Стратегическая сессия как провести: Сценарий стратегической сессии | Как провести сессию | План

Проведение стратегической сессии: как провести стратегическую сессию

Стратегическая сессия — неотъемлемая часть жизни любой компании, которая заботится о долговременном существовании. Проведение стратегической сессии — не только процесс анализа и формулирования целей, согласования подходов. Но и, одновременно — повышения вовлеченности сотрудников и передачи им ответственности.

Мы постараемся в этой статье рассказать об основных особенностях стратегических сессий, процессе проведения и подводных камнях, с которыми можно столкнуться при их планировании.

Что такое стратегическая сессия?

Во-первых, определимся с понятиями. Стратегическая сессия не является чем-то глобально отличным от совещания (или конференции). Это формат, в котором участники слушают, думают, обсуждают, принимают решения. И в связи с этим ничего мистического и сверхсложного в организации этой деятельности нет.

Мы делаем условное разделение стратегических сессий на:

Стратегическая сессия (или сессия стратегического планирования): выработка целей компании

Действительно, стратегическая сессия — процесс анализа состояния компании и выработки решений стратегического (определяющего жизнь бизнеса или с большим горизонтом планирования) характера. Такое мероприятие не собирает большое количество участников. Как правило, это собственники/акционеры бизнеса, топ-менеджмент. Часто такому совещанию предшествует какое-то подобие форсайт-сессии.

Стратегическая сессия: создание Видения

Форсайт-сессия — мероприятие/обсуждение, направленное на прогнозирование ситуации на макро-уровне (страна, мир, отрасль) или в попытке предсказать развитие/появление, так называемых, трендов. Например, появление новых технологий, изменение социокультурного характера и т.д. По сути, визионерская сессия. Такое прогнозирование позволяет «посмотреть» возможности дальнейшего развития компании и на последующей стратегической сессии выбрать правильное направление развития, поставить корректные цели. Такое мероприятие (или процесс) собирает экспертов из многих областей, но может быть и достаточно сжатым по составу и времени.

Стратегическая сессия: повышение вовлеченности

Стратегическая сессия может стать инструментом повышения вовлеченности, передачи ответственности сотрудникам. И командообразования на уровне согласования и принятия целей и подходов к бизнесу, распределения задач между функциями. Также возможно рассматривать такие мероприятия, как один из этапов внедрения изменений в компании.

В этом случае стратегическую сессию необходимо проводить с привлечением максимального количества сотрудников (например, все руководители) по формату корпоративной конференции.

Как провести стратегическую сессию, чтобы не было мучительно больно…

За потраченное время… за потраченный бюджет… за испорченные отношения между коллегами… ЗА ОТСУТСВИЕ РЕЗУЛЬТАТА!

Основными проблемами, с которыми сталкиваются компании в проведении стратегической сессии, стандартны:

• разное понимание желаемых результатов — отсутствие четких целей или их несогласованность;
• отсутствие процедуры согласования, утверждения результатов;
• выход за временные рамки из-за отсутствия культуры или навыков проведения обсуждений;
• отсутствие у участников должного уровня информационной подготовленности;
• эмоциональное сопротивление участников, иерархические барьеры в высказывании своего мнения;
• отсутствие вытекающих результатов после проведения стратегической сессии — поговорили, а «воз и нынче там…».

И список можно продолжать бесконечно. Некоторые из перечисленных проблем решаются путем приглашения сторонних консультантов. Но не все. Придется попотеть самостоятельно.

Проведение стратегической сессии: особенности подготовки

Встречается мнение «давайте пригласим крутого фасилитатора с дипломом, чтобы он нам провел стратегическую сессию». Проведение стратегической сессии — это всего лишь краткосрочное событие. По факту, такой подход часто оборачивается выступлением самовлюбленной обезьяны и отсутствием результата. Стратегическую сессию необходимо обязательно планировать и готовить. Даже, если это стратегическая сессия небольшого подразделения компании. И часто можно обойтись без приглашения модного фасилитатора.

О роли фасилитатора на стратегической сессии

Задача фасилитатора (или модератора) обеспечивать комфортные условия для достижения целей мероприятия. Это может заключаться в работе с группой — выстраивания регламента, управлением обсуждением и активностью участников, предложением форматов выработки и согласования решений. По сути, фасилитатор — организатор процедуры. И групповой психолог. Потому что важная задача для фасилитатора — поддержание атмосферы, отслеживание групповой динамики.

Если в коллективе есть человек (желательно даже — не представитель подразделения), который, дистанцировавшись от обсуждения  и иерархического положения в компании, сможет взять на себя роль ведущего такого совещания, стоит присмотреться к нему. Но…

…Но в некоторых случаях невозможно обойтись без стороннего специалиста(ов). Например, статус участников не позволяет пригласить внутреннего фасилитатора… или это корпоративная конференция, где большое количество групп должны одновременно двигаться по заранее разработанной программе… или ожидается высокий уровень сопротивления/конфликтности участников сессии… Ситуаций может быть много.

Как выбрать ведущего стратегической сессии?

В первую очередь это человек, который обладает опытом разработки и проведения подобных мероприятий. Для этого достаточно заглянуть в резюме и на первой встрече задать вопросы о тех задачах, которые приходилось решать.

Для оценки ответов очень поможет модель STAR, применяемая для проведения структурированного интервью. Чем более полно ваш кандидат описывает ситуацию, задачи, его действия и результаты (даже неудачи), тем больше доверия он может вызывать.

Второй важный момент — понимание контекста бизнеса, процессов, происходящих в компаниях. Необязательно консультант должен досконально знать ваш бизнес. Но желателен опыт работы с подобными компаниями. Очень будет полезен управленческий опыт (которого иногда недостает «книжным» тренерам).

Третий момент — насколько комфортно в коммуникациях с данным человеком. Особенно первым лицам компании, с которыми ему придется плотно работать в подготовке программы. Также важна та самая «консультантская» позиция — понимание своих возможностей и, в некоторых случаях, нежелание идти на поводу у клиента (но только ради его же блага). Насколько партнерская и уверенная позиция (это не самолюбование) в общении у этого специалиста. Ведь этому человеку работать с группой и сглаживать возможные напряженные моменты.

Если есть необходимость работы целой команды фасилитаторов, то неплохо заранее убедиться в их компетентности. Основной ведущий при этом должен иметь опыт работы «большим тренером» — уметь передавать разработанную программу/технологию, координировать работу нескольких специалистов.

Все выше сказанное можно выяснить в ходе первой встречи с консультантом, в момент обсуждения цели и задач вашей стратегической сессии.

Как провести стратегическую сессию? Начинаем с плана

Попробуем кратко обозначить ключевые моменты проработки плана стратегической сессии. Этот небольшой список можно использовать в качестве чек-листа (конечно, дополнение и адаптация под ваши условия приветствуется.)

• Как сформулирован желаемый результат сессии?
• Насколько конкретно (или в соответствии со SMART)?
• Какой результат нас устроит, если что-то пойдет не так?

• Из каких блоков будет состоять декомпозированная цель?
• Что мы будем обсуждать?
• Что будет критерием, показателем решения этих задач?

• Сколько потребуется на обсуждение каждой задачи/темы?
• Какие форматы обсуждения позволят потратить меньше времени?
• На сколько мы можем выходить за временные рамки?

• Как и в каком виде будет зафиксирован результат?
• Что должно быть сделано дальше, чтобы результаты «заработали»?

• Какие процедуры и форматы будут использованы для выработки решений стратегической сессии?
• Какие процедуры должны использоваться, если мы не сможем прийти к единому мнению?
• Как решаются вопросы дисциплины?

• Кто и за какие блоки отвечает?
• Кто должен присутствовать и в какой роли (участник обсуждения, наблюдатель, эксперт)?
• Как решаются вопросы иерархии?
• На кого можно опираться и кто будет тормозить достижение результатов сессии?
• Как мы будем управлять групповой динамикой (отсутствие интереса, гиперактивность, конфликты и т.д.)?

• Что потребуется для организации работы всех участников (помещение, оргтехника и т.д.)?
• Как и какую информацию должны получить участники стратегической сессии?

План стратегической сессии

План стратегической сессии — это ответы на вопросы первых трех пунктов. После понимания количества тем/задач и приблизительной оценки их по времени, можно верстать первую версию программы. И отвечая на последующие вопросы, детализировать и наполнять ее.

При планировании времени каждого блока полезно закладывать на 10% больше, чем кажется на первый взгляд. Также надо помнить, что форматы, требующие согласования или вовлечения участников, отнимают больше времени. Например, серия каскадных рабочих групп должна завершиться представлением результатов их работ (серией презентаций), а потом сведением в единый документ. И это отнимает много времени, но без этого никак. Потому что, если эпизод представления результатов работы всех будет «проглочен», на следующем этапе у группы может возникнуть сопротивление или произойти снижение мотивации.

Обязательным элементом плана стратегической сессии должны стать активности, направленные на работу с эмоциональным состоянием участников. В начале, середине и завершении дня/мероприятия. И на это тоже требуется время — психическую энергию нельзя игнорировать.

Использование методов визуализации в стратегической сессии

Как известно, большинство проживающих на Земле людей — визуалы. Это когда-то позволило человечеству, как виду, выжить. Так вот, чтобы стратегическая сессия тоже имела шанс «выжить», не засохнуть в дебатах или, наоборот, в отсутствии динамики, вам необходимо думать о визуализации. Графики финансовых показателей — это хорошо. Но надо что-то большее.

Стандартный инструмент стратегической сессии — таблицы-пустографки, которые задают структуру группового обсуждения и формат его результата. Более продвинутый вариант — «бизнес-салфетка» — специальная форма, в которой присутствует также стимульная информация, а структура как бы ведет участников к запланированному результату.

Этапы подготовки стратегической сессии

Всё, что мы хотим предложить ниже, основано на нашем более чем 10-ти летнем опыте. Особенно пристального внимания требуют сроки на разработку программы и подготовку докладов. Часто некорректное планирование или желание сделать быстрее, приводили к неэффективному проведению стратегической сессии.

Итак:

1. Формулирование цели и задач сессии. Определение желаемых результатов и их форматов.

Не менее, чем за 1,5 месяца до сессии.

2. Определение даты и места проведения. Предварительный подбор площадки. Знакомство с кандидатами на роль ведущего стратегической сессии.

Не менее 1,5 месяцев до сессии.

3. Окончательный выбор кандидатуры ведущего. Определение блоков программы и необходимых докладов. Формирование первого драфта программы. Бронирование помещения.

Не менее 1 месяца до стратегической сессии.

4. Проработка программы на уровне дискуссий и пленарных заседаний. Определение формата вывода результатов после дискуссий. Подготовка докладов и выступающих. Определение дополнительных блоков программы — фуршет, тимбилдинг и т.д.

За 2 недели до мероприятия.

