Тайм менеджмент определение: Тайм-менеджмент — принципы, приёмы и рекомендации

Содержание

Тайм-менеджмент — принципы, приёмы и рекомендации

Время чтения 11 минут

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм - менеджер

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм — менеджмента

  • Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  • Постановка, формулирование и определение цели.
  • Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  • Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  • Составление списков дел, которые необходимо сделать.
  • Фиксация времени с помощью хронометража.

Основные задачи тайм – менеджмента

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

  • Достигает поставленных целей.
  • Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
  • Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
  • Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
  • Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
  • Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
  • Всегда имеет четкий план действий.
  • Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

  • Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм – менеджмент в управлении

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • Нет расписания работы на день.
  • Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
  • Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
  • Если управляющий не умеет распределять обязанности.
  • Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
  • Если работники не соответствуют своим должностям.
  • Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
  • Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

основные правила тайм менеджмента

Управление личным временем в тайм — менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм — менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

  1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
  2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
  3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
  4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

основное правило тайм – менеджмента

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

  1. Составление плана тайм – менеджмента.
  2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
  3. Этап выявления необходимых ресурсов.
  4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
  5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

тайм – менеджмент

Основные методики планирования. Краткое описание

  1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.
  2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
  3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
  4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

Принципы тайм – менеджмента

  • Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
  • Ведите записи.
  • Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
  • Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
  • Всегда носите с собой ручку и блокнот.
  • Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
  • Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
  • Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
  • Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
  • Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
  • Выделяйте время на самосовершенствование.
  • Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

  • Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
  • Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
  • Все действия выполняйте на основе приоритетов.
  • Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
  • Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

приемы и рекомендации тайм – менеджмента

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть

  • Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
  • Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
  • Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
  • Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
  • К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
  • Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
  • Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
  • Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
  • Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

менеджмент — правила и эффективные методики управления временем

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

  • постановка целей;
  • планирование рабочего дня;
  • распределение личного времени;
  • приоритизация задач;
  • управление ресурсами;
  • разработка действенных стратегий;
  • формирование списков;
  • делегирование (перепоручение) задач;
  • определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

закон тайм менеджмента

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

  • развивается в разных сферах деятельности;
  • правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
  • продуктивно работает в любых ситуациях;
  • четко выделяет цели в порядке приоритетности;
  • избегает ненужных ошибок;
  • не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
  • выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
  • справляется с делами в минимальные сроки;
  • менее других подвержен стресс-факторам;
  • поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
  • уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

убийцы времени

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

  1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
  2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
  3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
  4. Системы управления временным ресурсом.
  5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

  • прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
  • перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

тайм менеджмент высказывание

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

  1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
  2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
  3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
  4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
  5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
  6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
  7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

тайм менеджмент

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

  1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
  2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
  3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
  4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

  1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
  2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
  3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
  4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
  5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

  1. Specific – конкретика.
  2. Measurable – измеримость.
  3. Attainable – достижимость.
  4. Relevant – актуальность (истинность).
  5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

SMART планирование

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

  • провести пиар-акции до 31.07;
  • пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
  • запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Диаграмма Ганта

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

  1. Сформулируйте четкое задание.
  2. Выставьте таймер на 25 минут.
  3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
  4. Устройте пятиминутный перерыв.
  5. Приступайте к очередному раунду.
  6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод Помидора

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

  1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
  2. Глобальная цель.
  3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
  4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
  5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
  6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

  • концентрируйтесь на первостепенном;
  • последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
  • отдыхайте, делайте перерывы;
  • учитывайте биоритмы;
  • фильтруйте входящую информацию;
  • оборудуйте комфортное рабочее место;
  • ограничивайте перфекционизм;
  • мотивируйте себя;
  • анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

менеджмент — что это такое » Навыки управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

I. Тайм менеджмент — что это
II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
1. Планируйте
2. Ставьте четкие цели
3. Не распыляйтесь
4. Расставляйте приоритеты
5. Отдыхайте и расслабляйтесь
6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
7. Ставьте дедлайны 
8. Разберитесь, куда уходит время
9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
III. Вместо заключения: рекомендуем почитать

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

  • позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
  • помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
  • не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

  1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
  2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
  3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента 

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Назад к содержанию

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Не распыляйтесьНе распыляйтесьИсточник: https://media.giphy.com

Назад к содержанию 

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Матрица ЭйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

Как правильно сгруппировать дела?

  • Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
  • Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Назад к содержанию

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

  • занимайтесь текущей задачей 25 минут;
  • сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
  • после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.

Матрица ЭйзенхауэраМатрица ЭйзенхауэраНа создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидора
Источник: flickr.com/photos

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:

  • захват заявок с сайта, почты и соцсетей
  • быстрая техподдержка online
  • бесплатный тариф
  • гибкие настройки под каждый бизнес
  • автоматизация без блок-схем
  • наглядные отчеты и аналитика
  • изменение настроек без программиста
  • IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции

Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Ставьте дедлайны 

Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.

Разберитесь, куда уходит время

По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).

Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.

Дата  Время Занятие

Шаблон таблицы для фиксирования сделанного

Назад к содержанию

Грамотно делегируйте задачи сотрудникам

Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.

Матрица ЭйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

  1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
  2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
  3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
  4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
  5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
  6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
  7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Любовь Аброськина

414

Что такое тайм-менеджмент: просто о сложном

Прочитано:
972

Тайм-менеджмент. Управление временем. Что это? Технология, позволяющая добиваться любых целей? Или волшебная палочка, быстро перемещающая нас  к Мечте? За многочисленными тренингами, рецептами и схемами суть тайм-менеджмента стала теряться. И это грустно. Чтобы разрушить сумятицу в терминологии, предлагаю канонический взгляд на данную тему: что такое тайм-менеджмент – определение, элементы, примеры.

Есть отличный фильм «Время». В нем абсолютно достоверно и понятно воплощена стандартная аллегория «время = деньги». Время в этом фильме все: средство оплаты и возможность жить, таймер и кошелек, бедность и богатство. Не смотрели? Рекомендую!

По сути так оно и есть.

Время, как и деньги, нуждается в постоянном контроле, планировании, учете и выборе целей для использования дарованного ресурса.

