Пример деловой переписки: Деловая переписка: примеры и образцы писем

Содержание

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Деловая переписка – примеры писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Содержание скрыть 1 Образцы деловых писем 1.1 Примеры благодарственных писем 1.2 Пример гарантийного письма 1.3 Образец письма-ответа 1.4 Пример информационного письма 1.5 Пример письма-претензии 2 Примеры писем на английском в деловой переписке 3 Структура делового письма

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Этика деловой переписки по электронной почте: основные правила

Чтобы собеседникам в рамах деловой электронной переписки было приятно и удобно общаться друг с другом, важно соблюдать общепринятые правила.

Вы узнаете:

  • Какие существуют правила этикета в деловой переписке.
  • Как соблюдать субординацию в деловой переписке при общении по e-mail.
  • Как сделать деловую переписку легкой и необременительной.
Этикет деловой переписки по электронной почте

Деловая переписка по электронной почте является стандартом взаимодействия в бизнесе. Электронный диалог соответствует правилам телефонного этикета: кто инициировал общение (начал переписку), тот его и заканчивает.

У каждого электронного письма существует несколько основных блоков, рассмотрим их.

Поле «От кого» и тема письма

По общему правилу, корпоративные адреса формируются как имя/фамилия@домен_компании. Для деловой переписки нежелательно использовать неперсонализированные адреса ([email protected], [email protected], [email protected]), а также адреса с неочевидным названием.

Существует следующее правило деловой переписки по электронной почте: если вы вступаете в деловую переписку как частное лицо (пример – при отправке резюме), заведите для этого специальный электронный адрес, который не будет содержать ненужных символов (цифр даты рождения и прочего).

Всегда заполняйте тему письма, которая должна соответствовать содержимому (обсуждаемому вопросу). Соблюдайте правило: одно письмо – один информационный повод, не объединяйте в одном письме несколько разноплановых вопросов. 

Приветствие

Необходимо всегда здороваться с получателем сообщения. Несмотря на то, что в современной переписке встречается конструкция «Доброго времени суток!», использовать ее не рекомендуется, лучше использовать приветствие «Здравствуйте» или «Добрый день».

Всегда обращайтесь к получателю по имени. Если вы пишете ответ на письмо, обратите внимание на то, как отправитель обозначил ФИО в подписи. Чаще всего в поле «От кого» используется только имя и фамилия (иногда на английском языке), поэтому ориентируйтесь на подпись – часто в ней используется отчество. Если в поле «От кого» стоит «Марина Иванова», а в подписи – «Марина Викторовна Иванова», используйте обращение «Марина Викторовна».

Текст письма

Классическая структура текста предполагает краткую вводную часть, основное содержание письма и завершение, в котором будет указано, какие выводы следуют из содержания или какой реакции вы ожидаете от получателя.

Если вы пишете первое письмо, инициируя общение, будет нелишним напомнить получателю, где и при каких обстоятельствах вы познакомились, или сообщить, кто передал вам контактную информацию. Сегодня деловая переписка отходит от обращения на «Вы» с большой буквы, при обращению к единственному получателю все чаще используется просто «вы».

Не используйте профессиональный сленг и аббревиатуры, если они могут смутить вашего собеседника. По правилам этикета все, что может оказаться непонятным, требует расшифровки и пояснений.

Не приветствуется разноцветный текст, использование курсива и подчеркиваний. Выберите стандартный шрифт и иногда выделяйте ключевые моменты более жирным, этого будет достаточно. Фразы, написанные целиком прописными буквами, воспринимаются как крик и недопустимы в деловой переписке. Для разделения письма на структурные блоки используйте деление на абзацы, оставляя пустое пространство между отдельными частями письма, а также нумерацию или маркеры списков.

В деловой переписке, как правило, не используются эмодзи (смайлики). Однако при условии установившихся хороших отношений и неформального общения некоторые базовые эмодзи могут использоваться, но крайне редко.

Отвечая на письмо, формируйте историю переписки, так собеседник сможет при необходимости освежить в памяти, о чем шла речь ранее. 

Подпись

Начинайте подпись с вежливых шаблонных фраз («С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т. д.). Встречаются рекомендации в тексте письма добавлять менее официальную подпись, например, предложение для работников сферы пищевой промышленности писать в подписи «Вкусного дня!», но по общему правилу в деловой переписке такие варианты не используются.

В подписи всегда указывайте ваше имя и фамилию (если в компании приветствуется более официальный стиль обращения, то и отчество), должность и название организации. Используйте в подписи не все возможные контакты, а только те каналы, по которым вы наиболее доступны.

Вложения

Все вложенные файлы называйте так, чтобы из их названия было понятно, что содержится внутри. Это позволит получателю среди нескольких приложенных к письму файлов легко найти нужный.

Никогда не отправляйте файлы с расширением .exe и другие программные файлы. Почтовый сервер, скорее всего, воспримет такое письмо как потенциально опасное и заблокирует это вложение или письмо целиком.

Если вы работаете на компьютере с операционной системой Mac, всегда помните, что стандартные офисные программы недоступны для получателей с операционной системой Windows. Экспортируйте такие файлы в формат, читаемый для собеседника (по умолчанию это файлы, читаемые в программах пакета Microsoft Office: Word, Excel и т. д.).

Оптимальный объем вложений – до 5 Мб. Кроме того, что большие вложения могут блокироваться корпоративным почтовым сервером, их получение и просмотр часто неудобно при переписке с мобильного телефона. Объемные файлы можно передать через стороннее файловое хранилище, отправив письмом ссылку на скачивание.

Коллективное взаимодействие в деловой переписке

Если вы пишете письмо нескольким получателям, принимающим одинаковое участие в обсуждении вопроса, их можно упомянуть списком в поле «Кому». Если вы собираетесь ответить на письмо, в котором кроме вас упомянуты и другие сотрудники, используйте вариант «Ответить всем» (если только вы не хотите сообщить информацию только отправителю сообщения).

Получатель, которого собираются ввести в курс дела, но его участие в переписке не требуется, ставят в поле «Копия». Обычно так поступают, когда необходимо проинформировать руководителя о ходе рабочего процесса, но его вмешательство не требуется.

В почтовых программах существует поле «Скрытая копия», также можно встретить письма, где в поле «Кому» перечислены получатели из разных компаний и даже сфер деятельности. Так делать не следует: во-первых, это все-таки контактная информация; во-вторых, в списке перечисленных могут быть упомянуты и конкуренты, которым не хотелось бы афишировать какие-то аспекты коммерческий деятельности. Для таких случаев существует правило: письмо отправляется себе, а все адресаты помещаются в поле «Скрытая копия» и не видят электронных адресов друг друга.

Если получателей письма несколько, используйте обезличенное обращение: «коллеги», «друзья», «господа» и т. д. Не оставляйте коллективное письмо без обращения.

Существует «время комфортного ожидания». Для электронной почты, отправленной в рабочие часы сотрудникам по проекту, оно составляет не более 3-х часов.

Если вопрос несрочный, а с отправителем вас не связывает совместный проект, допустимо отложить ответ на сутки-двое (особенно если письмо пришло вечером пятницы). Однако наилучшим вариантом будет отправить краткое сообщение, в котором указать, что вы получили его письмо и в скором времени дадите развернутый ответ. Аналогичным образом следует поступить в том случае, если для ответа на вопрос нужно собрать дополнительную информацию или привлечь к решению проблемы третье лицо.

В случае, когда ваше письмо требует особого внимания, присвойте ему высокую важность, отметив специальным значком. Так вы дадите понять, что вопрос не терпит отлагательства.

Если вы отправились в отпуск, не забудьте настроить уведомление о вашем отсутствии, а также укажите контактное лицо, которое может ответить на поступающие вопросы.

Несколько советов

Совет 1. Регулярно (хотя бы пару раз в неделю) просматривайте папку «Спам». Несмотря на то, что почтовые серверы становятся все более «умными», нередки случаи попадания деловых писем в спам.

Совет 2. Используйте папки для сортировки корреспонденции. Почтовые программы позволяют настроить автоматическое перемещение писем по заданным параметрам во вложенные папки.

Статья для журнала «Коммерческий директор»

Поделиться с друзьями

Деловая переписка на немецком | Статьи по английскому на Study.ru

ВВЕДЕНИЕ

Друзья! Германия и по сей день является важным культурным и политическим партнером нашего государства. Расширяются рамки русско-немецкого сотрудничества в экономической, финансовой и коммерческой сферах. Владение соответствующей немецкой письменной и устной лексикой и навыками делового письма укрепляет конкурентные позиции коммерческой организации и открывает новые перспективы.

Составление немецких деловых писем заметно отличается от принятых в России. В нашем справочнике Вы найдете описание структуры делового письма, примеры основных видов писем и наиболее употребительные выражения. Надеемся, этот материал будет Вам полезен.

СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

1. Шапка

— Наименование фирмы-отправителя
— Торговый знак фирмы
— Адрес
— Номера телефонов, факса, электронная почта

1. Der Briefkopf

— Der Name der Fa.
— Das Firmenzeichen
— Die Postanschrieft
— Die Telefon- und Faxnummer

2. Сектор адресата

— Тип отправления: печатное, срочное, заказное, авиа.
— Название фирмы и/или имя адресата. — Улица, номер дома, почтовый индекс и город. Прим.: город и страна в письмах за границу обычно пишутся большими буквами.

2. Das Anschrieftsfeld

— Drucksache, Eilzustellung, Einschreiben, mit Luftpost
— Der Name der Firma
— Die Strasse, das Haus, die Postzahl, die Stadt

2. Сектор адресата

— Тип отправления: печатное, срочное, заказное, авиа.
— Название фирмы и/или имя адресата. — Улица, номер дома, почтовый индекс и город. Прим.: город и страна в письмах за границу обычно пишутся большими буквами.

2. Das Anschrieftsfeld

— Drucksache, Eilzustellung, Einschreiben, mit Luftpost
— Der Name der Firma
— Die Strasse, das Haus, die Postzahl, die Stadt

3. Строчка ссылок

— Указание на предыдущую переписку. Номер или сокращение отдела или ведущего переписку.

3. Die Bezugszeichenzeile

— Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom…; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom…, Telefon, Ortsname, Datum

4. Повод

— Приглашение
— Реклама
— Вызов представителя
— Запрос
— Предложение

4. Der Betreff

— Die Anladung
— Das Werbeangebot
— Bitte um Vertreterbesuch
— Die Anfrage
— Das Angebot über…

5. Текст письма с обращением

5. Der Brieftext mit der Anrede

6. Формула прощания и подпись

— с дружеским приветом
— по поручению
— по доверенности
— перед подписью генерального доверенного

6. Die Grussformel und die Unterschrift

— mit freundlichem Gruss, mit freundlichen Grüssen
— i.A. — im Auffrage
— in Vertretung, in Vollmacht
— ppa. — per prokura

7. Примечание о приложениях

7. Die Anlagevermerke

8. Коммерческие данные фирмы-отправителя

— подробный адрес (если шапке был указан только а/я)
— телеграфный код
— номера факса и телефона
— наименование банка корреспондента-отправителя
— номера счетов

8. Die Geschäftsangaben

— Die Adresse
— Telegramm-Kurzanschrift
— Telefon/Faxnummer
— Die Bankverbindung des Absenders
— Konto-Nr.

