Правильное планирование времени: Планирование дня: правила, методы, примеры

Содержание

как управлять временем, чтобы все успевать

Планирование времени в 21 веке не просто новомодное увлечение. Учитывая скорость современного ритма жизни — это острая необходимость. Многие до сих пор полагают, что самые важные ресурсы — это деньги, золото или акции всемирно известных компаний. Ведь оно невосполнимо. Время невозможно купить, но ежедневно, сами того не замечая, мы расплачиваемся им в магазинах, в кино, в банках и по дороге на работу. В конце концов, время оказывается ценнее всех сокровищ мира. И, чтобы стать счастливее, нужно научиться распоряжаться драгоценными часами и планировать свой день правильно. Ведь люди, которые управляют собственным временем, управляют и собственной жизнью.

Ценность времени в современном мире

В начале 20 века люди боролись за право трудиться не более 10 часов в сутки. К счастью, спустя столетие ситуация кардинально изменилась. Сегодня в Финляндии, Нидерландах и даже в России некоторые компании переходят на четырёхдневную рабочую неделю. Это должно изменить подход не только к работе, но и к отдыху.

В ближайшее десятилетие человеческий труд перестанет измеряться количеством и станет измеряться только качеством. Значит мы должны научиться оптимально распределять ресурсы, чтобы за короткое время качественно выполнить максимум задач.

Но, с другой стороны, отдых и обилие свободного времени тоже могут стать настоящим испытанием для современного человека. Далеко не все знают, как распоряжаться внезапной свободой.

Во вселенной фильма "Время" есть только одна ценность - время, она заменяет её обитателям деньги

Вспомните совсем другой мир будущего, показанный в фильме «Время» («In time»). Герои этой вселенной не стареют и не болеют, не могут умереть от внезапных причин. Но на их руке есть счётчик, и, как только он обнуляется, человек погибает. Несложно догадаться, что основной валютой в этом мире является время, пополнение минут и часов жизни.

Это гипертрофированное, но всё же пугающе точное отражение существующего порядка вещей. И чтобы наш с вами «счётчик времени» не только не обнулялся в конце каждого рабочего дня, но и пополнялся новым ресурсом, необходимо правильно планировать свой день.

Основные правила планирования дня

Увы, нет единого для всех ответа как правильно планировать день. Люди не роботы с заданной программой эффективности: у каждого есть свои особенности, сильные и слабые стороны. Поэтому невозможно сказать, что для вас рецепт планирования своего времени прост: 1 мерный стакан работы, столовая ложка правильного питания, 400 грамм физических нагрузок, 0,6 стакана отдыха, щепотка хобби и общение с друзьями по вкусу. Перемешать, но не взбалтывать и обязательно наслаждаться каждым днём.

Подобных рецептов может быть больше сотни (как и способов приготовления яичницы), а идеально подходящий именно вам придётся всё-таки искать методом проб и ошибок. Но мы собрали 10 правил, с помощью которых будет проще всего «приготовить» свой идеальный день с минимальным количеством ошибок.

  1. Выделяйте достаточно времени для сна. Для успешного функционирования взрослому человеку жизненно необходимо спать по 7-8 часов. Сон влияет на все сферы жизни: от рабочей продуктивности до обмена веществ и появления лишнего веса. Если не придать значения этому пункту, то все остальные просто потеряют смысл.
  2. Планируйте свой день в соотношении 60 — 40. Где 60 — это запланированные дела (и отдых в том числе), а 40 — спонтанные занятия и события, которые не стоит пытаться контролировать. Эти 40 так или иначе ворвутся в ваш график срочными звонками, форс мажором, пробками на дорогах или болезнью няни. Вы не сможете предугадать всё, а попытка планировать 100% своего времени приведёт к тревожности и нервным срывам.
  3. Составляйте план дня накануне вечером. Распределите задачи по мере важности. Во время сна мозг переварит полученную информацию, и к утру вы будете морально готовы свернуть все запланированные горы.
  4. Большая часть дел до обеда. В первой половине дня проще справляться с более сложными задачами. Впрочем, этот пункт можно и нужно корректировать в зависимости от ваших биоритмов, ведь продуктивность и время активности сов наступает только ближе к вечеру.
  5. Не пытайтесь быть сосредоточенным на одной задаче в течение длительного периода времени. Не обманывайте себя такой псевдопродуктивностью. Человек максимально эффективен в цикле работы 50 минут работы —10 отдыха или, как в школе, 45 минут работы и 15 отдыха.
  6. Устанавливайте сроки. Если ограничение по времени не вводит вас в стресс, то постарайтесь определить время начала и время окончания одной задачи.
  7. Планируйте с запасом. Помните про закон Мерфи: «Если какая-то неприятность может произойти, она произойдёт». И, вуаля, часовой перерыв между встречами сокращается до 10 минут, за которые нужно проехать полгорода.Этот принцип касается и дедлайнов. Дедлайн кажется очень соблазнительным и простым средством в борьбе с прокрастинацией, но на самом деле лишь немногие способны работать в стрессовой ситуации. Поэтому не ставьте слишком короткие дедлайны. Планируйте с запасом и не пожалеете.
  8. Не беритесь за несколько дел сразу. Жонглирование множеством обязанностей ещё никого не приводило к спокойствию, продуктивности и моральному здоровью. Несколько дел могут вестись параллельно, только если их можно сгруппировать по общему признаку.Смена деятельности может быть оправдана в качестве отвлечения: порубили часть дров, написали главу романа и вернулись к дровам.
  9. Согласовывайте. Даже идеально выверенное планирование может быть загублено, если не все участники процесса заранее осведомлены о времени и продолжительности совместного дела.
  10. Чётко разграничьте рабочее время и пространство. Натяните колючую проволоку и расставьте пограничников, чтобы ни одна рабочая задача не проникла за рамки, отведённые для её выполнения. Это особенно важно для фрилансеров или тех, кто носит работу домой. Сделайте квартиру территорией, свободной от рабочих дел. Территорией для хобби и отдыха.

Время является главной ценностью: это вы точно знаете в ситуации, когда не успеваете что-то сделать

Помните, основной признак хорошего плана — его выполнимость. Если вы составляете план и уже который месяц не можете его придерживаться, значит нужно что-то менять. Уменьшать количество целей или увеличивать время на отдых.

Как найти время для отдыха?

«Люди, которые не могут найти время для отдыха, рано или поздно будут обязаны найти время для болезни». (с) Джон Ванамейкер.

Рой Баумейстер в книге «Сила воли. Возьми свою жизнь под контроль» говорит о том, что сила воли — исчерпаемый ресурс. Это прекрасно иллюстрирует эксперимент, проведённый Роем. Он разделил студентов на три группы и пригласил в комнату, где вкусно пахло печеньем. Одна группа получила печенье, вторая — редис, а третьей не выдали ничего. После этого учёный попросил испытуемых справиться с головоломкой. Рой сказал им решать задачу до тех пор, пока они не захотят сдаться. В результате студенты из первой группы сделали 34 подхода и потратили на решение 20 минут. Студенты, которым была предложена редиска, предприняли всего 19 попыток и потратили на них только 8 минут. Испытуемые, которые не получили ничего, сделали 33 попытки за 21 минуту. Этот эксперимент доказывает, что, потратив часть силы воли на отказ от печенья, студентам не хватило упорства для решения задачи.

Наши сила воли и терпения - исчерпаемые ресурсы, и рано или поздно они могут закончиться

Таким образом, если мы долго сдерживаем себя, отказываясь от отдыха, приятного общения и отвлечения на гаджеты, то в конце концов отведённое количество силы воли заканчивается. Это может обернуться стрессом, перееданием или другими вредными последствиями.

  • Запланируйте отдых. Время для отдыха, как и время для работы, должно быть запланировано и легитимно. Даже если один или несколько рабочих процессов не окончены, вас не должна мучить совесть за бездействие. Чёткое планирование рабочего дня поможет сократить стресс, обнаружить чёрные дыры, которые поглощают ваше время и, наконец, распределить его эффективно.
  • Определите, что для вас отдых. Иногда это дневной сон или медитация, а иногда музыка или чтение. Не идите на поводу у общепринятых стандартов, иначе это время будет потрачено впустую.
  • Откажитесь от соцсетей. В поиске времени для отдыха, как и в самом отдыхе, стоит отказаться от бесконечного просмотра соцсетей. Ведь чтобы воспринять этот бесконечный поток информации, мозгу приходится работать с удвоенной силой.
  • Будьте на 100% в одном процессе. Если вы работаете, то только работаете, если обедаете, то только обедаете.
  • Помните, что смена деятельности не равна отдыху. Смена деятельности хороша для эффективности, ведь мозгу нравится переключаться, и мы берёмся за новый вид работы с большей охотой. Но в этот момент не происходит расслабления, а усталость только накапливается.

Основные методики планирования

Метод Франческо Чирилло или техника «Pomodoro»

В 80-х годах, будучи студентом, итальянец Франческо Чирилло посвящал всё своё время занятиям, но чувствовал, что этого ресурса всегда не хватает. Он ломал голову, как некоторые преуспевают, уделяя учёбе лишь несколько часов в день, а другие, как и он сам, не могут за неделю освоить простейший материал.

Постепенно Франческо понял, что он почти никогда по-настоящему не был сконцентрирован на процессе и захотел узнать как долго ему удастся не отвлекаться от учёбы. Для проведения эксперимента Франческо взял простой кухонный таймер в виде помидора. Отсюда и пошло название этой техники.

Для проведения эксперимента Чирилло взял простой кухонный таймер в виде помидора.
Метод состоит в том, что весь процесс работы, учёбы или другой активности делится на отрезки по 30 минут — «помидоры», в которых 25 минут отдаётся работе и 5 — отдыху. Каждые 4 «помидора» полагается отдых в 15-30 минут.

Современные исследования доказывают, что деление и на другие временные «помидоры» дают прекрасный результат. Главное, подобрать оптимальный для себя вариант и перед очередным запуском таймера чётко обозначить цель на следующий цикл.

Метод Дэвида Аллена

Дэвид Аллен, бизнес-тренер из Америки, разработал уникальную систему продуктивной работы — GTD (Getting Things Done). Это переводится как «доведение дел до завершения».

Система GTD очень быстро вышла за рамки обычного тайм-менеджмента и стала современной философией планирования. Она подойдёт каждому: и топ-менеджеру, и студенту, и домохозяйке.

Ключевой момент в GTD — это освобождение сознания от целой кучи нерешённых задач, которые сваливаются туда ежедневно, и чёткое представление о следующем шаге. Ведь, согласно исследованиям, мозг не может разделять задачи на «сделать сейчас», например, помыть посуду и «сделать через 2 месяца», например, переехать в новый дом. В понимании нашей оперативной памяти эти две задачи равноценны по срочности и требуют одинакового количества энергии.

Идея Дэвида Аллена основана на исследованиях в области психологии запоминания и нейропсихологии. Он говорит о том, что любые задачи должны быть в обязательном порядке вынесены на сторонние носители: блокнот, записная книжка, программа заметок или календарь.

Согласно современным данным о работе мозга, многозадачность – это миф. Ведь несколько активных процессов невозможно делать одинаково хорошо. Многозадачность создаёт хаос в голове и приводит к лишнему стрессу.

В своей работе Дэвид подрывает все устои тайм-менеджмента, советуя выбирать приоритетность задач по интуиции. Шестое чувство — ключевой инструмент GTD, так как эта система призвана разгрузить мозг для творчества и новых идей.

Иногда при планировании времени вам может сильно помочь интуиция - не игнорируйте её

Концепция заключается в том, чтобы выполнить задачу, не успев испугаться её невыполнимости и застыть в нерешительности. Акцент на небольшом текущем и выполнимом процессе помогает не задумываться о сложности проекта в целом.

Итак, чтобы продуктивно действовать по GTD, необходимо:

  1. Перенести все задачи из собственной памяти на внешний носитель.
  2. Решить, каким будет следующее конкретное действие в рамках поставленной задачи. Например: не научиться готовить, а записаться на кулинарные курсы или купить книгу рецептов.

