Сутність тайм менеджменту: Тайм-менеджмент, або мистецтво управління часом

Содержание

Тайм-менеджмент — принципы, приёмы и рекомендации

Время чтения 11 минут

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм - менеджер

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм — менеджмента

  • Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  • Постановка, формулирование и определение цели.
  • Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  • Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  • Составление списков дел, которые необходимо сделать.
  • Фиксация времени с помощью хронометража.

Основные задачи тайм – менеджмента

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

  • Достигает поставленных целей.
  • Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
  • Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
  • Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
  • Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
  • Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
  • Всегда имеет четкий план действий.
  • Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

  • Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм – менеджмент в управлении

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • Нет расписания работы на день.
  • Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
  • Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
  • Если управляющий не умеет распределять обязанности.
  • Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
  • Если работники не соответствуют своим должностям.
  • Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
  • Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

основные правила тайм менеджмента

Управление личным временем в тайм — менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм — менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

  1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
  2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
  3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
  4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

основное правило тайм – менеджмента

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

  1. Составление плана тайм – менеджмента.
  2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
  3. Этап выявления необходимых ресурсов.
  4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
  5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

тайм – менеджмент

Основные методики планирования. Краткое описание

  1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.
  2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
  3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
  4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

Принципы тайм – менеджмента

  • Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
  • Ведите записи.
  • Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
  • Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
  • Всегда носите с собой ручку и блокнот.
  • Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
  • Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
  • Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
  • Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
  • Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
  • Выделяйте время на самосовершенствование.
  • Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

  • Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
  • Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
  • Все действия выполняйте на основе приоритетов.
  • Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
  • Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

приемы и рекомендации тайм – менеджмента

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть

  • Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
  • Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
  • Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
  • Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
  • К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
  • Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
  • Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
  • Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
  • Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

  • предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
  • владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
  • владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
  • контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

тайм менеджмент это

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

  • чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
  • чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
  • чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
  • чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
  • чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

тайм менеджмент помехи

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

задачи управленца сотрудников

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

  • цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
  • вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
  • вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
  • вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

Автоматизация процессов в магазине с помощь ЕКАМ

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

  • в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
  • с помощью SEO-продвижения;
  • с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
  • с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Автоматизация процессов в магазине с помощь ЕКАМ

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

  1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
  2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
  3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

минусы тайм менеджмента

Что вам нужно сделать?
  1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
  2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
  3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

минусы тайм менеджмента

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?
  1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
  2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
  3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

график планирование

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

голосовой помощник алиса

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

голосовой помощник алиса

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

  1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
  2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
  3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
  4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
  5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Принципы тайм-менеджмента в работе | Блог

Про тайм-менеджмент

Time management буквально переводится как «управление временем». Ясное дело, что ты не Флэш и не Доктор Манхэттен — по-настоящему управлять временем ты вряд ли сможешь (хотя, признайся, хотелось бы). Но вот максимально эффективно им распоряжаться — вполне.

Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырёх составляющих:


  • хронометраж и контроль времени,

  • оптимизация временных затрат,

  • планирование дня/недели/месяца,

  • создание мотивации.

Давай разбираться.

Принцип 1. Планируй заранее

Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:


  • план состоит из последовательности действий;

  • каждое действие приносит определённый результат;

  • результаты помогают продвинуться в достижении цели.

В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:


  • тактические (от 1 дня до 3 месяцев),

  • стратегические (от 3 месяцев до года),

  • общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского и фронтенд-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.

Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально успеешь сделать. Дроби большие задачи на мелкие.

Принцип 2. Целься в конкретный результат

Итак, результаты твоих действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с твоими целями.

Для проверки можно использовать систему SMART. Все твои действия должны:


  • быть конкретными (Specific),

  • измеримыми (Measurable),

  • иметь исполнителя (Assignable),

  • быть выполнимыми (Realistic),

  • иметь конкретные сроки реализации (Timebound).

Основной критерий полезности задачи — её конкретика. Понимаешь ли ты, какие конкретно действия и в какой последовательности приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.

Пример

«Проверить почту» — это не конкретная и не измеримая задача.

«Составить 5 писем-ответов для клиентов и отправить по почте» — конкретная и измеримая.

Главный общий критерий продуктивности — всегда двигаться к выполнению цели через выполнение задач разной степени сложности.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

Тип Конкретные действия
Важные дела (А) Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты
Менее важные дела (B) Второстепенные, но важные проекты, оперативные поручения руководства
Неважные дела (C)

Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%. С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег.

Внимание!

Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.

Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.

Матрица Эйзенхауэра

Подходит для экспресс-анализа и быстрого принятия решений по приоритезации.

Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй

Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» твоё время, тем меньше второстепенных задач должно быть в твоём расписании.

Пример

Составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков можно самому, но лучше поручить это кому-то из подчинённых. С точки зрения результата, это не самая важная задача.

Определи часы, когда тебе легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполняй в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером.

Научись говорить «нет» — отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят твоё время впустую.

Принцип 5. Визуализируй планы и задачи

Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта.

Пример

Для ремонта в квартире, мне нужно: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать вечеринку в честь новоселья. Всё это можно очень наглядно представить в виде в диаграммы Ганта.

Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет.

Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай

Заведи привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание удели ситуациям, где всё пошло не так: ты потратил слишком много ресурсов, неверно определил приоритет и т. п.

Придумай, как решать такие ситуации в будущем. Если чувствуешь, что теряешь контроль — возьми небольшой перерыв и вновь сконцентрируйся на собственных действиях. Придумывай свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса.

Не забывай отдыхать. Включи периоды отдыха в план на день и неделю. Оставаться эффективным можно только на пике активности, поэтому, если ты не отдыхаешь, не жди от себя выдающихся результатов.

Короче, эффективное управление временем поможет освободить огромное количество ресурсов для полноценной рабочей и личной жизни. Используй принципы тайм-менеджмента, о которых я рассказал выше, и скоро одной причиной для стресса будет меньше. Жить и работать нужно в кайф.

Тайм-менеджмент – что это такое простыми словами

История возникновения тайм-менеджмента

Прошедшая в 19-ом веке промышленная революция сформировала потребность управления временем. Чтобы трудится на фабрике, требовалось соблюдать пунктуальность. 

Люди должны были научиться действовать по часам, в отличие от аграриев, которые жили по солнцу. Пунктуальность и продуктивность стали главнейшими целями. «Время – деньги», – сказал Бенджамин Франклин, и его слова стали девизом современных бизнесменов.

