План рабочего дня образец: как планировать свой день правильно

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше,

образец плана на день со списком дел и задач рабочего

План на день поможет вам концентрироваться каждый день именно на тех делах и задачах, которые вам действительно важно сделать именно сегодня. Вы можете скачать шаблон плана на день перейдя по ссылке ниже рядом с красной стрелочкой. Этот шаблон или другими словами образец плана на день можно скачать и пользоваться как есть или немного подправить под свой фкус, главное чтобы вам было удобно им пользоваться. Итак, давайте разберемся, зачем в этом образце плана на каждый день поселились лягушка и слон, кто такие кайросы, зачем там временная шкала и за что дают промежуточные награды.

Из этой статьи вы узнаете:

Скачайте и попробуйте шаблон плана на день, удобно вам или нет

Планирование дня — чтобы скачать шаблон план на день, кликните по ссылкескачать

Перед тем, распечатывать много листов шаблона плана на каждый день или делать специальный блокнот для вашего списка дел на каждый день, сначала попробуйте удобно вам будет работать в том шаблоне, который вы только что скачали или что-то нужно подкорректировать, изменить.

Для этого просто распечатайте несколько листов «план дня» на принтере и планируйте каждый свой новый рабочий день на распечатанном вами новом листе.

Через несколько дней такого планирования будет понятно удобно вам или нет. Оставляете шаблон как есть, или что-то меняете. Например поменять время начала рабочего дня, или вместо надписей «Лягушка» и «Слон», добавить картинку лягушки и слона. Тепрь можно купить блокнот и сделать как описано ниже, а полоска-закладка в сделанном блокноте задач на день будет вам просто напоминать, куда и что в этом блокноте записывать.

Подготовка бланка плана дел на день





• Распечатайте на обычной бумаге А4 бланк план дел на день из скаченного шаблона файла excel, лучше распечатывать на цветном принтере.








• Купите любой блокнот А4 с верхней пружиной (формат А4 обычно на столе наиболее удобен, и лучше, чтобы у блокнота была твердая картонная обложка.








• Наклейте распечатанный бланк списка дел на день полностью на обложку купленного блокнота (обложка по-прежнему закреплена на пружине блокнота).







• По букве А в слове ЛЯГУШКА: — левую часть со шкалой времени полученной картонной обложки бланка оставьте на пружине, а правую часть отрежьте и выкиньте (у вас получается такая перекидная на пружине закладка)






• Или можете не клеить на обложку, а вырезать так же полоску распечатанного шаблона рабочего дня, и дальше с помщью прозрачного скотча наклеить эту полоску на обычную прозрачную пластмасовую линейку. Потом при планировании своего дня каждый раз прикладываете эту линейку-шаблон к чистому листу и дальше пишите планируете ваш день на чистом листе, а линейка слева будет подсказывать куда и что записать. Пример с прозрачной линейкой-шаблоном дня ниже на картинке. Так может быть вам будет удобнее, решаейте вообщем сами.




Всё, ваш рабочий блокнот план дел на день готов!

Почему удобнее сделать самому: потому что, вы можете учесть все хотелки в вашем плане дел на день. Просто внесите нужные вам изменения в скаченный шаблон excel-файл бланка «план дня».

План на день: лягушка, слон, гибкие задачи

В скаченном шаблоне есть много разных надписей. Остановися на них подробнее.

• 3 главных результата для

  Напишите три самых главных результата, которые вы хотите достигнуть в течении дня. Как это сделать? Задавайте себе вопрос каждый раз, когда вы планируете свою неделю: если бы я делал только одну работу всю неделю, какая задача продвинула бы меня быстрее к достижению цели. Потом найди еще две таких же задачи. У вас получилось три задачи, которые быстрее всего продвинут вас к вашим целям. Теперь, когда вы планируете день, вспомните о тех задачах и сформулируйте три главных желаемых результата дня, помня о тех задачах.




• Лягушка

  Лягушка — это дело, которое вам делать не хочется. Такое дело лучше всего сделать в самом начале дня. То что больше всего не хочется делать, это записываем в графу «лягушка» и делаем лягушку с самого утра. Вы не поверите, но через какое-то время вам будет доставлять удовольствие находить такую лягушку среди задач на завтра и расправляться с ней на следующий день с самого утра.

• Кусочек слона

  Слон — это большое какое то дело, которое не возможно сделать за один день. Целого слона невозможно сьесть за один раз, он очень большой. Слона можно сьесть только по кусочкам. Например, вам нужно прочить книжку по работе или по учебе. Книжка толстенная и за один день прочитать ее невозможно. Тогда вы планируете — прочитать сегодня 30 страниц. Т.е. вы большого «слона», в данном примере это «толстенная книга» делите на кусочки и едите т.е. читаете ее почастям. Таким образом через несколько дней, читая по 30 страниц ежедневно, вы прочтете всю книгу целиком.

• Жесткие задачи

  Жесткие задачи — это какие то дела, которые нужно сделать в определенное время дня. Например это встреча с клиентом в 12:30 или поход в кино на сеанс в 19:00 или вы пообещали кому-то позвонить в 14:00 и т.д. То есть это что-то, что привязано к конкретном времени.

• Гибкие задачи

  Гибкие задачи — это задачи, которые нужно сделать в течении дня, но не важно утром вы их сделаете в обед или вечером, не важно во сколько, главное чтобы сегодня сделать.

• Ресурсные задачи

  Ресурсные задачи — это те жесткие или гибкие задачи, которые требуют значительного времени. Под такие задачи нужно отвести ресурс времени. Все задачи, которые нужно делать больше чем 15 минут это ресурсные задачи. Например, вы понимаете, что встреча с клиентом продлиться примерно два часа, значит эти два часа вы будите заняты и планировать что-то еще в это же время не стоит.

• Результаты дня

  Результаты дня — вечером смотрите какие у вас результаты для и сравниваете с тем, что вы хотели сделать.

• Главное событие дня

  Главное событие дня — тут подробнее об этом

• Промежуточная победа

  Если вы сегодня сделали то, что планировали на этот день, то значит приблизились к свой цели. У вас есть промежуточный результат. Похвалите себя и наградите себя за промежуточную победу. Наградой может быть вечерняя прогулка, яблоко, приятная музыка, вообщем то, что вас порадует. То что вас порадует и не нанесет ущерба вашей фигуре, здоровью или кошельку. Поэтому не надо награждать себя вечером пироженками или уходить в загул на всю ночь.




• Кайросы

  Кайросы — это в удобное время. У вас например стоит сегодня много разных задач, и в том числе задача сходить за продуктами, задача оплаить телефон, и задача зайти на почту. Все эти три задачи можно объеденить в один кайрос и сделать по ходу дела. Идете сначала на почту, потом оплачиваете телефон и потом в магазин за продуктами. Если не объеденять, то тогда вам пришлось бы три раза выходить на улицу и три раза возвращаться домой делая каждую задачу поотдельности. Пример условный, для лучшего понимания. Объеденяя похожие задачи и делая их по ходу дела вы экономите свое время и силы. Т.е. делаете как бы в удачное время, удачное стечение обстоятельств, которое помогло вам сделать эти дела быстрее и легче.

План на день — как пользоваться этим блокнотом со списком дел на день





• Ниже очень простая инструкция как пользоваться сделанным блокнотом с шаблоном план на день. Вечером лист прошедшего дня кладете в карман. Вечером перед уходом с работы лист сегодняшнего дня из блокнота вырываете и кладете в карман.