Больше о методе GTD читайте в книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Метод Айви Ли

История Айви Ли и Чарльза Майкла Шваба стала каноническим примером из всех учебников по тайм-менеджменту. Майкл Шваб, который в начале 20 века был одним из самых богатых людей в мире, обратился к консультанту Айви Ли с просьбой повысить эффективность своей компании.

Айви Ли поговорил со всеми управляющими корпорации по 15 минут и не взял за свою работу ни цента: «Через три месяца вы можете прислать мне чек на любую сумму, которую посчитаете заслуженной».

Чему за 15 минут научил управляющих Айви?

  • Каждый вечер составлять список из 6 задач и расставлять их по приоритетности
.
  • В начале рабочего дня концентрироваться на первой задаче из списка и не переходить к следующей до полного решения предыдущей. И так до конца списка.
  • Если к концу дня в списке остались незавершённые дела, они переносятся в 6 задач на следующий день.
  • Процесс повторяется ежедневно
.

Через 3 месяца использования плана Шваб был настолько впечатлён, что выписал для Айви чек на сумму, сопоставимую с современными 400 000 долларов.

Читайте по теме:

Метод Райдера Кэрролла

Этот метод хорошо подойдёт визуалам, ведь его создал Райдер Кэррол, нью-йоркский дизайнер. Он страдал синдром дефицита внимания, и идеи буквально «убегали от него, стоило только отвернуться». Придуманная им система называется Bullet Journal (от английского «bullet», означающего не только «пуля», но и «пункт»). Она состоит в заполнении таблицы с пересекающимися столбцами дней и строками задач. Законченное дело — закрашенный квадрат на пересечении.

Метод Райдера Кэролла состоит в заполнении таблицы с пересекающимися столбцами дней и строками задач.

Безусловно, заполнение таблицы потребует некоторого количества времени, но для тех, кто любит рисовать и лучше воспринимает визуальную информацию, такое наглядное планирование будет просто незаменимо.

Кроме таблицы в журнал можно (и нужно) вносить мысли и идеи, чтобы в будущем с лёгкостью к ним вернуться. Таким образом, Bullet Journal, в отличие от традиционных ежедневников с чёткой разлинованной неделей, можно настроить исходя из своих целей и задач, а невыполненные — просто переносить изо дня в день, не теряя.

Метод Тима Ферриса

После выхода книги «Как работать по 4 часа в неделю» Тима Ферриса назвали «гуру продуктивности». В своей работе он советует помнить о законе Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% достижения. Это значит, что перфекционизм является реальной помехой для работы.

Тим Феррис советует не уделять время деталям, а фокусироваться только на действительно важных задачах. Но при этом очень важно планировать день, чтобы работа занимала ровно столько времени, сколько на неё отведено.

  • Создавайте ритуалы для преодоления себя.
  • Фокусируйтесь на 1-2 задачах.
  • Представьте, что произойдет, если вы чего-то не сделаете.

Метод Марка Твена

Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».

Его метод продуктивности прост: самые сложные и неприятные дела нужно выполнять в первую очередь, пока запас силы воли не иссяк. Как только самая сложная задача будет выполнена, остальные покажутся просто приятным отдыхом.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади

Метод Бенджамина Франклина

Именно Бенджамину Франклину приписывают знаменитые выражения: «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня». Он явно знал, о чём говорил, ведь преуспел в науке, публицистике, дипломатии, политике и стал одним из отцов-основателей США.

В 20 лет Франклин разработал пирамиду продуктивности, которую позже назвали «пирамидой Франклина».

В 20 лет Франклин разработал пирамиду продуктивности, которую позже назвали «пирамидой Франклина».

В основе пирамиды лежит 13 жизненных принципов («добродетелей»), которые выделял для себя Франклин: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Базируясь на основных добродетелях, Франклин составил свой способ эффективного планирования. Прежде всего, он определял глобальную цель и составлял генеральный план её достижения. Дальше создавал долгосрочный план, ведь Франклин понимал, что действительно весомые цели требуют усердия и продуманной стратегии. После этого он делил глобальные цели на простые и понятные задачи (краткосрочный план) и создавал расписание каждого дня. Сегодня каждый из нас может выработать собственные добродетели и на их основе повторить путь великого деятеля.

Бенджамин Франклин говорил: «Время — дефицитный и невосполнимый ресурс. Научитесь использовать его с умом».

Метод Стивена Кови

Стивен Кови является экспертом в области планирования и продуктивности. Его основные принципы эффективной работы таковы:

  1. Стремиться к совершенству и искать пути к развитию.
  2. Быть инициативным и открытым к новым возможностям.
  3. Пытаться прежде всего услышать, а уже затем быть услышанным.
  4. Делать сотрудничество выгодным для обеих сторон.
  5. Стремиться добиться в сотрудничестве синергии, т.е. момента, когда результат командной работы превосходит усилия каждого её участника в отдельности.
  6. Просчитывать ситуацию наперёд и понимать, какие действия следует предпринимать первыми.
  7. Обозначать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — это «отец российского тайм-менеджмента». Он собрал и переработал множество эффективных методик и аккуратно уложил их в современные реалии:

  • По совету Марка Твена съедайте лягушек по утрам и режьте слона на бифштексы. Идею лягушку вы уже поняли. А что же такое слон? В этой метафоре слон — это глобальная задача, которую невозможно выполнить достаточно быстро. Для этого огромная задача режется на несколько маленьких, решение которых не вгоняет в панику.
  • Выполняйте дела пошагово. В долгосрочном планировании Глеб советует не выполнять более одного шага глобальной задачи. Следует выбрать одну-две задачи и направить все свои усилия на их решение в ближайшее время. Выбранные задачи обязательно должны приближать к выполнению глобальной цели, иначе вся деятельность потеряет смысл.
  • Расширяйте зоны деятельности. После прочного закрепления и «захвата» одной зоны активности, расширяйте зону своих интересов и приступайте к долгосрочному планированию в новой области. А затем и к реализации планов. Такая стратегия позволит развиться в привычных границах, а также выйти из зоны комфорта и попробовать что-то новое.
  • Ленитесь на здоровье. «Творческая лень» очень полезна для организма. В это время мозг не загружен срочными задачами, поэтому в фоновом режиме может перерабатывать уже полученную информацию и генерировать потрясающие идеи.
  • Анализируйте. Глобальный анализ подразделяется на анализ своей деятельности и анализ своих наклонностей. Анализ деятельности направлен на понимание того, куда уходит большая часть времени, и на отлов хронофагов — «пожирателей времени». В этом помогут доказавшие свою эффективность методики тайм-менеджмента: фиксация задач, ведение ежедневника, составление списка выполненных дел и многие другие, о которых мы говорили ранее. Анализ наклонностей призван выявить собственные привычки в области распределения времени.

Чтобы грамотно планировать своё время надо иметь полное представление о своих склонностях и наклонностях

С помощью простых вопросов можно проанализировать своё отношение ко времени и умению планировать. Например:

  • Сколько времени я трачу на выполнение срочных и рутинных дел?
  • Какую деятельность, занимающую более 30 минут в неделю, я могу полностью исключить?
  • Какие дела, на выполнение которых тратится более часа в неделю, я могу выполнить в два раза быстрее?
  • Могу ли я какие-то дела, занимающие более 30 минут в неделю, делегировать кому-то другому?
  • Какая моя деятельность в течение дня оказалась максимально эффективной, а какая – минимально?
  • Сколько времени я затратил на решение каждой из задач в течение дня?
  • Сколько времени я трачу на саморазвитие и самосовершенствование?

Джедайские техники

Бизнес-тренер Максим Дорофеев на основе метода GTD разработал джедайские техники пустого инбокса.

Инбокс — это все входящие цели, задачи и дела, которые требуют активных действий и принятий решений. Когда место, отведённое для них, переполняется, человек чувствует беспокойство, не справляется с ежедневными задачами и находится в постоянном стрессе.

Поэтому инбокс необходимо предохранять от заполнения и периодически чистить:

  • Составлять списки задач и идей.
  • Но не плодить множество сущностей и не составлять несколько списков. Это приведёт к ещё большей путанице. Записи должны храниться в одном месте, чтобы их не приходилось искать или дублировать.
  • Списки необходимо держать под рукой и с определённой периодичностью устраивать их мониторинг.

Джедайский техники построены на основе идеи «мыслетоплива». Это та энергия, которая лежит в фундаменте созидательной деятельности. Максим Дорофеев призывает бережно относиться к «мыслетопливу» и не загружать мозг сложными глобальными задачами, на решение которых уйдёт вся энергия.

Джедайские техники планирования времени не сложнее, чем обращение со световым мечом

Джедайская техника предполагает всего два приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо. Просто, не так ли?

Пример составления плана на день

У барона Мюнхгаузена был прекрасный распорядок дня:

  • 6 часов утра — подъём.
  • 7 часов утра — разгон облаков, установление хорошей погоды.
  • С 8 утра до 10 – подвиг.
  • 16:00 – война с Англией!

Воевать с Англией мы не будем, но тоже составим примерный план на день, чтобы понять, как распределять время наиболее эффективно:

  • 6:00 – подъём;
  • 6:00-7:00 – душ, зарядка;
  • 7:00-7:30 – плотный завтрак;
  • 7:30-8:00 – время для сборов;
  • 8:00-12:30 – рабочая активность;
  • 12:30-13:30 – обед, небольшой отдых;
  • 13:30-15:00 – завершение рабочих задач;
  • 15:00-15:30 – перерыв на чай/кофе, прогулка на воздухе;
  • 15:30-17:30 – рабочая встреча;
  • 17:30-18:30 – необходимые покупки и дела по дороге домой;
  • 18:30-19:30 – ужин;
  • 19:30-21:00 – время для себя/семьи/хобби;
  • 21:00-21:30 – прогулка перед сном, составление плана на следующий день;
  • 21:30-22:00 – душ, приготовление ко сну
;
  • 22:00-23:00 – чтение/музыка;
  • 23:00-6:00 – сон.

Многие могли бы позавидовать распорядку дня барона Мюнхгаузена

Ошибки при планировании рабочего дня

  • Отсутствие списка дел.
  • Более 20 пунктов в списке дел на день.
  • Задачи не расставлены по приоритетности.
  • Слишком жёсткий тайминг.
  • Не систематическое планирование.
  • Планирование, не предусматривающее особенности биоритмов.
  • Отсутствие анализа и контроля в конце дня.

Программы планирования дня

Вот некоторые программы, с помощью которых вы сможете оптимизировать процесс планирования, сделать его более систематичным и приятным:

  • Todoist
  • Google Calendar
  • Evernote
  • Doit.Im
  • Things 3
  • Any.do
  • Tick Tick
  • Nirvana

Вместо заключения

К сожалению, в сутках всего 24 часа. Невозможно поменять их количество, но можно изменить их качество, просто начав планировать. Ведь только обозначив реальную, видимую на горизонте точку Б, мы наконец-то выдвинемся из точки А и сможем достичь цели.

Автор статьи
Елена Лобанова — Психолог

Пока нет комментариев

Как правильно составить распорядок дня. Методы тайм менеджмента.

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Зачем нужен распорядок дня?

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

  1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
  2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
  3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
  4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
  5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Правила распорядка дня. Цели и задачи.

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

какие методики можно использовать при составлении распорядка дня.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

  1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
  2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
    GTD
  3. Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Планирование времени. Основные правила планирования времени

В современном и стремительно развивающемся мире человек старается сделать все, что запланировал. Как правило, его стремления связаны с тем, чтобы успеть достичь определенной цели в своей жизни, тем самым всячески улучшить ее. Разумеется, для того, чтобы начать все успевать и добиваться желаемых результатов, необходимо научиться правильно планировать и грамотно распределять все свое имеющееся время. Ведь все отлично понимают, что время летит почти незаметно и всегда хочется сделать абсолютно все по максимуму за отведенное время. Рассмотрим основные правила планирования времени, которые помогут Вам научиться правильно его использовать и эффективно управлять им.

Правило № 1. Ежедневно планируйте свой день

Приучите себя к тому, что необходимо планировать ежедневно все свои дела. Вам нужно четко понимать, что именно Вы хотите сделать и чего именно Вы хотите добиться. На планирование нужно постоянно выделять определенное время, поэтому, Вам нужно определиться с тем, когда Вам удобно будет это делать и сколько времени Вам на это понадобиться. Одним удобнее заниматься планирование с вечера, другим, же, наоборот, намного удобнее с самого начала дня. Поэтому, выберите наиболее подходящий период времени, когда Вам будет удобно и начните разбирать и разрабатывать все свои планы.