Каждый день нам выделяется 24 часа, 1440 минут, 86400 секунд. Как мы их потратим? Решать только нам….

Проблема рационального управления временем вылилась в отдельную науку. Хотя нет, не науку. Технологию, которая получила название «тайм-менеджмент».

Что такое тайм-менеджмент: определение

Если говорить умными словами, то…

Тайм-менеджмент – это совокупность технологий, позволяющая использовать невосполнимый временной ресурс нашей жизни для реализации и достижения наших собственных ценностей и целей.

Если более просто…

Тайм-менеджмент – это умение и возможность успевать все правильные дела, двигающие нас к конкретной цели. Или целям.

Лучше всего понимание тайм-менеджмента дается через аналогию пути.

Есть цель, мечта, задача. И есть путь к ней.

Так вот элементы тайм-менеджмента помогут добраться до конечной точки наиболее рациональным простым и выгодным способом.

Элементы тайм-менеджмента

  1. Эффективность. Продолжая аналогию с дорогой, можно сказать, что эффективность отвечает за рациональность маршрута. Чтобы мы с него не сошли с дистанции, не оставили на ней все силы. Для этого в ход идут основные инструменты: планирование, дерево целей, таймеры Pomodoro, организация рабочего и личного пространства.
  2. Технология. Отвечает за то, на чем мы будем передвигаться. Пешком, самолетом, поездом – значение имеет скорость и удобство. Сюда войдут умения искать оптимальные решения, повышать личную эффективность, всяческие теории управления бизнесом и т.д.
  3. Стратегия. Самое важное в любом пути – знать, куда мы идем. То есть стратегия – это целеполагание, определение того «для чего это все» делается.
  4. Философия. Самый интересный элемент тайм-менеджмента и пути к Мечте, так как отвечает он на вопрос «Зачем». Зачем я делаю это, а не то? Зачем выбрал этот метод, а не другой? И аналогичные размышления.

Если посмотреть на элементы тайм-менеджмента и определение термина, то видно, что основное в этом всем – ЦЕЛЬ. Именно она определит темп движения, мотивацию, выбор методов и оценку конечного результата. Без цели в дороге нет смысла.

В данном ракурсе еще привлекательнее становится пирамида Франклина, которая и учит нас видеть миссию нашей жизни, глобальные цели и промежуточные задачи!

Интересно почитать:

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

  • предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
  • владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
  • владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
  • контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

тайм менеджмент это

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

  • чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
  • чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
  • чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
  • чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
  • чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

тайм менеджмент помехи

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

задачи управленца сотрудников

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

  • цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
  • вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
  • вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
  • вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

Автоматизация процессов в магазине с помощь ЕКАМ

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

  • в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
  • с помощью SEO-продвижения;
  • с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
  • с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Автоматизация процессов в магазине с помощь ЕКАМ

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

  1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
  2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
  3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

минусы тайм менеджмента

Что вам нужно сделать?

  1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
  2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
  3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

минусы тайм менеджмента

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

  1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
  2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
  3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

график планирование

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

голосовой помощник алиса

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

голосовой помощник алиса

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

  1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
  2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
  3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
  4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
  5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом / Хабр

Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки и зарекался: уж в следующий раз я точно буду тщательнее следить за временем, смогу заранее всё запланировать, не буду распыляться на много задач или, наоборот, превращусь в супермена и переделаю все дела сразу. Так какая же стратегия наиболее эффективна? Спешить или не спешить? Делать последовательно или параллельно?   Источник

Недолгий полет Супермена

Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.

Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.

Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции

Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.

Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.

Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.

Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.

«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».

Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.

Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.  

Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта.Зеленые секторы – это время, отданное профессии.

Работаем эффективнее и с удовольствием

Источник

«Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».

Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.

Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.

Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность.

Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.

Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

Парадоксы планирования

Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.
Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше.

  • Если опаздываем, то начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
  • Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
  • Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится (если, конечно, вы не гуру).
  • Никогда не делайте сегодня то, что можно БЕЗ ПРОБЛЕМ сделать завтра. Прочитайте еще раз этот принцип. Подумайте. Осмыслите. И вы придете к следующему – нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.

Основные пожиратели времени

Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки».

Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

  • Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  • Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
  • Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  • Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  • Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
  • Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
  • Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  • Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  • Телефонное звонки/e-mail во время работы.
  • Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  • Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
  • Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  • Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
  • Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.

  • Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
  • Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
  • Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

Источник

Учимся планировать

«Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».

Разные умные люди

Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно.

Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).

Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.

Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.

Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно.

Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.

Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы.

В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам.

Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».

«Смотровые площадки»

Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.

Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».

При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.

ТОП-3 действенных лайфхака

Источник

«Лягушки»

Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.

«Якорь»

Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).

Обоснованное «нет»

Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.

Производительность и мы

Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.

От чего зависит производительность труда в программировании, а от  чего – нет

Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.

Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.

Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.

Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия

Источник

Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).

Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.

В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.).

Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)

  • Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
  • Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
  • Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.

Готовимся к переговорам

Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.

  1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
  2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
  3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
  4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
  5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
  6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.

«Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».

Александр Фридман, менеджмент-консультант

Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Основы тайм-менеджмента

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

 

Содержание

  1. Многообразие форм тайм-менеджмента
  2. Определение целей управления временем
  3. Этапы управления временем: прежде чем начать
  4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

  1. регистрация времени;
  2. управление временем;
  3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Регистрация времени

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА

Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!

Одно лишь время следует беречь.

Не дай его украсть минутам неги,

Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не

Полезных, большей частью, а дурных…

Затем — безделье, а, на остальное —

Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,

Кто б знал, что умирает каждый час?

Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,

А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!

А мы его совсем не бережём:

Любой знакомый подставляет чашу,

И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем

(Зачем перемывать в них дребедень):

Тем менее от «завтра» ты зависим,

Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,

И как ничтожна тщетность их пути…

Дают в кредит — считают каждый рубль,

А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,

Не ощущают, что они — в долгу!

Попробуй-ка призвать их всех к расплате:

Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.

Я знаю: с кем и сколько потерял…

Ведь время больше требует учёта,

Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,

Кто не зовет на помощь докторов,

Не понимая, отчего он болен…

Не забывай про время.