ПРИМЕР ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Helmut Wagner & Sohn
Kältetechnik

Helmut Wagner & Sohn, Postfach 256, 3500 Kassel

Schrader & Lehmann
Einkaufsabteilung
Max-Richter-Strasse 95
8770 Potsdam
 
Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 02.04.2004 Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom 04.04.2004 (05 61) 8243-1 Durchwahl 8243 Kassel 08.04.2004
 

Rückfrage

Sehr geehrte Damen und Herren,
bezugnehmend auf Ihre Bestellung über eine Kühlanlage müssen wir Ihnen folgendes mitteilen: Es stellte sich heraus, dass bei der forgegebenen Grösse des Kühlraums ein stärkeres Kühlaggregat eingebaut werden muss, was eie Verteuerung des Preises um 8% hervorruft. Nun möchten wir uns erkundugen, ob Sie mit dieser Verteuerung einverstanden sind.
Bitte, teilen Sie uns Ihren Entscheid mit.
Mit freundlichen Grüssen
(Unterschrift)
Helmut Wagner

 

Гельмут Вагнер и сын
Холодильные установки

Гельмут Вагнер и сын, абонентский ящик 256, 3500 Кассель

Шрадер и Леманн
Отдел закупок
Улица Макса Рихтера, 95
8770 Потсдам
 
Ваше сообщение от 02.04.2004 Наше сообщение от 04.04.2004 (0561) 8243-1 Прямой набор 8243 Кассель 08.04.2004
 

Встречный вопрос

Уважаемые дамы и господа,
Ссылаясь на Ваш заказ холодильной установки, мы должны сообщить Вам следующее: Выяснилось, что при заданном размере холодильной ёмкости должен быть использован более сильный охлаждающий агрегат, что повлечёт за собой увеличение цены заказа на 8%. Мы хотели бы знать, согласны ли Вы этим подорожанием.
Пожалуйста, сообщите нам своё решение.
С уважением,
(подпись)
Гельмут Вагнер

ПИСЬМО-ЗАПРОС (DIE ANFRAGE)

Helmut Wagner & Sohn
Kältetechnik

Helmut Wagner & Sohn, Postfach 256, 3500 Kassel

Schrader & Lehmann
Einkaufsabteilung
Max-Richter-Strasse 95
8770 Potsdam
 
Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 02.04.2004 Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom 04.04.2004 (05 61) 8243-1 Durchwahl 8243 Kassel 08.04.2004
 

Rückfrage

Sehr geehrte Damen und Herren,
bezugnehmend auf Ihre Bestellung über eine Kühlanlage müssen wir Ihnen folgendes mitteilen: Es stellte sich heraus, dass bei der forgegebenen Grösse des Kühlraums ein stärkeres Kühlaggregat eingebaut werden muss, was eie Verteuerung des Preises um 8% hervorruft. Nun möchten wir uns erkundugen, ob Sie mit dieser Verteuerung einverstanden sind.
Bitte, teilen Sie uns Ihren Entscheid mit.
Mit freundlichen Grüssen
(Unterschrift)
Helmut Wagner

 

Гельмут Вагнер и сын
Холодильные установки

Гельмут Вагнер и сын, абонентский ящик 256, 3500 Кассель

Шрадер и Леманн
Отдел закупок
Улица Макса Рихтера, 95
8770 Потсдам
 
Ваше сообщение от 02.04.2004 Наше сообщение от 04.04.2004 (0561) 8243-1 Прямой набор 8243 Кассель 08.04.2004
 

Встречный вопрос

Уважаемые дамы и господа,
Ссылаясь на Ваш заказ холодильной установки, мы должны сообщить Вам следующее: Выяснилось, что при заданном размере холодильной ёмкости должен быть использован более сильный охлаждающий агрегат, что повлечёт за собой увеличение цены заказа на 8%. Мы хотели бы знать, согласны ли Вы этим подорожанием.
Пожалуйста, сообщите нам своё решение.
С уважением,
(подпись)
Гельмут Вагнер

Письмо-предложение
Das Angebot

Письмом-предложением поставщик (der Lieferant) отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий вопрос, он благодарит за проявленный интерес и прелагает прейскурант, каталоги или условия типового договора (Allgemeine Geschaftbedingungen — AGB). Ответ на специальный запрос должен содержать ответы на все вопросы клиента.

Структура письма-предложения:

  1. Причина письма-предложения (Grund fur das Angebot).
  2. Ответы на вопросы (Beantwortung der gestellten Fragen).
  3. Дополнительные предложения (Zusatzangebot).
  4. Надежда на заказ (Hoffnung auf Bestellung).

Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить фотоматериалами, рисунками или образцами (das Muster). При определении цены (der Pries) указывают возможность скидки (der Prisnachlass, der Rabatt, das Skonto). Отдельно решаются вопросы об упаковке (die Verpakungskosten), транспортных расходах (die Frachtkosten), времени поставки (die Lieferzeit) и оплате (die Rechnung, die Bezahlung).


Пример письма-запроса:

Henneberg & Co
Schwarzwalder

Holzwarenindustrie Nagold

Herbert Henneberg & Co. Postfach 23.7270 Nagold

Spielwarenhandlung
Karl Reinhardt
Bremer Strasse 28
2000 Hamburg 12
 
Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 03.05.2005 Unsere Zeichen, unser Nachricht vom 28.04.2005 (07452) 4288 Hausapparat Nagold 10.05.2005
 

Angebot uber Spielwaren

Sehr geehrter Herr Reinhardt,
wir freuen uns, dass Sie Interesse an unseren Holzspielwaren haben und senden Ihnen gern den gewunschten Katalog mit der neuesten Preisliste.
Beachten Sie bitte unsere gunstige Liefer- und Zahlungsbedingungen am Ende des Katalogs.
Wir hoffen, dass unsere Holzspielwaren Ihren Verkaufsvorstellungen entsprechen und wir Sie bald beliefern konnen.

Mit freundlichen Grussen
Herbert Henneberg & Co.
ppa.
(Unterschrift)
Anette Prollius

 

Henneberg & Co
Schwarzwalder

Производство товаров из древесины. Нагольд

Herbert Henneberg & Co. Абонентский ящик 23, 7270 Нагольд

Магазин игрушек
Карл Рейнхардт
Бремер Штрассе, 28
2000 Гамбург 12
 
Ваше сообщение от 03.05.2005 Наше сообщение от 28.04.2005 (07452) 4288 домашний номер Нагольдт 10.05.2005
 

Предложение игрушек

Уважаемый господин Рейнхардт,
мы рады, что Вас заинтересовало наше предложение игрушек из древесного материала, поэтому мы охотно высылаем Вам наш каталог и новые прейскуранты.
Пожалуйста, обратите внимание на выгодные условия поставки и оплаты, описанные в конце каталога.
Мы надеемся, что наши товары удовлетворяют Вашим представлениям, и мы вскоре сможем их Вам поставить.

С уважением,
Herbert Henneberg & Co.
по доверенности
(Подпись)
Анетте Проллиус

Письмо-извещение о поставке
Die Lieferanzeige

Структура письма-извещения о поставке:

  1. Время, день поставки (der Liedertag).
  2. Способ поставки (der Versandweg).
  3. Указания на счет и оплату (Hinweis auf Rechnung und Zahlung).
  4. Особые указания на частичную поставку или отклонения от заказа (Besondere Angaben über Teillieferung oder Abweichungen von der Bestellung).

Firma A. Koch Wallstr. 12. 3150 Peine

Ihre Zeichen Ihre Nachricht vom 03.12.2004 Unsere Zeichen vom 08.12.2004 Telefon
(0 53 21)
2 25 78
Coslar 05.12.2004
 

Lieferanzeige

Sehr geehrte Damen und Herren,
Als Frachtgut senden wir Ihnen heute eine Teillieferung von 500 St. Nr. 43/75. Den Rest von 300 St. werden wir Mitte Januar liefern.

Mit fruendlichen Grüssen

Emil Otto & Co.

(Unterschrift)

Письмо-заказ
Die Bestellung

Заказы могут производиться на специальных бланках фирмы-поставщика, а также в форме делового письма. В этом случае письмо-заказ имеет свои особенности.

Структура письма-заказа:

  1. Ссылка на предложение, прейскурант, объявление в газете или другой источник (Bezug auf das Angebot, die Preisliste, die Zeitungsanzeige usw).
  2. Вид и качество товара, его количество и цена (Art und Güte der Ware, ihre Menge und Preis).
  3. Сроки и способ поставки (Zeit und Weg der Lieferung).
  4. Способ оплаты (Art der Bezahlung).
  5. Особые пожелания (Sonderwünsche): право обмена (Umtauschrecht), право возврата (Rücksendungsrecht) и т.д

Bankhaus
Friederich

Bauer

Bankhaus F. Bauer AG., Postfach 294, 6100 Darmstadt

Gerb. Winkelmann
Werbemittel
Rothschildallee 104
600 Frankfurt 1

Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 04.10.04 Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom 01.10.04 (0 6165)
1425-1 Durchwahl 1425124
Darmstadt 15.10.05
 

Bestellung

Sehr geehrte Damen und Herren,
wir danken Ihnen für Ihr Angebot. Endsprechend Ihrer Mustersendung bestellen wir:

200 Brieftaschen, Nr. 5714, schwarz, mit Prägedruck auf der linken Innenseite:

Bankhaus Friedrich Bauer AG,
Preis __,__ EU je Stück,

200 Geldbörsen, Nr 3272, schwarz, mit Prägedruck wie oben auf der linken Innenseite,
Preis __,__ EU je Stück.

Liefern Sie bitte binnen vier Wochen frei Haus. Bei Bezahlung innerhalb zweier Wochen nach Wareneingang ziehen wir 2% Skonto vom Warenwert ab.

Mit freundlichen Grüßen
Bankhaus Friedrich Bauer AG
ppa. (Unterschrift)
Inge Weber

Письмо-подтверждение заказа
Die Bestellungsannahme, die Auftragsbestatigung

Этот вид делового письма также может писаться на бланке или в свободной форме. Причем письмо может быть отправлено как заказчиком, так и фирмой-поставщиком, либо может быть ответом заказчика на повторный вопрос о возможности отсылки товара.

Структура письма:

  1. Благодарность за заказ (Dank fur die Bestellung).
  2. Заказ и условия повторяются или в случае необходимости дополняются (Bestellung und Bedingungen werden wiederholt und vervollstandigt).
  3. Ошибки исправляются (Irrtumer werden berichtet).
  4. Срок поставки (Liefertermin).

Клише и выражения писем-подтверждений заказов:

  • Jch danke fur Ihre Bestellung/ Благодарю за заказ
  • Ich freue mich, dass Ihnen mein Angebot gafallen ist, und werde…/ Я рад, что моё предложение Вам понравилось, и…
  • Wir bestatigen hiermit dankend den Erhalt Ihrer Bestellung vom…/ Мы с благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа от…
  • Wir bestellen zu den umstehenden Bedingungen…/ Мы заказываем на упомянутых выше (ниже) условиях…
  • Mit den Bedingungen… haben wir uns einverstanden erklart / Мы согласны с условиями…
  • Wir mussen leider berichten: das Stuck kostet… EU/ К сожалению, мы должны исправить: штука стоит… Евро
  • Wir haben Ihre Bestellung zur Lieferung Anfang Mai vorgemerkt/ Мы наметили поставку по Вашему заказу на начало мая

Пример письма

Telefax
An: Hrn. W. von Rhein
Fa: von Rhein Arzneimittel GmbH
Fax: 0102/334422
Von: Mann-Computer GmbH
Fax: 090/364704
Datum: 19.03.2004
Seiten: 1

Sehr geehrter Herr von Rhein,

Wir danken Ihnen fur Auftrag uber Schreibautomaten und bestatigen hiermit, dass wir gemass unseren allgemeinen Verkaufsbedingungen liefern konnen:

20 Schreibautomaten Modell X2AL zu einem Preis von EU 590,-/Stck inkl. Verpackung.

Lieftermin: 11 bis 20 Tagen
Lieferung: frei Ihrer Lubecker Fabrik
Zahlung: innerhalb 30 Tage
Wegen naherer Einzelheiten setzen wir uns mit Ihnen wieder in Verbindung.

Mit freundlichen Grussen,

Mann-Computer GmbH

Встречный (повторный) запрос
Die Rückfrage

При наличии несогласованностей между предложением и заказом или при изменении условий возникает необходимость встречного запроса.

Структура встречного запроса со стороны продавца:

  1. Благодарность за заказ (Dank für die Bestellung).
  2. Описание несоответствия, противоречия (Beschreibung der Unstimmigkeit).
  3. Поставщик предлагает решение (Lieferant schlägt Lösung vor).

Структура встречного запроса со стороны покупателя (изменение заказа — Änderung/Berichtigung zum Vertrag):

  1. Ссылка на договор или заказ (die Bezugnahme auf den Vertrag bzw. den Auftrag).
  2. Описание изменения или корректировки (die Änderung bzw. Berichtigung des Auftrags).
  3. Благодарность за дополнительные услуги (die Dankbarkeit für zusätzliche Bemühungen).

Клише и выражения писем — встречных запросов, изменений и дополнений к контрактам:

  • Wir danken Ihnen für den Auftrag/ Мы благодарим Вас за заказ
  • Gestatten Sie, Ihnen meinen herzlichen Dank auszusprechen/ Позвольте выразить Вам своё искреннее признание
  • Für Ihre Hilfe danken wir Ihnen im voraus/ Заранее благодарны Вам за помощь
  • In Bezugnahme auf Ihr Schreiben möchten wir erwähnen, dass…/ Касательно Вашего письма мы бы хотели упомянуть, что…
  • Wir sind mit Ihrem Vorschlag einverstanden./ Мы согласны с Вашим предложением.
  • Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass wir unsere Bestellung ändern./ К сожалению, я должен Вам сообщить, что мы изменяем наш заказ.
  • Bitte, teilen Sie uns Ihr Einverständnis zur Termin/Mengeveränderung mit./ Пожалуйста, сообщите нам своё согласие на изменение сроков/количества.