Правило № 2. Всегда подводите итоги

Эффективное планирование невозможно без постоянных подведений итогов и контроля завершенных дел. Вы должны научиться контролировать все свои планы и постоянно отслеживать степень выполнения запланированных дел и задач. Жесткий контроль за выполнением дел поможет Вам правильно рассчитать время, которые Вам необходимо для того, чтобы реализовать какую-либо задачу или воплотить в жизнь задуманные планы. Подводить итоги Вы можете как вначале дня, так и в конце, чтобы точно знать, что именно Вы завершили, а что именно Вам нужно доработать или сделать.

Правило № 3. Составьте список дел и задач

Обязательно составьте список дел и задач, которые Вы хотите выполнить и старайтесь расположить этот список перед своими глазами, чтобы точно знать и понимать, что Вы хотите сделать. При этом, старайтесь не отступать от своих намеченных планов и не выбиваться из графика выполнения.

Правило № 4. Рассчитайте точное время выполнения каждой задачи

Вы должны точно понимать, сколько времени Вам понадобится на то, чтобы завершить ту или иную задачу. Поэтому, планируя все свои дела, для каждого рассчитайте максимально точное время, которое понадобится Вам для успешного завершения дела. Не стоит сразу же уменьшать или же увеличивать время выполнения каждой работы, придерживайтесь максимально точных расчетов, чтобы придерживаться четкого графика выполнения своих планов. Таким образом, Вы приучите себя выполнять поставленные перед собой задачи точно в срок.

Правило № 5. Исключите различные отвлекающие факторы

Чтобы эффективно использовать все свое время и не выбиваться из графика выполнения запланированных задач, необходимо исключить различные отвлекающие факторы. Вам нужно четко сконцентрироваться и сосредоточиться на выполнении своей работы, чтобы завершить ее точно в срок, поэтому, не стоит отвлекаться, особенно на всякие мелочи. Приступая к работе, позаботьтесь о том, чтобы Вам никто не отвлекал, а также, по возможности, ограничьте себя от параллельных ответов на телефонные звонки и электронную почту, особенно, если они не представляют совершенно никакой важности и срочности.

Правило № 6. Умейте вовремя остановиться

Помните, что любую работу или задачу, можно совершенствовать абсолютно бесконечно. В результате, Вы рискуете просто зациклиться на одном и том же, параллельно забыв про то, что Вы запланировали. Важно всегда уметь вовремя остановится, особенно, когда работа полностью выполнена. Таким образом, Вы сможете выполнять своевременно все то, что запланировали, без потери качества работы.

Правило № 7. Объединяйте однотипные задачи

Во время планирования всегда старайтесь объединять однотипные задачи. В процессе выполнения какой-либо работы, мозг постоянно пытается сконцентрироваться именно на ней и после завершения, ему нужно определенное время, чтобы переключиться на другую работу. Поэтому, объединение однотипных задач позволит Вам максимально эффективно настроиться на их выполнение, при этом Вам ненужно будет постоянно переключаться и заново концентрироваться, и настраиваться на практически одну и ту же работу, что поможет значительно сэкономить часть времени.

Правило № 8. Корректируйте свои намеченные планы

Иногда случается так, что неожиданно появляются важные и неотложные дела, которые нужно в первую очередь сделать. При этом появившаяся новая и неотложная задача, совершенно не входила в Ваши планы. Поэтому, Вам необходимо уметь правильно корректировать намеченные планы так, чтобы срочные и неотложные дела не стали помехой и не разрушили все Ваши планы.

Правило № 9. Делайте небольшие перерывы

Планируя весь свой день, старайтесь делать небольшие перерывы между задачами, чтобы успеть сконцентрироваться и переключиться на выполнение новой работы. Небольшие перерывы также позволят Вам не только переключиться на новую задачу, но и при этом избежать усталости, переутомления и стресса.

Правило № 10. Правильно расставляйте приоритеты

В процессе планирования всего своего дня, обязательно расставляйте приоритеты задачам и делам, которые Вам необходимо выполнить. Важные, срочные и сложные задачи выполняйте в первую очередь, а остальные распределяйте на оставшееся время. Таким образом, Вы сможете своевременно концентрироваться на наиболее важных делах, тем самым, не откладывая их выполнение на потом.

Правило № 11. Используйте режим многозадачности

Чтобы своевременно успевать делать как можно больше работы, при этом, без потери ее качества, Вы можете выполнять ее в режиме многозадачности. Очень важно правильно подобрать ту или иную работу, которую Вы можете делать одновременно и при этом безошибочно. Не нужно делать абсолютно все и сразу, так как это приведет к переутомлению, усталости и стрессу, а также вероятность допущения ошибок существенно возрастет. Поэтому, сначала выполняйте несколько задач одновременно, решение которых Вы отлично знаете и сможете без ошибок все сделать.

Правило № 12. Не теряйте свое время впустую

Бывает так, что все запланированные дела и задачи Вы завершили и выполнили заранее, тем самым освободив часть своего времени. В такие моменты не стоит преждевременно расслабляться и тратить свое свободное время совершенно впустую. Сделайте небольшой перерыв и приступайте к новым задачам, выполнение которых Вы запланировали на следующий день. Всегда стоит помнить, что на выполнение некоторых задач у Вас будет уходить гораздо меньше времени, чем Вы рассчитывали, но при этом, выполнение других задач могут отнять у Вас гораздо больше времени, чем Вы думали. Поэтому, не нужно тратить свое время впустую и стараться выполнить как можно больше.

Правило № 13. Развивайте свои навыки, умения и способности

Чтобы выполнять работу как можно быстрее и эффективнее, а также успешно работать в режиме многозадачности, необходимо постоянно развивать свои навыки и умения, а также способности. Постоянное совершенствование и развитие поможет Вам значительно быстрее воплощать намеченные планы в свою жизнь и намного эффективнее использовать все свое время.

Правило № 14. Сделайте планирование своей хорошей привычкой

Превратив планирование в свою хорошую привычку, Вы сможете избежать пустой траты времени, а также исключите возможность что-либо забыть или упустить из Вашего внимания. Планирование всего своего дня поможет Вам перестать постоянно откладывать свои дела на потом, а также Вы сможете постоянно настраиваться и своевременно концентрироваться на том, что Вам необходимо сделать.

Правило № 15. Просыпайтесь пораньше

Старайтесь просыпаться пораньше, чтобы дать себе немного времени своевременно собраться с мыслями и силами, а также настроиться на весь свой день. Помните, что немаловажную роль в эффективности выполнения работы, играет правильная настройка и установка, а также своевременная концентрация. Поэтому, всегда старайтесь просыпаться пораньше, чтобы правильно настроиться на весь свой день и на все, что Вам необходимо сделать.

Придерживаясь вышеперечисленных правил, Вы сможете научиться правильно планировать весь свой день, а также сможете максимально эффективно использовать все свое время.


Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше,

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

  • Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
  • В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
  • Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

  • синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

  • В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 

в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:

«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете

в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

  • Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

  1. План на день.
  2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
  3. Долгосрочный план на годы.
  4. Генеральный план достижения глобальной цели.
  5. Глобальная жизненная цель.
  6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
  • Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

  1. План на день.
  2. План на неделю / месяц.
  3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач







Аббревиатура Расшифровка
S — Specific Конкретность
M — Measurable Измеримость
A — Attainable Достижимость
R — Relevant Уместность
T — Time-bound Ограниченность во времени

Цель должна быть:

  • Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
  • Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
  • Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
  • Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
  • Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

  • К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Славное время было – средневековье. Сонные феодалы неспешно потягивали вино в своих замках, крестьяне работали на благо своих хозяев, а рыцари с нетерпением ждали новых походов. В целом – это было время, когда всё было просто. Завтра было почти таким же, как и вчера.

Сегодня же, 90% всех людей выглядят как пассажиры поезда, который только что уехал. Они спешат неизвестно зачем и неведомо куда. Если вы узнали в этом описании себя, то знакомьтесь, ваш лучший друг – тайм-менеджмент.

Все люди делают это

Можете откинуться на спинку стула – все люди делают это: откладывают дела на потом, ленятся, ищут оправдания. Бывают и более интересные случаи, когда человек умудряется обижаться на всех и вся за то, что у него что-то не ладится. Ленивые и брюзжащие старики – это как раз такие люди, не познакомившиеся вовремя с искусством управления временем. Сейчас вы вряд ли знаете, чего хотите. Однако ознакомившись с основными принципами управления временем, вы сможете буквально творить чудеса.

Если вы не знаете с чего начать – начните с начала. Этот банальный совет также примитивен, как и отговорки, которые люди используют, чтобы бездельничать подольше. К слову, безделье – самый страшный враг всех серьёзных начинаний. Лучший способ закопать миллион в землю – каждый день откладывать на завтра работу, теряя одну тысячу. Кто-то может назвать это красивым словом «прокрастинация», но это лишь отлынивание и безделье.

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все

Второй уровень низшей лиги – отсутствие веры в успех. Вы что-то делаете, но ваши усилия подобны песчинке на пляже, из которой требуется построить песчаный замок. Вам нужен результат. Как его добиться – читайте ниже.

Обратите также внимание на то, что нижеприведённые методики бесполезны, если ваше дело или проект вам неинтересны. Тайм-менеджмент основан на умении расставлять приоритеты правильно – такое умение необходимо не только на работе, но и в жизни.

Почему миллионеры ходят в бейсболках?

Если вы думали, что миллионеры лишь хвастаются богатством, то вы ошибаетесь. Те из них, кто честно заработал свои кровные – скромные и незаметные люди. От вас их отличает лишь счёт с кучей нулей и умение управлять временем и деньгами, которые это умение приносит.

Не стоит думать, что тайм-менеджмент придумали богатенькие боссы, которым нечего было делать. Это универсальный механизм, который работает в любой сфере жизни как часы. ТМ – инструмент, с помощью которого вы сможете добиться успеха в любой сфере. Достигается всё примитивно просто – вы учитесь распоряжаться своим временем и тратить его с умом, получая максимум эффекта от каждой минуты.

Сначала – о приятном

Наглядный пример пользы от ТМ – представьте себе себя. Только у вас сегодня нет дел. Вы сделали их три года назад. У вас уже совершенно другая жизнь, хорошая машина, на работе все с вами здороваются… Что же произошло?

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все

А всё началось с того, как вы прочитали в сети о странной вещи – тайм-менеджменте. Удалили мусор из корзины компьютера, с дисков, убрали его из своей комнаты, квартиры и в конце концов – из головы. Вы стали больше времени уделять работе, семье и у вас никогда не бывает депрессии из-за дел. Разве такое бывает? Да!

Прокрастинация – тяжёлый труд. Основы тайм-менеджмента

Приехали!

Не нужно себя ругать за безделье. Вы выполняете тяжёлую работу. Да нет – вы почти в рабстве у своих собственных привычек. Но вот вам задачка – представьте, что завтра конец света. Всё, приехали! Поздно бегать по банкам, соседям, возвращать долги, прибивать полочку на стену – разве есть смысл делать всё это в последний день? Нет! Славно. Теперь вы можете догнать выпрыгнувшее сердце и вернуть его на место, собраться с мыслями. Поздравляем – теперь вы сделали первый шаг!

Начинайте каждое утро с мысли о том, каким бы был этот день, если бы он стал последним. Это простое упражнение позволит вам поставить цели. Лучше всего – возьмите листок и потратьте 15-20 минут на перечисление важных дел, чтобы не потратить ближайшие 15-20 часов на их частичную реализацию.

Один план хорошо, а два – лучше!

Любой успех не приходит случайно. И даже благодаря тяжёлой работе бывает трудно его достичь. Причина кроется в отсутствии чёткого плана действий. Спросите себя о том, почему у вас до сих пор нет такого плана – внятного ответа вы себе не дадите.

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все

Половина всех ваших неудач в жизни связана с тем, что вы не знаете ответа на два вопроса всех прославленных полководцев:

  • Где мы в данный момент?
  • Куда наступать?

