Важное срочное важное несрочное неважное срочное: Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

В первой части статьи я написал о том, почему гораздо важнее понимать, что ты хочешь, чем пытаться уместить максимум дел в свой день.

Здесь я хочу рассказать о том, как успевать – но не все, но то, что действительно важно.

Теперь самое время вернуться к методам тайм-менеджмента. И начнем мы с самого простого – списка дел. Зная свои желания, цели и задачи, вы сможете адекватно применять этот инструмент. Но сначала нужно его настроить. И сделаем мы это при помощи так называемой матрицы дел Эйзенхауэра.

Разделите свои дела на четыре списка.

• Важные и срочные
• Важные и несрочные
• Неважные и срочные
• Неважные и несрочные

Как понять, какие дела куда распределить?

Важные срочные дела – это те, которые продвигают вас к вашим ближайшим целям. У Пети это поиск денег
на машину, звонок клиенту, работа с портфолио. Не менее важная задача – выбор машины. Это кажется не таким серьезным, но без этого дело никуда не сдвинется.

Важные несрочные – продвигают вас к целям, неприоритетным, но важным. Дизайнер Петя хочет встретиться с хорошей девушкой, завести с ней отношения и впоследствии жениться, но сейчас для него важнее – стабильный доход. Поэтому чтение книги по отношениям (предположим, что Петя у нас осознанный молодой человек и читает книги по отношениям) – это для него важное, но не срочное дело.

Неважные срочные дела – не продвигают вас к целям, но необходимы, чтобы поддержать уровень жизни или достижений, на котором вы находитесь. Это, например, уборка дома, мытье посуды, прогулка с собакой, покупка продуктов. На работе это заказ воды, сортировка писем, почтовые рассылки, Такие дела примерно одинаковы у всех.

Неважные несрочные дела – такие, которые не продвигают нас к целям и не нужны для поддержания уровня жизни. Это либо дела, которые вам навязали, которые вы придумали себе под влиянием социума, либо развлечения. Примеры для Пети? Помощь маме на даче, в то время как Петя ненавидит возиться на огороде. Пробный урок йоги, потому что в его окружении все занимаются восточными практиками (Пете скучно на йоге и он предпочел бы бокс, но стесняется отказаться, чтобы не показаться бездуховным). Просмотр сериала.

Что дает такая система?

Распределив дела по матрице приоритетов Эйзенхауэра, мы можем четко понять, зачем они нам, в каком порядке их делать и делать ли вообще.

Важные срочные дела – с них нужно начинать день. Думаю, теперь понятно, почему. Именно они приближают нас к получению того, чего мы больше всего хотим. Кроме того, сделав их, мы получим заряд уверенности в себе и позитива на весь день – ведь мы понимаем, что сделали что-то полезное.

Возвращаемся к дизайнеру Пете. Ему стоит начать свой день с решения одной из бизнес-задач
– звонок клиенту, работа с портфолио. Даже если он сделает только что-то одно, это уже очень хорошо.

Важные несрочные дела – ими стоит продолжить свой день. Ведь они служат целям, которых вы тоже хотите добиться – пусть и не прямо сейчас. Для Пети это может быть та же психологическая книга, чтобы лучше понимать свою будущую девушку, посещение семинара по здоровому питанию (если помните, правильно питаться было одной из его целей, но он не считает ее первоочередной).

Неважные срочные дела – в идеале нужно делегировать. Не зря в компаниях существует должность секретаря или офис-менеджера – он выполняет то, на что у руководителя нет времени, но что необходимо, иначе работа встанет или вы будете работать в бардаке.

Как быть с домашними делами? Не у всех есть возможность поручить уборку, готовку или прогулку с собакой кому-то другому. Если приходится делать такие дела самому – выбирайте время, когда вы хуже всего соображаете или не очень работоспособны. Тот же Петя может прибраться и помыть посуду после работы. И даже если получится, что он отложит это на завтра, ничего страшного не случится. Главное, что он уже сделал самые важные дела.

Неважные несрочные дела стоит просто отменять. Если не получается – тратить на них минимум времени и те моменты, когда вы наименее работоспособны и хуже всего соображаете, например, устали после работы или не выспались.

Важные дополнения

• Очередность важных несрочных и срочных неважных дел можно менять. Иногда стоит перемежать их небольшими порциями. То же мытье посуды невозможно откладывать бесконечно, а собака дизайнера Пети не даст ему пренебречь прогулкой. Но главное – начать день с важного и срочного.
• Бывают дни, когда вообще ничего не хочется делать. В такие дни важно сделать над собой усилие и сделать одно важное и срочное дело, а потом расслабляться. Если вы произвели расстановку приоритетов по матрице Эйзенхауэра, вам несложно будет найти такое дело. Это будет значить, что, несмотря на саботаж, вы все равно продвинулись к своим целям.

• Задачи, которые продвигают нас к нашим целям, часто могут нам не нравиться. Они направлены на изменения, а мозг всегда хочет сохранить то, что есть и сопротивляется переменам. На этом нюансе основан известный метод тайм-менеджмента начать утро с «поедания лягушки», то есть с дела, которое не хочется, но нужно сделать. То есть фокус не в том, чтобы непременно начать утро с чего-то неприятного, а в том, что нужное и неприятное – часто совпадает.
• Поэтому же приятнее всего заниматься срочными неважными делами и неважными несрочными. Они либо вообще ничего не значат для нас, либо направлены на поддержание текущего уровня жизни. В них мы действуем по шаблонам. Благодаря этому у мозга нет поводов для сопротивления. Но если заниматься только такими делами, изменений в жизни, роста не предвидится.

Итак, в двух частях статьи «Больше, чем тайм-менеджмент» мы пришли от вопроса «как все успевать?» к вопросам «зачем это успевать?» и «что именно нужно делать?». На них отвечать сложнее, но именно такие вопросы приближают нас к нашим целям и помогают достичь желаемого.

А вот несколько материалов, которые помогут вам находить и достигать своих целей:

Желаю вам успехов!

Вадим Куркин

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем  четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

• Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА. 

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Начните прямо сейчас. Скачайте шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно!

Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

•  32 часа теории и 16 практических заданий
• Живая обратная связь с преподавателями
• Неограниченный доступ к материалам курса
• Стажировка в компаниях-партнёрах
• Дипломный проект от реального заказчика
• Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». 

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах

Прочитано:
20 942

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Чтобы понять, о чем именно пойдет речь дальше, нужно дать расшифровку двум понятиям.

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно выгрузку дел – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

1. Блок А – Важное/Срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.
2. Блок B – Важное/Несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно использовать выполнение плана по заполнению сайта, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.
3. Блок С – Неважное/Срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.
4. Блок D – Неважное/Несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

Практически все из них в той или иной степени позволят грамотно распределить квадраты времени Стивена Кови в повседневной жизни и отказаться от ненужных и бессмысленных занятий.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек

Есть и упрощенная матрица Эйзенхауэра для домохозяек. Ее особенность – концентрация на домашних делах и рутине.

Градация и понимание квадратов могут быть примерно следующие:

• Б – важные и несрочные. Большинство текущих дел с детьми и по дому.
• А – форс-мажоры, которые нужно решать. А чтобы их было меньше, нужно меньше реагировать на обстоятельства и четче придерживаться бытовых планов.
• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Интересные статьи:

Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам тайм-менеджмента и управления временем не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

 Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

методика для тех, кто хочет всё успевать

Чем раньше ты научишься управлять своим временем, тем легче тебе будет совмещать учёбу, работу, личную жизнь и хобби. Чтобы совладать с распорядком дня, не нужно изобретать велосипед. За тебя всё придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Поможем разобраться с принципами планирования дел и квадратом эффективности Эйзенхауэра.

Американский государственный и военный деятель, президент США Дуайт Эйзенхауэр имел отличные организаторские способности и создал на основе своего опыта систему планирования. Методику назвали в его честь — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра. Ей до сих пор пользуются люди по всему миру

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра

Матрица выглядит как квадрат с четырьмя отделами. Между ними нужно распределить важные и срочные, несрочные важные, неважные срочные и несрочные неважные дела. Как это сделать, читай ниже.

Совет № 1: Выполняй важные и срочные дела в первую очередь

Выдели из своего перечня задачи, которые обязательно нужно выполнить сегодня. Из-за пропущенных важных и срочных дел бывают неприятные последствия: забыл выполнить домашнее задание — получил низкую отметку. Лучше не оставлять такие занятия на конец дня. Берись за задачи класса А в первую очередь и не накапливай их. Иначе придётся понервничать, разгребая завалы. Для удобства можно пометить в ежедневнике важные и срочные дела буквой А.

Совет № 2: Не откладывай в долгий ящик несрочные, но важные дела

Дели на кусочки долгосрочные важные задачи и уделяй им немного времени каждый день. Если постоянно откладывать их на потом, не заметишь, как они превратятся в срочные: затянул до последнего подготовку к экзамену — придётся ночами сидеть за учебниками. В планере напротив важных несрочных дел указывай букву В.

Совет № 3: Делегируй неважные, но срочные дела

В этот квадрат определяй задачи, которые не принесут тебе ощутимого результата. Например, навязанные внезапные встречи, бесцельные разговоры по телефону, бронирование билетов и т. д. Если возможно, попроси кого-нибудь помочь тебе с такими делами. Можно отложить их на вечер или выходные. В ежедневнике маркируй их буквой С.

Совет № 4: Откажись от несрочных и неважных дел

Как правило, делами из этой графы больше всего хочется заниматься: смотреть сериальчики, зависать в Инстаграме и т. д. Тебе стоит отметить «пожирателей времени» буквой D и не отвлекаться на них. От совсем бесполезных занятий стоит отказаться навсегда. Составь их список и озаглавь «Я никогда это не буду делать…». Приятные сердцу занятия, от которых ты не готов отказаться, попробуй дозировать или объединить с другими задачами. Например, сериал можно глянуть во время уборки комнаты, а проверить соцсети по дороге в школу.

Первое время пользоваться матрицей Эйзенхауэра будет сложновато. Но спустя пару недель ты научишься распределять ежедневную нагрузку быстрее. Поставь себе цель держать квадрат «важно и срочно» как можно чаще пустым. Это реально, если ты будешь вовремя и регулярно уделять внимание важным несрочным делам. Успехов!

***

Если материал был для тебя полезен, не забудь поставить «мне нравится» в наших соцсетях ВКонтакте, Instagram, Telegram, ASKfm и поделись постом с друзьями. А мы сделаем ещё больше материалов, которые пригодятся тебе для учёбы.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

Срочно или важно: в чем разница?

Примерно в шесть или восемь лет мы осознаем понятие «время».

Мы начинаем понимать секунды, минуты, часы и наше восприятие времени.

Вскоре после этого мы начинаем формировать привычки и принимать решения о том, как использовать наше время.

На стадии нашего развития другие обычно диктуют, как нам проводить время. Однако по мере того, как мы становимся профессионалами, у нас появляется все больше и больше независимости в отношении нашего времени.

Мы разрабатываем наши собственные личные системы для проведения нашего времени — иногда успешно, иногда нет.

И каждый из нас должен решить: как я могу использовать свое время наиболее эффективно?

В процессе принятия решения нас могут обмануть, заставив думать, что задачи важны, когда на самом деле это не так. Или мы откладываем самые важные пункты в нашем списке задач, потому что они часто самые сложные.

А потом мы путаем, что срочно, а что важно.

Это важное различие, которое может изменить наши приоритеты и списки дел.

Прежде чем двигаться дальше, вот как мы определим эти термины:

Срочно:

Предметы, требующие немедленного внимания.

Важно:

Предметы, влияющие на ваши долгосрочные цели и стратегию

Один из способов подумать о том, что вам нужно делать и что вы хотите сделать, — это поместить свои задачи в матрицу управления временем, часто известную как матрица Эйзенхауэра.

Названный в честь бывшего президента США, этот метод стал популярным благодаря Стивену Кови в книге 7 навыков высокоэффективных людей .

Вот как выглядит квадрант с некоторыми подходящими примерами для работы:

Квадрант 1: Срочно и важно

Это то, что вы должны делать немедленно, иначе вскоре будут негативные последствия.Это могут быть немедленные проверки и изменения, которые вам нужно сделать до крайнего срока, и могут иметь другие чувствительные ко времени последствия.

Эти важные виды деятельности принесут прибыль вашей компании, которую также необходимо выполнять немедленно.

Квадрант 1 Срочные и важные примеры:

• Срок отправки депозита на мероприятие
• Файл для презентации
• Досадная ошибка в вашей социальной сети
• Тестирование функций перед днём запуска

Если вы не хирург-травматолог или кто-то другой герой, это не то место, где должна быть большая часть вашей работы.

Квадрант 2: не срочно, но важно

Вот идеальное место для расстановки приоритетов в работе.

Здесь может быть ваша самая продуктивная работа. Это то, к чему вы стремитесь. Эти проекты, задачи и другие элементы действий — это кирпичики, которые помогут вам реализовать ваши долгосрочные инициативы.

Это не срочно, но поможет вам добиться успеха в достижении ваших целей.

Иногда в эти задачи входит тушение пожаров, которые могут не входить в вашу ответственность или вообще не должны были происходить.

Квадрант 2 Важные / несрочные примеры:

• Развитие новой привычки
• Создание новой стратегии
• Работа над квартальным отчетом (до конца квартала)
• Планирование бюджета
• Написание кода для новой версии продукта
• Создание прототипа и MVP

Вот как * должна * выглядеть ваша повседневная работа.

Если вы проводите слишком много времени в первом и третьем квадрантах с чрезвычайными ситуациями, вам нужно переосмыслить, изменить приоритеты или найти дополнительные ресурсы, чтобы помочь вам.

Квадрант 3: срочно, но неважно

Это самый опасный квадрант.

Здесь многие из нас живут и дышат, не желая этого.

Другим людям легко предъявлять требования нашего времени, не осознавая, что именно они делают.

Их проблема не обязательно связана с вашей чрезвычайной ситуацией. Если они пытаются найти быстрое решение или ответ на то, что не способствует развитию бизнеса, то четкое общение чрезвычайно важно.

Платформа повышения производительности, такая как ClickUp , решает эту проблему.

Пользователи устанавливают разные уровни приоритета для задач, предоставляют оценки времени, чтобы уполномоченный знал объем, отправляют уведомления с напоминаниями и передают любую важную информацию всей команде. Это помогает согласовывать работу и ожидания и позволяет вам стать более эффективной командой.

Но мы должны быть осторожны. Наши телефоны и средства связи призваны отвлекать нас каждую секунду.Перегрузка уведомлений — это реальная проблема.

Push-уведомления на нашем телефоне для приложений для социальных сетей заставляют нас думать, что что-то срочно, но на самом деле это не так, особенно когда это просто ваш друг показывает, как хорошо он проводит время в отпуске.

Интересно?

Может быть. Срочное? Ни за что.

Квадрант 4: неважно, не срочно

Также известен как квадрант прокрастинации.

Это то, чем вы занимаетесь, даже если это неважно и не срочно.По сути, это то, чем вы занимаетесь, когда должны работать.

Это не означает, что вам никогда не следует делать перерыв, отдых или расслабление. Но иногда хорошее можно возвысить до высшей точки. И вы не хотите, чтобы это стало для вас этим.

Они могут включать такие вещи, как:

• Одержимо проверяет Facebook, Snapchat, Instagram или другие социальные сети
• Проверяю ваши любимые новостные сайты… снова
• Покупки в Интернете

Сегодня на рынке представлено множество отличных приложений для повышения производительности, которые помогут вам сосредоточиться.Один из моих любимых — Forest. За каждый отрезок времени, когда вы продуктивны и не прикасаетесь к телефону, вырастает дерево.

Вы даже можете начать строить лес и делиться своими успехами с друзьями. Это игра, которая держит вас подальше от телефона.

Признавая разницу между срочным и важным

Еще один звонок в почтовом ящике.

Все больше телефонных звонков.

И вы знаете, что это значит? Пришло время принимать решения.

Да, каждое отдельное электронное письмо может сделать или сломать ваши следующие несколько минут, следующий час, весь день или даже всю неделю.

Если вы решите открыть письмо (возможно, подождите определенное время!), Вам нужно будет принять решение.

Где эта просьба / запрос вписывается в матрицу Эйзенхауэра? В чем срочность и важность задачи?

Социальные сети и цикл новостей заставляют нас думать, что каждая важная информация актуальна и требует нашего немедленного внимания.

Мы должны отфильтровать шум, чтобы найти истинный сигнал.

Срочные задачи вызывают реакцию.

Мы хотим работать сразу и думать над ответом. Да, некоторые должности требуют более срочного принятия решений, чем другие (привет операторам экстренных служб!). Но без правильных процессов мы будем беспокоиться и не будем работать в полную силу.

Спешка с ответом может стать причиной неправильного решения, которое может отрицательно сказаться на производительности в будущем, добавляя больше проблем к нашей рабочей нагрузке.

Важные задачи дают нам время для стратегии. Эти проекты и задачи — это то, что мы хотим выполнить и надеемся внести свой вклад.Это задачи для новых спецификаций продукта, предложения нового бизнес-плана или обдумывания финансовых целей для отдела продаж в следующем квартале.

Важные задачи — это элементы преднамеренных действий, требующие внимания. Надеемся, что с этим повышенным вниманием количество ошибок будет ограничено.

Задачи могут быть срочными и важными, когда ключевое решение нужно принимать сразу. Но не каждая срочная задача обязательно важна.

Последнее письмо от продавца отчаянно требует вашего внимания.Они делают это срочным, но для вас это неважно. Это задача, которую нужно делегировать.

Другие задачи становятся неотложными. Например, коллега, который жалуется, что ему немедленно нужна помощь. Может, они сами в этом разберутся. Может быть, их срочная / важная задача не для вас.

Проблема с предположением, что каждая задача срочная и важная, состоит в том, что у вас не будет достаточно времени, чтобы стратегически обдумать все.

Важно, чтобы вы разработали стратегию продаж.За этим может быть даже некоторая срочность. Но если вы посвятите несколько дней или недель тщательному составлению плана, у вас будет меньше ошибок на внутренней стороне. Все важные задачи нельзя выполнить сразу — они слишком важны для этого и требуют особого внимания.

Но срочность заставляет нас чувствовать себя важными. Занятость могла скрыть отсутствие стратегического внимания. Огромные организационные проблемы могли остаться незамеченными из-за загруженности.

Вы могли упустить неиспользованные потенциальные возможности, потому что у вас не было времени подумать о важных стратегических изменениях.

Представьте себе такую ​​фирму, как Blockbuster или Borders.

Это были огромные фирмы, занимавшиеся прокатом фильмов и продажей книг. Они пропустили меняющиеся приливы.

Может ли это быть связано только с тем, что они упускают важные задачи?

Конечно, нет. Но вы можете понять, почему время, потраченное на стратегическую работу, не всегда может быть самым «срочным».

Какие задачи входят в каждый квадрант?

Как вы решаете, что куда?

Это очень просто и хорошо сочетается с квадрантами.Помогут:

1. Решите, срочно ли это, важно или и то, и другое
2. Проанализируйте ценность: Какова ценность этой задачи для вашего руководства, организации и бизнеса? Что бы изменилось и улучшилось, если бы вы его завершили или довели до конца?
3. Подумайте о времени: сколько времени это у вас займет? Это несколько минут или несколько недель? Несколько месяцев? Если вы создадите план проекта для реализации крупномасштабных инициатив, вы сможете выполнять небольшие задачи, глядя на общую картину.
4. Подумайте о сокращении: какие пункты в вашем списке или проекте кажутся несущественными? Что несущественного? Если задачи или задания можно объединить, объедините их.
5. Подумайте о делегировании: есть ли задача, которая была назначена вам, но на самом деле она находится в компетенции другого члена команды? Или есть коллега, который более квалифицирован или более опытен, чтобы взяться за это? Понимание ваших ограничений и того, что можно сделать на практике, также является частью процесса определения приоритетов.

Как расставить приоритеты для своего времени в матрице Эйзенхауэра / тайм-менеджмента?

Не все задачи имеют одинаковый вес.А задача, которую вы сочтете срочной / важной, может посчитать кто-то другой.

Тем не менее, вы должны планировать время специально для этих различных типов задач. Когда все спланировано и составлено по графику, вы можете привнести в каждого из них нужную энергию и настрой.

Вместо того, чтобы заниматься только тем, что будет дальше в вашем списке дел, каждый день или неделю выделяйте время на срочное / важное, а затем на важное / несрочное.

Это требует дисциплины. Например, ваше утро может быть заполнено первоочередными, срочными и важными делами.Затем вы можете потратить несколько минут, делегируя другие срочные / неважные задачи.

Днем или поздно ночью, когда все уляжется, можно углубиться в более стратегическую работу — важную, но не срочную.

Остались несрочные / неважные задачи. Здесь есть все: от проверки ваших социальных сетей до просмотра планов на отпуск на следующий год. Со временем они могут даже закрепиться за вашими неотложными или важными задачами.

Еще одно важное соображение: можете ли вы сделать это за 2 минуты или меньше?

Это правило взято из методологии Get Things Done Дэвида Аллена.

Он говорит, что если вы справитесь с задачей менее чем за две минуты, то вы сможете сделать это сами. Если нет, то делегируйте или рассмотрите его позже.

Как ClickUp может помочь вам расставить приоритеты в работе

ClickUp — это платформа для повышения производительности, которая может радикально изменить ваш подход к работе.

Вы можете организовать свои проекты с помощью папок и списков, а затем назначить их своей команде для работы или назначить себе. Эти функции помогут вам определить разницу между срочным и важным не только для себя, но и для всей вашей команды.

• Цели: ставьте цели в ClickUp каждый день, неделю, месяц, квартал — все, что вы выберете. Прикрепите ключевые результаты к каждой цели (обычно это число!), А затем также свяжите задачи с этими целями. Вы можете взять свои срочные / важные или важные / несрочные задачи и определить, над чем вы хотите работать каждую неделю.
• Флаги приоритета: помечайте задачи, которые ваша команда создает, с уровнем срочности — например, высокий, важный, нормальный или низкий. Как только ваша команда проверит или увидит задачу с флагом приоритета, они будут знать, над чем работать дальше.Это хорошо подходит для задач, которые могут быть выполнены примерно в тот же день.
• Сроки выполнения / подзадачи: Сроки выполнения и подзадачи помогут вам еще больше разбить вашу работу. У вас может быть несколько задач, которые необходимо выполнить примерно в одно и то же время, или, может быть, одна задача основывается на другой. Установка сроков выполнения важной / несрочной работы гарантирует, что вы найдете для нее время. При необходимости установите конкретное время дня, когда необходимо выполнить задачу. Подзадачи также помогают делегировать работу, особенно если задача очень срочна или ее нужно разделить на несколько частей.
• Назначенные комментарии: эта уникальная функция ClickUp помещает комментарии в начало рабочего процесса. Вы можете назначить идеи, всплывающие в комментариях, другому человеку в команде. Затем он появляется в их уведомлениях и в окне просмотра, предлагая пользователю выполнить действие.
• Несколько представлений: ClickUp дает вам возможность сортировать вашу работу с помощью обязательных представлений (например, списка или доски), а также с помощью календаря и диаграммы Ганта. Мы также даем вам множество фильтров для настройки того, как вы хотите, чтобы ваши задачи отображались.Сортируйте по сроку, статусу, исполнителю и т. Д. ClickUp предлагает все это.

Заключение: разница между срочным и важным влияет на ваше время

Размышление о разнице между срочным и важным может сильно повлиять на то, чего вы добиваетесь со своим временем. Эти общие стратегии тайм-менеджмента могут дать вам больше внимания.

• Четко сформулируйте свои долгосрочные приоритеты
• Поймите разницу между продуктивным и непродуктивным.
• Более эффективное делегирование
• Установить границы

Помня эти советы, вы будете готовы решать срочные и важные проблемы. Вот дополнительные ресурсы в ClickUp, которые помогут вам расставить приоритеты в работе:

,

Срочно или важно — Adobe 99U

Когда что-то срочно, вы спешите это сделать. Когда что-то важно, вы расставляете приоритеты. В повседневной жизни мы вынуждены управлять срочностью и важностью одновременно. Важные проекты, особенно в творческой среде, требуют времени и умственной преданности для завершения. «Срочные» вопросы, возникающие с клиентами и общим управлением жизнью, угрожают помешать нашим долгосрочным целям.

У вас есть важные для вас цели, и у вас есть повседневные проблемы, требующие срочного решения.Слишком часто мы стремимся сосредоточиться на исправлении ошибок. «Если это срочно, я займусь этим», — можете сказать вы. Но как нам сосредоточиться на наших долгосрочных целях? Можем ли мы позволить всему, что просто «важное», страдать от неотложных задач? Как мы можем защитить их, особенно для тех из нас, у кого есть семьи или очень важные увлечения? Если вы позволяете срочным делам отнимать ваше время, вы никогда не добьетесь прогресса ни в чем важном. Особенно продуктивные лидеры могут одновременно управлять важностью и срочностью.Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать:

(1) Расставьте приоритеты и определите, что не подходит.

Признайте необходимость компромисса. Некоторые люди сужают свой список важных вещей до пяти конкретных вещей. Семья часто является одной из пяти вместе с несколькими другими конкретными проектами или увлечениями, которые требуют повседневного внимания. Самая важная цель использования этого списка — распознать то, чего в нем НЕТ. Когда возникают срочные дела, «важные» вещи, над которыми вы работаете и не попали в список, следует отбрасывать.Вы будете удивлены, увидев, сколько энергии тратится на то, что не входит в список…

(2) Разделяйте срочные дела, как только они возникают.

Как грозные люди, мы склонны зацикливаться на проблемах и конфликтах. Жилище отнимает время и отвлекает нас от решения срочных вопросов и возвращения к важным делам. Когда дело доходит до срочности, стремитесь к действию.

(3) Не копите срочные вещи.

Несмотря на то, насколько серьезной может быть проблема, у нас есть желание справиться с ней самостоятельно.Вы можете подумать: «О, это быстрое решение, я просто сделаю это сам». Испытайте себя, делегируйте срочные дела другим. Срочно — не значит комплексно.

(4) Воспользуйтесь «окнами отсутствия стимуляции».

Поздняя ночь и раннее утро — прекрасная возможность добиться прогресса в важных делах с минимальным риском возникновения срочных дел.

–

,

Как сосредоточиться на том, что важно, а не только на срочном

Краткое содержание

Достигаете ли вы конца рабочего дня и чувствуете, что уложились в самые срочные сроки, но не достигли ничего принципиально важного? Вы не одиноки. Могут помочь несколько стратегий. Во-первых, запланируйте важные дела и уделите себе больше времени, чем вам, вероятно, потребуется. Для чего-то действительно важного выделите целый день. Для задач, которые не так важны, сократите время, которое вы тратите на них, и расставьте приоритеты в действиях, которые уменьшат количество таких задач, которые у вас возникнут в будущем.Наконец, обратите внимание на то, что помогает вам увидеть общую картину: путешествия, встречи с друзьями или упражнения для отслеживания времени.

Бич Тран / пексель

Достигаете ли вы конца рабочего дня и чувствуете, что уложились в самые срочные сроки, но не достигли ничего принципиально важного? Вы не одиноки. В серии исследований, недавно опубликованных в Journal of Consumer Research, люди обычно предпочитали выполнять задачи, к которым были прикреплены очень короткие сроки, даже в ситуациях, когда задачи с менее жесткими сроками были столь же легкими и сулили большую награду.

Это естественное желание, чтобы задачи, связанные с дедлайном, были исключены из вашего умственного списка дел. Парадокс, с которым сталкиваются многие люди, заключается в том, что у наших наиболее значимых задач меньше шансов иметь дедлайны, чем у относительно неважных. Ваши важные приоритеты могут относиться к:

• воплощение ваших ценностей (например, волонтерство или проведение большего количества времени со своими детьми)
• достижение общественного признания (приглашение участвовать в отраслевых форумах или написание книги)
• улучшение жизненно важных навыков (повышение уровня знаний статистики или изучение нового языка)
• предотвращение стихийных бедствий (планирование ежегодного осмотра у врача или создание протокола кризисного управления для вашего бизнеса)

Если вы похожи на большинство людей, эти приоритеты уходят в прошлое, когда вы работаете над второстепенными задачами, привязанными ко времени, такими как бронирование номера в отеле для конференции, очистка почтового ящика или написание писем. ежемесячный информационный бюллетень.

Итак, что вы можете сделать? Я составил список практических стратегий и советов, но знаю, что ни одно из этих советов не приведет к тому, что вы сделаете идеальный выбор. Стремление к совершенству — вот что заставляет людей застревать. Вместо этого применяйте стратегии, которые постепенно будут двигать вас в правильном направлении, но не потребуют особых усилий.

Запланируйте важные дела и уделите себе больше времени, чем вам потребуется

Исследования показывают, что планирование того, когда и где вы что-то сделаете, значительно повышает вероятность того, что задача будет выполнена.

Для очень важных задач, которых я давно избегаю, мне нравится стратегия, которую я называю «расчисткой колод», что означает назначение конкретной задачи только той, над которой я работаю весь день. Недавно я применил эту стратегию, чтобы заставить себя настроить диспетчер паролей, чего я откладывал буквально годами.

Незнакомые, но важные задачи часто требуют обучения, поэтому время, необходимое для их выполнения, непредсказуемо. Работа над ними часто кажется скорее неуклюжей, чем эффективной, что является еще одним тонким фактором, по которому мы их не делаем.В этих случаях может быть полезна стратегия «очистить колоды», позволяющую себе целый день, даже если он кажется чрезмерным.

Чтобы вы не откладывали важную личную заботу, попробуйте выделить один раз в неделю выделенное время, чтобы вы могли записаться на личную встречу в рабочее время, если это необходимо. Это поможет обеспечить своевременное расследование медицинских проблем. Большую часть недель слот не используется, но не закрывайте его стеной, когда в этом возникнет необходимость.

Выделите наиболее ответственные элементы важных задач

Большие задачи часто требуют постепенного прогресса.Возвращаясь к примеру с менеджером паролей, моей первоначальной целью было создать новые, надежные и уникальные пароли для всех моих учетных записей в Интернете, но это не было абсолютно необходимым. Было наиболее разумно начать с моих 10-20 самых ценных аккаунтов.

Если вы обычно ставите цели настолько высоки, что в конечном итоге откладываете их, попробуйте следующее: когда вы рассматриваете цель, подумайте также о версии с половинным размером. Мысленно поместите свою исходную версию и версию половинного размера рядом и спросите себя, какая из них является лучшей (более реалистичной) целью.Если ваша задача по-прежнему пугает, сокращайте ее еще больше, пока она не станет выполнимой. Вы можете в конечном итоге достичь цели, размер которой составляет одну четвертую или одну десятую от того, что вы изначально планировали, но это более достижимо — и, начав, вы всегда можете продолжать идти.

Предвидеть и контролировать чувство тревоги

Многие важные задачи включают терпение к размышлениям о вещах, которые могут пойти не так, что вызывает беспокойство. Примеры: составление завещания, расследование единовременно, планирование преемственности для вашего бизнеса, фактическое чтение ваших страховых полисов или создание этого плана управления кризисом.

Даже когда задачи не связаны с размышлениями о катастрофах, те, которые могут принести большие плоды в будущем, обычно требуют терпимости к тревоге. Общие примеры важных, но потенциально провоцирующих беспокойство задач включают в себя: завязать новые дружеские отношения, сделать что-то сложное в первый раз, спросить, чего вы хотите, вести неловкие разговоры, бороться с ошибками и исправлять их, а также отказываться от большого количества дел на несколько месяцев задачи, в которых вам нужно терпеть колебания уверенности в себе и сомнения на протяжении всего проекта.

Вообще говоря, работа над важными вещами обычно требует хороших навыков, позволяющих переносить неприятные эмоции. Вот личный пример: чтение сочинений писателей, которые лучше меня, полезно для улучшения моих навыков, но вызывает зависть и социальное сравнение. Признание и обозначение определенных эмоций, которые делают переживания эмоционально сложными, — основной, но эффективный шаг к их ослаблению.

Вы сможете лучше преследовать цели, связанные с выходом за пределы зоны психологического комфорта, если у вас будут первоклассные навыки управления своими мыслями и эмоциями.

Тратьте меньше времени на несущественные задачи

Несущественные задачи имеют отвратительную тенденцию отнимать больше времени, чем должны. Например, вы можете сесть, чтобы вычитать отчет сотрудника, но, прежде чем вы это заметите, вы потратили час, чтобы все переписать. В будущем вы можете решить ограничиться тремя наиболее важными комментариями по любой части работы, которая в принципе приемлема, или установить ограничение по времени, которое вы потратите на составление заметок.

Также может помочь наличие стратегии для более быстрого принятия решений. Когда вам нужно принять неотложное решение, может быть лучше принять быстрое решение, чем идеальное, на которое уходит больше времени.

Определите приоритетность задач, которые уменьшат количество неотложных, но неважных задач

В современной жизни легко попасть в ловушку, «будучи слишком занятым погоней за коровами, чтобы построить забор». Сценарии, которых вы больше всего хотите избежать, связаны с многократным исправлением одних и тех же проблем или многократным повторением одних и тех же инструкций.Чтобы преодолеть привычку тратить весь день на «погоню за коровами», вы можете отдать на аутсорсинг, автоматизировать, группировать небольшие задачи, исключить задачи, оптимизировать рабочий процесс или создать шаблоны для повторяющихся задач. Ищите ситуации, в которых вы можете потратить время один раз, чтобы настроить систему, которая сэкономит ваше время в будущем, например, создавая повторяющийся заказ на канцелярские товары, а не заказывая товары по одному, когда они закончатся.

Одна конкретная стратегия, которую я описываю в The Healthy Mind Toolkit — это переподготовка «пиявок» в вашей жизни.Пиявки принятия решений — это люди, которые откладывают принятие решений на вас. Например, вы можете попросить кого-нибудь принять решение, но вместо этого он отправит вам по электронной почте список вариантов, на которые вы можете обратить внимание, возлагая ответственность на вас. Вместо того, чтобы автоматически отвечать человеку, попросите его дать четкую рекомендацию.

Обращайте внимание на то, что помогает вам видеть (и отслеживать) общую картину

Когда мы погружаемся в рутину, трудно иметь достаточно мысленного пространства, чтобы увидеть общую картину.Обратите внимание на то, что естественным образом помогает вам в этом. Мне помогает путешествия, особенно перелеты в одиночку. Нет ничего лучше, чем буквальный вид с высоты 10 000 футов, чтобы дать мне более четкое представление о моем пути. Таблицы тоже помогают мне увидеть общую картину. Как бы я ни ненавидел бухгалтерский учет и налоги, их выполнение помогает мне уделять внимание и оптимизировать мою ситуацию в целом. Чем больше перерывов, тем больше вы не попадете в кроличью нору и не будете тратить много времени на неважные дела, не осознавая, что именно вы делаете.

Еще одна вещь, которая помогает мне сосредоточиться на моих важных целях, — это встречаться с коллегами, которых я вижу примерно каждые шесть месяцев. Это обязательно предполагает предоставление друг другу обновленной информации о том, что мы делаем и что пытаемся сделать. Точно так же, когда дело доходит до денег, есть определенные блоггеры по личным финансам, которых я люблю время от времени читать, чтобы не сбиться с пути.

Отслеживание использования времени тоже может помочь, но недостатком является то, что само отслеживание требует времени и силы воли.Я использую приложение RescueTime, чтобы легко отслеживать, сколько времени я провожу на разных веб-сайтах (включая Gmail). Затем я быстро просматриваю отчет каждую неделю.

Что бы ни помогло вам увидеть общую картину, не пропускайте эти вещи. Кроме того, дайте себе время после этих занятий, чтобы понять, как вы собираетесь воплотить свои мысли в конкретные планы и действия.

Если вы пытаетесь расставить приоритеты перед срочным, не будьте слишком строги к себе.Количество сроков и решений, с которыми мы сталкиваемся в современной жизни, в сочетании с эмоционально (и когнитивно) сложным характером многих важных задач, делают эту борьбу почти универсальной. Я написал целые книги о том, как сосредоточиться на общей картине и прекратить саботаж, но мне до сих пор трудно. Я считаю, что успех заключается в том, чтобы как минимум в 50% случаев следовать собственному совету! Это разумное практическое правило, которое вы тоже можете принять.

,

Важно, не срочно | Разум консультанта

Вообще говоря, я неплохо справляюсь с давлением. Это может быть окончательная редакция за ночь до презентации или конференц-связь, выстроенная подряд. Эндорфин начинает действовать, и вы можете игнорировать боль. Дофамин начинает действовать, и вы чувствуете достижение. Если это командная работа, серотонин начинает действовать, и кажется, что вы «берете его для команды». Все эти химические вещества счастья в вашем теле заставляют вас увлекаться работой в последнюю минуту.Ой, неужели я хочу так жить? Разве не лучше заняться медленными важными, а не срочными делами?

Вы хорошо справляетесь с трудностями? Большинство консультантов и заинтересованных людей, читающих этот блог, получают удовольствие от напряженной работы — особенно в последнюю минуту. Мы чувствуем себя занятыми = мы чувствуем себя важными. Если мне нужно сделать более 10 дел, разве не логично, что я сначала отбираю самые срочные и важные дела? Звучит так, будто я работаю в отделении неотложной помощи, верно?

Задача № 1: Вы будете делать множество мелких ошибок.Это может быть не смертельным, но запуск в последнюю минуту не дает вам достаточно времени для корректуры. Опечатки, отсутствующие номера страниц, несоответствующий шрифт.

Проблема № 2: Это начинает стареть. Возможно, вам это понравится, но поверьте мне, ваша семья, друзья, товарищи по команде, менеджеры — нет. Хотя нервная кинетическая энергия может дать вам силы, она раздражает их.

Проблема № 3: Мы не работаем умно. Работа в команде — это использование наших сильных сторон, получение рычагов,> совокупность частей.Если мы являемся узким местом, эта маленькая «производственная система» немного сломана.

Проблема № 4: Мы фокусируемся на срочной тактике, а не на стратегии. Важные, важные, долгосрочные и жизнеутверждающие вещи игнорируются. Мы собираем с пола пятак, вместо этого ищем Бенджамина.

Мне не нужно время, мне нужен дедлайн. — Альберт Эйнштейн

Что делать? Мы все находимся на разных S-образных изгибах нашей жизни, и ни к вам, ни ко мне не применимо ничего общего.Тем не менее, Стивен Кови действительно правильно понял это в 1989 году, когда создал эту матрицу 2 × 2, представленную ниже.

Вы все это видели раньше. Что важно? Больше синего, меньше зеленого, меньше красного. Выбери синий. Эйзенхауэр сказал это первым: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». (наконечник шляпы: Пьер)

Bain & Company говорит об этом по-другому.

• Не важно . Мы должны либо автоматизировать это, либо отдать на аутсорсинг, либо игнорировать.Прочтите 4-часовую рабочую неделю Тима Ферриса (партнерская ссылка). FOMO может сильно отвлекать.
• Важное и срочное . Ура, да, в зависимости от жизненного цикла проекта такое бывает.
• Важное и несрочное . Похоже, это могло быть новое определение богатства. Богатство времени, внимание, богатство ресурсов. Сколько осознанной практики вы тратите на вещи, которые имеют долгосрочное значение, но, как ни странно, не являются срочными. Boom.

Важно, не срочно .Да, чем больше мы вкладываем в то, что ВАЖНО, НЕ СРОЧНО, тем больше мы выигрываем. Развивайте свое мастерство, развивайте отношения, используйте активы и пишите. Для меня это выглядит так:

• Проводить время с семьей — иногда просто «тусоваться»
• Инвестирование и наставничество других
• Написание и подкастинг — разработка консультационной платформы
• Путешествие — я много об этом говорю, но мало
• Выполняя мои повседневные повторяющиеся задачи: а-у-т-о-м-а-т-е

Как выглядит ваш список «Важно, но не срочно»?

Похожие сообщения :

,