Пример письма встречного запроса со стороны продавца:

Kältetechnik GmbH
7654 Bayreuth
Postfach 98

Schlachterei Dorrmann
7365 Hollfeld
Südring 65
Herrn Dorrmann

Rückfrage

Sehr geehrter Herr Dorrmann,
bezugnehmend auf Ihre Bestellung über eine Kühlanlage und den Vertrag Nr. KA 76, den wir mit Dankbarkeit bestätigt haben, müssen wir Ihnen folgendes mitteilen: Es stellte sich heraus, dass bei der vorgegebenen Grösse des Kühlraums ein stärkeres Kühlagregat eingebaut werden muss, was eine Verteuerung von 11% hervorruft. Nun möchten wir uns erkundigen, ob Sie mit der Verteuerung des Preises um 11% einverstanden sind.

Mit freundlichen Grüssen,
(Unterschrift)
Hans Hase


Пример встречного запроса со стороны покупателя:

Herbert Draht
Emaillierwerk
Postfach 387
3140
Lüneburg

Dörnberg Quelle
Postfach 120
2463 Bad Oeynhausen

Berichtigung zum Vertrag
Betrifft: Vertrag 45/45367 vom 15.04.2005
Ersatzteile für Gerät MB-2K

Sehr geehrte Damen und Herren,
wir möchten Sie hiermit um folgende Berichtigung zum vorgenannten Vertrag bitten: Position 4 = 200 Stck Manschetten müssen in der Abmessung 45×65 geliefert werden.
Nicht 40×60 wie im Vertrag angegeben.
Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre diesbezüglichen Bemühungen.

Mit freundlichem Gruss
(Unterschrift)
H. Draht

Отзыв заказа
Der Widerruf der Bestellung

Структура письма-отзыва заказа:

  1. Указание на заказ (Hinweis auf die Bestellung).
  2. Обоснование отзыва (Begründung des Widerrufs).
  3. Извинение (Entschuldigung) и учет при дальнейших потребностях(Berücksichtigung bei späterem Bedarf)

Max Köhler & Co.
Elektrogrosshandel

Max Köhler & Co. Postfach 25 5880 Lüdenscheid

Sieber-Werke
Hafenstr. 5
4600 Dortmund
 
Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 15.04.2004 Unsere Zeichen, unser Nachricht vom 03.05.2006 (2 23 51)
Durchwahl 22 41
 

Widerruf unserer Bestellung über Heizspiralen

Sehr geehrte Damen und Herren,
Mit unserem Telegramm «Heizspiralen nicht liefern» haben wir unsere gestrige Bestellung über

500 Stück la Cromnickel-Heizspiralen, 700 Watt widerrufen.

Leider mussten wir die Bestellung zurückziehen, weil der Kunde der diesen Posten bestellt hatte, gestern abend seine Bestellung in die gleiche Menge Spiralen, 500 Watt, änderte. Von dieser Sorte haben wir jedoch noch genug auf Lager.

Unserem Kunden wollen wir gern entgehenkommen, weil er regelmässig grosse Menge abnimmt. Bitte, haben Sie Verständnis für unser Verhalten.

Mit freundlichen Grüssen.
(Unterschrift)
Max Köhler

 

Макс Кёлер & Co.
Оптова торговля электроприборами

Макс Кёлер & Co. Абонетский ящик 25. 5880 Люденшайд

Фабрики Зибера
Хафенштрассе, 5
4600 Дортмунд
 
Ваше сообщение от 15.04.2004 Наше сообщение от 03.05.2004 (2 23 51)
Прямой набор 22 41
 

Отзыв заказа нагревательных спиралей

Уважаемые дамы и господа,
Нашей телеграммой «Нагревательные спирали не поставлять» мы отменили вчерашний заказ 500 штук хром-никелевых спиралей (700 ватт).

К сожалению, мы вынуждены были отозвать поставку, поскольку наш клиент, сделавший этот заказ, изменил его вчера вечером на то же количество штук, но другой мощности (500 ватт). Спиралей в 500 ватт у нас еще достаточное количество на складе.

Мы пошли навстречу нашему клиенту, так как он регулярно заказывает у нас большие партии. Мы надеемся, что Вы отнесетесь с пониманием к нашим действиям.

Искренне Ваш,
(Unterschrift)
Макс Кёлер

Электронные деловые письма не должны быть набраны разноцветным шрифтом и сопровождаться смайликами. Также нужно избегать больших приложений. Одним из самых неприятных недоразумений являются орфографические ошибки, которые часто допускаются в электронных письмах. Поэтому включайте «Орфографию» и тщательно проверяйтет письмо на наличие ошибок.

Основные правила написания делового письма в электронном виде остаются такими же, как и при почтовой отсылке. Обязательными являются:

  • информативность и выразительность сообщения,
  • наличие формул приветствия и прощания,
  • абзацы между содержательными блоками.

В самом конце должна стоять подпись со всеми необходимыми почтовыми и электронными адресами, телефонами.

Каждое электронное письмо уже имеет заранее обозначенную шапку, состоящую из строк: адресат (To:), отправитель (From:), копии (Cc:), скрытые копии (Bcc).

Пример шапки делового письма:

Date: Thu, 16 Dez 1999 14:05:22 +0100
To: Erika Musterfrau [email protected]
From: Institut fuer Internationale Kommunikation [email protected]
Subject: Re: Anfrage Internetfortbildung im Februar 99
Cc: Ruediger Riechert [email protected]
Bcc: Matthias Jung [email protected]

Читать нужно следующим образом:

Данное письмо получил Матиас Юнг 16.12. Оно было отослано Эрике Мустерфрау секретарём Института Международной Коммуникации в ответ на её запрос. Копию письма получил также Рудигер Рихерт. О том, что Матиас Юнг также имеет копию этого письма, не известно ни Эрике Мустерфрау, ни Рудигеру Рихарту.

Некоторые рекомендации по заполнению шапки:

  1. Строка получателя письма должна быть по возможности персонифицирована, то есть содержать в себе имя и фамилию адресата: например, Erika Musterfrau <[email protected]>
  2. Строку отправителя также следует заполнять полностью, записывая имя и фамилию отправителя, для того, чтобы быстро и полно осведомить адресата о том, кто ему написал.
  3. Строка скрытой копии (Bcc) используется для лучшего обзора адресатов, либо для подчеркнутой конфиденциальности.
Abs. Absender, Absatz отправитель, абзац
Abt. die Abteilung отдел
Art. der Artikel артикул, товар
bfn. brutto für netto брутто за нетто
BLZ. Bankleitzahl индекс банка
btto. brutto брутто
d.h. das heisst т.е.
d.J. dieses Jahr в этом году
d.M. diesen Monat в этом месяце
einschl. einschliesslich включая
etc. et cetera и т.д.
evtl. eventuell возможно, при случае
exkl. exclusive исключая
fr. frei, franko франко
i.G. im Ganzen в целом
inkl. inklusive включая
i.V. in Vollmacht по полномочию
  in Vertretung за (перед подписью)
k.J. kommendes Jahr в будущем году
k.M. kommenden Monat в будущем месяце
k.W. kommende Woche на будущей неделе
l.J. laufenden Jahres в текущем году
lfd. laufend текущий
m.E. meines Erachtens по моему мнению
Mod. das Model модель
ntto. netto нетто
n.W. nächste Woche на следующей неделе
o.a. oben ausgeführt см. выше
o.O. ohne Obligo без обязательств
p. per, für за, по
p.a. per anno, jährlich ежегодно, на год
PLZ. Postleitzahl почтовый индекс
p.p. per procura по доверенности
Rng. das Reingewicht чистый вес
s. siehe см.
Sa. Summa сумма
s.o. siehe oben см. выше
Stck. das Stück штука
s.u. siehe unten см. ниже
Tr. die Tratte тратта (переводной вексель)
T/Ta. die Tara тара
u.a.m. und anderes mehr и прочее
u.U. unter Unständen смотря по обстоятельствам
V. der Vertrag договор
Val. die Valuta валюта
vgl. vergleiche сравни
v.J. voriges Jahr в прошлом году
v.T. von Tausend с тысячи
w.n. wie nachstehend как указано выше
w.v. wie vorstehend как указано ниже
z.T. zum Teil частично
zw. zwecks с целью
z.Hd. zu Händen лично в руки

12345

Проголосовало 1 чел.

Деловая переписка по электронной почте. Правила общения

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг. Главное, чтобы было понятно, о чем речь. А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

 

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

  1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
  2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
  3. Использовать кнопку «Ответить».

 

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее – цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум – размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики – ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

  • Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
  • В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижнем ряду справа (перед Shift).
  • Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
  • Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

 

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркнет красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте – кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

Автор: Илья Кривошеев

Правила деловой переписки: почта, мессенджеры, мемы


С развитием онлайн-сервисов люди все реже общаются лично или по телефону и все больше вопросов решают в переписке. Одни предпочитают использовать почту, другие уходят в чаты и мессенджеры. Кажется, что с этими каналами умеет работать каждый. Но на самом деле в онлайн-переписке легко допустить ошибку, которая испортит впечатление, подорвет веру в ваш профессионализм или вызовет скандал. Разбираем специфику бизнес-коммуникации в почте и мессенджерах: о чем нельзя забывать, а от чего лучше сразу отказаться.


Как написать e-mail, который не отправят в спам


Неумение писать деловые письма приводит к тому, что важные сообщения остаются без ответа, заинтересованные лица выпадают из диалога, получатели не понимают, чего от них хотят, а конфиденциальные данные оказывают в руках посторонних. Чтобы этого избежать, следуйте простым правилам:

  • Отвечайте на письма в течение двух часов. Если вы физически не успеваете это сделать (например, для сбора информации нужно два дня), напишите, что получили письмо, и укажите, когда сможете ответить.
  • Используйте функцию «Ответить всем». Вы можете получать ответы только от одного человека, но если в ветке при этом несколько получателей, значит, им всем нужно быть в курсе. Хотите обсудить конкретный вопрос приватно с кем-то из адресатов? Предупредите об этом остальных и заведите отдельную ветку.
  • Указывайте тех, от кого ждете ответа, в графе «Получатель». Людей, которым нужно просто ознакомиться с письмом и быть в курсе, внесите в поле «Копия».
  • Если письмо предназначено больше чем десяти людям, внесите их в графу «Скрытая копия». Иначе список получателей будет слишком длинным. Также эту функцию стоит использовать, если получатели не должны знать друг о друге.
  • Всегда заполняйте графу «Тема». Так адресат сразу поймет, о чем речь, письмо не затеряется и не попадет в спам. Тема должна быть конкретной и отображать суть письма. Например, «Вопрос по проекту» звучит слишком размыто, а «Мероприятие Сбербанка / Согласование сметы» — емко и понятно.
  • Здоровайтесь в начале письма и обращайтесь к получателю по имени. Так вы покажете, что письмо отправлено не автоматически и вы уважительно относитесь к адресату. Кроме того, если у письма несколько получателей, обращение поможет человеку понять, что вы ожидаете ответа или каких-то действий именно от него.
  • Обязательно проверяйте имена людей, названия компаний и продуктов. Здесь легко ошибиться и задеть получателя, показав ему свою невнимательность.
  • Вынесите главную мысль в начало. Это поможет читателю сразу понять, о чем пойдет речь.
  • Структурируйте письмо по принципу пирамиды. Разбейте текст на части с подзаголовками, четко идите от общего к частному или наоборот. В структуре должна прослеживаться логика.
  • Одно письмо = одна тема. Если информации слишком много, разделите ее на два письма и в первом укажите, о чем будет следующее.
  • Добавьте призыв к действию в конце письма. Четко объясните человеку, чего вы от него ждете.
  • Под текстом письма укажите свое имя, должность, название компании и контакты. Не заставляйте получателя тратить время на поиски этой информации. 
  • Внимательно вычитайте текст. Опечатки и орфографические ошибки портят впечатление и снижают уровень доверия к вашему профессионализму.
  • Убедитесь, что не забыли о вложениях. Если отправляете дополнительные файлы, прикрепляйте их до того, как начнете писать письмо. Перед отправкой проверьте, на месте ли все вложения и есть ли в тексте пояснение, что в этих файлах. 

Кидать ли мемы любимому клиенту


Мессенджеры — относительно новый канал бизнес-коммуникации, но он уже составляет конкуренцию электронной почте. Во многих компаниях это основной способ общения с коллегами. Например, Екатерина Макарова, сооснователь каршеринга BelkaCar, отмечает: «С появлением мессенджеров электронная почта начала понемногу терять популярность. Так как в каршеринге есть много вопросов, которые требуют немедленной реакции, мы пользуемся Telegram». Внешняя коммуникация с клиентами и подрядчиками тоже вполне может идти через чаты, мессенджеры и соцсети.