В 1911 году Фредерик Уинслоу Тейлор выпустить в свет публикацию «Принципы научного менеджмента», в которой он представил свою теорию управления. В ее основе лежат анализ и синтез рабочих процессов. 

Тейлоризм преследовал главную цель, которая заключалась в увеличении производительности труда рабочих. Приобретенная Тейлором известность привела к появлению новой дисциплины. Ее стали использовать на практике в разных странах после успешного внедрения на заводе Форда.

В СССР в семидесятые годы стал популярным метод хронометража, способствующий рациональному использованию собственного времени и росту персональной эффективности. Советский биолог Любищев в течение 56 лет ежедневно записывал, какое количество времени затрачивается на работу, фиксировал потери.

Он составлял ежемесячную сводку и к завершению года – отчет. Благодаря этому стало возможным с точностью до 10 минут проводить оценку любой предстоящей работы, планировать проекты на месяцы и годы вперед.

Факт! Интересно, что создатель метода последние 25 лет жизни трудился более эффективно, чем в молодости.

В 2007-м при Московском финансово-промышленном институте впервые открыли кафедру тайм-менеджмента. Сейчас у этого направления довольно большая востребованность и популярность – жизненный ритм с каждым годом ускоряется. Появилось большое количество тренингов, семинаров на тему планирования и рационально распределения времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер – профи в сфере управления временем. В его задачу входит анализ человеческой психологии людей, условий на рабочем месте и предложение наиболее продуктивных графиков работы. Тайм-менеджеры помогают главам компаний либо частным клиентам распределять время, расставлять приоритеты, успевать выполнить все важные дела без стрессов.

Факт! Нередко услугами экспертов пользуются предприятия для получения помощи в наладке трудового процесса.

В первую очередь специалисты обучают руководство грамотному распределению обязанностей в коллективе и своего рабочего времени. Они проводят изучение деятельности фирмы, нужного количества времени на решение определенных заданий. Собрав и проанализировав данные, тайм-менеджер занимается корректировкой распорядка дня организации.

Главные задачи тайм-менеджмента

Специалисту в сфере управления временем необходимо уметь проводить анализ временных затрат на исполнение конкретных задач, правильно расставлять цели, планировать тактику их достижения, устанавливая приоритеты.

Также задачи тайм-менеджмента заключаются:

  • в проведении непрерывного анализа ежедневного распорядка, повышении его эффективности;
  • в самоконтроле в ходе работы – когда и что нужно сделать;
  • в изучении и практическом применении технологий, позволяющих рационально распределить время;
  • в умении отказаться от деятельности, не приносящей пользы;
  • в рациональном планировании времени с акцентом на дела наибольшей значимости;
  • в организации полноценного отдыха.

То есть задачами тайм-менеджмента является избавление от неплодотворного растрачивания ценного ресурса – чтобы за те же сутки человек мог успеть сделать в два раза больше, но при этом не утомился и успевал пообщаться с близкими, заняться хобби.

Плюсы планирования времени

Человек, умеющий целесообразно распределять временные ресурсы быстро и с наименьшими трудозатратами, способен достичь выставленных целей.

Есть у тайм-менеджмента и другие преимущества:

  • Антистресс. Упорядочение дневных дел снижает уровень тревожности. Когда вы отмечаете выполненные пункты в своем списке заданий, вы можете наглядно видеть прогресс. Это поможет избежать чувства стресса, вызывает ощущение удовлетворенности своими действиями.
  • Дополнительное время. Эффективное управление временем дает больше возможностей, чтобы заниматься хобби либо другими личными делами.
  • Карьерные возможности. Хорошие навыки тайм-менеджмента – ключевые качества, которые ищут работодатели. Умение выставлять приоритеты и планирования деятельности крайне желательна для любой организации.

Но самым главным достоинством является ощущение внутренней свободы и контроля своей жизни.

Виды тайм-менеджмента

Работа с временными ресурсами распределяется на три разновидности. Тайм-менеджмент персонального типа необходим для саморазвития каждого индивидуума, оптимизации личного времени. Это сочетание навыков продуктивной организации своего дня.

Тайм-менеджмент профессионального либо корпоративного типа сосредотач

менеджмент — что это такое » Навыки управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

I. Тайм менеджмент — что это
II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
1. Планируйте
2. Ставьте четкие цели
3. Не распыляйтесь
4. Расставляйте приоритеты
5. Отдыхайте и расслабляйтесь
6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
7. Ставьте дедлайны 
8. Разберитесь, куда уходит время
9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
III. Вместо заключения: рекомендуем почитать

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

  • позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
  • помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
  • не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

  1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
  2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
  3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента 

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Назад к содержанию

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Не распыляйтесьНе распыляйтесьИсточник: https://media.giphy.com

Назад к содержанию 

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Матрица ЭйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

Как правильно сгруппировать дела?

  • Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
  • Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Назад к содержанию

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

  • занимайтесь текущей задачей 25 минут;
  • сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
  • после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.

Матрица ЭйзенхауэраМатрица ЭйзенхауэраНа создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидора
Источник: flickr.com/photos

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:

  • захват заявок с сайта, почты и соцсетей
  • быстрая техподдержка online
  • бесплатный тариф
  • гибкие настройки под каждый бизнес
  • автоматизация без блок-схем
  • наглядные отчеты и аналитика
  • изменение настроек без программиста
  • IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции

Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Ставьте дедлайны 

Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.

Разберитесь, куда уходит время

По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).

Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.

Дата  Время Занятие

Шаблон таблицы для фиксирования сделанного

Назад к содержанию

Грамотно делегируйте задачи сотрудникам

Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.

