Система планирования gtd: Как навести порядок в делах и всё успевать: полный гид по системе GTD

Содержание

Система GTD, проверенная годами практики

Наш читатель Олег Бондаренко делится своей проверенной годами GTD-системой организации дел и всей жизни. Не секрет, что мы знаем про GTD и подобные механики почти все, но редко долго способны ими пользоваться. Уверены, что история успеха на этой ниве вам будет интересна.

Далее конспективно приведена личная имплементация GTD в форме, которая выдержала испытание годами. Возможно, кому-то поможет.

Входящие задачи, идеи, мысли делю следующим образом:

Что можно спихнуть сразу на другого исполнителя, сразу спихиваю. Добавляю задачу-напоминалку «Проверить исполнение».
Что можно сделать прямо сейчас за 5-15 мин. Сажусь и делаю.
Что требует большего времени или не может быть исполнено прямо сейчас. Сюда же относятся задачи-напоминалки типа «Проверить состояние проекта ХХХ». Сразу вбиваю в список задач на телефоне или Google Tasks — все синхронизируется.
Что интересно и может быть перспективно. Скидываю кучей в Evernote. Примерно раз в неделю пересматриваю, сортирую по блокнотам. Что-то вырастает в задачи.

Подробнее по 3-му пункту.

Для успешного ведения списка задач необходима жесткая формализация, минимизация затрат по управлению и получению данных. Достигается это следующим образом.

Каждая задача имеет структурированное наименование вида: Проект | Объект | Действие

Проект – это крупная группировка задач, сокращенный код типа ДОМ, ОФИС, КЛИЕНТ1, … По каждому Проекту должно быть в среднем 1-10 задач. Если задач по Проекту стабильно больше, выделяю часть в дополнительный Проект. Таким образом, группировка задач всегда одноуровневая. Как показала практика, более наглядная группировка задач в виде многоуровневого дерева на самом деле излишне трудоемка и снижает мотивацию по эффективному пользованию системой.

Поиск задач по Проекту выполняется базовыми функциями: поиском или сортировкой – мой любимый способ.

Объект – это предмет или человек, над которым необходимо произвести действие. Здесь все просто.

Действие – элементарное действие, которое необходимо совершить над Объектом.

Другой наиважнейший момент: каждая задача содержит дату исполнения. Если вы не уверены на счет срока задачи, ставьте текущую. Если вы поставите текущую дату и ни чего больше не предпримете, завтра задача будет в списке просроченных и вам придется принять по ней решение. Например, убрать в заметки о жизни.

Иногда по некоему Проекту вырисовывается список задач, сроки и последовательность исполнения которых на данный момент не ясны. В этом случае завожу общую задачу вида: Проект Задачи. В комментариях перечисляю список задач. Со временем ситуация становится яснее, что-то вычеркивается, что-то исполняется, что-то вырастает в отдельную задачу. В любом случае, даже по такой групповой записи я определяю дату – когда необходимо к ней обратиться и провести ревизию.

И последнее. На моей практике примерно 50% задач не исполняются (или не могут быть исполнены) на выбранную дату. Многое зависит не от меня. Задачи типа «Проект состояние проверить» вообще являются длительными и требующими периодического внимания. Что-то уточняется и дополняется. Такие задачи постоянно переносятся на более поздние даты. Это нормально (в этом, кстати, огромный плюс электронных органайзеров). Ручной труд по переносу сроков полезен и в том смысле, что, бывает, наталкивает на важные мысли.

Как эффективнее использовать систему GTD

Зачем нужна эта система

Getting Things Done (GTD) — известная система продуктивной работы, предложенная Дэвидом Алленом. При её использовании абсолютно вся поступающая информация фиксируется и разбивается на списки. Цель — доводить все дела до конца, уделяя больше времени тому, что действительно важно.

С системой GTD можно достичь очень больших успехов. Вот лишь некоторые из них:

Вы справляетесь с большим количеством задач.
Вы становитесь увереннее в себе.
Вы меньше прокрастинируете и отвлекаетесь.
Вам больше доверяют: окружающие знают, что вы всегда доводите всё до конца.
Вас чаще приглашают на работу, потому что основательный подход к делам востребован.
Вы меняетесь к лучшему — осознаёте, что для вас действительно важно, становитесь любопытным, начинаете учиться, строить прочные отношения с людьми и избавляться от старых моделей восприятия, которые вам мешают.
Вы зарабатываете больше.
Вы способны создать успешный стартап или построить великую компанию.
Вы можете делиться своими идеями — в книге, блоге или лекциях.

Но, чтобы получить все эти преимущества, необходимо понять, как эффективно использовать систему, и выяснить, что этому мешает. Лео Бабаута, писатель и автор популярного блога Zen Habits, рассказывает, что для этого нужно делать.

Как использовать систему GTD эффективнее

Выясните, что мешает вам быть продуктивным

Привычка откладывать дела. Вы никак не решаетесь подступиться к задаче из-за её сложности: либо вы чувствуете, что не справитесь, либо вы её вообще не поняли. Это и есть прокрастинация.

Привычка отвлекаться. У вас всё же получилось приступить к работе, но вы тут же переключаетесь на другую задачу. Всё те же сомнения и неуверенность склоняют вас к тому, чтобы отложить её в пользу занятия полегче или просто начать убивать время. Такое постоянное переключение приводит к потере концентрации. При этом с виду вы будете бесконечно заняты.

Перфекционизм. Вы долго не можете приступить к работе, потому что сейчас для этого неподходящее время. Или откладываете её завершение, потому что она получилась не идеальной.

Например, вы хотите завести блог, но не делаете этого, потому что пока не нашли для него идеальную платформу и тему оформления, у вас недостаточно свободного времени и всё ещё нет списка гениальных идей. Или вы написали статью и не публикуете её, потому что материал нужно ещё доработать — на самом деле вы просто не решаетесь.

Окружение. Люди срывают ваши планы, ничего не делают вовремя, всё усложняют, портят, жалуются и раздражают. Да и, полагаясь на других людей, достигать поставленных целей порой сложно. Чаще всего это лишь оправдание себе.

Отвлекающие факторы. Это люди, какие-либо события, проблемы. Они мешают вам работать. Что-то вы можете держать под контролем, что-то нет.

Усталость. Вы утомились, проголодались, исчерпали всю свою энергию, запутались или вам скучно. Подобные проблемы мешают концентрации и доведению дел до конца.
В этом случае вам просто нужно перезарядиться: вздремните, прогуляйтесь, помедитируйте.

Или возьмитесь за те задачи, которые не требуют больших затрат энергии: разберите почту, займитесь административной рутиной. Если усталость наблюдается давно, пересмотрите свои питание и сон.

Страхи, сомнения, чувство беспомощности и неуверенность в себе. Именно они лежат в основе большинства упомянутых выше препятствий.

Определите, чего вам не хватает для более эффективной работы

В выбранных пунктах и будет состоять решение проблем, упомянутых выше.

Умение расстанавливать приоритеты. Добиться успеха можно, если важным задачам уделять большую часть времени. Когда вы заняты несущественными делами или постоянно переключаетесь между занятиями, вы менее эффективны. Нужно выбрать одну важную проблему и сосредоточиться только на ней.

Постепенно вы научитесь определять, какие задачи и проекты имеют для вас большую ценность. Разве ответить на сообщения важнее, чем написать статью? Что полезнее для вашей карьеры, счастья, здоровья?

Умение правильно начинать дела. Именно склонность всё откладывать является одной из самых распространённых и мучительных проблем, встающих на пути к достижению цели. Поэтому самое главное в выполнении задач — начать.

Сосредоточьтесь на первом, самом незначительном шаге. Настолько малом, насколько это вообще возможно. Создайте условия, в которых приступить к работе будет легче. Например, когда сам Лео хотел выработать привычку бегать, он сосредотачивался только на том, чтобы надеть кроссовки и выйти из дома.

Работа спринтами. Такой подход помогает справиться с многозадачностью и отвлекающими факторами. Эту технику ещё называют Pomodoro. В её основе лежит разделение работы на короткие интервалы по 15–25 минут (спринты), во время которых нужно сконцентрироваться только на одной задаче, не отвлекаясь ни на что другое.

Затем следует небольшой перерыв, после которого вы начинаете новый спринт. Если вы никогда не использовали этот метод, можно устраивать пару таких рабочих отрезков в день, а через неделю начать постепенно увеличивать их количество.

Управление списком задач. Помогает концентрироваться и справляться со всем запланированным. Но старайтесь не усложнять. Найдите простую программу-планировщик, внесите в неё всё, что вы должны сделать в ближайшее время, и каждый день выбирайте, на выполнении каких дел вы сосредоточитесь сегодня.

Планируйте три важные и три второстепенные задачи на день — это число может меняться в зависимости от продолжительности вашего рабочего дня, сложности задач и скорости их выполнения.

Умение принимать ошибки. Перфекционизм мешает доводить дела до конца. Поэтому заботьтесь не столько о совершенстве вашей работы, сколько о её завершении. Придерживайтесь правила «паршивого первого черновика» писательницы Энн Ламотт.

Она уверена, что единственный способ начать хорошо писать (и начать это делать вообще) — набросать слабый и ни на что не годный черновик. Через время вы вернётесь к результату и отшлифуете его.

Работа в режиме неопределённости. Вас часто будут преследовать страхи и трудности. Поэтому очень полезно научиться работать в состоянии этой неуверенности: держать себя в руках, не прятаться от задач и внутренних переживаний и не жаловаться.

Для этого каждый раз, когда вы заметите за собой подобное, отложите всё и попытайтесь прочувствовать своё состояние. Примите его. Обратите внимание на свои физические ощущения. Убедитесь, что в неуверенности и дискомфорте нет ничего страшного. Научитесь ценить моменты такими, какие они есть.

Умение видеть общую картину. Одно дело быть полностью сосредоточенным на единственной задаче, и совсем другое — уметь взглянуть на положение в целом. Общий анализ ситуации нужно проводить утром и вечером, а также пару раз в течение дня — на случай, если понадобится скорректировать план действий.

Все мы порой отвлекаемся, прерываемся и сталкиваемся с непредвиденными трудностями. Чтобы оставаться продуктивным, нужно научиться менять фокус, когда это необходимо.

Способность нести ответственность. В первую очередь это значит не обвинять других людей во всех трудностях, которые встречаются вам на пути к достижению цели. Возьмите всю ответственность за свою часть работы на себя.