Составив чёткий план действий, вы сможете знать, что и когда вам выполнять. У вас на руках будет карта с чёткими стрелочками, указывающими на то место, где зарыт настоящий клад! Очень важно именно писать план. Если вы не запишете цель, то с лёгкостью откажитесь от неё под любым предлогом. Когда же она записана – отвертеться не удастся.

Пожиратели – прочь!

Имён у таких дел множество, но суть одна – высосать из вас энергию. Выбросить ноутбук или отписаться от полезных рассылок – не самая лучшая идея. Никто также не запретит вам посмотреть любимый фильм. Но во время важных дел возьмите за правило концентрироваться на работе. Как только вы начнёте поддаваться магии социальных сетей или пейзажа за окном – вы пропали.

Приоритеты

Если вы хотите быть успешным – вы просто обязаны уметь присваивать делам цифры. Основному делу – масса времени. Побочным – немного. А вот на развлечение вы можете оставить час-другой. Через некоторое время этот мизерный отрезок времени станет бездной, которая отделяет вас от заветного нового дня и новой работы.

Разделяй и властвуй!

Такая трактовка Цезаря является самой гуманной и самой практичной в нашем мире. Разделять вам придётся потоки информации – на нужную и ненужную. От вас требуется уметь быстро ориентироваться в потоке информации и не тратить своё время на то, что вам не нужно. Беспощадно отсеивайте любителей пожаловаться на жизнь и ничего при этом не делать, кто пытается вам что-то навязать.

Учитесь у французов

Принцип придумал отнюдь не француз. Но уважаемый Брайан Трейси призывает готовить привычное именно для них блюдо – лягушку. Похоже, что дядюшка Трейси совсем не разделяет безграничную любовь французов к этому блюду. К тому же – он предлагает есть её целиком, а не только лапки. Всё становится на свои места, когда вы поймёте, что лягушка – это ваше самое неприятное дело, которое вы постоянно откладываете. Просто съешьте её утром и ходите с довольной улыбкой весь день!

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все

Чистота – залог здоровья!

Чистота на вашем столе позволит оптимизировать рабочий процесс на 30%. Именно такое количество времени, по мнению учёных, тратится на то, чтобы впопыхах найти нужную бумагу или вещь. Творческий беспорядок – лишь удобная отговорка, не так ли?

От звонка до звонка

Героически перевыполнять недовыполненный план – не лучшая идея. Вы можете выбиться из сил в погоне за ежеминутным результатом, но настоящая сила – в системности. Научитесь каждый день уделять время важному для вас делу, и вы добьётесь гораздо большего, нежели попытками наскоков и набегов. Лучший способ разбогатеть – работать усердно, но лишь в определённое время. Эта привычка поможет вам отучиться брать работу домой, постоянно думая о ней.

Помните также, что тайм-менеджмент, как и любую другую методику следует использовать с умом. Как уже говорилось выше – избегайте наскоков и набегов. Лениться тоже можно и даже нужно! Тем не менее, стремитесь к состояниям потока и умиротворения. На работе раскручивайте маховик интеллекта и не давайте себе спуску, пока не начнёте решать проблемы, будто щёлкая орешки. Дома научитесь выполнять домашние дела и отдыхать. Главное правило тайм-менеджмента: хорошо поработал – хорошо отдохни.

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать | GeekBrains

Базовые принципы тайм-менеджмента и методы успешных людей.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2003/og_image/cd16a33a4c9a3b2c5df8ebceb2ef4490.png

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей. 

7 преимуществ планирования рабочего времени — WorkTime

17 июл In Мониторинг сотрудников

7 Benefits of Planning your Working Time
Время летит незаметно. В нашем отвлеченном мире мы склонны недооценивать силу планирования и управления временем. Следовательно, плохое управление временем может негативно повлиять на баланс работы и личной жизни. С другой стороны, понимание ценности времени гарантирует успех во всех сферах жизни.

Согласно WorkTime, вот семь преимуществ наличия системы функционального планирования в вашей рабочей среде.

1. Это расслабляет

Планирование рабочего времени может значительно снизить уровень стресса. Вы обнаружите, что с хорошей системой планирования вы будете более расслабленными и вдохновленными, чтобы не сбиться с пути и выполнять проекты в порядке приоритета. Ежедневная работа со списком дел позволит вам быть в курсе предстоящих сроков и у вас будет достаточно времени для их выполнения.
Таким образом, работа не должна накапливаться, а с лишним временем вы можете эффективно выполнять задачи и браться за новые.В последнее время технологии помогли упростить отслеживание рабочего времени. Такие инструменты, как программное обеспечение для отслеживания рабочего времени WorkTime, обеспечивают надлежащий анализ в реальном времени. Это позволяет вам увидеть, есть ли у вас слишком много или недостаточно времени для ваших задач.

Технологии тоже помогают. Например, программа учета рабочего времени может записывать ваш общий рабочий процесс и показывать реальную картину того, как вы проводите свое время. Это очень важно для здоровья и продуктивности бизнеса в целом.

2. Это расслабляет других

Организация рабочего времени может сыграть важную роль в уменьшении стресса и напряжения на рабочем месте для людей, которыми вы себя окружаете. Здоровая рабочая среда означает лучший подход к работе. В том смысле, что когда у ваших сотрудников или коллег есть объем вашего графика, они понимают, когда вы заняты, они будут уважать это. Соответственно, они будут мотивированы следовать их примеру, работать лучше и приносить продуктивные результаты.

3. Повышает концентрацию внимания

Теперь вы можете сосредоточиться на выполнении задач, а не на организации.
Когда вы знаете, что все ваши задачи были запланированы с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени, вам не нужно запоминать все и не нужно беспокоиться обо всех мелких деталях повседневной деятельности. Вы можете положиться на свой план работы. И в результате ваш ум будет заряжен энергией, и, сосредоточив внимание на текущей задаче, вы обязательно достигнете оптимальной производительности.

4. Он дает ясность

Как мы уже отмечали, планирование всех ваших задач дает вам более четкое представление о том, что делать, когда и насколько срочно. Другими словами, приоритизация задач дает вам больше ясности в ваших действиях.
Планирование рабочего времени также проясняет ваши ключевые цели, помогает копнуть глубже и определить, чего вы действительно хотите достичь. Точно так же вы идете по пути к достижению того, что важно для вас и вашего бизнеса.
Проще говоря, он помогает вам ответить на вопросы о вашем бизнесе, кто, что, почему, как и когда.

5. Обеспечивает надежное прогнозирование бюджетов

Когда все сделано эффективно, правильное планирование может помочь предсказать, сколько времени или денег будет стоить завершение проектов. Использование программного обеспечения для учета рабочего времени также позволяет вам понять, как сбалансировать рабочую нагрузку в разных отделах, минимизировать промахи и подготовиться к «неожиданным», которые неизбежно произойдут.

6.Это повышает вашу производительность

Чем больше повышается ваше внимание, тем больше результатов вы достигаете, работая. Кроме того, когда вы отмечаете свои задачи как «ВЫПОЛНЕННЫЕ», вы цените себя, и ваш мозг фактически признает еще один успех. Ваше настроение улучшается, и вы более чем счастливы продолжить выполнение следующего задания. Когда вы придерживаетесь рабочего расписания, становится легче достичь ваших целей и задач в кратчайшие сроки.

7. Идеальный баланс между работой и личной жизнью

Чаще всего мы посвящаем работе большую часть своей жизни.Если времени на отдых мало или нет, это может нанести психологический и физический урон нам и нашим отношениям вне работы. Хотя очень важно много работать, чтобы обеспечить свое будущее, будьте осторожны, не позволяйте ему мешать вашим отношениям. Необходимость соблюдать баланс важна, и достойный план рабочего времени может быть лучшим решением.
Когда у вас все под контролем на профессиональном уровне, ваше настроение автоматически улучшается, ваша энергия возрождается, и у вас появляется достаточно времени для общественной жизни.

Попробуйте наше программное обеспечение для отслеживания времени!

Сейф. Доверенные. Надежный. Уважительный мониторинг.

WorkTime Corporate — локальное программное обеспечение для учета рабочего времени, бесплатное для малого бизнеса. Бесплатная полнофункциональная 30-дневная оценка.

WorkTime Cloud — облачное программное обеспечение для учета рабочего времени, бесплатное для небольших команд. Бесплатная полнофункциональная 30-дневная оценка.

Елена Проскурнина
Операционный директор, NesterSoft Inc.
Джемима Суэмо
Аналитик, WorkTime
www.worktime.com — Эксперты по мониторингу сотрудников с 1998 г.

,

Как составить план управления временем для вашей рабочей недели

Спросите любого успешного человека, как он так много делает, и он скажет вам, что главное — это эффективное управление временем. Как говорит Нил Патель, проблема для большинства людей (особенно предпринимателей) заключается в том, что они слишком разрываются, занимаясь слишком многими вещами одновременно. Улучшение происходит, когда люди сосредотачиваются на меньшем количестве более важных вещей.

Может быть, вы уже пытались спланировать свое время раньше и не смогли его придерживаться. Или вы всегда говорите: «Мне просто не хватает времени.

У успешных людей, похоже, нет этой проблемы.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего. Посмотреть на себя.

Попробуйте Hubstaff Tasks

Разница между очень успешными людьми и всеми остальными

Возьмем, к примеру, Уоррена Баффета. У него есть календарь, который по большей части ясен. Тони Роббинс ежегодно общается с тысячами людей и до сих пор регулярно запускает новые компании.С другой стороны, Илон Маск и Билл Гейтс известны как продуктивные люди, которые планируют практически каждую минуту своего дня.

Разница между этими людьми и остальными из нас в том, что они открыли эффективную стратегию управления временем и последовательно ее применяют. Видите ли, без стратегии время одолеет вас.

В этом посте мы рассмотрим, как спланировать свою неделю и уменьшить стресс на основе проверенных стратегий управления временем, которые используют успешные люди.

Обзор разработки личного плана управления временем

      1. Поймите важные невидимые факторы, препятствующие усилиям по управлению временем, и избегайте их
      2. Поймите, как правильно спланировать и спланировать свою неделю
      3. Попробуйте осознанность, чтобы лучше управлять стресс от управления временем
      4. Используйте проверенные методы управления временем и изучите новые
      5. Придумайте свои собственные планы на основе того, что работает для вас

Невидимые факторы работают против вас

Невидимые факторы работают против вашей производительности и способность максимально использовать свое время.Выявление того, что вас сдерживает, может только помочь в вашей подготовке и планировании.

Хотя здесь могут иметь место несколько факторов, вот некоторые общие.

Усталость от принятия решений

Исследования показывают, , что принятие решений требует энергии и может утомить человека.

Часто люди принимают решения в течение большей части дня и в конечном итоге утомляются умственно. Другими словами, им не хватает умственной энергии, чтобы вкладывать средства в хорошо продуманные процессы и решения.Это объясняет, почему кажущиеся рациональными люди могут злиться на коллег или семью или вкладывать деньги в нездоровую пищу, вместо того, чтобы делать выбор в пользу более здоровой пищи.

Ошибка планирования

Если вы управляли проектами, вы можете заметить тенденцию недооценивать время, необходимое для завершения проекта. Вместо того чтобы признать свою вину, вы обвиняете в отложенном запуске из-за задержек со стороны других сторон, больничных и так далее.

Илон Маск известен тем, что устанавливает нереалистичные временные рамки, которые часто откладываются.

Закон Паркинсона

Британский писатель и историк Сирил Норткот Паркинсон заметил , что за время его работы в Управлении по делам колоний Великобритании количество сотрудников увеличивалось на 5% каждый год, несмотря на то, что приходилось иметь дело с меньшим количеством документов. Его открытия легли в основу его хорошо известной книги Закон Паркинсона: стремление к прогрессу , а затем были объединены в то, что сейчас известно как закон Паркинсона. Согласно закону Паркинсона задача расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение.

Паркинсон также обнаружил, что простая задача будет усложняться, чтобы заполнить отведенное на нее время. Это усиливает ошибочное убеждение, что вам нужно работать больше, а не умнее или эффективнее.