5. Формирование списков рабочих групп. Подготовка внутренних или приглашенных фасилитаторов. Отработка ключевых активностей на фокус группах (если требуется). Печать материалов.

За 7-4 дня до сессии.

Оставшееся до сессии время потратить на спа-процедуры и моральную подготовку. Шутка! Но в запасе на какие-то изменения всегда должно остаться пара дней.

Когда и где проводить стратегическую сессию?

Когда? Точно не в момент кризиса компании, когда стоит вопрос выживания, или нежелания владельцев заглядывать в будущее. Также не рекомендуется разрабатывать стратегию в условиях крайней нестабильности внешней среды. Затруднения вызывают случаи стартапов — абсолютно новые продукты/услуги с несформированным рынком — трудно прогнозировать.

Во всех остальных случаях, вне зависимости от задач (выработки целей или повышения вовлеченности) стратегическую сессию возможно планировать и реализовывать.

Длительность стратегической сессии

Стоит рассчитывать на длительность не менее 1 дня. Это время позволяет всем участникам погрузиться в тему, выработать и согласовать оптимальные решения, составить дорожные карты, распределить ответственность.

Простите, но в некоторых случаях руководителям свойственно оперировать только краткосрочными задачами. Поэтому для компаний, которые впервые будут проводить стратегическую сессию стоит запланировать в программе модули для погружения в процесс, привыкания к тому, что нужно заглядывать в будущее и проводить системный анализ. Да, и инструменты анализа/прогнозирования (например, SWOT или PEST-анализ) невозможно реализовать за час.

Также выработка стратегических целей часто сопровождается обсуждением корпоративной культуры и формулированием элементов философии. Потому что корпоративная культура и Стратегия компании, как Инь и Янь, взаимосвязаны и взаимозависимы. И на это тоже необходимо время.

Нам чаще приходилось реализовывать 2-3-х дневные сессии. Большее количество дней влияет на динамику в группе, вовлеченность участников. Поэтому при большом количестве намеченных блоков обсуждения лучше дробить их на отдельные стратегические сессии.

Где провести сессию стратегического планирования?

Выбор вариантов реализации ограничен только целесообразностью и бюджетом.

В первую очередь обратимся к целям сессии. Если выработка и согласование решений, постановка целей происходит в узком кругу и в сжатые сроки, то самое место — кабинет генерального директора или удобная переговорная. И подобные сессии в нашем опыте были достаточно эффективны. Преимуществом такого решения можно считать оперативность (в том числе — с получением необходимой информации) и низкие затраты.

Если стоит дополнительная задача (командообразование, повышение лояльности, придание значимости мероприятию, необходимость организации совместного отдыха — выбирайте любое), будет присутствовать большое количество участников или необходимо отвлечение от привычной деятельности, то планировать проведение сессии лучше на выезде. Арендуемый зал, пансионат.

Необычные места для проведения стратегических сессий

В нашей практике встречались корпоративные выезды за границу (Черногория, Грузия, даже Тайланд — в рамках выезда мы проводили еще и квест на местности). Для любителей экзотики можно организовать сплав на плотах — стратегическая сессия, совмещенная с туризмом.

Что после стратегической сессии?

Проведение стратегической сессии — ответственный проект, который обязательно должен стать прообразом или метафорой работы всей компании. От того как она пройдет, а самое важное, что станет с ее результатами, зависит будущее компании.

В нашей практике было несколько случаев, когда удачно проведенная сессия (выработаны талантливые решения, участник были вовлечены и распределили задачи) не «продолжалась» за рамками мероприятия. Банально, на уровне исполнения решений. Или же разработанные решения вызывали отторжение сотрудников.

Поэтому основными задачами после проведения стратегической сессии становятся окончательная детализация и исполнение всех решений, а также широкая трансляция и вовлечение всего персонала компании в процесс реализации. А это уже управление изменениями.

Так что тема для следующей статьи есть.

Поделитесь статьей, если она вам понравилась!

Провести стратегическую сессию просто

Свяжитесь с нами, если у вас стоит задача разработки и проведения стратегической сессии

Как самостоятельно провести стратегическую сессию без привлечения профессионального ведущего. Практические рекомендации

Итак, сразу к делу… Что необходимо учесть при подготовке к сессии своими силами:

1. Четко обозначить цель и ожидаемый результат

Вы хотите подвести итоги? Обсудить проблемы? Или найти идеи новых проектов? Или Вы просто хотите единого четкого понимания планов и согласованной работы в будущих периодах? А, возможно, пришло время обсудить рыночную стратегию и маркетинговое позиционирование в целом? Выберите один самый главный вопрос и для него определите цель и формат результата. Не пытайтесь «впихнуть невпихуемое» и «объять необъятное». Лучше качественно и глубоко проработать один вопрос, чем пытаться решить все назревшие мелкие вопросы и проблемы, не погружаясь в их суть.

2. Определите место данной стратегической сессии относительно остальной планово-аналитической работы в компании

Я встречаю всё больше грамотных руководителей, которые понимают: стратегическая сессия – это не «волшебная таблетка» и не не «разовая заплатка». Сессия должна быть вплетена в системную деятельность по развитию компании: что-то должно происходить до, и что-то должно происходить после. Давайте разберемся, что именно, для примера.

До сессии желательно провести анализ внутренней среды и ситуации на рынке.

По внутренней среде самое простое, что можно сделать – это запустить анонимное исследование персонала с предложением выразить свое мнение о компании и своей работе. Это может быть балльная оценка удовлетворенности и один открытый вопрос, например такой «Выразите свое мнение, что можно изменить или оставить в компании, чтобы эффективность работы и Ваша личная удовлетворенность выросли».

Я видела много версий анкет внутренних исследований, иногда это целые многотомники, которые дочитать до конца сложно, не то что заполнить. Пожалуйста, не усложняйте, проявите сострадание к людям, включите здравый смысл. Я Вас уверяю, людям просто надо дать возможность высказаться в максимально простой форме, с гарантией полной анонимности. И тогда вы услышите больше, чем при использовании сложных многоступенчатых анкет. Лучше потратить время на обработку немного несистемных комментариев, чем потерять суть из-за лишней формальности и тяжести анкеты.

По внешней среде – соберите все имеющиеся готовые маркетинговые исследования, проведите анализ предложения и спроса на интересующих и смежных рынках, оцените свою позицию относительно конкурентов, в т.ч. косвенных. Получите обратную связь от клиентов, в т.ч. тех, что вас не выбрали или покинули. Выявите тенденции рынка. Это необходимо делать до сессии силами маркетологов или профессиональных аналитиков. У некоторых моих заказчиков всё еще в головах имеется иллюзия, что маркетинговый анализ – это задача для стратегической сессии. Нет, друзья. На стратсессии можно принимать решения, куда двигаться, выбирать стратегию на основе анализа. Заниматься кропотливым сбором рыночной информации и первичной обработкой данных в ходе одного-двух дней работы с полным составом ТОПов не целесообразно! Иногда на сессии оказываются команды, которые варятся «в собственном соку» и вообще не в курсе того, что происходит снаружи на рынке: что предлагают конкуренты, что думают клиенты и т.д.. Вся аналитическая подготовительная работа по анализу рынка должна проводиться заранее профессионалами.

После сессии кто-то должен взять на себя задачу курировать намеченные планы. Участники должны получить рассылку с принятыми решениями и план работ. Должна быть внедрена система контроля и поддержки реализации решений. Часто необходимо собрать еще 1-2 специальных сессии для проработки наиболее актуальных вопросов, которые не удалось полностью рассмотреть на первом мероприятии.

3. Составьте план сессии и будьте готовы от него отказаться

Я сейчас предлагаю то, за что меня осудит больше половины моих коллег: модераторов, фасититаторов, тренеров. Но, как показывает опыт, – лучшие сессии – это живые сессии, а не «по регламенту». Да, план нужен. Да, его желательно придерживаться. Но на практике необходимо двигаться от настроений людей, а не от плана. Живые (!) люди сомневаются и принимают решения. И иногда для того, чтобы понять что-то, договориться, принять решение, необходимо быть в моменте, забыть о том, какой конкретно шаг должен быть следующим. Не ставьте регламент во главу угла. Главные фокусы внимания – это конечная цель и настроения людей. Чтобы продвинуться к цели необходимо быть максимально гибкими и креативными. Еще раз – это живые люди. А всё живое развивается по более сложным траекториям, чем мы можем спланировать.

Конечно, нахождение баланса план-импровизация требует опыта или развитой интуиции. Но, как минимум, Вы можете использовать проверочный вопрос: «Для получения итогового желаемого результата что более целесообразно сейчас: жестко следовать плану или внести изменения?»

4. Приготовьте набор фасилитационных (модерационных) инструментов (технологий работы с группой)

Когда за дело берется любитель, сессия может превратиться в бесконечно долгое нудное совещание или в базар. Между тем, существует огромное количество способов, как организовать совместную работу, чтобы это было интересно и результативно.

Часть инструментов включите в план, часть держите про запас, если потребуется импровизация.

Найти информацию о фасилитационных инструментах можно в книгах и статьях на эту тему, или, еще проще, зайдите в специальный магазин для тренеров – там кроме методических пособий можно сразу купить карточки и другие материалы, которые сделают сессию более яркой, интересной. Даже если ничего покупать Вы не будете, просто пролистайте каталоги, там Вы найдете вдохновение и идеи, как выстроить работу (как минимум увидите разные способы организации обсуждения и визуализации). Или просто поговорите с тем, кто сессии проводит – попросите поделиться парой-тройкой рекомендаций по инструментам. Я ни разу не отказывала своим заказчикам и даже людям со стороны, если меня спрашивали рекомендации, как самим провести сессию. Думаю, другие мои коллеги, увлеченные своим делом, также не откажутся дать совет.

5. Не пытайтесь сами продумать всё. Вовлекайте других участников для обсуждения приоритетных целей, плана и ключевых вопросов сессии до и во время мероприятия.

Даже я ловлю себя иногда на том, что пытаюсь «придумать» сценарий заранее одна. Ничего не надо придумывать. Необходимо лишь фиксировать и упорядочивать ожидания, рационализировать появляющиеся мысли, грамотно задавать вопросы, требующие ответов. И в этом всегда помогает команда. Один в поле не воин. Особенно в отношении стратегических сессий.

6. Про само ведение. Пару слов скажу об участниках, не согласных с общим мнением в ходе обсуждений

Секрет успеха стратегической сессии заключается в том, чтобы не отрицать любое мнение, даже если оно идет вразрез со всеми другими. Я не раз сталкивалась с ситуацией, когда давая возможность высказаться всего одному человеку, не согласному со мнением окружающих, нам удавалось выявить важный риск или даже развернуть целый проект в другую сторону. Сессия нужна не для того, чтобы большинство согласилось. Согласиться должны ВСЕ. И за мнением каждого стоит какое-то основание, какой-то аргумент, который другие могут не замечать. Это принципиально. Иначе это не стратегическая сессия, а обычное совещание. В случае, если даже после длительных обсуждений один или два человека остаются против, необходимо принять решение, что делать с их несогласием. Вопрос должен быть закрыт до того, как все разойдутся. Самый крайний вариант – эти люди покидают команду. На моей практике я пока с таким кардинальным решением не сталкивалась, но теоретически это вполне возможно. Необходимо понимать, что противники идей будут вносить разброд и шатание уже после сессии в работу всей команды. Единство движения команды – критический фактор.