• Придя с работы вечером домой, посмотрите на вырванный лист, что вы сделали сегодня, каких результатов достигли за сегодня. Теперь пришло время спланировать день на завтра. Выпишите на новый лист плана дня что будите делать завтра. Из файла ехсель планировщика задач на неделю и месяц (файла excel на вашем ПК) на новый лист блокнота план дня на завтра выпишите дела на завтра. Линейка с датой, главными результатами дня и шкалой времени сделанной вами линейки-планировщика на блокноте будут для вас ориентирами что и куда на листе блокнота записывать. (Три главных наилучших результата дня это то, чего вы завтра хотите достичь-сделать, т.е. самые важные завтра дела для вас).







• Закройте рабочий день в своей голове. Когда пришли домой, достаете из кармана вырванный лист сегодняшнего дня, думаете над главным событием вашего сегодняшнего дня, над тем, достигли ли вы запланированных результатов дня, намечаете награду за промежуточную победу дня и с удовольствием выкидываете лист — день закрыт, завтра будет новый день, план дня на завтра у вас уже готов см. выше. Чтобы совсем избавиться от мыслей в голове и вечером спокойно уснуть есть такой прием из психологии. Перед сном мысленно обращаете внимание какие мысли у вас крутятся в голове, что вас беспокоит. Потом берете эти мысли и представляете как вы эти мысли упаковываете в черную коробку, как потом эту коробку закрываете, заклеиваете скотчем и закидываете эту коробку далеко в космос. Теперь все мысли, которые вас беспокоили летают там где-то далеко в космосе, можно спокойно уснуть и ни о чем не думать до завтра.

Планирование дел на день для компьютера примеры — чтобы скачать шаблон образец план на день кликните по ссылке рядом с картинкой красная стрелочка в начале статьи.

P.S. Эти странные на первый взгляд ритуалы вечером с вырванным листом помогают закрыть день в вашей голове, т.е. до завтрашнего дня можно обо всём забыть и расслабится. Каждый день как пятница.

P.P.S. Перед сном лучше почитать книгу и сделать упражнения для снятия напряжения это успокоит психику. Забудьте вечером про телевизор, FaceBook и VK (владельцы соц. сетей вряд ли вам доплачивают за наполнение соц сетей новым контентом).

P.P.P.S. Если вам лень делать блокнот — план дня, то можно просто каждый день распечатывать по новому листу этого шаблона бланка из скаченного файла и записывать план дел на завтрашний день прям на этом листе.

P.P.P.P.S. Основные принципы планирования своего времени рабочего и не только рабочего на странице тайм-менеджмент в excel система планирования, планирование работы на неделю и месяц и шаг проекта

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Как планировать работу?

Скачать

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask 

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

1. Отсутствуют цели на будущее
2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
4. Количество целей не соответствует реальной картине
5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

• Создание и удаление задач
• Изменение имени у задач
• Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия). 

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.  

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления. 

Ошибки планирования в компании

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 
2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу. 

2.  Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

• просмотра задач сотрудников
• статусов выполнения задач
• внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе. 

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

• по целям направления 
• по времени действия
• по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы 

Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям. 

Планирование выполнения работ 

• Создание задачи 
• Установка срока (напоминания для задачи)
• Процесс выполнения (установка статуса)
• Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами: 

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: «Завершено». Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи). 

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов. 

Этапы планирования работы

• Цели и их постановка
• Техническое задание для целей
• Определение процесса выполнения задач
• Последовательность выполнения
• Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
• Внесение правок (корректировка)
• Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
• Наблюдение за выполнением

Узнайте все возможности LeaderTask 

Скачать

Планируем собственное рабочее время

Одной из
основных обязанностей многих секретарей является планирование рабочего времени
руководителя. Об этом написано множество статей (и наш журнал не исключение*), есть специальные
курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос
на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами.
Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать
что-то новое. Почему же мы
с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе,
не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о
некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время
руководителей, мы забываем про свое собственное?

Легко
предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его
график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа,
исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем
выполнять двойную работу?

Да,
большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя
план работы начальника, вы организуете его время. Для эффективной работы и
сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно
планировать свое время. Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем
другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего
начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое
рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала
написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в
резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных,
никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега
вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты
представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит,
я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами
работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.

Куда утекает
рабочее время?

Давайте
разбираться на примерах. Допустим, краткий список ваших обязанностей выглядит
следующим образом:

• делопроизводство
  в полном объеме;
• организация
  командировок;
• оформление
  виз, приглашений;
• обеспечение
  офиса;
• организация
  встреч;
• прием
  посетителей;
• ведение
  деловой переписки;
• планирование
  рабочего дня руководителя;
• прием и
  распределение телефонных звонков;
• перевод
  документации;
• приготовление
  чая/кофе.

Возможно,
если подобный список увидит будущий работодатель, он захочет пригласить вас на
собеседование. Но о реальном объеме работы и ее сложности он представления не
дает. Поэтому сначала составьте краткий список своих обязанностей (или возьмите
должностную инструкцию) и подробно распишите каждый пункт.

Пример 1:
организация командировки. Ваш начальник собирается поехать в командировку на
дочернее предприятие. Что в этом случае делаете вы?

1. Выясняете
цель и сроки поездки для оформления документов.

2. Разрабатываете
самостоятельно или с помощью агентства маршрут поездки.

3. Согласовываете
его с шефом.

4. Бронируете
или покупаете билеты.

5. Оформляете
приказ, командировочное удостоверение, служебное задание на командировку.

6. Пишете на
предприятие о приезде начальника с просьбой организовать встречу и размещение.

7. Получаете от
предприятия подтверждение и ваучеры на гостиницу.

8. Распечатываете
билеты, ваучеры, собираете все документы, проверяете в тысячный раз, отдаете
начальнику.

9. Заказываете
такси в аэропорт/на вокзал.

10.  Делаете рассылку с сообщением о командировке
руководителя.

То есть в
самом простом варианте нужно для выполнения одной задачи сделать десять других.
На самом деле привеенный список – тоже довольно краткий, ведь чтобы заказать
билеты через агентство, нужно созвониться с менеджером, написать заявку,
отправить ее, получить подтверждение, согласовать выписку билетов. А еще и
дозвониться бывает непросто. И все это – время.

Пример 2:
приготовление чая или кофе начальнику. Казалось бы, это сущая мелочь, даже
говорить о которой неудобно. Вы полагаете, что это не стоит учитывать? А на
самом деле сколько времени вы тратите, если шеф четыре раза в день пьет кофе,
трижды чай, причем два раза – зеленый, один раз черный, и чай этот нужно
заваривать! К тому же не забывайте о времени на сервировку. А если с шефом вы
работаете не первый год и отношения у вас очень хорошие, а давление у него
повышенное, то каждая чашка кофе сопровождается еще и пререканиями на тему,
стоит ли ее пить. А за тонометром потом кто бежит?

Поэтому
продолжайте расписывать. Это нам нужно для нескольких целей:

• Понять, что
  реально мы делаем.
• Определить,
  какие задачи и с какой периодичностью приходится решать.
• Выявить те задачи,
  которые делать вовсе не обязательно, но на которые мы тратим время.

Когда данный
список будет закончен, напишите другой. И пусть в него войдет все то, что вы
делаете на работе, но что к работе отношения не имеет, – курение, чаепития в бухгалтерии,
переписка с друзьями, разглядывание в интернете картинок с котиками и многое
другое.

Зачем? Чтобы
понять, так ли необходимо все это делать или от чего-то можно совсем отказаться
(например, от картинок с котиками), что-то перенести во времени (чаепитие организовывать
в обеденный перерыв), а на что-то заложить дополнительное время (например,
бросать курить вы не собираетесь, но это отнимает 60 минут в день – не
удивляйтесь теперь, почему каждый день на работе вы задерживаетесь примерно на
час).