Матрица ЭйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

  1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
  2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
  3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
  4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
  5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
  6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
  7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Любовь Аброськина

444

Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент: управление временемУправление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите разобраться в теме максимально подробно, записывайтесь на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

  1. Что такое тайм-менеджмент?
  2. Применение тайм-менеджмента
  3. Как этому научиться?
  4. Уроки управления временем
  5. Как проходить занятия?
  6. Дополнительный материал

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

  • Постановка целей
  • Планирование и распределение времени
  • Делегирование задач и управление ресурсами
  • Анализ затрат времени
  • Фиксация времени
  • Приоритизация
  • Составление списков
  • И многие другие

Что такое тайм-менеджмент

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

  • Анализ
  • Разработка и составление стратегий
  • Целеполагание
  • Планирование и приоритизация
  • Реализация процесса
  • Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

  • Стратегическое планирование
  • Тактическое планирование
  • Оценка личной эффективности
  • Оценка управленческой эффективности
  • Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
  • Определение основных факторов для выработки собственного плана
  • Умение расставлять приоритеты
  • Инструмент «Mind Mapping»
  • Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
  • Анализ достигнутого
  • Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

  • Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
  • Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
  • Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
  • Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
  • Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
  • Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
  • Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
  • Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
  • Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
  • Всегда имеет чёткий план действий
  • Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
  • Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:

Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Уроки по тайм-менеджменту

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем.Основы тайм-менеджмента Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.


Урок 2. Целеполагание. Целеполагание Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.


Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Планирование дел Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.


Урок 4. Системы управления временем. Системы управления временем Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.


Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. Инструменты для повышения личной эффективности А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Авторы уроков: Сергей Крутько+, Кирилл Ногалес+ и Артём Захаров.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Дополнительный материал

 

Книги по тайм-менеджменту

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Статьи и публикации

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Специалисты по тайм-менеджменту

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Цитаты великих людей на тему времени

На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже.

«Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени» Майкл Альтшулер

«Нужно не тратить время, а инвестировать в него» Стивен Кови

«Вы никогда не сможете «найти» время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его» Чарльз Бракстон

«На день надо смотреть как на маленькую жизнь» Максим Горький

«Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили» Генри Форд

«Время — материя, из которой состоит жизнь» Бенджамин Франклин

«Убивать время, разглядывая часы что может быть бестолковее?» Харуки Мураками

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук» Пьер Шарден

«Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!» Карл Бёрне

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь» Эдуард Юнг

 


 

Желаем вам успеха в освоении навыка управления временем!

Инструменты для повышения личной эффективностиСергей КрутькоИнструменты для повышения личной эффективностиКирилл Ногалес

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

Матрица Эйзенхауэра

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Принцип Парето

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром
20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Лучшие стратегии управления временем для планирования своего дня, недели или жизни

Какая лучшая стратегия управления временем ? К сожалению, всякий, кто говорит вам, что у него есть ответ на этот вопрос, лжет.

На самом деле не существует единой системы управления временем, подходящей для каждого человека. У всех есть свои сильные и слабые стороны, и их результаты будут зависеть от ваших обстоятельств, целей и характера.

Если вы похожи на меня, вы обнаружите, что стратегия управления временем, которая лучше всего подходит для вас, на самом деле представляет собой комбинацию разных стратегий.

Чтобы помочь вам найти элементы вашего идеального плана, мы рассмотрели самые популярные стратегии управления временем, чтобы вы могли найти советы и рекомендации, которые подходят для ваших индивидуальных потребностей.

Перейдите в раздел, чтобы начать работу.

Стратегии управления временем для планирования вашего времени по:

RescueTime помогает вам вернуть контроль над своим временем, предоставляя подробные отчеты о том, как вы проводите свой день, блокируя отвлекающие сайты и многое другое.Попробуй бесплатно.

time is precious quote

time is precious quote

По часам

Для кого: Хронический прокрастинатор.

Почему это работает: Если вы когда-нибудь говорили: «Я сделаю это позже», а потом задавались вопросом, почему это никогда не делается, планирование следующего часа может оказаться для вас отличным стимулом.

Вместо того, чтобы ошеломлять и беспокоиться о картине в целом, эти стратегии управления временем помогут вам разбить ваш список дел небольшими управляемыми кусками.Почасовое расписание также может дать вам максимальную отдачу от вложенных средств, требуя очень небольших усилий для реализации, но обеспечивая реальные результаты.

Метод «Помидор»

What: Метод «Помидор» назван в честь небольшого кухонного таймера в форме помидора, который работает только до 25 минут. Идея проста: вместо того, чтобы работать изо всех сил, разбейте свой день на серию рабочих спринтов с коротким периодом отдыха после каждой тренировки.

Как: Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь исключительно на своей работе в это время.Когда время истечет, сделайте перерыв на 5 минут. При необходимости повторите с более длительным перерывом через каждые четыре цикла.

Плюсы:

  • Просто понять и реализовать
  • Разбивает длинные сложные задачи на серии управляемых спринтов
  • Подходит даже для самых легко отвлекаемых

Минусы:

  • Некоторым требуется 5 минут перерыв разрушает их поток.
  • Не идеально, если ваша работа часто прерывается.

Правило 2-х минут

What: Правило 2-х минут, являющееся частью методологии Getting Things Done (GTD), представляет собой стратегию быстрой оценки и принятия мер для небольших задач, чтобы они не занимали слишком много времени много умственной энергии.

Как: Когда вы составляете список дел или просматриваете свой почтовый ящик, спросите себя, займет ли задача у вас 2 минуты или меньше. Если это так, не пытайтесь обработать или классифицировать задачу — просто продолжайте и действительно делайте это!

Плюсы:

  • Предотвращает трату умственной энергии на крошечные задачи
  • Меньше времени на планирование и больше времени на выполнение

Минусы:

  • Трудно точно определить, какие задачи займут всего 2 минуты
  • Отлично подходит для решение <2-минутных задач, но вам потребуются дополнительные стратегии для решения чего-либо еще.

Следующий час

What: Этот метод, созданный экспертом по тайм-менеджменту Марком Форстером, предполагает буквально планирование каждого вашего следующего часа, а не всего дня.

Как: Начните день с написания списка того, что вы собираетесь делать в течение следующего часа. Регулярно пополняйте список в течение дня, чтобы он всегда содержал примерно один час работы.

Плюсы:

  • Проще точно оценить, сколько мы можем сделать за час (по сравнению с днем).
  • Идеально для тех, кто работает в непредсказуемых обстоятельствах.

Минусы:

  • Требует обновления «почасового» списка в течение дня.
  • Потенциально может потребовать больше времени на планирование, чем на реализацию. (Кроме того, из-за ошибки планирования мы должны быть осторожны, чтобы не быть излишне оптимистичными в отношении того, сколько времени потребуется для выполнения задачи).

Днем

time management strategies - flipping clock

time management strategies - flipping clock

Для кого: Слишком многообещающий.