Общение между коллегами полностью регламентируется корпоративной культурой. Во внутренних чатах сотрудники могут шутить и разговаривать в крайне фамильярной манере, если в компании это считается приемлемым. Но внешняя коммуникация через мессенджеры, должна проходить только в деловом стиле. Чтобы не испортить впечатление при общении с клиентами, соблюдайте несколько правил:

  • Держите дистанцию. Мессенджеры — неформальный канал коммуникации, и общение в них кажется более приватным. Когда вы пишете человеку в мессенджер, вы вторгаетесь в его личное пространство. Поэтому стоит для начала поинтересоваться, удобно ли ему обсуждать там рабочие вопросы.
  • Старайтесь уместить свою мысль в одно сообщение. Людей раздражает, когда в деловой переписке приходится продираться через десяток реплик вроде «Привет!», «Не отвлекаю?» и «Просто тут такое дело…», чтобы добраться до сути вопроса.
  • Не используйте стикеры и эмоджи. За редким исключением они не подходят для деловой переписки с клиентом, даже если вы давно общаетесь и в целом придерживаетесь неформального стиля. Люди по-разному воспринимают одни и те же изображения и могут неправильно считать ваш посыл.
  • Соблюдайте деловой стиль. Хотя в мессенджерах мы общаемся в расслабленной манере, не нужно переносить эту привычку на деловую коммуникацию. Сленг, юмор, пренебрежение орфографией и пунктуацией недопустимы.
  • Скажите «нет» аудио- и видеосообщениям. Во-первых, не всем и не всегда комфортно их прослушивать. Во-вторых, получатель может воспринять это как знак того, что вы не готовы приложить усилия и набрать текст.
  • Представьтесь, если пишете человеку впервые. Это как минимум признак хорошего тона. Не заставляйте адресата гадать, кто вы — особенно если ваш никнейм не соответствует имени. 
  • Используйте хэштеги для навигации в переписке. Так и вам, и собеседнику будет легче искать важную информацию в диалоге.
  • Не пишите в нерабочее время. Не все готовы посвящать деловым вопросам 24 часа, а отвлекать человека от личных дел неэтично. 

Почта vs мессенджер


Для внутренней переписки каждая компания подбирает вариант на свое усмотрение. А чтобы выбрать оптимальный канал для внешней коммуникации, лучше прислушаться к мнению клиента. Просто уточните, где ему удобнее общаться. Главное, помните, что у каждого из способов есть свои недостатки и преимущества:

Почта


Плюсы:

  • Письмо на почту выглядит более официально, его воспринимают серьезнее. 
  • Можно скрыть часть получателей.
  • Чаще всего на сайтах компаний в качестве контакта указывают именно почту, так что получатель готов, что вы ему напишете.


Минусы:

  • Письмо может попасть в спам.
  • В отличие от чата, в почте нельзя узнать, прочитал ли человек письмо (если вы не установили заранее специальное расширение, например, MixMax).
  • Если в ветке переписываются сразу несколько человек, легко запутаться.
  • Обычно интервал между письмами дольше, чем между сообщениями в чате.

Мессенджеры и чаты


Плюсы:

  • Больше подходят для оперативной переписки.
  • Во вложениях легко найти файлы, которыми вы делились с адресатом.
  • Более широкий функционал. Например, можно удалять и редактировать сообщения после отправки или проводить голосования.


Минусы:

  • Общение в мессенджере может показаться клиенту нарушением личного пространства.
  • Во время переписки легко скатиться на фамильярный стиль общения.
  • Сообщение может потеряться в диалоге, и его будет трудно найти.




Чтобы лучше разобраться в правилах письменной деловой коммуникации, предлагаем прочитать следующие книги:


1. «Принцип пирамиды Минто», Барбара Минто

Автор книги, первая женщина-консультант McKinsey & Company, рассказывает о построении суждений и оформлении документов по принципу пирамиды. Книга помогает логичнее выстраивать свои мысли и доносить их до получателей.


2. «Искусство делового письма», Саша Карепина

Книга о том, как сделать деловое письмо работающим инструментом, способным убеждать. Автор, специалист в области письменной коммуникации, разбирает все ее аспекты и иллюстрирует примерами.


3. «Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

Книга научит избегать штампов и канцеляризмов в деловой переписке и строить ее по принципам уважения и заботы об интересах получателя.


4. «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева.

Авторы культовой книги о работе с текстами рассказывают, как писать убедительно, понятно и кратко. После прочтения вы научитесь анализировать собственные тексты и избавляться от лишних конструкций.  


5. «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц», Павел Безручко

Книга учит излагать мысли так, чтобы даже очень занятой человек смог быстро уловить суть написанного. Вы узнаете, как правильно формулировать цель своего обращения и создавать структуру документа. 

Теги

Тренинг деловой переписки для менеджеров по работе с клиентами

 

 

 

 

 

 

Продолжительность – 2 дня (10:00 – 18:00)
Целевая аудитория: менеджеры и специалисты по работе с клиентами.
Формат проведения –  практический тренинг (30% – теория, 70% – практика)
 Цели:

  • Повысить умение вести деловую переписку с клиентами быстро, уверенно, грамотно, результативно.
  • Повысить умения писать понятно, логично, структурированно, а также убедительно и аргументированно.
  • Познакомить с инструментами, помогающими убедительно представлять и отстаивать деловые интересы в письме, сохраняя клиентскую лояльность.
  • Познакомить с правилами написания деловых писем в ситуациях: пояснение ситуации, отказ, ответ на претензии.

 Особенности данного тренинга:

  • Перед тренингом возможно проведение анализа реальных писем участников, предтренинговая диагностика уровня письма, адаптация под этот уровень содержания тренинга.
  • Упражнения и примеры могут быть разработаны на основе реальных писем участников и быть далее предметом анализа и улучшения на тренинге
  • В ходе тренинга могут быть созданы шаблоны писем для использования в дальнейшей работе.

Программа

Тема 1. Деловая переписка в общении с клиентами. Правила и приемы.

  • Возможности и ограничения письменного общения.
  • Ключевые точки переписки. Что важно учитывать.
  • Как достигать цели?  Информировать или влиять? Особенности цели письма и инструменты ее достижения
  • Как формировать в письме деловой имидж компании и специалиста?
  • Как формировать лояльность адресата в письме?
  • Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга

  Тема 2. Как быстро и грамотно структурировать деловое письмо клиенту. Инструменты ясности смысла

  • Структура письма. Как с максимальной пользой использовать ее особенности?
  • Три важнейших точки в структуре письма.
  • Особенности вступительной части письма.
  • Объем, структура и логика основной части письма
  • Финал письма. Как закончить письмо, оставив инициативу переписки в своих руках? Ошибка, которую содержит большинство деловых писем.
  • Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга

 Тема 3. Письма-ответы. Письма-пояснения. Как отвечать клиенту предельно понятно?

  • Почему наши адресаты «тупят»: причины, по которым адресат не понимает информацию или многократно спрашивает об одном и том же.
  • С чего начать ответ, чтобы повысить вероятность понимания
  • Как писать, чтобы избежать повторного вопроса
  • Язык и структура понятного предложения
  • Дополнительные способы и приемы сделать сложную информацию более понятной для адресата.
  • Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга

 Тема 4. Письмо-закрепление договоренностей.

  • Ситуация применения
  • Особенности структуры
  • Обязательные смысловые компоненты. Их назначение и особенности
  • Иллюстрация типичных примеров

 Тема 5. Как писать деловые письма максимально убедительно и в нужном стиле?

  • Какие письма вызывают доверие, рождают желание прочесть их до конца и ответить адресату?
  • Формула убедительного делового письма.
  • Убеждающий смысл и убеждающая форма. Инструменты цивилизованного влияния в письме.
  • Стиль делового письма: официально-деловой и доверительно-деловой. Чем один отличается от другого? В каком стиле лучше общаться с клиентом?
  • Иллюстрация успешных и неуспешных практик. Анализ писем участников тренинга

 Тема 6 . Письма в ситуации нарушения деловых интересов. Как вежливо и корректно отстаивать деловые интересы в письме, сохраняя клиентскую лояльность?

  • Ситуация нарушения интересов.
  • Внутренняя позиция: пассивность, манипуляция, агрессия, ассертивность. Что выбрать?
  • Баланс «дела» и эмоций в письме.
  • Баланс лояльности и категоричности в письме.
  • Письмо-просьба. Как повысить вероятность позитивного ответа? Обязательные и подвижные компоненты. Структура письма.
  • Письмо-претензия Что выбрать: «кнут» или «пряник»? Как корректно указать на серьезность намерений. Как не навредить имеющимся деловым отношениям. Как завершить письмо. Варианты финала. Выбирайте целесообразный. Структура письма-предупреждения, письма-требования к деловому партнеру.
  • Письмо-отказ на необоснованные просьбы. Как написать отказ, отстоять деловые интересы и сохранить лояльность делового клиента/партнера. Инструменты создания категоричности или «мягкости» отказа в письме. Варианты финала. Структура письма. Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик.
  • Анализ примеров деловых писем из практики работы участников тренинга, анализ успешных практик
  • Иллюстрация типичных примеров

Тема 7. Эффективность работы с электронной почтой.

  • Внешние атрибуты цивилизованного e-mail письма к клиенту.
  • Что можно прочесть о вас между строк?
  • Мелочи, которые решают все.
  • Работа с полем «Тема» («Subject»). Работа с полями «Кому» («To»), «Копия» («Сс»),  «Скрытая копия» («Bсс»)
  • Работа с полем «Важность» письма («Priority»)
  • Работа с вложениями (Attaches)
  • Работа с полем «Переслать» («Forward»)
  • При написании писем-ответов
  • При продолжительном отсутствии на рабочем месте

Формы работы, используемые на тренинге:

  • Мини-лекции
  • Иллюстрации и анализ писем
  • Индивидуальные и групповые упражнения


типов профессиональных деловых писем

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо или отправить профессиональное электронное письмо. От подачи заявки на новую работу, написания благодарственной записки, отправки записки с извинениями или отправки прощального электронного письма при отбытии — существует множество обстоятельств, при которых потребуется письмо или электронное письмо надлежащего формата.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой.Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.

Деловое письмо включает контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Что вы должны включить в профессиональное письмо, написанное для деловых целей? Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.Деловое письмо включает в себя контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Есть правила для всего, от того, насколько широкими должны быть поля букв, до шрифта какого размера использовать.

  • В целом, разумно, чтобы основная часть вашего делового письма была прямой и краткой.
  • Объясните, почему вы пишете в первом абзаце,
  • В следующем абзаце укажите подробности, а
  • Используйте заключительный абзац, чтобы повторить причину написания
  • Поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните о дальнейших планах

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для разнообразной переписки по работе и деловой переписке, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.Используйте эти образцы как отправную точку, когда вам нужно написать собственное письмо.

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Дженнифер Фамилия
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}
555-555-5555
email @ email.com

17 июня 2020

Мишель Фамилия
Менеджер
Название компании
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}

Уважаемая госпожа Фамилия:

Большое спасибо за то, что нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Как я уже упоминал в нашем разговоре, я был покупателем вашего магазина с тех пор, как на свое пособие за третий класс купил свою самую первую пару вязальных спиц. Для меня большая честь, что вы подумали о продаже одного из моих оригинальных творений в The Yarn Company вместе со своими собственными работами.

Мы обсудили пробную консигнационную схему, при которой часть продаж пойдет в магазин. Мне это более чем приятно.

Дайте мне знать, как вы хотите действовать. Я доступен почти во второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу [email protected], и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

Спасибо и всего наилучшего,

Дженнифер Фамилия

Расширять

Другие шаблоны и форматы деловых писем

Шаблон делового письма
Этот шаблон включает всю информацию, которая должна быть включена в деловое письмо.Есть примеры каждого раздела письма и советы по выбору стиля для переписки.

Формат для написания делового письма
Этот формат письма включает информацию о выборе подходящего макета, шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Письма с извинениями
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег.Используйте эти письма, если вы допустили ошибку, плохо себя вели, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы допустили ошибку и вам нужно извиниться.

Благодарственные письма
Очень часто в отзывах на работе преобладают негативные. Если кто-то, с кем вы тесно сотрудничаете, отлично справляется со своей работой, не упустите возможность похвалить и дать положительный отзыв. Отправка письма — хороший способ показать сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям, насколько вы их цените.

Деловые благодарственные письма
Если кто-то окажет вам услугу или поможет вам каким-либо образом, всегда не забудьте отправить благодарственное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы найти образцы писем с благодарностью для бизнеса для различных сценариев, связанных с бизнесом и трудоустройством.

Письмо об отказе от кандидата
Когда вы отвечаете за прием на работу, вам нужно будет сообщить соискателям вакансии, когда они не получат эту должность. Вот пример письма с отказом от кандидата для отправки человеку, который не был выбран для работы.