Подводные
камни

Что может
помешать секретарю организовывать свое время? Ведь лень и несобранность –
зачастую это все-таки не про нас.

В первую
очередь организовать собственное время мешает необходимость организовывать
время начальника. Как бы там ни было, но ваш график работы всегда будет
зависеть от его графика. Так ли это плохо? Для секретаря это даже хорошо. У вас
всегда есть отправные точки в виде рабочего графика шефа для оптимизации вашего
времени. Плохо для нас, когда руководитель не стремится организовать
собственное время. Более того, многие руководители очень любят скрывать от всех
свои планы – например, уходить, не говоря о том, куда и как надолго они уходят,
или не сообщать накануне, что завтра задержатся на три часа, и т. д. Вот это
действительно проблема, потому что даже если в этом варианте вы не занимаетесь
планированием его времени, то становится практически невозможно распланировать
собственное. Для секретаря такой руководитель превращается в настоящий кошмар –
поверьте, с педантом работать гораздо легче, чем с разгильдяем.

Что делать в
этом случае? Прежде всего, всегда уточняйте у шефа, куда и как надолго он
уходит. Не стоит бояться или стесняться. Вы выполняете свою работу и вы обязаны
знать, где он и когда вернется.

Кроме того,
попробуйте исподволь организовать его рабочее время. Начните приносить
документы на подпись в одно и то же время (хотя бывают руководители, с которыми
даже это угадать невозможно). Следующим этапом может быть запись в ежедневнике
нескольких его задач. Он не говорит вам точное время проведения совещания?
Запишите его на любое время и обратите на это внимание шефа. Если он будет не
согласен – сам перенесет. Постепенно он привыкнет согласовывать с вами хотя бы
часть своих планов, ставить в известность об отсутствии и даже, возможно,
захочет, чтобы вы планировали его рабочее время.

Методы
планирования

После
составления списка обязанностей и исключения из него ненужных дел можно
приступать к планированию рабочего времени. Планирование бывает ежедневное,
еженедельное (или декадное, но для нас актуальнее первый вариант), квартальное
и ежегодное.

Из множества
методов планирования, таких как принцип Эйзенхауэра, методы «Альпы» и Парето, я
бы рекомендовала использовать совокупность Эйзенхауэра и метода «Альпы».
Почему?

Метод
«Альпы» как раз основывается на составлении списка дел и оценки длительности
выполнения каждого из них. Кроме того, согласно этому методу, нужно планировать
только 60 % рабочего времени, оставляя в резерве 40 %.

Согласно же
принципу Эйзенхауэра все поставленные задачи можно поделить на срочные и
важные, несрочные и важные, неважные и срочные, и несрочные и неважные. Как вы
догадались, зачастую последние можно вообще не выполнять. Кроме того, не всегда
у вас будут присутствовать все четыре группы. Руководствуясь этим принципом,
можно расставлять приоритеты при планировании рабочего времени.

А 40 % из
метода «Альпы» секретарю нужны не только для всяких неожиданных задач, но и для
ответов на телефонные звонки. К сожалению, подсчитать, сколько мы тратим на это
времени, практически невозможно. Так что это у руководителя 40 % времени – резервное,
а у нас оно «телефонное».

Наш совет. На что еще
нужно обратить внимание при планировании рабочего времени? К сожалению, нам не
всегда помогают советы делать рутинную работу в определенное время. Документы
часто необходимо регистрировать сразу при поступлении, у многих руководителей
нет четкого времени подписания документов, мы подписываем их по мере накопления
или по срочности. То есть часто у секретаря рутинная работа тоже превращается в
срочную, и это подтверждает, что планировать больше 60 % рабочего времени
нельзя.

Приступаем к
планированию

Итак,
давайте на примере разберем, как использовать вышеописанные методы при
планировании рабочего дня.

Вводные
данные. Рабочий день секретаря с 09:00 до 18:00, руководитель приходит на офис
к 10:00 и задерживается до ночи, но от вас этого не требуется. Руководитель,
приходя на работу, сразу просит кофе, чуть погодя – чай. Обед у него с 13:30 до
14:30. У вас – с 13:00 до 14:00. Документы на подпись нужно относить к 17:00.На
календаре 18 июля, среда. На текущий день у нас назначено:

10:00 –
селекторное совещание, на котором будет присутствовать наш руководитель,
проводится в другой дирекции. Ориентировочное время – 60 минут.

15:00 –
рабочее совещание, проводит директор, присутствуют начальники всех отделов.

Задача,
поставленная руководителем: соединить его с заместителем директора филиала
(филиал в Хабаровске, разница во времени 7 часов, но рабочий день в филиале
раньше 22:00 заканчивается редко).

Иные задачи:

• Организовать
  командировку сотрудника в магаданский филиал (отъезд – через 10 дней).
• Проверить наличие
  продуктов и канцелярии для заказа товаров на следующий месяц (до 20 числа)
• Сдать в
  бухгалтерию документы по трем командировкам сотрудников.
• Написать для
  бухгалтерии заявления на удержание средств из зарплаты сотрудников.
• Отправить
  сотрудника в командировку в Китай.
• Подготовить
  документы для командировки начальника в Китай (отъезд – 20 июля).
• Подготовить
  анкету и документы начальника  на визу в
  Японию.
• Заказать у
  начальника АХУ комнату переговоров на 20 июля, для чего нужно написать
  служебную записку и подписать у начальника отдела сервиса.
• Позвонить в
  филиал во Владивостоке по поручению руководителя, выяснить вопрос по одному из
  договоров.

Итак,
разбиваем задачи на более мелкие и расставляем приоритеты.

Селекторное
совещание начинается в 10:00 и продлится до 11:00. Из опыта работы мы знаем,
что руководитель пойдет сразу на совещание и только потом поднимется в
приемную. А мы пока рассортируем дела по принципу Эйзенхауэра.

Срочные и
важные. Из всего списка задач, необходимых для отправки сотрудника в командировку,
самой срочной является заказ билетов. Поскольку сотрудник летит через Москву, а
рейсов не так много, то могут быть проблемы с билетами, если мы отложим их
покупку. Агентство, через которое мы заказываем билеты, работает с 10:00.

Увы,
проверку наличия продуктов и канцтоваров откладывать дальше некуда, придется
разбираться сегодня. Но выделить на это время можно, исходя из того, как
распределятся другие задачи.

Сдать
командировки и заявления нужно срочно, поскольку бухгалтерия считает заработную
плату.

Для отправки
в командировку сотрудника нужно только заказать такси.

Комнату
переговоров также лучше заказать как можно быстрее, пока никто другой ее не
занял.

Несрочные и
важные. Документы начальника следует еще раз перепроверить и собрать в отдельную
папку

Вопрос с
визой в Японию нужно прояснить до отъезда начальника в командировку.

Итак, исходя
из этого рабочий график может выглядеть следующим образом:

На первый
взгляд кажется, что свободного времени у нас остается довольно много. Но ведь
телефон звонит, не умолкая. Директор одного из филиалов срочно просит соединить
его с шефом. Такси уже приехало, а нерадивый сотрудник неизвестно где ходит, да
еще и на звонки на мобильный не отвечает. А тут позвонил поставщик оборудования
и просит дать ему телефоны всех дочерних предприятий – да, всех пятидесяти
семи.

Для
секретаря резерв времени не модная блажь из книжки по тайм-менеджменту, а
жесткая жизненная необходимость.