Почему это работает: Задумывались ли вы, как вы собираетесь уместить все в своем списке дел, не работая 24 часа? Мы склонны переоценивать то, что мы можем сделать за день, что позволяет легко впасть в стресс, когда мы оглядываемся на конец дня и задаемся вопросом, куда все это пошло.

Для достижения наилучших результатов планируйте свой день накануне вечером; в противном случае день обычно начинается без вас.

Блокировка времени

What: Назначьте каждый час (или минуту, если вы чувствуете себя храбрым) своего дня определенной задаче.

Как: Возьмите список дел на день и оцените, сколько времени займет выполнение каждой задачи, затем спланируйте свой день, назначив каждую задачу своему календарю. Включите все связанные задачи (например, поездки на работу, перерывы и административные задачи).

Совет: Предположите, что выполнение каждой задачи займет в два раза больше времени, чем вы ожидаете. Если вы сделаете это быстрее, поздравляю — вы впереди. Однако, когда проблемы неизбежно задерживают вас, вы все равно соблюдаете график.

Плюсы:

  • Снимает усталость от принятия решений и эмоционально отделяет себя от работы за счет заблаговременного планирования: если с 9 утра до 10 утра уже назначена поставленная задача, следуйте этому «порядку».’
  • Планируя задачу на определенный период времени, вы также можете воспользоваться законом Паркинсона (если вы запланировали час на выставление счетов, это вряд ли займет весь день)
  • Эксперт по производительности Кал. По оценкам Ньюпорта, 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени дает такой же объем продукции, как и неструктурированная 60-часовая рабочая неделя

Минусы:

  • Неожиданные сбои делают невозможным точное планирование всего дня
  • Энтузиасты GTD будут отвращение к идее использовать свой календарь для чего-то другого, кроме определенных обязательств, основанных на датах

Поедание лягушки

Что: Популяризованное книгой Брайана Трейси, поедание лягушки означает выполнение самой большой и отвратительной работы, которую вам нужно сделать. взяться за это в самом начале дня, покончить с этим.

Как: Проверьте свой список дел. Вы знаете ту задачу, которую откладываете, которая наводит на вас страх? Это ваше первое задание дня.

Плюсы:

  • Получение выигрыша за день раньше настроит вас на остаток дня
  • Если вы ничего не сделаете, день все равно будет успешным

Минусы:

  • Он ест лягушку — если задача особенно неприятная, вы все равно можете отложить ее и саботировать весь свой день.
  • То, что что-то является задачей лягушки , не означает, что это всегда приоритет, логически или эмоционально.

Природные энергетические циклы

Что: Наша энергия проходит через пики и спады в течение дня, так почему бы не планировать свой день вокруг них?

Как: Определите, когда ваши пики / спады (мы написали руководство о том, как это сделать здесь), и соответствующим образом спланируйте свой день. Вы также можете работать со своим хронотипом, чтобы убедиться, что вы выполняете нужные задачи в нужное время.Вот краткое изложение четырех хронотипов:

  • Медведи активны днем, но, скорее всего, они нажмут кнопку повтора перед тем, как встать. Им лучше всего решать сложные задачи незадолго до полудня.
  • Львы рано встают и наиболее продуктивны в утренние часы, но чаще страдают от послеобеденного спада.
  • Волки предпочли бы спать по утрам. Пик наступает поздно утром и поздно вечером.
  • Дельфины спят чутко и чаще страдают бессонницей.Им следует отложить интенсивные задачи на потом, и они наиболее продуктивны в спринтах (а не марафонах).

Плюсы:

  • Движение по потоку, а не передозировка кофеина делает вашу работу чертовски проще
  • Может планировать умственно сложные задачи, когда вы в лучшем виде (и монотонные, когда ваша энергия естественно снижается )

Минусы:

  • Могут потребоваться эксперименты / время для определения вашего типа
  • Ваш день / работа могут не соответствовать вашему циклу

Сначала большие камни

Что: Представьте, что вы хотите наполнить банку с крупными камнями, гравием и песком.Если вы сначала засыпаете весь песок и гравий, вы не уложите камни. Однако, положив сначала большие камни, вы можете засыпать песок вокруг.

How: Метод больших камней, популяризированный Стивеном Кови, означает определение ваших больших камней (т. Е. Ваших приоритетов), а затем планирование дня вокруг них. Это означает, что менее важные виды деятельности (гравий и песок) отойдут на второй план.

Существует множество других методов, использующих аналогичный принцип, например:

  • 5-минутный дневник побуждает людей задавать вопросы: «Что сделало бы сегодняшний день великим?» чтобы помочь людям сосредоточиться на своих приоритетах.
  • В своей книге Make Time , Джон Зерацки и Джейк Кнапп призывают людей определять их ежедневную подсветку — вашу самую важную задачу, выполнение которой означает, что день прошел успешно.
  • Тим Феррис рекомендует подобный метод в сочетании с блокировкой времени в своем посте о трюках продуктивности для невротиков, маниакально-депрессивных и сумасшедших.

Плюсы:

  • Знайте, что о самых важных задачах позаботились, и при этом подбирайте второстепенные задачи.

Минусы:

  • Это красивая картинка, но жизнь редко бывает такой простой. Не знаю, как вы, но похоже, что моя банка протекает, и все камни имеют массивные странные формы.
  • Хорошее напоминание о расстановке приоритетов, но в реальных условиях пробег может отличаться.
  • Кроме того, иллюстрация может продвигать идею о том, что вы должны держать свою «банку» как можно более полной, без лишнего пространства и без передышки, что в конечном итоге приводит к выгоранию.

По неделям

Для кого: Постоянно набирающие обороты.

Почему это работает: Изо всех сил пытается собрать все в единый дневной цикл? Для некоторых из нас слишком много всего, чтобы уместиться в один день (то есть нет двух одинаковых дней). Если это так, то может помочь планирование недели с помощью следующей стратегии.

Тематические дни

What: Тематика каждого дня вашей недели в соответствии с определенным типом задачи.

How: Разделите свою работу на пять (или меньше) категорий, а затем решите, какие дни будут посвящены какой теме.В идеале у дня будет только одна тема (но у вас может получиться более одного дня на тему).

Например, фрилансер может оформить свои дни следующим образом:

  • Пн: Исследования
  • Вт: Работа с клиентами
  • Ср: Маркетинг
  • Чт: Работа с клиентами
  • Пт: Бухгалтерия.

Хотя это, вероятно, будет проблемой для традиционно занятых, все же можно будет тематизировать часть вашего дня (например, утро).Установите повторяющиеся напоминания в своем календаре на каждый день, чтобы выработать привычку. Если вы все еще боретесь, Entrepreneurs on Fire предлагает подкаст, который поможет вам начать работу.

Плюсы:

  • Избегайте падения производительности, связанного с многозадачностью или переключением задач, и вместо этого сосредоточьтесь на 100% на поставленной задаче в течение дня
  • Вы также можете тематизировать свои дни в соответствии с вашим недельным уровнем энергии (если вы боретесь с понедельником или чувствуете себя истощенным к пятнице, сохраните более простые задачи на эти дни)

Минусы:

По месяцам

time management strategies - clock on laptop

time management strategies - clock on laptop

Интересно, что не так много стратегий производительности, которые вращаются вокруг ежемесячного планирования.

Фактически, все, что я обнаружил о ежемесячном планировании, касалось его использования в качестве инструмента для отслеживания вашего прогресса в других стратегиях управления временем. Ежемесячное планирование кажется средним этапом планирования продуктивности: недостаточно коротким, чтобы отслеживать краткосрочные цели, но недостаточно долго, чтобы охватить общие планы.

Однако это не означает, что вы должны автоматически пренебрегать этим. Кэтрин Борода из The Blissful Mind считает ежемесячное планирование ключевой частью своей продуктивности:

«Когда у вас есть план на месяц, он дает вам представление о том, что вы можете реально сделать.Планируя заранее, вы можете выделить то, что нужно сделать, не чувствуя спешки. В конце концов, если вы попытаетесь поработать над слишком большим количеством проектов за одну неделю, это только ошеломит вас ».

Поэкспериментируйте с ежемесячным планированием и посмотрите, соответствует ли оно вашим циклам производительности.

По кварталу

Для кого: Большой мечтатель.

Почему это работает: Трудно составить общую картину, если вы постоянно измельчаете работу на ежедневной, еженедельной или даже ежемесячной основе.Планируя свое жилище, вы можете начать добиваться (или даже достичь) своих долгосрочных целей.

12-недельный год

What: Основываясь на книге «12-недельный год », идея состоит в том, чтобы забыть о своем годовом плане и достичь тех же целей всего за 12 недель.

How: Когда вы планируете год, декабрь кажется далеким. Авторы утверждают, что это ведет к расслабленному отношению в начале года, что приводит к всплеску неистовой активности по мере приближения конца года.

Вместо того, чтобы делить год на кварталы, нужно ставить большие цели на квартал, а затем предпринимать последовательные ежедневные действия для их достижения.

Плюсы:

  • Когда у вас есть всего 12 недель для достижения ваших целей, каждый день на счету
  • Побуждает вас думать о том, чего вы можете достичь за меньшее время
  • Способствует ежедневным действиям для достижения долгосрочных целей
  • Приверженность проектам на квартал облегчает преследование ваших увлечений, как объясняет Шон МакКейб в этом эпизоде ​​подкаста.

Минусы:

  • Как только вы начнете мыслить четвертями, объем требуемых усилий и планирования возрастет резко (по сравнению с вашим ежедневным списком дел)
  • Не оставляет много времени для отдыха и размышлений.

RescueTime помогает сосредоточиться, блокируя отвлекающие сайты, предоставляя подробные отчеты о том, как вы проводите свое время, и многое другое. Попробуй бесплатно.

По году

time management strategies - watch at work

time management strategies - watch at work

Для кого: Сезонный рабочий.

Почему это работает: Не все месяцы созданы равными (по крайней мере, для некоторых рабочих мест). Спрос на ваши услуги может меняться в течение года, и у вас могут быть значительные обязательства как личные (предстоящая свадьба), так и профессиональные (эти налоговые декларации).

Планирование вашего года

What: Готовы вывести свои энергетические циклы на новый уровень? Спланируйте свой предстоящий год, чтобы добиться максимальной производительности.

Как: Составьте список своих ежегодных обязательств, включая рабочие мероприятия (в моей прошлой жизни это означало ежегодные обзоры для различных отделов, а также проверки сторонними организациями) и личные события (запланированные праздники, семейные посещения и школьные каникулы) ,

Планируйте свои задачи вокруг этих событий — перемещайте их, если возможно, — чтобы ни в какой момент не перегружаться.Если ваша работа каким-либо образом связана с погодой или вы страдаете сезонным аффективным расстройством (САР), вам также следует принять это во внимание.

Плюсы:

  • Большинство из нас уже делают это подсознательно, поэтому могут потребоваться лишь небольшие дополнительные усилия, чтобы добиться существенно лучших результатов
  • Планирование вашей работы в течение года помогает избежать панической подготовки в последнюю минуту

Минусы :

  • Я не знаю, что будет на следующей неделе; как я должен планировать на год вперед? Это лучше всего работает вместе с краткосрочными стратегиями планирования для управления необходимыми повседневными действиями.

Файл Tickler (AKA 43 папки)

What: Еще одна стратегия, популяризированная GTD, файл Tickler представляет собой физический система напоминаний за год.

Как: Соберите 43 папки (31 для отображения дней месяца, 12 для отображения месяцев) и расположите их в следующем порядке:

  • Сегодняшняя папка спереди
  • Остальные дни месяца
  • Далее Папка месяца
  • Остальные месяцы года
  • Текущий (опустошенный) месяц
  • Дни, через которые вы уже прошли

Храните напоминания в соответствующих папках. Например, если у вас назначена встреча в ноябре, поместите бланк записи в папку за ноябрь.В начале каждого месяца перемещайте напоминания из папки месяца в папку соответствующего дня. Затем в конце каждого дня перемещайте эту папку на задний план.

(Для получения более подробных рекомендаций у Lifehack есть отличное руководство, которое поможет вам начать работу.)

Плюсы:

  • Отлично подходит для физических напоминаний и хранения бумаги подальше от вашего дома

Минусы:

По времени жизни

time management strategies - blank pagee

time management strategies - blank pagee

Для кого: The Visionary.

Почему это работает: Хотите оставить свой след? Вы поставили перед собой миссию, которая изменит мир? Тогда сохранение ваших жизненных целей в центре всего, что вы делаете, может стать ключом к успеху.

Мастер-план

What: Время подумать на высшем уровне. Для чего вы были поставлены на эту планету? Игнорируйте конкретные сроки и вместо этого сосредоточьтесь на продвижении к своим ключевым целям.

Как: Вместо того, чтобы планировать свое время, спланируйте свои цели.Держите их в центре внимания, а затем оцените свое время и действия с помощью одного простого вопроса: приблизит ли это действие меня к моей цели или нет?

Это может идти вразрез с вашими краткосрочными мотивами. Например, если вы хотите стать президентом, вы можете добровольно участвовать в политической деятельности на местном уровне, вместо того чтобы устраиваться на высокооплачиваемую работу в частном секторе.

Плюсы:

  • Следит за вашими жизненными целями и поощряет регулярный прогресс в действительно важных вещах
  • Мешает вам предпринимать действия, которые приносят только краткосрочную пользу

Минусы:

  • Фокусировка на цели без определения своего пути может означать, что вы заблудитесь на этом пути
  • Иногда необходимо сосредоточиться на мелочах, чтобы достичь ваших целей

Итак, какая из этих стратегий управления временем подходит вам?

Нет ограничений на количество систем планирования времени, и каждая из них имеет значение или для нужного человека.

Однако попытки найти систему one , которую вы будете использовать всю оставшуюся жизнь, вряд ли, если вообще возможно, сработают. Наилучшие результаты достигаются при комплексном подходе с использованием комбинации методов.

Вот почему я выделил две отдельные стратегии из системы GTD. Хотя я уверен, что Дэвид Аллен прав и они лучше всего работают в рамках единой всеобъемлющей системы, я не умею придерживаться строгой системы.

По моему личному опыту, лучшие методы возникают из сочетания долгосрочного и краткосрочного мышления.

Что вам подходит? Пропустил ли я какие-нибудь системы с временной структурой? Делитесь любимыми в комментариях.

Дэниел Роуз (Daniel Rose) — копирайтер, который помогает компаниям B2B SaaS избавиться от скучного письма и связаться со своими клиентами. Его статьи появлялись на Zapier, Reply.io и Contact Enhance.

.

Использование эффективного управления временем для улучшения учебы

Time management tips for learning and studying

Большинство студентов начинают каждый новый семестр школы с большими ожиданиями. Они видят себя успешными в учебе и школьной работе, но им не удается составить реалистичный план или установить распорядок дня, который позволил бы им добиться успеха в учебе. В сутках ограниченное количество часов, дней в неделе и недель в семестре. И если вы не обращаете внимания, конец семестра наступит раньше, чем вы это заметите, застигнув вас врасплох.Чтобы добиться успеха в учебе, вы должны тщательно распределять учебное время на ежедневной, еженедельной и семестровой основе. Ниже приводится стратегия управления временем именно для этого.

Шаг 1. Подготовка календаря срока

В начале каждого нового семестра, прежде чем вы будете активно участвовать в учебе или другой деятельности, подготовьте календарь, охватывающий весь семестр. Ваш календарь семестра может выглядеть как обычный ежемесячный календарь или может иметь другой формат.Какой бы формат вы ни выбрали, в вашем календаре семестров должно быть указано следующее:

  • Переуступки со сроками исполнения
  • Тесты с их датами
  • Все школьные мероприятия
  • Все внешкольные и внеклассные мероприятия

Шаг 2. Составьте недельный график

В отличие от вашего календаря семестров, который полностью планируется в начале каждого семестра, ваше недельное расписание составляется в начале каждой новой недели.Каждое воскресенье садитесь и составляйте свое недельное расписание. Хотя вы будете составлять свое недельное расписание каждое воскресенье, вам следует обновлять его по мере продвижения недели и появления новых вещей. Чтобы подготовить свое недельное расписание, сделайте следующее:

  • Запишите в своем календаре каждое занятие на каждый день недели
  • Взгляните на свой календарь семестров и запишите в еженедельный календарь элементы, которые необходимо выполнить или которые происходят на этой неделе (например, задания, тесты, события и т. Д.))
  • Вернитесь и просмотрите все свои записи класса и свое расписание на предыдущей неделе, чтобы увидеть, есть ли что-нибудь, что вам нужно добавить к этому недельному расписанию, которое переносится.
  • Добавьте в свое недельное расписание любые внешкольные и внеклассные мероприятия, в которых вы будете участвовать в течение предстоящей недели.
  • Запишите день и время для каждого задания, учебной сессии, рабочей группы или проекта, которые вы будете выполнять в течение недели. Это может происходить вечером, после школы или во время учебы.

Шаг 3. Составьте ежедневное расписание

Вы могли подумать, что календаря семестров и недельного расписания будет достаточно, чтобы эффективно управлять своим временем, но это не так. Также нужно составить распорядок дня. Каждый вечер составляйте распорядок дня на следующий учебный день. Поставьте галочку рядом с каждым элементом, который нужно заполнить по мере его завершения. Чтобы составить свой распорядок дня, сделайте следующее:

  • Запишите из своего недельного расписания все, что вам нужно сделать на следующий день.
  • Запишите все из своего предыдущего ежедневного расписания, что не было выполнено и должно быть выполнено на следующий день.
  • Проверьте свое распорядок дня на текущий день, чтобы узнать, есть ли какие-либо другие школьные мероприятия, которые вам нужно включить на следующий день.
  • Включите любые другие занятия из вашего еженедельного расписания, которые необходимо включить в расписание вашего следующего дня.

Вы заметите, что один из ключей к эффективному управлению учебным временем — это начать с общей картины, а затем перейти к деталям.Ваш календарь семестров дает указания и инструкции для достижения общей картины. Ваши еженедельные и ежедневные расписания содержат детали, необходимые для выполнения всего в вашем семестровом календаре, что позволяет вам достигать своих семестровых целей один день и неделю за раз.

Прочие навыки управления временем

После того, как вы разработали календарь семестров, недельное расписание и ежедневное расписание, есть несколько других стратегий, которые помогут вам достичь большего и наиболее эффективно использовать свое время.Это включает:

  • Расставьте приоритеты для своих заданий. По мере прохождения обучения вы обнаружите, что учебные темы становятся более сложными, рабочая нагрузка — более сложной, а материалы — более сложными. К тому времени, как вы поступите в колледж, у вас просто не хватит времени, чтобы все сделать. Возьмите за правило начинать учебу с самого сложного или важного предмета или задачи. Если вы начнете заниматься самыми сложными предметами, пока вы еще свежи и полны энергии, это значительно упростит дальнейшую учебу.
  • Найдите специальное место для занятий. Некоторые студенты проводят первые 20 минут своего учебного времени просто в поисках места для учебы. Ключ к постоянному управлению временем — найти специальное место для учебы, свободное от отвлекающих факторов, где вы можете сосредоточиться. Если вы хотите изменить свое учебное пространство, это нормально, просто убедитесь, что вы нашли подходящее место для учебы, и придерживайтесь его.
  • Создание блоков учебного времени. У вас должно быть не только специальное место для учебы, но и выделенное учебное время — блоки времени, на которых вы сосредоточитесь на учебе.Идеально подходят блоки длительностью от 40 до 50 минут, но они могут быть длиннее или короче в зависимости от объекта и вашей способности фокусироваться. Во время занятий можно делать перерывы, чтобы перекусить, или просто встать и прогуляться, но не забудьте вернуться к занятиям.
  • Запланируйте занятия после учебы в школе. Один из самых сложных, но важных элементов эффективного управления временем — поставить учебу на первое место. Легко сказать, что вы закончите учебу позже или незадолго до того, как ложитесь спать.Так же легко сказать, что вы сделаете это завтра, когда придет время сна, и у вас больше не будет ни желания, ни энергии, чтобы это сделать. Завершите школьную работу как можно скорее. Если отложить менее важные дела до тех пор, пока вы не закончите учебу, вы сможете не сбиться с пути и сосредоточиться на своих «веселых» делах без надвигающейся учебы.
  • Используйте полезные ресурсы. Старая пословица, если сначала у вас не получится, попробуйте, попробуйте, попробуйте еще раз, хотя она полезна для многих жизненных ситуаций, не всегда лучшая философия, когда у вас мало времени и вы не можете понять, что вам нужно. домашнее задание по химии.По мере того, как вы переходите в среднюю школу, среднюю школу, а затем в колледж, разумно полагаться на помощь, опыт и знания других, которые помогут вам в процессе обучения. Умные друзья, наставники, учебные группы и даже Интернет — полезные ресурсы для изучения сложных предметов и наиболее эффективного использования вашего времени.
  • Присоединяйтесь к учебной группе. Учебные группы предлагают студентам несколько преимуществ, наименьшее из которых — это возможность быстрее освоить больше материала.Работа в учебной группе позволяет быстро исследовать и изучать различные темы. Каждому участнику назначается тема, а затем он предоставляет группе сводку.
  • Сделайте упражнение. Питайся правильно. Высыпайтесь побольше. Да, вы слышали это раньше, но давайте повторим еще раз. Делайте упражнения, правильно питайтесь и высыпайтесь. Если вы не на пике, вы не сможете сосредоточиться или сконцентрироваться, а также у вас не будет энергии или выносливости, чтобы эффективно завершить учебу.Если вы ложитесь спать на час раньше, то на следующий день вы сможете лучше использовать свое время.
  • Будьте гибкими. Вы не можете все спланировать. Непредвиденные препятствия неизбежно появятся, поэтому планируйте их соответствующим образом и будьте гибкими. Просто хочу как можно скорее вернуться на правильный путь и придерживаться своего ежемесячного, еженедельного и дневного расписания.

,

10 главных преимуществ тайм-менеджмента — Тайм-менеджмент Ninja

«Почему я должен управлять своим временем?»

Ответ прост: тайм-менеджмент помогает вам оставаться в курсе своих задач и делать больше.

Но это еще не все.

Управление временем приносит пользу во всех сферах вашей жизни.

Почему тайм-менеджмент?

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Основная причина в том, что тайм-менеджмент приносит вам пользу.

Вы можете сказать: «Я не хочу прикладывать дополнительные усилия… чтобы управлять своим временем… чтобы оставаться организованным».

Извините, но это отговорки.

«Тайм-менеджмент не должен отнимать ваше время, а скорее выделять вам дополнительное время». (Твитнуть эту цитату)

Речь также идет о том, чтобы вы проводили время там, где оно для вас наиболее важно.

Преимущества тайм-менеджмента для жизни

Управление временем означает, что вы всегда в курсе своего времени, жизни и деятельности.

Это не требует особых усилий, но требует дисциплины.

Однако преимущества тайм-менеджмента намного перевешивают объем необходимой работы.

Вот 10 преимуществ тайм-менеджмента для жизни:

  1. Меньше стресса — Управление своим временем может напрямую снизить уровень стресса. Меньше сюрпризов. Меньше сжатых сроков. Меньше спешки от задачи к задаче и с места на место.
  2. Делайте больше — Конечно, продуктивность — одна из главных целей управления временем.Когда вы знаете, что вам нужно делать, вы можете лучше управлять своей рабочей нагрузкой. Вы сможете выполнить больше (нужных задач) за меньшее время.
  3. Меньше доработок — Организованность приводит к меньшему количеству переделок и ошибок. Забытые предметы, детали и инструкции требуют дополнительной работы. Как часто вам приходится выполнять задачу более одного раза? Или совершите дополнительную поездку, потому что что-то забыли?
  4. Меньше жизненного трения и проблем — Как часто вы сами создаете проблемы? Будь то забытая встреча или пропущенный срок, неумение времени приводит к увеличению трений в жизни.Избегайте создания собственных проблем, планируя свой день и готовясь к нему.
  5. Больше свободного времени — Мы не можем выделить больше времени, но вы можете лучше использовать его, управляя своим временем. Даже простые действия, такие как переезд на работу или раннее выполнение работы, могут обеспечить больше свободного времени в вашей жизни.
  6. Меньше теряемого времени — Когда вы знаете, что вам нужно сделать, вы тратите меньше времени на бездействие. Вместо того чтобы думать, что делать дальше, вы уже можете быть на шаг впереди своей работы.
  7. Больше возможностей — Если вы используете больше времени и работы, у вас больше возможностей. У ранней пташки всегда есть больше возможностей. Также удача благоприятствует подготовленным.
  8. Повышает вашу репутацию — Ваша репутация в области тайм-менеджмента продолжит вас. На работе и в жизни вас будут считать надежными. Никто не будет сомневаться в том, собираетесь ли вы явиться, сделать то, что вы обещаете, или уложитесь в этот срок.
  9. Меньше усилий — Распространенное заблуждение состоит в том, что управление временем требует дополнительных усилий .Напротив, правильное управление временем облегчает вашу жизнь. Вещи требуют меньше усилий, будь то упаковка для поездки или завершение проекта.
  10. Больше времени там, где это важно — Управляя своим временем, вы выделяете время там, где оно имеет наибольшее значение. Тайм-менеджмент позволяет вам тратить время на то, что для вас наиболее важно.

Управляйте своим временем, улучшайте свою жизнь

Управление временем — это возможность проводить время в нужных местах и ​​на правильных вещах.

Речь идет о знании ваших приоритетов, обязательств и расписания.

Когда вы управляете своим временем, вы получаете выгоду во всех сферах жизни.

Вопрос: Какую пользу приносит вам тайм-менеджмент? Вы можете оставить комментарий, нажав здесь.

Связанные

.

Управление временем и СДВГ: ежедневники

Загрузить информационный бюллетень

Если вам сложно управлять своим временем или следовать планам, вы не одиноки. Многие люди с СДВГ обнаруживают, что сочетание слабых организационных навыков, плохого управления временем и проблем с рабочей памятью (удержание информации в своей памяти при ее использовании) приводит к потере времени и незавершенным проектам и планам как на работе, так и дома.

Ежедневник может быть важным инструментом, местом для хранения краткосрочных и долгосрочных графиков.Вам может помочь ежедневник:

  • Управляйте своим временем
  • помните свои обязанности
  • Пребывание организовано
  • меньше ощущают влияние СДВГ на вашу работу и домашнюю жизнь

Выберите планировщик, подходящий именно вам

Разумеется, ежедневники включают в себя какой-то календарь. Но в большинстве также есть место для списков дел, а также раздел для часто используемых номеров телефонов, адресов электронной почты и другой информации. Планировщик может быть бумажным или электронным:

У каждого есть свои преимущества, и вам нужно будет определить, какой из них вам подходит.Если вам нравится, когда все на виду, и вам нужна гибкость, чтобы делать заметки здесь и там, то, вероятно, лучше всего подойдет бумажный ежедневник. Обратите внимание на варианты в магазине канцелярских товаров или в Интернете. Если каждые полчаса или час у вас много встреч, выберите такую, которая сможет вместить их, предоставив каждому дню отдельную страницу. Если вам нужен планировщик для списков с несколькими запланированными встречами, подойдет тот, который показывает каждую неделю, а не каждый день.

Если вы не хотите беспокоиться о том, что что-то потеряется, приложение-планировщик на вашем смартфоне может быть вашим лучшим выбором.Приложение может напомнить вам, что у вас что-то запланировано, с помощью всплывающих окон, электронной почты или звукового напоминания. Он также может синхронизироваться с календарями на ваших компьютерах дома и на работе, чтобы снизить вероятность того, что какое-то событие не пройдет незамеченным.

Использование планировщика

Если вы использовали планировщик в прошлом, и он не помог, не бойтесь попробовать еще раз. Помните, что создание новой привычки требует времени. Возможно, вам будет полезно разбить процесс использования планировщика на управляемые шаги, например следующие.Используйте их несколько раз в течение недели или около того, пока они не начнут казаться естественными. (Некоторые шаги применимы только к бумажным планировщикам.) Вы также можете попросить супруга, друга или коллегу стать вашим «наставником по планированию». Этот человек может побудить вас практиковать шаги — или вы можете сообщить ему или ей, что вы уже выполняли шаги, — и подбодрить вас.

1. Введите свои данные в планировщик . Это должно включать в себя контактную информацию людей, с которыми вам нужно регулярно общаться, а также информацию для медицинских работников, школ ваших детей и других мест, где вам может понадобиться срочно связаться с кем-то.

2. Возьмите за привычку всегда носить ежедневник с собой. Если у вас есть кошелек или сумка, которую вы обычно носите с собой, это может быть хорошим местом для хранения ежедневника. Держите его на столе, когда вы на работе, и берите его с собой на встречи для целей планирования, но также и на тот случай, если вам нужно что-то записать и вы не хотите это забывать.

3. Найдите безопасное место для хранения ежедневника, когда вы его не носите. Как только вы привыкнете хранить свой ежедневник в надежном месте, вы будете точно знать, где он находится, когда собираетесь уходить.Вы можете хранить его там, где храните телефон, например, в ключах от машины или возле входной двери.

4. Проведите ежедневное планирование. Установите расписание каждый день для ежедневного планирования (заносите его в свой календарь, пока это не станет привычкой!). Цель состоит в том, чтобы спланировать дела и встречи на следующий день. Это даст вам ментальную карту, которая поможет вам в выполнении задач из вашего списка.

5. Регулярно обращайтесь к специалисту по планированию. Начните с проверки своего планировщика не реже трех раз в день: один раз утром, когда вы смотрите вперед на свой день, один раз около полудня и один раз вечером, чтобы пересмотреть и спланировать следующий день.

6. Используйте ежедневник в качестве календаря для всего. Сюда входят записи на прием к врачу, занятия физическими упражнениями, рабочие встречи и даты для отправки счетов по почте. Если у вас есть повторяющиеся события, такие как урок игры на фортепиано каждый вторник или физиотерапия два раза в неделю в течение трех недель, поместите это в свой электронный календарь один раз и выберите, как часто оно должно появляться — календарь укажет правильные даты для вас. Если у вас есть бумажный ежедневник, записывайте такие встречи на один или два месяца за раз.

Вы также можете использовать свой планировщик как «свалку мозгов», если есть место. Это означает, что вы должны отмечать идеи или важные мысли по мере их появления, а не полагаться на свою память, чтобы сохранить их. Сброс мозгов также может быть частью вашего ежедневного списка дел. [См. Информационный бюллетень Тайм-менеджмент и СДВГ: списки дел ]

Если вы обнаружите, что описанный здесь пошаговый подход затруднен, подумайте о том, чтобы разбить его на еще более мелкие шаги, исходя из ваших личных потребностей.Возможно, вам придется столкнуться с эмоциями, основанными на жизненных проблемах организации и планирования, прежде чем вы научитесь пользоваться ежедневником. При необходимости найдите надежные системы поддержки и проконсультируйтесь с профессионалом, например терапевтом, знакомым с СДВГ у взрослых, или тренером по СДВГ.

Связанный документ:

,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.