Вы, вероятно, испытали это в какой-то момент: предложение или задание должны были быть выполнены в определенный день, но вы дошли до него всего за несколько часов до крайнего срока.

Как преодолеть эти трудности и стать более продуктивным?

Эффективное управление временем означает планирование рабочей недели.Это снизит утомляемость принятия решений, устранит ошибки планирования и ограничит время и ресурсы, выделяемые на каждый проект.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Спланируйте свою рабочую неделю, чтобы снизить усталость от решений, устранить ошибки планирования и расставить приоритеты по времени и ресурсам, выделяемым на каждый проект. Click To Tweet

Создайте свою неделю

Как составьте план

Самыми крупными империями в шестнадцатом веке были Испания и Португалия. Их навигаторы поняли, что для безопасного путешествия из одного порта в другой им нужен способ передачи знаний о маршрутах, географии и потенциальных опасностях.Ответ заключался в том, чтобы создать карту, к которой мог бы обращаться их флот. В 1527 году португальский картограф Диогу Рибейро создал Padròn Real , одну из первых научных карт мира.

Точно так же нам нужна карта, чтобы добраться до желаемых пунктов назначения — карта, которая эффективно решает задачи, расширяет списки дел, приглашения в последнюю минуту, будущие обязательства, работу, семью, здоровье и т. Д. Карта должен позволить вам ориентироваться во времени.

Так как же построить свою собственную карту?

Вот шаги, которые необходимо предпринять для эффективного плана управления временем:

1.Запишите:

      • Что для вас самое важное; другими словами, ваши ценности и убеждения?
      • Что вдохновляет, мотивирует и дает надежду каждый день?
      • Чем вы хотите заниматься в ближайшие 5-10 лет?

Ответы будут служить вашим компасом при составлении карты.

      • Затем вытащите календарь и отметьте важные вехи, которые вам необходимо выполнить в течение следующего года.
      • Теперь разбейте действия, необходимые для достижения ваших вех, на еженедельном, а затем на ежедневном уровне.

2. Запланируйте время каждую пятницу или в выходные дни, чтобы спланировать предстоящую неделю. Это также должно быть временем для размышлений о том, что для вас наиболее важно.

3. При планировании держите под рукой блокнот или приложение, чтобы вы могли записывать задачи, задания, задачи, идеи и т. Д.

4. Сгруппируйте похожие элементы вместе.Например, продукты для покупок и товары для празднования дня рождения можно сгруппировать вместе, чтобы, когда появилось время, вы могли заниматься обоими товарами одновременно.

5. Выделите время для выполнения рутинных операций. Это может быть время с членами семьи, увлечение хобби, спортом и т. Д. Инвестируйте в них, поскольку они помогают освежить и омолодить ваш разум и тело.

6. Составьте удобный контрольный список для общих вопросов, которые вам нужно решить по утрам. Это может быть выбор того, что приготовить на завтрак, какую рабочую одежду надеть и т. Д.Используйте контрольный список, чтобы не продумывать эти процедуры.

7. Подумайте о своем дне. В конце каждого дня уделите немного времени размышлениям о том, что вам нравится делать. Это поможет вам почувствовать себя более счастливым, более благодарным и более удовлетворенным.

Что планировать

У Илона Маска и Билла Гейтса есть интересный метод планирования своего времени в 5-минутных интервалах. Вы можете использовать их подход или любой другой, чтобы распланировать время для различных проектов.

Важно проявлять инициативу.Реактивный подход просто смотрит вперед к следующему действию; проактивный подход смотрит на всю картину и стремится к балансу и прогрессу в важных областях.

Чтобы быть активным, спланируйте идеальную неделю. Об этом говорит Майкл Хаятт. Он включает в себя создание простой электронной таблицы, в которой перечислены темы в верхней строке и области фокусировки в крайнем левом столбце.

Ваш идеальный план на неделю может быть примерно таким, как показано ниже.

Программное обеспечение, указанное выше — Hubstaff Tasks, идеально подходит для личного управления проектами и планирования вашего времени.Доска Канбан позволяет создавать любые столбцы, которые вы хотите, и вы можете прикреплять карточки с названиями, цветами и ярлыками.

Это бесплатно для команд до пяти человек, поэтому вы можете бесплатно использовать его для личного управления временем.

Когда планировать

Когда лучше планировать?

Не ждите начала нового года. Нет лучшего времени для проактивного подхода, чем сегодня, поэтому начните прямо сейчас.

Не используйте разные календари для разных целей. Используйте только один, так как все мероприятия и встречи — часть вашей жизни, и вам будет проще отслеживать вашу продуктивность.

Выделяйте время каждую неделю для планирования на неделю вперед. Во время этих занятий подумайте о прошедшей неделе, а затем спланируйте следующую неделю на основе:

      • Ваш идеальный план на неделю
      • Цели, которые вы хотите достичь — вспомните аналогию с камнями, галькой и песком
      • Ваши обязательства или запланированные встречи, например, планы поездок и т. Д.
      • Мероприятия, которые омолодят вас

Отслеживание времени

Одна из проблем, с которой вы столкнетесь, — это оценить, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности.

Если вы хотите узнать, как проводить аудит времени, прочтите об этом здесь .

Составление плана вашей недели дает вам общее представление о ваших следующих семи днях. Это позволяет вам расставлять приоритеты и переориентировать ваши задачи, не становясь жертвой других факторов. Если вас не устраивают ограничения календаря, возможно, вам может помочь такой инструмент, как Week Plan .

Карта также дает вам более точное представление о времени, которое вы потратили на различные действия, но только если вы отслеживаете с помощью приложения для отслеживания времени , такого как Hubstaff .

Настройте карту

После завершения процесса сопоставления и отслеживания вы сможете решить, что для вас наиболее важно.

В зависимости от затраченного времени и того, что вам удалось сделать, вы можете настроить свой план управления временем на предстоящую неделю.

Другие факторы, в которые стоит инвестировать и выделить время для

Теперь, когда у вас есть дорожная карта на неделю, другие занятия могут продвинуть вас дальше на пути к эффективному управлению временем и продуктивности.Найдите время для следующего.

Медитация

Преимущества медитации для здоровья и психологии уже широко известны, но исследование показывает, что она также может повысить продуктивность и сосредоточенность.

Кроме того, медитация:

Вот простой способ начать работу:

1. Загрузите приложение Headspace .

2. Используйте его, чтобы медитировать утром первым делом.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и делать заметки о своем прогрессе в управлении временем и общей продуктивности в течение следующих нескольких месяцев.

Практикуйте благодарность

Практика благодарности или благодарности может повысить продуктивность, помогая вам сосредоточиться на положительных моментах, что делает вас счастливее.

Психолог Роберт Эммонс, автор книги Спасибо! Как новая наука благодарности может сделать вас счастливее , провела исследования, чтобы доказать эту связь.

Другие исследования показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Так как же сделать так, чтобы благодарность стала повседневной?

Самый простой способ — вести список вещей, за которые вы благодарны. Другой способ — выразить благодарность окружающим посредством благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы спросить себя, за что вы благодарны. Перечислите пять вещей, людей или ситуаций.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы перечислить пять вещей, людей или ситуаций, за которые вы благодарны. Практика благодарности повышает продуктивность и счастье. Click To Tweet

По мере того, как вы приобретете привычку, вы также повысите свою продуктивность.

Мозговой дамп всех ваших дел

По мере прохождения недели будут появляться новые дела. Однако проблема с этими незакрепленными предметами, остающимися в нашем мозгу, заключается в том, что они увеличивают утомляемость от принятия решений. Они похожи на неиспользуемые компьютерные программы, которые используют оперативную память вашего компьютера, замедляя общую скорость и функции.

Освободите немного оперативной памяти, выгрузив список дел в приложение или на бумагу. Такие инструменты, как Evernote , Todoist и Nozbe , могут помочь в этом.

Тони Роббинс идет дальше, используя процесс , который он называет фрагментированием . Он перечисляет все свои дела, а затем группирует похожие. Затем он берется за каждый кусок.

Почему это продуктивнее?

Потому что это требует меньше умственной энергии и времени, чем прыжки от одного предмета к другому, а затем обратно.

Уберите беспорядок

Незавершенные задачи похожи на беспорядок, валяющийся на вашем столе или дома. Беспорядок негативно влияет на нашу способность концентрировать внимание и обрабатывать информацию. Иметь это так же плохо, как пытаться выполнять несколько задач одновременно.

Согласно исследованию , проведенному исследователями из Принстонского университета, множественные стимулы в нашем поле зрения конкурируют за внимание в нашем мозгу и уменьшают нашу способность обработки.

Психический беспорядок — тоже плохо. Джун Саруватари, автор книги Behind the Clutter , говорит, что даже откладывание заметок о встречах, которые необходимо просмотреть, не поможет, если задача остается у вас в голове до конца дня или пока вы ее не выполните.

Итак, перенесите отложенные задачи в список дел, как тот, о котором мы говорили выше.

Управляйте своей энергией, а не временем

Обратите внимание, как часто ваш мозг блуждает, когда вы делаете несколько несвязанных вещей?

Как вы можете сосредоточить внимание и повысить продуктивность своих дней?

Секрет заключается в том, чтобы управлять вашей энергией и не столько вашим временем . Другими словами, разбивайте свои рабочие дни на темы на основе категорий работы, которые требуют от вас продвижения целей.

Например, в понедельник вы можете заниматься собраниями и административными задачами. Вторник будет посвящен развитию бизнеса и маркетинговым задачам. Среда предназначена для работы с клиентами, четверг — для назначения встреч и успеха клиентов.

Цель этого упражнения — регулярно продвигать самые большие задачи вперед. В противном случае вы будете повсюду и не сможете сосредоточиться.

Джек Дорси, генеральный директор и соучредитель Twitter, клянется, что этот процесс поможет ему оставаться организованным.Ознакомьтесь с его интервью с Techonomy ниже:

Используйте административные задачи для заполнения пустых временных интервалов

Мы рассмотрели опасность закона Паркинсона ранее. Но что делать, когда в вашем календаре есть свободные места?

Возникнет соблазн выделить дополнительное время на работу, связанную с работой. Вместо этого выделите время для менее требовательных задач, таких как обработка ваших учетных записей, обновление изображений в блоге, администрирование и т. Д.

Используйте принцип разбиения на части, чтобы организовать свои задачи на основе связанных групп и времени, необходимого для их выполнения.Сочетание рабочих действий с административными задачами, как позволяет ваш календарь, сделает вас более продуктивным, даст вашему мозгу отдохнуть и предотвратит отставание.

Импульс является ключевым

Первый закон движения Ньютона гласит: :

«Тело в состоянии покоя будет оставаться в состоянии покоя, а тело в движении будет оставаться в движении, если на него не будет действовать внешняя сила».

Этот закон может применяться, если вы настроились на продуктивный день. Если вы продуктивны в первые несколько часов дня, то, скорее всего, останетесь продуктивными и в остальное время.

Профессор Тереза ​​Амабиле из Гарвардского университета изучила дневниковые записи сотрудников семи компаний и обнаружила, что Progress Principle имеет большое влияние на продуктивность человека. Она обнаружила, что у людей появляется мотивация, если они добиваются прогресса в осмысленной работе. Чем больше они испытывают чувство прогресса, тем больше у них шансов быть творчески продуктивными в долгосрочной перспективе. Это основа для термина, который она ввела в принцип «принцип прогресса».

Удалите отвлекающие факторы из своего почтового ящика

Электронная почта — важный рабочий инструмент, но сама по себе не имеет большого значения. Использование нулевого почтового ящика и других тактик управления электронной почтой может временно приносить удовлетворение, но что произойдет, когда почтовый ящик снова начнет заполняться?

Исследование показывает, что люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты.

Люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты. Вот как провести это время более продуктивно.Click To Tweet

Лучший способ избавиться от отвлекающих факторов в почтовом ящике — это сначала указать электронному письму определенное время в календаре. Не начинайте день с электронной почты, потому что тем самым вы строите день вокруг потребностей других людей.

Используйте кнопки удаления или архивирования, чтобы удалить все сообщения, которые могут вас отвлечь. В остальном действуйте немедленно, если проблему удастся решить в течение следующих 2 минут; в противном случае отметьте это и вернитесь к нему, когда сможете.

Делегируйте и не бойтесь сказать «нет»

Мы уже знаем, что важно минимизировать усталость от принятия решений.Но как фрилансер или владелец бизнеса вы часто принимаете решения о повседневных задачах наряду со стратегическими решениями. Итак, как вы можете сосредоточиться на более стратегических решениях и уменьшить количество повседневных решений, которые вам нужно принимать?

В какой-то момент вам нужно будет делегировать полномочия, чтобы вас не перегружали незначительные решения, которые вам нужно принять.

Чтобы делегировать полномочия эффективно, знайте, каковы ваши приоритеты на год и как это повлияет на деятельность в ближайшие недели.Когда вы определитесь со своими приоритетами, вы можете использовать принцип Парето или правило 80/20, чтобы делегировать решения, которые снизят вашу стратегическую направленность.

Эффективное делегирование требует практики, и очень важно знать, какие задачи можно делегировать. Сюда могут входить:

      • Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
      • Задачи с четко определенными процедурами и конечными результатами
      • Административные задачи, требующие небольших специальных знаний или опыта

Тот же принцип также помогает отказываться от вещей, которые могут отвлечь вас от ваших приоритетов.

Загрузите наш пакет для управления командой.

Управляйте работой и командами лучше с помощью нашего контрольного списка адаптации, опроса сотрудников и многого другого. Все бесплатно в нашем пакете управления командой.

Скачать бесплатно

Делайте перерывы

Учтите это:

      • Исследования показали, что умеренные физические упражнения могут повысить продуктивность и творческие способности на два часа после этого.
      • Исследования также показывают, что те, кто поддается отвлечению раз в час, добиваются большего успеха, чем те, кто просто продолжает заниматься без перерыва.

Итак, как можно делать перерывы, чтобы сосредоточиться и повысить продуктивность?

      • Используйте метод управления временем Pomodoro для работы в спринте: иными словами, работа трудно с глубоким фокусом в течение коротких периодов времени.
      • Делайте перерывы для восстановления. Между каждым спринтом восстанавливайтесь и освежайте свою энергию и сосредоточьтесь, сделав перерыв.

Составьте свои планы

Теперь, когда у вас есть стратегии управления временем, шаги и инструменты, которые помогут составить карту вашей недели и снизить стресс, вам нужно проявить инициативу.

Может показаться, что это много работы, но выделите время для себя и начните процесс. Составьте свою идеальную неделю, а затем создайте карту недели. Отслеживайте время на занятиях, а затем корректируйте планы на основе имеющихся данных.

Возврат, который вы испытаете на этом вложении времени, сдвинет иглу с ваших целей и общего счастья.

Этот пост был опубликован в марте 2018 года и обновлен в сентябре 2019 года.

.

10 лучших приложений для учета рабочего времени в 2020 году

Люди часто отслеживают свое рабочее время, потому что им нужно выставлять счета для клиентов и получать деньги. Другие отслеживают свое время, чтобы узнать, сколько времени уходит на выполнение различных задач, или чтобы убедиться, что выполнение проекта с фиксированной ставкой не требует больше денег, чем он приносит. Независимо от того, почему вы записываете свое время, запускайте приложение для отслеживания времени во время выполнения ваших задач в процессе — самый точный способ сделать это.

Рассмотрев более 40 приложений, мы нашли 10 лучших счетчиков рабочего времени для фрилансеров и малого бизнеса — они также будут работать для личного учета рабочего времени.Щелкните ссылку ниже, чтобы узнать, почему мы выбрали его, или продолжайте читать, чтобы узнать больше о приложениях для отслеживания времени.

Лучшие приложения для отслеживания времени

Что делает программное обеспечение для учета рабочего времени отличным?

Учет рабочего времени позволяет вам выставлять счета более точно, чем оценка отработанного времени постфактум. Более высокая степень точности создает доверие и для ваших клиентов, но это также приносит пользу бизнесу. Когда вы знаете, как проводите свое время, вы можете анализировать его и в результате принимать более разумные бизнес-решения.

Практически все приложения для отслеживания времени позволяют отслеживать в реальном времени, то есть показывают текущие часы, которые вы запускаете при запуске задачи и можете приостанавливать или останавливать их по завершении. Лучшие приложения позволяют вам корректировать время, отслеживаемое постфактум, например, если вы случайно оставили включенным таймер, когда собираетесь на обед. У вас должна быть возможность редактировать журнал времени, чтобы вычесть сколько минут вы не работали.

Вам также нужно приложение, которое позволяет вам вводить временной блок постфактум на случай, если вы вообще забудете запустить таймер.Например, если ваш телефон звонит, и вы переходите к 20-минутному консультационному разговору, вы можете не запускать таймер, но вам нужно вести журнал и выставлять счет за эти отработанные часы.

Конечно, не во всех компаниях почасовая оплата. Если вы взимаете фиксированную ставку за проекты, вам, вероятно, понадобится приложение для отслеживания времени, которое может предупредить вас, прежде чем вы потратите слишком много времени на задачу, и его ценность снизится. Есть разница между завершением проекта стоимостью 1500 долларов за 30 и 60 часов.

Некоторые из лучших приложений для учета рабочего времени для фрилансеров и малого бизнеса разработаны для индивидуальных предпринимателей, хотя многие из них также имеют функцию отслеживания времени в небольших командах.Все ли ваши коллеги берут одинаковую почасовую оплату? Как вы будете управлять счетом, в котором указаны несколько сотрудников? В некоторых из лучших приложений для отслеживания времени есть множество вариантов, которые помогут вам ответить на эти и другие вопросы.

Приложения для отслеживания времени также могут иметь больше функций. Некоторые, например, умеют обращаться с несколькими валютами. У других есть инструменты биллинга и выставления счетов, встроенные прямо в приложение. Некоторые предлагают отслеживание расходов в дополнение к учету времени, что позволяет вам легко отмечать приобретенные расходные материалы, мили, которые вы проезжаете, и другие возмещаемые расходы.Однако не каждому фрилансеру или малому бизнесу нужны все эти функции. Вы же не хотите в конечном итоге платить за функции, которые не используете. Вот почему важно учитывать, что каждое приложение может предложить, и найти то, что подходит вашему бизнесу. К счастью, некоторые приложения предоставляют несколько уровней, из которых вы можете выбирать, что позволяет вам обновляться по мере роста вашего бизнеса и потребностей.

Не включено в этот обзор
Здесь мы уделяем особое внимание приложениям для учета рабочего времени для фрилансеров и малого бизнеса.Мы не рассматриваем программное обеспечение для мониторинга сотрудников, которое часто включает в себя какой-либо тип учета рабочего времени. Инструменты мониторинга сотрудников лучше подходят для организаций, которым необходимо внимательно следить за тем, когда сотрудники приходят и уходят, и работают ли они, когда они говорят, что работают. Обычно это выходит за рамки возможностей фрилансера или малого бизнеса.

Кроме того, мы не включаем приложения для управления проектами, которые поставляются с надстройкой или встроенным счетчиком времени. Хотя часы для отслеживания времени могут быть очень полезны в приложении для управления проектами, мы предполагаем, что если это то, что вам нужно, вы, вероятно, вместо этого покупаете приложение для управления проектами.


Лучшее бесплатное приложение для учета рабочего времени

Toggl (Android, iOS, Linux, macOS, Windows, Интернет и расширение для браузера)

Если вам нужно приложение для учета рабочего времени, но вы не можете заплатить за него, используйте Toggl. Инструмент учета рабочего времени имеет обширный бесплатный уровень обслуживания, который дает вам доступ ко всем его приложениям (Android, iOS, Linux, macOS, Windows, Интернет и расширение для браузера) и включает все основные функции, которые вы ожидаете от времени — приложение для отслеживания. Однако участники бесплатной учетной записи не могут сотрудничать с другими членами команды, и они получают минимальные инструменты отчетности.Помимо этих ограничений, если вам нужно легко, просто, надежно и бесплатно отслеживать свое время в разных проектах, используйте Toggl.

Одна из причин, по которой Toggl работает легко, заключается в том, что он не требует от вас многого, когда вы начинаете рассчитывать время задачи. Во многих приложениях для отслеживания времени вам необходимо ввести клиент, проект и задачу в свою учетную запись, прежде чем приложение позволит вам отслеживать время. Если вы этого не сделаете, вы должны отложить задачу на время и ввести их. С Toggl вы можете отслеживать свое время сейчас и беспокоиться о деталях позже.

Кроме того, когда вы используете Toggl через расширение браузера, кнопка таймера Toggl отображается практически во всех веб-приложениях, которые вы можете себе представить, от Документов Google и других приложений G Suite до Help Scout. Поскольку вы всегда видите маленькую красную кнопку Toggl во время работы, у вас есть постоянное напоминание, чтобы отслеживать свое время. Кроме того, когда вы создаете интеграцию Toggle с помощью Zapier, вы можете подключить Toggl к сотням других онлайн-приложений и сервисов.

В

Toggl есть одни из самых подробных вариантов, которые я видел в приложении для отслеживания времени.Например, в расширении Toggl Chrome вы можете установить время дня, когда Toggl должен автоматически останавливать запись времени на задаче, чтобы вы случайно не запустили таймер на ночь. Он также имеет отличное обнаружение простоя, что помогает поддерживать высокую точность ваших записей. Когда приложение обнаруживает, что ваш компьютер простаивает, но таймер все еще работает, оно предлагает способы исправить записанный отрезок времени. Таким образом, если вас прерывают во время работы и затягивает 20-минутный разговор, Toggl может вычеркнуть эти 20 минут из вашей записи.Toggl даже имеет настройку Pomodoro Technique, так что вы можете работать в течение определенного количества времени над проектом, который требует вашего внимания, а затем сделать небольшой перерыв, и все это с простыми напоминаниями, похожими на секундомер.

Toggl — одно из лучших приложений для отслеживания времени, потому что оно очень простое в использовании, обладает отличными функциями и имеет щедрый уровень бесплатного обслуживания.

Toggle Pricing:
Бесплатный план: Да
Платный план: от 10 долларов США за пользователя в месяц за стартовый пакет

Автоматизация Toggl с интеграцией Toggl Zapier .

Лучшее приложение для учета рабочего времени для команд

Harvest (Android, iOS, macOS, Windows, Интернет, расширение браузера и другие веб-приложения через интеграцию)

Среди лучших приложений для отслеживания времени Harvest — лучший вариант для команд. Это отличный вариант и для индивидуальных предпринимателей, но он создан для того, чтобы справляться с совместной рабочей нагрузкой понятным и легким для понимания способом. Если отслеживание и организация рабочего времени команды не ваша сильная сторона, тогда Harvest — отличное приложение, которое поможет вам выполнить работу.

Каждый член вашей команды может установить и использовать любое количество экземпляров Harvest, включая настольное приложение, мобильное приложение и расширение для браузера. Приложения работают в автономном режиме, позволяя вам и вашим товарищам по команде записывать время выполнения задач, даже когда вы не в сети. Когда члены команды запускают свои личные хронометры, вся информация поступает в учетную запись администратора Harvest, где она представлена ​​как в сводке, так и в деталях. Harvest может автоматически напоминать членам команды об отправке расписаний, если хотите, а владелец бизнеса всегда может редактировать, просматривать и утверждать расписания команды.

Кроме того, Harvest интегрируется с длинным списком приложений. Некоторые из поддерживаемых приложений позволяют вам отслеживать свое рабочее время непосредственно из них (Asana, Basecamp, Slack, Trello, и многие другие) и отправлять результаты в Harvest. Другие предназначены для выставления счетов и бухгалтерского учета, если вы решите не использовать собственные инструменты выставления счетов Harvest. Harvest также имеет собственное приложение для планирования сотрудников под названием Forecast (продается отдельно), которое тесно интегрируется с основным приложением. Если вам нужно подключить Harvest к инструменту, который изначально не поддерживается, вы можете сделать свои собственные интеграции Harvest с помощью Zapier.

Harvest Pricing:
Бесплатный тариф: Да.
Платный план: 12 долларов в месяц на человека

Автоматизация сбора урожая с помощью интеграции Harvest’s Zapier .