Будь здоров.

 

 

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

 

 

  • Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
  • Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

  1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
  2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
  3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

ВРЕМЯ УПРАВЛЕНИЯ

| определение в кембриджском словаре английского языка

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ | определение в кембриджском словаре английского языка


Тезаурус: синонимы и родственные слова

Тайм-менеджмент — смысл и его значение

Правильно сказано: «Время и прилив не ждут ничего». Человек должен понимать ценность времени для него, чтобы преуспеть во всех аспектах жизни. Люди, которые тратят время, являются теми, кто не может создать свою собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

  • Тайм-менеджмент относится к эффективному управлению временем, так что правильное время выделяется для правильной деятельности.
  • Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий согласно их важности.
  • Тайм-менеджмент — это наилучшее использование времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какое занятие важнее и сколько времени должно быть отведено тому же самому? Знайте, какую работу следует выполнить раньше, а какую — чуть позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Тайм-менеджмент включает в себя:

  1. Эффективное Планирование
  2. Постановка целей и задач
  3. Установка сроков
  4. Делегирование обязанностей
  5. Приоритеты деятельности в соответствии с их важностью
  6. Тратить правильное время на правильную деятельность
  • Эффективное планирование

    Планируйте свой день заранее.Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые должны быть выполнены за один день, относительно времени, которое должно быть выделено для каждого действия. Работы с высоким приоритетом должны быть на первом месте, а затем те, которые в данный момент не нуждаются в особой важности. Завершите незавершенные задачи по очереди. Не начинайте новую работу, если вы не закончили свое предыдущее задание. Отметьте те, которые вы уже завершили. Убедитесь, что вы завершите задачи в установленные сроки.

  • Постановка целей и задач

    Работа без целей и задач в организации была бы аналогична ситуации, когда капитан корабля заблудился в море.Да, ты был бы потерян. Установите для себя цели и убедитесь, что они реалистичные и достижимые.

  • Установка сроков

    Установить сроки для себя и стремиться трудно полные задачи впереди сроков. Не ждите, пока ваши начальства спросят вас каждый раз. Учитесь брать на себя ответственность за работу. Один человек, который может лучше всего установить сроки, это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить тому или иному заданию и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты и установленные сроки.

  • Делегирование обязанностей

    Учитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте. Не делайте все самостоятельно. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, ему трудно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, который не знает о чем-то, нужно больше времени, чем человеку, который хорошо знает работу.

  • Приоритетные задачи

    Расставьте приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью.Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи должны быть выполнены в течение дня, какие все должны быть выполнены в течение месяца и так далее. Задачи, которые являются наиболее важными, должны быть выполнены ранее.

  • Тратить подходящее время на правильную деятельность

    Развивайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, выполненная в неподходящее время, бесполезна. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделите время для личных звонков или проверки обновлений в Facebook или Twitter.Ведь человек — это не машина.

Для эффективного управления временем нужно быть:

Организовано — Не храните стопки файлов и кучи бумаги на рабочей станции. Бросай то, что тебе не нужно. Поместите важные документы в папки. Храните файлы в соответствующих ящиках с метками в верхней части каждого файла. Это экономит время, которое уходит на ненужный поиск.

Не злоупотребляйте временем — Не убивайте время, шутя или сплетничая.Сконцентрируйтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в игры на компьютере или заглядываете в чужие кабины. Сначала завершите свою работу, а затем делайте все, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте в фокусе — Необходимо сосредоточиться на эффективном управлении временем.

Разработайте привычку использовать планировщики, организаторы, настольные календари для лучшего управления временем. Установите напоминания на телефоны или ваши персональные компьютеры.

Авторство / Ссылка — Об авторе (авторах)



Статья написана «Prachi Juneja» и рецензирована Руководство по изучению менеджмента Содержание команды . Команда MSG Content состоит из опытных преподавателей, специалистов и экспертов по предметам. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг в области сертификации ISO 2001: 2015 по стандарту . Чтобы узнать больше, нажмите О нас. Использование этого материала бесплатно в учебных и образовательных целях.Пожалуйста, укажите авторство использованного контента, включая ссылки на ManagementStudyGuide.com и URL страницы контента.

,

Тайм-менеджмент: что такое тайм-менеджмент?

Хотите легко управлять своим временем? Затем узнайте, что такое управление временем, и изучите 12 основных правил управления временем. Измени свою жизнь к лучшему!

Вы, наверное, заметили, что большинство из нас настолько перегружены работой и личными делами, что мы даже не догадываемся, как с этим справиться и не спешить.

Мы испытываем некое эмоциональное напряжение, приступы паники и дискомфорт.Все это приводит к апатии и подавленному настроению.

Все идет не так, и вы не хотите участвовать в какой-либо деятельности.

Если вы не хотите страдать от депрессии — вам нужно научиться управлять своим временем, вам придется иметь дело с тайм-менеджментом !

Психологи считают, что есть выход из нехватки времени.

Самое главное, что у вас есть желание изменить себя и изменить свое отношение к личному времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это способность эффективно управлять и контролировать свое время!

Это способность выбрать наиболее важные моменты, разделить ваши действия на основные, которые не могут ждать, и второстепенные, которые можно завершить через несколько часов.

Как только человек начинает осознавать это, он / она немедленно прекращает суетиться.

Вы можете подумать, что управлять своим временем довольно сложно — на самом деле, совсем немного!

Главное, чтобы вы приняли конкретное решение о том, что нужно сделать и когда это нужно сделать!

Какова цель управления временем?

Многие считают, что те, кто использует стратегии тайм-менеджмента, находят время, чтобы делать гораздо больше и идти быстрее!

Это заблуждение…

Тайм-менеджмент помогает нам значительно повысить нашу производительность, а также учит выбрасывать все ненужные вещи.

Кажется, что есть дополнительное время — и вам решать, на что вы потратите это время!

Люди, которые уже научились эффективно распоряжаться своим временем, могут спасти треть своей жизни!

Удивительно, не правда ли?

Тайм-менеджмент: 12 правил

То, что выбрано время — это экономия времени.

Бекон

1) Управление временем: представьте, что сегодня ваш последний день.

Вы можете поверить, что это смешное правило, но все же …

Я хочу поделиться с вами своим личным вопросом.

Я задаю себе этот вопрос перед сном и как только просыпаюсь! Благодаря этому вопросу я легко просыпаюсь каждое утро и разумно распоряжаюсь своим временем!

И вот мой вопрос: «Если бы я знал, что сегодня был последний день моей жизни — что бы я делал и как бы я вел себя в этот день?»

Я советую вам взять лист бумаги прямо сейчас и ответить на этот вопрос откровенно для себя.

Думаю, вам будет интересно!

2) Управление временем: начните планировать!

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни, постоянно планировали.

Ежедневное планирование необходимо для повышения вашей эффективности в течение дня.

Создайте правило для постоянного планирования конкретных задач в ноутбуке! Помните, если ваша цель не написана, она просто не существует!

Когда вы работаете со списком вещей, которые вам нужно сделать, вы сразу увеличиваете производительность своего времени на 25%.

Сделайте привычкой записывать свой план на завтра вечером (перед сном)!

Как только вы придете на работу, вы уже будете знать, с чего начать.

Работайте с этим списком в течение дня: как только появится новое задание, включите его в этот список и укажите его приоритет по сравнению с ранее записанными заданиями.

Как только вы успешно завершили какую-то конкретную работу — вычеркните ее из списка!

Таким образом, вы останетесь довольны проделанной работой и будете гордиться тем, что не потратили впустую время!

Сложные задачи следует разделить на несколько подзадач. Только неудачники пытаются понять все сразу.

3) Тайм-менеджмент: избавьтесь от «убийц времени»!

Это, наверное, самая большая проблема, которая мешает всем нам эффективно и рационально контролировать свое время! Мы крадем наше время и убиваем наше время; Мы тратим большую часть этого, чтобы проверить электронную почту, пообщаться в ICQ и на Facebook!

Разве вы не испытываете самоуспокоения за это?

Лень заставляет вас чувствовать себя комфортно?

Примите мой совет: если вы собираетесь делать какую-то полезную работу (на будущее) — избавьтесь от всех этих убийц времени, не позволяйте им отвлекать вас!

Сфокусируйтесь на своей важной работе, держитесь вместе и наберитесь терпения!

В одной из моих статей я уже упоминал очень интересный факт, что для формирования полезной привычки вам нужно повторять то же самое в течение 66 дней при условии, что вы делаете это на ЕЖЕДНЕВНОЙ основе!

Поэтому, выберите специальное время для выполнения только полезных дел, избавьтесь от всех отвлекающих факторов (телевидение, социальные сети, чашка кофе с другом и бесполезные разговоры) — и ПОЙДИТЕ ВПЕРЕД, чтобы покорить вершины и создать хорошие привычки! 😉

Было бы также полезно, если бы у вас был отдельный дневник, в котором вы бы записывали бесполезные действия, которые разрушают ваше время, отвлекают вас от вашей цели и не приносят вам никакой пользы!

4) Управление временем: Учитесь расставлять приоритеты!

Сортировка задач по важности и срочности; запишите их в личную записную книжку!

Не тратьте много времени на мелкие и ненужные вещи!

5) Управление временем: сконцентрируйтесь на одной работе.

Чем больше задач вы выполняете одновременно, тем быстрее вы пытаетесь это сделать — тем хуже вы получите результаты.

Никогда не начинайте работать над новым заданием, пока не закончите предыдущее!

6) Управление временем: отфильтруйте информацию.

Чтобы не перегружать свой мозг огромным количеством ненужной информации и не тратить свое драгоценное время — научитесь выбирать самое важное и полезное! Научитесь быстро искать, сканировать страницы Всемирной паутины, не читая ничего от начала и до конца!

Делайте паузы и запоминайте только важную информацию!

7) Тайм-менеджмент: «Возьми лягушку на завтрак!»

Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б.

Трейси называет самые сложные случаи, которые необходимо выполнить в течение дня, «лягушками».

Постоянно откладывая их в рабочее время, вы создаете неприятное эмоциональное напряжение на весь день! Вы всегда должны начинать с самого сложного — и ваш день будет гладким и легким.

8) Управление временем: скажите «НЕТ» ненужным задачам!

Научитесь говорить «нет» определенным людям (которые не имеют целей и ничего не хотят от жизни, которые знают только, как жаловаться) и ненужным задачам, которые не приносят вам никакой пользы и будут бесполезны. время.

9) Управление временем: разберитесь в беспорядке на столе!

Богатые люди и успешные бизнесмены всегда работают за чистым столом!

Рассеянные люди имеют полный беспорядок на своих столах.

Развивайте привычку сортировать свои бумаги, выбрасывать ненужные и все время чистить стол. Ученые доказали, что мы тратим более 30% нашего времени на поиск нужного документа.

Наличие корзины для сбора мусора — хороший способ управлять своим временем!

10) Управление временем: у вас должно быть удобное рабочее место.

Когда работаешь дома — у тебя много возможностей уйти и отвлечься.

Это особенно актуально для тех, кто живет не один.

Наличие индивидуального рабочего места значительно повысит вашу производительность и поможет вам сконцентрироваться на собственном бизнесе.

Важно знать: 16 способов, как стать богатым

11) Управление временем: работа в определенное время.

Если вы внимательно наблюдаете за собой, вы сможете определить свои биологические часы (биоритмы), которые определяют пики вашей активности!

Вы должны приложить все усилия для решения самых сложных задач в этот период, потому что вы будете полны энергии и максимально эффективны! Не тратьте впустую это время — используйте это!

Например, мой пик активности находится между 7 а.м. — 11 часов утра, и я стараюсь сделать как можно больше в этот период, потому что я понимаю, что моя скорость реакции и эффективность работы снизятся в другое время.

12) Тайм-менеджмент: возьми выходной, ты это заслужил!

Когда у вас есть время отдохнуть — никогда не пренебрегайте им!

Это важный фактор для эффективного управления временем! Когда человек отдыхает, все ресурсы его тела восстанавливаются.

Когда человек устал до смерти — маловероятно, что он / она будет чувствовать себя хорошо и эффективно выполнит определенную задачу.

Итак, когда вы отдыхаете, вы активно занимаетесь тайм-менеджментом!

Тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, радоваться каждому моменту, находить время для семьи и близких, уделять время саморазвитию — жизнь станет ярче и намного интереснее!

Полезная статья? Не пропустите новое!
Введите адрес электронной почты и получать новые статьи на почту

,

Куда уходит ваше время и как его контролировать

Мы слишком часто жалуемся на то, что у нас мало времени на то, чтобы что-то сделать, или на то, что мы не лучшие в управлении временем.

Но сколько из нас готовы понять , почему у нас возникают трудности с управлением временем?

Действительно, легко ожидать, что один метод или инструмент управления временем предоставит вам больше свободного времени. Именно поэтому весь шум вокруг управления временем был создан и все еще сохраняется.Давайте посмотрим, что такое управление временем, о котором все говорят.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ УПРАВЛЕНИЯ

«Тайм-менеджмент» — это процесс, который начинается с анализа и пересмотра ваших основных жизненных целей, а затем принятия мер, чтобы вы достигли их, не отвлекаясь.

Из-за этого гораздо больше времени нужно уделять внимание: цели, приоритеты, задачи и отвлекающие факторы.

Имея так много советов по управлению временем, которые ведут вас по разным путям, мы рассмотрим самые важные, которые вам понадобятся, чтобы привести свое время в порядок:

Решите, чего вы хотите достичь, и запишите все на бумагу

«Мне не хватает времени.”

Сколько раз вы сами слышали или придумывали это «оправдание»?

Основной причиной «нехватки времени» остается тот факт, что у людей слишком много вещей, о которых нужно заботиться. Только в 2017 году 41% взрослых в США сообщили, что им не хватает времени в день, чтобы сделать все, что они планировали. Люди, которые работают или имеют детей, относятся к числу тех, кто сообщает, что все меньше и меньше времени уделяет своей повседневной жизни.

По правде говоря, нет такой вещи, как не иметь времени.Все зависит от того, насколько хорошо вы поставили свои цели и приоритеты.

Поскольку время — это ограниченный ресурс, вам необходимо выяснить, каковы ваши конечные цели — мета-цели . Это те, от которых вы не хотите отказываться, даже если это означает пожертвование и сокращение времени, потраченного на другие сферы вашей жизни, которые не приблизят вас к вашей главной цели.

Приоритеты

также помогут вам выполнить самые важные задачи первыми. Имейте в виду, что между важными и неотложными задачами существует огромная разница.В то время как оба должны сосуществовать для достижения ваших целей, срочные вопросы могут потребовать вашего немедленного внимания и временно заморозить ваш прогресс в выполнении важных обязанностей. Для сортировки между этими двумя, обратитесь к Матрице решений Эйзенхауэра.

Если вам трудно решить, каковы ваши конечные цели, взгляните на это видео, чтобы понять 3 основных шага для разработки жизненного пути:

Давайте возьмем воображаемый характер.Зовите его Джоном. Вот как может выглядеть его список целей и приоритетов:

Или вы можете использовать внешнее вдохновение. Вам не нужны модные отчеты и статистика, чтобы увидеть цели других людей. Просто взгляните на этот список самых важных жизненных целей, оцениваемых людьми.

Наслаждайся жизнью. Будь счастлив. Преследуйте свои страсти.

Проблема со всеми упомянутыми здесь целями заключается в том, что они слишком общие, чтобы вы могли даже начать их достигать.Следующим шагом будет разделить их на действенные цели.

Итак, вот тут-то и начинается суета вокруг написания целей.

92% людей не достигают своих целей по решению Нового года. Тем не менее, наука уже доказала важность постановки целей и представления их на бумаге.

Вам нужен план или система управления временем. Одно дело думать о том, чего вы хотите достичь, и просто забывать об этом, потому что вы все заняты чем-то другим, а другое — видеть и визуализировать свою цель каждый день.Чтобы отслеживать, вы также можете записывать свои цели в заметках и прикреплять их где угодно (на столе, зеркалах, даже на телефоне). Записывая то, чего вы хотите достичь, вы делаете свой первый сознательный шаг к этой цели.

Это все из-за нашей человеческой натуры и работы нашего мозга. Просто видя, что вам нужно делать дальше, вы можете вспомнить задачу и найти временной интервал, чтобы позаботиться о ней. Этот тип поведения называется эффектом Зейгарника. Исследование, проведенное Блюмой Зейгарник, которая проанализировала поведение официантов, пришло к выводу, что официанты могут помнить только приказы, прежде чем они должны их обслуживать.Как только они доставили их, их мозг удалил все воспоминания о прошлых приказах, поскольку они были вычеркнуты из списка и из их мозгов в целом.

ПРИМЕЧАНИЕ

Наличие плана действий может снять наше беспокойство. Если вы не верите в этот трюк, попробуйте следующее упражнение. Каждое утро записывайте 3 своих главных цели на этот день от самых сложных до самых легких. Затем полностью посвятите себя первой цели, пока она не будет достигнута. Вычеркнув его из списка, вы получите чувство выполненного долга, удалите все мысли, которые могут обуздать ваши амбиции, и мотивировать вас двигаться дальше и преследовать остальные цели.

Представьте, что ваша главная цель в жизни — стать профессиональным писателем. Большому, подобному этому, нужно серьезно подумать, прежде чем решить, как его осуществить. Будьте конкретны и ставьте SMART цели. Помимо этого уровня, ваша цель состоит из списка задач и этапов, которые вы должны пройти шаг за шагом.

Вот как может выглядеть похожее:

  1. Запишите на бумаге свои жизненные и карьерные цели
  2. Начать блог
  3. Опубликовать фрагменты в блоге
  4. Найти публициста
  5. Завершите первый роман
  6. Отправить рукопись в редакцию
  7. Изменить рукопись
  8. Начало работы над вторым романом и т. Д.

Теперь добавьте еще несколько десятков или сотен шагов, и вы скоро поймете, что действительно стоит за одной амбициозной целью.

Постепенно ваше волнение будет расти, когда вы увидите, что приближаетесь к своей цели, и вы даже можете выполнять несколько таких подзадач в день.

Что угодно, от простого списка дел до более продвинутого инструмента для управления проектами или работой, может стать огромной помощью при создании окончательного плана вашей жизни. Чтобы получить более ясный пример целевой цели, которую ставят многие, проверьте этот список дел для запуска личного блога:

ПРИМЕЧАНИЕ

Первый план или система могут не сработать для вас.Вам понадобится ряд проб и ошибок, чтобы достичь структуры, наиболее выгодной для вас и вашей работы. Однако, учитывая, что он может со временем измениться, любой письменный план остается лучшим решением, чем просто расплывчатый список пожеланий, забытый в одном из уголков вашего мозга.

Посмотрите, куда сейчас уходит ваше время.

Теперь, когда все ваши цели и приоритеты установлены, пришло время проанализировать и осознать, как вы проводите свое время.

Этот процесс может показаться немного длительным и, следовательно, для некоторых «пустой тратой времени», поэтому начните с малого, чтобы убедить себя в его важности.Хорошая новость заключается в том, что чем больше усилий вы вкладываете в аудит времени, тем яснее будет представление о том, куда уходит ваше время.

Техники «одитинга» вашего времени одинаковы для всех. Отследите свои действия на ноутбуке вручную или используйте компьютерный инструмент.

«Ручной» способ подразумевает, что вам придется записывать все, что вы делаете каждый день, и сколько времени вы потратили на эту конкретную деятельность. Вот пример:

Помните список целей и приоритетов Джона? Теперь давайте посмотрим, как он использовал простую электронную таблицу, чтобы вручную отслеживать свое время за последние 30 дней:

Затем есть «автоматический метод » .Цифровые инструменты для отслеживания времени дают вам дополнительные преимущества для вашей классической ручки и бумаги. Вам не нужно будет писать все вручную и рисковать потерей всей информации, вы будете получать уведомления о приближающихся сроках и сможете создавать отчеты одним щелчком мыши, чтобы сразу увидеть, куда уходит ваше время.

В Paymo вы можете делать все, что вы в противном случае делаете в своей записной книжке или планировщике, просто в автоматическом режиме. Создайте задание для действия, затем запустите таймер. Когда вы закончите работу, остановите ее и сделайте перерыв или перейдите к следующему заданию.Все потраченное время будет автоматически записано в вашу область расписаний, поверх которой вы можете создавать отчеты о времени, чтобы точно узнать, как вы проводите свое время.

Помимо ручного отслеживания времени, вы также можете использовать автоматический счетчик времени PaymoPlus. Инструмент мгновенно отслеживает каждую секунду, которую вы проводите за компьютером, в файле, приложении, веб-сайте и даже на вкладке браузера. Осталось настроить правила, чтобы связать время, затрачиваемое на конкретные инструменты, с задачами в Paymo.

Попробуйте функции отслеживания времени Paymo бесплатно.

Одна распространенная проблема, с которой сталкиваются многие люди, это неспособность оценить, сколько времени потребуется на выполнение одной задачи.

Вы также можете начать с просмотра уже имеющихся у вас данных о вашем потреблении времени. Если вы используете Календарь Google, вы можете воспользоваться интеграцией отчетов о времени для создания отчетов о времени из существующих данных календаря. Кроме того, вы можете установить на своем телефоне трекер использования приложений, чтобы увидеть реальную статистику того, сколько времени вы тратите на отвлекающие приложения, а не только на свои приближения.

Вы, наверное, уже знаете, каковы ваши непродуктивные действия и веб-сайты. YouTube, 9GAG, Twitch, Facebook, Instagram и т. Д. Видите их в своем отчете? Это очевидные отвлекающие факторы, если вы не являетесь менеджером социальных сетей или создателем контента. Любая деятельность, которая не соответствует этим целям, может быть временно удалена или перенесена.

Вам нужно определить, что непродуктивно значит и для вас на работе.

Встречи в офисе, обзоры спринтов, прогулка в полдень, очистка почтового ящика или очистка рабочего стола — все это примеры действий, которые могут быть непродуктивными для некоторых, но столь важными для продуктивности других.

Точно так же у нас есть субъективные взгляды на определение свободного времени. Хотя вы можете считать часы, проведенные на работе, заблокированными, когда вы в значительной степени перегружены работой и соблюдаете правила компании, вы можете многое сделать в оставшиеся 8 часов своего дня (при условии, что вы также посвятите здоровым 7–8 часами спать).

Все зависит от того, насколько хорошо вы можете перераспределить свое свободное время. Некоторые используют это строго, чтобы расслабиться и развлечь себя, в то время как другие хотят сделать что-то для их стороны.Наше собственное восприятие заставляет нас выделять время в зависимости от того, сколько ресурсов мы готовы пожертвовать ради того, что имеет для нас большее значение.

Чтобы отличить одно продуктивное занятие от другого, задайте себе следующие вопросы:

  • Эти мероприятия тесно связаны с моими текущими целями?
  • Повлияет ли эта задача на другую?
  • Какую цель я пытаюсь достичь с помощью этой конкретной задачи?
  • Является ли эта задача более актуальной, чем другие?
  • Какую задачу я откладывал, но которая требует моего немедленного внимания?
  • Каковы возможные отвлекающие факторы при работе над этим занятием?
  • Что я узнаю из этого задания?

Ты тратишь время?

Есть несколько причин, по которым люди откладывают на потом, вместо того чтобы делать то, что они должны: не зная, как начать работу, не заботясь о какой-либо задаче, предпочитая работать над более легкой задачей, ожидая более подходящего момента, или просто забыл

«Потраченное время» — это время, потраченное на деятельность, которая никоим образом не соответствует тому, что вы хотите сделать или достичь.

Так что подумайте: что для вас значит потеря времени? Относится ли это к чему-то, что не поможет вам достичь своих мета-целей в жизни? Или, может быть, вы застряли на работе, которая вам не нравится, и вы решили тратить время, чтобы минуты проходили быстрее?

Люди имеют разные определения и понимание того, что заставляет их тратить время. Обычно упоминаемая трата времени — это слишком много играть в игры, работать не на тех должностях, выбирать неправильную специальность в колледже, ездить на работу, задумываться, проводить время в социальных сетях, бесцельно смотреть телевизионные шоу и т. Д.Многие люди даже называют работу трудоемким, потому что они не в той отрасли или предпочитают сторонний концерт, который подпитывается их страстью.

Ключ к возвращению потраченного времени — сначала понять, почему вы его тратите.

Как и в случае с любой вредной привычкой, которую вы пытаетесь изменить, вы должны сначала признать, что у вас есть проблема с управлением временем. Затем определите его причины, чтобы вы могли предотвратить его повторение. После того, как вы точно определили, сколько времени вы тратите на действия, которые не имеют конечного результата в рамках ваших мета-целей , спросите себя:

Является ли эта деятельность действительно полезной или она вам чем-то помогает? Возможно, вам придется потратить полчаса на просмотр видео на YouTube, чтобы расслабиться или просто изучить новый рецепт, который вы хотите приготовить вечером.Тратить время на отдых — это хорошо и необходимо для вашего общего благополучия.

Как я буду себя чувствовать, если перестану это делать? Вы не хотите идти экстремальным путем, уберите все веселые занятия из своего дня и разрушите свою жизнь. Если прекращение действия в целом оставляет у вас чувство нейтральности, вам не нужно беспокоиться о последствиях. Если, с другой стороны, вам просто грустно и вы не получаете никакого удовольствия в свой день, попробуйте просто ограничить время, которое вы выделяете на эту деятельность.

Есть ли способ, которым я могу использовать эту же задачу для достижения моей главной цели? Тратить много времени на LinkedIn? Отлично, используйте это время для расширения своей сети и участия в ежедневных дискуссиях.Любите прокручивать Dribbble? Просто сохраните ваши любимые снимки и используйте их для будущего вдохновения. Вы даже можете использовать мемы 9GAG в своих статьях.

Верни время и отследи свой прогресс

После того, как вы найдете основные причины потерянного времени, пришло время перераспределить его. Думаешь, полеты скучные? Используйте это время, чтобы начать работу. Застряли в очереди в супермаркете? Прочитайте интересную статью или прослушайте подкаст на своем телефоне. Вы даже можете использовать время ожидания автобуса для планирования своего дня.

Очень многие люди чувствуют себя виноватыми, когда не делают ничего, что поможет им достичь своих целей. Но вам нужно перестать быть непродуктивным и перенаправить ваше внимание и усилия.

Потому что тратить бесчисленное количество часов, беспокоясь о том, как ты ничего не сделал в течение дня, — это только воровство твоего времени. Прощение себя за то, что мы откладывали в прошлом, также не дает вам терять время в будущем.

Давайте посмотрим, что нужно сделать, чтобы улучшить свои навыки управления временем.

Чтобы улучшить способ распределения своего времени, проанализируйте действия, которые тратят на вас много часов каждую неделю, и перенаправьте их к вашим основным целям. Ваши мета целей . Используйте свое недавно полученное время, чтобы повысить качество своей работы. В конце концов, дополнительные усилия и качество более ценны, чем просто достижение большого количества результатов за короткий промежуток времени.

Честно говоря, проверить ваш прогресс очень легко на протяжении всего процесса отслеживания времени. Трудной частью остается работа над вашей мотивацией и трудовой этикой.

Конечно, вы можете придерживаться своей таблицы, чтобы следить за своим временем:

Но отслеживание времени в электронной таблице выполняется полностью вручную, так как вы должны записывать все записи времени вручную, процесс, подверженный серьезным ошибкам? ‍♀️? ‍♂️

В качестве лучшего решения подойдет любое программное обеспечение для управления проектами или работами с трекером времени, используемым на этапе аудита.

Проведите еженедельный обзорный сеанс продолжительностью до 10 минут, чтобы взглянуть на ваши новые отчеты о времени и посмотреть, соответствует ли ваш новый часовой график вашим целям.

Вы приближаетесь к достижению своих целей?

Что-нибудь еще можно улучшить?

Какие корректировки вы сделали, что до сих пор не сработало?

И, прежде всего, следите за своим самым продуктивным временем дня. Быстрый пример: если вы обычно выполняете одно задание за один час утром, но у вас уходит 2 или больше часов на то же действие вечером, вам нужно перенаправить срочную или самые важные обязанности к утренним часам.

Но помните, что изменения не происходят просто на бумаге, и вы, скорее всего, увидите результаты только во времени, а не в одночасье. Используйте каждое незначительное улучшение, которое вы видите, чтобы мотивировать себя. Эти детские шаги на самом деле доказали, что дают нам умственную поддержку и продолжают преследовать наши цели.

Другие стратегии управления временем для экономии вашего времени

Тем не менее, не существует единой техники или инструмента управления временем, который волшебным образом превратит вас в лучшего организатора времени. Чтобы в конечном итоге стать более продуктивным и развить свои навыки управления временем, вам необходимо протестировать несколько приложений и методов.

Выберите правильные инструменты и методы

Для личной деятельности вы можете использовать простые инструменты, такие как Календарь Google или просто ваш телефон. Вы также можете сохранить письменный планировщик или карманный календарь. Для выполнения обязанностей, связанных с работой, программное обеспечение для управления задачами выполнит свою задачу, поскольку вы сможете навести порядок в своей деятельности и получать уведомления, чтобы не пропустить крайний срок.

Использование программного обеспечения вместо письменного плана помогает вам адаптировать и переупорядочивать свои приоритеты в сроки, когда появляется срочная задача.Если в ваших задачах участвуют и другие товарищи по команде, возможно, вы захотите выбрать инструмент управления проектами. Они часто позволяют вам создавать несколько проектов и портфелей проектов и планировать рабочую нагрузку всей команды, чтобы ни один из ваших коллег не был зарезервирован или погружен в бесконечные задачи.

Но это не все об инструментах.

Существует множество методов, которые вы также можете протестировать, чтобы упорядочить свои действия. Матрица решений Эйзенхауэра, принцип Парето или создание мастер-списков — вот лишь несколько примеров, о которых вы можете подробно прочитать в нашем руководстве по определению приоритетов задач.

Доски

Kanban — это также не очень распространенный метод, который поможет вам увидеть, над какими задачами вы сейчас работаете и есть ли какие-либо действия, над которыми вы еще не начали работать. Особенно полезно, когда вы имеете дело с несколькими задачами одновременно:

Еще важнее, чем расстановка приоритетов, следить за тем, чтобы вы не упустили из виду свою цель. Getting Things Done® помогает вам определить виды деятельности, которые действительно важны для вас, и ваши конечные жизненные цели. Для этого метод GTD предлагает систему еженедельных обзоров, чтобы держать вас в курсе.

Вот пример того, как могут выглядеть ваши списки дел, следуя методу GTD при установке ваших приоритетов:

положить конец всем отвлекающим.

На работе все может отвлекать. Особенно, если вы делаете что-то, что вам не очень нравится. Новое видео на YouTube, друг, спрашивающий о твоем дне, даже эти завораживающие облака в небе. Все кажется гораздо интереснее, чем застревать в работе над страшной задачей. Работа все же должна быть сделана.

Метод Pomodoro помогает вам реструктурировать свою работу партиями по 25 минут с небольшими перерывами между ними, которые дают время раскручиваться. Тщательно следуя каждый день, этот метод постепенно превратится в полезную для вас привычку. Если вы не хотите выполнять отслеживание самостоятельно, вы можете использовать приложение Pomodoro, такое как PomoDoneApp. И есть множество мобильных приложений, которые помогут вам сосредоточиться и прекратить откладывать.

Создайте правильную среду.

Тесно привязанный к предыдущему совету, правильное рабочее пространство является ключом к повышению эффективности работы.Будь то ваш рабочий стол или домашний офис, если вы работаете удаленно, правильная обстановка не даст вам отвлекаться и побудит вас сосредоточиться на работе под рукой.

Наряду с вашим физическим рабочим пространством вам также необходимо обратить пристальное внимание на то, как вы поддерживаете свое цифровое рабочее пространство. Например, я отключаюсь от физического кабинета всякий раз, когда работаю, поэтому совершенно ясно, почему я хочу, чтобы мой «цифровой стол» был как можно более чистым, чтобы у меня не было доступа к возможным потерям времени.

Помимо выбора задачи или инструмента управления проектами, который позволит вам упорядочить и легко отслеживать свою деятельность, существуют приложения и веб-сайты, которые полностью устраняют любые отвлекающие факторы. Для писателей Calmly Writer позволяет писать на пустой странице без буквальных помех, так как даже параметры редактирования появляются только тогда, когда вы их тоже хотите. Для разработчиков редакторы кода, такие как Atom или Sublime Text, также предоставляют довольно чистый интерфейс и не позволяют вам оставаться в веб-браузере.

Прекратить многозадачность и перейти к «однозадачности».

Это общий совет, но до сих пор люди все еще думают, что многозадачность — положительная черта. Это не. Делая 2-3-4 вещи одновременно, вы вкладываете меньше качества в каждую задачу и рискуете забыть о своей приоритетной или неотложной задаче.

По своей природе исследования показывают, что наш мозг не может даже справиться с несколькими делами одновременно. Тем не менее, многозадачность стала тенденцией наряду с ростом Интернета, поскольку теперь мы можем позволить себе быстро переключаться с одной задачи на другую, с одного браузера на файл Word, с одного обсуждения Messenger на электронную почту…?

Поскольку мы только начинаем замечать негативные последствия многозадачности, не так много цифровых решений этой проблемы.Это прежде всего вопрос изменения вашего мышления и принятия обязательств позаботиться о выполнении задач один за другим. Slash — это так называемая «машина производительности», которая заставляет вас работать над одной задачей за раз и записывает, сколько времени вы потратили на нее.

Убедитесь, что вы работаете над правильными задачами для вашего набора навыков.

Распространена практика, когда менеджеры делегируют свои административные обязанности своим помощникам или кому-то еще в компании. Это экономит им много времени.

Вам не обязательно быть менеджером, чтобы лучше распределить свои обязанности.Например, автор блога может попросить дизайнера собрать кучу иллюстраций, вместо того чтобы тратить значительно больше времени, чем дизайнер на ту же задачу.

С другой стороны, писатель сможет создавать новую статью для блога компании гораздо быстрее, чем дизайнер без опыта написания. Вы уже знаете свои навыки, поэтому используйте их с пользой, чтобы избежать переутомления и обеспечить качество в каждой задаче.

Итак, как вы собираетесь провести следующую неделю?

Попробуйте этот список шагов для управления временем самостоятельно:

  • Решите, каковы ваши цели и приоритеты, и запишите их все
  • Запишите, как вы проводите свое время в данный момент
  • Узнайте, сколько времени вы тратите
  • Отслеживайте свои успехи, следуя пошаговому плану
  • Выберите правильные инструменты и методы для управления временем
  • Соберите подходящую рабочую среду, чтобы отвлечь внимание
  • Перейти на однозадачность вместо многозадачности
  • Работа над задачами, которые соответствуют вашим навыкам

Если вам трудно максимально использовать свое время, главное, что вы можете отнять, это то, что на все требуется время.Навыки тайм-менеджмента станут прочной рабочей привычкой, которую вы в конечном итоге разовьете, если захотите приложить все усилия.

Если вы найдете эту статью по управлению временем полезной, поделитесь ею с кем-то, кто в настоящее время пытается достичь своих целей, или просто поделитесь своими собственными советами по управлению временем в разделе комментариев. Как вы создаете план управления временем? Есть ли у вас какие-либо мероприятия по управлению временем или упражнения, которые вам нравятся? До следующего раза не забывайте продолжать работать над своими мечтами. 🙂

,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.