Поздравительные письма
Все любят, когда их признают за свои достижения, даже если это всего лишь быстрое сообщение электронной почты или рукописная заметка. Ознакомьтесь с образцами поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других дел, связанных с бизнесом.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто удобно отправлять рукописные или распечатанные заметки по почте, в наши дни более распространено электронное письмо. Здесь вы найдете примеры электронных писем, связанных с бизнесом и работой.

Письма сотрудникам
Просмотрите образцы писем сотрудников и писем для кандидатов на работу, включая рекомендательные письма сотрудников, письма с предложениями о работе, благодарственные и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо с подтверждением трудоустройства
Арендодатели часто запрашивают письма с подтверждением занятости, чтобы подтвердить, что человек работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо, и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных писем, чтобы коллеги, клиенты и ваши знакомые знали, что вы движетесь дальше. Отправка прощального письма — хороший способ сообщить людям новую контактную информацию, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма-запросы
Используйте письма-запросы, чтобы запрашивать встречи и узнавать о возможностях трудоустройства, которые не были объявлены. Эти письма — способ получить доступ к потенциальному работодателю, который не опубликовал список доступных вакансий.

Письма с предложениями о работе
Примеры писем с предложениями о работе, письма с отказом от работы, встречных писем и других писем, связанных с предложениями о работе.

Письмо о повышении должности
В письме о повышении должности содержится информация о повышении, включая новое звание, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Образцы писем о поиске работы и карьерных сетей, включая рекомендательные письма, рекомендательные письма и информационные письма для установления контактов.

Письмо новому сотруднику
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также подробные сведения, которые следует включить в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Пример сообщения электронной почты, уведомляющего сотрудников компании о продвижении.

Рекомендательные письма
См. Примеры рекомендательных писем, рекомендательных писем, личных рекомендаций, профессиональных рекомендаций, ссылок на персонажей и академических ссылок.

Реферальные письма
Примеры реферальных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма с указанием сотрудников, коллег или знакомых для работы, а также примеры сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об увольнении
Если вы планируете уволиться с работы, ознакомьтесь с этим письмом об увольнении и примерами электронной почты. Их можно использовать в различных ситуациях, включая увольнение с уведомлением, увольнение по электронной почте и немедленное увольнение.

Письма о выходе на пенсию
См. Примеры писем для объявлений о выходе на пенсию, когда вы выходите на пенсию, а также поздравительных писем и электронных писем для знакомых, которые вышли на пенсию.

Письмо об увольнении
Образец увольнения сотрудника из организации.

Письма с приветствием
Примеры писем с приветствием для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу после отпуска.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о приеме на работу, может быть полезно начать с шаблона.Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об увольнении, рекомендательных писем и писем для интервью.

Деловое письмо — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления о приеме на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений. Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, реклама, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор. В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников. Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:

  • Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
  • Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?
  • Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?
  • Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
  • Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
  • Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
  • Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
  • В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Заголовок. Уместно ли обращаться к вашей аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.

Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?

Культура . У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:

  • Что это за документ (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?
  • Какова общая длина документа?
  • Как организован документ?
  • Какова длина абзацев или разделов?

Как организовано деловое письмо?

Общая организационная модель, используемая в разных жанрах в деловой переписке, — это OABC: открытие, повестка дня, тело и завершение.Хотя точное содержание вашего вступления, повестки дня, тела и закрытия может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:

  • Начало: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или предметом обсуждения. Это позволяет им узнать, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
  • Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения.Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
  • Body: В этом разделе вы изложите свои основные идеи и передадите читателю свое общее послание. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
  • Завершение: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и при необходимости включаете любые последующие действия или рекомендации. В большинстве случаев вы можете попросить о встрече для дальнейшего обсуждения ваших идей.

Какие соображения стиля распространены в деловой письменной форме?

Деловые писатели предпочитают четкое и лаконичное общение.Когда вы пишете в бизнесе, тщательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам более эффективно общаться:

Активная голосовая связь. Один из навыков делового письма — как тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой актер предложения является его грамматическим субъектом. В целом, активный голос кажется более четким, прямым и лаконичным, чем пассивный — все это элементы хорошего делового письма.Однако пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.

Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочтет простой и понятный язык жаргону, потому что он позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с жаргоном. Спросите себя, может ли этот язык использоваться как стенография или помогает установить ожидания или нормы в деловых отношениях.Понимание вашей аудитории и того, почему они могут решить использовать жаргон или избегать его, поможет вам определить, что лучше всего подходит для вашего собственного письма.

Тон. Хотя деловой текст должен быть ясным и кратким, «краткий» не обязательно означает «грубый». Во время написания подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:

    Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам никакого финансирования.
    После тщательного изучения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.

Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первая версия, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, также может быть полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тональности после прочтения документа.Что можно сказать домой? Выделяется ли какой-либо язык неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где письмо более или менее убедительно? Если вы хотите получить больше идей, просмотрите наши раздаточные материалы по получению отзывов.

Пересмотр

Есть много обстоятельств, при которых деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Обдумывание каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.

Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:

  • Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?
  • Соответствует ли каждый компонент руководству по длине и (если имеется) или иным образом передает ваше сообщение кратко? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы можете иметь в виду, когда пишете для бизнеса.
  • Четко ли организована информация ?
  • Как унифицирован сообщение передается всеми компонентами, взятыми вместе?
  • Ваши идеи полностью разработаны? , или у вашего читателя могут возникнуть важные вопросы?

По мере того, как вы отвечаете на эти вопросы и начинаете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.

Примеры деловой переписки

Теперь, когда вы готовы приступить к написанию, вы можете увидеть несколько примеров делового письма, которые помогут вам в процессе написания. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации.Дополнительные примеры можно найти на портале резюме и писем University Career Services.

Сопроводительные письма к заявкам

Может быть, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению на работу или стипендию. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные особенности и соглашения, он по-прежнему соответствует шаблону организации OABC и обычно занимает 3-4 абзаца.

  • Открытие: В начале письма укажите причину, по которой вы написали. Обычно это включает упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите, как вы узнали о работе.
  • Повестка дня: В сопроводительном письме раздел вашей повестки дня закладывает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала суммируя ваш интерес к должности, компании или организации. Что отличает вас от конкурентов? Почему вам интересно работать на этой должности или в компании? Этот раздел можно объединить с первым абзацем.
  • Body: Здесь вы подчеркиваете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, свидетельствующие о ваших лидерских качествах, и ваше образование. Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете определить другие способы, которыми вы подходите для компании или должности, например, приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам право на работу, а не просто повторяйте информацию, как она представлена ​​в вашем резюме.
  • Закрытие: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и подходите читателю, пришло время запросить интервью и, при необходимости, сослаться на свое резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для дальнейших действий. Обязательно закройте письмо, поблагодарив читателя за время и внимание, прежде чем печатать и печатать свое приветствие и имя.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (образец №1) было отправлено недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не указывает, где она узнала о вакансии, потому что она не уверена, доступна ли вакансия.

Образец № 1

6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемый директор по персоналу:

Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected] Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Раймонд Крок

Образец № 2

6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемая госпожаЛамоника Джонс:

Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я ожидаю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени завершу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ребекка Брок

Сопроводительные письма для отправки информации

Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — скажем, отправку резюме рекрутеру или отправку проекта на курс — и даже могут иметь форму электронного письма.Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто содержат всего один или два коротких абзаца, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:

  • Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
  • Повестка дня: В необязательный второй абзац вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете в качестве повестки дня для вашего читателя. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.
  • Body: Затем вы можете перейти к изложению одного или двух ключевых моментов, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
  • Закрытие: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку затрагивает способ сбора информации.

Образец № 1

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаю окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения компании Eastern, о нашей установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company ,. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по адресу, указанному ниже, если я могу ответить на какие-либо вопросы.

С уважением,

Нора Кэссиди
Менеджер по техническим услугам
[email protected]

Приложение: Отчет

Образец №2

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Obstructed View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаем отчет с оценкой нашего годового энергопотребления в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.

Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющим производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]

Приложение: Отчет

Работы консультировались

Мы ознакомились с этими работами при написании данного проспекта. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования.Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.

Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. 2015. Writing & Speaking for Business , 4-е изд. Прово, штат Юта: Академическое издательство Университета Бригама Янга.

Кови, Стивен. 2002. Style Guide for Business and Technical Writing , 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови.

Локер, Китти и Донна Кинцер.2012. Деловые и административные коммуникации , 10-е изд. Бостон: Макгроу-Хилл.

О’Хара, Кэролайн. 2014. «Как улучшить свое деловое письмо». Harvard Business Review , 20 ноября 2014 г. https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.

Правительство США. 2011. «Федеральное руководство по простому языку». Plain Language, март 2011 г. https://www.plainlanguage.gov/guidelines/.

Программа письма Университета Северной Каролины. 2019. The Tar Heel Writing Guide , rev. изд. Чапел-Хилл, Северная Каролина: Программа письма UNC.


Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill

Сделать подарок

Деловая переписка — Центр развития карьеры — Иллинойсский университет, Спрингфилд

Как профессионал, вы должны будете писать профессионально.На этом этапе развития карьеры вы должны получать предложения о собеседовании, а также предложения о работе.

Необходимо знать, как правильно реагировать и действовать в различных ситуациях. Здесь вы найдете инструкции для различных типов деловой переписки, включая благодарственные письма, письма с предложениями о работе и стандарты профессиональной переписки по электронной почте.

Разработка благодарственных писем

Благодарственные письма — недостаточно используемый инструмент в процессе поиска работы.Благодарственное письмо полезно в различных обстоятельствах: после собеседования, после встречи с рекрутером на ярмарке вакансий / вакансий, после информационного собеседования и после того, как вы получили запрошенные вами материалы от компании или организации. Существует много споров о лучшей форме для благодарственного письма (рукописное или напечатанное, отправленное по электронной почте или отправленное по почте). В каждой ситуации вы должны поблагодарить работодателя / рекрутера / интервьюера за потраченное время.

Благодарственные письма после собеседования

  • Поблагодарить интервьюера за потраченное время
  • Вы можете отправить по одному каждому человеку, с которым вы беседовали, индивидуально или в составе группы.Письмо, которое вы отправляете своему потенциальному начальнику, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге, входившему в комитет по поиску
  • Уточните то, что вы, возможно, сказали во время интервью, или коснитесь того, что, по вашему мнению, может вызывать постоянную озабоченность
  • Напомните работодателю о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подтвердите, что вы подходите для компании или организации
  • Сообщите работодателю, если вас больше не интересует должность
  • Всегда оставайся позитивным и вежливым hgy

Благодарственные письма после информационного интервью

  • Поблагодарить интервьюера за потраченное время
  • Поблагодарить интервьюера за предоставленную информацию
  • Держите дверь открытой для контакта в будущем

Благодарственные письма после ярмарки вакансий

  • Поблагодарите рекрутера за его / ее время на Ярмарке вакансий (укажите дату и место)
  • Поблагодарить интервьюера за предоставленную информацию
  • Подтвердите свой интерес к компании / организации и, если применимо, к конкретной должности
  • Запросить дополнительную информацию и визитку у рекрутера

Электронная почта vs.Рукописный

По поводу способа отправки благодарственного письма ведется много споров. Написанные от руки благодарственные письма или даже напечатанные благодарственные письма, отправленные по почте, по-прежнему являются стандартным методом. Отправленные по электронной почте благодарственные письма уместны только в том случае, если вы знаете, что решение будет принято до того, как отправленное письмо будет доставлено работодателю. В этой ситуации все же рекомендуется отправить бумажную копию, так как она, скорее всего, будет размещена вместе с материалами вашей заявки.

Шаблоны и образцы

для благодарственных писем доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.


Этикет с благодарственным письмом

Один из самых простых способов заработать себе профессиональную репутацию — это соблюдать этикет при написании благодарственных писем. Люди, которые находят время, чтобы написать красивую благодарственную записку там, где это необходимо, награждаются многими способами. Некоторые работодатели будут отдавать предпочтение кандидатам, которые отправляют благодарственные письма интервьюерам, а некоторые могут даже дисквалифицировать кандидатов, которые не отправляют благодарственные письма.Менее 50 центов, которые потребуются для отправки простой записки, скорее всего, вознаградят вас чем-то гораздо более ценным — будь то новые профессиональные отношения, поиск работы или направление, или даже предложение о работе.

Благодарственные письма

  • Убедитесь, что вы знаете, когда благодарить человека. Если у вас есть сомнения, все равно отправьте спасибо.
  • Отправить всем огромное спасибо. Письмо, которое вы отправляете потенциальному боссу, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге.
  • Будьте быстрыми — в идеале, через один-пять дней после этого.
  • Дважды проверьте имена, заголовки и написание. Ошибочное написание имени или обращение к записке не тому человеку может быть очень оскорбительным.
  • Благодарность должна соответствовать той помощи, которую вы получили. Если вам просто удалось встретиться с рефералом, достаточно написать рукописную заметку. Если процесс продолжается какое-то время, время от времени звоните (или пишите по электронной почте), чтобы рассказать о своем прогрессе и вкратце поблагодарить. Если рекомендация превращается в выгодное предложение о работе, вам следует подумать о том, чтобы отправить цветы или небольшой подарок.В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека, бизнес-ланч может быть даже уместным.
  • Избегайте электронных писем, которые обычно кажутся неформальными. Марки стоят менее 50 центов, и впечатление, которое вы произведете с помощью персонализированного письма или записки, будет стоить гораздо больше.
  • Если вы все же решите написать по электронной почте, отнеситесь к этому серьезно. Избегайте разговоров в чате и используйте правильную грамматику, орфографию и пунктуацию.
  • Рукописные открытки обычно лучше всего. Только убедитесь, что ваш почерк разборчивый! Если вы не уверены, вы можете ввести заметку или написать письмо в деловом стиле.Всегда оставляйте место, чтобы подписать записку, используя красивую синюю или черную ручку.
  • Если вы решите отправить подарок или цветы, узнайте получателя. Прежде чем отправлять цветы или еду, узнайте об их интересах и о том, есть ли у них аллергия.

Всегда проверяйте орфографические и грамматические ошибки.

Написание письма

Что включить:
  • В первом абзаце должно быть указано, где и когда вы встретились с интервьюером. Также поблагодарите их за уделенное время и подтвердите свой интерес к их компании или организации.
  • Во втором абзаце следует упомянуть, что вам особенно нравится в их компании, и следует подкрепить аргументы в поддержку вашего интереса или заявки.
  • Третий абзац — это место, где можно упомянуть то, о чем вы хотели бы сообщить во время встречи или мероприятия. При необходимости вы также можете подтвердить свое понимание следующих шагов в процессе подачи заявления / собеседования.
  • В заключительном абзаце следует поблагодарить интервьюера за время и усилия, потраченные на общение и / или обсуждение, и предоставить возможность для дальнейших действий.

После интервью

  • При необходимости вы можете уточнить то, что вы, возможно, сказали, или решить сохраняющиеся проблемы.
  • Напомните интервьюеру о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подчеркните, насколько вы подходите для компании.
  • Сообщите им, если ваша позиция больше не интересует.
  • Всегда оставайся позитивным.
  • После информационного интервью / встречи
  • Благодарим интервьюера за предоставленную информацию.
  • Держите дверь открытой для контакта в будущем.

После карьеры или ярмарки вакансий

  • Поблагодарите интервьюера за предоставленную конкретную информацию.
  • Подтвердите свой интерес к компании и, если возможно, к конкретной должности, о которой вы узнали.
  • Запросить дополнительную информацию и визитку у рекрутера.

Письма с предложениями о работе

Предложения о работе требуют, чтобы вы ответили соответствующим образом.Вы можете связаться с работодателем по телефону после того, как получите предложение, но вы всегда должны отправлять письмо, уведомляющее работодателя, если вы принимаете или отклоняете вакансию. Ниже вы найдете инструкции о том, как написать письмо, чтобы принять или отклонить предложение о работе.

Письма об акцепте оферты

Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия должности; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам.Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами в преддверии вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Письма об отклонении предложения

Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность.Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.

Шаблоны и образцы

для писем с предложениями о работе доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.


Использование электронной почты для корреспонденции

Электронная почта стала основным способом общения профессионалов в нашей культуре и подчиняется нескольким простым правилам этикета.Отправленное электронное письмо не может быть восстановлено, поэтому крайне важно, чтобы ваши электронные письма отражали вас наилучшим образом.

Простые рекомендации, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых писем:

  • Отправляйте электронную почту с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. то есть [email protected] подходит, а [email protected] — нет.
  • Не используйте смайлы! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать свои мысли без смайлов.
  • Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять же, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
  • Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
  • Укажите свою контактную информацию
  • Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
  • Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.

Приведенные выше принципы применимы к большинству видов деловой переписки.

Посмотреть статью об Этикете электронной почты


Информационное собеседование и запросы о вакансии

Письма об акцепте оферты

Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия должности; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением.Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами в преддверии вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Просмотреть и принять образец предложения.

Письма об отклонении предложения

Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность. Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением.Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.

Посмотреть и отклонить образец предложения.


Инструменты для деловой переписки


Дополнительные ресурсы

форматов для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе своим объемом защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы обнаружим, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые более неформальны и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление.Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

  • Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

    • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой доступ не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    • Всегда держите читательские выгоды перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным; не будьте слишком формальными.
    • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    • Используйте в письме активную речь и личные местоимения.
    • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

  • Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  • Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  • Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  • Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  • Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
  • Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  • Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  • Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  • Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  • Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочный стиль .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока

Имя отправителя
Адрес отправителя

(1 место)
Сегодняшняя дата

(четыре раскрывающиеся строки)

Фирменное наименование получателя

Внимание: человек идет на

Адрес получателя

(две выпадающие строки)

Уважаемое имя:

В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.У вас , а не , нужно вообще отступать. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице.

Вам нужно использовать только один пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку.

С уважением,

(раскрывающиеся четыре строки)

Подпись здесь

Добавить название,
Добавить заголовок

[Идентификационные инициалы]

Корпуса:

куб.см: Название

Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублоков

Сегодняшняя дата

(четыре раскрывающиеся строки)

Фирменное наименование получателя

Внимание: человек идет на

Адрес получателя
(1 строка)
Уважаемое имя:
(1 строка)
В этом типе полумодифицированной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при вычислении поля, на котором бланк помещается на странице.

(1 строчный интервал)
Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль.

С уважением,

(через четыре строки вниз)

Подпись здесь

[Идентификационные инициалы]

Корпусов:

куб.см: Название

Имя

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы сделаете всю форму правильно и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока

Адрес отправителя

Телефон отправителя

Сегодняшняя дата
RE: что это за буква
(раскрывающиеся 4 строки)

Имя получателя

Фирменное наименование получателя

Адрес получателя
(1 пробел)
Внимание: человек собирается на

(1 пробел)

Уважаемое имя:

(1 пробел)

В этом типе печатных букв все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при вычислении поля, на котором он будет помещен на странице.
(1 строка)
Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто настраиваются в соответствии с их предпочтительным стилем.
(1 строка)
Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе.
(1 строка)
С уважением,

(через четыре строки вниз)

Подпись здесь

[Идентификационные инициалы]

Корпусов:

куб.см: Название

Имя

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Письма-благодарности — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы

Адрес отправителя

Ваш номер телефона
(1 строка)
Сегодняшняя дата
(1 строчный интервал)

Бумажная компания Big C

Внимание: Лиза Лупи

Адрес получателя

(1 строка)
Уважаемая мисс Лупи:
(1 строка)
Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба последних наших заказа с вашей компанией не были выполнены полностью. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью.
(1 строчный интервал)

Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы по этому поводу.

(1 строка)
С уважением,

(через четыре строки вниз)

Подпись здесь

Патти Пейпер Чейзер,

Супервайзер по контролю качества

Корпуса: копии последних упаковочных листов и заказов

cc: Бухгалтерия

Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю были причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Обычно они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным документом и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

  • Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
  • После открытия необходимо указать подробности проблемы.
  • Укажите новость или решение.
  • Сообщите читателю о причинах принятого решения.
  • Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были приняты во внимание перед принятием решения. Письмо с плохой новостью не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого он должен оставить у человека чувство, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

  • Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
  • Язык письма должен быть неэмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
  • Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
  • В письме-запросе должно быть четко указано, что вам что-то нужно, и должна быть выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

  • Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
  • Они прямые по стилю и очень по делу.
  • У них нет приветствий.
  • У них нет бесплатного закрытия.
  • Они используются для передачи нечувствительных сообщений.
  • Они имеют формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о служебной записке как о том, как сделать объявление компании по громкоговорителю для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямолинейны и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От кого: Номер Лизы, бухгалтерия

Дата: 15 апреля 2018 г.

Re: Обновления налоговой формы

Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее:

· Водительское удостоверение

· Карточка социального страхования

· Значок сотрудника

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение представляет собой более короткую и лаконичную версию более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

  • Краткое содержание не должно превышать одной страницы.
  • Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном тексте документа.
  • Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  • Стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его написать.

  • Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  • Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны появиться в том же порядке, что и в основном документе.
  • Укажите каждую точку в простом, декларативном и прямом утверждении.
  • Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  • По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие нетехнические читатели могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании статей для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

  • Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  • Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  • Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании для международной аудитории.
  • Постарайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где это возможно.
  • Избегайте двусмысленности.
  • Не используйте латинские сокращения.
  • Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

  • Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  • Если возможно, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  • Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма

Адрес отправителя

Ваш номер телефона
(1 строка)
Сегодняшняя дата

Имя получателя
Адрес получателя
(1 строка)
Уважаемый господин.Сильфоны:
(1 строка)
Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней.
(1 строка)
Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по оформлению и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады.
(1 строка)
Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне.
(1 строка)
С уважением,

(четыре раскрывающиеся строки)

Подпись здесь

Линда видоискатель

Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

6 видов деловой переписки, которые можно рассмотреть

Предприятия бывают разных типов. У нас есть маленькие или большие, национальные или местные, частные или государственные, партнерские или собственные, производственные или сервисные, а также конкурентные или монополистические.Тем не менее, все эти компании разделяют определенные подходы и проблемы в данной бизнес-среде. Они работают с людьми как внешне, так и внутри, и их заинтересованные стороны могут включать сотрудников, владельцев, клиентов и даже сообщество.

У предприятий также есть несколько функциональных разделов, таких как продажи, счета, персонал, маркетинг, администрирование, закупки и секретарские услуги. В каждом из этих отделов есть люди, которые ими управляют, и для того, чтобы они функционировали безупречно, они должны общаться.

Аналогичным образом, другие лица, которые имеют дело с этим бизнесом, включая поставщиков и клиентов, должны в какой-то момент связаться с любым из этих отделов. Чтобы иметь возможность эффективно общаться между всеми отделами, важно обращать внимание на различные типы писем или корреспонденции, которые используются, а также на их особенности.

Говоря о различных типах корреспонденции, мы сосредотачиваемся на письмах, которые идут в обе стороны. Другими словами, это письма от организации другим лицам и агентствам и письма от других агентств и частных лиц организациям.К видам деловой переписки относятся:

1. Внутренняя переписка

Это относится к письменному общению между отделами, сотрудниками, подразделениями и филиалами одной компании. Внутренняя переписка обычно бывает формальной или неформальной. По большей части регулярная внутренняя переписка обычно носит менее формальный характер, например, когда руководитель дает некоторые инструкции персоналу. Электронная почта обычно используется при отправке внутренней корреспонденции.

Другие типы внутренней корреспонденции включают меморандум, письмо о повышении в должности, письмо об увольнении, письмо с одобрением, письменный выговор, официальные запросы и объяснения.Обычно такое сообщение обычно печатается на бумаге, которую отправитель подписывает, а получатели получают физически.

2. Внешняя переписка

Этот тип корреспонденции происходит между двумя организациями или между одной организацией и ее клиентами. Это письменное сообщение, которое компания направляет сторонам, которые ей не принадлежат.

Внешняя корреспонденция в основном направляется кредиторам, потенциальным клиентам, поставщикам, продавцам, финансовым учреждениям, бухгалтерским и юридическим фирмам, кредиторам, донорам, спонсорам, правительственным учреждениям, аффилированным лицам и другим офисам, которые ведут дела с компанией прямо или косвенно.

3. Торговая переписка

Это относится к коммуникации, ориентированной на продажи. Сюда входит обсуждение, связанное с продажей услуги или продукта, а также другая деятельность, связанная с продажами. Торговая корреспонденция может состоять из писем о скидках, маркетинговых писем, счетов-фактур, отчетов о продажах, предложений по продажам, подтверждения заказа, разрешительных писем, выписок из счетов, инкассовых писем, заказов на покупку и т. Д.

Чтобы эффективно общаться и, возможно, генерировать продажи, необходимо знать, как составляются качественные коммерческие письма.Рекламные письма и письма с предложениями должны быть правдивыми и не содержать никакой вводящей в заблуждение информации. Хорошее общение важно для предотвращения финансовых проблем, пропущенных платежей и долгов. Кроме того, другие формы коммерческих писем, такие как заказы на покупку, счета-фактуры и инкассовые письма, должны содержать точную информацию.

4. Персональная переписка

Этот тип переписки носит индивидуальный характер и включает эмоциональные и личные факторы.Несмотря на то, что она помечена как персонализированная, переписка также может использоваться в деловых целях. Подходящие примеры включают благодарственные письма, благодарственные письма, рекомендательные письма, письма-просьбы, письма-запросы и тому подобное.