Будьте лидером — проявляйте инициативу, следите за успехом всей команды, даже если вы в ней простой подчинённый.

Открытая коммуникация. Такая, чтобы каждый чётко понимал свои обязанности и границы, а также последствия их несоблюдения. Это поможет создать структуру, в которой все её участники смогут работать проще и эффективнее. Старайтесь относиться к людям искренне и с позитивом, несмотря на все их недостатки.

Умение планировать. Обилие задач в ежедневнике никак не способствует достижению цели. Вместо этого лучше составить минимальный список, ответив на простые вопросы. Как начать день, чтобы закончить важные задачи? Как проводить спринты, чтобы никто вас не отвлекал? За что необходимо взять на себя ответственность? Когда стоит разобрать почту? На какое время запланировать встречи? Как будете оценивать свой день?

Ответы помогут составить план дня. Не стремитесь, чтобы он был идеален. Анализируя происходящее, со временем вы найдёте лучший вариант.

С чего следует начать совершенствование

Составьте простой план. Совсем не обязательно пытаться освоить все недостающие навыки сразу. Для начала лучше сосредоточиться на первых четырёх, которые вы будете практиковать ежедневно:

Расстановка приоритетов и определение задач на день.
Работа спринтами.
Медитация — когда почувствуете страх, неопределённость или неуверенность.
Анализ в конце дня и корректирование плана.

Отметьте, что вы будете делать и как. Получившийся план покажите кому-нибудь из знакомых и отчитывайтесь перед ним каждый день в течение недели. Пообещайте каждую неделю рассказывать о своих успехах, трудностях и о том, как вы подготовитесь к началу нового семидневного периода.

Каждый вечер уделяйте 10 минут на анализ того, как прошёл ваш день и выполнили ли вы все пункты плана. Записывайте, что получилось, что помешало, как можно ускорить движение вперед.

Со временем спринты, медитация и другие навыки будут даваться вам легче. Тогда начните осваивать новые эффективные подходы, постепенно совершенствуя свою систему. Главное — не забывайте о практике.

7 фишек GTD, которые помогут вам меньше работать, больше успевать и не уставать

«Очисти свое сознание. Это полезнее, чем очистить желудок»
~Мишель де Монтель

Сегодня я расскажу о фишках технологии GTD, которые позволят вам больше успевать, меньше уставать, повысить эффективность собственного труда, снизить количество стресса и увеличить удовлетворенность от жизни.

Вы знаете, что ваше сознание будет постоянно напоминать вам о тех делах и задачах, которые думали сделать, но оставили без внимания?

Наверняка в вашем мозгу уже висят мертвым грузом тысячи незавершенных задач, необработанных процессов, которые расходуют ваши внутренние ресурсы, силы, энергию, а вы об этом даже не подозреваете. Все это создает стресс и лишает вас сил. Вы хуже выполняете новые задачи, так как ваша голова забита старыми.

О том, как наконец-то очистить свою голову от всей этой информации, улучшить свою работу и жизнь, я рассказываю в этой статье.

Скорее всего вы слышали аббревиатуру «GTD», которая расшифровывается как Getting-Things-Done («Доведение дел до завершения», «Как привести дела в порядок»). Эта философия или технология стала очень популярной в том числе, благодаря освещению в СМИ. Журналист из газеты the Guardian назвал Дэвида Аллена, автора философии GTD, человеком, который призван привнести порядок во вселенную.

GTD – это не просто система тайм-менеджмента, необходимая для занятых по горло топ менеджеров без личной жизни. Это система оптимизации и организации не только труда, но мышления, сознания, дающая установки о том, как «очистить» сознание от ненужного психического груза, открыть простор для творчества, новых идей и создать психологические предпосылки для комфортного и организованного труда. Эта система предназначена и для бизнесмена с миллионом проектов, и для домохозяйки, которой нужно ухаживать за детьми, оставляя время на чтение художественной литературы, и для школьника, который готовится поступать в институт.

Несмотря на то, что это явление на слуху, не все знают, в чем оно заключается и как это может помочь лично вам. Поэтому сегодня я буквально на пальцах расскажу о том, что это такое. Прочитав эту статью, вы сможете вносить порядок в свою жизнь и мышление уже сегодня и практически сразу увидите положительный результат от этих жизненных нововведений.

Что подтолкнуло меня начать организовывать свои дела?

Чувство тревоги и вины возникает не из-за избытка работы. Оно появляется автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.
~Дэвид Аллен

Не так давно я столкнулся с необходимостью организовать свой собственный рабочий график, в котором я обнаружил массу узких мест. Лет 10 назад из-за своих проблем с концентрацией мне вообще было крайне сложно выполнять любую работу на протяжении продолжительного времени. Со временем я стал работать над улучшением своего внимания и дисциплины. Я стал учиться расслабляться и выполнять данные себе обещания. Это принесло свои плоды.

Я смог создать свой собственный проект, раскрутить его, уйти с наемной работы и начать трудиться на себя, как я и мечтал. Я пребывал в ощущении прогресса в плане работы над собой, которое усиливалось разительным контрастом между моим настоящим и моим прошлым. Еще какое-то время назад я не мог справиться с учебой в институте и несложной наемной работой, а теперь дисциплинированно трудился во благо собственного проекта и людей, которым он приносит пользу, работая день за днем, самостоятельно, а не «из-под палки».

Только потом я заметил, что это не предел. Ощущение успеха на время скрыло от меня те проблемы, которые образовались в организации моего труда.

У меня имеется большое разнообразие работы: письма в почте, статьи на сайте, комментарии, работа со студентами курса «БЕЗ ПАНИКИ» и т.д. и т.п. Все это требует хорошей организации. Я понял об ее отсутствии по тому, что в почте накопилось масса непрочитанных писем, но помеченных как «важные». По всему жесткому диску были раскиданы вордовские файлы с «планами на 2015», «задачами на февраль 2016». В ящиках лежали тетради с пометками, идеями, и, опять же, с описанием задач, которые я должен выполнить. Стоит ли говорить, что я очень редко открывал эти файлы и сверялся с этими списками. И это происходило не столько по причине моей недисциплинированности, сколько из-за того, что все это имело какой-то неудобный вид, вызывая внутреннее ощущение бесполезности всех этих занятий по планированию.

Я понял, что я все равно многое не успеваю, хотя мог бы успевать больше.

В общем, попытки сделать организованный список задач и, главное, следовать ему, проваливались раз за разом.

Конечно, срочные ежедневные дела я выполнял, но при этом чувствовал, как много «задач» и «идей» находятся в подвешенном виде. Все это вылилось в то, что я стал чувствовать меньше удовлетворения от работы. Бывали дни, когда я позволял себе закончить раньше. Я выходил на улицу, садился на велосипед, но вместо того, чтобы радоваться наличию свободного времени, которого у меня бы не было, если бы я работал в офисе, меня преследовало ощущение того, что я что-то не сделал, что-то не успел. В мыслях стали рождаться перфекционистские установки: «Я должен делать больше», «я недостаточно много работаю». Но я понимал, что проблема не в количестве работы, а в ее организации.

Поэтому я решил начать организовывать все свое рабочее пространство. Я взял в руки отличную книгу Дэвида Аллена — «Как привести дела в порядок». Я давно слышал о системе GTD, но только теперь я решил познакомиться с ней поближе.

Что такое GTD?

«Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести».
~Брахма Кумарис

Когда у меня только появилась эта книга, я ожидал прочитать в ней какие-нибудь банальные советы по тайм-менеджменту, которые я встречал в других источниках, вроде «поделите дела на важные и не важные», «делегируйте то, что можно делегировать».

«Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали… можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет!»

Но автор говорит о таком стандартном подходе «Тайм-менеджмента» как ограниченном и, во многом, не эффективном. Мне понравилось то, что Дэвид Аллен обращается больше не к соображениям «эффективного труда», а к возможностям и ограничениям человеческого сознания. К тому, чтобы организовать собственные дела так, чтобы они не вступали в конфликт с особенностями нашего мышления. Подход GTD целиком и полностью строится на выводах о том, как устроен наш мозг, как он накапливает информацию, как он обрабатывает нерешенные задачи.

Самой базовой психологической предпосылкой данной философии является тот факт, что любые жизненные задачи, будь то завершение важного проекта или поездка в монастырь на курс медитации, наш мозг воспринимает как нерешенные, держит в памяти, вызывая психическое напряжение, в том случае, если мы не формализуем данные задачи в виде конкретных следующих действий в рамках внешней системы хранения информации.

Не пугайтесь и не надо перечитывать этот абзац! Сейчас я объясню, что все это значит. Хороший пример приводится в самой книге «Как привести дела в порядок». Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали. Каким образом ваш мозг хранил и обрабатывал информацию об этой задаче все эти десять лет?

Дело в том, что психологи уверены, что у нашего сознания в контексте постановки задач нет представлений о прошлом и будущем. Эти представления существуют лишь концептуально, но их нет в самих алгоритмах обработки информации внутри сознания.

Если вы обещаете себе отвезти в машину в сервис на следующей неделе и при этом пытаетесь удержать это обязательство в памяти, то ваше сознание будет считать, что вы должны это сделать прямо сейчас, сегодня, постоянно напоминая вам об этом. И завтра оно тоже будет считать так же.

Ваше сознание не может просто сохранить информацию о ней где-то в архиве, чтобы потом напомнить об этом через семь дней.

Задача будет находиться в статусе «требуется немедленное решение» каждый день, до тех пор, пока вы не поедете в сервис.

Возвращаясь к примеру с беспорядком в чулане, можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет! Ваше сознание расценивало эту задачу как незаконченную, оставляя ей место в пространстве вашей памяти, создавая напряжение и неудовлетворенность вследствие невыполненной работы.

И чтобы освободить свою память и освободить сознание от незавершенных процессов, напоминания о которых пожирают ваши психические ресурсы (совсем как фоновые процессы на компьютере расходуют ресурсы процессора и памяти, делая машину медленнее), необходимо осуществить два ключевых действия.

Перенести задачу из внутренней памяти (ваш мозг) во внешнюю (ваш компьютер, тетрадка, планшет, телефон)
Решить, какое будет следующее конкретное действие относительно поставленной задачи. Например, глобальная задача «починить машину» может состоять из многих простых действий. Самое первое действие может быть: «найти подходящие запчасти в интернете».