Планирование
на длительный срок

Ежедневное
планирование должно лечь в основу организации вашего рабочего времени. Но у
секретаря нет возможности ограничиться только этим. Нам необходимо также
составлять месячные, недельные планы, а также квартальные и даже планы на год!

Думаю,
против планирования на неделю и месяц возражений не будет. Для этого мы и
составляли подробные списки задач: с их помощью можно выявить, какие задачи и с
какой регулярностью повторяются. Например, каждую пятницу в 15:00 Ваш
руководитель проводит совещание с начальниками отделов. В ваши обязанности
входит напомнить всем о проведении совещания, подготовить к нему документы, а
также подготовить комнату переговоров. Записывая дела в ежедневник, вы уже
знаете, что час рабочего времени в четверг вам придется уделить подготовке к
этому совещанию, и планировать свой четверг вы будете, исходя из этого.
Соответственно будут распределены и другие задачи на неделю, ведь отложить дела
среды на четверг вы не можете, поскольку у вас и так на час времени меньше.

Кроме того,
целесообразно ввести месячное планирование. У всех нас есть задачи, которые мы
выполняем именно с такой периодичностью.

В конце
каждого месяца мы отправляем заявки на продукты и канцелярию, то есть до 25
числа нужно составить заявки и отправить их в АХУ. Значит, не позднее 20 числа
каждого месяца я должна отправить сотрудникам письмо, чтобы они могли до 22
сообщить обо всех своих нуждах. Кроме того, необходимо проверить запас
канцелярских товаров в приемной, наличие кофе, чая, минеральной воды. Я знаю,
что вся эта работа занимает около четырех часов. Не так много по отношению к
целому месяцу, но я не имею права затягивать с ее выполнением, поэтому все
возникающие задачи я буду распределять с учетом того, что у меня в месяц – на
четыре часа меньше (или мне придется задерживаться на работе).

Необходимость
квартального планирования зависит прежде всего от специфики работы организации.
Возможно, что у вас нет задач, возникающих раз в три месяца, и просто нет
необходимости составлять столь далеко идущие планы. В таком случае можете
ограничиться ключевыми делами на текущий месяц.

Долгосрочное
планирование нужно еще вот почему: у всех нас есть так называемые важные, но
несрочные задачи. Это может быть передача дел на архивное хранение, выбор новой
кофеварки в офис, организация мелкого ремонта и т. д. Обычно мы занимаемся этим
или в неожиданно появившееся свободное время, или тогда, когда эти задачи из
несрочных превращаются в срочные. А они неизменно превращаются: когда старая
кофеварка окончательно сломается, у вас не будет времени придирчиво выбирать
новую, придется срочно покупать любую, исходя из тех денег, что есть в бюджете
на данный момент. Поэтому если в мае вы знаете, что в июле предстоит переезд
сотрудников в другие кабинеты, ремонт офиса или уже всем надоевшая выездная
комиссия, вы можете решить несрочные задачи до мая или пересмотреть их еще раз,
чтобы определить, насколько они важны (может, ими вовсе не стоит заниматься).

Планирование
на год, на первый взгляд, секретарю не нужно – вы ведь не директор компании,
вряд ли у вас есть стратегия развития. Однако планировать год стоит, исходя из
некоторых отправных точек:

• Новый год.
  Даже если вы не участвуете в подготовке корпоратива, в декабре половину
  рабочего времени отнимет подготовка и рассылка поздравлений партнерам, подготовка подарков, прием контрагентов,
  прибывающих с дружественным визитом. Что с этим делать? Вряд ли стоит начинать
  готовиться к празднику в июле, однако нужно работать с четким пониманием, что в
  декабре всегда дефицит времени, а следовательно, откладывать на этот месяц
  ничего нельзя.
• День
  рождения шефа. Нужно найти время на выбор подарка и на организацию праздника. Скорее
  всего, вы не сможете запланировать на этот период отпуск (только если ваш
  руководитель не предпочитает справлять свой день рождения вдали от дома). Кроме
  того, в период подготовки к празднику (как правило, от двух недель до месяца)
  объем вашей работы может возрасти вдвое.
• Период
  отпусков. Лето – горячая пора для секретаря. Пока все отдыхают, мы работаем за троих. А вот задерживаться на работе в
  это сезон обиднее всего. Поэтому к лету зачастую приходится готовиться зимой. Ведь
  нам необходимо не только организовать собственный отпуск, но и подготовить свое
  рабочее место для заместителя так, чтобы выйдя из этого отпуска, не попасть в
  аврал.

К чему приведут
все описанные выше усилия? К тому, что, когда в календаре будут отмечены день
рождения шефа, его отпуск, написано расписание на следующий день и даже неделю,
у вас вдруг останется тридцать минут свободного времени. И вы спланируете свой
собственный долгожданный отпуск. А когда вы перестанете постоянно задерживаться
на работе, можно будет записаться на танцы или на курсы испанского. И
разработать, наконец, стратегию собственного развития. Чем вы хуже директора
компании?

М.А. Юдакова, cекретарь управляющего директора ООО «Полиметалл»

Планирование и распределение рабочего времени руководителя

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• 
  работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• 
  решение задач в соответствии с их неотложностью;
• 
  достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• 
  исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

• 
  Группа задач А — срочные/важные;
• 
  Группа задач Б — срочные/менее важные;
• 
  Группа задач В — менее срочные/важные;
• 
  Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Карта рабочего дня 2020 (пример заполнения + инструкция)

Чтобы научиться правильно пользоваться этим инструментом, пойдем по такому плану:

• Составление списка бизнес-процессов
• Организация мониторинга активности сотрудников
• Составление карты рабочего дня менеджеров и фотоотчета
• Получение ответов на ключевые вопросы об активности
• Принятие изменений

Карта рабочего дня является неотъемлемой частью движения компании к автоматизации бизнеса. Она представляет собой чек-лист из этапов бизнес-процесса. Для того, чтобы корректно составить ее, необходимо хорошо знать, что происходит в коммерческом отделе и как менеджеры получают результат в виде сделок.

Таким образом, следует досконально изучить и формализовать путь превращения лида в сделку. Приведем пример такой трансформации по бизнес-процессу.

1. Поиск сделок
2. Звонок
3. Подготовка, согласование и рассылка коммерческих предложений
4. Презентация продукта
5. Согласование условий, заключение договоров, выставление счета
6. Исполнение договор
7. Контроль поступления оплаты.

Затем, анализируя тайминг по всем этим этапам через карту рабочего дня сотрудника, вы корректируете бизнес-процесс до состояния эталонной модели и переносите ее в CRM.

Составление карты рабочего дня сопряжено с доскональным пониманием текущих бизнес процессов. Если они прописаны и зафиксированы в регламентах и инструкциях, то нет ничего проще, чем составить список рабочих и личных дел сотрудника. Он может включать в себя следующие пункты.

Лидогенерация:

• поиск по запросу в Google и Yandex;
• поиск в социальных сетях;
• получение лидов из Яндекс.Директ;
• поиск лидов с использованием бесплатных картографических сервисов;
• поиск лидов в любых доступных каталогах.

Подготовка к сделкам:

• выгрузка и изучение прайсов;
• формирование заявок;
• составление коммерческих предложений.

Продажи

• звонки;
• встречи;
• презентации;
• отправка коммерческого предложения;
• выставление счета.

Документооборот и обслуживание сделки

• выписка счетов, накладных, актов;
• резервирование;
• контроль логистики, перемещения и доставки товаров;

Форс-мажорные моменты

• составление претензий;
• согласование дополнительных условий;
• разрешение конфликтных ситуаций;
• работа с поставщиками;
• работа с продвижением.