Личная переписка не может иметь строго формального тона. Хотя его можно отправить по электронной почте, настоятельно рекомендуется физически написанное письмо, потому что оно имеет индивидуальный характер. Вы можете написать письмо на обычной офисной бумаге или блокноте.Вы также можете использовать поздравительную открытку.

5. Проспекты

Циркуляры

относятся к уведомлениям, рассылаемым огромному количеству лиц в компании. Они также известны как объявления или служебные инструкции. Обычно общие объявления, такие как сведения о собраниях с акционерами, новая контактная информация, инструкции по протоколам и многое другое, передаются посредством циркуляров.

Учитывая, что проспекты нацелены на охват большого числа читателей, вам следует писать их для члена вашей целевой аудитории.Другими словами, пусть они будут общими, чтобы они понравились любому человеку, который их получает.

6. Обычная переписка

Это переписка, связанная с обычными манерами. Примеры обычной переписки включают заказы, приглашения, ответы, запросы, подтверждения и письма о назначении.

Почему важна переписка?

Деловая переписка полезна для повседневных деловых операций организации. Используя его, люди в компании могут легко общаться друг с другом.Это также помогает организациям заключать сделки и поддерживать отличные профессиональные отношения с различными деловыми партнерами, клиентами и даже другими предприятиями.

Письменное общение служит формальным способом общения при сохранении профессионализма между сотрудниками, организациями и клиентами. Он также может предоставить в будущем ссылку на сообщаемые подробности.

Для каждого в организации критически важно уметь выражать свои мысли в письменной форме, будь то электронная почта или бумажный носитель.Профессионализм, подбор правильных слов, искренность и вежливость, в то же время соответствие, могут существенно повлиять на имидж вашего бизнеса.

Итак, используйте деловые письма, чтобы поддерживать репутацию вашей компании и строить доброжелательные отношения как на местном, так и на международном уровне. Если у вас есть собственный бизнес и вам нужна финансовая помощь, Lending Bee поможет вам. Наши бизнес-кредиты имеют низкие процентные ставки и гибкий график погашения.

Какие семь частей делового письма? — Процветающий малый бизнес

Написание профессионального делового письма — важная часть делового общения.

Письменное общение с клиентами, поставщиками или другими предприятиями — это развитый навык, требующий практики.

Понимание правильного формата делового письма, частей делового письма и практика написания являются ключом к эффективной деловой переписке.

Деловое письмо немного более формально, чем другие письменные деловые сообщения, такие как электронная почта, служебные записки или текстовые сообщения.

Важно знать аудиторию, чтобы тон письма мог быть профессиональным, но не слишком формальным.

При составлении письма автор должен исходить из предположения, что у читателя ограничено время, и что они ищут итоги и их отношение к ним.

Убедитесь, что суть письма ясна, конкретна и по существу, чтобы читатель мог быстро оценить письмо.

Во многих случаях деловое письмо является первым впечатлением, поэтому важно обеспечить точность содержания и отсутствие ошибок.

Сюда входит проверка письма на предмет ясности и опечаток.

Все деловые письма должны быть напечатаны на фирменном бланке.

Если официальный бланк недоступен, название компании с адресом, контактным телефоном и адресом электронной почты должно быть напечатано вверху по центру листа.

Итак, каковы семь частей делового письма?

1. Дата

Дата ставится вверху страницы при любом деловом общении.

Дата — это важная часть информации, указывающая на то, когда была отправлена ​​корреспонденция.

Это важно для переписки, которую можно сохранить для использования в будущем.

2. Адрес

Адрес лица, получающего корреспонденцию, включает официальное имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Не забудьте еще раз проверить написание имени человека.

Имя с ошибкой написано небрежно, непрофессионально и может негативно повлиять на ответ на письмо.

3. Приветствие

Приветствие — это формальный способ обращения к человеку.

Общие приветствия: Уважаемый или Для кого это может касаться .

Некоторые люди чувствительны к тому, какое имя используется при обращении к ним, поэтому обязательно найдите время, чтобы определить наиболее часто используемое имя человека.

Например, если человека зовут Роберт, попытайтесь выяснить, кто его зовет: Роберт, Роб или Боб.Например — Уважаемый Боб,

4. Введение

Первые несколько предложений письма являются вводными.

Во введении описывается тема письма.

Это краткое изложение в одном или двух предложениях, объясняющее цель письма.

Например, введение может выглядеть примерно так:

Я пишу сегодня, чтобы подробнее изучить отношения поставщика с XYZ Corporation.

5. Тело письма

В теле письма передается основная часть информации.

В тексте письма подробно объясняются все аспекты сообщаемой информации.

Это будет включать подробности передаваемой информации.

Например, тело может быть примерно таким:

Мы понимаем, что XYZ Corporation может предоставить инструменты на 10% дешевле, чем другие конкуренты.И что ориентация на обслуживание после продажи — одна из лучших в отрасли.

6. Закрытие

В конце письма кратко излагается, о чем было письмо, и любые следующие шаги или действия.

Этот раздел предупреждает читателя о том, что общение подходит к концу.

Например, закрытие может быть примерно таким:

Пожалуйста, позвоните мне при первой возможности, чтобы обсудить отношения с поставщиками и выяснить, сможем ли мы прийти к взаимовыгодным отношениям.Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

7. Подпись

Раздел подписи имеет дополнительное закрытие.

Примеры: С уважением, С уважением, R С уважением, Искренне Ваш, или С уважением .

Обязательно оцените аудиторию при выборе бесплатного закрытия.

После приветственного закрытия остается место для подписи над напечатанным именем и титулом лица, отправившего письмо.

Деловое письмо из 7 частей

Жизнь стала случайной, и большая часть бизнеса также приняла более спонтанный подход ко многим аспектам своей деятельности.

Однако бывают случаи, когда хорошо написанное деловое письмо сообщает о намерениях организации вести бизнес.

Когда придет время, еще более важно знать, как правильно структурировать такое письмо.

Как написать личное деловое письмо, чтобы достичь своих целей и продемонстрировать свой опыт

1.Что такое личное деловое письмо?
2. Чем отличаются личные деловые письма от деловых писем?
3. Основные причины написать личное деловое письмо
4. Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?
5. Пошаговое руководство: Как написать и структурировать личное деловое письмо
6. Основы форматирования личного делового письма
7. Распространенные ошибки при написании личных деловых писем
8. Советы по написанию убедительного личного делового письма
9.Как отправить личное деловое письмо по электронной почте
10. 5 лучших образцов на все случаи жизни

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — Маркетинговая подпись электронной почты
2. Mailchimp — Конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — Персональная рассылка электронной почты, звонки и задачи
4. RocketLink — Ваш фирменный инструмент для коротких ссылок
5. Canva — Онлайн-инструмент для создания дизайнов

В центре любых отношений — общение. Это верно и для деловых отношений: они зависят от постоянных встреч, звонков и письменной переписки.

К счастью, все технологии значительно упрощают взаимодействие с другими пользователями и сокращают время. Больше нет необходимости физически присутствовать на встрече, а отправка писем стала мгновенным действием благодаря электронной почте. И все же время от времени ожидается, что вы напишете деловое письмо на бумаге и отправите его по почте.

Почему так? Во-первых, это более профессионально. Во-вторых, это жест, который показывает, что вы потратили больше времени на то, чтобы связаться с конкретным человеком или организацией.

Если вам слишком сложно писать настоящие буквы, не бойтесь: эта статья для вас. В нем мы рассмотрим все основные аспекты написания личных деловых писем и рассмотрим следующее:

  • Как написать личное деловое письмо
  • В чем разница между личным деловым письмом и деловым письмом?
  • Как оформить личное деловое письмо
  • Советы и передовые методы написания личных деловых писем
  • Какие универсальные образцы можно использовать при написании личных деловых писем

Начнем сначала с основ.

Что такое личное деловое письмо?

Обычно личное деловое письмо — это письмо, которое вы пишете как физическое лицо компании или другим лицам в рамках определенного бизнеса. Обычно пишется на машинке. Хотя причины и поводы для написания могут быть разными, ваша основная цель обычно носит личный характер, а ваши отношения носят деловой характер. Важно помнить, что личные деловые письма немного отличаются от деловых писем.

Изображение предоставлено Sampletemplates

Чем отличаются личные деловые письма от деловых писем?

Основная цель личных деловых писем — налаживание отношений и установление контакта. . Впрочем, это верно и для деловых писем. Принципиальная разница между ними заключается в том, что вы пишете личный от своего имени. Здесь не подходят ни маркетинговые, ни коммерческие письма.

А вот причины для написания личного делового письма могут быть разными.Давайте рассмотрим некоторые из типичных ситуаций в следующем абзаце.

Основные причины написать личное деловое письмо

  • Запросить информацию или действие

Самый распространенный пример — письмо государственным служащим или представителю вашего банка. Например, вы хотите получить справку о социальном обеспечении или запросить кредитный рейтинг. Еще один популярный вариант использования — письмо с заявлением о приеме на работу.

Поводов для этого много: день рождения, рождение ребенка, годовщина работы, продвижение по службе или, например, когда компания, за которой вы наблюдаете, получает внушительное финансирование.

За все можно быть благодарным. Вы можете написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то за встречу или собеседование, за наставничество или за то, что поделился с вами некоторой полезной информацией.

  • Для продолжения работы после случая

Для этого тоже есть много возможных поводов. Вы можете связаться с вашим менеджером по найму, проводником мастерской, вашим страховым агентом или деловым партнером. Последующие действия — отличный способ напомнить людям о себе.

  • Рассказать о своем решении

Например, при разрыве контракта с поставщиком услуг или принятии предложения о работе вы можете использовать формат личного делового письма, чтобы сделать его более профессиональным.

Если вы не можете присутствовать на мероприятии или каком-либо мероприятии, было бы вежливее написать письмо, в котором вы извиняетесь за изменение планов. Его также можно использовать, когда вы выражаете сожаление, когда произошло что-то плохое.

Хотя приглашения, как и поздравительные записки, обычно отправляются с открытками, вы также можете использовать личное деловое письмо. Все зависит от уровня формальности.

  • Приветствовать нового делового партнера

Если у вас появился новый деловой партнер, вы можете отправить письмо как от компании, которую вы представляете, так и от вашего имени. В последнем случае правильным выбором будет личное деловое письмо.

Изображение предоставлено Freepik

Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?

Давайте теперь посмотрим, каковы основные части личного делового письма.Практически в любом случае статья должна состоять из следующего:

  • Информация об отправителе
  • Дата
  • Информация о получателе
  • Приветствие
  • Кузов
  • Закрытие
  • Ваша подпись

В зависимости от цели вашей переписки могут присутствовать и другие элементы. Например, логотип вашей компании (если вы пишете как представитель своей компании) или дополнительное примечание со списком вложений, если они у вас есть.

Давайте рассмотрим компоненты более подробно.

Пошаговое руководство: Как написать и структурировать личное деловое письмо

Ниже приведено ваше основное руководство, как написать личное деловое письмо на любой случай. Просто составьте список этих элементов, прежде чем приступить к написанию сообщения. Мы советуем вам сделать шаблон и сохранить его, чтобы в случае необходимости вы могли просто заполнить необходимые данные.

Примечание: Эта инструкция следует стилю форматирования блока.Подробнее об этом мы поговорим ниже.

1. Информация об отправителе

Начните с вашего адреса вверху страницы. Помните, что для международной корреспонденции вам просто нужно указать название улицы, номер дома, квартиру или апартаменты (если применимо), почтовый индекс, город и страну. Не указывайте здесь свое имя, оно будет следовать внизу страницы. Также не забывайте избегать любых сокращений. Например, напишите «Улица» вместо «Улица».

2. Дата

В одной пустой строке после адреса отправителя укажите дату написания письма.Убедитесь, что вы используете правильный формат даты в зависимости от вашей страны. Например, в США это будет выглядеть так:

6 марта 2018

и аналогичные в Великобритании и Европе:

6 марта 2018

3. Информация о получателе

Теперь снова оставьте одну пустую строку после даты и напишите имя и адрес адресата. Используйте соответствующий заголовок, если ваши отношения с получателем носят формальный характер. Не забывайте об ученых званиях, если человек имеет ученую степень.Для адреса следуйте тем же правилам, что и на шаге 1 (информация об отправителе).

4. Приветствие

Одна пустая строка после предыдущего блока — адрес человека, которому вы пишете. Начните с «Уважаемый» и используйте соответствующий заголовок. Помните: если получателем является женщина, и вы не знаете, предпочитает ли она мисс, миссис или мисс, используйте нейтральную мисс. Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать только его имя. После приветствия поставьте двоеточие и оставьте пустую строку.