В таком случае ваше сознание освободит внутреннюю память и перестанет вам постоянно напоминать о том, что вы еще не сделали. Ведь вы переложили все эти задачи на внешнюю систему.

Это, в принципе, ключевые моменты технологии GTD, на которые все опирается. Если вы поняли этот принцип, то уже имеете общее понимание о том, что такое GTD. Эта система эффективного управления делами, создания идей, которая опирается как на внешнюю организацию задач в рамках записей, календарей, системы напоминаний, так и на внутреннюю оптимизацию работы сознания.

Притом, что эти два уровня взаимосвязаны. Внешний порядок служит предпосылкой и инструментом для организованного и «чистого» сознания. А ясное сознание позволяет эффективнее работать* и меньше уставать.

(*Хоть я и употребляю слово «работать», но оно не относится исключительно лишь к профессиональной деятельности. В данном контексте работа касается вообще любых дел. Планирование отпуска – это тоже работа. Так же как обдумывание проблемы отношений с вашей второй половиной).

Далее я расскажу о нескольких несложных фишках этой системы.

Фишка 1 — Решить, какое будет следующее действие

«Когда вы планируете свою деятельность (намерение осуществления) и решаете, какие действия будете выполнять в каком контексте, вы почти автоматически настраиваетесь на нужное поведение вместо того, чтобы собирать всю свою волю в кулак и заставлять себя что-то сделать.»
~Д. Аллен

Если вы будете читать книгу «Как привести дела в порядок», то вы поймете, что это просто самое золотое правило. Автор постоянно к нему возвращается. Более того, он одержим идеей научить весь мир думать о следующем действии!

Да, правило важное, но требуется время и дисциплина, чтобы оно вошло в привычку.

Дело в том, что мы, как правило, рассуждаем о задачах общо и абстрактно. «Надо сделать так, чтобы ребенок учился лучше», «Мне нужно стать спокойнее, чтобы меньше участвовать в конфликтах». Конечно, общую картину нужно держать в голове, но для того, чтобы доводить дела до исполнения, необходимо двигаться на следующий уровень планирования, а именно — подумать о следующем действии.

В рамках рассмотренных нами примеров это может быть:

«Найти в интернете статьи о развитии силы воли, дисциплины и борьбе с ленью. Или найти в книжном книгу по этой теме».
«Прочитать о том, какие бывают техники расслабления».
«Наметить время разговора с сыном о его проблемах в учебе».

Следующим действием не обязательно должно быть именно физическое действие. «Подумать, нужно ли мне поступать в институт вообще» — это тоже действие. Можно просто подумать над задачей, необязательно приступать. Но обозначив всего лишь этот шаг, вы уже освободите часть своего мозга.

Не все проблемы в своей жизни мы можем решить. Поэтому важно понимать, что решение «не делать ничего» тоже является решением.

Данное мероприятие позволяет не только разгрузить сознание, но и зарядиться мотивацией. Многие задачи, когда мы представляем их у себя в уме, кажутся невыполнимыми или очень сложными. «Боже мой, мне придется разбирать весь свой дачный участок, это работа без конца!» Но нам намного легче будет к ней приступить, если мы наметим план в виде следующих действий: «Найти нужные инструменты в интернете». Это уже проще, не правда ли? И когда мы это сделаем, мы почувствуем удовлетворение, приблизившись на шаг к финальной цели.

Фишка 2- Переносить во внешнюю систему

Как вы уже помните из этой статьи, полагаться на память не только ненадежно, но и не эффективно с точки зрения использования ресурсов вашего мозга. Поэтому Дэвид Аллен настойчиво рекомендует переносить все задачи во внешнюю систему, чтобы освобождать память.

Внешней системой может быть планшет, телефон, блокнот, компьютер, тетрадь. Любой удобный носитель, с которым вы можете работать.

Как отмечает автор, многие люди, впервые собрав все свои дела и проекты, чувствуют большое облегчение, ощущение освобождения, хотя иногда это граничит с ужасом из-за понимания того, сколько всего нужно сделать!

Вот, кстати, так выглядит мой список задач после предварительной обработки. Я оттуда удалил много лишнего, дел, которые уже сделал или решил не сделать вообще. То есть на самом первом этапе и до применения «правила двух минут» (о нем ниже) он был намного больше.

Не лишним будет сказать, что список задач должен быть организованным, удобным, доступным из любого места в любое время. Необходимо его постоянно поддерживать в актуальном состоянии и дорабатывать по необходимости. Необходимо к нему обращаться, чтобы сверяться с ним о статусе выполнения ваших проектов.

(То есть не так, как это было у меня (а может и у вас): кипы листов и тетрадок в разных местах моего рабочего пространства, к которым я никогда не обращался.)

И конечно же!!! Каждая задача должна быть записана в виде следующего действия!

Аминь.

Фишка 3 — Организовывать задачи по контексту

«Не так много сил надо, чтобы что-то делать. Куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать».
~ Дэвид Аллен

Я не заметил, чтобы книга давала прямые рекомендации о том, как сортировать задачи по приоритетам. Дэвид Аллен уверен, что важность различных задач для нашего сознания не так сильно критична, так как и большие, и маленькие заботы занимают место в нашем сознании и нужно выполнять их все (или решать не выполнять). Не сделанное пустяковое дело, информация о котором хранится в сознании, может отвлекать вас от дел более «важных». Тем не менее, он дает отличный метод организации задач по контексту или по уровню энергии.

К этому методу когда-то отчасти приходил я сам интуитивно, но потом о нем забыл из-за того, что не формализовал его и не ввел в привычку. Например, есть большой список задач. Для выполнения каких-то задач требуется много энергии.

Для меня это «Ответы на комментарии и поддержка студентам», «Статьи».

Для каких-то мало, например, «оплата хостинга», «работа с электронными счетами». Я могу этим легко заниматься, когда у меня не хватает времени на статьи.

Решения о том, «чем мне сейчас заняться» отнимали у меня, во-первых, много энергии, а, во-вторых, негативно сказывались на мотивации. Я не мог выбрать занятие, оптимально подходящее моему уровню энергии и из-за этого бросал работу, заканчивая рабочий день с пресловутым чувством, что я чего-то не сделал. Теперь же, если сил у меня мало, а времени много, я могу просто заняться той работой, которая не требует больших затрат энергии. Я просто могу посмотреть список с названием «низкий уровень энергии» и делать что-то из него. Все гениальное просто!

Так же вы можете организовать список задач по контексту, например, «за компьютером», «в магазине» и т.д. Множество других способов организации представлены в книге.

Фишка 4 — «Правило двух минут»

Довольно бесхитростное, но крайне действенное правило. Если мы организуем информацию о своих делах в рамках списка напоминаний, то можем ужаснуться размерам этого списка. К счастью, есть хороший и простой способ основательно его подчистить.

Не нужно записывать себе: «ответить на письмо друга, как будет свободное время», если этот ответ займет у вас менее 2-х минут!

Просто ответьте прямо сейчас и освободите себе голову и список задач от этого дела. Когда после прочтения книги Д. Аллена я начал разгребать свой почтовый ящик, я обнаружил там много не отвеченных писем. Конечно, когда-то давно, я их помечал галочками, как важные задачи, но потом забывал о них.

В итоге, проведя обзор, я ответил на очень много старых писем, и это отняло у меня не так много времени. Некоторые мои читатели получили ответ от меня спустя год! Не обижайтесь, пожалуйста, на меня, это результат переполненного почтового ящика и неважной организации дел. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты – это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.

В общем, «правило двух минут» формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.

Фишка 5 — Записывайте идеи

Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.

Аллен уверен, что «форма определяет принципы». По его словам, у человека «Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи».

Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.

Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.

Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.

Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.

Фишка 6 — Не разделяйте жизнь и работу

«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен

Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: «закончить проект по работе», «обсудить проблему в отношениях с женой». И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.

И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. «Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!» — думал я.

Но на самом деле, тот факт, что эти задачи «висят» в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их «висеть». Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о «философских вопросах», которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.

Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: «подумать о смысле жизни» и освободить себе голову от напоминаний об этом.

Фишка 7 — Польза для психотерапии

«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен

Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.

Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие — использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.

Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.

Но я также думаю, что принцип «обозначить следующее действие» и «концентрироваться на цели» может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.

Скажем, вы страдаете ипохондрией.

Вы думаете: «у меня страшная и смертельная болезнь».
Хорошо, теперь подумайте: «А какое следующее действие?»
«Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!»
Все встало на свои места, не так ли?

Или у вас социофобия:

«Люди меня не принимают, я никчемный человек»

Какое следующее действие?

«Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с….» или/и «Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с…». Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!

А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: «Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?»

Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. «У меня мало друзей», «страх не покидает меня», «все обо мне думают плохо» и т.д. Они больше задают вопросы: «почему», чем, «что с этим делать», что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.

Но вопрос: «какое следующее действие?» сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!

Чего можно достичь благодаря GTD?

«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен

Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.

У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.

Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.

GTD, по словам ее автора – это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.

Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения «постоянного, нескончаемого проекта». И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.

Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!

система планирования Дэвида Аллена, что это такое, gtd ежедневник, методика повышения личной эффективности, как привести дела в порядок

В большом городе, чтобы все успевать, современному человеку приходится каждый день выполнять множество задач и удерживать в голове огромное количество информации. И часто бывает так, что нечто важное упускается или забывается. Чтобы этого не происходило, люди разработали специальные методологии.

Getting things done – (в переводе с английского доведение дел до конца) — уникальная система, описанная в книге Дэвида Аллена, которая помогает адаптироваться к бешеному ритму жизни, все успевать и получать удовольствие от свободного времени.

Содержание статьи

GTD – что это такое

Getting tings done или GTD-система была разработана в 2001 году Д. Алленом для людей, которые живут в современном ритме жизни и хотят все успеть. Это могут быть и бизнесмены в крупных корпорациях, и домохозяйки, и студенты, и люди творческих профессий.

Методология GTD основана на принципах тайм-менеджмента — планировать, делать вовремя и успевать. Эти принципы помогают получить довольствие от жизни и работы, а не бесконечно получать стресс, думая, что что-то упущено или не доделано.

Важно: основная идея системы планирования GTD – освободить разум человека от большого количества ненужной информации, путем ее систематизации и перенесения на печатный или электронный носитель.

Освобожденный от текущих задач, мозг начинает генерировать мысли и идеи, которые помогут улучшить рабочие или творческие процессы.

Существует несколько постулатов, без соблюдения которых действие модели GTD обречено на провал:

Освободить разум от мелких задач. Записывать как можно больше. Особенно предстоящие важные события или текущие задачи по работе, если их несколько.
Простота. Чем проще и быстрее производятся необходимые в методе GTD записи, тем лучше. Не обязательно устанавливать приложение на персональный компьютер, если для того, чтобы зафиксировать информацию его нужно каждый раз включать. Лучше использовать блокнот.
Чтобы закончить дело, нужно придумать, как его решить, а не искать причины, почему оно возникло.
Забыть о многозадачности. Выполнение нескольких дел одновременно приведет к тому, что будут сделаны плохо все. Необходимо сконцентрироваться и выделить время для решения одной конкретной задачи.
Составить порядок решения задачи.

Как работает методология GTD

Работа в технике GTD основана на четырех основных шагах, которые необходимо освоить в первую очередь. Рассмотрим подробно шаги методики.

Сбор информации по задачам

Требуется в самом начале определить задачи, которые нужно контролировать для успешной работы, а также найти способ отображения таких задач. Можно использовать ручную запись, приложение, в общем, любой удобный формат.

Важно. Используйте один способ сохранения, иначе записи могут затеряться.

Обработка информации

Сплошной не систематизированный список задач не сможет работать на своего хозяина эффективно. Требуется структурировать его по нескольким критериям. Тогда разобраться будет легче и все необходимые записи будут под рукой.

Систематизацию следует проводить по диаграмме рабочего процесса Аллена, ответив на несколько вопросов:

Что это за задача?
Какой должен быть результат?
Нужны ли какие-то действия?
Какое действие следующее?
Сколько времени оно займет?

Организация результата

Ответив на вопросы, вам будет легче правильно распределить задачи. Не стоит записывать каждую мелкую задачу, которую несложно выполнить прямо сейчас или в ближайший час. Лучше разделить одну крупную задачу на несколько более мелких, которые поэтапно приведут к решению.

В зависимости от предстоящей работы, можно выбрать два пути действия:

Делегировать работу другому лицу, которое справится лучше или более профессионально в этом вопросе.
Отложить трудновыполнимую задачу. Это делают в том случае, когда выполнение в ближайшее время невозможно из-за отсутствия времени или средств либо когда работу потребуется выполнить только при возникновении определенного события.

Выбор и выполнение действия для каждой задачи

Определить порядок действий, которые помогут выполнить рабочую задачу. Выполняя такие действия поэтапно и выделяя для каждого определенное время, вы достигните основной цели. Это произойдет быстрее и эффективнее, кроме того, останется свободное время, которое можно применить с пользой.

Какие сервисы подходят для работы по GTD

Когда в 2001 году Д.Аллен разработал систему, написав книгу «Как привести дела в порядок», ему не хватало только одного — способов ее реализации. Он жаловался на отсутствие электронных помощников в системе GTD и возлагал большие надежды на то, что в скором времени они появятся.

Важно. Существует более 100 приложений, которые работают с этой методологией.

Рассмотрим самые распространенные из сервисов.

Smthngs

Smthngs — бесплатный браузерный сервис, который помогает работать с использованием системы GTD.

Основное удобство в том, что вход в систему выполняется через браузер, и он доступен с любого устройства. Сохраняет данные в облаке.

Evernote

Evernote — программа, которая хранит данные в облаке и используется для быстрых записей. К странице можно приложить только что сделанное фото или уже существующий файл с пометками.

Trello

Trello — бесплатный онлайн-сервис, используемый для организации рабочего процесса не только отдельного человека, но и рабочей группы.

Wunderlist

Wunderlist – один из рабочих инструментов Google. Своеобразный электронный ежедневник. Приоритет сервиса в том, что он может сортировать задачи по дате, важности, заданной категории. Присылает уведомления и позволяет оставлять пометки в комментариях.

Есть несколько инструментов для реализации системы GTD Дэвида Аллена:

Сопряженные между собой устройства Apple, которые помогают получить доступ к одним и тем же документам, событиям в календаре, таск-приложениям.
Ту же систему, что и Apple, реализуют продукты Google, которые связаны единой учетной записью Gmail.

Преимущества и недостатки методики GTD

Чем больше сторонников у этой техники, тем больше можно выявить ее положительных и отрицательных сторон.

К безусловным плюсам методики относятся:

Четкая организация рабочего процесса.
Возможность обратиться к той или иной задаче в любое время суток.
Избавление от ежедневного стресса, связанного с большим количество задач.
Удобная система меток, когда сложно отнести рабочую задачу к какому-то конкретному виду.

Отрицательные стороны:

Методика работает хорошо с краткосрочными задачами. В долгосрочных планах приходится создавать много этапов, что само по себе отнимает много времени.
Техника универсальна, но она не позволяет составить личный план решения задачи.
Освоить сложно – приходится изучать множество материалов, чтобы четко понять что такое GTD.
Выставление приоритета на главную задачу. Это может привести к тому, что выполняя много маленьких этапов, не хватит времени на основной.

Заключение

Итак, методика GTD весьма удобна для современного ритма жизни. Она помогает решить глобальные рабочие процессы, разбив их на маленькие и менее сложные, тем самым повышая эффективность рабочего процесса.

Хотя методика подходит не всем, ее лидирующая позиция в сфере тайм-менеджмента неоспорима.

Как распланировать своё время в Notion, используя GTD

Что такое GTD

Лайфхакер неоднократно публиковал статьи о методике GTD — Getting Things Done. Её придумал и подробно описал в своей книге бизнес‑тренер Дэвид Аллен. Вкратце основные правила этой системы можно описать так:

Фиксируйте всю информацию. Записывайте все идеи, задачи и дела. Если вы что‑то не можете сделать прямо сейчас, сделайте отметку, не полагаясь на память. Всё, что вы записываете, копится в так называемой «Папке входящих».
Поддерживайте порядок. По мере заполнения папки со «Входящими задачами» её содержимое нужно упорядочивать, сортировать дела по категориям и создавать пояснения и заметки, чтобы точно ничего не забыть.
Определяйте приоритеты. У каждой задачи должны быть срок выполнения и степень важности, чтобы вы знали, что делать в первую очередь, а что может и подождать.
Держите всё под рукой. В GTD нет места принципу «запишу потом». Ваши списки задач и заметки всегда должны быть у вас на виду: на компьютере, смартфоне, планшете и других устройствах. Таким образом, если в голову придёт интересная идея или вы вспомните о каком‑то незафиксированном деле, вы сможете сразу это записать. Когда подойдёт срок выполнения какой‑то задачи, вам придёт напоминание, слава вездесущим уведомлениям.

Подробнее почитать про GDT вы сможете в нашем руководстве.

Узнайте больше
📝

Методика хороша своей универсальностью. Её создатель Дэвид Аллен несколько старомоден: под «Папкой входящих задач» он подразумевает настоящую бумажную папку. Он даже электронные письма распечатывал и раскладывал по подшивкам.

Но с тем же успехом GTD можно применять и для компьютерных файлов и папок, используя эту систему в связке с каким‑нибудь сервисом. Например, с помощью этой методики можно сортировать письма в Gmail, записывать задачи в «Таблицах Google» или полностью контролировать свою жизнь с помощью Evernote. Наконец, под философию GTD заточено множество менеджеров задач вроде того же Wunderlist.

И конечно, использовать методику можно в такой замечательной и универсальной программе, как Notion.

Она представляет собой гибрид «Google Документов», Evernote, Trello и ещё десятка различных приложений. Notion умеет практически всё, что нужно для работы. Заметки, таблицы, базы знаний, списки дел, канбан‑доски, документы — в программе есть всё. Грех не воспользоваться ей для организации ваших дел в стиле GTD.

И Мария Алдрей, бизнес‑консультант, помогающая руководителям предприятий организовывать их работу, создала собственную систему для Notion, основанную на GTD. Этими наработками она поделилась в своём блоге.

Мария Алдрей

Специалист по цифровому маркетингу и бизнес-консультант.

Как использовать GTD в Notion

Я не очень хорошо организованна. Поэтому, когда я узнала о GTD Дэвида Аллена, моя жизнь буквально изменилась. Теперь это для меня своего рода религия. Постепенно я выстроила свою систему, которая позволяет мне всё успевать, работая в привычном мне темпе.

Я руководствуюсь практикой, которую называю «Еженедельное планирование». Каждое воскресенье (или понедельник) выделяю час, чтобы распланировать предстоящую неделю. Эта привычка помогает мне решать сложные задачи, разбивая их на более мелкие и выполнимые. Поэтому я больше успеваю, меньше утомляясь, и легче сосредотачиваюсь на работе.

Для меня Notion — что‑то вроде игры. На то, чтобы настроить систему, уходит время. Но, когда она готова, выполнение задач становится интересным, простым и быстрым.

Каждую неделю я нажимаю на кнопку в Notion, и передо мной появляется готовая чистая таблица. Здесь лежит пустой шаблон, который вы можете забрать себе и использовать.

Вот пошаговый процесс, который я использую для планированиях своих задач с помощью Notion.

1. Соберите ваши идеи

Потратьте минут 10, чтобы перечислить и записать в этот столбец все ваши идеи. Они превратятся в задачи, которые вы должны будете выполнить на предстоящей неделе.

Перечислите все ваши проекты, которые ещё не завершены.
Проверьте ваши задачи за предыдущие три месяца, чтобы найти среди них невыполненные.
Загляните в ваш календарь: может быть, там тоже что‑то запланировано.
Проверьте свой бумажный блокнот, если таковой имеется. Возможно, там тоже есть какие‑то идеи, которые нужно перенести в Notion.
Вспомните, есть ли ещё какие‑нибудь задачи, которые вы должны сделать, или люди, с которыми нужно поработать.

Соберите все эти идеи вместе и перечислите их в первом столбце. Это ваш план на следующие семь дней.

2. Назначьте соответствующие действия

Идея — это неплохо, но без активных действий она так и останется идеей. Спросите себя: «Что я должен предпринять, чтобы продвинуть эту задачу к концу?»

Например:

Продолжить наполнять сайт контентом → Написать черновик раздела «Обо мне».
Создать календарь публикации контента → Нарисовать карту памяти для постов и назначить даты.
Снять видео для блога → Написать сценарий ролика.
Встретиться с Крисом → Отправить ему электронное письмо с датой и местом встречи.

Помните, если для выполнения задачи нужно совершить больше одного действия, вы должны решить, чем будете заниматься в первую очередь.

3. Установите срочность

Далее вы должны определить срочность каждой задачи. Это необходимо, чтобы сосредотачиваться на действительно важных вещах, а не просто делать кучу работы.

Чтобы понять, какими делами заниматься прежде всего, я сортирую свои идеи по четырём категориям:

Важные задачи — дела, которые приближают нас к достижению целей.
Срочные задачи — действия, которые требуют немедленного внимания.
Не помешало бы — в эту категорию отправляются дела, которые могут быть не срочными и не важными, но их выполнение облегчило бы вам жизнь в следующие семь дней.
Может подождать — это те задачи, которые можно перенести на другую неделю.

4. Определите уровень концентрации

У всех нас, как это ни печально признавать, ограниченное количество внимания, времени и энергии. Каждое задание отнимает определённый процент этих важных ресурсов. Поэтому оцените запланированную задачу и припишите ей соответствующее число в четвёртом столбце.

Например, написать черновик для поста в блоге у меня отняло около 20% внимания. А письмо для Криса длиной в три строчки — всего 2%.

5. Назначьте приоритет

Этой галочкой помечаются задачи, которые имеют тег «Важный» и «Срочный». То есть их нужно сделать, несмотря ни на что. Это ваш список приоритетов.

Когда закончите выбирать такие задачи, просуммируйте проценты из предыдущего столбца, чтобы понять, сколько ресурсов вы на них затратите. Если получилось больше 90%, значит, вы переоценили свои силы и откусили больше, чем можете прожевать. Перенесите часть на следующую неделю, или переутомитесь и ничего не успеете.

Кстати, полезный совет: Notion позволяет фильтровать содержимое строчек таблицы — так можно выбирать приоритетные задачи.

6. Запланируйте задачу

Галочка в следующем столбце показывает, запланирована ли задача в вашем календаре. Решите, когда вы её выполните, и создайте соответствующее событие.

Кстати, если вы не используете «Google Календарь» или что‑то вроде того, возьмите себе этот шаблон Notion. Туда можно вносить задания, запланированные на неделю.

7. Делегируйте задачу

Да, у вас столько же часов в сутках, сколько и у Бейонсе, но у неё есть огромная команда помощников, которые делают за неё грязную работу, поэтому она успевает больше. Тем не менее, если у вас тоже есть кто‑то, на чьи плечи можно переложить часть задач, сделайте это и пометьте делегированное задание галочкой в соответствующем столбце.

8. Закончите задачу

Ну тут всё просто. Когда вы заканчиваете свой проект или выполняете задачу, то помечаете её галочкой в последнем столбце.

Бонус

Несколько шагов, которые помогут вам стать ещё более организованным:

Просматривайте свои расходы за прошедшую неделю и планируйте бюджет на следующую.
Обдумывайте своё меню на неделю, добавляйте продукты в списке покупок.
Своевременно обрабатывайте папку «Входящие» за последние семь дней и рассортировывайте всё, что там скопилось.
Запланируйте хотя бы один день в неделю для занятий спортом.

Помните, что GTD — довольно гибкая система и её можно приспособить под свои нужды. Не стесняйтесь корректировать шаблоны Notion. Например, мне столбец «Внимание» у Марии кажется излишним. Для меня достаточно пометки, срочная задача или нет. Вы можете легко удалять её столбцы и добавлять свои. Так, я создал столбец с пометками «Работа», «Дом», «Творчество» и другими, чтобы сортировать задачи по категориям. Вы же можете поступить по‑своему.

Попробовать Notion →

Цена:
Бесплатно

GTD система управления своим временем

Всем привет! Знаете, что такое gtd система? Расшифровывается аббревиатура как getting things done. Перевод с английского – делать всё. Хотя можно также употребить такие выражения, как успевать всё, доводить начатое до конца, завершать и приводить дела в порядок. И сегодня мы рассмотрим способы, которые помогут нам в этой нелёгкой задаче.

Общая информация

Термин gtd возник благодаря Дэвиду Аллену. Именно он придумал эту эффективную систему для повышения продуктивности. Основной целью которой является увеличение количества свободного времени, при условии, что необходимые задачи выполнены. Как в поговорке: «Сделал дело – гуляй смело». Только вот гулять теперь можно намного дольше. Да ещё и без тяжкого груза переживаний из-за незавершенности. Чаще всего ведь как бывает? Какие-то дела или упускаются из виду, или сортируются по спискам и благополучно забываются, откладываются до последнего момента и прочее.

Дэвид позаботился о том, чтобы людям, которые ценят своё время и желают использовать его эффективно, было намного легче управлять им. Можно подумать, что gtd ничем не отличается от создания привычных списков задач. Но это не так. Обычно планируя свою деятельность, человек не учитывает совсем мелкие и не достойные внимания дела. Считая, что тратить на них ресурсы не стоит. Хотя получается, что во время рабочих процессов, думая о них – он по факту отвлекается. Соответственно, происходит то, чего он так стремился избежать.

Система Аллена же позволяет экономить энергию, силы и направлять деятельность мозга непосредственно на решения проблем. К тому же подходит она абсолютно для каждого человека, независимо от его социального положения, рода деятельности, пола, возраста и прочее. То есть, без разницы, вы доктор наук, домохозяйка или ещё школьник – принципы, сформулированные Дэвидом, универсальны и полезны. Единственное условие – это желание эффективно управлять своим временем.

Принципы

Итак, чтобы было проще разобраться, предлагаю вашему вниманию пошаговую инструкцию, основные правила системы:

Сбор информации и фиксация

У вас всегда под рукой должен быть блокнот, ежедневник, любимый гаджет, в случае, если вы ведёте дела с помощью электронных программ. Любую свою мысль касательно работы необходимо фиксировать. Не стоит полагаться на память, рассчитывая, что в нужный момент вы вспомните о чём-то. Или вернетесь к этой теме немного позже. Ваш мозг должен генерировать новые идеи, а не удерживать бессмысленную информацию, которую без проблем можно перенести на бумагу и благополучно забыть. Занявшись более важными делами. Так что, если например, услышали по радио рекламу нового корма для собак и вспомнили, что у вашего питомца запас на исходе – фиксируйте идею сразу же. Даже если покупку совершать планируете на следующей неделе.

Как вы могли заметить, осознание чего-то обычно происходит неожиданно. Решение проблемы возникает не тогда, когда человек усиленно над ним думает и ищет наиболее оптимальные варианты выхода из сложившейся ситуации. А, например, во время свидания или рыбалки. Тогда, когда мы расслабляемся и отвлекаемся, у подсознания появляется шанс «достучаться» к сознанию. Именно по этой причине ваш планер должен быть всегда под рукой. Да, как оказалось, даже во время романтической прогулки.

Кстати, небольшая хитрость, которая позволит сохранить душевное равновесие и сэкономит время. Если выполнение какого-то действия займёт у вас менее двух минут – не нужно его выписывать в блокнот. Приступите к нему сразу же. Тогда со спокойной душой вы сможете работать дальше, не «забивая» голову ненужным.

Планирование и расстановка приоритетов

У каждого пункта должна быть конкретная дата выполнения. То есть, когда вы приступите к работе и сколько планируете её делать. Придётся разбить все дела по дням календаря. Тогда у вас будет уверенность, что вы наверняка ничего не упустили из вида.

Жизнь – штука непредсказуемая, отчего мы никогда не знаем, что может случиться с нами завтра или через минуту. Поэтому не всегда удаётся закрыть задачу в намеченный срок. Потому что, например, неожиданно добавилась новая проблема, более срочная. Отчего пришлось переключить внимание на неё, отложив запланированное на потом. В связи с этим необходимо постоянно контролировать актуальность задач. И переносить те, что не удалось завершить. Иначе можно благополучно о них забыть, а потом столкнуться с кучей новых сложностей.

На этом этапе также следует на каждый пункт задавать себе простой вопрос: «Что делать?». Не в плане: «Боже, всё пропало». А для того чтобы внести конкретику и ясность, обозначив границы. Вернемся к указанному примеру про корм для питомца. Вы можете придумывать отговорки, дав почву для развития прокрастинации и приобрести его в последний момент, в лучшем случае. Или продумать маршрут, выбрать день, когда вы будете проезжать мимо зоомагазина – это снимет тревогу и, главное – не оставит любимое животное без еды.

Непосредственно действия

Как только придумали, записали, просчитали – приступайте к активным действиям. Иначе, какой смысл в организации своего времени для повышения эффективности, если не делать самое основное, завершать её?

В принципе, залог успеха – это активность. Мир не узнал большое количество гениев, которые были способны изменить его до неузнаваемости, облегчив жизнь каждому человеку по одной простой причине – они генерировали идеи, но не воплощали в реальность. А потому что, чтобы сделать что-то, необходимо затратить больше энергии, важно иметь мужество, чтобы рискнуть и «высунуться» со своим мировоззрением, мыслями, изменениями. Нести за последствия ответственность, быть готовым к трудностям и даже к проигрышам. Но, только действуя можно одержать победу. И после провала также.

Завершение

Если вы будете придерживаться системы gtd, то сможете ощутить удовлетворение от работы, а также радость, что сделали так много за короткий промежуток времени. Это скажется благоприятно не только на качестве вашей жизни, но и повысит самооценку. Будет мотивировать на дальнейшие достижения и развитие. Так что каждый день применяйте правила, разработанные Дэвидом и будьте счастливы!

А для тех, кому хочется узнать больше о программе getting things done, рекомендую ознакомиться с книгой Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Кстати, не забудьте внести в свой список дела, которые необходимо сделать в течение своей жизни. Пример такого списка, вы можете посмотреть здесь.

Материал подготовила психолог, гештальт-терапевт, Журавина Алина

Система планирования GTD (Get Things Done)

ВСЕ СТАТЬИ, ФРИЛАНСЕРАМ

Главная / Все статьи / Фрилансерам / «GTD — страшная аббревиатура и классная система планирования»

Система GTD, Getting Things Done или «Как привести дела в порядок», может изменить ваше мнение о планировании. Если вы погрязли в бардаке, как физическом, так и ментальном, то эта система для вас. Но предупреждаю: она поможет только тем, кто готов действовать.

Для эффективного управления собственной жизнью, нужно в первую очередь освободить свой мозг от всех повседневных задач, которыми вы его грузите.

Здесь очень уместна аналогия с оперативной памятью у компьютера. Когда задач слишком много, память не справляется и происходят непредсказуемые сбои. Хорошо, если забыли мусор выкинуть. А если забыли внести платеж по ипотеке? Или приехать на собеседование?

Что делать? Выделить пару часов времени, взять чистые листы бумаги и выписать все, что крутится у вас в голове. Абсолютно все. Сюда пойдут и мечта съездить в Мексику, и забрать завтра ковер из химчистки. Внимание, здесь необходимо действие!

Приступать уже можно и нужно.

После того, как все мысли выгружены, начинается самое интересное. И сложное. Нужно обработать эти списки.

В системе планирования GTD используется термин — корзина «Входящие». Если с планированием у вас до этого были не самые лучшие отношения, то, возможно, вы испугаетесь. Или у вас опустятся руки. Потому что будет казаться, что разобраться с этим всем нереально.

Без паники! Все получится, проверено. Ведь обработать не значит, что все это необходимо тут же выполнить.

Три принципа обработки корзины «Входящие» согласно GTD-планированию:

Обрабатывать задачи по порядку.
Разбирать по одной за раз.
Никогда ничего не возвращать обратно в корзину.

Перейдем непосредственно к обработке.

Анализируем задачу, требуется ли что-то выполнить сейчас?

Нет? Отлично, есть варианты: выбросить, внести в список «Когда-нибудь может быть», напоминание в календарь, сохранить в каталог справочных материалов.
Если да, то задаемся вопросом: на выполнение требуется меньше двух минут? Короткие и простые задачи проще выполнять сразу же на месте. Если же время выполнения существенное, то тут начинается самое интересное.

Обязательно оцениваем, может ли эту задачу выполнить кто-то другой. Если да, то делегируем и записываем напоминание в список «Ожидание».

Если делегирование невозможно, то анализируем, сколько действий требуется выполнить? Например, позвонить, написать письмо, вынести мусор — это единичные действия. Такие записываем в список «Активные действия» или в «Календарь».

Дела, которые предполагают несколько действий: определяем конечный результат и вносим запись в список «Проекты», а следующее физическое действие вносим в список «Активные действия». Например, проект «Запись ребенка в детских сад», следующее действие — «Сделать сканы документов по списку для размещения на сайте».

И по этому алгоритму прогоняем каждую задачу из нашего списка. На выходе по системе планирования GTD имеем каталог справочных материалов и списки:

«Активные действия», в том числе записи в «Календаре»;
«Проекты»;
«Ожидания»;
«Когда-нибудь может быть».

Самые интересные и важные вещи обычно находятся в списке «Активные действия». Там явно не один пункт, и даже не десять. Как выбрать, что именно нужно сделать?

Есть четыре критерия принятия решения:

Контекст. Некоторые дела можно выполнять, только при определенных условиях, например, нужен компьютер или интернет. Или это действие можно выполнить только находясь дома.
Запас времени. Глупо браться за какое-то масштабное дело, если у вас в запасе всего 5 минут.
Запас энергии. Если вас переполняет творческая энергия, то вероятно не стоит вытирать пыль. И наоборот, если чувствуете что креативом и не пахнет, смело мойте посуду или оформляйте заявление на загранпаспорт через сайт.
Приоритет. Здесь нужно оценивать какие действия приведут к реализации действительно важных проектов. Потому что зачастую у нас много рутинных задач, которые не столь важны в перспективе.

Важно! Отныне вы должны проделывать эту процедуру с обработкой корзины ежедневно. А еще нужно будет делать еженедельный обзор всех этих списков, чтобы актуализировать имеющуюся информацию.

Эти навыки необходимо перевести в разряд привычек. Иначе система планирования GTD (Getting Things Done) просто не будет работать у вас и все проделанные действия абсолютно бесполезны.

Решение принято, действие выполнено, ставим галочку или вычеркиваем из списка. Тут уж кому как больше нравится. Потом еще один пункт и еще один. И так понемногу благодаря внедренной системе планирования вы выполните в разы больше дел, чем успевали раньше.

Теперь главное — не забывать, что важно регулярно (!) обновлять всю систему планирования GTD. Иначе вы просто не сможете ей доверять. А тем, кто хочет еще дальше продвинуться в планировании своей жизни, рекомендуем все же прочитать книгу Дэвида Аллена.

Потому что в статье отражена только верхушка айсберга его системы. Всем успехов на пути планирования своей жизни!

Арина Сергиенко, выпускница курса «Леди Фриланс», заботливая помощница

Еще полезные статьи:

Getting Things Done (GTD) в 2019 году: обновленный взгляд на то, как добиться стресса-F …

Джори Маккей

Джори — писатель, стратег по контенту и отмеченный наградами редактор книги Unsplash. Он вносит свой вклад в Inc., Fast Company, Quartz и другие.

24 мая, 2019 · 13 мин чтения

Что вам нужно сделать сегодня? Это простой вопрос, который может быстро отправить вас в состояние стресса, пропитанного потом.

Конечно, в вашем ежедневном списке есть задачи.Плюс планирование вашего следующего спринта. Ой! Позже у вас будет встреча с генеральным директором, к которой вам нужно подготовиться. И… Что это? Извините, только что пришло срочное электронное письмо, в котором вам нужно … Черт … Кто-то только что написал вам в чате об ошибке … О чем мы снова говорили?

С учетом того, насколько наши дни наполнены неразберихой, отсутствием ясности и постоянно конкурирующими приоритетами, неудивительно, что мы изо всех сил пытаемся добиться цели. Но так быть не должно.

Что, если бы у вас была система повышения производительности, которая помогла бы вам отслеживать и расставлять приоритеты всему, что вам нужно сделать, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном: выполнении задач. И что может быть лучше для этого, чем метко названная Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена?

В этом посте мы познакомим вас с основами того, что такое GTD и как вы можете реализовать его в своей жизни, чтобы вы были организованы, продуктивны и свободны от стресса всего за несколько минут.

Получите всех на одной странице. С Планио.

Что заставляет дела делаться? Значение GTD, история и предыстория

Выполните быстрый поиск в Google, и вы обнаружите, что «Getting Things Done» — это на самом деле две вещи: книга-бестселлер и рабочий процесс (оба созданы гуру продуктивности Дэвидом Алленом).

Впервые опубликованная в 2001 году с пересмотренной версией в 2015 году, книга и сопутствующая система сосредоточены на одной центральной теме: организации всех «вещей», борющихся за ваше внимание, чтобы вы могли принимать разумные решения, правильно расставлять приоритеты и выполнять целенаправленную работу без стресс.

Цель GTD — дать вам 100% уверенность в том, что вы собрали и классифицировали все свои задачи, идеи и проекты, от расплывчатого, чрезмерно амбициозного «запустить бизнес на миллион долларов» до более конкретного «подготовить повестку дня для встреча на следующей неделе ».

Как описывает это Аллен:

Внедрение GTD снимает чувство подавленности, вселяет уверенность и высвобождает прилив творческой энергии. Он обеспечивает структуру без ограничений, управляя деталями с максимальной гибкостью.

Для этого система Аллена следует довольно простой методологии:

Захватывайте все, что привлекает ваше внимание
Определите следующие действия, которые нужно предпринять
Организуйте по категориям и контекстам
Используйте регулярные напоминания, чтобы держать вас в курсе
Настройте регулярные проверки, чтобы система не развалилась

На практике GTD помогает не только справляться с внешними отвлекающими факторами современного рабочего места, но и с теми, которые находятся в вашей голове.Как, по словам профессора Калифорнийского университета в Ирвине Глории Марк, , мы можем прервать нас с такой же вероятностью, как и внешний источник.

С Planio вы повысите продуктивность и рано вернетесь домой.

Используя GTD, вы, по сути, отдаете свою память на аутсорсинг, чтобы вместо назойливых напоминаний в неподходящие моменты (почему — это ) вы думаете о том, чтобы послать дополнительное письмо Дебби из отдела маркетинга во время ужина со своим семья?), вы можете быть уверены, что все, что вам нужно сделать, находится в одном месте и имеет приоритет по истинной важности, поэтому вы всегда знаете, что делать дальше.

Мы так же часто прерываем себя, как и нас прерывает внешний источник.

Не существует необычных приложений или «хаков», которые заставили бы вас устанавливать таймеры или следовать строгим правилам. Однако это не означает, что эту систему легко реализовать. Успешное завершение работы требует значительных предварительных вложений, а также приверженности постоянному отслеживанию, управлению и проработке всего всего, что встречается на вашей тарелке.

Хотя это вложение означает, что многие люди считают GTD слишком сложным или сложным, мы покажем, насколько это на самом деле не так уж и плохо, и как небольшие предварительные вложения, которые вы должны вложить do , окупаются в полной мере.

Зачем вам нужен GTD: ваша рабочая память может работать только так много

Так почему вы должны думать об использовании такой системы, как GTD? Помимо очевидных преимуществ большей организованности, есть довольно убедительные научные данные о преимуществах «Getting Things Done».

Во-первых, давайте поговорим о небольшой вещи, называемой рабочей памятью.

Рабочая память — это часть мозга, которая активна, когда вы работаете над определенным проектом. Ваш разум начинает собирать соответствующие воспоминания, идеи, идеи, знания и контекст о проекте в одном месте, где вы можете «поработать» над ним.

Попасть в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

Проблема в том, что наша рабочая память не может вместить столько. Хуже того, он не очень хорош в блокировке всех тех срочных вещей, которые приходят вам в голову (например, не забывать брать молока после работы или что вам нужно забрать детей из класса карате в 16:45 в следующий вторник). Фактически, американский психолог Джордж Миллер обнаружил, что в среднем человек могут одновременно удерживать в своей рабочей памяти только семь «элементов» информации.

Что еще хуже (и несколько иронично), стресс может ухудшить нашу рабочую память. Так что чем больше вы нервничаете из-за того, что вспомните все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы запомните.

Чем больше вы нервничаете, вспоминая все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы будете помнить.

GTD дает отдых вашей рабочей памяти. Вместо того, чтобы забивать ценное ментальное пространство полу-воспоминаниями, нечеткими идеями и расплывчатыми примерами: «Я должен что-то сделать… но что!» С GTD вы можете быть уверены, что все находится там, где должно быть, и у вас есть напоминания, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как следует из названия книги, это способ (почти) добиться продуктивности в вашей жизни без стресса.

Рабочий процесс «Getting Things Done» за 5 шагов

Так как же «Getting Things Done» выглядит на практике? Как и некоторые другие рабочие процессы, которые мы описали в предыдущем посте, GTD представляет собой серию шагов и утверждений «если-то», которые помогают направлять ваш день, сохранять организованность и оставаться продуктивными. Это не значит, что это конкретное пошаговое руководство. Напротив, это изменение в том, как вы думаете и справляетесь с обязанностями.

Станьте боссом рок-звезды, преуспев в управлении проектами.

На высоком уровне GTD включает этап приема , на котором вы собираете и уточняете задачи, проекты и идеи. Этап организации и расстановки приоритетов , на котором вы решаете, над чем и когда работать, а также устанавливаете сроки и напоминания, чтобы не сбиться с пути. И, наконец, этап action , на котором вы прорабатываете свои приоритеты и, как следует из названия, добиваетесь своего.

Одна из замечательных особенностей GTD заключается в том, что ее можно сделать настолько просто или сложно, насколько вы хотите.Вы можете использовать ручку и бумагу или более мощный инструмент управления проектами (например, Planio!), Чтобы отслеживать свои задачи. Система действительно не зависит от инструментов. Но есть несколько вещей, которые вам нужно сделать , чтобы заставить его работать:

Календарь или где-то еще, чтобы установить напоминания и сроки и оставаться в курсе
Время каждый день / неделю / месяц, чтобы размышлять, очищать свой список и переориентируйте задачи

Вот и все. Все просто, правда? Давайте углубимся в основы настройки вашей системы Getting Things Done:

GTD Шаг 1. Захват

Первый шаг в GTD — это захват всего «материала», занимающего ваше внимание.Это означает основные задачи, электронные письма, на которые вам нужно ответить, домашние дела, напоминания о разговоре с людьми, идеи для романов, имена для потенциальных домашних животных… (Вы уловили идею). Думайте об этом как о своем списке «в».

Маленькое, большое, личное, профессиональное … GTD все равно! Единственное, что имеет значение, это то, что вы можете быстро и легко добавить эти элементы в свой список . Никакого трения. Никаких сложных рабочих процессов. Достаточно одной кнопки или записи на листе бумаги.

Например, предположим, вы решили использовать инструмент управления проектами, такой как Planio, для отслеживания всего, что вам нужно делать (вы мне уже нравитесь!). Вы можете добавлять новые задачи или идеи в Planio одним щелчком мыши, нажав + кнопку в верхнем левом углу экрана проекта (или в мобильном приложении, если вы в пути).

Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Planio.

Каждая задача может включать столько или меньше деталей, сколько вам нужно, от базового описания до приоритета, контекста, категорий и файлов.

Когда вы впервые начнете использовать систему GTD, вам понадобится час или два, чтобы записать все, что вы можете придумать, что вы хотите, что вам нужно или нужно сделать. Это открытых контура вашего мозга, которые возвращаются, чтобы отвлекать вас, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Вот две идеи, которые помогут вам выполнить как можно больше задач:

Сделайте «дамп мозга» для каждой части своей жизни: Выберите область своей жизни и просто начните записывать все, что вы хотите, что вам нужно, или хотел бы сделать.Мне нравится начинать с целей более высокого уровня и планов на будущее в моей профессиональной и личной жизни, а затем переходить к задачам, которые необходимо выполнить для каждой из них.
Поговорите со своей командой, друзьями и экспертами, чтобы заполнить пробелы: Вероятно, вы не сможете сразу вспомнить все, что хотите сделать. Поэтому рекомендуется взаимодействовать с людьми, которым вы доверяете, чтобы они рассказали вам о ваших целях и потребностях. Обсудите общие цели и попросите их помочь вам разбить их или разобрать идеи.

Здесь важно то, что вы убираете всего, . Не сдерживайте и не подвергайте цензуре то, что вы добавляете в этот список. Теперь мы займемся его обрезкой.

GTD Шаг 2: Уточнение

Если вы потратили несколько часов на написание, вы, скорее всего, сейчас смотрите на список задач, выполнение которых может занять всю жизнь. Так что же нам делать? Мы проясняем, обобщаем, делегируем и расставляем приоритеты, какие из них мы действительно хотим выполнить.

В GTD прояснение вашего списка — это непрерывный процесс, который может занять некоторое время, чтобы вы могли осмыслить.Чтобы упростить задачу, давайте разберемся на несколько золотых правил.

Превосходно управляйте проектами и будьте любимы своими товарищами по команде.

Правило № 1 — Работайте со своим списком один за другим и в том порядке, в котором они появляются .

Это довольно просто. Не пропускать и не сдаваться. Просто найдите время и прочтите свой список.

Правило № 2 — Спросите, применимо ли это для каждого элемента? (т.е. вам нужно сделать что-то ?)

Если ответ отрицательный, у вас есть несколько вариантов:

Выбросьте его (если он вам больше не нужен.)
Сохраните его в качестве справочника (если вы действительно думаете, что он вам понадобится в будущем. Например, у меня есть папка «для чтения» на моем рабочем столе, где я храню документы или идеи, которые я хочу вернуть. в)
Инкубируйте его (если вы в чем-то не уверены. Оставьте его или установите напоминание в вашем календаре, чтобы использовать его позже). следующий шаг и добавьте их в свой «Список действий»
Недостаточно знать, что вам нужно что-то делать, вам нужно знать, точно, какие действия необходимо предпринять в следующем , чтобы приблизиться к вашей цели.Аллену ясно, что это должны быть действия физических и визуальных . Поэтому вместо «организовывать обзор спринта» запишите «по электронной почте всем членам команды с датой, повесткой дня и пунктами действий для собрания по обзору спринта». Каждый попадает в ваш «Список действий».
Эта «предварительная обработка» элементов гарантирует, что ваш список будет полон задач и идей. вы можете работать * сейчас, *, поэтому, когда приходит время работать, упор делается на действие. Не размышления.
Правило № 3.5 — Сделайте все, что займет 2 минуты или меньше, прямо сейчас.
Умственные издержки, связанные с отслеживанием простых задач, таких как «отправить Джен письмо с напоминанием о завтрашней распродаже выпечки», часто требуют больше усилий, чем просто выполнение задачи. Так что найдите минутку, чтобы просмотреть свой список действий, и сделает все, что займет всего пару минут .
Завершить проекты в срок и в бюджет. С Планио.
Правило № 4 — Делегируйте там, где это возможно.
Цель GTD — убедиться, что вы делаете правильно вещи.Но есть большая вероятность, что ваш список действий наполнен задачами, которые вам не обязательно выполнять. По возможности (и уместно) делегируйте эти задачи другим людям , а затем переместите их в список «Ожидающие» с напоминанием о том, кому они были делегированы, когда и крайний срок.
В этом списке вы также можете отмечать задачи, которые вы заблокированы, электронные письма, на которые вам нужно ответить, и любые другие задачи, в которых вы полагаетесь на кого-то другого, который что-то сделает за вас.
Правило № 5 — Группируйте соответствующие элементы действий в проекты.
Разбивка больших задач на шаги, требующие выполнения, часто может затруднить понимание общей картины.Но GTD не только для пунктов списка дел. Чтобы отслеживать более крупные проекты, в которых может быть множество мелких задач, требующих выполнения, добавьте их в свой список проектов — специальное место, где можно отслеживать, над какими проектами вы работаете, какие задачи необходимы и какой прогресс вы достигли. Вы можете регулярно просматривать этот список, чтобы убедиться, что в вашем списке действий есть хотя бы одна действенная задача из каждого проекта.
А теперь вернемся к нашему примеру Planio GTD. Одной из замечательных функций Planio является возможность назначать отдельные задачи конкретным проектам или родительской задаче.Таким образом, все ваши задачи связаны таким образом, который имеет смысл в контексте проекта.
GTD Шаг 3. Организуйте
Наверное, кажется, что все, что мы делали до сих пор, — это организация. Но мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Затем давайте еще больше уточним наш Список действий. Однако, прежде чем мы это сделаем, давайте кратко рассмотрим все списки, которые у нас должны быть в настоящее время настроены:
- Список действий: Все, что нам нужно, что мы хотим или должны сделать. Задачи написаны в виде четких физических и видимых действий, которые необходимо выполнить.
- Ожидание списка: Все, что мы делегировали или ожидаем от кого-то другого (либо потому, что мы заблокированы, либо ждем ответов / информации / решений).
- Список проектов: Напоминание о крупных проектах с разбивкой на следующие шаги и прогресс.
Программное обеспечение для управления проектами, которое не отстой.
А теперь давайте добавим еще один: список когда-нибудь / может быть, . Здесь вы будете хранить свои идеи на миллион долларов или то, что вы хотите сделать в какой-то момент, но не хотите загромождать свои текущие списки.(Опять же, мы будем проверять этот еженедельный обзор, чтобы убедиться, что его приоритет не повысился.)
Наконец, мы собираемся на поставить любую действенную задачу с жесткими сроками в нашем календаре. У некоторых элементов действий и задач жесткие сроки, должны выполнить их к . Для этого вам нужно либо переместить их в свой календарь и установить напоминания, либо установить крайний срок в инструменте управления проектами. В Planio вы можете назначить каждой задаче или проекту конкретный крайний срок или временные рамки, а затем переключиться на просмотр календаря , чтобы увидеть их на карте.
Это кажется естественным моментом для разговора о важности напоминаний . Одна из главных целей GTD — не просто собрать задачи и прояснить их следующие шаги, но и снизить стресс от попыток запомнить их. Добавление крайних сроков и напоминаний в список действий и другие ключевые моменты гарантирует, что ваше подсознание не начнет зацикливаться на элементах в вашем списке.
И, наконец, есть еще два аспекта организации ваших задач с помощью GTD, которые мы должны рассмотреть.Во-первых, мы не можем говорить об организации, не упомянув хотя бы приоритизация . Каждая задача должна каким-то образом осознавать ее важность. В нашем Руководстве по управлению задачами мы рассмотрим несколько методов определения приоритетов задач, но вот несколько простых способов:
- Приоритезация по шкале важности , например Критический, Высокий, Средний, Низкий
- Использование нумерованной системы для отображения различных уровней важности, таких как A1, A2, A3, B1, B2, B3 и так далее…
- Расставьте приоритеты по срочности и важности с помощью матрицы Эйзенхауэра
Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.
Во-вторых, GTD предлагает использовать что-то под названием Contexts . Проще говоря, контекст — это тег или заметка о задаче, которая позволяет вам быстро увидеть, как, когда, где и с кем эта задача должна быть выполнена. Базовая версия этого может быть «Дом», «Работа», «По делам», «Звонки», «Встречи» и т. Д. Каждый контекст успешно сообщает вам, где выполняется эта задача, и дает вам представление о том, когда вы будете решать ее в течение дня.
Контексты не обязательно должны зависеть только от местоположения. Вы можете добавлять людей, события, настроения, обязательства по времени… все, что поможет вам быстро выбрать задачи, которые имеют смысл для того места, где вы находитесь.
GTD Шаг 4. Отражение
Кажется, сейчас самое время подумать о том, где мы находимся. В течение нескольких часов вы перешли от кучи идей, задач, назойливых напоминаний, целей и проектов, кружащихся в вашей голове, к серии организованных и расставленных по приоритетам списков с четкими, действенными следующими шагами, которые помогут вам достичь ваших целей. .
Не только это, но вы также выполнили кучу небольших задач. Удалил неважное. Делегировал все, что мог. Отложите на время свои «когда-нибудь» задачи. И установите своевременные задачи в своем календаре с напоминаниями о том, когда они должны быть выполнены.
Короче говоря, вы перешли от подавленности к контролю.
Работы было много. Но единственный способ продолжить работу такой системы, как GTD, — это если вы будете за ней не отставать. Здесь в игру вступает еженедельный обзор.
Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «решающим фактором успеха». Я думаю, это преуменьшение. Чтобы такая система, как GTD, имела смысл, она не может захватить вашу жизнь. Вот почему так важны короткие периоды регулярного осмысления, анализа и повторной оценки.
Освободите свое время от напряженной работы и будьте организованы.
Хорошее практическое правило — выделять 30 минут один раз в неделю на просмотр ваших текущих списков и просмотр . Помимо простой очистки и добавления новых задач, идей и проектов, вот краткое описание того, как может выглядеть еженедельное планирование GTD:
1. Начните со своего списка проектов: Каждое из «следующих действий» в списке то, что вы на самом деле хотите или должны сделать ? Если нет, переместите его (и, возможно, проект) в «Список на будущее».Если это так, переместите его в свой список действий.
2. Посмотрите на свой список на когда-нибудь: Изменились ли ваши приоритеты в отношении каких-либо проектов здесь? Если это так, переместите его в свой список проектов и убедитесь, что у него есть физический и видимый следующий шаг, готовый к работе.
3. Просмотрите свои «триггерные слова» : Это набор ключевых слов, которые заставляют ваш мозг задуматься о вещах, которые вы, возможно, забыли добавить в свою систему. Для вашей работы в этот список могут входить такие вещи, как руководитель, менеджер, люди, к которым мне нужно вернуться, встречи на следующей неделе, проекты с установленными сроками и т. Д. когда ваш разум свеж с прошлой недели или воскресенья, когда вы думаете о будущем.Опять же, цель здесь — обеспечить бесперебойную работу системы. Установите для своих отзывов временные рамки и придерживайтесь их.
  Кроме того, ваши обзоры не обязательно должны быть только еженедельно. Если вы скептически относитесь к системе и чувствуете себя рассеянным, выделяйте 5 минут каждое утро, чтобы составлять свой ежедневный список дел и сравнивать его с другими списками, чтобы убедиться, что вы ничего не забываете.
  Получите всех на одной странице. С Планио.
  GTD Шаг 5. Привлечение
  Теперь вы готовы приступить к делу!
  Просмотрите свои списки и выберите следующую действенную задачу, которая соответствует контексту, в котором вы находитесь, и работайте над ней.Когда вы закончите, у вас будет организованный и расставленный по приоритетам список задач, которые можно выполнить.
  Больше никакой путаницы. Больше нет неуверенности в том, что нужно сделать и что наиболее важно. Теперь вы хорошо отлаженная машина для повышения производительности!
  Что нужно для успеха с GTD в 2019 году
  Getting Things Done впервые вышел в 2001 году, а это означает, что Дэвид Аллен писал в то время, когда не было смартфонов, Slack и безостановочного цифрового отвлечения. Хотя принципы GTD по-прежнему применимы, мир, в котором мы живем, кардинально изменился.
  Итак, что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что вы сможете успешно внедрить GTD в 2019 году?
  1. Не останавливайтесь перед выбором: За последние два десятилетия произошел бум программного обеспечения, и легко подумать, что вам нужно найти «идеальный» инструмент для GTD. Но правда в том, что идеальный инструмент — это то, что вам подходит . Попробуйте ручку и карандаш. Или, если вы хотите иметь больше возможностей и лучше организовать свои задачи, используйте инструмент управления проектами, такой как Planio!
  2. Имейте систему электронной почты: Электронная почта может отбить нас от наших продуктивных задач, как ничейный бизнес, и в наши дни просто необходимо иметь возможность добавить электронную почту в вашу систему GTD.Это может означать обработку вашего почтового ящика за день до еженедельного обзора (чтобы вас не перегружали) или выделение нескольких раз в неделю, чтобы попасть в нулевой почтовый ящик.
  3. Начните с малого и создавайте оттуда: Поскольку все конкурирует за ваше внимание, может показаться невозможным даже начать работу с чем-то вроде GTD. В этом случае попробуйте минимальную версию, просто запечатлев кучу задач и идей для одной части вашей жизни, прояснив и упорядочив ее.
  4. Не отвлекайтесь на еженедельный обзор: Вы упадете с повозки GTD, если ваши еженедельные обзоры будут слишком долгими. Один из способов быстро пройти через это — не отвлекаться. Положите телефон в другую комнату, установите компьютер в режим «Не беспокоить» и используйте какой-нибудь блокировщик отвлекающих факторов, чтобы не отвлекаться на социальные сети или YouTube.
  5. Вознаградите себя, чтобы помочь выработать привычку к GTD: Если говорить об этом, GTD — это просто набор привычек, которые вы развиваете с течением времени.И, как и в случае с любой другой привычкой, единственный способ закрепиться — это если вы видите результаты и чувствуете, что они вознаграждены. Хотя технически система сама по себе является наградой, на ранних этапах вы можете захотеть соединить ее с чем-то еще, что вам нравится (например, вкусным кофе во время еженедельного обзора), чтобы сохранить приверженность.
  Программное обеспечение для управления проектами, которое вы действительно захотите использовать.
  Системы повышения производительности не должны быть сложными
  Существуют всевозможные системы, которые люди используют, чтобы работать более продуктивно.Но самое замечательное в «Getting Things Done» — это то, насколько это просто. Захватить. Прояснить. Организуйте. Размышляйте. Вовлекайтесь. Это оно.
  Вместо набора жестких правил или сложных «уловок» GTD разработан для адаптации к вашей жизни. Это другой способ думать о продуктивности, который фокусируется на том, чтобы дать вам пространство для размышлений, сосредоточения внимания и работы над тем, что для вас важно, , без стресса.
  .
  О простых системах производительности и сложных планах — Изучите хаки
  2 февраля, 2018 · 50 комментариев
  BuJoPro Не более
  В прошлом месяце я написал пост о популярной системе персональной продуктивности Bullet journal (BuJo). В этой статье я рассуждал о потенциальной вариации, которую я назвал BuJoPro, которая, как мне казалось, может лучше соответствовать требованиям высокоинтенсивных рабочих мест.
  BuJoPro понравился мне, потому что он обещал объединить мои разрозненные и, по общему признанию, специальные системы в один элегантный ноутбук.Мне понравилась идея иметь один аналоговый артефакт, который я мог бы носить с собой и вытаскивать в любой момент, чтобы эффективно настраивать рычаги, управляющие многими движущимися частями моей жизни.
  Очарованный собственной шумихой, я провел пару недель, пробуя эту новую революционную концепцию.
  Не удалось.
  С тех пор я отказался от BuJoPro и вернулся к своей старой скрипучей системе производительности, которая состоит из блокнотов Black n ‘Red для ежедневных планов, распечаток текстовых файлов для недельных планов и коллекции писем, отправленных мне, описывающих временные планы и экспериментальную эвристику. .
  Из этого опыта я извлек важный урок: есть разница между упрощением сложных систем повышения производительности и упрощением сложных планов.
  Простые системы и сложные планы
  Как я впервые утверждал еще в Straight-A, чрезмерно сложные системы создают слишком большое трение, что в конечном итоге приводит к тому, что вы вообще отказываетесь от системы. Именно этот законный уклон в сторону упрощения привлек меня к минимализму производительности на основе пулевого журнала, рассчитанного на одну записную книжку.
  Проблема, однако, заключалась в том, что мои рукописные царапины на страницах 5 x 8 моего гладкого точечного журнала не могли справиться с необработанным объемом информации, необходимым для отображения моей текущей перспективы продуктивности, или с частыми исправлениями, необходимыми для сохранения эта перспектива полезна.
  Как оказалось, мои блокноты Black n ’Red хорошо подходят для ежедневного планирования, потому что они дают мне две полные страницы 8,5 x 11 с плоскими спиральными краями, над которыми я работаю каждый день. Я обычно использую большую часть этих 187 квадратных дюймов для детальной проработки моих временных блоков, оставляя место для изменений и фиксируя задачи и заметки для дальнейшего рассмотрения.
  Точно так же еженедельные планы, которые я печатаю в текстовых файлах, требуют в среднем 3-5 страниц с одним интервалом и хаотично отформатированных страниц. Для меня нет ничего необычного в том, что я редактирую и распечатываю существенно переработанные версии этого плана два или три раза в неделю.
  И даже не заставляйте меня говорить о временных планах и эвристиках, скрывающихся в моем почтовом ящике. На данный момент я просматриваю шесть разных цепочек писем, которые пишут сами, чтобы помочь мне двигаться в правильном направлении.
  В целом, общий объем информации, которую я записываю, читаю и регулярно изменяю для продуктивного сосредоточения моей энергии, просто слишком велик, чтобы меня можно было приручить с помощью одной тетради среднего размера и нескольких тонких маркеров.
  Я не против. И тебе тоже должно быть.
  Другими словами, урок, который, я надеюсь, вы извлечете из моего опыта с BuJoPro, заключается в том, что это нормально, если ваша жизнь сложна, и, соответственно, ваши попытки приручить ее также сложны.
  Постарайтесь, чтобы ваши системы были простыми, но смиритесь с тем фактом, что содержимое этих систем может быть слишком диким, чтобы его можно было запечатлеть на нескольких элегантно отформатированных страницах.
  ( Изображение с официального сайта журнала bullet journal. )
  .