Лучшее приложение для отслеживания рабочего времени для просмотра и управления доступностью команды

Everhour (веб-приложение, расширение для браузера и другие веб-приложения через интеграцию)

Everhour — это онлайн-трекер времени и легкое приложение для планирования, которое синхронизируется с приложениями для повышения производительности, которые вы, возможно, уже используете.Когда вы подключаете Everhour к поддерживаемому приложению, например Asana, все проекты, созданные вами в Asana, отображаются как проекты в Everhour. Таким образом, работа по настройке Everhour для отражения всех ваших проектов выполняется за вас автоматически. Вы можете гораздо быстрее записывать время, затрачиваемое на выполнение задачи.

Аспект синхронизации идет еще дальше, добавляя кнопку таймера внутри веб-приложения по вашему выбору, позволяя запускать и останавливать запись времени из приложения. Например, в Asana вы увидите новую кнопку с параметрами «Время начала», «Добавить время», «Изменить время» и «Добавить оценку».«Помимо Asana, Everhour также синхронизируется с Basecamp, Bitbucket, GitHub, Teamwork Projects, Trello и некоторыми другими приложениями. Хотя синхронизация кнопки таймера из выбранного вами приложения — отличная функция, она не уникальна для Everhour. Toggl, FreshBooks и несколько других приложений тоже предлагают его.

При совместном использовании Everhour может отслеживать доступность сотрудников. Для каждого члена команды, включая вас, вы можете указать максимальное количество часов в день или неделю для работы над определенным проектом.Everhour также имеет возможность записывать запланированное свободное время. Затем вы можете посмотреть расписание команды, и вы увидите, что доступные часы (по дням) выделены зеленым, свободное время — серым, а сеансы, которые прошли сверхурочно — красным.

Everhour не имеет мобильных приложений, а веб-таймер не работает в автономном режиме, что затрудняет отслеживание времени в определенных обстоятельствах. И хотя в Everhour есть встроенная система выставления счетов, она относительно легкая. Если вы выберете функцию Everhour для выставления счетов, вы захотите изучить ее интеграцию с более надежными приложениями для бухгалтерского учета, а именно FreshBooks, QuickBooks и Xero.

Everhour Цена:
Бесплатный план: Да
Платный план: 11,81 доллара в месяц для индивидуальной учетной записи (оплата ежегодно), 10,34 доллара в месяц на человека для групповой учетной записи

Лучшее приложение для учета рабочего времени в программном обеспечении для бизнеса

FreshBooks (Android, iOS, веб-расширение и расширение для браузера, а также в других веб-приложениях через интеграцию)

FreshBooks более известен как программное обеспечение для бухгалтерского учета, но каждый уровень услуг, которые он продает, сопровождается приложением для учета рабочего времени. На этот раз приложение для отслеживания времени полнофункциональное (а не запоздалое) с возможностью добавлять детали к отслеживаемым сеансам и создавать отчеты о том, как вы проводите свое рабочее время.FreshBooks также включает всестороннюю поддержку для совместной работы в команде.

Когда вы запускаете задачу, у вас есть несколько вариантов, как отслеживать затраченное на нее время. Вы можете использовать веб-интерфейс FreshBooks, расширение Chrome, кнопки, интегрированные в другие веб-приложения для повышения производительности (Asana, Boomr, Basecamp, Daycast, Interval, Teamwork Projects и Trello) или мобильное приложение FreshBooks (для iOS и Android). , Наличие ряда опций дает вам гибкость. Например, если у вас есть встреча, на которой было бы грубо открывать ноутбук, вы все равно можете вежливо отслеживать свое время с помощью мобильного приложения.Если вы используете веб-приложение, текущие часы следуют за вами от страницы к странице, но они складываются, чтобы не мешать.

Отслеживание расходов и интегрированное выставление счетов — еще две причины выбрать FreshBooks. Когда вы говорите приложению автоматически складывать отработанные вами часы и выставлять счета, FreshBooks также может учесть любые понесенные вами расходы. Когда ваши клиенты получают свои счета, они могут легко и просто выбрать оплату через FreshBooks. Если они это сделают, FreshBooks также будет отслеживать этот доход, давая вам больше информации о финансовом состоянии вашего бизнеса.

Freshbooks Цена:
Бесплатный план: Нет
Платный план: от 15 долларов в месяц для выставления счетов до 5 клиентов

Автоматизируйте FreshBooks с помощью интеграции FreshBooks с Zapier .

Лучшее приложение для отслеживания времени с просмотром календаря

Своевременно (Android, iOS, macOS, Интернет, Windows)

Некоторые владельцы бизнеса используют календарь, чтобы выделить время для работы над различными проектами. Если вы так любите работать, Timely может стать для вас идеальным счетчиком рабочего времени.Timely объединяет планирование и отслеживание времени в одном приложении, давая вам представление о времени, затраченном на выполнение задач, как в календаре. Вы можете зарегистрировать ручной ввод, запустить таймер и заранее спланировать, сколько времени вы ожидаете для работы над различными проектами.

В приложении есть возможности перетаскивания, что позволяет перемещать выделенные отрезки времени в календаре. Внизу каждого дня отображается общее отработанное время. В верхней части экрана Timely показывает, сколько вы заработали на основе почасовых ставок, которые вы используете для различных задач, и ваш прогнозируемый доход, если вы будете придерживаться созданного вами недельного плана.

Timely интегрируется с большинством календарей, поэтому все ваши встречи и запланированные события автоматически отображаются в макете календаря. Он также поддерживает совместную работу, то есть каждый в небольшой команде может отслеживать свое время, а все журналы будут синхронизироваться с центральной учетной записью администратора. Одна дополнительная функция, называемая Memory Tracker, представляет собой загружаемое настольное приложение (macOS, Windows), которое автоматически отслеживает, какие программы вы используете и в течение какого времени, чтобы создать точную временную шкалу того, как вы тратите свое компьютерное время.Это дополнительное приложение и его функции включены в стоимость всех своевременных подписок.

Своевременное ценообразование:
Бесплатный план: Нет
Платный план: индивидуальные планы от 7 долларов в месяц, групповые планы от 99 долларов в год

Лучшее приложение для отслеживания времени для другой визуализации времени

HourStack (Android, iOS, Интернет)

HourStack — это инструмент для совместной работы, который отличается от многих других приложений для отслеживания времени. Он показывает время блоками, как если бы время, необходимое вам для работы над задачей, было событием в вашем календаре.Это не единственное приложение, которое распределяет ваше время таким образом (Timeneye также делает это), но оно делает упор на планирование вашего времени, прежде чем вы начнете работать, больше, чем другие приложения. Например, вы можете выделить в своем календаре временные интервалы для задач, над которыми вы собираетесь работать в конце недели. Вы можете указать, что, по вашему мнению, задача займет один час или что вы хотите потратить на нее не более часа. Как только вы запустите таймер, HourStack будет следить за часами, чтобы помочь вам оставаться в рамках установленных вами ожиданий.

Как и другие приложения для отслеживания времени, HourStack позволяет создавать проекты и задачи, которые можно визуализировать с помощью цветного кодирования. Кроме того, вы можете добавлять метки к типам задач, чтобы различать их, например, развитие бизнеса и общение. Вы также можете обозначить их цветом. (Варианты цвета этикеток такие же, как и для проектов, однако это может сбивать с толку.)

Еще одна полезная функция — это ограничение по времени, которое вы можете установить для каждого дня. Допустим, вы хотите работать семь часов в пятницу.HourStack может предупредить вас, когда вы перейдете в сверхурочную работу, показывая общее время, отработанное за день, красным цветом в нижней части экрана и с помощью уведомлений из мобильного приложения.

HourStack интегрируется с несколькими инструментами повышения производительности, но у вас нет возможности запускать таймер из этих других приложений. Вместо этого вы можете синхронизировать задачи или записи календаря из одного приложения в HourStack, или экспортировать и импортировать наборы данных и т. Д. Варианты интеграции включают Asana, Bitbucket, GitHub, Google Calendar, Google Sheets, HubSpot, Microsoft Office 365, Slack, Todoist и Trello. ,Если вам нужно подключиться к приложению, которое изначально не поддерживается, вы, вероятно, можете использовать Zapier, который позволяет создавать интеграции HourStack с широким спектром приложений и служб.

HourStack не включает выставление счетов, хотя предлагает хорошие отчеты, и вы можете экспортировать информацию в форматы Excel, CSV и PDF. Цена соответствует тому, что взимают другие приложения для отслеживания времени. Он лучше всего подходит для людей, которые ценят свое время, потраченное на задачи, представленные графически.

Цена HourStack:
Бесплатный план: Нет
Платный план: От 7 долларов в месяц

Автоматизация HourStack с помощью интеграции HourStack с Zapier .

Лучшее приложение для автоматического учета рабочего времени для пользователей Mac

Время (macOS)

Если вы пользователь Mac и ищете автономное приложение для учета рабочего времени с единовременной оплатой, которое работает в автономном режиме, то функция «Тайминг» может быть именно тем, что вам нужно. Приложение отслеживает использование вашего программного обеспечения и веб-сайта на временной шкале, которая затем может быть автоматически сгруппирована и зарегистрирована как часть текущего проекта. Это позволяет легко узнать, сколько времени вы потратили на работу над различными проектами, даже если эти проекты включают использование нескольких веб-сайтов и приложений.Вы можете создавать дочерние проекты в рамках более крупных проектов и даже создавать правила для определения использования приложений и веб-сайтов в зависимости от вашего рабочего дня.

Timing предназначен не только для регистрации компьютерной активности. Вы можете вручную добавлять офлайн-события (при условии, что вы выбрали профессиональный уровень) и даже запускать ручные задачи с таймером. В конце дня, когда вы просматриваете журналы, вы можете просто перетащить проекты на шкалу времени, чтобы быстро классифицировать целые блоки активности.

В приложении все просто и понятно.Существует дополнительное веб-приложение и онлайн-синхронизация (для использования которой требуются текущие затраты на обновление), но синхронизация может быть полностью автономной, если вы хотите. Приветствуется наличие адаптивного, современного и чистого приложения, которое изначально работает на macOS, когда так много приложений для отслеживания времени полагаются на универсальное веб-приложение.

Timing отменяет текущие подписки, предоставляя вместо этого три уровня для трех разных типов пользователей. Пакет Productivity стоит 39 долларов и идеально подходит для всех, кто хочет узнать больше о том, на что уходит их время, пока они используют свой компьютер.Пакет Professional доступен за 69 долларов и включает ручное отслеживание автономных задач, таймеры, шаблоны отчетов и расширенные параметры экспорта данных. Наконец, пакет Expert стоит 99 долларов и включает в себя интеграцию API и Zapier, плагин для автоматического выставления счетов, полностью настраиваемые отчеты, интеграцию календаря и приоритетную поддержку.

Сроки Ценообразование:
Бесплатный план: Нет
Платный план: от 39 долларов США за базовый пакет (доступна 14-дневная бесплатная пробная версия)

Автоматизация хронометража с помощью интеграции Timing’s Zapier .

Лучшее приложение для учета рабочего времени, которое можно настроить и забыть

RescueTime (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, Chrome, Firefox, Brave)

RescueTime — это приложение для автоматического учета рабочего времени с версией практически для любой платформы, которую вы можете захотеть. Чтобы начать использовать RescueTime, сначала установите на свой компьютер небольшое приложение для мониторинга. Это программное обеспечение работает в фоновом режиме для наблюдения за использованием вашего компьютера, которое затем отправляется на серверы RescueTime и представляется вам на веб-панели управления.

Поскольку RescueTime знает, какие приложения вы используете и как долго, нет необходимости вручную регистрировать часы работы (хотя приложение по-прежнему предоставляет эту возможность, если вам это нужно). Затем приложение попытается классифицировать ваши привычки на основе набора правил. Например, он классифицирует Facebook как «очень отвлекающий», а Evernote как «очень продуктивный». Существуют всевозможные переменные с категориями для регистрации различных бизнес-операций, коммуникационных задач и аспектов разработки программного обеспечения.Существуют также категории, такие как «Покупки» и «Развлечения», для выявления менее продуктивных привычек. Приложение станет наиболее полезным, если вы научите его правильно распознавать свои привычки. Если вы менеджер социальных сетей и много времени проводите в Facebook, вы можете указать RescueTime, чтобы он регистрировал использование Facebook в рабочее время как бизнес-активность.