Отчетность

• ведение отчетов;
• заполнение форм CRM;
• подготовка к собраниям;
• визуализация результатов на dashboard.

Личные дела

• перерывы на чай/кофе;
• обед;
• перекур.

Как следует из этого списка, не все эти дела характерны для продавца, но мы стараемся все максимально приблизить к суровой реальности. Наличие такого перечня уже даст вам понимание того, чем могут быть заняты сотрудники коммерческого подразделения компании.

Итак, все готово для составления карты рабочего дня сотрудника. Формируем таблицу с учетом знания всех бизнес-процессов. В итоге должно получится примерно следующее.

Как видно из таблицы, любое действие продавца фиксируется и прописывается тайминг. Тот, кто составляет карту еще и вносит свои комментарии.

Следует учесть 3 момента, чтобы корректно использовать карту рабочего дня.

► 1. Продавцы не должны подозревать о присутствии так называемого «эксперта». Это необходимо для чистоты эксперимента. Подчиненные должны работать в том ритме, к которому привыкли. Эксперт может прикинуться стажером, который усиленного изучает учебник по продукту и знакомится со спецификой бизнес-процессов в компании.

► 2. В таблице должны быть отражены все действия продавца за день. Это означает прямо все, включая обеды, перекуры, решение личных проблем, перерывы на кофе и чай.

► 3. Производить замеры нужно по каждому сотруднику хотя бы раз в месяц. При этом желательно делать это в течение 3 дней для полноты и репрезентативности картины.

Карта рабочего дня в итоге к пониманию:

• на каких действиях в основном сосредоточены сотрудники
• сколько времени они отводят именно на работу с новыми и текущими клиентами
• не имитируют ли некоторые из них бурную деятельность
• какие функции занимают больше всего времени
• от каких вторичных обязанностей можно освободить менеджеров и т.д.

Карты рабочего дня собираются, подсчитывается и суммируется время, затраченное на ту или иную деятельность. При этом весь массив задач распределяется по 4 категориям:

• непрофильные (внутренние)
• основные (задачи по закрытие сделок)
• сопутствующие (косвенные задачи, но влияющие на процесс продаж)
• личные

В итоге такого обобщения с подсчетом затраченного времени снимается своеобразный «фотоотчет» с ежедневной активности в коммерческом отделе.

Такой фотоотчет, как рентгеновский снимок, четко выявит «патологии», начавшие происходить в коммерческом подразделении компании.

Прежде всего вы обретаете знания для последующих коррекций и изменений. В частности, карта рабочего дня позволит ответить на несколько очень важных вопросов.

1. Сколько каждым сотрудников тратиться времени на выполнение типичных задач отдела и «досуг»?
2. Насколько высока эффективность/важность конкретных обязанностей для отдела? Как их выполнение влияет на объем выручки и повышение продаж?
3. Какова эффективность каждого сотрудника в сравнении при выполнении отдельных типов задач?
4. Можно ли повысить эту эффективность за счет перераспределения, устранения, делегирования «избыточных» задач?
5. Как выглядят карты самого результативных и самых слабых продавцов?
6. Какие есть слабые места в работе каждого из сотрудников?
7. Как влияет текущая активность менеджеров на выполнение планов в разных месяцах?
8. Как быстро решаются вопросы с другими подразделениями? Как это влияет на работу отдела продаж?

Когда ответы на эти вопросы появятся, можно будет начинать вносить изменения в работу структуры. Идем по плану.

► 1. Вносим изменения в структуру коммерческого подразделения компании: делим на отделы, группируем по навыкам, увольняем, набираем новых сотрудников.

► 2. Корректируем распорядок дня и отслеживаем его выполнение.

► 3. Регулируем бизнес-процессы: удаляем, делегируем, выносим на аутсорсинг, автоматизируем.

► 4. Концентрируемся на основных функциях подразделений и освобождаем клоузеров от несвойственных обязанностей. Они не ищут лиды, минимально занимаются документооборотом, сопровождением и логистикой. Их дело – сделки.

► 5. Выводим «эталонную» карту рабочего дня, ориентируясь на лучших продавцов после оптимизации процессов.

Итак, карта рабочего дня — это чек-лист из этапов бизнес-процессов, последовательность превращения лида в сделку. Это первая часть на пути компании к автоматизации бизнеса.

При составлении карты рабочего дня составляется перечень рабочих и личных дел сотрудника. Это может быть:

• лидогенерация
• подготовка к сделкам
• продажи
• документооборот и обслуживание сделки
• форс-мажорные обстоятельства
• отчетность
• личные дела.

Карта рабочего дня поможет понять, на чем сосредоточены сотрудники, сколько времен занимают основные функции, от чего можно освободить менеджера. Также можно будет сравнить эффективность каждого сотрудника при выполнении одинаковых задач, понять слабые места в работе каждого сотрудника, увидеть, насколько быстро решаются вопросы с другими подразделениями компании.

Мы рассмотрели такой эффективный инструмент как карта рабочего дня. Несмотря на простоту и легкость внедрения, его использование дает массу сведений, позволяющих кардинально поменять ситуацию в компании с объемом выручки.

План на неделю и на месяц для работы и личной жизни

План на неделю и план на месяц в системе планирования являются центральным элементом планирования. Чтобы скачать шаблон плана дел на неделю и месяц просто кликните по ссылке рядом с красной стрелкой на этой странице, а как в нем планировать ваши дела мы пдробно разберем в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

В системе планирования центральное место занимает планирование недели и месяца. План на неделю и план дел на месяц удобнее всего записывать в специально подготовленную ексель таблицу. Планирование недели и месяца — чтобы скачать шаблон план на неделю и месяц, кликните по ссылке ниже рядом с красной стрелочкой. На самом деле существует много способов планирования недели и месяца, начиная от простого выписывания плана на лист бумаги, и заканчивая разными онлайн сервисами планирования каких сейчас великое множиство, ссылку на обзор одного из таких сервисов вы найдете внизу этой статьи. Таблицей эксель на мой взгляд пользоваться проще и удобнее всего, убедитель в этом сами.

Шаблон план на неделю и месяц скачать

 

План дел на неделю и месяц в этом файле эксель вести просто и удобно.

В файле шаблона план работы и дел на неделю и месяц есть напоминали по наиболее важным моментам в планировании, отредактируйте их под ваши потребности.

• План дел на неделю и месяц — Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта, которая сама собой рисуется из отмеченных вами задач — закрашенных ячеек екселевской таблицы в вашем плане дел на неделю и месяц, наглядно показывает какие из проектов и задач у вас запараллелены и их надо делать одновременно именно сегодня или на следующей неделе, а какие из дел нужно сделать до начала других задач.

• План на неделю и месяц — разные проекты

Планирование недели и месяца это разные дела и проекты из разных сфер вашей жизни в одном плане. Эти проекты могут относится как к планированию рабочего дня и рабочих проектов, а так же задач по учебе, бытовым делам, отдыху и развлечениям и еще много разных планов и проектов. В excel файле планировщике задач разные проекты со списком дел для каждого проекта разделены по цветам, так нагляднее и удобнее работать с проектами.

Выделяйте разные проекты со своими списками дел на неделю и месяц разными цветами для наглядности (если вам яркие цвета не нравятся, просто закрасьте в любой другой более спокойный цвет).