7. Часто возникает вопрос по количеству и уровню участников, а также длительности сессий. Как лучше?

Одного правильного решения здесь нет. По моему опыту, при правильной организации, наиболее эффективны сессии с участием 10-25 человек. Обычно это уровень ТОПов и руководителей. В группу участников я также рекомендую включать аналитиков, если они есть в Вашей компании. Рядовой аналитик на сессии иногда ценнее чем высокопоставленный ТОП, т.к. он знает детали, видит картинку целиком и мыслит системно (не все ТОП-менеджеры обладают навыками системного мышления, часто это просто хорошие администраторы, а для стратегической сессии нужен стратегический подход, этой компетенции должно быть достаточно). Конечно, сессию можно сделать камерной только для ТОПов на 4-9 человек, но тогда в будущем придется отдельно сталкиваться с вопросом сопротивления и недостаточной вовлеченностью персонала. Стратегическая сессия же как ничто другое обеспечивает вовлеченность персонала, Вы убиваете сразу двух зайцев – и решения принимаете и сопротивление возможное прорабатываете.

Никто не запрещает Вам сделать страт-сессию на 100 и более человек. Но в этой статье мы говорим о самостоятельной организации, поэтому я бы не рекомендовала без профессиональных ведущих запускать такие масштабные мероприятия.

Что касается длительности, то здесь тоже нет одного правильного решения. Я считаю наиболее оптимальными 1-2-дневные сессии. За меньшее время не удастся включить участников и проработать вопросы, а слишком длительный процесс может привести к ненужной усталости. Но, еще раз повторюсь – профессиональный ведущий может что-то сделать за час и может обеспечить вовлеченность даже на долгих дистанциях для больших сессий. Просто не стоит идти на риск, если Вы беретесь за дело без наличия достаточного уровня компетенции.

8. Место проведения

Крайне рекомендую выезжать за пределы офиса, даже если есть собственная хорошая аудитория. Здесь срабатывает психологический аспект: новое окружение, новая среда, невозможность быстро выбежать «на пару минут» порешать текущий срочный рабочий вопрос. От психологии в этом вы никуда не денетесь. И не экономьте на пространстве! От аудитории действительно зависит успех мероприятия. Участникам должно быть приятно находиться в новом пространстве.

Помещение должно быть светлым, проветриваемым (аудитории без открываемых окон, даже с самыми хорошими кондиционерами, не совсем подходят), без посторонних шумов, навязчивого дизайна (внимание не должно утекать). Хорошо, если для кофе-пауз вместо привычных всем плюшек будет шоколад, орехи, фрукты и нарезки овощей (способствует ясности ума, не вызывает тяжести). Кстати, если получится и обеды сделать легкими и здоровыми, это тоже приветствуется.

В аудитории должно быть достаточно свежей воды. Чтобы хорошо соображать необходимо достаточно пить! Кому-то может показаться странным, что я уделила столько внимания таким бытовым вопросам. Но, поверьте моему опыту, ленивые послеобеденные сытые и сонные участники на стратсессии – это не то, что Вам нужно.

Технически лучше работать без столов – использовать только стулья и стены. Ученые установили, что творческое мышление работает лучше, если люди стоят, а не сидят, обсуждая что-то вместе. Если столы всё же вам ближе и понятнее по духу, постарайтесь организовать мобильное пространство – чтобы была возможность иногда сидеть за столами в группах, а иногда всем вместе подковой или рядами. В идеале, чтобы и столы и стулья двигались (на колесиках).

9. Чередуйте типы активностей.

Например типировать все активности на сессии можно так:

— Общий процесс — малые группы – индивидуальная работа

— Стоя – сидя – на ходу

— Творчески без тормозов – критически трезво

— Молча – Шумно

— Готовые аналитические инструменты и шаблоны визуализации – Свобода творчества

— Смешанные группы – Группы по направлениям и подразделениям

— Большие промежутки времени для работы – Малые короткие сеты с промежуточными результатами.

И т.д..

Проверьте сценарий программы, не зависаете ли Вы на каком-то одном типе активности (например, когда участники все время вместе все обсуждают, сидя за столом и никогда не делают ничего самостоятельно). И не забывайте о разминках, эмоциональных и интеллектуальных зарядках. Нет ничего хуже, чем попытка разрабатывать стратегические решения с вытянутыми лицами утомленных участников.

В заключении хочу сказать, что для проведения сессии, как и для любого группового мероприятия, нужен прежде всего здравый смысл и способность эмоционально вовлекать людей. Если у Вас есть и то и другое, Вы сами, не зная того, скорее всего, изобретете немало модерационных и фасилитационных инструментов. И вполне может оказаться, что Ваши инструменты будут ничем не хуже чем то, что предложит профессиональный ведущий стратегических сессий. Удачи, коллеги!

Маргарита Иванова, профессиональный ведущий стратегических и проектных сессий, бизнес-тренер, консультант

margaritaivanova.ru

Зачем бизнесу стратегические сессии и как их проводить | Обучающий портал Navika Navika.Pro

Дата публикации: 19 августа 2019 г.

У владельцев бизнеса должно быть четкое понимание, куда и зачем идти. Стратегические сессии помогают определить вектор движения в долгосрочной и среднесрочной перспективе. По моему опыту, после сессий участники начинают думать вне шаблонов и часто принимают решения за рамками привычных действий.

Я вывела формулу идеального для меня сценария стратегической сессии, которой хочу поделиться. Вы сможете трансформировать ее под свои задачи.

Я люблю цитату: «Когда корабль не знает, к какой пристани держит путь, для него ни один ветер не будет попутным», — на мой взгляд, она максимально точно отражает важность стратегической сессии и для среднего бизнеса, и для крупных игроков рынка.

Чаще всего стратегические сессии решают следующие задачи:

• Развитие бизнеса в краткосрочной или долгосрочной перспективе от пяти лет.
• Разработка функциональных стратегий: маркетинг, HR, финансы.
• Запуск значимого проекта — например, строительство нового завода.
• Реакция на кризисную ситуацию, чтобы сформировать единое мнение, как с ней справиться и как выйти с наименьшими потерями.

Стратсессия — ежегодное собрание топ-менеджеров. Сейчас обычно проводят две-три встречи в год, поскольку может быть много повесток по разным направлениям.

Что нужно для подготовки

К стратегической сессии нужно готовиться заранее. Изучить рынок и внутренние документы, обсудить ожидания и цели будущей стратсессии, чтобы понять, какой список участников нам потребуется.

Это не всегда только руководители компании и топ-менеджмент. Для работы над видением в крупном бизнесе мы приглашаем акционеров. А вот для обсуждения миссии и ценностей часто собирают еще и ключевых сотрудников и менеджеров среднего звена. Ведь они будут транслировать эти ценности: на внешний рынок и внутри компании — подчиненным.

Следующий шаг — продумать сценарий сессии и инструменты работы, чтобы вовлечь всех участников и получить максимальный результат от стратегической сессии.

Кроме того, надо подумать, как структурировать полученные во время сессии результаты. Это может быть, к примеру, Google-документ или презентация.

Место проведения стратсессии должно быть вырвано из контекста рабочей обстановки — это позволит посмотреть за рамки привычных методов работы.

Сейчас многие компании готовы проводить стратегические сессии онлайн. Это требует дополнительной подготовки и инструментария. Онлайн-формат хорош для малых и средних бизнесов, потому что он дешевле. Следует позаботиться о качестве связи и о том, чтобы всем участникам встречи было комфортно.

Запланировать нужно и постсессионные мероприятия, которые помогут понять, двигаетесь ли вы в выбранном направлении.

Мой опыт работы на стратсессиях

Мы — индустриальная компания с выделенным сбытовым подразделением. Успешно реализовали стратегию интегрированного роста, добавили в портфель новое производственное предприятие.

Основная цель на данный момент — удержать долю домашнего рынка. Мы ее не отдаем, а сохраняем позиции. Глобальная задача: приросты в объемах реализации. У нас есть свободная производственная мощность.

Задача на стратсессию может быть такой — сформулировать стратегическую цель и разработать направления для формирования стратегии развития.

На старте я рассказываю свое видение рынка, даю независимый взгляд — что мне удалось найти в открытых источниках. Дальше я спрашиваю, к чему мы хотим прийти через энное количество лет.

Обязательные пункты в сценарии:

1. Знакомство. На этом этапе важно создать рабочую обстановку. Обозначить роль и основную экспертизу каждого из участников. Вы как модератор тоже представляетесь и рассказываете о своей роли.
2. Подведение итогов прошлого года. Такая презентация помогает включить всех участников в общую картину. Проводит ее маркетолог или стратег. Они рассказывают, чего добились, а что не получилось осуществить.
3. Мотивационная речь на старте стратсессии. Ее готовят модератор или первое лицо компании.
4. Формирование видения будущего. Декомпозируем видение на дерево целей с фиксацией промежуточных результатов. Чаще всего выбирают как ориентир квартальные цели — это тот промежуток времени, когда комфортно встречаться.
5. Планирование задач на первые 90 дней. Конкретные задачи, к которым приступит каждый из отделов. На больший промежуток планировать не рекомендуется, потому что жизнь все равно вносит свои коррективы.
6. Завершение стратегической сессии. Прощаемся и составляем коммуникационный план.

По итогам стратсессии, которую мы проводили, можем прийти к выводу, что технологическую цепочку не будем менять. Считаем, что если и дорабатывать продукт, то в рамках существующего производства.

Как модератору вывести на дискуссию команду? Что конкретно сделать?

Если кратко — через презентации, работу над болевыми точками. У меня есть список вопросов, которые я задаю, когда мы описываем текущее состояние.

Общие — что хорошо, что плохо?

Совет: до стратсессии попросите сотрудников зафиксировать на стикерах или в анонимной Google-форме по пять плюсов и по пять минусов компании. Задача на этом этапе — разговорить людей.

Дальше переходим к пяти главным направлениям — клиенты, продукты, сотрудники, менеджмент, процессы.

В каждом из этих направлений задаем не больше 10 вопросов. Например, по блоку «Клиенты» можно спросить, что прирастает: количество клиентов, средний чек, оборот или прибыль? В блоке «Продукты»: на какой стадии жизненного цикла находятся продукты?

Выбираем вопросы для обсуждения в зависимости от цели стратсессии и задач.

Категоризируем находки, которые мы получили с помощью вопросов, по трем группам:

— количественные показатели;

— качественные показатели;

— организационные показатели.

Инструментарий, который мы будем использовать, зависит от того, с кем работаем. Если это креативные люди (сотрудники рекламных агентств, например), можем обойтись стикерами, ножницами и карандашами. Если крупная корпорация, стоит присмотреться к традиционным форматам, но постараться вывести из шаблонного мышления, за грани привычной парадигмы.

Пять возможных ошибок при проведении стратсессии

«Те, кто не учится на своих ошибках, обречены повторять их», — считал философ Джордж Сантаяна, и я с ним полностью согласна.

1. Не готовиться. Есть стереотип: «Я профессионал, я разберусь на месте». Так не работает. Да, вы, возможно, проведете стратсессию, но результаты будут не столь эффективны, насколько могли бы. Всегда прописывайте сценарий и альтернативные варианты развития событий.

2. Уходить в обтекаемые дискуссии. Начинать обсуждение с самого сложного: с миссии компании, видения. Задача модератора — разогреть команду, подвести к сложному вопросу. Начинайте с простого вопроса, который легко решить, а уже где-то к середине встречи переходите к моментам, которые требуют долгих обсуждений.

3. Слабая цель. Ставьте амбициозные цели и не путайте их с задачами. Пример — сформулируйте цель так: «Войти в топ-3 лидеров рынка», задача при этом — заработать 1 000 000 долларов.

4. Нет ожиданий от стратсессии. Ключевая ошибка — когда не знаешь, чего от тебя ожидают, трудно привести к нужному результату. На входе интервьюируйте основных участников, чего они ожидают от проводимой стратсессии.

5. Не даем высказаться всем. Если мы вовлекаем в дискуссии только топов, то можем получить очень односторонние и однобокие выводы по заданной теме стратсессии и не те результаты, которых ожидали. Спрашивайте всех, кто стоит ниже по иерархии.

И еще одна ошибка, которая касается модераторов, — нельзя отдавать свою роль никому другому. Наша энергия должна уходить ровным счетом на то, чтобы провести сессию от начала до конца и прийти к результату, который мы и собственник бизнеса ожидаем.

Важно:

→ Стратегическая сессия — работающий инструмент для любого бизнеса

Начните с мини-стратсессии по какой-то простой задаче. Посмотрите, как проходит командная работа. Выведите для себя и своей команды алгоритмы, как это работает и к каким результатам вы пришли.

→ Подбирайте команду стратсессии под задачу

Команда может быть не статичной, если сессия разбивается на несколько встреч. Такие гиганты, как Coca-Cola или Mars, на неделю вывозят сотрудников в другие страны и проводят ряд сессий в зависимости от того, какой на сегодня фокус.

→ Привлекайте внешних модераторов, особенно на первых сессиях

Все зависит от компании: в некоторых горизонтальных компаниях, где все в иерархии распределены, стратсессию может проводить кто-то из топов. Если вы считаете, что вам нужен внешний модератор, — это тоже решение.

→ Введите стратсессии как обязательный инструмент

Я знаю компании, которые на первые сессии приглашают модератора. А дальше настолько вовлекаются в эту историю, что назначают ответственного у себя, отправляют на курсы модерации-фасилитации и обходятся своими силами.

Заключение

Крайне рекомендую пользоваться этим инструментом и провести первую стратсессию. При грамотной постановке целей, правильном подборе людей и верно выбранном инструментарии вы сможете выйти за рамки ваших шаблонов, структурируете направления своей деятельности и вовлечете людей для внедрения изменений.

Стратегическая сессия — инструкция по применению

Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.

Стратегическая сессия — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Цели стратегических сессий:

• Разработка стратегии компании или значимого проекта.

• Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).

• Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).

• Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).

Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).

1. «Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать».

2. «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании».

3. «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды».

4. «Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов».

Результатами стратсессий обычно являются:

• Проработанные решения и планы.

• Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).

• Единое видение и командный дух.

• Новые идеи и альтернативные стратегии.

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.

Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.

Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:

• Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.

• Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.

• Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтрализовывать деструктино-активных участников и т. д..

• Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством!).

• Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).

Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой».

Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.

Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:

• Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана).

• Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).

• Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).

• Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).

• Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).

• Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т. ч. промежуточных).

Примерные этапы проведения стратегической сессии:

1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).

2. Целеполагание.

3. Анализ текущей ситуации.

4. Прогноз.

5. Определение альтернатив.

6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.

7. Проработка принятого решения в деталях.

8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии

9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.

10. Завершение.

Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:

• Ограничение времени.

• Низкая мотивация участников.

• Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.

• Конфликты, противоречия интересов.

• Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).

Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.

Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».

Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии:

• Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если Вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно — они продумывают и выверяют каждый «чих» в ходе сессии, у них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным «креативным» подходом «копать примерно здесь»). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев — все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.
• Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (не обязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с Вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у Вас есть из кого выбирать, просмотрев три-четыре варианта стратсессий разных ведущих, Вы сможете сделать выбор — обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний, для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.

• Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове «миграция абонентов» представляет, как физические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна — если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически, недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).

• Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у Вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось «кто в лес, кто по дрова», когда у одной рабочей группы формат результата не бъется с форматом результата другой группы).
• Важна сама персона ведущего стратсессии. С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны, это «незаметный лидер», управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле, харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.

Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.

• Не важно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.

Ключевые рекомендации по взаимодействию заказчика и исполнителя (провайдера) при подготовке стратегических сессий:

1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.

2. Согласовать цели и задачи стратсессии.

3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами — кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.

4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.

Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят впритык друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.

5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.

6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)

7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).

8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.

9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.

Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии:

Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:

• Обеспечить сопровождение реализации решений, принятых на сессии — иногда возникают новые сложности, требующие общего осмысления и проработки в схожем, но упрощенном формате, как на большой стратсессии. Иногда это индивидуальная работа «аля-коучинг».

• Обеспечить промежуточный контроль принятых решений. Тогда фасилитатор привлекается для проведения процесса презентации и обсуждения промежуточных результатов. Это не рядовое собрание, а веховое событие, символизирующее окончание ключевого этапа.
• Обеспечить пиар и пропаганду пост-сессионных активностей и решений.

Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги). Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60 % бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи…

Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.

Желаю Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!

Маргарита Иванова — бизнес-тренер, консультант в области управления проектами изменений, модератор стратегических сессий, e-mail: [email protected] Первоисточник: ritaivanova.ru

Как провести стратегическую сессию самостоятельно

Стратегическая сессия для руководителей

Для тех кто торопится 🙂

Самостоятельно стратегическую сессию можно провести без особых усилий. Это правда, но при условии, что вы знаете Цель, т.е. имеете представление о том, для чего вам нужна эта сессия. Что вы хотите выяснить, или решить, с помощью этой сессии. Проблема у вас возникнет в том случае, если вы чувствуете, что вам нужно провести такое мероприятие, но не можете внятно сформулировать свою цель. Если у вас есть готовые ответы/решения на ниже приведенный список, то считайте, что вы готовы для самостоятельной работы. Самая распространенная ошибка — не поставлена Цель проведения с/с.

• Какова цель стратегической сессии? Напишите на бумаге, каков должен быть результат по завершению стратегической сессии.

• Проведена ли диагностика текущего состояния компании?

• Вы заранее подготовили и согласовали план стратегической сессии с заинтересованными лицами (их не так много)?

• Вы определились с составом участников? Не всегда уместно приглашать директора 🙂

• Вы согласовали тайминг проведения стратегической сессии с участниками?

• Вы уже провели предварительные беседы с участниками, что для них важно, чего они ждут?

• Есть ли у вас подходящий модератор для вашей сессии. Это самый важный пункт из всех приведенных 🙂

• Фиксация результатов в ходе сессии. Проверьте наличие ручек и блокнотов у участников и флип-чарта

• Сможете ли вы подобрать подходящее место для проведения сессии? Без лишних звуков, телевизоров и т.д.

• Можете ли вы заранее ознакомить участников с правилами работы на стратегической сессии?

• Можете ли вы сформировать рабочие команды для работы на сессии, если людей больше 10

Есть еще кое-какие моменты, но про остальное читайте ниже:)

Приветствую Вас уважаемые читатели!

Сегодня поговорим о том, как правильно самостоятельно провести стратегическую сессию. В интернете описана данная процедура, но наукообразность описания отпугивает простого предпринимателя, а еще чаще запутывает.

Нас интересуют два вопроса:

• для чего нужны такие сессии, что это нам может дать?

• как провести самостоятельно, что для этого потребуется?

Скажу сразу, что процедура не столько сложная, сколько не привычная, поэтому главное понять суть и типичные ошибки. Далее можно самостоятельно организовать процесс, шаблоны/описания из интернета вам не потребуются.

Еще хочу рассказать об одном НЕочевидном феномене, о котором я пока нигде не слышал, речь идет о рекомендациях по проведению стратегических сессий и консультантах, которые специализируется на этом. Данный эффект стоит того, чтобы о нем рассказать подробно, так как влияние этого эффекта имеет огромное значение.

Данный феномен логично было бы назвать «феноменом обещания». Что это значит, в чем суть?

Одной из серьезных проблем в достижении поставленной Цели является потеря этой Цели в текучке, т.е. руководитель, занимаясь повседневными делами, не может постоянно контролировать процесс, и соответственно не может определить как влияют его данные действия на Главную Цель. Приближают они компанию к этой Цели, либо отдаляют от нее. Это естественное состояние обычного человека. А когда данная Цель объявляется сотрудникам, как Главная Цель, руководитель, по сути «дает слово», что сам будет придерживаться этой Цели и просит сотрудников помочь в этом. А «эффект обещания» проявляется в том, что когда руководитель это озвучил, вся его сущность(подсознание) настраивается на то, что ему ВСЕГДА нужно давать объяснения своих действий с позиции Главной Цели компании. Эти объяснения, руководитель дает САМ СЕБЕ, НО именно то, что это было объявлено при коллегах, ПОДСОЗНАТЕЛЬНО настраивает его держать слово. Если этого не делать, то Цель выпадает из обзора, теряется «там где-то», соответственно об эффективном достижении Цели и речи идти не может.

Подводя итог сказанному: — обсуждение Цели компании, руководителем перед коллегами ПОВЫШАЕТ эффективность достижения, за счет бессознательного стремления соблюсти этот призыв к коллегам. Это и есть «эффект обещания».

Давайте, сперва разберем, что это такое ?

цитаты из ТОП10 поисковых систем:

Все цитаты приводить не стану, только несколько.

— неотъемлемая часть жизни любой компании, которая заботится о долговременном существовании.

— это коллективная работа, направленная на совместное формирование значимых для организации решений, в процессе диалога с ключевыми сотрудниками и руководством компании.

— это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Как мы видим, при некотором различии определений «стратегическая сессия», есть и одно явно выраженное сходство. Скажем так, все сходятся на том, что стратегическая сессия — это процедура коллективного обсуждения (коллективы могут быть разные) проблем или целей организации. Пока на этом остановимся. Для нас важно не определение ради определения, а для чего нам нужна такая процедура, Это одна из задач статьи и вторая задача, как указано в заголовке «как провести САМОСТОЯТЕЛЬНО». Далее мы подробнее разберем саму процедуру проведения сессии, но прежде этого, вкратце остановимся на том, для каких целей они проводятся, так как это намного важнее, чем само умение проводить такие сессии. К сожалению, порой от таких сессий нет особой пользы, так как заказчик не совсем понимает «для чего им это нужно».

Целей проведения страт-сессий может быть несколько:

• быть «модными» — все проводят, и мы будем… и такое бывает

• попробовать, а вдруг это что-то даст… и это не редкость

• выяснить скрытые проблемы тактического плана. Хотя сессии и называются стратегическими, порой владелец организовывает сессию, чтобы понять, что не так идет. Такая необходимость возникает, когда у компании есть Цель и план реализации, но почему-то происходят «пробуксовки». Руководство не может разобрать, что не так. В этом случае проведение страт-сессии может показать картину ситуации более глубоко, если проводить ПРАВИЛЬНО

• Компания хочет определиться с Целью. Часто в малом бизнесе, у компаний нет сформулированной цели, а бизнес усложняется, и в какой-то момент приходит к выводу, что без цели бизнес похож на слепого котенка, который тыкается в разные стороны и не понимает куда идти. Такая ситуация в конкурентной борьбе — смерти подобна.

• У руководства есть Цель, но эта цель пока не стала целью компании. Страт-сессии могут помочь сделать эту цель общей или адаптировать цель руководства под цель компании. Руководство может само скорректировать цель, точнее формулировку цели, чтобы она стала понятной и близкой большинству в компании

• Руководство проводит страт-сессии для того, чтобы эмоционально вовлечь сотрудников в цели компании. Когда сотрудники видят, что их мнение важно и используется в жизни компании, они более мотивированы, так как цель сформулировали они а не руководство. Конечно все это должно быть ответственно и серьезно воспринято и руководством и сотрудниками, иначе это профанация идеи.

• Руководство хочет понять, что происходит в головах у сотрудников

• Руководство хочет выявить наиболее толковых генераторов идей и решений «среди низового аппарата», чтобы потом привлечь к решению задач в индивидуальном порядке

Если подвести итог, то получим, что страт-сессии, в основном, нам нужны в следующих случаях:
• у компании есть Цели и задачи, но все идет явно не так как запланировано, и не совсем понятно, в чем дело

• у компании нет сформулированной Цели и руководство хочет определиться с этим, вместе с коллективом компании

• есть сформированная Цель, есть задачи, и руководство хочет ВОВЛЕЧЬ сотрудников в обсуждение цели и задач для большей мотивации в работе по достижению этих целей

Если ваша компания находится в одном из вышеописанных состояний, то вам это нужно, и правильно организованный процесс даст положительный эффект.

Теперь рассмотрим — как провести стратегическую сессию самостоятельно (обычно для этого приглашают стороннего консультанта).

Самое важное для самостоятельного проведения страт-сессии это ЧЕТКОЕ ПОНИМАНИЕ, чего мы хотим от нее. Без этого ничего не выйдет. Первое — сформулировать на бумаге цель, которую хотим достичь. Нужно написать на бумаге. Это приведет в порядок мысли и логику действий. Остальные действия только после этого.

Важно помнить, что иногда полезно приглашать стороннего консультанта, т.к. сотрудники:

— стесняются/боятся говорить с руководителем откровенно

— руководитель привык к сотрудникам и может не заметить «зажимов»

— бывает, что руководителя не воспринимают как человека, умеющего ставить Цель

— бывает, что руководитель как лицо, эмоционально вовлеченное в работу фирмы, не совсем объективно реагирует на информацию, вырабатываемую на таких сессиях

— возможны и другие факторы, которые могут препятствовать эффективному проведению сессий

Как провести стратегическую сессию

Стратегическая сессия — это мощнейший инструмент для развития бизнеса и поиска решений в сложных неопределенных ситуациях. Как же ее провести? Что стоит учесть? Что делать и в какой последовательности? На какие этапы разбить и что на каждом этапе предпринять? 

Рассмотрим 9 этапов. От постановки цели, до завершения стратсессии. 

Этап 1 — Цель!

Сформулируйте цель. Просто, понятно, лаконично. Зафиксируйте на бумаге. Цель! 

Первый шаг на пути к сессии — это понимание, каких результатов вы хотите добиться, но не стремясь придать этому результату законченный вид. 

Звучит просто, но на практике часто сталкиваюсь с серьезными трудностями на этом этапе. Заказчик стратегической сессии, собственник или руководитель организации, не может одним предложением объяснить, какой результат он хочет получить по итогам сессии, хотя уже идет процесс подбора исполнителя. Иногда даже слышу: «Ну, вам как профессионалу видней, для чего нужна сессия». Но определить ключевую стратегическую проблему компании, точку приоритетного фокусирования – это задача собственника и руководителя. 

Пусть даже этой задачей и будет как раз поиск ключевой проблемы, тормозящей развитие. 

Этап 2 — Модератор!

Выберите модератора. На что обратить внимание? Это должен быть человек, имеющий в своем арсенале набор техник групповой работы и желательно, опыт их применения. Готовый на любом этапе сессии оперативно применить нужный инструмент. Модератора лучше пригласить со стороны. По ряду причин. 

А) Уровень профессионализма у практика, с опытом проведения сессий в разных организациях, выше. 

Б) Объективность. У внешнего модератора нет скрытых мотивов в поддержке тех или иных участников или точек зрения. 

В) У внешнего исполнителя нет сложностей с субординацией, он не находится в подчинении у кого-либо из участников сессии. 

Г) Так как нужный уровень экспертности на стратегической сессии формируется исключительно за счет участников, то выведение одного из них за рамки выработки решений, снизит экспертность группы и ослабит качество результата. Ведь компании часто выбирают на роль модератора генерального директора, директора по стратегическому развитию или HR директора. Во всех случаях потеря экспертности в группе будет критичной. 

Сможет ли сотрудник совместить роль модератора и участника – большой вопрос. Даже для профессионального фасилитатора это не просто. А если выбрать на роль модератора специалиста из числа линейного персонала, то ему будет сложно справиться с волнением и равнозначно относиться ко всем мнениям и участникам сессии, не учитывая реально занимаемые ими должности. 

Этап 3 — Состав!

Определите состав участников. Обеспечьте широкий спектр мнений. Оптимальный состав участников зависит от ситуации и цели стратегической сессии. Необходимо определить наиболее подходящих участников и подготовить их заранее. 

Это означает, что надо продумать, кто из руководителей, сотрудников, принимающих решения, и специалистов в данном вопросе должен присутствовать. Надо продумать, какие точки зрения (возможно не только участников), должны быть представлены, например мнения потребителей или сотрудников, которые физически будут отсутствовать. 

Если экспертности не хватает, скажем при выходе компании на новые рынки, то стоит подумать, каких внешних экспертов пригласить на сессию. Главное — это найти способ получить эффект от взаимодействия различных точек зрения, опыта и профессиональных знаний. 

Этап 4 — Аудит!

Проведите аудит мнений участников. Заранее, до начала сессии, проведите индивидуальные интервью с каждым участником, начиная с руководителя. 

Это позволит подготовить участников к сессии. Вовлечь их еще до ее начала. А главное понять, каковы взгляды, принципы и опасения есть у каждого из участников, а также у групп заинтересованных лиц. Получить представление, по каким ключевым моментам мнения участников сходятся, а по каким – нет. 

Уже тут можно определить возможные спорные моменты и если надо, заранее проработать их с руководителем и участниками предстоящей сессии. 

Бывает, что по итогам этого этапа, руководитель меняет главную цель сессии. Изначально, это была разработка стратегии на 5 лет. А по итогу аудита очевидно, что в компании полный бардак, нет распределения зон ответственности, у директора в прямом подчинении 10-15 человек, ключевые руководители погрязли в междуусобицах. Понятно, что решение этих проблем выходит на первый план. Даже если удастся разработать стратегию, реализация ее в таких условиях, не реальна.

Этап 5 — Информматериалы!

Подготовьте информационные материалы.Необходимо, чтобы материалы отвечали поставленным целям и были всем ясны и понятны.

Нужно выбрать самые ключевые, не злоупотребляя их количеством. Частая ошибка, вынести на рассмотрение участников сессии, десятки показателей, в которых начинаешь путаться уже на третьей минуте презентации. И в голове от них только каша. 

Но одновременно необходимо, чтобы информ материалы освещали различные аспекты проблемы, с которой вы столкнулись, включая и то, как отдельные части взаимодействуют с целым. 

Они должны помочь участникам осмыслить сложность стоящей перед ними задачи, увидеть картину целиком. 

Также нужно определить через какую призму, под каким углом вы будете рассматривать проблему. Компания Kodak в свое время могла бесконечно улучшать существующую модель бизнеса, но тот факт, что свою стратегию компания не рассмотрела через призму развития цифровых технологий, привел ее к банкротству. Хотя первый цифровой фотоаппарат был разработан в 1975 году именно инженером фирмы Kodak.

Этап 6 — Помещение!

Подготовьте место действия, найдите хорошее помещение. Учитывайте количество участников и тему обсуждения. Участникам должно быть комфортно в предоставленном помещении, они должны быть обеспечены оборудованием, канцелярскими принадлежностями и другими материалами, необходимыми для плодотворной совместной творческой деятельности. 

Продумайте все элементы рабочей обстановки – от пространства, как такового, до предметов искусства и украшений. Расстановка мебели в комнате и распределение мест должны настраивать участников на определенный формат взаимодействия. Вы же не будете проводить бизнес переговоры в детском кафе с командой шумных аниматоров вокруг? 

Определите где будут организованы кофе паузы и где участники будут обедать. Продумайте все до мелочей, это будет хорошим подспорьем к достижению требуемого результата. 

Вот только несколько конкретных советов: 

Помещение должно быть просторным, никто не должен себя чувствовать как в тесном тамбуре. Участники должны быть все на виду друг у друга. Идеально проводить вне стен вашей организации, это встряхнет и вытолкнет сотрудников из потока повседневной рутины. При этом продумайте логистику участников, чтобы все смогли присутствовать без задержек в начале сессионных дней, а после сессии отдохнуть без лишних затрат на дорогу. Несомненный плюс — наличие хорошего естественного освещения. При составлении меню подберите еду, которая придаст участникам заряд бодрости, а не нагонит на них сон. И так до мелочей, не пренебрегайте никакими деталями. Например, доступность туалетных комнат на требуемое количество участников. Будет ли зал изолирован от посторонних или похож на проходной двор? Уровень шума за окном? Какова акустика зала, потребуется ли звукоусилитель? И так далее. В общем нужно смоделировать заранее стратегическую сессиию и учесть всё (ну или почти всё). 

Этап 7 — Сценарий!

Разработайте индивидуальный сценарий, определите фокус рассмотрения проблемы. Очень часто стратегическая сессия не проходит в рамках жесткого сценария. В процессе может всплыть вопрос, без решения которого движение дальше не имеет смысла. В ходе групповой работы вполне вероятно проявится то, что заранее невозможно было учесть. Особенно, если это первая стратегическая сессия в компании. 

Кроме того, все группы и ситуации индивидуальны. На одно и тоже задание, при равном количестве участников, время может потребоваться абсолютно разное. Иногда дельта измеряется не минутами, а часами. Тот же толтекский круг легко может занять от одного часа до трех и более. Но архиважно, на протяжении всей сессии логически двигаться к достижению сформулированной цели. Вот тут и потребуется запас техник и инструментов модератора для того, чтобы по ситуации, применить нужный. Нивелировать, а лучше предотвратить непродуктивное поведение участников во время сессии, и наоборот максимально вовлечь всех. 

И качественный сценарий, даже жестко не реализуемый, как нить Ариадны, поможет прийти в нужную точку. А именно, решить вашу сложную неоднозначную задачу. 

Если упрощенно, то обычно сессия начинается с определения точки А, где мы сейчас. И точки Б где хотим оказаться. А заканчивается выработкой решений, и фиксированием шагов, которые необходимо предпринять. 

К концу сессии всем участникам должно быть понятно, что именно нужно делать в дальнейшем и почему.При этом участники должны получить новый неоценимый опыт. Сессия, наряду с логикой, должна задействовать творческие интуитивные способности участников. И зарядить их энергией на новые победы! 

Сделать так, чтобы участники принятые решения восринимали как свои, таким образом, повышая шансы на успешную реализацию этих решений.Ведь даже идеально разработанный план, но не разделяемый и не реализуемый сотрудниками обречен на провал. 

Скачать бесплатно три базовых сценария стратегической сессии — ссылка.

Вы уже поняли, что подготовка к сессии – это наиважнейшая часть, определяющая на 70-80% конечный успех мероприятия.  Как говорил Сервантес: «Тот, кто хорошо подготовился к сражению, наполовину уже победил!» 

Большая ошибка, пренебречь подготовкой в надежде, что в рамках сессии, все само собой как-то сложится. 

Этап 8 — Проведение!

Следующий этап, собственно проведение стратегической сессии.Со старта вовлеките и максимально задействуйте всех участников сессии. Сразу задайте повышенный энергетический фон. 

Рекомендуемый список литературы для проведения стратегических сессий — ссылка.

Условно стратегическую сессию можно разделить на два этапа. В двухдневной – это будет два дня. 

Первый день — это день анализа ситуации, рассмотрения вопроса под разными углами, выявления противоречий. Это этап дивергенции, максимального задействования творческого потенциала группы, разного опыта, противоречий мнений, для обеспечения максимально широкого набора возможностей. 

Второй день — это день выработки решений, составления планов и определения ответственных. Это этап конвергенции. 

Эмоциональный фон участников, в зависимости от этапов сессии, подвержен колебаниям. От мощного энергетического подъема до эмоциональной опустошенности и обратно. Это нормально и об этом следует помнить. 

Большую роль играет ночь между сессиями, когда участники остаются наедине с собой и могут осмыслить полученную информацию, пропустить через себя и с утра увидеть новые решения, получить новые озарения. 

Этап 9 — Внедрение!

Жизнь после сессии. Постсессионные мероприятия. Внедряйте, внедряйте и еще раз внедряйте!Перефразируя Бисмарка: «Итоги стратегической сессии, без их дальнейшего применения, не стоят той бумаги, на которой они написаны». 

Внедряйте принятые решения, сохраняйте и приумножайте тот энергетический заряд, который получили по итогам сессии. Встраивайте итоги в стратегический цикл компании или же используйте сессию, как отправную точку, для внедрения в компанию стратегического менеджмента!

Резюмируем, как провести стратегическую сессию. 9 этапов. 

1. Сформулируйте цель! Каких результатов вы хотите добиться?
2. Выберите модератора.
3. Определите состав участников. 
4. Проведите аудит мнений участников.
5. Подготовьте информационные материалы.
6. Подготовьте место действия.
7. Разработайте индивидуальный сценарий.
8. Проведите стратегическую сессию.
9. Встройте результаты сессии в стратегический цикл компании.

Желаю высоких результатов!

Полезные материалы:

Заказать проведение стратегической сессии!

Сценарий стратегической сессии. Пример программы. Как разработать? 

Выйти из рутины, систематизировать бизнес!

Сплотить коллектив на работе! 

Внедрение Миссии и Ценностей! 

Разработка и внедрение KPI! 

Наш канал в YouTube!

Сценарий стратегической сессии. Пример программы стратегической сессии

Автор: 

Александр Шведов

Вы уже запланировали проведение стратегической сессии.Вам точно понадобится сценарий. Заранее разработанная программа, которая приведет вас к нужной цели, также как автотрасса приводит автомобиль в нужный пункт назначения. 

Но как составить программу сессии? С чего начать? Какой план стратегической сессии может быть? Есть ли универсальный шаблон, который вам поможет разработать самостоятельно свой сценарий? Как рассчитать время на сессию и на какие еще нюансы стоит обратить внимание? Давайте разбираться! 

Для начала сформулируем что такое сценарий стратегической сессии. Сценарий — это предварительная карта процесса, а стратегическая сессия — это несомненно процесс, в результате которого мы хотим достичь конкретную, заранее определенную цель.Для чего нужна программа? 

Стратегическая сессия не просто ведет команду к нужной цели. Она позволяет улучшить взаимоотношения, вовлечь участников, сделать их соавторами принятых решений. Что впоследствии существенно повышает шансы реализации принятых решений. 

Сценарий призван запланировать процесс сессии таким образом, чтобы учесть вышеперечисленные моменты. 

С чего начать? С цели! Программа стратегической сессии напрямую вытекает из сформулированной цели. Какую задачу решаем и что должны получить на выходе. 

Какие бывают сценарии? Определенно для каждой сессии нужна индивидуальная программа. Это обусловлено разными задачами, количественным и качественным составом участников, корпоративной культурой, прошлым опытом взаимодействия участников, располагаемым временем и другими факторами. 

Если максимально упростить, то план стратегической сессии включает следующие этапы:

• Определение точки А, где мы сейчас. 
• Определение точки Б, где хотим оказаться. 
• Анализ текущей ситуации. 
• Поиск возможных решений. 
• Выбор самых эффективных решений. 
• Разработка программы действий. 

В итоге, к концу сессии, всем участникам должно быть понятно, что именно нужно делать в дальнейшем и почему. 

Нужно учесть, что по ходу сессии идет смена этапов: сначала нужно, включив творческий потенциал группы и задействовав разный опыт участников, обеспечить максимально широкий набор возможностей. А далее он должен сужаться. Фасилитаторы часто применяют для этих процессов такие термины как дивергенция и конвергенция. 

А что после сессии? Сессию нельзя рассматривать как завершенный процесс. По итогам обязательно должны последовать конкретные действия по воплощению в жизнь принятых решений. 

Пример базового сценария стратегической сессии

Рассмотрим пример базового сценария сессии стратегического планирования по разработке стратегии организации. 

Цель • Обеспечить единообразное понимание общей цели и разработать стратегию ее достижения, другими словами найти наилучший способ организации ресурсов для достижения цели. 

Результат. Что мы должны получить по итогам сессии?

1 Сформулированная оцифрованная цель, и понимание как понять что цель достигнута. 

2 Стратегия достижения цели, расставленные приоритеты развития. 

3 Поквартальный план с шагами, ответственными, точками и формами контроля. 

4 Детальный план действий на ближайший месяц, начиная со следующего дня после сессии. 

Программа сессии: 

1. Вступление. Открытие сессии. 

2. Аналитический обзор текущей ситуации (в динамике последних лет). 

3. Постановка ключевых целей, определение показателей. 

4. Определение ключевых факторов успеха и поиск возможностей. 

5. Анализ препятствий и угроз. 

6. Разработка стратегии. 

7. Создание плана действий. Фиксирование сроков и ответственных.  

8. Подведение итогов и завершение сессии. 

Это базовый сценарий. Однозначно требующий индивидуализации. В зависимости от ситуации и продолжительности сессии в нем могут быть уместны и вопросы связанные с миссией и ценностями, с доработкой под стратегию организационной структуры, с распределением ролей, с поиском новых ниш, более глубоким анализом имеющихся ресурсов в т.ч. производственных мощностей, оценки тенденций развития рынков и общества. И так далее. 

Как разработать программу стратегической сессии с чистого листа

А есть ли алгоритм, который вам поможет разработать с чистого листа свой сценарий?Вот три пункта, которые позволят составить индивидуальный план стратегической сессии:

1. Сформулируйте главную решаемую задачу. 

2. Сформулируйте вопросы, требующие ответа для решения главной задачи. (какие это могут быть вопросы: как у нас сейчас обстоят дела, почему плохо, какие возможны варианты улучшения, какие выберем, что и когда будем делать и другие). 

3. Расставьте эти вопросы в логической последовательности и зафиксируйте это как план сессии. 

Итак, укрупненно разработана программа стратегической сессии, некая дорожная карта предстоящего процесса.. Далее потребуется детально наполнить каждый пункт: определить какие методы и техники будут использованы, какая потребуется вводная информация, как и в каком виде вы будете фиксировать итоги, какие будут задействованы раздаточные материалы и технические средства. 

Также следует определить время начала этапов и их ориентировочную продолжительность. Как рассчитать время каждого этапа и сессии в целом? Каждый этап детализируйте на малые шаги. Суммируйте время каждого шага, чтобы получить общее время на этап. Потом сложите время всех этапов. В расчетах учитывайте количество участников. 

Например: этап состоит из вступительного слова модератора (5 минут), выступления каждого участника (2 минуты), заключительного слова модератора (7 минут). У нас 15 участников, на их выступления потребуется 15 человек *2 минуты = 30 минут. Плюс вступление и заключительная часть 5 и 7 минут. Итого: 30+5+7=42 минуты. 

Не забудьте запланировать время на открытие, закрытие сессии, кофе паузы и обед. 

Еще стоит помнить, что при проведении сессии естественным образом присутствуют периоды снижения активностей группы, своебразные энергетические ямы. Примерно в 11 и в 15 часов, обычно отмечается умеренное снижение активности. И главная сонливость поджидает группу сразу после обеда, в районе 14 часов.Для этих периодов, можно в программе сессии, заранее зарезервировать время и запланировать мероприятия для повышения энергии в группе. 

Главная задача сценария стратегической сессии — разработать дорожную карту, которая приведет к цели! 

Но стоит помнить, что путь преодолевает идущий!

Полезные ссылки:

Скачать бесплатно 3 базовых сценария стратегической сессии (КНОПКА «СКАЧАТЬ» ВНИЗУ СТРАНИЦЫ)

Как провести стратегическую сессию? Подготовка, этапы.

Наш канал в YouTube.

Как запустить сеанс стратегии

Произошел ли в этом году крупный стратегический прорыв?

Если ваш ответ — «нет», , вы получите большую ценность из того, чем я поделюсь с вами сегодня.

В этом посте я поделюсь с вами важностью стратегии, базовой основы для проведения сеанса стратегии, основанной на нашем процессе, о котором я никогда больше нигде не рассказывал.

Сессии по стратегии могут решать проблемы, а также пробуждать идеи и инновации, ведущие к успеху в бизнесе.По сути, речь идет о принятии решений, которые позволят вашей компании опередить конкурентов. Принятие этих решений — тяжелая работа, и обычно она не сочетается со всеми остальными делами в вашем списке дел.

Судя по моему опыту, очень немногие имеют четкую и убедительную стратегию. Многие застряли в тактическом аду продаж и маркетинга.

Стратегия часто разбивается на неэффективные подразделы, посвященные планам и тактике. Неудивительно, что вам сложно определить, в чем заключается ваша стратегия и почему вы, скорее всего, не откладываете священное время в сторону, чтобы обнаружить некоторые стратегические идеи.

Когда вы застреваете в написании электронных писем или пробуете подробный список тактик, который читаете в Интернете, вместо того, чтобы проводить время за сессией стратегии, вы медленно убиваете свою карьеру, отдел или бизнес.

Стратегия поможет вам добиться интеллектуализации вашего бизнеса. Стратегия — это стержень вашего отношения к ведению бизнеса.

Прежде чем мы наметим шаги для запуска сеанса стратегии, давайте поговорим об определениях на той же странице.

Определение стратегии

Стратегию не планирую.

Стратегия

— это принятие интегрированного набора вариантов, которые в совокупности позиционируют фирму в своей отрасли так, чтобы создать устойчивое преимущество по сравнению с конкурентами и обеспечить превосходную финансовую отдачу. (источник HBR)

Сравните клинику Мэйо с обычной местной исследовательской больницей. Местная больница обычно фокусируется на предоставлении хорошего обслуживания, что, вероятно, очень похоже на ваше внимание. Между тем, клиника Мэйо существенно отличается. Их цель — изменить мир медицины и стать лидером в медицинских исследованиях, и они так и делают.

Как и в клинике Майо, в основе вашей стратегии должно быть стремление быть лучшим. Этот драйв поспешит через выборы, которые вы должны сделать.

Чтобы внести ясность, вот схема стратегии, которую мы будем использовать во время проведения сеанса стратегии. Интегрируйте следующее: стремление, где соревноваться, как стать лучшим, ваши возможности и системы.

Что такое стратегическая сессия?

Сеанс стратегии часто рассматривается как время, отведенное для планирования, которое включает длинный список назначенных действий с указанием сроков и ресурсов.Некоторые считают, что именно здесь создается видение компании или следуют передовой практике. Еще больше сбивает с толку, по крайней мере, меня, действия, которые часто ошибочно называют «стратегиями».

Большинство из этих сессий с ложной меткой являются реактивными.

Сессия стратегии — это когда вы принимаете решение о том, как вы выиграете, принимая во внимание каждый шаг структуры стратегии.

Как запустить сеанс стратегии

Наша цель — предоставить вам самостоятельное руководство по проведению сеанса стратегии.Ответив на эти пять взаимосвязанных вопросов, вы сможете сделать трудный выбор для своей организации.

Вы можете выполнить эти пять шагов при проведении сеанса стратегии, независимо от того, являетесь ли вы руководителем группы или продавцом в магазине на Манхэттене.

Начни со стремления.

Какова ваша цель, ваша мотивация? Этот первый шаг касается вашего идеального будущего и определяет все другие решения. В конечном итоге вы захотите связать стремление с конкретными критериями, которые позволят вам измерить свой прогресс в направлении идеального будущего состояния.

Эти стремления могут быть пересмотрены и улучшены со временем. Однако их нельзя менять изо дня в день.

Стремление в общих чертах определяет сферу вашей деятельности, а следующие два шага определяют конкретные действия.

Где вы будете соревноваться?

Где вы соревнуетесь и как стать лучшим, тесно связаны между собой и составляют основу вашей стратегии. Здесь мы начинаем сужать наш фокус.

Здесь вы выбираете песочницу, в которой вы можете достичь своих целей, сужая поле конкуренции и ваши идеальные цели.Вы не можете быть всем для всех.

Вы хотите соревноваться там, где ваши основные сильные стороны позволят вам стать лучшим.

Как ты станешь лучшим?

Вы выбрали свое поле битвы; «Как стать лучшим» предоставит вам выбор для победы на этом поле битвы. Вот где вы определяете свой рецепт успеха.

Вы сами решаете, что позволит вам создать уникальную ценность и устойчиво предоставлять эту ценность вашим идеальным покупателям. Майкл Портер назвал это конкурентное преимущество тем, что ваша компания будет создавать большую ценность для потребителя, покупателя или клиента и, в свою очередь, обеспечивать превосходную прибыль для вашей компании.

Есть много способов стать лучшим, и поскольку контексты существенно различаются, не существует единого простого способа стать лучшим. Во время сеанса стратегии вам нужно будет подумать как широко, так и глубоко в различных контекстах, доступных вашей компании.

Самый важный элемент того, чтобы быть лучшим, будет зависеть от того, насколько уникальным образом вы радуетесь клиентов.

Каковы ваши возможности и что еще нужно для успеха на этом пути?

Возможности — это карта действий и умений, которые позволят вам стать лучшим на выбранном вами поле битвы. Вы должны определить, какие возможности у вас есть и что еще необходимо для поддержки этого стратегического пути.

Многие из ваших способностей могут быть сильными, а некоторые могут отсутствовать. Возможно, вам придется искать за пределами своей компании и привлекать сторонние ресурсы, чтобы добиться успеха. Вам понадобятся все ваши способности, чтобы поддерживать и укреплять друг друга.

Какие системы и показатели расширяют ваши возможности?

Системами

, как известно, пренебрегают, и без них вы не сможете гарантировать, что ваша стратегия будет работать.

Последний шаг вашего стратегического занятия будет сосредоточен на системах, которые способствуют достижению, поддержке и измерению результатов. Они будут варьироваться в зависимости от ваших устремлений, выбора, который вы сделали в областях соревнований, и пути, который вы считаете лучшим. В целом, , даже если у вас есть предыдущие четыре шага, вы потерпите неудачу, если у вас нет систем, которые будут работать с течением времени.

Прелесть систем в том, что вам не нужно зависеть от силы воли людей. Ваши системы невосприимчивы к силе воли и будут продолжать работать.Кроме того, если вы научите их правильно работать, вы сможете продолжать получать от них пользу в течение длительного времени.

Повестка дня стратегической сессии [Пример]

Создайте документ Google (Word или Pages) с заголовком Strategy Retrospective.

Включите сверху следующее:

Цель: Развивайтесь, улучшайте, оттачивайте и оставайтесь конкурентоспособными, чтобы в конечном итоге реализовать наши бизнес-устремления.
Цель: Выявить новые бизнес-возможности и области для более стратегического вклада; знание рынка, цифровые технологии, планирование, творчество и т. д.
Участники: ВЫ, ДРУГИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫЕ СТОРОНЫ
Расположение: GTM ИЛИ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ ABC
Дата и время: МЕСЯЦ ДЕНЬ, ГОД, 00:00 вечера по восточному времени, 00:00 вечера по тихоокеанскому времени

Перечислите каждую тему и подтему с указанием соответствующего докладчика / участника и выделенного времени для выступления. Подробная информация поможет структурировать беседу. Стратегические мыслители часто отклоняются от достижения желаемой цели, это позволяет им сосредоточиться.

Завершите вызов с помощью «Следующие шаги» или «Действия». Обязательно назначьте их конкретному человеку с указанием срока выполнения.

Заключение

Ни одна стратегия не вечна. Вам нужно будет сделать занятия по стратегии обычной практикой, чтобы вы могли продолжать развиваться, совершенствоваться, оттачивать и оставаться конкурентоспособными, и в конечном итоге достичь своих целей. . Вы должны видеть в этом процесс, а не результат.

Да, стратегическая сессия может быть рискованной. Плохое выполнение может ослабить вашу команду, отвлечь внимание и установить нереальные ограничения.Однако, если вы будете следовать приведенной выше схеме, вы максимизируете эффективность и импульс своей стратегической сессии.

Для вашего успеха,
Петр

П.С. Многие из вас думают, что для развития вашего бизнеса вам нужно работать все больше и больше, чтобы привлечь клиентов к двери. Но так бывает не всегда. Воспользуйтесь нашим бесплатным сеансом стратегии. Мы выделили время для наших наиболее квалифицированных членов команды, чтобы они могли обсудить с вами стратегию один на один, чтобы помочь вам найти способы привлечь больше клиентов и получить прибыль.

,

Стратегических сессий

Стратегических сессий — как заказать, подготовить и провести?

Эта страница на русском здесь

Стратегическая сессия — это фундаментальный инструмент совместной работы топ-менеджеров любой компании. Именно на стратегической сессии ключевые руководители организации сосредотачивают свой потенциал на видении будущего и имеют возможность определить оптимальный способ реализации желаемого. Реализация стратегической сессии позволит вашей компании получить новые ключевые преимущества перед конкурентами.

Каждая компания на каком-то этапе своего развития приходит к тому, что проведение стратегических сессий, а также сессий стратегического планирования — это не мимолетная прихоть или что-то навязанное из учебников стратегического менеджмента, а очень важная и трудная работа, без которой компании движутся хаотично, бессистемно и в результате оказываются там, где их выводят на рынок, чтобы приспособить существующих основных конкурентов.

Узнайте стоимость стратегической сессии!

Следует отметить, что стратегическая сессия — это лучший способ повысить эффективность совместной работы топ-менеджмента.Основная цель стратегических сессий — запустить компании в процесс стратегического управления и на его основе совместными усилиями создать привлекательный и реалистичный план работы на ближайшие 3-5 лет, который будет иметь смысл только в том случае, если компания сможет правильно определить направление развития (а для этого необходимы: миссия, видение, стратегические цели и стратегии достижения этих целей).

В настоящее время на рынке присутствует ряд компаний, которые готовы проводить стратегические сессии, большинство из них готовы нести ответственность только за процесс, а не за результат.В случае с заказчиком существует риск того, что он потратит много денег на покупку отчета об услугах, который предоставит рабочие места для шаблона, но не сможет помочь менеджерам принять решение о стратегическом видении, миссии, постановке стратегических целей и определении стратегию достижения этих целей. Наши ведущие стратегические сессии — это эксперты в области стратегического управления и организационного развития, и мы поможем вам достичь желаемого результата!

Как выбрать консультанта и заказать стратегическую сессию? Рекомендуем обратить внимание на методы, которые будут использоваться для диагностики текущей ситуации в вашей компании, и как вы будете проводить подготовку сеанса стратегического сценария.От этого зависит, какую выгоду от стратегической сессии получит ваша компания, поскольку ее можно будет измерить, и как определить, насколько хороши результаты, которые вы получите.

Логическим продолжением стратегических сессий должно стать внедрение инструмента стратегического управления в компании. В то время как одни организации борются за сиюминутную прибыль, другие компании в это время перераспределяют ресурсы и готовят прорыв на некоторых сегментах рынка. Если вы сами ничего не готовите, то в какой-то момент выйдя на работу, я могу очень удивиться тому, как все изменилось.Давайте рассмотрим классические этапы внедрения стратегического управления компанией (попробуйте рассмотреть, какие шаги ваша организация уже прошла, а какие нет).

Этапы реализации стратегического управления компанией:

Шаг 1: Диагностика текущей ситуации.

Шаг 2: Представление будущего и создание Vision.

Шаг 3: Определите вашу собственную уникальность и миссию.

Шаг 4: Формулировка ключевых показателей эффективности Реализация миссии.

Шаг 5: Разработайте стратегию реализации желаемого будущего, и

реализация Миссии.

Шаг 5: Формулирование и принятие корпоративных ценностей организации.

Шаг 6: Разработка и проектирование организационной структуры.

Шаг 7: Декомпозиция миссии и целей компании по ключевым уровням

дивизии.

Шаг 8: Разработка ключевых политических организаций (финансовая политика, маркетинговая политика, клиентская политика, промышленная политика, кадровая политика и т. Д.))

Шаг 9. Регулярные занятия по стратегическому планированию.

Как провести стратегическую сессию? Важно понимать, что за одно занятие вы можете управлять стратегической работой через один или несколько этапов процесса внедрения стратегического управления в компании. Но даже стратегическая сессия может продвинуть вашу компанию далеко вперед и сэкономить ей годы неэффективной работы (особенно если компания движется в неверном направлении). Если стратегическая сессия такой эффективный инструмент — как его лучше всего использовать? А каких инструментов больше?

Инструменты для анализа и внедрения стратегического управления:

— Организационная диагностика

— Стратегическая сессия (Сессия стратегического планирования)

— Встречи и конференции

— Работа в проектных командах

— Корпоративный коучинг

— Тренинг по стратегии и менеджменту

— Инструменты для внедрения изменений

Хотите узнать, как заказать стратегическую сессию для вашей компании?

Заполните форму обратной связи, или свяжитесь с нами по электронной почте:

заказ @ vision-тренинги.ru

Спросите у наших специалистов:

,

Стратегическая сессия — верный шаг к успеху

Наличие плана действий — неотъемлемая часть успешной компании. Стратегия должна ставить амбициозные, но реальные цели. Это стратегия игры в качестве моста, который превращает компанию в единую экосистему, заставляет сотрудников работать в унисон для достижения высочайших профессиональных результатов.

Хотите:

• разработать новую стратегию компании;
• — цель на год;
• распределить ответственность между сотрудниками;
• найти и разработать решение сложной ситуации.

Решение:

• проведение стратегической сессии .

Страцессия: ключевые особенности

Стратегическая сессия — мероприятие, в котором участвуют все без исключения специалисты компании. Благодаря синергии коллективного обсуждения и поиска оптимальных решений, с трацессии качественно улучшают командную совместную работу.

Провести такую ​​встречу может сотрудник компании, способный координировать панельную дискуссию и не позволять эмоциям и личным интересам участников взять верх над остальными.Или его может пригласить консультант с соответствующими навыками. В любом случае, проводить стратегическую сессию без методов модерации и фасилитации.

Фасилитационная сессия предполагает модерируемое обсуждение. Он имеет две особенности:

1) мнения всех заинтересованных сторон будут услышаны;

2) обсуждение обязательно дает результат.

Такой коллективный метод принятия решений является гарантией готовности всех сторон взять на себя ответственность за дальнейшую реализацию проекта.Стратегическая сессия позволяет разобраться в рыночных и нерыночных угрозах для бизнеса, выбрать лидирующие на ближайшее время товары и услуги, объединить команду сотрудников в одну команду промышленников.

Проведение стратегических сессий с «Биг Джек»

Ивент-агентство «Биг ДЖЕК» готово провести сессию стратегического планирования для вашей компании. В арсенале event-агентства список успешных деловых мероприятий и 6-летний опыт работы.

«Биг Джек» развивает стратегии компании, исходя из целей компании.Персонал потенциала отечественного предприятия анализирует возможности, выделяет его преимущества и определяет основные сдерживающие факторы развития положительных сторон. Оценка и выбор альтернативных стратегий определили критерии ее эффективности. За этим следует каскадирование целей и задач плана действий.

Результатом сессии стратегического планирования становится появление новых идей, выработка единого видения сотрудников, повышение знаний и практических навыков управления.

.

4-фазное руководство по основам процесса стратегического планирования

Этап 3: Разработка стратегического плана

Хотите больше? Подробно изучите практическое руководство «Создайте свой план».

Сетка действий

* Чтобы получить доступ к рабочим листам в разделе «Инструменты и методы», пожалуйста, обратитесь к нашему комплекту стратегического планирования для чайников.

Шаг 1. Используйте SWOT для определения приоритетов

Если ваша команда хочет сделать следующий шаг в SWOT-анализе, примените матрицу стратегических альтернатив TOWS, которая поможет вам подумать о вариантах, которые вы могли бы использовать. Для этого сопоставьте внешние возможности и угрозы со своими внутренними сильными и слабыми сторонами, как показано в таблице ниже:

Матрица стратегических альтернатив TOWS

* Чтобы получить доступ к рабочим листам в разделе «Инструменты и методы», пожалуйста, обратитесь к нашему комплекту стратегического планирования для чайников.

Оцените созданные вами варианты и определите те, которые приносят наибольшую пользу и наилучшим образом соответствуют миссии и видению вашей организации. Добавьте их к другим стратегическим вариантам, которые вы рассматриваете.

Шаг 2: Определите долгосрочные стратегические цели

Долгосрочные стратегические цели — это долгосрочные, широкие, постоянные заявления, которые целостным образом охватывают все области вашей организации. На чем мы должны сосредоточиться, чтобы реализовать свое видение? Что такое «большие камни»?

Вопросы:

• Каковы ожидания наших акционеров или заинтересованных сторон в отношении наших финансовых результатов или социальных результатов?
• Какую ценность мы должны приносить нашим клиентам, чтобы достичь наших результатов? В чем наше ценностное предложение?
• Чтобы обеспечить ценность, в каком процессе мы должны преуспеть, чтобы предоставлять наши продукты и услуги?
• Какие навыки, возможности и организационная структура должны быть у нас, чтобы управлять нашими процессами?

Результат: Рамки вашего плана — не более 6

Шаг 3. Постановка целей и мер для всей организации

После того, как вы сформулировали свои стратегические цели, вы должны преобразовать их в цели и меры, которые могут быть четко доведены до сведения вашей группы планирования (руководителей групп и / или членов команды).Вы хотите установить цели, которые преобразуют стратегические цели в конкретные целевые показатели эффективности. В эффективных целях четко указано, что, когда, как и кто, и их можно конкретно измерить. Они должны решать, что вам нужно сделать в краткосрочной перспективе (предположим, на 1-3 года) для достижения ваших стратегических целей. Общеорганизационные цели — это ежегодные заявления, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, ответственными и привязанными к срокам. Это заявления о результатах, выражающие ожидаемый в организации результат.

Что сейчас наиболее важно для достижения наших долгосрочных целей?

Результат: Четкие результаты на текущий год.

Шаг 4. Выберите KPI

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это ключевые показатели, которые окажут наибольшее влияние на продвижение вашей организации. Мы рекомендуем вам помочь вашей организации принять важные меры.

Как мы будем оценивать наш успех?

Результат: 5-7 измерений, которые помогут вам держать руку на пульсе вашей производительности. Выбирая ключевые показатели эффективности, начните с вопроса: «Какие ключевые показатели эффективности нам необходимо отслеживать, чтобы отслеживать, достигаем ли мы наших целей?» Эти KPI включают ключевые цели, которые вы хотите измерить и которые окажут наибольшее влияние на продвижение вашей организации.

Шаг 5: Преобразуйте свои стратегии в операционную

Каскадирование пунктов действий и задач для каждой краткосрочной цели — вот где резина встречается с дорогой — буквально. Переход от больших идей к действиям происходит, когда стратегия переводится с организационного уровня на индивидуальный. Здесь мы расширяем круг людей, которые участвуют в планировании, поскольку менеджеры функциональных областей и отдельные участники разрабатывают свои краткосрочные цели и действия для поддержки организационного направления.Но прежде чем предпринять это действие, определите, собираетесь ли вы разрабатывать набор планов, которые каскадно переходят непосредственно из стратегического плана, или вместо этого у вас есть существующие операционные, бизнес-планы или планы учетной записи, которые необходимо синхронизировать с целями организации. Ловушка состоит в том, чтобы разработать несколько наборов целей и действий, которыми должны управлять директора и сотрудники. По сути, на этом этапе вы перешли от планирования стратегии к планированию операций; от стратегического планирования к годовому планированию. Тем не менее, единственный способ реализовать стратегию — это выровнять ресурсы и действия снизу вверх, чтобы реализовать ваше видение.

Вопросы, которые стоит задать

• Как мы собираемся достичь этого на функциональном уровне?
• Кто и что должен делать, чтобы достичь целей организации и способствовать их достижению?
• Какие стратегические вопросы все еще остаются и требуют решения?

Результат:

Отдел / функциональные цели, действия, меры и задачи на ближайшие 12-24 месяца

Шаг 6: Каскадирование целей отделам и членам команды

Теперь в ваших отделах / командах вам нужно создать цели для поддержки целей всей организации.Эти цели по-прежнему должны быть УМНЫМИ и, как правило, (краткосрочными) задачами, которые необходимо выполнить в следующие 12-18 месяцев. Наконец, вы должны разработать план действий для каждой цели. Еще раз помните об аббревиатуре SMART при настройке элементов действий, убедитесь, что в них указаны даты начала и окончания, и кто-то назначил их ответственность. Поскольку эти действия поддерживают ваши ранее поставленные цели, может быть полезно рассмотреть элементы действий в ваших ближайших планах на пути к достижению ваших (краткосрочных) целей.Другими словами, определите все действия, которые необходимо выполнить в следующие 90 дней, и продолжайте этот процесс каждые 90 дней, пока цель не будет достигнута.

Примеров каскадных целей:

* Чтобы получить доступ к рабочим листам в разделе «Инструменты и методы», пожалуйста, обратитесь к нашему комплекту стратегического планирования для чайников.

,