RescueTime также включает блокировщик веб-сайтов под названием FocusTime, который позволяет блокировать отвлекающие веб-сайты, когда вам нужно выполнить некоторую работу.Вы можете настроить свои собственные рабочие часы, чтобы разделить рабочее время и свободное время с предупреждениями, чтобы уведомить вас о том, что вы, возможно, слишком много работаете. Думайте об этом как о защите от выгорания. Если у вас есть конкретные цели, которые вы хотите достичь, RescueTime может помочь вам в их достижении, предоставляя своевременные оповещения и отслеживая ваши цели в еженедельных отчетах.

RescueTime разработан для индивидуального и командного использования с бесплатным планом, который ограничивает вас автоматическим отслеживанием использования программного обеспечения и веб-сайта (с историческими данными за три месяца), установкой целей и получением еженедельного отчета по электронной почте.Вы можете перейти на Premium, чтобы получить более подробные отчеты, блокировку отвлекающих факторов, предупреждения и неограниченное количество исторических данных.

RescueTime Цена:
Бесплатный план: Да
Платный план: от 6 долларов в месяц (доступна 14-дневная бесплатная пробная версия) или 6 долларов в месяц за пользователя для команд

Автоматизация RescueTime с помощью интеграции RescueTime с Zapier .

Лучшее приложение для учета рабочего времени с легкими инструментами управления проектами

Timeneye (Android, iOS, Интернет и другие веб-приложения через интеграцию)

Timeneye хорошо подходит для небольших команд, которые больше озабочены отслеживанием времени, затраченного на проекты, чем выставлением счетов и управлением бухгалтерским учетом.Это приложение для отслеживания времени использует макет календаря, аналогичный HourStack и Timely, и включает в себя функции управления легкими проектами. Однако он не предлагает счетов-фактур или расходов.

Timeneye имеет больше возможностей, чем многие другие приложения для отслеживания времени, для категоризации и организации вашей работы. Вы можете создавать клиентов, проекты и задачи. Вы также можете создавать фазы проекта, такие как первоначальная консультация, идея, разработка, выполнение и доставка.

Отчеты

в Timeneye позволяют увидеть, сколько времени было потрачено на работу над разными проектами, на разных этапах проекта или сколько часов каждый член команды провел в журнале.Вы также можете просмотреть отчет о записанных оплачиваемых часах, который вы можете экспортировать в PDF, хотя вы не можете создать счет непосредственно из приложения. Сопутствующее приложение для Android, Timeneye Call, предлагает вам запускать таймер всякий раз, когда у вас есть телефонный звонок, чтобы вы никогда не забыли выставить счет за время консультации.

Дополнительная функция под названием «Предложения» позволяет приложению предлагать задачи, которые вы могли бы записать следующими, на основе вашей истории, а также других данных, найденных в подключенных приложениях. Timeneye подключается к приложениям для повышения производительности, таким как Asana, Basecamp, некоторые приложения G Suite, Календарь Outlook, Pivotal Tracker, Todoist, Trello и другие.Когда вы вошли в Timeneye и просматриваете список вариантов интеграции, Timeneye явно сообщает вам, что вы можете получить от подключения, например, увидите ли вы виджет браузера для отслеживания времени в приложении или предложения по времени блоки, поступающие из Календаря Google. Эта прозрачность имеет большое значение для того, чтобы вы знали, чего ожидать.

Timeneye идеально подходит для команд, работающих над графиками проекта, которым необходимо отслеживать время, но не обязательно выставлять за него счет.

Timeneye Цена:
Бесплатный план: Да
Платный план: 7 долларов в месяц на человека для Pro

Автоматизация Timeneye с помощью интеграции Timeneye’s Zapier .

Лучшее приложение для учета рабочего времени с упрощенным выставлением счетов

TMetric (Android, iOS, Linux, macOS, Windows и Интернет)

TMetric — это недорогое приложение для отслеживания времени, которое позволяет отслеживать время через веб-приложение, настольные приложения и мобильные приложения. Он включает отчеты и облегченные инструменты выставления счетов, а также поддерживает совместную работу. Он лучше всего подходит для фрилансеров и малых предприятий, которым необходимо отслеживать время, затрачиваемое на выполнение задач, но не предъявляющих строгих требований к выставлению счетов.

Когда вы используете TMetric для отслеживания своего времени, вы можете учитывать каждую минуту дня, регистрируя не только время работы, но и свои перерывы. Линейная шкала времени дня по мере продвижения заполняется цветом, а время перерыва отображается белым цветом.

Как уже упоминалось, упрощенные инструменты выставления счетов включены, но только для платящих участников. Вы можете сгенерировать счет для клиента из журналов учета рабочего времени и можете настроить то, что будет отображаться как отдельные позиции. Вы также можете пометить счета как отправленные, но вы не можете отправить счет из приложения.Вы должны экспортировать его и отправить другим способом.

TMetric предлагает широкий спектр интеграции с другими сервисами, такими как Asana, Basecamp, Bitbucket, Freshdesk, GitHub, Pipedrive, Taiga, Teamwork Projects, Todoist, Trello, Wrike и некоторыми другими. Вы также можете использовать Zapier для создания других интеграций TMetric, если вам нужно подключиться к другому приложению, которое изначально не поддерживается.

TMetric предлагает хороший бесплатный тарифный план, который поддерживает команды до пяти человек. Он включает в себя отслеживание времени, отчеты и возможность создавать интеграции, но не включает оплачиваемые ставки, выставление счетов или инструменты управления задачами.Платные планы включают выставление счетов, выставляемые ставки, управление задачами, а на более высоких уровнях обслуживания — дополнительные функции. Если вы фрилансер или малый бизнес с ограниченным бюджетом и только с простыми потребностями в выставлении счетов, TMetric — отличный вариант.

TMetric Цена:
Бесплатный план: Да, для команд из 5
Платный план: от 48 долларов в год

Автоматизируйте TMetric с помощью интеграции TMetric Zapier .

Делайте больше с приложением для учета рабочего времени

Программное обеспечение

для учета рабочего времени поможет вам справиться с задачами в течение дня и более эффективно управлять своим бизнесом.Но иногда вам может понадобиться небольшая помощь, чтобы начать работу или подключить свой счетчик времени к другим приложениям, которые вы используете. Вот несколько способов, которыми Zapier может помочь вам добиться большего с помощью приложений для учета рабочего времени:

Если вы используете другое приложение для отслеживания времени, отличное от приведенных выше примеров, не волнуйтесь! Zapier подключается к более чем 1500 приложениям. Перейдите в наш каталог приложений и найдите те, которые вы используете.

Первоначально опубликованный в сентябре 2018 года, этот пост был недавно обновлен Тимом Бруксом с указанием последних функций и цен каждого приложения, а также отличных новых приложений.

,

Разница между своевременностью и своевременностью (с примерами и сравнительной таблицей)

on time vs in time В нашей повседневной жизни мы составляем планы и составляем график нашей деятельности, для чего мы часто используем слова вовремя и вовремя. Они часто используются взаимозаменяемо, но это не одно и то же, в том смысле, что « вовремя » используется для обозначения в определенное время, а « вовремя » означает достаточно рано. Давайте посмотрим на эти примеры, чтобы лучше понять их:

  • Почему ты никогда не вовремя ? Если вы достигли здесь за время , значит, мы не пропустили начало фильма.
  • Ей нравится вставать на вовремя , выполнять все рутинные дела и приходить в офис вовремя .
  • Надеюсь, вы вернетесь домой вовремя , чтобы посмотреть свое любимое шоу вовремя .
  • Что вы будете делать, если вас не будет во время , а событие началось в вовремя ?

В этих двух примерах мы использовали слово вовремя для обозначения того, что происходит в определенное время, тогда как слово вовремя используется для обозначения «не опоздать» или «не позднее, чем желаемое время».

Содержание: вовремя против вовремя

  1. Сравнительная таблица
  2. Определение
  3. Ключевые отличия
  4. Примеры
  5. Как запомнить разницу

Сравнительная таблица

Основа для сравнения По времени По времени
Значение Своевременно означает своевременность, то есть когда что-то запланировано или ожидается, что произойдет в определенное время, и это происходит соответственно. Вовремя означает не поздно или в конце концов, то есть когда что-то происходит в последний момент.
Обозначает Пунктуальность Опоздания
Используется для Обязанности или обязательства Сроки
Антоним Поздно Слишком поздно
Примеры Алекс — единственный сотрудник в этом офисе, который всегда вовремя. Ребенку хочется вовремя вернуться домой, посмотреть любимый мультик.
Она прибыла в экзаменационный зал вовремя. Доберется ли она туда вовремя?
Может быть, поезд ушел вовремя, а мы опаздываем. Она может чувствовать себя комфортно со временем.

Определение своевременности

Термин «вовремя» — это прилагательное, которое отражает своевременность, то есть наступление события в соответствии с расписанием или планом. Он используется, чтобы говорить о том, что происходит, прибывает или исполняется в установленное или ожидаемое время и не опаздывает.Например:

  • Если я уйду сейчас, то доберусь до вовремя .
  • Джо спросил, был ли рейс по расписанию ?
  • Я не думаю, что Кейт завершит проект вовремя .
  • С завтрашнего дня все сотрудники должны быть вовремя , иначе их зарплата будет вычтена.
  • Интервью началось вовремя .
  • Семинар назначен на 16.00; Пожалуйста, позвоните по телефону вовремя .

Определение времени

Термин «вовремя» означает на грани определенного времени.Он используется, когда что-то происходит как раз в последний момент. Этот термин часто указывает на то, что у вас недостаточно времени между настоящим моментом и ожидаемыми событиями, чтобы не опоздать. Например:

  • Она прибыла как раз как раз вовремя для класса.
  • Я хочу добраться до дома вовремя , чтобы встретить гостей.
  • Сумеете ли вы выполнить домашнее задание вовремя ?
  • Строительство здания завершено в срок к инаугурации.
  • Диша сказала своему мужу: «Если ты придешь домой вовремя , мы поедем обедать».
  • Мы добрались до стадиона как раз в как раз вовремя , чтобы посмотреть матч по крикету.

Ключевые различия между своевременностью и своевременностью

Представленные вам баллы заслуживают внимания с точки зрения разницы между временем и временем:

  1. Когда что-то происходит в ожидаемое или установленное время, т. Е. По расписанию, мы используем слово «вовремя».С другой стороны, «вовремя» используется для обозначения достаточно быстро, то есть непосредственно перед конечным моментом или до истечения установленного времени.
  2. Термин «вовремя» означает пунктуальность, то есть в заранее определенное или правильное время. Напротив, «вовремя» — это показатель опоздания (ощущение опоздания).
  3. Вовремя обычно используется с обязательствами и обязанностями. Когда вам нужно сообщить или связаться с вами в желаемое время, мы используем слово «вовремя». И наоборот, время используется в первую очередь с крайними сроками в том смысле, что, когда вам нужно выполнить что-то в течение определенного периода времени, мы используем «вовремя».
  4. Противоположность слову «вовремя» — это поздно, а противоположность «вовремя» — «слишком поздно».

Примеры

Своевременно

  • Вылетели в аэропорт вовремя .
  • Я приеду в ресторан в 12 часов; будьте вовремя .
  • Не волнуйтесь, мы приедем в больницу вовремя .
  • Рейс сегодня задержался. Однако обычно вовремя .

В срок

  • Джозеф поставил будильник, чтобы разбудить вовремя , чтобы подготовиться к экзаменам.
  • Триммер не был доставлен вовремя , остальные вещи заказывались онлайн.
  • Мы уверены, что Иосиф завершит работу в срок .
  • Катя чуть не забыла передать посылку. К счастью, она вспомнила во время .

Как запомнить разницу

Из приведенного выше обсуждения вам может быть ясно, что мы используем слово «вовремя» для чего-то, что происходит в запланированное время, но мы используем «вовремя» для того, что происходит в последнее время, т.е.е. делать что-то до того, как время закончится или что-то станет недоступным.

,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *