Time менеджмент: 20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

1. Правило 1‑3‑5

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям ^{специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.}

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту ^{, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.}

7. Поедание лягушек

Метод придумал ^{мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.}

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана ^{блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.}

1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл ^{эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.}

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

• Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
• Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
• Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
• Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также
⏲

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

• предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
• владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
• владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
• контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

• чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
• чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
• чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
• чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
• чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

• цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
• вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
• вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
• вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

• в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
• с помощью SEO-продвижения;
• с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
• с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?

1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Тайм-менеджмент: управление временем

Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите разобраться в теме максимально подробно, записывайтесь на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

1. Что такое тайм-менеджмент?
2. Применение тайм-менеджмента
3. Как этому научиться?
4. Уроки управления временем
5. Как проходить занятия?
6. Дополнительный материал

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

• Постановка целей
• Планирование и распределение времени
• Делегирование задач и управление ресурсами
• Анализ затрат времени
• Фиксация времени
• Приоритизация
• Составление списков
• И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

• Анализ
• Разработка и составление стратегий
• Целеполагание
• Планирование и приоритизация
• Реализация процесса
• Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

• Стратегическое планирование
• Тактическое планирование
• Оценка личной эффективности
• Оценка управленческой эффективности
• Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
• Определение основных факторов для выработки собственного плана
• Умение расставлять приоритеты
• Инструмент «Mind Mapping»
• Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
• Анализ достигнутого
• Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

• Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
• Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
• Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
• Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
• Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
• Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
• Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
• Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
• Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
• Всегда имеет чёткий план действий
• Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
• Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:

Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Уроки по тайм-менеджменту

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем. Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Урок 2. Целеполагание. Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.

Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.

Урок 4. Системы управления временем. Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Авторы уроков: Сергей Крутько+, Кирилл Ногалес+ и Артём Захаров.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Дополнительный материал

Книги по тайм-менеджменту

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Статьи и публикации

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Специалисты по тайм-менеджменту

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Цитаты великих людей на тему времени

На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже.

«Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени» Майкл Альтшулер

«Нужно не тратить время, а инвестировать в него» Стивен Кови

«Вы никогда не сможете «найти» время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его» Чарльз Бракстон

«На день надо смотреть как на маленькую жизнь» Максим Горький

«Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили» Генри Форд

«Время — материя, из которой состоит жизнь» Бенджамин Франклин

«Убивать время, разглядывая часы что может быть бестолковее?» Харуки Мураками

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук» Пьер Шарден

«Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!» Карл Бёрне

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь» Эдуард Юнг

Желаем вам успеха в освоении навыка управления временем!

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тайм-менеджмент – что это такое и как внедрить его в свою жизнь

Добрый день, уважаемые читатели!

Как у вас дела со временем? Все успеваете или живете в постоянном цейтноте? Сегодня я расскажу вам, что такое тайм-менеджмент и как он работает. Рассмотрим основные принципы, методы и техники, которые вы сможете применить сразу же после прочтения статьи. Будем вместе приводить ваши дела в порядок.

Определение

Термин “тайм-менеджмент” происходит от двух английских слов time и manage, что означает буквально “управление временем”. Изначально этим определением называли организацию рабочего процесса на предприятиях. Затем уже понятие перекочевало в повседневный обиход вместе с основными принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг по личной эффективности.

Тайм-менеджмент – это набор специальных методов, техник, приемов, которые помогают увеличить продуктивность с помощью правильной организации времени. Внедрив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает больше успевать. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

В основе тайм-менеджмента лежат знания о психологии человека. Богатый опыт исследований позволил выявить объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, ученые выяснили, что максимальное время сосредоточения на одной задаче без перерыва – 90 минут. Затем мозг начинает непроизвольно переключаться. Это знание легло в основу нескольких законов и принципов тайм-менеджмента.

Сегодня кафедры тайм-менеджмента есть в нескольких российских вузах. Появилась даже новая профессия – тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям максимально эффективно организовывать деятельность, учитывая их психологические особенности. Клиентами тайм-менеджеров чаще всего становятся руководители крупных фирм, желающие оптимизировать рабочий процесс и повысить продуктивность труда.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Главные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент держится на трех китах: целеполагании, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждая составляющая помогает управлять нашим временем.

Целеполагание

Правильно поставленные цели могут сэкономить вам кучу времени уже в самом начале пути. Разберитесь с ними, иначе вы будете постоянно топтаться на месте.

У вас должны быть глобальные цели, к которым хотите прийти, и промежуточные задачи по их достижению.

Например, вы решили начать заниматься английским и за год с уровня Elementary добраться до Intermediate. Эту цель вам нужно будет разбить на более мелкие задачи, с которыми вам будет проще и комфортнее взаимодействовать. А именно: выучить 10 английских времен, набрать 2 500 слов словарного запаса, научиться грамотно изъясняться и понимать чужую речь.

Для постановки таких вот задач в тайм-менеджменте используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, нужно каждую задачу проверять на соответствие пяти критериям:

1. Конкретность (Specific). В ней не должно быть общих расплывчатых формулировок вроде “много”, “лучше”, “больше”. Все, что может быть выражено в числовом эквиваленте, должно быть выражено в нем. Например, “выучить 500 новых слов” вместо “увеличить словарный запас”.
2. Измеримость (Measurable). У вас должны быть четкие критерии, по которым вы поймете, что выполнили задачу. На помощь вам опять же придут числа и другие объективные показатели.
3. Достижимость (Attainable). Задача должна быть реалистичной. Пример нереалистичной задачи – похудеть на 30 кг за неделю.
4. Адекватность поставленной цели (Relevant). Нужно убедиться в том, что задача действительно приближает достижение глобальной цели. Например, задача “пройти курсы повышения квалификации” соответствует цели “начать зарабатывать на 30 % больше”, а задача “начать заниматься в спортзале” – нет или очень косвенно.
5. Ограниченность по времени (Time-bound). Вы должны определить четкие временные рамки на выполнение каждой задачи. Иначе они могут навсегда остаться нереализованными.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нужно научиться ранжировать их по значимости. Целей может быть очень много: одни более важные, другие – менее, а третьи – совсем незначительны. Если выполнять их хаотично, на что-то важное может попросту не хватить времени.

Самый простой метод для расстановки приоритетов на каждый день называется способом АБВГД (ABC). Суть его в том, что вы составляете ежедневный список задач в порядке убывания их значимости – от самой главной до самой второстепенной. И выполнять стараетесь в том же порядке. Так вы точно не упустите ничего важного.

Первая задача в списке, как правило, бывает и самой трудоемкой. Каким бы ни был сильным соблазн отложить ее на потом, делать этого нельзя. У вас может попросту не хватить на нее сил после выполнения всех остальных задач.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже когда сделано все остальное. Зато если вы выполните ее в первую очередь, вы тут же почувствуете свободу и прилив сил для выполнения более мелких дел.

Это правило сформулировал Брайан Трейси – автор бестселлеров по психологии успеха. Оно носит название “Съесть лягушку на завтрак”. “Лягушка” в этом случае – самое трудоемкое и сложное дело на текущий день.

Способ АБВГД подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас дома прорвало трубу и вам нужно срочно заняться устранением этой проблемы. Хоть это дело не такое уж и важное, с точки зрения ваших глобальных целей, но отложить его на потом не получится.

Тут вам на помощь может прийти матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. С помощью нее задачи ранжируются не только по значимости, но и по срочности. В итоге получается 4 категории текущих задач:

1. Важные и срочные: дела, которые требуют выполнения в первую очередь. К ним относятся горящие проекты на работе, экзамены, плановое и экстренное лечение.
2. Неважные и срочные: категория дел, которые никак не приближают к вашей цели, но выполнены должны быть в срок. Наш пример с трубой как раз отсюда. Такие дела лучше всего по возможности делегировать.
3. Важные и несрочные: дела, направленные на улучшение вашего будущего. Сюда можно отнести обучение чему-то новому, саморазвитие, планирование.
4. Неважные и несрочные: праздное общение с друзьями, серфинг в интернете, компьютерные игры. Совсем вычеркивать эту категорию из жизни не стоит, просто не вспоминайте о ней, пока не сделаны все дела из первых трех категорий.

Планирование

С целями и приоритетами разобрались. Теперь нам не составит труда научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни вам будут нужны как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Сначала разберемся с долгосрочными.

“Лягушек” мы с вами сегодня уже ели, пришло время и для “слонов”. “Слоном” в тайм-менеджменте называют большую задачу, которую невозможно выполнить с наскока. Из них и формируются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к Новому году, похудеть к лету, накопить на новую машину.

Что же с ними делать? Очевидно, что “есть слона” нужно не целиком, а разделив на части. Каждый день по маленькому кусочку – и вскоре от него не останется и мокрого места.

Рассмотрим на уже знакомом нам примере. Помните, мы разделили нашу цель “достичь уровня Intermediate в английском за год” на несколько задач, одна из которых “увеличить словарный запас до 2 500 слов”? Давайте разделим ее на маленькие кусочки, чтобы она не казалась нам такой страшной.

Наш текущий уровень – Elementary, а это где-то 1 000 слов словарного запаса. Значит, выучить нам предстоит около 1 500 слов (2 500 минус 1 000). Заниматься мы планируем каждый день. Количество слов делим на количество дней в году – получается примерно по 4 слова в день нам нужно учить, чтобы справиться с задачей. Теперь можно смело вписывать этот пункт в наше повседневное расписание.

С краткосрочными планами дела обстоят намного проще. Помните, мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” советует составлять ее перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней – идеальный отрезок времени для краткосрочного планирования. Распределяйте все дела по дням недели в следующем порядке:

• важные и срочные;
• неважные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и несрочные (если на них останется время).

Выбирая время для каждого дела, применяйте уже известный нам метод “поедания лягушек”.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Больше инструментов из арсенала тайм-менеджмента вы найдете в нашей статье “Техники управления временем”.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом. С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS.

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

Заключение

Давайте подведем итоги. Мы с вами выяснили, что тайм-менеджмент – крайне полезная и эффективная вещь, и рассмотрели его основные принципы и постулаты. Лично я регулярно применяю его подходы, методики и техники в повседневной жизни. Мои любимые – принцип SMART и правило 10 минут.

Начните и вы потихоньку внедрять их в свою жизнь. Читайте книги, устанавливайте приложения, проходите курсы и тренинги по тайм-менеджменту. Уже через месяц вы заметите первые результаты и не захотите останавливаться. Делитесь своими впечатлениями в комментариях, задавайте вопросы – с удовольствием отвечу всем!

Тайм-менеджмент — принципы, приёмы и рекомендации

Время чтения 11 минут

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм — менеджмента

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм — менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм — менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.
2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Тайм-менеджмент: что такое тайм-менеджмент?

Хотите легко управлять своим временем? Затем узнайте, что такое тайм-менеджмент, и выучите 12 основных правил тайм-менеджмента. Измени свою жизнь к лучшему!

Вы, наверное, заметили, что большинство из нас настолько перегружено работой и личными делами, что мы даже не знаем, как с этим справиться и не торопиться.

Мы испытываем своего рода эмоциональное напряжение, панические атаки и дискомфорт.Все это приводит к апатии и подавленному настроению.

Все идет не так, и ты не хочешь заниматься какой-либо деятельностью.

Если вы не хотите страдать от депрессии — вам нужно научиться управлять своим временем, вам придется иметь дело с управлением временем !

Психологи считают, что выход из ситуации нехватки времени есть.

Самое главное, что у вас есть желание изменить себя и изменить свое отношение к личному времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это способность эффективно управлять своим временем и контролировать его!

Это возможность выбрать наиболее важные моменты, разделить свои действия на основные, которые не могут ждать, и второстепенные, которые можно закончить через несколько часов.

Как только человек начинает это понимать, он сразу перестает суетиться.

Вы могли подумать, что управлять своим временем довольно сложно — на самом деле, совсем немного!

Главное, чтобы вы принимали конкретное решение о том, что и когда нужно делать!

Какова цель тайм-менеджмента?

Многие люди считают, что те, кто использует стратегии тайм-менеджмента, находят время, чтобы делать гораздо больше и работать быстрее!

Это заблуждение…

Тайм-менеджмент помогает нам значительно повысить продуктивность, а также учит выбрасывать все ненужное.

Кажется, будет дополнительное время — и вам решать, на что вы его потратите!

Люди, которые уже научились эффективно управлять своим временем, способны спасти треть своей жизни!

Удивительно, не правда ли?

Тайм-менеджмент: 12 правил

Выбирать время — значит экономить время.

Бекон

1) Управление временем: представьте, что сегодня ваш последний день.

Вы можете подумать, что это нелепое правило, но все же…

Хочу поделиться с вами своим личным вопросом.

Я задаю себе этот вопрос перед сном и сразу после пробуждения! Благодаря этому вопросу я легко просыпаюсь каждое утро и разумно распоряжаюсь своим временем!

И вот мой вопрос: «Если бы я знал, что сегодня последний день в моей жизни — что бы я делал и как бы я себя вел в этот день?»

Мой вам совет: возьмите лист бумаги прямо сейчас и ответьте на этот вопрос откровенно для себя.

Думаю, вам будет интересно!

2) Тайм-менеджмент: начни планирование!

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни, постоянно планировали.

НЕОБХОДИМО ежедневное планирование для повышения вашей эффективности в течение дня.

Возьмите за правило планировать определенные задачи в блокноте все время! Помните, если ваша цель не записана, ее просто не существует!

Когда вы работаете со списком дел, которые вам нужно сделать, вы сразу увеличиваете продуктивность своего времени на 25%.

Возьмите за привычку записывать план на завтра вечером (перед сном)!

Как только вы придете на работу, вы уже будете знать, с чего начать.

Работайте с этим списком в течение дня: как только появится новая задача, включите ее в этот список и укажите ее приоритет по сравнению с ранее записанными задачами.

После успешного завершения какой-либо конкретной работы вычеркните ее из списка!

Таким образом, вы останетесь довольны проделанной работой и будете гордиться тем, что не потратили зря время!

Сложные задачи следует разделить на несколько подзадач. Только неудачники пытаются схватить все сразу.

3) Тайм-менеджмент: Избавьтесь от «убийц времени»!

Это, наверное, самая большая проблема, которая мешает всем нам эффективно и рационально управлять своим временем! Мы крадем свое время и УБИВАЕМ свое время; мы тратим много на проверку электронной почты, на общение в ICQ и на facebook!

Разве вы не упрекаете себя в этом?

Доставляет ли вам удовольствие от лени?

Примите мой совет: если собираетесь заниматься какой-нибудь полезной работой (на будущее) — избавьтесь от всех этих убийц времени, не позволяйте им отвлекать вас!

Сосредоточьтесь на своей важной работе, соберитесь и проявите терпение!

В одной из своих статей я уже упоминал тот очень интересный факт, что для формирования полезной привычки вам нужно повторять одно и то же в течение 66 дней при условии, что вы будете делать это ЕЖЕДНЕВНО!

Поэтому выберите особое время для занятий только полезным, избавьтесь от всех отвлекающих факторов (телевизор, социальные сети, чашка кофе с другом и бесполезные разговоры) — и ИДТИ ВПЕРЕДИ покорять вершины и формировать полезные привычки! 😉

Также было бы полезно, если бы у вас был отдельный дневник, в котором вы бы записывали бесполезные действия, которые разрушают ваше время, отвлекают вас от вашей цели и не приносят вам никакой пользы!

4) Управление временем: научитесь расставлять приоритеты!

Сортируйте задачи по важности и срочности; запишите их в личный блокнот!

Не тратьте много времени на мелочи и ненужные вещи!

5) Тайм-менеджмент: сконцентрируйтесь на одной работе.

Чем больше задач вы выполняете одновременно, тем быстрее вы пытаетесь это сделать — тем хуже вы получите.

Никогда не начинайте работу над новой задачей, пока не закончите предыдущую!

6) Управление временем: фильтрация информации.

Чтобы не перегружать мозг огромным количеством ненужной информации и не тратить зря драгоценное время — научитесь выбирать самое важное и полезное! Научитесь быстро искать, сканировать страницы всемирной паутины, не читая все от начала до конца!

Делайте паузы и запоминайте только важную информацию!

7) Тайм-менеджмент: «Возьми лягушку на завтрак!»

Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б.

Трэйси называет самые сложные дела, которые нужно делать в течение дня «лягушками».

Постоянно откладывая их в рабочее время, вы создаете неприятное эмоциональное напряжение на весь день! Всегда следует начинать с самого трудного — и ваш день будет гладким и легким.

8) Тайм-менеджмент: говори «НЕТ» ненужным задачам!

Научитесь говорить нет определенным людям (которые не имеют целей и ничего не хотят от жизни, которые умеют только жаловаться), а также ненужным задачам, которые не приносят и не принесут вам никакой пользы, что будет пустой тратой ваших сил. время.

9) Управление временем: разберитесь с беспорядком на столе!

Богатые люди и успешные бизнесмены всегда работают за чистым столом!

У рассеянных людей на столах полный беспорядок.

Выработайте привычку все время сортировать свои бумаги, выбрасывать ненужные и убирать на столе. Ученые доказали, что мы тратим более 30% времени на поиск нужного документа.

Корзина для сбора мусора — хороший способ распоряжаться своим временем!

10) Тайм-менеджмент: у вас должно быть удобное рабочее место.

Когда работаешь дома — у тебя много возможностей отвлечься и отвлечься.

Особенно актуально для тех, кто живет не один.

Наличие индивидуального рабочего места значительно повысит вашу продуктивность и поможет сосредоточиться на собственном бизнесе.

Важно знать: 16 способов разбогатеть

11) Управление временем: работа в определенное время.

Если вы внимательно понаблюдаете за собой, вы сможете определить свои биологические часы (биоритмы), которые определяют пики вашей активности!

Вам стоит приложить максимум усилий для решения самых сложных задач в этот период, ведь вы будете полны сил и максимально эффективны! Не теряйте это время — используйте его!

Например, моя активность приходится на 7 часов утра.м. — 11 часов утра, и я стараюсь делать в этот период как можно больше, потому что понимаю, что в другое время снизится скорость реакции и работоспособность.

12) Тайм-менеджмент: Возьмите выходной, вы его заслужили!

Когда у вас есть время расслабиться — никогда не пренебрегайте этим!

Это важный фактор для эффективного управления временем! Когда человек отдыхает, восстанавливаются все ресурсы его тела.

Когда человек устал до смерти — маловероятно, что он почувствует себя хорошо и качественно выполнит конкретную задачу.

Итак, отдыхая, вы активно занимаетесь тайм-менеджментом!

Тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, радоваться каждому моменту, находить время для семьи и близких, уделять время саморазвитию — жизнь станет ярче и интереснее!

Полезная статья? Не пропустите новинки!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

.

Тайм-менеджмент — значение и важность

Правильно сказано: «Время и прилив никого не ждут». Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые зря тратят время, не могут создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

• Управление временем относится к эффективному управлению временем, так что правильное время выделяется для правильной деятельности.
• Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
• Управление временем означает максимальное использование времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени на нее следует отвести? Знайте, какие работы нужно сделать раньше, а какие чуть позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Time Management включает:

1. Эффективное планирование
2. Постановка целей и задач
3. Установка сроков
4. Делегирование обязанностей
5. Приоритезация мероприятий по их важности
6. Уделять нужное время правильным занятиям

• Эффективное планирование

  Планируйте свой день заранее.Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить в течение одного дня, и время, которое должно быть выделено на каждое действие. Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, а за ней должны следовать те, которые в данный момент не требуют особого внимания. Выполняйте незавершенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не выполнили предыдущее задание. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполнили задачи в установленные сроки.

• Постановка целей и задач

  Работа без целей и задач в организации подобна ситуации, когда капитан корабля теряется в море.Да, вы бы потерялись. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

• Установка сроков

  Устанавливайте для себя сроки и изо всех сил старайтесь выполнять задачи раньше срока. Не ждите, пока начальство будет спрашивать вас каждый раз. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Один человек, который может лучше всего установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить конкретной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты относительно установленных сроков.

• Делегирование обязанностей

  Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте. Не делай все в одиночку. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него сложно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, который ничего не знает, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо разбирается в работе.

• Приоритизация задач

  Расставьте задачи по приоритетам в соответствии с их важностью и срочностью.Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи нужно выполнить в течение дня, какие — в течение месяца и так далее. Самые важные задачи следует выполнять раньше.

• Тратить нужное время на правильные занятия

  Развивайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, сделанная в неподходящее время, бесполезна. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделите время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter.В конце концов, человек — это не машина.

Для эффективного управления временем необходимо:

Организовано — Не храните стопки файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Бросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками наверху каждого файла. Это экономит время на ненужные поиски.

Не тратьте время зря — Не убивайте время праздношатанием или сплетнями.Сосредоточьтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в компьютерные игры или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры и настольные календари для лучшего управления временем. Установите напоминания на телефонах или персональных компьютерах.

Авторство / Ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена командой Management Study Guide Content . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

.

Стратегий тайм-менеджмента — советы и техники тайм-менеджмента для всех

Утомляет ли ваша юридическая фирма отслеживание рабочих часов? Возможно. Многие юридические фирмы вручную отслеживают свое рабочее время. Когда это делается вручную, сложно отслеживать свое время и правильно рассчитывать оплачиваемые часы. Тем временем другие отрасли открыли для себя ценность программного обеспечения для учета рабочего времени. Это помогает им отслеживать производительность и оценивать свои […]

Что вы делаете, когда попадаете в беспрецедентные времена? Вы приспосабливаетесь и используете ситуацию наилучшим образом.Сейчас вы, вероятно, проводите гораздо больше времени в помещении и вдали от других. Возможно, это лучшая возможность для самосовершенствования. Старт своей жизни — это 30-дневный вызов. Выберите […]

Юридическая практика — это напряженная, быстро развивающаяся область, которая подвергает практикующих специалистов стрессу и другим неблагоприятным проблемам со здоровьем. Практикующие юристы, которым не хватает хороших методов тайм-менеджмента, подвержены стрессу юриста, депрессии, беспокойству и связанным со стрессом осложнениям.Они чувствуют себя раздражительными, легко утомляются, им трудно сконцентрироваться, и они очень забывчивы. В большинстве случаев страдают их отношения. […]

Время летит, улетает и улетает, когда у нас так много дел. А время — деньги. Не то, что можно сохранить в банке. Нет, время бренно. Вы должны максимально использовать это, пока оно длится. Вот в чем суть тайм-менеджмента. Ваша способность максимально использовать каждую минуту […]

Сочетания клавиш

— это решение для более быстрой работы на вашем компьютере.Сочетания клавиш на вашем компьютере действительно могут ускорить вашу работу, потому что обычно быстрее нажимать пару клавиш быстрого доступа, чем просматривать с помощью мыши. Вот несколько полезных сочетаний клавиш для Windows. […]

.

12 советов по управлению временем для достижения успеха, как эффективно управлять временем

Советы по управлению временем

12 советов по управлению временем для достижения успеха

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько еще вы могли бы сделать, если бы у вас было всего несколько часов в день? Разве не кажется, что если бы у вас было больше времени, вы могли бы достигать большего с каждым днем ​​и достигать более крупных целей еще раньше?

Правда в том, что времени больше ни у кого нет — и оно никому не нужно.Подумайте о великих новаторах, таких как Ричард Брэнсон, Билл Гейтс или Арианна Хаффингтон — у этих людей нет доступа к лишним часам. У них такое же количество минут в день, как и у вас, но, похоже, они добиваются гораздо большего. Как такое возможно?

Вы могли бы правильно указать, что у этих людей есть много дополнительных ресурсов в их распоряжении, но это не всегда так. Многие ведущие новаторы мира начинали с того же количества ресурсов, что и у вас сейчас.Это потому, что достижение ваших целей зависит от того, насколько изобретательными вы можете быть с тем, что вам доступно.

Самый ограниченный ресурс, который у нас есть, — это время. Но когда вы научитесь эффективно управлять временем, вы не только достигнете большего, но и разовьете в своей жизни большее чувство удовлетворения.

Общие советы по тайм-менеджменту

Освоение этих основных советов по тайм-менеджменту поможет вам выполнять повседневные задачи более эффективно. и восстанавливают время, которое вы, возможно, не осознавали, что вам не хватало.

Совет по тайм-менеджменту 1. Метод быстрого планирования

Это совершенно новый образ мышления

Метод быстрого планирования Тони Роббинса (RPM) — это больше, чем просто эффективная система управления временем — это еще и мощный способ определить, что для вас наиболее важно, и выделить шаги, которые необходимо предпринять, чтобы этого добиться. RPM просит вас определить, что вы хотите, определить, почему вы этого хотите, а затем перечислить шаги, необходимые для достижения цели. Связывая ваши задачи с вашими конечными целями, RPM помогает вам максимизировать чувство удовлетворения, помогая достичь желаемых результатов.

Когда вы определяете, чего хотите и имеете четкую цель в уме, вы можете сосредоточиться на этой цели, чтобы энергия текла к ней. Затем пришло время сформулировать конкретные цели или показатели того, как вы будете оценивать свои результаты. Например, не ставьте своей целью «Я хочу получить повышение на работе». Вместо этого задайте себе конкретные параметры, которые помогут вам достичь своей цели. Например: «Я хочу управлять четырьмя сотрудниками и получать повышение зарплаты на 10 процентов к третьему кварталу года» — это гораздо более конкретная цель, и ее гораздо проще разбить на шаги, необходимые для ее достижения.

Планирование

RPM позволяет отказаться от списка дел и предлагает создать план действий. Ваш план позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, как измерить ваш прогресс, а не на том, чтобы отмечать пункты из списка.

Совет по тайм-менеджменту 2: разбиение на части

Переосмыслить способ решения задач

Ищете лучшие советы по тайм-менеджменту? Чувствуете себя перегруженным слишком большим количеством задач? Попробуйте разбить на части. Разделение на части — это процесс группирования информации в управляемые фрагменты, чтобы вы могли использовать их для эффективного достижения желаемого результата без стресса.

Три этапа разбиения на части

Шаг 1:

Запишите свои идеи в письменной форме — это называется фиксацией. Задокументируйте каждую задачу, которую необходимо выполнить, а также каждую цель, ситуации и идеи, требующие вашего внимания. Запишите все это; вы можете отсеять вещи и отсортировать их позже. Делайте это всю неделю.

Шаг 2:

Ищите общие темы среди того, что вам нужно сделать. Разбивайте предметы по разным областям вашей жизни, таким как фитнес, семья и деньги.

Шаг 3:

Наконец, решите, какие задачи и элементы действий являются наиболее важными в каждом блоке или категории в зависимости от срочности и настроек. Конечным результатом должен быть генеральный план с приоритетными подкатегориями, который поддерживает все сферы вашей жизни актуальными и сбалансированными.

Вы устранили бесконечный список задач в пользу создания блоков задач, которые напрямую связаны с желаемыми результатами. Вы можете перейти на новый уровень с планировщиком жизни RPM.Такое смещение фокуса приводит к огромным и значимым изменениям в вашей жизни и позволяет естественным образом включать некоторые из лучших советов по управлению временем в свой распорядок дня.

Совет по управлению временем 3: Цели времени

Решите, на чем нужно сосредоточить свою энергию.

Баланс работы и личной жизни важен, но и ваше время тоже. Сосредоточившись на самом важном для вас, вместо того, чтобы уступать тому, чего, по вашему мнению, от вас ждут, вы освободите больше времени для работы над тем, что действительно приносит пользу вашей жизни.Цели по времени разделены на четыре зоны продуктивности и выполнения, которые помогут вам оценить, как вы проводите свое время.

Зона 1: Самое важное в жизни

Вы хотите работать в этой зоне, когда это возможно. В Зоне 1 вы тратите время на то, что приносит вам пользу, и на достижение своих целей. В идеале вы можете проводить здесь 100% своего времени, но на самом деле у вас будут другие требования к вашему времени. Старайтесь проводить как минимум 65% своего времени в Зоне 1, чтобы создать полноценные отношения и найти смысл в своей работе.

Зона 2: Вещи, которые нельзя планировать в жизни

Вы можете запланировать только определенное количество времени, прежде чем произойдет что-то неожиданное. Неважно, возникла ли у вас чрезвычайная ситуация в семье или на работе, опаздывает поезд или вы получили травму, постарайтесь проводить здесь не более 20% своего времени.

Зона 3: В стрессе вы проводите здесь время

Жизнь временами может быть стрессовой, независимо от того, в каком состоянии вы находитесь. Когда вы чувствуете, что вас втягивает в занятую работу или дела, которые могут быть выполнены кем-то другим, попросите себя объективно взглянуть на ситуацию.Приносит ли эта задача ценность вашей жизни? Если эти задачи не приближают вас к вашим целям или не создают для вас дополнительной ценности, сделайте все возможное, чтобы избежать их в будущем. Вы не хотите проводить здесь больше 10% своего времени.

Зона 4: Когда вы истощены, вы работаете в Зоне 4

Каждому нужно время, чтобы восстановить связь с самим собой. Это важный способ снять стресс и расслабиться, но только на короткий период времени. Слишком частый уход из других зон приведет к потере импульса, и тогда вы потеряете контроль над своими целями и начнете чувствовать себя неудовлетворенным.

Делайте перерывы, когда это абсолютно необходимо, но старайтесь не проводить в этой зоне более 5% своего времени.

Совет по управлению временем 4: используйте N.E.T. время

Превратите моменты «простоя» в моменты продуктивности

То, что вы ежедневно кормите своим умом, формирует ваш образ жизни. Но слишком многие люди считают, что у них «нет времени» давать своему разуму информацию, которая может помочь им добиться реальных, конкретных результатов и осуществить свои мечты.Используя свой N.E.T. время — то есть ваше время без дополнительного времени — вы можете максимально использовать свой день.

Каждый день каждый на планете выполняет задачи, которые занимают наше тело, но не разум. Вместо того, чтобы «отключаться» и тратить драгоценные минуты на просмотр телевизора или позволять мыслям блуждать в дороге, что, если бы вы использовали это время, чтобы накормить свой разум? Слушайте подкаст, когда едете на работу и с работы, или записывайте несколько идей для своего последнего проекта, сидя в зале ожидания.Собирая минуты отсюда и оттуда, вы можете добавить к часам времени, которое вы можете посвятить своим целям.

И если вы стремитесь максимально использовать свое время и достичь своей мечты, почему бы не заполнить свой N.E.T. время с лучшей информацией, лучшим вдохновением, лучшим коучингом, разработанным специально для ускорения ваших результатов за очень короткое время? Начиная со своего самого первого блокбастера Personal Power System, Тони Роббинс разрабатывал продукты, в которых использовалась мощь N.E.T. время, чтобы превратить эти ранее «потраченные впустую» моменты в короткие, но важные уроки личных достижений. Содержимое каждого компакт-диска разделено на удобные и доступные «куски» советов по управлению временем для работы и личной жизни, которые каждый может прослушать, усвоить и принять меры примерно за 25 минут или меньше. Лучше всего то, что эти уроки занимают без дополнительного времени в день.

Совет 5: работайте с тренером по результатам

Позвольте профессионалу помочь вам изменить ваши приоритеты и график

Чувствуете, что вам нужна дополнительная помощь в освоении советов по тайм-менеджменту? Даже самые успешные люди в мире делают это не в одиночку; они опираются на других за поддержкой.Работа с тренером по результатам — это самый эффективный способ отточить то, чего вы действительно хотите, разработать план для достижения своих целей и выполнить их в соответствии с графиком. Профессиональный тренер возьмет на себя ответственность за достижение конечной цели и поможет усвоить эти полезные советы по управлению временем. Запланируйте бесплатное 30-минутное занятие с тренером сегодня и начните работать над достижением действительно выдающейся жизни.

7 эффективных советов по управлению рабочим временем

Выполнение приведенных выше советов поможет вам научиться более эффективно управлять временем, но вы также можете предпринять дополнительные шаги, чтобы сделать свое время на работе более продуктивным.Эти советы по тайм-менеджменту для профессионалов помогут вам взять свой день под контроль и создать окончательную формулу успеха.

Совет 1:

Избавьтесь от обычного отстойного времени, такого как ненужные встречи или слишком много времени в социальных сетях.

Совет 2:

Ограничьте количество проверок электронной почты до трех или четырех раз в день.

Совет 3:

Сведите к минимуму отвлекающие факторы, закрыв дверь офиса и оставив только определенное «время работы», когда сотрудники или коллеги могут входить для разговора.

Совет 4:

Переведите телефон в беззвучный режим и скрывайте его из виду, если вам не нужно его использовать или вы не ждете звонка.

Совет 5:

Работайте над истощающими или ресурсоемкими задачами блоками по 20 минут.

Совет 6:

Делайте перерыв каждые пару часов. Встаньте, потянитесь и отправьтесь на прогулку. Изменение физического состояния поможет вам зарядиться энергией до конца дня.

Совет 7:

Делегируйте все, что можете, если у вас есть такая возможность.Есть ли задача, которую мог бы выполнить сотрудник вместо вас? Назначьте это им и дайте им шанс проявить себя.

Использование этих советов по управлению временем на работе поможет вам сделать больше за меньшее время и позволит вам переключить свое внимание на другие личные цели.

.