5.Кузов

Начните текст сообщения с заглавной буквы. Не забывайте о кратком представлении, если человек не знает (или не помнит), кто вы. Затем укажите цель вашего письма и предоставьте необходимые детали. Если у вас более одного абзаца, отделите их друг от друга пустой строкой. В конце текста кратко изложите сказанное и призовите к действию.

6. Закрытие

Используйте формальное закрытие, которое вам удобно и работает в данной конкретной ситуации.Безопасный путь — «С уважением» или что-то в этом роде. «Спасибо» или «Искренне» в некоторых случаях также подойдет.

7. Подпись

Блок подписи состоит из:

  • Ваша подпись
  • Ваше имя
  • (необязательно: название вашей компании)
  • Ваш адрес и контактная информация (или ваши корпоративные контактные данные, если вы пишете от имени компании)

Начните этот блок с , четыре пустых строки после закрытия.Вы будете использовать это место для своей подписи. Напишите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты — любые контактные данные, которые подойдут вам. Если вы пишете как представитель компании, используйте название и адрес компании.

8. Дополнительные элементы

В пустых строках после вашего адреса и номера телефона вы можете указать все документы, которые вы приложили и отправляете вместе с текущим письмом. Вы можете указать количество корпусов или перечислить их все.

Изображение предоставлено Stocksnap

Вы должны помнить, что личные деловые письма требуют официального стиля и форматирования. В этом разделе мы подробнее поговорим о том, как правильно написать личное деловое письмо, чтобы оно выглядело профессионально.

Когда мы писали об элементах, мы имели в виду блочный формат личного делового письма. Он характеризуется тем, что между определенными блоками и абзацами остается определенное количество пустых строк.Основные правила:

  • Выровняйте весь текст по левому краю, включая основной текст и другие блоки (адреса, дату, приветствие, завершение и подпись).
  • Используйте поле размером 2 дюйма от верха страницы.
  • Используйте поля шириной 1 дюйм как с левой, так и с правой стороны.
  • Сделайте текст одним пробелом.
  • Оставьте 1 пустую строку после: информация об отправителе, дата, информация о получателе, приветствие и каждый абзац основного текста.
  • Оставьте после себя 4 пустые строки: закрытие и ваша подпись.
  • Не делать отступы в абзацах.
  • Выберите подходящий стиль шрифта

Выберите правильный тип и стиль шрифта. Убедитесь, что вы используете только один шрифт. Используйте стандартные шрифты, например Times New Roman или Arial. Если ваш получатель менее консервативен, вы можете использовать другие удобочитаемые шрифты, которые широко распространены и используются для деловой переписки. Правильный размер шрифта — 12.

  • Выделите важные части текста

Для лучшей читаемости вы можете выделить определенные части текста, которые вы считаете важными.В зависимости от вашей аудитории вы можете сделать это с помощью полужирного и курсивного форматирования или с помощью цвета. Тем не менее, не делайте письмо слишком ярким, так как это ухудшает читаемость документа и считается непрофессиональным.

Хотя формат личного делового письма не требует использования фирменных бланков, вы все равно можете это сделать. Если вы пишете как представитель вашей компании или от ее имени, обязательно используйте специальные корпоративные шаблоны. Обычно они включают логотип и адрес компании.В случае необходимости, вы можете также использовать корпоративный штамп. Тем не менее, будьте осторожны: если вы действуете как частное лицо, вам не следует использовать какую-либо корпоративную символику.

Распространенные ошибки при написании личных деловых писем

Изображение предоставлено Freepik

Прежде чем вы начнете писать свое письмо, мы хотели бы указать на самые распространенные ошибки, которые часто совершают люди. Поэтому постарайтесь избегать следующего:

  • Быть слишком неформальным
  • Быть слишком формальным и недружелюбным
  • Написание большого количества текста
  • Использование неправильного названия при обращении к человеку
  • Забываете представиться, если не слишком знакомы с получателем
  • Отсутствие корректуры вашего письма перед его отправкой

Помните, что ваше личное деловое письмо — это стандартный текст письма, который должен соответствовать определенным правилам стиля.С другой стороны, также важно помнить, что получатель — живой человек. Так что держите свое письмо профессионально и вежливо.

Советы по написанию убедительного личного делового письма

Большинство советов по написанию личного делового письма такие же, как и советы по созданию любой другой части деловой переписки, от благодарственных писем и сообщений автоответчика до электронных писем. Вот почему вам могут быть знакомы некоторые из следующих передовых методов.И все же не помешает их повторить.

  • Избегайте чрезмерного знакомства

Прежде всего, не забывайте держать немного большее расстояние между собой и получателем, когда речь идет о деловой переписке. Часто бывает, что вы не знаете человека, которому пишете. У вас двоих могут быть совершенно разные социальные статусы, фоны или даже разные представления о том, что можно считать забавным или уместным.

  • Будьте лаконичны и подходите к делу

Помните, что у вашего личного делового письма всегда есть цель. Эта цель должна быть понятна получателю с самого начала. Избегайте обобщений, метафор, фигур речи и всего того, что ваш адресат может неправильно истолковать. Держите свое сообщение по существу и не выходите за рамки этого.

  • Избегайте орфографических и грамматических ошибок

Независимо от того, насколько хорошо вы изложили свою точку зрения и отформатировали письмо, орфографические или грамматические ошибки могут привести к серьезным последствиям.Гораздо лучше вообще не писать сообщение, чем отправлять его с ошибками. Потратьте дополнительное время на то, чтобы проверить свое письмо несколько раз перед его отправкой. Если вы не уверены в своей грамматичности, используйте Grammarly (или другое приложение) или покажите свой текст тому, кто умеет корректировать.

  • Будьте вежливы и профессиональны

В деловой переписке важно оставаться профессионалом. Однако самое главное помнить, что вы пишете другому человеку.Иногда этот человек может читать десятки подобных писем каждый день. Так что сделайте это стоящим своего времени, оставаясь вежливым и дружелюбным.

Что вы ожидаете от получателя, читая ваше письмо? Вы хотите, чтобы они вам написали или перезвонили? Или вы хотите, чтобы они отправили вам какую-то информацию или, может быть, для решения проблемы? Это нужно указать в конце письма. Дайте человеку четкий призыв к действию, чтобы он знал, что делать дальше.

  • Вычитайте и отредактируйте свое письмо

Мы уже упоминали о важности правильной грамматики в вашей переписке выше.Помните, что оставлять ошибки без внимания — худшее, что вы можете сделать. Это не из-за самих ошибок, из-за которых вы можете выглядеть не таким уж умным, а скорее потому, что это может создать впечатление, что вы недостаточно заботитесь о том, чтобы вычитать свое письмо.

Изображение предоставлено Atomicreach

Хотя в использовании пассивного голоса нет ничего плохого, постарайтесь избегать его. Это сместит акцент с субъекта на объект, а в некоторых случаях это также означает снятие ответственности.Сказать «была обнаружена проблема» — это не то же самое, что сказать «Я заметил проблему», хотя эти два слова выглядят синонимами. Ваши предложения звучат сильнее с активным голосом.

Как отправить личное деловое письмо по электронной почте

В некоторых случаях вам не нужно отправлять личное деловое письмо по почте — электронная почта может быть лучшим вариантом. Это особенно верно, если бумажное письмо доходит до получателя слишком долго или если последний указывает, что лучше связаться с ним по электронной почте.

В таких случаях вы можете сделать одно из двух:

A) Напишите стандартное личное деловое письмо и прикрепите его к своей электронной почте

Б) Напишите текст личного письма в теле письма

Если вы выберете вариант B), вам не нужно уделять так много внимания форматированию текста. Вы также можете не указывать почтовый адрес получателя независимо от варианта, особенно если вы его не знаете.

Более того, в случае электронных писем вы можете заменить свою личную подпись своей электронной подписью или подписью электронной почты.Ознакомьтесь с соответствующими требованиями, чтобы понять, какого из них здесь будет достаточно.

Нажмите здесь, чтобы еще больше персонализировать деловое письмо, создав профессиональные подписи электронной почты

5 лучших образцов на все случаи жизни

Прежде чем подвести итоги этой статьи, приведем несколько образцов личного делового письма. Они более-менее универсальны, и вы можете взять любой из них и приспособиться к вашему конкретному случаю.Не забудьте изменить имена и личные данные как вас, так и получателя.

Образец №1: Личное деловое благодарственное письмо

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2018

Брайан Питерс

ООО «Госпиталь-лы»

Нижний переулок 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Уважаемый Брайан:

Я хотел бы поблагодарить вас за вашу помощь в организации «Tech Un-Conference» в Лондоне в начале этого месяца.Без вашей поддержки моя компания не смогла бы разместить докладчиков, что могло бы привести к тому, что большинство из них не смогли бы участвовать.

В качестве благодарности я хотел бы пригласить вас и ваших сотрудников на серию онлайн-семинаров по кодированию, которые вы можете посетить в любое удобное для вас время.

Я прошу вас выбрать технологию или язык, которые наиболее интересны каждому из вас, и вернуться ко мне к концу следующей недели. Затем я пришлю вам ваши личные регистрационные коды.Вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или по номеру телефона +440000000000.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением,

Ангела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

В приложении: Брошюра о семинарах Un-Conf

Образец № 2: письмо местному продавцу о задержке доставки

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, Почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, Почтовый индекс]

Уважаемый [Имя получателя]:

12 января 2018 года я заказал пару кроссовок в вашем интернет-магазине (номер для заказа.100997634). Согласно информации на вашей странице Отправка и доставка, я должен был ожидать доставки до 26 января 2018 года. Однако с ожидаемой даты доставки прошло больше месяца, а я все еще не получил свой заказ. Я хотел бы, чтобы вы рассмотрели возможные причины, по которым мой заказ мог задержаться.

Я считаю, что при обработке заказа произошла простая ошибка. Я хотел бы делать покупки в вашем магазине в будущем и надеюсь, что эту текущую проблему можно будет решить в течение нескольких дней.Если вам нужна дополнительная информация о моем заказе, вы можете связаться со мной по телефону 444-444-3333 или [email protected]

Заранее спасибо!

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец № 3: Письмо с извинениями

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, Почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, Почтовый индекс]

Уважаемый [Имя],

Я хотел бы извиниться за отмену нашей встречи на прошлой неделе.Я понимаю, что мой звонок в последнюю минуту, должно быть, помешал вашим планам на тот день. Если бы это не было чрезвычайной ситуацией, я бы этого не сделал.

Я хочу, чтобы вы знали, что наши хорошие отношения очень важны для меня. Поэтому я хотел бы наверстать упущенное и пригласить вас на обед. Пожалуйста, выберите время и дату, когда вы будете доступны, и я обязательно буду там. Конечно, обед за меня.

Вы можете связаться со мной в любое время по электронной почте [email protected] или по телефону 444 444 3333.

Жду вашего ответа.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец №4: Письмо сотруднику

[Название компании отправителя]

[Адрес компании]

[Город, Почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, Почтовый индекс]

Дорогой Марвин,

Мои самые теплые поздравления с избранием сотрудником года! Чтобы показать вам, как вся компания ценит вашу выдающуюся работу, я хотел бы наградить вас премией в конце этого месяца.

Я также хочу поблагодарить вас лично за вашу приверженность. Благодаря вашим навыкам и опыту наша компания за год выросла из стартапа, в котором работают десять человек, до хорошо налаженного международного бизнеса. Вы бесценный актив для нашей компании и образец для подражания для других в команде. Я не могу тебя отблагодарить.

С уважением,

Джанет Делиа

CTO, [Название компании]

Образец №5: Пригласительное письмо

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2018

Брайан Питерс

ООО «Госпиталь-лы»

Нижний переулок 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Уважаемый Брайан:

Приглашаю вас и вашу команду на следующие мастер-классы:

  • Основы UX-дизайна (начало: 6 мая 2018 г.)
  • Создание приложений с помощью React Native (начало: 14 июня 2018 г.)
  • Структуры данных (начало: 15 июня 2018 г.)

Персональные коды и программы курсов прилагаются.

Надеюсь, вам понравятся семинары так же, как Лорен, Пол и Аниш понравилось их проектировать. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, не стесняйтесь обращаться ко мне. Как всегда, вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или +440000000000.

С уважением,

Ангела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Приложено:

  • Основы UX-дизайна: регистрационный код x 7, программа x 7
  • Создание приложений с помощью React Native: регистрационный код x 5, программа x 5
  • Структуры данных: регистрационный код x 3, программа x 3

Заключение

Написать личное деловое письмо не так уж и сложно, если вы знаете, из каких элементов они состоят и как их форматировать.После того, как вы напишете такое письмо один раз, вас накроют.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *