объяснять своим клиентам, как справиться с этой задачей.

С помощью данного метода вы гораздо проще будете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долгосрочной перспективе. Он поможет вам ответить на простой вопрос: что для меня самое важное, над чем я должен работать в первую очередь?

Существует множество вариантов и интерпретаций «матрицы срочности/важности». Самый известный бразильский эксперт по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Produc­tivity Solu­tions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент – «обстоятельства» и создав таким образом, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента».

Под «обстоятельствами» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, любая активность, которая оборачивается пустой потерей времени. Возможно, вам стоит включить эту категорию, когда вы будете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».

Ниже представлена слегка измененная «матрица срочности/важности». Эти изменения я внесла в классический вариант после того, как опробовала его на своих тренингах и в деятельности консультанта и тренера. Эта же схема лежит в основе всего последу­ющего обсуждения.

Определение приоритетов

• Важно и срочно
• Важно и не срочно
• Не важно и срочно
• Не важно и не срочно

Начнем с определений «важное» и «срочное». Важные задачи – это значимые задачи. Именно от них во многом зависит ваш успех и достижение целей. Срочные задачи требуют немедленных действий или внимания, но чаще всего не имеют отношения к достижению ваших целей.

Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться в первую очередь. Мы с вами уже определили продук­тивность: это выполнение самого важного в первую очередь и, в частности, выполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При планировании деятельности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям «Важно и Срочно» и «Важно и не срочно».

Категория 1. Важно и Срочно

Задачи, которые вы отнесли к этой категории, надо выполнить в обязательном порядке:

Срочные непредвиденные задачи. Как бы тщательно вы ни планировали деятельность, всегда возникают непредвиденные обстоятельства. И тогда вам требуется потратить время на решение этих вопросов, хотя они и не были внесены в ваш календарь заранее. В зависимости от важности и срочности этих обстоятельств, возможно, вам даже придется отложить какие-то из запланированных дел, чтобы справиться с неожиданно возникшими.

Принципиально важные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры или проекта. Сроки сдачи проекта. Это не те сроки, которые вы устанавлива­ете сами для себя, а те, которые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к неблагоприятным последствиям для вас.

Следует помнить, что гораздо легче включить задачи из категории «Важно и Срочно» в ваш календарь и понять, как с ними справиться, если у вас есть четкое представление обо всех ваших делах на день или на неделю.

Категория 2. Важно и не срочно

Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех. К ним относится следующее:

Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «Важно и Срочно».

Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.

Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.

Занятия спортом, отдых и забота о себе. Не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.

Категория 3. Не важно и Срочно

Стоит научиться избавляться от всех тех задач, которые относятся к категории «Не важно и Срочно». Они вызывают ненужный стресс. К ним относится следующее:

Возможности с ограничением по времени. Иногда нам выпадает какая-то возможность, но, чтобы ею воспользоваться, необходимо успеть до конкретного срока. Поскольку ограничение по времени создает у нас ощущение срочности, очень легко потерять голову и переоценить важность. Так что сделайте паузу и решите, действительно ли это хорошая возможность или просто еще одна задача, на которую вы только впустую потратите время.

Просьбы о предоставлении информации или о помощи. Обычно, когда люди просят о помощи или запрашивают информацию, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сказать «нет» бывает затруднительно.

Дедлайны, установленные вами. Слишком часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам или результатам.

Категория 4. Не важно и не срочно

Постарайтесь избегать задач, которые попадают в категорию «Не важно и не срочно». Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, которые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.

Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания отношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие дальнейших действий.

Деловые встречи. Плохо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.

«Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, чтобы не работать по-настоящему, в том числе перекладывание бумаг, прокрастинация, просмотр сайтов или телепрограмм, присутствие в социальных сетях. Зачастую мы попусту теряем большую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю.

Конечно, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. А ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели.

Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас. Избегайте того, что «Не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья.

Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты – это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное – песок и вода – появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время.

В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение.

Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами.

Определение приоритета задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей.

Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.

Основные выводы

• Определяйте приоритеты своих дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что наиболее важно.
• Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их срочности и важности.
• Следите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлека­ющие вас от действительно важных задач.

© BBF.RU

5 техник определения приоритетов для IT команд / Блог компании Hygger / Хабр

Всегда ли просто определить приоритеты в задачах крупного проекта? А если в приоритете находятся пять срочных задач? Десять?

Опытные менеджеры проектов и собственники продуктов знают, что одной интуицией здесь не обойтись. Для того, чтобы не подвести команду и уложиться в сроки, сегодня на помощь менеджерам приходят полезные методологии определения приоритетов, а также современные инструменты, которые помогают визуализировать данные и ничего не упустить в своих рабочих процессах.

Рассмотрим подробнее 5 известных методологий, которые помогают прийти к успеху.

Существует ли идеальная методология, которая раз и навсегда расставит приоритеты в рабочих задачах и личных делах? У каждого менеджера проектов или менеджера продукта на этот вопрос, наверняка, есть свой ответ. Однако есть методы приоритизации, которые зарекомендовали себя во всем мире, а их авторы получили заслуженное уважение в среде менеджеров проектов и топ-руководителей. Вот 5 таких методологий: три общие и две для внутриорганизационных целей.

5 методов приоритизации для менеджеров проектов и IT команд

Метод MoSCoW для категоризации задач

Методологию MoSCoW сегодня знают во всем мире и применяют широко в разных областях управления. С известной столицей технику ничего не связывает.

Согласные буквы в акрониме MSCW — это степени приоритетности:

• M – задачи и требования, которые имеют самый высокий приоритет и должны быть первоочередно применимы к продукту в первую очередь. Без них релиз не будет выполнен (это must).
• S – важные требования, но не с самой высокой приоритетностью. Обычно они не имеют решающего значения, но все равно обязательны к исполнению (это should).
• C – требования и задачи, желательные для релиза (это could).
• W – наименее критичные требования, их можно проигнорировать или перенести до следующих релизов (это would).

На примере задач платформы для управления

Hygger.io

(реализованных или только планируемых) рассмотрим, как можно определить приоритеты, согласно методологии MoSCoW:

• Must Have — внедрить Priority Chart — график, на котором можно отбирать самые ценные идеи и отдавать их в разработку, ранжировать идеи по метрикам Value / Efforts, обеспечить поддержку разработки с помощью Kanban и Sprint досок, добавить Burndown Chart для трекинга прогресса по спринту.
• Should Have — внедрить функцию Time tracking для учета отработанного времени, Cycle /Lead Time Report для контроля над процессом, сделать интеграцию со Slack для получения обновлений на досках.
• Could have — добавить раздел My Tasks, где можно посмотреть все задачи в разных статусах, внедрить Client Access для приглашения клиентов в проект.
• Would Have — обеспечить SAML SSO /G Suite SSO для единого входа сотрудников в приложение, добавить Calendar View для доски, добавить интеграцию с системами управления проектами (JIRA, PivotalTracker, Trello, и др.)

Метод предлагает быстрое и простое решение для определения приоритетов. Однако часто такой классификации по категориям может быть недостаточно. Поэтому, считается, что MoSCoW лучше подходит для внутренних проектов, а не для продуктов с большим количеством клиентов.

Модель Кано

Модель Кано — технология, разработанная японцем Нориаки Кано в 1984 году. Именно тогда он опубликовал статью, в которой расписал методологию.

С помощью модели Кано можно наглядно описывать удовлетворение каких потребностей оставляет потребителей неудовлетворенными или же приводит в восторг.

Кано предлагает систему координат, где по оси Y измеряется удовлетворенность, по оси Х — уровень выполнения. В модели Кано выделены 3 основные составляющие профиля качества, влияющие на удовлетворенность потребителя: ожидаемое, основное, и привлекательное, вызывающее восхищение.

Ожидаемые свойства по Кано — это базовые свойства продукта или услуги. Они есть по умолчанию. Покупатель вряд ли будет задумываться об этих свойствах, поскольку воспринимает их как что-то само собой разумеющееся.

Часто в качестве примера ожидаемых свойств приводят работу авиалиний. Гарантия того, что всем хватит места в салоне самолета – это ожидаемое свойство.

Ожидаемым свойством платформы для управления продуктами Hygger может быть возможность планировать задачи отдельного проекта. Почти всегда превратить ожидаемое свойство в конкурентное преимущество является сложной задачей, а вот его отсутствие ни к чему хорошему не приведет.

Основные свойства — это желаемое. Их выполнение влияет напрямую на удовлетворенность потребителя. Именно на основных свойствах продукты пытаются выделится и создать конкурентное преимущество.

В примере с авиалиниями, основным свойством может быть отсутствие пересадок на длительном маршруте.

Свойства, вызывающие восхищение — это неожиданные для потребителя свойства: дополнительные, необычные, носящие характер сюрприза.

Ваш любимый десерт на борту авиаперевозчика – пример такого свойства.

Уровень выполнения подобных свойств не влияет на удовлетворенность потребителей напрямую (как и в случае с основными свойствами). Если неожиданное свойство отсутствует, потребитель не должен расстроиться, поскольку и не ожидал его в рядах ожидаемых свойств. Но если же потребитель будет приятно впечатлен – это принесет приятные бонусы продукту или услуге, как минимум, о них узнает ближний круг обрадованного потребителя.

Со временем, требования клиента могут меняться и то, что сегодня вызывало восторг, уже завтра может превратиться в стандарт, а послезавтра стать обязательным условием качества.

Отличный пример применения метода Кано расписан в статье про телевизионный пункт, где автор решил разделить множество замысловатых кнопок пульта по приоритетности, используя принцип Кано.

Техника Story Mapping

Методология Story Mapping стала известна в начале века из статьи Джеффа Паттона.

Смысл метода в том, что бэклога в продукте мало для определения приоритетов в работе. Паттон считает, что необходима более развернутая структура и предлагает следующую механику:

Горизонтальная ось представляет последовательность использования. Задачи на ней размещаются в последовательности, в которой они выполняются пользователем.

Вертикальная ось означает критичность. По вертикали задачи располагаются относительно того, насколько они важны сверху вниз. Одинаково важные задачи можно определять на одной высоте.

Группы связанных историй группируются как активности.

Сильные стороны методологии Story Mapping

Это относительно простое визуальное представление, которое позволяет команде, клиентам, заказчику или другим заинтересованным сторонам делиться общим пониманием происходящего.

Метод четко определяет, как постепенно выпускать итерации продукта.

Внутриорганизационные методологии

Методология KJ

Методологию, придуманную Jiro Kawakita (отсюда — KJ) часто используют на различных тренингах и групповых занятиях по менеджменту. Суть технологии — в групповом процессе установления приоритетов.

Метод KJ — это процесс, состоящий из 8 этапов для групп любого размера. Для реализации такого метода понадобится не менее одного часа. Участникам следует подготовиться:

• Выбрать ведущего (модератора).
• Приготовить много стикеров разных цветов.
• Найти помещение со свободной стеной или большой доской.
• Разместить флип-чарт или отдельную доску для результатов.

8 этапов методологии KJ

1. Выберите центральный вопрос, который будет стимулировать результаты. Каждый сеанс предполагает свой центральный вопрос.
2. Организуйте рабочую группу. Участники группы должны быть из различных отделов компании.
3. “Выгрузите данные” Для этого понадобятся стикеры. Каждому участнику группы предлагается инициировать мозговой штурм в разных направлениях.
4. Разместите стикеры на стенке в рандомном порядке. Каждый участник, при необходимости, может добавить новые стикеры на дальнейших этапах.
5. Сгруппируйте похожие тематики. Когда все стикеры на стене добавлены, вся группа начинает группировать похожие темы.
6. Присвойте имена. Участники должны присвоить имя каждой группе, используя стикеры другого цвета.
7. Проголосуйте за наиболее важные, с вашей точки зрения, группы, которые помогут ответить на центральный вопрос.
8. Оцените самые важные из групп. Все стикеры помещаются на доске и располагаются по количеству голосов. Участники могут объединять подобные группы, что добавляет их голоса и поднимает их рейтинг. Когда 3-4 группы очевидно опережают остальные, активность завершается.

Техника приоритезации Feature Buckets

Автор методологии — Адам Нэш предложил свою аналогию для определения приоритетов. По его мнению, приоритетность функций сильно различается в разных продуктах и сферах. Поэтому Нэш подчеркивает, что метод был разработан именно под потребительские онлайн-продукты.

Согласно методу, функции нужно распределить в четыре ведра.

Metrics Мovers — функции-двигатели, которые способны сильно повлиять на целевые показатели продукта и бизнеса. Должны быть конкретные цели и стратегии решения инвестировать в продукт или функцию (пример показателя — фреймворк Pirate Metrics).

Customer Requests — это функции-запросы. Они запрошены самими клиентами. Обычно являются дополнительными улучшениями.

Delight — функции, которые создаются внутри компании на основе понимания дизайна или технологии. Работа над ними важна для приятного удивления клиентов.

Strategic — функции, которые важные по стратегическим причинам, связанным с будущими целями.

У каждого метода приоритизации свои особенности и, вероятно, не все они могут быть адаптированы под условия жизнедеятельности вашего продукта или компании. Тогда стоит попробовать современные сервисы, помогающие работать с приоритетами — современные онлайн инструменты для определения приоритетов и отслеживания статусов задач. Они облегчают планирование и помогают приоритезировать все задачи продукта быстро и просто.

Backlog Priority Chart — один из таких инструментов, который предлагает полноценная платформа для product менеджеров Hygger.io.

В сервисе вы можете найти систему оценки Value & Efforts и 4 квадранты-критерия для определения степени приоритета:

• Quick Wins – идеи первоочередного порядка.
• Big Bets – идеи с высоким приоритетом, но которые могут быть выполнены после Quick Wins.
• Maybes – идеи с меньшей ценностью и срочностью.
• Time sinks – идеи, которые вовсе можно отложить или удалить.

Hygger позволяет структурировать бэклог с помощью универсальных Scrum и Kanban досок, лейблов и Swimlanes.

А как вы справляетесь с приоритизацией своих дел? Пользуетесь ли эффективными методологиям и полезными инструментами? Возможно, есть супер эффективный метод, которым вы можете поделиться.

Надеюсь, описанные выше методологии определения приоритетов помогут вам расставить акценты и научиться определять самые важные задачи и выявлять те, которые могут тормозить рабочие процессы. Экспериментируйте и добивайтесь хороших результатов!

Определение приоритетов. Время — деньги. Создание команды разработчиков программного обеспечения

Читайте также

Расстановка приоритетов процесса

Расстановка приоритетов процесса
Под воздействием стимулов и систем оценки результативности инвестиционное сообщество переоценивает важность результатов и недооценивает важность процесса. Как заметил Роберт Рубин:
Речь не о том, что результаты не имеют значения. Как

Дело приоритетов

Дело приоритетов
Хочу заметить, что, втолковывая вам все это, я тоже делаю инвестиции ради получения прибыли от повышения стоимости капитала. Я вкладываю кое-какие деньги в управляемые фонды. Время от времени я играю в эти азартные игры; иногда я инвестирую

Принцип пирамиды приоритетов

Принцип пирамиды приоритетов
Данный принцип основывается на постулатах теории ограничений (Theory of Constraints). Одним из фундаментальных понятий теории ограничений является понятие так называемого бутылочного горлышка (bottleneck) или, другими словами, узкого места в процессе,

Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов
 Вы сами выбираете, с чего начать преобразования на основе бизнес?процессов. Существует три типа процессов: основной – в этом процессе производится товар или услуга, за которые покупатель согласиться заплатить; вспомогательный – этот процесс

Определение повседневных приоритетов

Определение повседневных приоритетов
Для того чтобы облегчить свою жизнь, вам следует осуществлять перспективное планирование, позволяющее без спешки, методично отслеживать достижение той или иной цели. Но такая возможность в реальной жизни появляется редко. Ваш

Десять новых приоритетов CIO-лидера

Десять новых приоритетов CIO-лидера
Проведя множество бесед и исследований с тысячами компаний и CIO, мы создали для себя картину нового более активного CIO. Мы называем ее «горячая десятка» для нового CIO-лидера. Вся книга построена вокруг этих десяти стратегических задач.1. 

Выбор приоритетов

Выбор приоритетов

Трудно сказать,
кто плывет по течению добровольно
Станислав Ежи Лец
У каждого человека в жизни может быть несколько целей. Вот некоторые из них:· сделать карьеру· создать семью· реализовать свои способности (стать профессионалом — артистом, художником,

Клиент без приоритетов

Клиент без приоритетов
Может случиться и такое, что вы встретите клиента, который заявит, что у него нет приоритетов.Некоторые люди не имеют приоритетов по одной из двух причин.Во-первых, они искренне убеждены, что в их жизни нет никаких приоритетов — ни главных, ни

Установление ясных целей и приоритетов

Установление ясных целей и приоритетов
Руководители, умеющие результативно выполнять планы, сосредоточивают усилия на нескольких четко определенных приоритетных задачах, которые понятны всем. Почему их может быть лишь несколько? Прежде всего любой, кто разбирается в

Шаг 5: расстановка приоритетов

Шаг 5: расстановка приоритетов
Если вы сделали упражнение, то просмотрите план на завтра и определите, на каком месте у вас стоят самые трудные дела. На семинарах я часто встречаю людей, которые ставят их в конец списка, потому что, как правило, они наиболее трудоемкие и

Критерии как основание для приоритетов

Критерии как основание для приоритетов
Не важно, готовите вы сегодня пилотируемый космический полет или нет, вам нужно выбрать главные задания, которые составят 20 процентов, а также устранить риски, угрожающие 20 процентам результатов. По этой причине ракетостроители

Как выделить время для главных приоритетов

Как выделить время для главных приоритетов
Спросите себя, какая часть вашего обычного дня требует осуществления трудного выбора и ведения переговоров с теми, кто обращается с запросами? Как мы уже показали в предыдущих главах, закон Парето утверждает, что главные 20

Шаг 8. Определение приоритетов инноваций

Шаг 8. Определение приоритетов инноваций
Определение приоритетов инноваций должно стать результатом шагов моделирования, сбора метрик и анализа коренных причин этапа понимания. На этих шагах должно стать очевидным, какие участки бизнеса и процессы открывают

Определение приоритетов (2)

Определение приоритетов (2)
P: Самое скрипучее колесо не всегда самое важное.A: Вы в курсе любых затрат, но не имеете представления о ценности.E: Вы отлично разбираетесь в ценности, но не имеете представления о затратах.I: Чувства людей важны, но есть вопросы и

Принудительная расстановка приоритетов

Принудительная расстановка приоритетов
ЦЕЛЬ ИГРЫВ процессе расстановки приоритетов группа должна прийти к единому списку элементов. Принудительная расстановка приоритетов (Forced Ranking) заставляет участников принимать сложные решения, когда каждый элемент оценивается

Определение приоритетов

Определение приоритетов
Определив и проанализировав требования, вы вплотную приблизились к обладанию полным набором функциональности. Но, прежде чем идти дальше, нужно задать приоритеты требований. Это поможет заранее оценить важность каждого требования и понять, как

ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ ВАШИХ ЦЕЛЕЙ RCCE / КонсультантПлюс

Приложение 2

Каковы ваши цели RCCE?

Определите свои цели: рассмотрите возможность обсуждения всех целей ниже. Обведите кружком те из них, которые относятся к текущей эпидемиологической ситуации в вашей стране, приоритетам реагирования и реакциям общественности. Обратите внимание, что многие из целей являются взаимозависимыми, поэтому для достижения более широких целей может потребоваться выполнение более узких задач. Пожалуйста, добавьте другие цели, если это необходимо для ситуации в вашей стране.

Просто обведите все, что относится к вашей ситуации:

— Обеспечить людей жизненно важной информацией, необходимой им для защиты себя и других (от вируса и снижения его воздействия на здоровье, социальную жизнь и экономику)

— Обеспечить эффективные механизмы обратной связи для обеспечения двустороннего взаимодействия между органами здравоохранения/реагирования и сообществами, общественностью и заинтересованными сторонами.

— Обеспечить, чтобы работники здравоохранения знали, как взаимодействовать с пациентами и лицами, обеспечивающими уход, выявлять возможные случаи, сообщать пациентам о COVID-19 и оповещать соответствующие органы здравоохранения, а также защищать себя в связи с контактом с заболевшими.

— позиционировать должностных лиц, работающих в области здравоохранения в качестве основного/первого надежного источника информации о COVID-19.

— Обеспечить согласованность информации и языка от всех партнеров и избежать дезинформации/слухов.

— Информировать широкую общественность о том, как проводятся ответные меры реагирования общественного здравоохранения, а также мониторинге, обнаружении и предотвращении распространения COVID-19.

— Обеспечить участие и взаимодействие с соответствующими общинами для устранения препятствий на пути реализации и применения мер общественного здравоохранения.

СТАВЬТЕ ПРИОРИТЕТЫ. Посмотрите на цели, которые вы обвели, и расставьте приоритеты в порядке их важности в вашей стране. Помните, что ваши цели должны быть конкретны, измеримы, действенны, реалистичны и ограниченны по времени. Регулярно проверяйте цели, задаваясь вопросом, служат ли разрабатываемые вами меры этим наиболее важным приоритетам. Если это не так, подумайте о том, чтобы тратить больше энергии на достижение первоочередных целей или на изменение ваших целей (если обстоятельства изменились). Следует также рассмотреть поэтапный подход к вашему плану.

Открыть полный текст документа

Планирование. Определение приоритетов запросов функций — Power Apps

• 
  06/16/2020
• Чтение занимает 2 мин

В этой статье

Расстановка приоритетов для разных запросов иногда бывает сложной и пугающей.
Следование относительно количественному подходу не только поможет вам расставить приоритеты для правильных функций, но и поможет объяснить ваши решения людям, которые запрашивали эти функции.

Первый шаг в расстановке приоритетов функций — убедиться, что вы записываете каждый запрос, даже те запросы, которые могут показаться вам неважными. Это поможет вам создать запас для улучшения, когда вы начнете работать над новыми версиями своего приложения после того, как закончите свою первую версию.

Совет

Используйте цели своего проекта в качестве руководства для определения того, какие функции должны быть приоритетными.

В следующей таблице приведен пример того, как вы можете записать каждую функцию.

Совет

Избегайте путаницы необходимости и хорошо бы сделать. Спросите себя (или своих пользователей): «Если для добавления этой функции потребуется четыре недели, стоит ли откладывать запуск на четыре недели?»

Диаграмма квадрантов приоритетов

После того, как вы перечислили все свои запросы функций, вы должны разделить запросы на квадранты, показанные на следующей диаграмме.

Быстрые победы

Запросы в этом квадранте должны быть самыми приоритетными. Быстрые победы — это запросы с большим влиянием на бизнес, но их легко реализовать.

Большие инвестиции

Эти запросы оказывают большое влияние на бизнес, но их трудно реализовать из-за одной или нескольких из следующих причин:

• Требуются дополнительные инвестиции (например, новая услуга)

• Требуется разработка профессиональными разработчиками или внешним бизнес-партнером

• Занимает много времени (более недели), чтобы создать функцию

• Вовлекает несколько заинтересованных сторон в разных подразделениях

Маленькие удовольствия

Этот тип запроса может быть легко реализован, но он оказывает ограниченное влияние на бизнес. Вы должны расставить приоритеты быстрых побед и больших инвестиций, прежде чем начинать работу над маленькими удовольствиями. Будьте осторожны, чтобы не слишком сильно привязаться к этим маленьким удовольствиям, работа над слишком многими из них сразу превратит их в большие инвестиции.

Потребители времени

Потребители времени занимают много времени, но оказывают незначительное влияние. Это могут быть люди из высшего руководства, которые не используют приложение напрямую. Столкнувшись с этими ситуациями, вы можете поделиться таблицей квадрантов приоритетов, чтобы объяснить, как были приняты решения. Вы можете помочь им понять, или вы можете узнать что-то с большим влиянием, нежели думали вы.

Совет

Попросите пользователей, которые запрашивают функции, пересмотреть (или даже создать!) квадранты приоритетов, чтобы помочь взаимопониманию.

Определение приоритетов муниципального развития местных сообществ

Цели: Исследование возможностей взаимодействия между местными властями и  общественностью с целью увеличения вклада граждан и усовершенствования их взаимодействий с органами государственной власти, в том числе на местном уровне. 

Задачи

Участие в Программе поддержки местных инициатив, инициированной совместно Мировым Банком, Министерством регионального Развития РФ и Администрацией Ставропольского края по согласованию с Аппаратом  полномочного представителя Президента РФ в Южном Федеральном Округе. 
Разработка новой методологии процедур участия общественности в Программах Поддержки Местных Инициатив Администрации Ставропольского Края. 
Тренинги для тренеров из числа местных консультантов, а также для представителей местного сообщества и муниципалитета. 
Мониторинг обучающей компоненты Программы поддержки местных инициатив.

Результаты проекта

• В целях повышения вовлеченности граждан и их взаимодействия с органами местного самоуправления и другими органами власти, изучены возможности активного институционального сотрудничества между органами государственного управления и населением. ИЭГ принял участие в Программе поддержки местных инициатив (ППМИ), запущенной Всемирным банком, Министерством регионального развития РФ и Администрацией Ставропольского края при поддержке Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе (ЮФО).

• Разработаны новые методические подходы, касающиеся форм общественного участия в программах поддержки местных инициатив Администрации Ставропольского края. Кроме того, подготовлена концепция вовлечения общественности и ее взаимодействия с органами местного самоуправления и другими органами государственного управления на всех этапах реализации Программы поддержки местных инициатив, обучающая программа для представителей местного сообщества и муниципальных служащих;.

• С тем, чтобы оценить применение методики на практике, проведено обучение местных преподавателей, а также осуществлен мониторинг их деятельности.

Обучающая программа проводилась на базе Ставропольского педагогического колледжа для педагогов г. Буденновск, а также для представителей местного сообщества в муниципальных образованиях на востоке Ставропольского края, где были условия, необходимые для реализации программы. Там были сформированы муниципальные образования поселенческого уровня и налажено функционирование финансовой системы.

Учебный курс: Путеводители для тренеров

  Общественные слушания по бюджету.doc (Документ Word, 4412 Кб)
  Мониторинг и оценка проектов.doc (Документ Word, 5925 Кб)
  Совместная оценка и планирование.doc (Документ Word, 2110 Кб)
  Общественное участие в муниципальном стратегическом планировании.doc (Документ Word, 1589 Кб)

Правила приоритетов планирования

Онлайн-тренинг по управлению временем от MindTools.com

Оптимальное использование времени и ресурсов

Расстановка приоритетов — это важный навык, который вам нужен, чтобы максимально использовать свои собственные усилия и усилия вашей команды. Это также навык, необходимый для создания спокойствия и пространства в своей жизни, чтобы вы могли сосредоточить свою энергию и внимание на действительно важных вещах.

Это особенно важно, когда время ограничено, а требования кажутся неограниченными.Это помогает вам распределять свое время там, где оно наиболее необходимо и наиболее разумно потрачено, освобождая вас и вашу команду от менее важных задач, которые можно выполнить позже … или спокойно бросить.

При правильной расстановке приоритетов (и тщательном управлении переориентированными задачами) вы можете навести порядок в хаосе, значительно снизить стресс и двигаться к успешному завершению. Без него вы будете барахтаться, утопая в конкурирующих требованиях.

Нажмите здесь

чтобы просмотреть стенограмму этого видео.

Простая приоритезация

На простом уровне вы можете расставить приоритеты в зависимости от временных ограничений, потенциальной прибыльности или выгоды от стоящей перед вами задачи или от давления, которое вы испытываете, чтобы выполнить работу:

• Расстановка приоритетов на основе стоимости или прибыльности проекта, вероятно, является наиболее часто используемой и рациональной основой для определения приоритетов. Независимо от того, основано ли это на субъективном предположении о стоимости или на сложной финансовой оценке, это часто дает наиболее эффективные результаты.
• Ограничения по времени важны там, где другие люди зависят от вас в выполнении задачи, и особенно там, где эта задача находится на критическом пути важного проекта. Здесь небольшое количество ваших собственных усилий может иметь очень большое значение.
• И это храбрый (и, возможно, глупый) человек, который сопротивляется давлению своего босса выполнить задачу, когда это давление разумно и законно.

Инструменты приоритезации

Хотя эти простые подходы к расстановке приоритетов подходят для многих ситуаций, существует множество особых случаев, когда вам понадобятся другие инструменты приоритизации и управления временем, если вы собираетесь быть действительно эффективными.Мы рассмотрим некоторые из этих инструментов приоритизации ниже:

Парный сравнительный анализ

Парный сравнительный анализ

наиболее полезен, когда критерии принятия решения расплывчаты, субъективны или противоречивы. Это помогает вам расставить приоритеты, предлагая сравнить каждый элемент в списке со всеми другими элементами в списке по отдельности.

Решая в каждом случае, какой из двух является наиболее важным, вы можете объединить результаты, чтобы получить список с приоритетами.

Матричный анализ решений

Матричный анализ решений

помогает расставить приоритеты в списке задач, в которых необходимо учесть множество различных факторов.

Матрица приоритетов действий

Эта быстрая и простая техника построения диаграмм предлагает вам отобразить ценность задачи в зависимости от усилий, которые она потребует.

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебное пособие по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Делая это, вы можете быстро определить «быстрые победы», которые принесут вам самые большие награды в кратчайшие сроки, и избежать «тяжелых утомительных работ», которые отнимают время ради небольшого возможного вознаграждения.Это гениальный подход к принятию высокоэффективных решений по расстановке приоритетов.

См. Нашу статью о матрице приоритетов действий.

узнать больше.

Важный принцип Эйзенхауэра

Подобно матрице приоритетов действий, этот метод предлагает вам подумать о том, являются ли задачи срочными или важными.

Часто, казалось бы, срочные задачи на самом деле не так уж и важны. И часто действительно важные дела (например, работа для достижения ваших жизненных целей) просто не так важны.Такой подход поможет вам преодолеть это.

См. Нашу статью о Принципе срочности / важности Эйзенхауэра.

узнать больше.

Матрица Ансоффа и матрица Бостона

Это дает вам быстрые «практические правила» для определения приоритетов открывающихся перед вами возможностей.

Матрица Ансоффа

помогает оценивать возможности и расставлять приоритеты по рискам. Бостонская матрица

выполняет аналогичную работу, помогая вам расставить приоритеты по возможностям, исходя из привлекательности рынка и вашей способности использовать его в своих интересах.

Анализ Парето

Там, где вы сталкиваетесь с целым рядом проблем, которые необходимо решить, Анализ Парето

помогает определить наиболее важные изменения, которые необходимо внести.

Сначала вам предлагается сгруппировать различные типы проблем, с которыми вы сталкиваетесь, а затем просят вас подсчитать количество случаев каждого типа проблемы. Установив приоритетность наиболее распространенного типа проблемы, вы можете сосредоточить свои усилия на ее решении. Это освобождает время, чтобы сосредоточиться на следующем наборе проблем и т. Д.

Модифицированный счетчик Борда

Модифицированный граф Борда

— полезный метод определения приоритетов проблем и проектов в группе, позволяющий каждому внести справедливый вклад в процесс определения приоритетов. Это особенно полезно там, где важен консенсус и где необходимо принять взвешенное групповое решение.

Используя этот инструмент, каждый участник группы «назначает» свои приоритетные проблемы, а затем ранжирует их по шкале, скажем, от 1 до 10. Баллы по каждой проблеме затем суммируются, а затем задаются приоритеты на основе баллов.Очевидная справедливость этого подхода делает его особенно полезным там, где расстановка приоритетов основана на субъективных критериях и когда люди «соглашаются» с решением о расстановке приоритетов.

9 практических методов, когда «все важно»

Одна из самых старых проблем на рабочем месте — знать, как расставить приоритеты в работе .

Из-за большего количества задач, непрерывных электронных писем и более высоких ожиданий решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильным.

Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь. Знание ваших приоритетов снижает стресс, помогает сосредоточиться и игнорировать FOMO, может улучшить продуктивность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы устанавливаете более четкие границы для своего рабочего дня.

Как только вы научитесь расставлять приоритеты для своих задач и времени, вы поймете, что большая часть работы, которую считал срочной, на самом деле не требует вашего внимания. По крайней мере, не сразу.

Но хотя элементы расстановки приоритетов в вашей работе просты (т.е. Знайте, какие задачи необходимо выполнить, и ранжируйте их по важности), это далеко не простое упражнение.

Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю. В этом руководстве мы собрали лучшие стратегии по , как расставить приоритеты для ежедневных задач , оптимизировать свое время и сосредоточиться на работе, которая имеет наибольшее значение.

Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)

1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день
2. Отделите срочное от важных задач с помощью матрицы Эйзенхауэра
3. Оцените свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
4. Разделяйте задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE
5. Задайте продуктивный тон дня, «съев лягушку»
6. Вырезайте «достаточно хорошие» цели с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков
7. Помните об ошибке невозвратных затрат при выборе того, что заслуживает вашего времени (т.е. быть достаточно гибким, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)
8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои ежедневные часы
9. Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в самые продуктивные часы

1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день.

Невозможно расставить приоритеты задач, если они все крутятся у вас в голове.

Вместо этого начните с того, что запишите все и систематизируйте в основной список .

Считайте это свалкой мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые привлекают ваше внимание из вашей головы и превращаются в документ.

Отличный способ сделать это — методика Дэвида Аллена Get Things Done (GTD) — пятиэтапный процесс, для которого мы написали подробное руководство.

Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (он может быть таким же простым, как лист бумаги или сложным, как инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.

Как только вы создадите свой Главный список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня. Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или в месяце. И долгосрочные цели, которые заставят вас почувствовать себя выполненным и уполномоченным.

Составив свой основной список, начните расставлять приоритеты по задачам на месяц, неделю и день.

Как объясняет консультант по производительности Брайан Трейси, ваш ежемесячный список берется из вашего основного списка.Ваш еженедельный список берется из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваших ежедневных приоритетов всегда согласовываются с вашими более крупными целями.

Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятым отношением к завершению — нашей склонностью сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.

Когда ваши ежедневные задачи выбираются из большого списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.

2.Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра

Ваш основной список поможет вам понять, как расставить приоритеты для всех ваших задач. Но все еще может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов приоритизации, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.

Во-первых, существует так называемый принцип Парето или правило 80/20, согласно которому 20% ваших усилий, как правило, дают 80% результатов.Ищите те задачи, которые не просто проверяются, но которые приносят вам реальные результаты.

Принцип Парето основан на опыте. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра .

Матрица, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, представляет собой простую четырехквадрантную рамку с ответами, помогающую отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно немедленно реагировать, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости.Хотя важные задачи — это те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.

Выбирая, как лучше всего расставить приоритеты задачам, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят:

• Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее
• Важно, но не срочно: Решите, когда вы это сделаете, и запланируйте его
• Срочно, но не важно: Передайте эти задачи кому-нибудь else
• Ни срочно, ни важно: Удалите их из своего расписания как можно скорее

Одна из самых сложных задач здесь — исключить срочные, но не важные задачи из вашего списка приоритетов.Вот тут-то и вступает в игру умное делегирование .

Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего ума).

В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет в 30 раз больше, чем обычно требуется для выполнения задачи для обучения.

Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны выделить 150 минут на делегирование и обучение кого-то нового.Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в году = 1250 минут, потраченных на выполнение этой задачи.)

3. Распределите ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

.

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые нам нужно выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и понять их истинную важность.

Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности по имени Айви Ли.Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:

1. В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Не записывайте более шести задач.
2. Расставьте приоритеты для этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
3. Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте, пока не будет выполнено первое задание, прежде чем переходить к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
5. Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Ограничение себя шестью (или менее) задачами в день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставлять приоритеты, а затем сосредоточиться, выполняя одну задачу по своему списку.

4. Разделите задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетов ежедневных задач, есть еще одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?

Самое большое неизвестное, когда дело доходит до расстановки приоритетов, — это различать задачи, которые кажутся находящимися на одном уровне важности.Когда вы работаете над сложными задачами или совмещаете несколько ролей, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не решают полностью.

Вот где творит чудеса метод ABCDE Брайана Трейси. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровней для каждой задачи.

Вот как это работает:

• Просмотрите свой список и дайте каждой задаче буквы от A до E (A — высший приоритет)
• Для каждой задачи, имеющей A, дайте ей номер, который определяет порядок, в котором вы ее будете выполнять в
• Повторить пока все задачи не будут содержать буквы и цифры

Опять же, это обманчиво простая стратегия приоритизации.Хотя в большинстве случаев почти невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, если дать каждой задаче несколько уровней приоритетов, их истинная важность внезапно становится намного яснее.

5. Задайте продуктивный тон в течение дня, «Ешьте лягушку» (т.е. сделайте в первую очередь свою самую важную работу)

После того, как вы расставили приоритеты для своей самой важной работы (каким бы методом вы ни выбрали), самое время выбрать, как атаковать день.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному.И часто устранение большой, сложной, но важной задачи первым делом дает вам импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают ежедневно уделять время самой важной задаче (MIT). Или, как написал Марк Твен:

«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит сидеть и смотреть на нее очень долго!»

Размышляя о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, постарайтесь включить одну из этих «лягушек» в начало своего списка.

Размышляя о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, постарайтесь включить одну из этих «лягушек» в начало своего списка. Это не только избавит вас от этой задачи, но также может побудить вас продолжить работу над остальной частью вашего списка.

Фактически, когда профессор Гарварда Тереза ​​Амабиле изучила дневники сотен работников умственного труда, она обнаружила, что:

«Из всего, что может повысить эмоции, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня, наиболее важным является достижение прогресса в осмысленной работе.”

Сделайте небольшой выигрыш в начале дня, и вы будете мотивированы на весь оставшийся день.

6. Избегайте «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков

Неважно, насколько вы эффективны и результативны каждый день, если вы работаете над неверной целью. Вот почему рекомендуется периодически пересматривать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути.

Вот отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

(Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.)

Первый шаг — записать 25 ваших главных целей. Это могут быть жизненные, карьерные, образовательные или другие цели, на которые вы хотите потратить свое время.

Теперь обведите пять своих главных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, закончите обводить, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «Избегать любой ценой».

Вместо того, чтобы чередовать работу над этими целями, когда у вас есть время, вам следует активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслужить вашего внимания, но на самом деле они не продвигают вас к вашим долгосрочным приоритетам.

7. Помните об ошибке невозвратных затрат (т.е. будьте достаточно гибкими, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)

Выполняя эти упражнения по расстановке приоритетов, важно не забывать проявлять гибкость.Никто не знает, что нас ждет в будущем. И, в конечном итоге, расстановка приоритетов и планирование — это всего лишь предположение.

Иногда вы можете расставить приоритеты задачи только для того, чтобы ваши ожидания или результаты изменились. На этом этапе трудно не разочароваться. Но вы не можете допустить, чтобы это исказило ваше суждение.

Люди особенно подвержены «заблуждению безвозвратных затрат» — психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже потратили на это время и усилия .

Но реальность такова, что , чем бы вы ни занимались, вы никогда не вернете это время назад . И любое время, потраченное на то, чтобы работать над неправильным приоритетом, — это просто потраченное время.

Иногда наши усилия лучше использовать для смены лодки, чем пытаться устранить утечку.

8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои дневные часы

Приоритезация — это не только задачи. Пора тоже.

Работа над правильными задачами может либо дать вам больше времени в будущем, либо отнять его у вас.Когда вы научитесь расставлять приоритеты, четко осознавайте, какое влияние ваш выбор окажет на ваши будущие обязательства.

Лучшее, что вы можете здесь сделать, — это сосредоточиться на множителях времени .

Как мы писали в другом посте, множители времени — это стратегии или инструменты, которые создают для вас больше времени в будущем. Как объясняет в блоге TED консультант по лидерству Рори Ваден:

«Вместо того, чтобы спрашивать:« Что самое важное я могу сделать сегодня? », Множители времени спрашивают:« Что самое важное, что я могу сделать сегодня, чтобы сделать завтра лучше? »

«Другими словами, , размышляя о том, как мы используем наше время сегодня, мы можем освободить наши часы в будущем» .”

Стратегии расстановки приоритетов, описанные выше, являются частью этого. Но то же самое с вашей рабочей средой и привычками. Ставя во главу угла правильные привычки и создавая рабочую среду без отвлекающих факторов, вы даете себе дополнительное время в будущем.

9. Расставьте приоритеты для самой важной работы в наиболее продуктивные часы

Наконец, вы можете повысить свою продуктивность, объединив приоритеты задач и времени.

Мы все проходим через естественные взлеты и падения энергии и сосредоточенности в течение дня (мы называем это кривой продуктивности , и вы можете узнать, как ее найти здесь).

Другими словами, в течение дня есть определенные периоды времени, когда вы, естественно, на более продуктивны.

Если вы можете определить свои пиковые продуктивные периоды, а затем запланировать на них самые высокие приоритеты, вы настроите себя на самый лучший день из возможных.

Вот где может помочь такой инструмент, как RescueTime.

RescueTime автоматически наблюдает за вашей работой в течение дня и предоставляет подробные отчеты о вашей производительности. По прошествии нескольких дней вы можете начать определять тенденции того, когда вы наиболее продуктивны.

В приведенном выше примере вы можете увидеть четкую суточную тенденцию продуктивности с часами пик с 10 утра до полудня.

С этими данными вы можете начать создавать ежедневное расписание с блокировкой по времени, которое соответствует вашей работе с наивысшим приоритетом и вашим часам максимальной продуктивности.

Вот как это может выглядеть:

Приоритеты большие. Но не забывайте реалистично оценивать, сколько работы вы можете делать каждый день

Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, у вас гарантированно будет хороший день.

В конце дня увидеть, что вы выполнили какую-то важную работу, — это потрясающее чувство. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Возникают прерывания. А наши дни наполняются встречами и беседами. Поэтому, хотя знать, как расставить приоритеты для самой ценной работы, полезно, вы также должны реалистично оценивать, сколько на самом деле можно сделать.

Таким образом, вы закончите день, чувствуя себя хорошо от достигнутого вами прогресса и , как будто вы можете отойти и сделать заслуженный перерыв.

Что вам больше всего подходит? Сообщите нам, как вы расставляете приоритеты в своей работе, в комментариях ниже или в Twitter.

Что такое приоритезация? Определение приоритетов, методы, типы и часто задаваемые вопросы

Что такое расстановка приоритетов?

💬

Определение приоритетов

Приоритезация в отношении разработки продукта — это когда менеджер по продукту оценивает ряд задач, чтобы они могли принимать решения о тех, которые должны быть разработаны и в каком порядке.Обычно задачи описываются как Журнал невыполненных работ по продукту. В дорожной карте разработки продукта отставание может быть отражено в виде множества задач, некоторые из которых являются важными и практичными, а другие — более роскошными и амбициозными. Задачи должны быть оценены и ранжированы, чтобы можно было определить их важность и порядок развития. Есть множество способов расставить приоритеты для невыполненной работы.

Почему расстановка приоритетов?

Хотя исходная предпосылка продукта может быть простой, она легко может стать сложной и запутанной.

Задачи могут расти, и план развития может быстро стать неуклонным. Очень важно, чтобы бэклог продукта не становился свалкой для каких-либо расплывчатых идей или двусмысленных мыслей, касающихся продукта.

Применение эффективного процесса приоритезации может добавить структуру и организацию к хаосу и облегчить проницательное распределение ресурсов при соблюдении стратегического видения организации. Могут быть составлены графики и установлены крайние сроки.

Некоторые методы определения приоритетов

Одна из стратегий решения проблемы приоритезации невыполненных работ — это упорядочить свои задачи так, чтобы те, кто находится наверху, были задействованы в следующем спринте команды разработчиков.Спринт автоматически позволяет установить временные рамки для рассматриваемых задач, поскольку сам спринт управляется временной шкалой.

Другая стратегия приоритизации — создание многоуровневой системы для идей или задач. В начальных обсуждениях с другими членами команды всегда будет полезно зафиксировать любые концепции в результате мозговых штурмов.

Тем не менее, многоуровневая система сможет определить, какие идеи следует включить в журнал невыполненных работ. Благодаря этому отставание может оставаться спортивным и реалистичным.

Убедитесь, что время было отведено — и через регулярные промежутки времени — для просмотра журнала невыполненных работ по продукту. Доступность ресурсов, развивающийся рынок, коммерческая конкуренция и изменение стратегических целей организации — это лишь некоторые из вещей, которые могут оказать глубокое влияние на то, как определяется приоритетность задачи.

Точно так же и, возможно, в сочетании с созданием многоуровневой системы, описанной выше, храните более амбициозные, диковинные, условные, долгосрочные, абстрактные, причудливые или непонятные идеи в отдельном и безопасном журнале.

Это избавит от желания отбросить все концепции в бэклоге и разукрасить его. Кроме того, выделите время для просмотра журнала и рассмотрения тех элементов, которые могут быть предложены для разработки.

Рассмотрите возможность использования балльной системы. Подобный механизм может помочь поддерживать стратегическую согласованность задачи и, таким образом, определять ее общую коммерческую ценность для организации. Такая оценка задач в невыполненной работе может упростить решение таких проблем, как выделение ресурсов.

Более того, разработка надежной структуры, основанной на коммерческих целях компании, может упростить весь процесс приоритизации.

Это может дать дополнительное преимущество, заключающееся в возможности обосновать любые принятые решения перед более широкими заинтересованными сторонами и командой руководителей. При создании системы оценки необходимо учитывать следующие аспекты разработки продукта: затраты времени, затраты и специальные знания. Всегда следует учитывать и другие факторы, специфичные для ниши организации.

Получите нашу электронную книгу Mastering Prioritization

Узнайте, как расставить приоритеты, упростив процесс создания выдающихся продуктов. Узнайте больше о том, как получить информацию, выбрать правильную структуру приоритетов и многое другое.

Получить электронную книгу

Различные типы приоритезации

Несмотря на то, что в настоящее время существует несколько способов приоритизации задач в системе управления продуктами, всегда появляются новые способы.

Кроме того, любой конкретный метод никогда не может быть так важен, как дискуссии между персоналом и контрольные показатели, согласованные в процессе определения приоритетов.

A) Квадрант ценности и сложности

В этой структуре бизнес оценивает задачу на основе того, насколько сложной она будет для реализации по сравнению с ее стоимостью. Это распространенный инструмент, который используют менеджеры по продукту. Проще говоря, если задача проста для выполнения и имеет высокую ценность, ее приоритет будет высоким.

B) Оценка

Этот метод лучше всего использовать при рассмотрении того, что стратегически наиболее важно для данного бизнеса (помимо простого зарабатывания денег).Точно так же его можно использовать вместе с типом значения и сложности.

Система оценки является динамической, потому что критерии для применения оценки можно постоянно изменять, что особенно полезно, если все переменные, влияющие на организацию, остаются в постоянном движении. Система баллов также помогает объективному пониманию проблем, влияющих на процесс определения приоритетов.

C) Структура Кано

Концепция Кано основана на рассмотрении вашего продукта с точки зрения потребителя и его оценки.Конкретные особенности продукта могут удовлетворить потребителя (например, производительность).

В результате другие атрибуты продукта, которые обычно требуют вложений, могут стать менее важными. В структуре Kano продукт может иметь только базовые функции для выхода на рынок (порог) и демонстрировать только несколько атрибутов, к которым у потребителя будет пропорционально высокий интерес.

D) Ценообразование

Это основано на получении отзывов от потребителей или других заинтересованных сторон, которые спросили их, какую «цену» они назвали бы за определенный аспект продукта.Конечная общая сумма расходов может быть предоставлена ​​заинтересованной стороне или потребителю, и они могут затем назначить цену для каждого аспекта продукта. Проще говоря, атрибуты с наивысшей ценой получают наивысший приоритет.

E) Рейтинг потребителей

В этом методе определения приоритетов идея состоит в том, чтобы получить обратную связь от потребителей, где они могут дать оценку каждой особенности продукта на основе их оценки или удовлетворения ею. Тогда приоритет будет отдаваться тем функциям, которые имеют низкий рейтинг в данных об удовлетворенности клиентов.

F) Мозговой штурм

В этом методе команда объединяет все свои идеи. Затем в сотрудничестве они группировали идеи на основе их сходства.

Как только идеи попадают в группы, команда присваивает им имена и приступает к ранжированию групп на основе их предполагаемой важности. Таким образом, появляются общие атрибуты, которым можно назначить приоритеты.

G) Story Mapping

Этот метод больше используется в Agile-ориентированном управлении продуктами и использует концепцию минимально жизнеспособного продукта (MVP).MVP — это продукт, обладающий достаточным количеством функций, чтобы привлечь потребителей на раннем этапе внедрения.

Эти заинтересованные стороны могут проверить функции продукта. Наличие этих данных позволяет команде разработчиков сосредоточиться на определенных аспектах продукта с уверенностью, что потребитель уже вложил в них средства.

Этот метод особенно полезен, потому что продукт может быть выпущен для этих новаторских потребителей через разные промежутки времени для их обратной связи. Это помогает соблюдать план действий и позволяет получать ценные данные.

Как правильно овладеть искусством расстановки приоритетов

Что приходит на ум, когда вы думаете о том, как научиться лучше сосредотачиваться? Вы думаете о внимании или концентрации, необходимом для выполнения задачи? Считаете ли вы количество силы воли, необходимой для завершения написания отчета, не прикасаясь к телефону? Как вы думаете, требуется ли сидеть в полной тишине и вдали от отвлекающих факторов, чтобы вы могли подготовиться к важному экзамену или подготовиться к собеседованию?

Я уверен, что многие из вас могут понять вышеприведенные утверждения и согласны с тем, что способность сосредоточиться — это оставаться на задаче в течение определенного периода времени.Нарушение этой концентрации означало бы, что вы потеряли концентрацию и либо делаете что-то еще, либо пытаетесь вернуть эту концентрацию, чтобы завершить намеченную задачу.

В связи с постоянно растущим объемом информации, которая легко доступна в Интернете и офлайн, мы сталкиваемся с гораздо большим количеством возможностей и возможностей для создания возможностей испытывать что-то на ежедневной основе.

К сожалению, это может значительно усложнить нам достижение прогресса или выполнение дел, потому что мы либо легко отвлекаемся, либо перегружаемся постоянным потоком информации.

Вот почему у многих из нас в конечном итоге возникают проблемы с концентрацией или концентрацией внимания в жизни — будь то меньшие масштабы, такие как выполнение задачи вовремя, или что-то гораздо большее, например, оставаться на правильном пути в своей карьере и подниматься по лестнице успеха. Мы все оказываемся в ситуациях, когда виним свои неудачи из-за недостатка внимания.

Научиться лучше сосредотачиваться не должно быть слишком сложным. Вот некоторая информация, которая поможет вам начать работу.

Фокус — это не внимание

Что, если я скажу вам, что вы все это время делали все неправильно?

Сосредоточенность — это не просто 20 минут внимания на задачу.На самом деле это выходит далеко за рамки этого.

Настоящая причина , по которой мы фокусируемся на , заключается в том, что нам нужно сделать что-то, что превышает наши существующие возможности. Нам нужно посвятить много времени и энергии, чтобы сдвинуть иглу в жизни, добиться этого прогресса и позитивных изменений.

И почему мы хотим это сделать? Потому что мы хотим проводить время, становясь лучшей версией самих себя!

В конце концов, причина, по которой мы сосредоточены на любой задаче, проекте или цели, заключается в том, что мы хотим добиться успеха.С этим успехом в нашей жизни приходит прогресс, а это значит, что в конечном итоге мы становимся лучше, чем были месяц назад или даже год назад.

Приведу пример:

Допустим, вам было поручено управлять проектом вашим начальником. У вас есть цели, которые нужно достичь, и благоприятные результаты, которых нужно достичь. Ваше внимание и внимание должны быть сосредоточены на этом проекте.

После завершения проекта ваш начальник доволен результатами и вашим усердием. Она награждает вас похвалой, повышением по службе или, возможно, даже премией в конце года.

Это ваш успех прямо здесь, и вы чувствуете себя хорошо от своих достижений. Оглядываясь назад на то, кем вы были до и после завершения этого проекта, разве вы не сказали бы, что стали лучшей версией своего прежнего «я»?

Фокус — это поток

Вот что такое фокус и где начинается обучение тому, как лучше сосредоточиться. Это не одноразовый режим, в который можно переходить по мере необходимости. Скорее, фокус — это поток .

Сосредоточенность — это способ, которым вы целенаправленно направляете свою энергию, чтобы добиться прогресса в том, что вам небезразлично. Поскольку сосредоточение требует энергии, времени и усилий, то, на чем вам нужно сосредоточиться, должно быть что-то значимое для вас, то, ради чего стоит отключить телефонные звонки, текстовые сообщения и социальные сети.

Итак, почему нам иногда так трудно сосредоточиться?

Обычно это происходит потому, что нам не хватает двух основных элементов. Либо мы не знаем, куда мы хотим двигаться — в том смысле, что у нас нет четкой цели, — либо у нас есть цель, но у нас нет четкой дорожной карты.

Пытаться улучшить свое внимание без этих двух вещей — все равно что ехать куда-нибудь в чужую страну без дорожной карты.В конечном итоге вы используете много бензина и часами водите машину, не зная, куда вы идете.

Давайте вернемся к примеру, когда начальник поручил вам управлять проектом. Компания открывает новый офис, и ваш начальник хочет, чтобы вы наблюдали за ремонтом и процессом переезда в это новое место.

Теперь, если у вас нет четкой цели или конечного результата того, как должен выглядеть новый офис, вы можете быть заняты организацией приезда подрядчиков, дизайнеров интерьера или грузчиков, но не знаете, что их поручить или проинструктировать. на.

Второй сценарий заключается в том, что вы точно знаете, как должен выглядеть новый офис и когда он должен быть запущен. Однако из-за того, что у вас нет четкой дорожной карты для достижения этого конечного результата, вы в конечном итоге будете работать повсюду; в один момент вы договариваетесь с подрядчиками о начале ремонта, в следующий момент вы получаете мебель, когда помещение еще не готово. На чем вы сосредотачиваетесь в первую очередь?

The Focus Flow

Без четкой цели и дорожной карты все может обернуться безумством и разочарованием с множеством неверных поворотов.Вы также в конечном итоге тратите намного больше умственной энергии, чем необходимо. Но наличие потока фокусировки при обучении тому, как лучше сосредоточиться, может помочь.

Позвольте мне показать вам, как работает Focus Flow .

1. Начинается с четкой цели .
2. Это становится четкой дорожной картой .
3. Затем он проявляется в состоянии целевого внимания и усилия .
4. Это приводит к тому, что подталкивает ваш прогресс к вашей конечной цели.

Установка четкой цели

Для начала вам необходимо установить четкую цель. Если у вас нет цели, как вы можете решить, на чем стоит сосредоточиться? Вы не можете сосредоточиться на всем одновременно, поэтому вам нужно сделать выбор.

Как и за рулем автомобиля, вам нужна цель.

В этом случае не стоит бесцельно ездить. Вы хотите прибыть в пункт назначения до того, как у вас закончится бензин.

Следовательно, для хорошей фокусировки необходимо использовать бетон . Это означает, что это должно быть что-то, что вы можете визуализировать, например, определение того, как будет выглядеть новый офис. после того, как вы завершили ремонт и переехали. Если вы можете это визуализировать, это означает, что у вас есть достаточно четкое изображение. чтобы знать, что нужно для этого.

Составление дорожной карты фокуса

Второй шаг — разработать практическую дорожную карту фокуса . Когда у вас есть идеи, легко ставить цель. Самая трудная часть — это определить, как вы собираетесь достичь своей цели.

Есть много вещей, которые вы можете сделать для достижения своей цели, но что первично? Что более ценно и сколько времени на это потребуется?

Вот где дорожная карта поможет вам ответить на эти вопросы. Как и при вождении, вам нужно иметь хотя бы приблизительное представление о том, по каким основным дорогам следует ехать, и в каком порядке их нужно ехать.

Тем не менее, создание дорожной карты может оказаться непростым делом, потому что у вас есть абсолютная свобода выбора того, как вы собираетесь достичь своей цели.

Чтобы создать хорошую дорожную карту, вы должны указать основные этапы. Это цели, которые нужно поразить, чтобы добиться успеха. Ваша дорожная карта также должна включать в себя осуществимые и реалистичные действия, которых вы можете достичь, когда научитесь лучше сосредотачиваться.

Нужна небольшая помощь в составлении этой дорожной карты Focus? Full Life Planner может вам в этом помочь. Это практичный планировщик, который поможет вам оставаться сосредоточенным и организованным образом выполнять ваши самые важные цели и задачи. Получите сегодня!

Повысьте продуктивность работы

Надеюсь, теперь вы лучше понимаете, как на самом деле работает фокусировка.Обуздав концентрацию внимания с помощью Focus Flow , вы сможете работать над задачей более продуктивно не потому, что вы умеете концентрироваться, а потому, что вы точно знаете, какова ваша конечная цель, и у вас есть игра. план на месте, чтобы это произошло.

Как только появится ясность, могу заверить вас, что вы с меньшей вероятностью отвлечетесь или потеряете концентрацию на своих текущих задачах.

Вы можете подумать, что на написание цели и разработку дорожной карты у вас уйдет дополнительное время.Вы можете подумать, что лучше сразу приступить к работе.

Однако, как я уже упоминал, нет смысла торопиться с усилиями, ведущими в никуда или вызывающими дополнительные обходные пути. В конечном итоге вы потратите больше умственной энергии и времени, чем нужно.

После того, как вы составили план действий и определили цель, продолжайте ее с непоколебимой решимостью с помощью Lifehack’s Actionable Motivation On Demand Handbook.

Подробнее о преодолении отвлекающих факторов

Кредит предоставленной фотографии: Пол Скорупскас через unsplash.com

Как расставить приоритеты, когда все кажется важным

У вас никогда не бывает достаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите. Это универсальная проблема. И мы все принимаем этот факт и живем с его реальностью, пока наихудший сценарий не поднимет свою уродливую голову: не хватит времени, чтобы сделать все, что вы, , должны сделать .

Когда кажется, что все в вашем списке дел имеет решающее значение (или когда кто-то, кому вы отвечаете, думает так), пришло время использовать один или несколько методов определения приоритетов, чтобы сделать ваш список дел более управляемым и решаемым.

Что такое метод приоритезации?

У вас 300 задач в вашем списке дел. Какой из них самый важный?

Метод расстановки приоритетов поможет вам ответить на этот вопрос, предоставив формальный метод оценки необходимости выполнения каждой задачи из вашего списка. Процесс расстановки приоритетов позволяет вам принимать обоснованные решения о том, что вам нужно делать, что вам не нужно делать и когда вам нужно сосредоточиться на определенных задачах.

Методы приоритизации решают два ключевых вопроса:

• Стоит ли вам действительно пойти на встречу / ответить на это электронное письмо? Если вы позволите другим людям создавать для вас список дел с помощью приглашений на собрания и входящих писем, вы никогда не сможете выполнить свою важную работу.Легче чувствовать себя оправданным, отклоняя приглашение на встречу или откладывая ответ на электронное письмо, когда вы точно знаете, на чем вам нужно сосредоточиться и почему.

• Все критично! Если вам кажется, что вы тратите свой день на борьбу с пожарами, потому что все, что вас просят сделать, является «срочным», список приоритетов может помочь вам восстановить контроль над своим временем и противостоять необоснованным паническим заданиям в последнюю минуту.

Когда я работал над разработкой продукта, наши списки приоритетов были нашим щитом от задержек и отвлекающих факторов.Когда заинтересованные стороны появлялись с новыми, срочными запросами, мы просто показывали им список приоритетов и спрашивали: «Что мы должны сократить, чтобы удовлетворить этот запрос?» Увидев важность других вещей в списке, срочные запросы часто внезапно становились менее срочными.

Но это работает не только при разработке продукта. Вы можете использовать его для управления приоритетами своего начальника, коллег, семьи и даже той части вашего мозга, которая постоянно ищет новые идеи, чем заняться / новые способы откладывать дела на потом, которые удерживают вас от выполнения важной работы.

Сосредоточьтесь на своей самой важной работе с помощью этих 9 методов приоритезации

Выбор правильной техники расстановки приоритетов — дело личное: выбранный вами метод должен иметь смысл и быть правильным. К счастью, существует множество методов расстановки приоритетов, которые следует учитывать в вашем стремлении найти метод, который вам подходит.

1. Матрица приоритезации

2. MoSCoW

3. ABCDE

4. Приоритезация Scrum

5. пузырьковая сортировка

6. Самая важная задача

1–3–9000

Метод Ivy Lee 9

7. Два списка

1.Матрица приоритетов

Метод матрицы приоритетов состоит из размещения всех ваших задач в матрице из четырех блоков. Ось X представляет одно значение, а ось Y — другое. Таким образом, каждый квадрант представляет приоритет на основе определенных значений.

Это метод, который легче показать, чем рассказать:

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, в которой важность используется в качестве значения по оси Y, а срочность — в качестве значения по оси X. Вы оцениваете каждую задачу на основе ее срочности и важности, а затем помещаете каждую задачу в правильный квадрант на основе вашей оценки.

1. Важные и срочные задачи — ваш приоритет.

2. Важные, но не срочные задачи имеют более низкий приоритет — их следует запланировать на потом.

3. Срочные, но не важные задачи — хорошие кандидаты для делегирования.

4. Несрочные или важные задачи — это то, что вам, вероятно, просто не следует делать.

Поместив каждую задачу в своем списке в квадрант матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, над чем нужно работать позже, что вам нужно делегировать, а что нужно удалить. из вашего списка.

Но вы можете заменить значения по осям x и y в матрице Эйзенхауэра на любые значения, которые вам подходят. Вот еще несколько примеров:

Матрица «усилие-влияние»

В матрице «усилие-влияние» вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют для выполнения, и влияние, которое их выполнение окажет. Задачи в двух правых квадрантах — ваши приоритеты. Задачи с минимальными усилиями и высокой отдачей, вероятно, являются вашими наивысшими приоритетами, потому что они представляют собой быструю победу.

Матрица стоимости-стоимости

В матрице стоимости-стоимости два верхних квадранта являются вашими приоритетами. Предметы «высокой стоимости по низкой цене» — это ваш быстрый выигрыш, а предметы «с низкой стоимостью, высокая стоимость» — это то, чего вам, вероятно, следует избегать.

Если модель матрицы приоритетов кажется вам правильным методом приоритизации, вы можете построить свои матрицы на бумаге или в электронной таблице, или вы можете использовать приложение, предназначенное для построения матриц приоритетов, например, Матрица Эйзенхауэра (бесплатно) или Матрица приоритетов ( от $ 12 / чел. / мес., оплата ежегодно).

2. MoSCoW

Метод MoSCoW (произносится как столица России) — это простой метод приоритизации, при котором вы относите каждую задачу в вашем списке дел к одной из четырех категорий:

1. M — Что нужно сделать: M задачи — это то, что вам необходимо делать.

2. S — Что нужно делать: S задачи — это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем задачи M .

3. C — Смогли выполнить: C задачи легко выполнить.Вы бы хотели их сделать, но если вы этого не сделаете, это, вероятно, не имеет большого значения.

4. W — Не буду: W задачи — это то, что просто не стоит делать.

Чтобы использовать эту технику, просмотрите свой список дел и присвойте каждой задаче категорию MoSCoW. Затем отсортируйте список по категориям. Ваши задачи M должны быть наверху. За ними следуют задачи S , за которыми следуют задачи C . W задач следует удалить.

Если вы всегда работаете со своим списком сверху вниз, вы можете быть уверены, что всегда работаете над задачами с наивысшим приоритетом.

Канбан-приложение, такое как Trello (доступен бесплатный план), хорошо работает с методом MoSCoW. Создайте главный список несортированных задач, а затем перетащите каждую задачу в соответствующую категорию. Вы также можете перетаскивать задачи вверх и вниз в списках, чтобы указать порядок, в котором вы хотите работать над ними.

Но для того, чтобы MoSCoW действительно работал, вы должны убедиться, что все задачи, которые вам нужно выполнить, добавлены в ваш главный список, чтобы вы могли их распределить по категориям.Простой способ обеспечить добавление задач в ваш список — использовать Zap (автоматический рабочий процесс от Zapier) для автоматического перемещения задач из таких мест, как ваш почтовый ящик или Slack, в ваш главный список дел. Вот несколько примеров:

3. ABCDE

Одна вещь, которую метод MoSCoW не учитывает, — это задачи, которые нужно делегировать кому-то другому. Это делает MoSCoW отличным, если вам не кому делегировать, но если вы можете делегировать задачи, это делает неясным, какие задачи следует делегировать.Альтернативой является метод ABCDE Брайана Трейси из его книги Eat That Frog .

Подобно MoSCoW, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

• Задачи — это то, что вы должны делать (то же самое, что и задачи MoSCoW M ).

• Задачи B — это то, что вы должны делать (то же самое, что и задачи MoSCoW S ).

• Задачи C удобны для выполнения (такие же, как задачи MoSCoW C ).

• Задачи D — это задачи, которые вы должны делегировать кому-то другому (или автоматизировать).

• Задачи E — это задачи, которые необходимо устранить (такие же, как задачи MoSCoW W ).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в своем списке, присвойте ей букву в зависимости от ее приоритета, затем отсортируйте задачи по буквам. Делегируйте задачи D и удаляйте задачи E , чтобы у вас остались только задачи A , B и C , а затем работайте сверху вниз, чтобы всегда сосредоточиться на наиболее важных задания.

Канбан-приложения также отлично подходят для этой техники. У вас будет один главный список, за которым следуют дополнительные списки, содержащие задачи A , B , C , D и E . Перетащите задачи из главного списка в соответствующую категорию, затем приступайте к выполнению задач A .

4. Приоритезация Scrum (упорядочивание)

Приоритезация Scrum (также известная как расстановка приоритетов Agile) — это метод расстановки приоритетов, основанный на упорядочивании.Если в вашем списке 20 задач, вы назначаете каждому заказ, пронумерованный от 1 до 20, в зависимости от приоритета и последовательности.

Приоритизация Scrum работает очень хорошо, когда вы должны учитывать последовательность.

Например, ваша первоочередная задача — заново выложить плитку на полу в ванной комнате. Однако вы знаете, что вам также необходимо, чтобы сантехники проложили новые трубы в вашей ванной комнате, и для этого им придется прорезать пол. Прокладка новых труб может быть менее приоритетной задачей, но, поскольку это повлияет на вашу первоочередную задачу по замене плитки на пол, ее необходимо выполнить в первую очередь.

При расстановке приоритетов Scrum вы оцениваете каждую задачу в своем списке по трем критериям:

1. Насколько важна эта задача?

2. Насколько это важно по сравнению с другими задачами в этом списке?

3. Зависит ли от этой задачи какая-либо другая задача?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы присваиваете каждому номер 1- n (где n — общее количество задач в вашем списке). У вас не может быть двух задач №1.Вы должны сделать один №1 и один №2. Каждой задаче присваивается уникальный номер.

Приоритизация Scrum хорошо работает сама по себе, но также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритету (как M , C и W или A , B и C ) вы можете начать последовательность задач в том порядке, в котором вы планируете выполнить их, учитывая любые зависимости задач, которые должны повлиять на этот порядок.

Любое приложение со списком дел, которое позволяет упорядочивать перетаскивание, хорошо подходит для приоритезации Scrum. Однако вы также можете использовать специальный инструмент Scrum, такой как Yodiz (доступен бесплатный план), чтобы назначать фактические номера задачам, а не перетаскивать их.

5. Пузырьковая сортировка

Я упомянул, что при расстановке приоритетов с использованием сортировки Scrum следует задать следующий вопрос: «Насколько важна эта задача по сравнению с другими задачами в этом списке?» Но реальность такова, что это хороший вопрос для любого упражнения по приоритизации, особенно если вы страдаете от проблемы «все срочно, все — №1».

Пузырьковая сортировка — хороший способ ответить на этот вопрос. Это процесс сравнения важности каждой задачи в вашем списке с важностью каждой другой задачи в вашем списке.

Вы начинаете с размещения каждой задачи в горизонтальной сетке:

Затем вы берете первые две задачи и сравниваете их друг с другом, спрашивая: «Какая задача важнее?»

Самая важная задача перемещается влево. Итак, в этом примере, если задача 2 более важна, чем задача 1, две задачи меняются местами.

Затем вы сравниваете следующие две задачи. Что важнее? Более важная задача остается включенной / перемещается влево.

Продолжайте этот процесс, пока не дойдете до конца списка. После этого полезно начать с самого начала и снова задавать эти вопросы для каждого набора задач. Продолжайте упражнение до тех пор, пока каждая более важная задача не окажется слева от менее важной. Теперь ваши приоритеты перечислены слева направо.

К сожалению, мне не удалось найти никаких инструментов, разработанных специально для использования с техникой пузырьковой сортировки, но вы можете легко обойти эту проблему с помощью приложения Kanban, списка дел или управления проектами, которое позволяет перетаскивать и — отказаться от приоритезации.Вам просто нужно работать над наборами задач сверху вниз, а не слева направо.

6. Самая важная задача (MIT)

Самая важная задача (MIT) — это исключительно простой метод определения приоритетов от Дзен до Лео Бабауты из «Готово». Вместо того, чтобы пытаться расставить приоритеты для всего списка дел, каждое утро начинайте с выбора 1-3 MIT — вещей, которые вы, , должны сделать в этот день, .

По крайней мере, один из ваших ежедневных MIT должен быть связан с вашими целями, чтобы вы каждый день что-то делали, чтобы помочь вам достичь своих целей.И хотя вы, скорее всего, сделаете за день больше, чем только ваши MIT, выбор MIT утром и установка крайнего срока гарантирует, что вы каждый день будете посвящать время работе над важными задачами с высоким приоритетом.

Хорошая вещь в MIT состоит в том, что технически вам даже не нужен список дел, чтобы использовать эту технику. Тем не менее, бесплатное расширение Momentum для Chrome предлагает хороший способ держать ваш MIT в центре внимания. Он предлагает вам выбрать фокус на день при первом открытии Chrome, а затем показывает вам этот фокус каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера.

7. Метод Айви Ли

История метода Айви Ли заключается в том, что Чарльз М. Шваб однажды нанял консультанта по производительности по имени Айви Ли, чтобы он помог ему повысить эффективность своей сталелитейной корпорации. Ли попросил не вносить предоплату за консультацию. Вместо этого он сказал Швабу подождать три месяца, а затем заплатить ему ту сумму денег, которую он посчитал подходящей, исходя из результатов.

Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 000 долларов.

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

• В конце каждого рабочего дня выбирайте шесть самых важных задач из вашего списка, над которыми вы будете работать завтра.

• Затем расположите эти шесть задач по приоритету.

• Когда вы придете на работу на следующий день, работайте над задачей номер один, пока она не будет завершена.

• Затем работайте над задачей номер два, пока она не будет завершена, номер три и т. Д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

Опять же, любой список дел / Канбан / приложение для управления проектами хорошо подходит для метода Айви Ли. Однако, если вы обнаружите, что из-за собраний и других отвлекающих факторов вам сложно выполнить свои шесть задач, вы можете подумать о создании своего списка дел в приложении для блокировки времени, которое позволяет вам планировать время для этой работы в своем календаре.

8. 1-3-9

Техника приоритета 1-3-9 немного напоминает смесь MoSCoW и MIT / Ivy Lee. Это побуждает вас сосредоточиться на важных задачах, но также дает вам метод расстановки приоритетов для менее важных задач, над которыми вам неизбежно придется работать.

Каждый день вы планируете выполнять 13 задач:

• одна очень важная задача (задача M из MoSCoW или A задача из ABCDE)

• три несколько важных задач ( S из MoSCoW или B из ABCDE)

• девять невысоких задач ( C из MoSCoW или ABCDE)

Можно даже извлечь из матрицы Эйзенхауэра:

Закажите свои списки 3 и 9 задач с точки зрения приоритета, затем поработайте и выполните сначала задачу 1 , затем задачи 3 по порядку и, наконец, задачи 9 по порядку.

В идеальном мире мы все могли бы работать только над первоочередными, наиболее важными задачами по достижению целей, но работа редко работает таким образом. Метод 1-3-9 обращается к этой реальности, давая вам возможность убедиться, что вы, по крайней мере, работаете над наиболее важными из менее важных задач.

Упомянутые выше приложения с матрицей приоритетов — Матрица Эйзенхауэра или Матрица приоритетов — хорошо работают для метода 1-3-9, как и приложение Канбан с основным списком, за которым следуют последующие списки для вашего 1 , 3 и 9 задач.

9. Два списка

Метод двух списков Уоррена Баффета — еще один действительно простой подход к расстановке приоритетов.

Сначала вы составляете список из 25 вещей, которых хотите достичь. Когда список будет завершен, обведите пять самых важных пунктов в нем.

Когда вы закончите, объедините результаты в два списка:

Вы не должны тратить время на задачи из списка дел, которые нельзя делать, пока вы не выполните все из своего списка дел.

Техника двух списков действительно предназначена для работы на бумаге, но вы можете сделать то же самое с любым приложением, которое позволяет перемещать задачи из одного списка в другой.Или, если вы хотите проявить творческий подход, вы превратите свои 25 целей в каракули.

Выбор идеальной техники расстановки приоритетов

Каждый метод в этом списке приводит вас к одной и той же цели: убедиться, что вы всегда работаете над своими наиболее важными задачами. Так что, в конце концов, не имеет значения, какую технику вы используете. Неважно, используете ли вы несколько техник. И не имеет значения, смешиваете ли вы части разных техник, чтобы создать свой собственный метод.

Выберите что-нибудь, что имеет смысл и кажется естественным, и приступайте к работе.

Восемь важных советов по расстановке приоритетов, когда все кажется важным

В бизнесе время — деньги, и предприниматели могут легко перегружать себя работой. Но из-за того, что в их расписаниях так много требований, каждая задача может начать казаться важной, и слишком много информации может выйти из-под контроля. В этих случаях жизненно важно, чтобы предприниматели сделали паузу и нашли время, чтобы выяснить, как лучше всего управлять своим временем.

Когда проекты накапливаются и возникает чувство подавленности, эксперты Совета молодых предпринимателей рекомендуют следовать этому совету.Ниже они предложили несколько действенных советов для предпринимателей, которые хотят лучше распределять свое время и избегать информационной перегрузки.

Члены Совета молодых предпринимателей обсуждают, как профессионалы могут лучше управлять своим временем.

Фотографии любезно предоставлены отдельными участниками.

1. Расстановка приоритетов задач на основе потенциальной прибыли

Приоритет времени — ключевой компонент успеха предпринимателей. «Если все важно, то нет ничего важного» — это цитата, которую необходимо знать и запоминать всем предпринимателям.Необходимо установить приоритеты деятельности в соответствии с их потенциалом получения дохода. Деятельность, приносящая доход, всегда следует планировать в первую очередь в течение дня; это ваши «лягушки», которых нужно съесть в первую очередь. Это также те виды деятельности, которые вы, скорее всего, откладываете на потом и которые будут иметь наибольшие последствия, если вы их не завершите. Выполняя эти задачи в первую очередь в течение дня, когда у вас есть наибольшая мотивация и самодисциплина, вы настраиваете себя на успех и остаетесь в соответствии со своими приоритетами.- Линн Лопес Мосли, GROW Coaching Solutions

2. Скажите «Нет» работе, в которой нет необходимости

Говорите «нет» чаще — намного чаще. Я считаю, что слишком много генеральных директоров и молодых предпринимателей загружают свои тарелки занятой работой, встречами и обязательствами, которых им лучше избегать. Вместо этого сосредоточьтесь на основных бизнес-операциях, которыми вы должны управлять для развития вашей компании. Поручите другие приоритетные задачи своему персоналу, помощнику или другому дню или неделе, если вам нужно разобраться с этим самостоятельно.Худшее, что вы можете сделать, — это сказать «да» на каждый запрос и обнаружить, что у вас нет времени, чтобы сосредоточиться на важных и критически важных вещах, от которых зависит ваш бизнес. — Тайлер Галлахер, Regal Assets

3. Время заблокируйте свой день

Первое, что вам нужно сделать, это спланировать свое расписание на день с блокировкой времени. По сути, временная блокировка — это когда вы назначаете себе задачи на определенные периоды времени. Итак, вы можете сказать, что первый час дня вы потратите на ответы на электронные письма, следующие два часа на написание текста для своего веб-сайта, а затем час на собрания.Затем вы можете потратить день, работая над своими задачами по одной, что позволит избежать перегрузок. — Джон Брэкетт, Smash Balloon LLC

4. Составьте график важной работы в часы максимальной производительности

Я считаю, что выполнение наиболее важных рабочих задач в первую очередь утром — лучший способ расставить приоритеты, чтобы не перегружать себя и иметь возможность выполнить все, что есть в моем списке дел на день. Я наиболее умственно бдителен рано утром, поэтому мне легче выполнять эти трудные или сложные обязанности.Я бы посоветовал предпринимателю выполнять свою самую важную или неотложную работу, когда он наиболее умственно собран. — Кристин Кимберли Марке, Marquet Media, LLC

5. Составьте список дел

Начните использовать список дел. Расставьте приоритеты между наиболее важными и наименее важными и не беспокойтесь о том, чтобы выполнять их на 100% каждый день. Если в конце дня в списке осталось несколько второстепенных пунктов, просто перенесите их в список на следующий день.- Эндрю Шраге, Money Crashers Personal Finance

6. Установите четкие границы для индивидуального планирования и работы

Первый шаг, который вы должны предпринять, чтобы остановить информационную перегрузку, — это установить четкие границы в работе. Вам нужны четкие границы с вашим временем и энергией. Если вы этого не сделаете, вы медленно (или быстро) начнете брать на себя все больше и больше ответственности, пока не почувствуете себя подавленным. Один из лучших способов установить границы — это управлять собственной доступностью.Вам нужно выделить время в течение недели, которое является вашим собственным, когда вас нельзя будет отвлекать, где вы свободны от всех других отвлекающих факторов и можете сосредоточиться на более крупных и долгосрочных проектах и ​​идеях. Если вы будете держать часть недели при себе, это позволит вам предпринять важные шаги в направлении делегирования полномочий и планирования, чего вы не сможете сделать, если вы увязли в повседневных делах. — Джордан Конрад, Writing Explained

7. Выполните одну единственную задачу

Самое полезное, что вы можете сделать в такой ситуации, — это решить одну-единственную задачу и избавиться от нее.Это дает вам некоторую передышку, мотивирует продолжать работать, а также может дать вам ясность ума. Вы сможете понять, что вам нужно расставить по приоритетам. Ваш злейший враг — промедление. Итак, начните с чего-то одного, и это поможет вам настроиться на более эффективное выполнение своей работы. — Сайед Балхи, WPBeginner

8. Установите несколько сроков для крупных проектов

Поскольку я управляю центром обработки данных, большая часть моей работы приходится на большие проекты.Вот почему для меня важно разбивать более крупные проекты на этапы, которые я затем могу установить в сроки для выполнения. Сроки — это то, что заставляет меня сосредоточиться на целях проектов, над которыми мы работаем, и помогает мне расставлять приоритеты в свое время. — Джо Морган, Joe’s Datacenter, LLC

124 Структуры приоритизации: 124 Методы определения приоритетов отставания в реализации идей и проектов по функциям продукта | Окончательное руководство по управлению продуктами

Что такое структура приоритезации?

Структура приоритезации — это широкий термин для любого вида структурированного метода или метода обработки списка элементов таким образом, чтобы определить, какие элементы являются наиболее важными, а какие — наименее важными.

Каковы методы приоритизации?

Существует множество различных методов приоритизации. На высоком уровне методы приоритезации — это процессы или методы, которые позволяют кому-либо определять наиболее важные рабочие элементы, чтобы можно было принимать компромиссные решения в соответствии с бизнес-целями.

Какие методы расстановки приоритетов используются в гибкой разработке?

Гибкие методы приоритизации — это любые методы, используемые для определения наиболее важных элементов для информирования дорожной карты в гибкой рабочей среде, где команды признают неопределенности и неизбежные неточности, сохраняя при этом решимость принимать обоснованные решения на основе данных.

Приоритезация — важный навык?

Расстановка приоритетов — один из самых важных навыков и один из самых сложных навыков для менеджеров по продукту. Однако процесс расстановки приоритетов можно упростить, если иметь четкое видение и / или цели для бизнеса и разработать прочную структуру с участием заинтересованных сторон.

Как вы расставляете приоритеты в списке?

Существует более 100 задокументированных методов для определения приоритетов в списке функций, требований или проектов невыполненных работ.Некоторые из наиболее распространенных методов — это RICE, MoSCoW, Impact vs Effort, но лучший метод будет варьироваться в зависимости от команды в зависимости от целей и рынка.

Какие методы приоритезации используются чаще всего?

Наиболее часто используемые методы приоритезации — это оценка RICE, ICE, MoSCoW и Impact vs Effort. Однако в этих методах могут отсутствовать некоторые важные критерии, в зависимости от целей команды. Например, ценность с точки зрения клиента, стратегическая согласованность и уровень уверенности или доказательств.

Кто уделяет приоритетное внимание отставанию?

Обычно менеджер продукта или владелец продукта действительно владеет бэклогом и дорожной картой продукта. Однако это не следует делать изолированно. Должны быть тесные отношения с внутренними партнерами, клиентами, инженерами, разработчиками пользовательского интерфейса и аналитиками.

Какое отставание?

Бэклог — это любой список вещей, которые отложены и предназначены для следующих — что бы это ни значило в конкретной среде.Задержки должны быть относительно короткими и обновляться. Распространенная ошибка заключается в том, что незавершенные дела могут быть переполнены устаревшими или плохо продуманными идеями.

Кто создает отставание?

Владелец продукта или менеджер по продукту обычно создает список невыполненных работ, но тесно сотрудничает с партнерами в других командах, чтобы гарантировать, что это наиболее актуальная работа, наиболее эффективная и актуальная.

Каковы три метода приоритизации?

Существует более 100 методов, которые использовались менеджерами по продуктам для ранжирования функций, проектов, ошибок или идей мозгового штурма.Есть 2 или 3, которые обсуждаются больше всего, и это MoSCoW, RICE и Kano. Однако это не означает, что это лучшие методы. В них отсутствуют ключевые критерии, такие как ценность для пользователя (по сравнению с ценностью для бизнеса), уровень доказательности и соответствие бизнес-целям.