Чтобы вам было удобнее выписывать задачи на завтра в блокнот план дел на день, наведите мышку на завтрашнюю дату в файле вашей таблицы недельного плана (первая строка с датами — самый верх таблицы файла) и наступите левой кнопкой мыши. Дела завтрашнего дня выделятся активной областью столбца. Попробовали? Получилось? Отлично! Если не получилось или что-то непонятно — пишите в комментарии внизу страницы.

Если нужно посмотреть, когда нужно будет сделать ту или иную задачу, наведите мышку на ячейку с номером задачи (слева самый край области ексель планирования работы на неделю и месяц). Наступите левой кнопкой мышки, выделится нужная задача и вся область по датам этой задачи.

Разные цвета ячеек показывают вам — вы запланировали задачу, или уже сделали ее, или у вас завтра важная встреча, или вы перенесли или отменили задачу.

• Перерывы и отдых

Важным моментом в поддержании высокой работоспособности в течении дня являются перерывы. В каждом часе тратьте 25-50 минут на задачу, потом 20 секунд смотрите в окно на далекий объект (глаза отдыхают) и потом 5-10 минут на перерыв, в этом режиме ваша работоспособность будет выше, чем если бы вы сидели за компьютером несколько часов подряд.

• Таймер на компьютер

Во время перерыва только физическая двигательная активность поможет вам восстановить ваши силы. Зазвенел таймер — встали из-за стола, посмотрели в окно, потянулись, прошлись по офису или по лестнице вниз-вверх, восстановили мышечный тонус, можно продолжить работу за компьютером.

В скачиваемом только что файле есть ссылка на один из бесплатных таймеров, которые устанавливаются на компьютер. Воспользуйтесь этим или любым другим, их в интернете огромное количество, а тут подробнее зачем нужен таймер для компьютера в тайм менеджменте и что он дает лично вам.

 

Вот несколько важных моментов, чтобы ваше планирование недели и месяца помогало вам достигать невероятной продуктивности и результативности в вашей работе.

•  

  Планирование на основе недели и месяца это гибкое планирование

   

  План дел на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать — переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и нужным результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.

•  

  Составь план завтрашнего дня накануне вечером

   

  Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать. С утра все уже расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром, в результате к вечеру весь день скомкан и ничего толком не сделано.

•  

  Выпишите из вашей таблицы плана на неделю на лист бумаги ваш план на завтра

   

  Выписывать вечером на предстоящий день задачи из файла примера план на неделю на лист бумаги свои планы на завтрашний день очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.

•  

  Используйте таймер

   

  Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.

•  

  Лягушки, слоны и кайросы

   

  В вашем плане работы на неделю обязательно есть много лягушек и слонов. Начинайте день с «лягушки». Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день в вашем плане на неделю находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва.

  
  

  При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам так как слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.

•  

  План на день должен быть реальным

   

  Выписывая из плана на неделю задачи в план дня, помните о том, что ваш план на день должен быть реальным. Определяйте сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая у вас накопилась гора дел. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.

•  

  Зарезервируйте время под ресурсные задачи

   

  Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 30 минут или от 1 часа, определитись, как вам удобнее. Например: встреча с клиентом — 3 часа, подготовка коммерческого предложения — 1,5 часа, читать книгу — 1 час, тренировка — 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.




•  

  Используйте кайросы

   

  Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос — это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом. Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры. Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё «по дороге в магазин» это как раз благоприятный момент т.е. как говорится «между делом». Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете «за раз»). Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все «заодно».

•  

  Правило Парето в планировании

   

  Делайте только, что нужно, а остальное — нет. Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное «вешайте на три гвоздя». Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать 30-35% дел(ключевые частности для победы) из того, что «предписано» некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.

  Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи

  • А) делегируйте другим или
  • Б)применяйте «правило трех гвоздей»
  • или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.

  Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо — это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо. Например, начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная — выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную.

•  

  Поглатители времени и достижение результатов

   

  Составляя план работы на неделю и месяц необходимо следить за поглотителями времени. Снизьте или уберите совсем отвлекающие факторы: почта, соц. сети, перекуры и т.д. что именно Вам виднее.

  Почту, если позволяет ваш режим работы, можно проверять только два раза в день в определенные часы, например с 12.00 до 12.30 и с 16.00 до 16.00 (предупредите об этом ваших клиентов и коллег заранее, чтобы они знали что Вы отвечаете на почту в 12 и в 16 часов)

  Соц. сети исключите из своего рабочего графика совсем, а СМИ сильно уменьшите.

  Чтобы помочь себе с этим нелегким для многих решением, в браузер вашего ПК можно установить специальный плагин, например у браузера Firefox это один из Add-ons-ов и он называется «Block Site», который блокирует выбранные Вами сайты, и Вы просто не сможете зайти на ФБ или ВКонтакте.

•  

  Делайте на «хорошо» с первого раза

   

  Старайтесь сделать ХОРОШО с первого раза (хорошо это на 4, на пятерку делать не надо). Можно сделать «быстро-быстро» и потом «быстро-быстро» переделать уже на хорошо, а можно сделать медленно и сразу хорошо то есть с первого раза. Как показывает практика «медленно ХОРОШО с первого раза» получается как правило быстрее, чем «быстро-быстро хорошо» со второго или с третьего раза. Чтобы делать хорошо сразу, то есть с первого раза и потом не переделывать, используйте при планировании своих дел принцип как широко шагать.

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Долгосрочное планирование на год и более Колесо жизни

Как составить бизнес-план дневного ухода [Образец шаблона]

Вы хотите начать дневной уход (присмотр за детьми)? и нужно написать бизнес-план? Если ДА, то вот образец шаблона бизнес-плана дневного ухода и технико-экономического обоснования.

Итак, мы рассмотрели все требования для открытия детского сада. Мы также пошли дальше, проанализировав и составив образец шаблона маркетингового плана по уходу за детьми, подкрепленного действенными идеями партизанского маркетинга для детских учреждений.

Зачем начинать детский сад?

Долг каждого родителя, особенно матери, — следить за тем, чтобы о своих детях заботились должным образом. Однако бывают случаи, когда обстоятельства делают это совершенно непросто, поскольку у них может не быть роскоши времени, чтобы посидеть со своими детьми и наблюдать за ними.

Это одна из причин, по которой родители всегда хотят отводить своих детей в детский сад. Таким образом, возникает вопрос: насколько надежны детские сады с точки зрения того, что детям уделяется все самое лучшее и забота?

До того, как возникли предприятия по уходу за детьми, родители, которые могли позволить себе роскошь нанять домашнюю няню, которую они считали обширной и опытной в уходе за детьми.Однако по мере того, как ситуация изменилась, и уровень преступности в некоторых районах резко упал — когда некоторые люди входили в дома людей с единственной целью их ограбить, тенденция к уходу за детьми взяла верх.

И с тех пор, как появилась эта отрасль, мы стали видеть все больше и больше людей, у которых есть склонность к детям, которые погружаются в эту отрасль только для того, чтобы воспользоваться прибылью, которую предлагает бизнес по уходу за детьми.

Что нужно для успешного открытия детского сада?

Чаще всего в некоторых частях мира мы обнаруживаем, что некоторые люди начинают заниматься дневным уходом после того, как добились успеха в управлении школой.И наоборот, это не означает, что нельзя начинать только детский сад. Фактически, если начинать сначала с детского сада, это помогает начать на правильной основе, чтобы вы могли определить, сможете ли вы иметь школу в качестве дополнительного предприятия в ближайшем будущем.

Итак, если вы преодолели препятствие в любви к детям, то открытие собственного детского сада может быть разумным выбором. Иметь это желание или стремление как бы на переднем крае вашего ума — это еще не все, что требуется.По сути там

.Шаблон рабочего плана

| Образец бесплатного рабочего плана и пример

Рабочий план определяет основные этапы проекта Lean Six Sigma, а также предполагаемые даты начала и окончания и любые задачи, связанные с каждым этапом. Философия Lean Six Sigma направлена ​​на повышение качества и производительности, а использование рабочего плана может помочь вам придерживаться методологии Lean Six Sigma.

О шаблоне рабочего плана

Что такое рабочий план?

Рабочий план — это, по сути, дорожная карта проекта.Он формулирует шаги, которые вы должны предпринять для достижения желаемой цели, ставит очевидные цели и устанавливает измеримые результаты. Эффективный план работы направляет вас на протяжении всего жизненного цикла проекта, позволяя добиться результата, сотрудничая с вашей командой.

Lean Six Sigma — это подход к оптимизации бизнес-процессов, который зародился в обрабатывающей промышленности. Он направлен на сокращение отходов, улучшение качества, а также повышение эффективности и стоимости продукции. Рабочий план — это инструмент, который может помочь вам спланировать проекты в соответствии с методологией Lean Six Sigma.

4 компонента рабочего плана

Чтобы составить правильный рабочий план, вам понадобятся следующие компоненты:

1. Цели

Цели — это конечная цель вашего проекта: то, что вы хотите, чтобы ваша команда выполняла выполнить. Это может быть что-то очень конкретное или более широкая цель.

2. Стратегия

Ваша стратегия — это общий подход к плану вашего проекта, который вы будете реализовывать для достижения своих целей. Это включает в себя описание ваших ресурсов, ваших ограничений и способов использования ваших сильных сторон.

3. Тактика

Тактика — это более мелкие решения, техники и действия, которые вы будете использовать для достижения своей более широкой стратегии. Это включает в себя: определение задач, определение людей, которые вам нужны для выполнения конкретных задач, инструкции по их выполнению и многое другое.

4. Конечные результаты

Конечные результаты — это конкретные, привязанные к срокам результаты, которых вы хотите достичь от конкретных задач, как это определено вашей общей стратегией. Так вы понимаете, что идете по пути к достижению своих целей.

Как использовать шаблон рабочего плана

Теперь, когда вы знаете все отдельные компоненты рабочего плана, вот как вы собираете их вместе. Используйте этот шаблон рабочего плана, чтобы начать работу, и выполните следующие шаги:

1. Встреча с заинтересованными сторонами

Возможно, самая важная часть рабочего плана — убедиться, что у вас есть вклад от всех нужных людей и что вы не упустите Информация. Пригласите всех членов команды, заинтересованных лиц и спонсоров проекта и используйте встречу для мозгового штурма, определения вашего графика и определения ограничений.

2. Я определяю цели, стратегию, тактику и результаты

После того, как вы обсудили процесс с заинтересованными сторонами проекта, пора определить цели, стратегии, тактику и результаты вашего плана. Это основа рабочего плана, поэтому большую часть времени следует уделять этому.

3. Создайте рабочую карту

Рабочая карта — это план действий, составленный из вашего плана, с указанием сроков и общего графика достижения целей вашего проекта.

Конечно, в ходе проекта что-то меняется (особенно для крупных) — это нормально. Ваш рабочий план не может быть всеобъемлющим — и он не должен быть всеобъемлющим. Перечислите как можно больше целей, стратегий, задач и тактик и добавьте даты для конкретных задач, но не беспокойтесь, если вам понадобится внести изменения позже. Программное обеспечение для управления проектами может быть полезно для отслеживания дат, задач и назначений.

Когда вы используете план работы?

Вы можете использовать рабочий план в начале проекта для целей стратегического планирования, чтобы определить масштаб проекта и продолжить обновление плана по мере продвижения проекта с фактическими данными. Установите ритм регулярных встреч, чтобы вы могли подробно ознакомиться с планом, убедиться, что вы не сбиваетесь с пути, и при необходимости скорректировать. Планы работы особенно полезны, если вы управляете множеством сложных проектов, управляете несколькими заинтересованными сторонами или работаете в тандеме с многофункциональными партнерами.

Часто задаваемые вопросы о планах работы

Каковы составляющие плана работы?

Компоненты плана работы: цели, стратегия, тактика и результаты.

Как составить план работы?

Напишите план работы, указав каждый из вышеперечисленных компонентов для вашего проекта, затем создав конкретные задачи в соответствии с ними, назначив их отдельным лицам с указанием сроков выполнения, а затем определив четкие результаты для каждого работника.

Что такое формат рабочего плана?

Рабочие планы можно отформатировать различными способами: в шаблоне Миро используется методология бережливого производства и шести сигм.

.

Образец бизнес-плана по дневному уходу

Краткое содержание

Safe Kids Child Care — это новая организация, которая предоставляет услуги дневного ухода в Линн, штат Массачусетс, пригород Бостона. Это детское учреждение среднего размера обслуживает детей от трех месяцев до шести лет. Их услуги безопасны и надежны, предоставляя родителям отличное место, где можно позаботиться о своих детях.

Рынок

Рынок ухода за детьми в районе Бостона весьма конкурентен.Здесь более 300 различных заведений. Есть два основных типа помещений. Более крупный стиль является коммерческим, обычно это корпоративный франчайзинговый центр. Эти объекты бывают как региональными, так и национальными. В настоящее время на четыре крупнейших детских учреждения США приходится 29% рынка. Есть также много различных небольших местных факультетов. В то время как самые большие учреждения могут вместить от 20 до 100 детей, в местных центрах обычно максимум 20 детей.

Как упоминалось ранее, рынок достаточно конкурентный. Safe Kids будет использовать две стратегии, чтобы выделиться. Первый — это структура ценообразования, при которой услуги Safe Kids будут оцениваться на 5-10% ниже, чем в более крупных коммерческих учреждениях. Второе дифференцирующее усилие будет касаться обслуживания клиентов. Философия, ориентированная на клиента, будет внедрена во всей организации. Safe Kids потратит дополнительные деньги на привлечение и обучение лучших сотрудников. Это особенно важно, потому что именно сотрудники взаимодействуют как с детьми, так и с родителями, и у них будет больше шансов произвести на них впечатление, чтобы превратить их в лояльных клиентов, а также открыто рассказать друзьям о своем положительном опыте ухода за детьми. .

Клиенты

Safe Kids сосредоточится на двух разных целевых сегментах клиентов. Первый — это пары, работающие полный рабочий день. По прогнозам, на эту группу будет приходиться 80% бизнеса Safe Kids. Эта группа растет со скоростью 25%, и в радиусе 10 миль насчитывается более 100 потенциальных клиентов. Вторая группа клиентов — это клиенты, которые используют Safe Kids время от времени, когда в этом возникает необходимость. Эта группа растет на 20% и насчитывает 50 потенциальных семей.

Управляющая группа

Safe Kids возглавят два ветерана индустрии ухода за детьми, Андреа Чайлд и Даниэль Фрилендер. Андреа имеет опыт продаж, маркетинга и управления в отрасли, проработав семь лет в The Toddler Warehouse. За время работы в Toddler Warehouse Андреа помогла вырастить бизнес с 98 000 долларов годового дохода до более чем 4,6 миллиона долларов. Партнер Андреа — Даниэль Фрилендер, имеющая финансовый и административный опыт.До Safe Kids Даниэль работала в The Rug Rat Vault, седьмой по величине корпорации по уходу за детьми в США. Пока Даниэль работала в The Rug Rat Vault в качестве финансового директора, она смогла увеличить операционную прибыль на 12%, что обычно неслыханно в этой отрасли.

Safe Kids — это захватывающая возможность обеспечить безопасный и надежный уход за детьми в районе Линн, штат Массачусетс. Safe Kids достигнет устойчивой рентабельности в течение следующих трех лет, а к третьему году выручка составит 674 000 долларов.Благодаря сочетанию недорогих услуг, отличного обслуживания клиентов и опытной управленческой команды Safe Kids быстро завоюет долю рынка и завоюет репутацию ведущего поставщика услуг по уходу за детьми.

1.1 Миссия

Safe Kids Child Care стремится предложить безопасный и надежный уход за детьми в любое время. Пристальное личное внимание к каждому ребенку необходимо для обеспечения качественного опыта для всех детей; поэтому будет нанят соответствующий персонал, чтобы гарантировать, что каждый ребенок находится под надлежащим присмотром под нашей опекой.

1.2 Ключи к успеху

Ключи к успеху компании будут включать:

1. Поддержание авторитетной и незапятнанной репутации в обществе.
2. Качественный уход.
3. Конкурентоспособные цены.
4. Гибкий график.

.План обучения

| Как написать учебный план в 2020 году

Введение.

Учебный план: Учебные планы — это графики, которые определяют время обучения и учебные цели для конкретных курсов или классов. Подобно рабочему графику или школьному расписанию, в учебном плане указывается точное время для определенных дней и конкретных курсов.

Создайте план обучения , чтобы стать более организованным и взять на себя ответственность за объективные сроки обучения.При подаче заявления о приеме или стипендии вас могут попросить предоставить учебный план , в котором изложены ваши цели и задачи во время вашего следующего курса.

Прочитать статью о плане обучения китайской стипендии

Как написать учебный план?

Вы можете создать учебный план , чтобы стать более организованным и взять на себя ответственность за объективные сроки обучения.

Ваш учебный план должен включать (как минимум) следующие 9 важных примечаний:

1. Полное наименование
2. Ваше последнее образование
3. Обзор достижений
4. Обрисовать в общих чертах цели обучения и графики заданий (если есть)
5. Цели эксперимента / ожидаемые результаты
6. Будущие академические цели
7. Изменения в учебных привычках
8. Основные преимущества
9. Напишите свои слабые стороны и свои планы по борьбе с ними

5 шагов для создания учебного плана

Максимизируйте свой учебный план и его потенциал с помощью этих четырех основных шагов:

ШАГ 1: ЦЕЛЬ ПЛАНА ИССЛЕДОВАНИЯ

Прежде всего, определите цель вашего учебного плана.Это для ваших курсов в колледже? Это для подачи заявки на стипендию? План обучения для подачи заявки на стипендию требует немного больше исследований и времени по сравнению с планом обучения на курсах колледжа. Убедитесь, что вы включаете всю информацию, имеющую отношение к цели учебного плана.

ШАГ 2: ВРЕМЯ В ПЛАНЕ ИССЛЕДОВАНИЙ

Временная диаграмма позволяет узнать, сколько времени вы тратите на каждое действие в течение дня. Например, вы проводите 2 часа в день со своей собакой в ​​парке.

Создайте временную диаграмму, чтобы записывать все, что вы делаете в течение дня, будь то на работе, дома или в школе. Убедитесь, что ваши записи очень подробны. Так что позже вы можете посмотреть на свою таблицу и решить, где вы можете потратить дополнительный час на учебу, а где вы собираетесь потерять час.

ШАГ 3: РАСПИСАНИЕ ВСЕГО В ПЛАНЕ ИССЛЕДОВАНИЯ

Ваша временная диаграмма должна была помочь вам распознать и определить, какие дни и в какое время будут наиболее полезными для вашего обучения.Возьмите эти даты и время и внесите их в свой ежемесячный календарь.

Если ваша временная диаграмма показывает, что среда и пятница с полудня до двух — ваши лучшие занятия, убедитесь, что вы отметили это время в своем месячном календаре. Запись этого события в свой календарь не только поможет вам лучше его запомнить, но и сделает его более важным, как посещение врача.

ШАГ 4: ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ИЗУЧЕНИЯ В ПЛАНЕ ИЗУЧЕНИЯ

В начале каждой недели или в начале каждой учебной сессии определяйте, почему вам нужно учиться, что вам нужно изучать больше всего, что вам нужно улучшить и каких целей или задач вы планируете достичь.

ШАГ 5: СОБЛЮДАЙТЕ РАСПИСАНИЕ ОБУЧЕНИЯ В ПЛАНЕ ОБУЧЕНИЯ

Может показаться, что легко пропустить одну учебную сессию, чтобы сходить с друзьями в кино, но если вы потратите время на учебу позже на неделе, это вызовет у вас стресс и беспокойство. Усердно работайте, чтобы действительно придерживаться своего расписания и календаря занятий. Если вы пропустите один раз, у вас больше шансов пропустить снова. Сделайте все возможное, чтобы не отставать.

Зачем вам учебный план?

Учебный план — отличный инструмент, который поможет вам добиться успеха в ваших образовательных усилиях. Учебный план поможет в организации вашего расписания и заставит вас чувствовать себя ответственным. Кроме того, план обучения поможет напомнить вам о важных сроках сдачи. Чтобы составить индивидуальный учебный план, вам нужно сесть и подумать о своих навыках управления временем.

Это план обучения , который заставляет вас задавать себе такие вопросы, как: «Достаточно ли я времени уделял учебе в последнее время?» или «Провел ли я больше времени с друзьями, чем готовился к последнему экзамену?»

Следовательно, возможность ответить на эти вопросы поможет лучше понять ваши текущие навыки управления временем.Вы можете обнаружить, что часы, которые вы проводите с друзьями или играете в видеоигры, в три раза больше, чем вы тратите на учебу.

Советы по составлению учебного плана

Выясните, какие дни являются световыми днями и какие дни заполнены до максимума в вашем учебном плане . В дни, когда у вас невысокие обязательства, используйте дополнительные часы учебы.

И наоборот, планируйте потерять пару часов учебы в те дни, когда назначены встречи или когда нужно выполнить много дел.Обязательно смотрите вперед и помните о любых проектах или экзаменах, которые отнимут у вас много времени.

Персональный учебный план также поможет вам понять, сколько времени вам нужно потратить на обучение, чтобы эффективно изучить и понять предмет. Все ученики разные, и некоторые ученики учатся намного быстрее, чем другие.

Учащимся, которые учатся в более медленном темпе, часто требуется больше времени для постановки целей обучения, потому что их мозг не может обрабатывать информацию так же быстро, как быстрее учащиеся.Вы можете обнаружить, что вам нужно учиться дополнительно 2 или 3 часа в сутки, 3 ночи в неделю, вместо того, чтобы заниматься по 45 минут каждую ночь.

Перед каждым периодом обучения ваш план обучения должен быть обновлен , чтобы обозначить конкретные цели, результаты обучения, задачи и учебные материалы, относящиеся к данной учебной сессии. Кроме того, составьте учебный план , в котором будет указано, почему вы учитесь и что вам нужно улучшить, чтобы достичь поставленных вами результатов обучения.

Хотя вы не хотите пропускать запланированные занятия в плане обучения , вы также не хотите изнурять себя учебой. Будьте разумны и позволяйте себе достаточно перерывов между занятиями и во время занятий.

Если вам нужна дополнительная помощь на учебных занятиях, подумайте о найме репетитора или обучении с другом. Фактически, наличие партнера по учебе вызывает дискуссии, которые облегчают процесс обучения.

Образец плана обучения и Пример плана обучения можно скачать по ссылке ниже:

Загрузить: план исследования Образец

.